Manuel order.bmfabrics.com

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1 Manuel order.bmfabrics.com (calculer en ligne le prix de la confection, établir des devis et commander) les premiers pas

2 2 Table des matières Table des matières 2 1. s enregistrer ; DEMANDE DE NOM D UTILISATEUR ET D UN MOT DE PASSE 3 2. Les premier pas 5 2a. L adaptation des prix de vente 5 2.b Des prix d achat aux prix de vente 7 2.c Activation des prix de vente 8 3. OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES 9 3.a Définition de vos propres normes 9 3.b Ajouter des assistants, attribuer des droits et modifier les mots de passe 10 3.c Modification du mot de passe INTRODUIRE UNE DEMANDE DE CONFECTION 12 4.a Créer une demande 12 4.b Introduire une demande de confection 12 4.c Envoyer une demande 15 4.d Modifier des commandes envoyées 16 4.e L état de vos commandes AJOUTER DES «TISSUS TIERS» ET DES «FOURNISSEURS TIERS» 17 5.a Enregistrement automatique des «fournisseurs et tissus tiers» 17 5.b Enregistrement manuel des «fournisseurs et tissus tiers» 17 5.c Ajouter des propriétés de tissus MOT DE PASSE OUBLIÉ? 24

3 3 Manuel d utilisation order.bmfabrics.com 1. s enregistrer ; DEMANDE DE NOM D UTILISATEUR ET D UN MOT DE PASSE En tant que client de bmfabrics et/ou de Dussk, vous pouvez utiliser gratuitement notre portail web WoonTotaal via order.bmfabrics.com. Grâce à cette application, vous pourrez facilement calculer en ligne le prix de votre confection, établir des devis et passer des commandes. Pour y avoir accès, il vous suffit de vous enregistrer une seule fois au préalable. Pour ce faire, entrez l adresse dans votre navigateur. Vous devrez peut-être installer Microsoft Silverlight avant de pouvoir utiliser notre portail. L installation se fera automatiquement après avoir donné votre accord. Vous verrez alors l écran suivant. En bas à gauche de l écran, cliquez sur [Enregistrer Une nouvelle page s affichera alors et vous serez invité à introduire vos données. Veuillez introduire les données relatives à votre entreprise et cocher la case «J accepte les conditions générales de :...». Cliquez sur [Enregistrer] pour nous faire parvenir votre demande.

4 4 Vous recevrez une confirmation de votre demande d enregistrement par Un à deux jours ouvrables après l approbation de votre demande, vous recevrez vos données de connexion (nom de connexion de votre entreprise, nom d utilisateur et mot de passe) par .(n.b. : vous pourrez modifier ce mot de passe ultérieurement, voir point 3.b).

5 5 2. Les premier pas 2a. L adaptation des prix de vente En ouvrant orders.bmfabrics.com pour la première fois, vous serez informé de l importance de modifier les prix de vente. Ce point est également exigé lorsque vous utilisez le programme pour établir des devis pour vos clients. Si vos prix de vente ne sont pas encodés, WoonTotaal continuera d afficher le message suivant lors de la connexion. Vous pouvez désactiver cette fenêtre en cochant l option en bas à gauche et en cliquant ensuite sur [OK] («Ne plus afficher ce message») L adaptation de vos prix de vente La plate-forme vous donne la possibilité de déterminer vous-même vos prix de vente. À cet effet, allez dans [Paramètres] et sélectionnez «Prix de vente».

6 6 En haut de l écran apparaissent plusieurs champs dans lesquels les marges des différents prix par fournisseur et/ou par catégorie peuvent être introduits. Vous pouvez également indiquer comment les prix de vente doivent être arrondis. Cliquez sur le menu derrière «Fournisseur» ou «Catégorie» pour sélectionner le fournisseur et la catégorie souhaités. Après avoir introduit les valeurs souhaitées, cliquez sur le bouton [Calculer prix de vente]. WoonTotaal calcule alors vos prix de vente et les enregistre pour vous dans la base de données. Les différents champs sont expliqués ci-dessous. Coûts des tissus et coûts de confection/prix de vente En règle générale, pour chaque commande, bmfabrics calcule deux montants, avec votre marge, que vous pouvez facturer à vos clients : 1. Les coûts du tissu 2. Les coûts de la confection Votre prix d achat pour les tissus et la confection se trouve dans la colonne «Achat». Ces prix d achat peuvent être recalculés par WoonTotaal selon vos propres prix de vente. À cet effet, vous pouvez indiquer une marge (coefficient) et un arrondissement.

7 7 2.b Des prix d achat aux prix de vente Dans un premier temps, WoonTotaal multiplie le prix d achat par le coefficient indiqué. Le résultat de cette multiplication produit rarement un beau chiffre après la virgule. WoonTotaal permet dès lors de définir soi-même l arrondissement du nombre derrière la virgule. Deux options s offrent à vous : faire en sorte que le montant se termine par un nombre précis de cents ou par un multiple de cents. Prenons l exemple d une marge de 250 % sur votre prix d achat du tissu. Vous souhaitez en outre que les prix de vente du tissu se terminent toujours par 95 cents. Pour calculer le prix de vente de la confection, vous appliquez une marge plus faible de 210 %, pour laquelle les prix doivent être arrondis à un multiple de 25 cents.

8 8 Exemples avec arrondissement des montants calculés : I. Arrondissement terminant par : Pour que tous les prix de vente se terminent par exemple par 95 cents, indiquez 95 dans le champ «Arrondir». Si votre prix d achat s élève à 6,48 et que vous avez introduit un coefficient de 200 %, WoonTotaal calculera le prix de vente suivant : 6,48 x 200 % = 12,96, qui sera arrondi au prix de vente de 13,95. II. Arrondissement à un multiple de : Pour arrondir tous les prix à un multiple de 25 cents, indiquez la valeur 25 dans le champ «Arrondir». Si votre prix d achat s élève à 6,23 et que vous avez introduit un coefficient de 200 %, WoonTotaal calculera le prix de vente suivant : 6,23 x 200 % = 12,46. En raison de l arrondissement défini à un multiple de 25, 12,46 sont arrondis à 12,50. 2.c Activation des prix de vente En cliquant sur le bouton [Calculer prix de vente], WoonTotaal calcule le prix de vente à l aide des valeurs introduites. Attention : selon la quantité de prix, cette étape peut durer quelques minutes. Vous pouvez réduire la durée en calculant uniquement une catégorie spécifique ou les prix d un seul revendeur à la fois. Attention : vos prix de vente s entendent TVA incluse. En principe, vous êtes à présent prêt à introduire votre première commande/votre premier devis de confection.

9 9 3. OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES 3.a Définition de vos propres normes Dans WoonTotaal, vous pouvez définir un grand nombre d options, soit les paramètres que vous utilisez le plus. Cette opération est rapide et permet d éviter les erreurs. Les normes que vous indiquez ici dans WoonTotaal sont également enregistrées comme préférences de confection dans tonrideau.fr/tatenture.be*. * Ce point s applique aux revendeurs qui utilisent la boutique en ligne affiliée et/ou le module de tonrideau.fr/tatenture.be. En haut à droite dans le portail figurent plusieurs options. Cliquez sur [Paramètres] et choisissez ensuite «Préférences du produit» dans la colonne de gauche. Les préférences que vous pouvez définir sont, entre autres : - le pourcentage de pli/le fluage par sorte de pli et par type de rideau, - le choix d un ourlet double ou simple pour les doubles rideaux et/ou les voilages, - l utilisation standard ou non de barrettes de plomb dans les ourlets latéraux. Vous pouvez en outre définir de nombreux autres paramètres. Revenez à l écran principal en cliquant en haut à droit sur [Début d écran].

10 10 3.b Ajouter des assistants, attribuer des droits et modifier les mots de passe En haut à droite dans le portail figurent plusieurs options. Cliquez sur [Paramètres] et choisissez ensuite «Assistants» dans la colonne de gauche. Ajoutez vos assistants, auxquels vous pouvez attribuer des droits individuels. Ainsi, le fonctionnement de WoonTotaal est plus sûr, mais surtout plus clair. En choisissant le type d assistants, deux possibilités s offrent à vous : [Administrator] et [Vendeur]. Il est important de savoir que le «Vendeur» dispose de droits limités. Par exemple, il ne sera pas en mesure de calculer et/ou de modifier les prix de vente.

11 11 3.c Modification du mot de passe Pour modifier votre propre mot de passe ou celui d un assistant, sélectionnez l assistant concerné et cliquez sur [Modifier assistant]. La page suivante apparaît : droit sur [Début d écran]. Entrez le nouveau mot de passe dans le champ «Mot de passe» et dans le champ «Répéter mot de passe». Entrez le mot de passe actuel à l aide duquel vous vous êtes connecté. Cliquez ensuite sur [Modifier]. Revenez à l écran principal en cliquant en haut à

12 12 4. INTRODUIRE UNE DEMANDE DE CONFECTION 4.a Créer une demande Une fois connecté à WoonTotaal, l écran principal s affiche automatiquement. o L option 1 vous permet de créer un devis ou une demande o L option 2 vous permet d ouvrir un devis ou une demande existants o L option 3 vous permet de transmettre une commande créée à votre fournisseur Dans le programme, vous pouvez revenir à cet écran principal en cliquant en haut à droite sur [Début d écran]. 4.b Introduire une demande de confection Cliquez sur [Créer nouvel ordre]. Cliquez sur le signe plus vert pour créer un nouveau client ou sur les jumelles si le client est déjà enregistré (voir image ci-dessous). Pour soumettre un devis, il est recommandé de remplir la fiche du client de la manière la plus complète possible. Le nom de famille du client sera repris comme nom de commission (N.B. il peut être adapté dans l écran de confection).

13 13 Commencez par entrer le nom de la pièce. Entrez par exemple «living fenêtre de gauche» et appuyez sur <Enter> ou <Tab>. Le curseur se déplace dans la colonne «Type de confection». Dans cette colonne, à droite, vous verrez un bouton permettant d ouvrir le menu déroulant dans lequel vous pouvez faire votre choix.

14 14 Vous pouvez sélectionner plus rapidement un «Type de confection» en tapant, par exemple, «rid» dans le texte. WoonTotaal ouvre une liste de «Types de confection» dans lequel ce texte apparaît. En appuyant sur <Enter>, vous sélectionnez le premier élément de la liste. Vous pouvez sélectionner un «Type de confection» de la liste à l aide des touches de flèches. Appuyez ensuite sur <Enter> pour choisir «Rideau, Avec bande en molleton». Le curseur se déplace dans la colonne «Matière». Vous pouvez utiliser plusieurs tissus pour le rideau plissé. Outre le tissu de base, vous pouvez choisir une doublure ou un bord/liseré d une autre couleur. Dans notre exemple, nous optons pour un seul tissu pour ce rideau, à savoir le tissu «Adana, C/Raven». Vous pouvez rapidement le sélectionner en tapant le texte «Adana, C» dans la colonne «Matière». Appuyez ensuite sur <Enter> pour lancer la recherche. WoonTotaal trouve le tissu Adana, Raven et déplace le curseur dans la colonne «Largeur». Entrez une largeur de «345» cm et appuyez sur <Enter>. Entrez une hauteur de «234» et appuyez sur <Enter>. WoonTotaal dispose à présent de toutes les données nécessaires pour calculer le prix du rideau. La page suivante apparaît ::

15 15 En dessous, vous pouvez adapter les champs disponibles. Changez par exemple le type de pli en un pli unique et optez pour un double ourlet inférieur. Pour chaque modification, WoonTotaal recalcule le métrage du rideau et adapte les prix du tissu et de la confection. 4.c Envoyer une demande Les demandes prêtes et signalées à l aide du bouton [Ordre prêt] ne sont pas directement envoyées à votre fournisseur. Vous avez encore une fois la possibilité de vérifier la demande. À cet effet, choisissez l option [Contrôler/commander ordre] dans l écran principal :

16 16 Les commandes que vous venez de créer sont reprises dans cet écran. En dessous de l image, vous trouverez un résumé des données du client et les détails des lignes de commande. Le bouton [Écran complet] en haut de l image vous permet d afficher ce résumé en plein écran et de l imprimer éventuellement. Après vérification, trois actions sont possibles : 1. Si vous constatez une erreur dans la commande, cliquez sur [Correction demandée]. WoonTotaal vous demande d entrer les détails et verrouille ensuite la commande. Celle-ci ne pourra être envoyée qu en ouvrant la commande, en l adaptant et en cliquant ensuite sur [Ordre prêt]. 2. Une fois que la commande a été correctement complétée, vous pouvez l envoyer en cliquant sur [Approuver ordre]. WoonTotaal demande une confirmation et transmet ensuite la commande à votre fournisseur. 3. Enfin, le bouton [Annuler ordre] vous permet d annuler totalement la commande. La commande n est pas envoyée et ne peut plus être modifiée 4.d Modifier des commandes envoyées Il peut arriver que vous souhaitiez tout de même modifier une commande déjà envoyée. Toute modification doit être approuvée par votre fournisseur. Si l état de production permet encore la modification à apporter, la commande peut être annulée par le fournisseur. Dès que la modification est apportée, vous pouvez ouvrir et adapter la commande. En recliquant sur [Ordre prêt], les lignes de commande modifiées seront à nouveau envoyées.

17 17 4.e L état de vos commandes Outre la saisie et l envoi de commandes, WoonTotaal Silver indique l état des commandes en cours, via le bouton en haut à droite [Demander état]. Vous pouvez rechercher une commande par numéro, confection, nom de tissu, commission et état. 5. AJOUTER DES «TISSUS TIERS» ET DES «FOURNISSEURS TIERS» Outre les tissus de bmfabrics et Dussk, vous pouvez choisir de faire confectionner d «autres» tissus. À cet effet, vous devez entrer tant le fournisseur que le tissu tiers dans le système. Le système enregistrera le fournisseur et le tissu séparément. Vous pouvez choisir d entrer un fournisseur et un tissu à la fois, mais nous vous permettons également d enregistrer automatiquement une collection (complète) d un tiers. 5.a Enregistrement automatique des «fournisseurs et tissus tiers» Nous pouvons enregistrer automatiquement vos fournisseurs tiers et vos tissus autres que ceux de bmfabrics. Il vous suffit de faire compléter un document Excel ou CSV établi par nos soins par votre fournisseur. Vous pouvez nous demander de vous fournir ce document. Après que votre fournisseur a complété le document et que vous en avez vérifié l exhaustivité et l exactitude, nous pouvons le télécharger dans votre compte WoonTotaal. Si vous ne souhaitez entrer qu un seul ou que quelques tissus, vous pouvez le faire manuellement. Vous trouverez les informations nécessaires au point 5.b «Enregistrement manuel d autres tissus (fournisseurs) que ceux de BM Fabrics». Attention : vous êtes responsable de (la mise à jour de) ces données. 5.b Enregistrement manuel des «fournisseurs et tissus tiers» Allez dans [Paramètres] et sélectionnez «Fournisseurs».

18 18 Pour chaque fournisseur, complétez une fois toutes les données et cliquez sur [Mémoriser]. Vous pouvez à présent entrer des tissus autres que ceux de bmfabrics pour ce fournisseur via une ligne de commande dans «Matière». Cliquez sur la flèche à côté de «Matière», puis sur les jumelles. L écran de sélection d un article est à présent ouvert. Cliquez sur [Ajouter article] et la page suivante s affiche. 5.c Ajouter des propriétés de tissus L écran compte trois parties : Général, Autres et Stock. Nous vous conseillons de compléter uniquement les deux premiers onglets. Plus ceux-ci seront complets,

19 19 plus minutieux sera le calcul et plus correct sera le devis. Onglet Général Catégorie : Fournisseur : Il s agit d une option non modifiable, présente par défaut pour les «Tissus de rideaux». Vous trouverez les fournisseurs que vous pouvez sélectionner. Outre bmfabrics et Dussk, vous trouverez les fournisseurs que vous avez enregistrés. Général Numéro d article : Entrez ici le numéro d article du tissu que vous souhaitez entrer. Utilisez de préférence le même numéro que celui utilisé par le fournisseur pour cet article. Nom : Couleur : Entrez ici le nom ou une brève description du tissu. Utilisez de préférence le même nom que celui utilisé par le fournisseur pour cet article. Entrez ici la description de la couleur. Utilisez de préférence la même description de couleur que celle utilisée par le fournisseur pour cet article.

20 20 Composition : Nettoyage : Type : Présentation : Dimensions Unité : Indiquez ici brièvement le type de tissus qui composent le rideau. Ici, vous pouvez choisir les symboles de lavage applicables au tissu. Ceux-ci apparaîtront également sur un devis. Vous choisissez ici le type de tissu utilisé. Vous pouvez choisir parmi : tissu tissé, velours, chenille, vinyle, Inbetween, voilage, transparent, molleton, tissu tissé occultant, métallisé, taffetas, soie et organza. La présentation vous permet d indiquer le type de tissu dont il s agit. Vous pouvez choisir parmi : lés, hauteur de plafond, corde à plomb HP, brise-bise, dessous fini, modèle voilage. Cette option s affiche par défaut en centimètres. De préférence, ne modifiez pas cette option, afin que tous les autres tissus soient également repris dans cette unité.

21 21 Largeur : Hauteur ptr. : Largeur ptr. : Vous entrez ici la largeur des lés de tissu, respectivement la hauteur du tissu à hauteur de plafond. L unité à définir cidessus s applique dans ce champ. Vous entrez ici la hauteur du patron. Si aucun patron n est d application, nous vous conseillons d entrer le chiffre zéro (0). L unité à définir ci-dessus s applique dans ce champ. Vous entrez ici la largeur du patron. Si aucun patron n est d application, nous vous conseillons d entrer le chiffre zéro (0). L unité à définir ci-dessus s applique dans ce champ. Vente Unité : Prix de vente : Cette option s affiche par défaut en mètres. De préférence, ne modifiez pas cette option, afin que tous les autres tissus soient également repris dans cette unité. Entrez ici le prix de vente (hors TVA) par unité. L unité à définir ci-dessus s applique dans ce champ. Achat Unité : Cette option s affiche par défaut en mètres. De préférence, ne modifiez pas cette option, afin que tous les autres tissus soient également repris dans cette unité. Prix de vente : Entrez ici le prix d achat (hors TVA) par unité. L unité à définir cidessus s applique dans ce champ.

22 22 Onglet Autres Dans cet onglet, vous pouvez entrer les propriétés des tissus. Plus les données seront complètes, plus le résultat sera précis. Vous pouvez cocher les propriétés correspondant au tissu concerné. À l aide du bouton [Mémoriser], vous pouvez enregistrer les données (du tissu) et directement compléter le devis.

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24 24 6. MOT DE PASSE OUBLIÉ? Si vous ou vos assistants avez oublié votre mot de passe, vous pouvez le redemander facilement via l écran d accueil. L utilisateur recevra un avec un nouveau mot de passe Bonnes ventes! Bmfabrics Équipe confection confectie@bmfabrics.com