DIRECTIVE SUR LES PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES, DE MÉDIATION ET D ARBITRAGE POUR DES PLAINTES FONDÉES SUR DES INCONVÉNIENTS DE VOISINAGE OU

Transcription

1 DIRECTIVE SUR LES PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES, DE MÉDIATION ET D ARBITRAGE POUR DES PLAINTES FONDÉES SUR DES INCONVÉNIENTS DE VOISINAGE OU TOUT AUTRE PRÉJUDICE LIÉ AUX BRUITS, AUX ODEURS OU À D AUTRES CONTAMINANTS CAUSÉS PAR L UTILISATION DES VÉHICULES HORS ROUTE

2 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJET CHAMP D APPLICATION PERSONNE DÉSIGNÉE DÉFINITIONS PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES Introduction Processus 4 6. MÉDIATION Introduction Procédure à suivre Conditions pour être médiateur Règles et obligations auxquelles doit se conformer un médiateur Tarif des honoraires Nombre de rencontres 8 7. ARBITRAGE Introduction Procédure à suivre Conditions pour être arbitre Tarif des honoraires 8

3 3 1. OBJET La Loi sur les véhicules hors route (L.R.Q., c.v-1.2) a été modifiée en décembre Les mesures adoptées permettent notamment une meilleure cohabitation entre les riverains de sentiers et les utilisateurs de véhicules hors route (VHR). La Loi prévoit que l immunité de poursuite contre les actions en justice fondées sur des inconvénients de voisinage ou sur tout autre préjudice lié aux bruits, aux odeurs ou à d autres contaminants liés à la circulation des VHR sur les sentiers interrégionaux est prolongée jusqu en décembre En contrepartie de cette prolongation, la Loi prévoit l établissement d un processus de traitement des plaintes, de médiation et d arbitrage. Cette mesure novatrice dans le domaine du VHR favorisera la prise d entente entre les parties, menant ainsi à des solutions durables pour régler les problèmes de cohabitation, par des mécanismes non judiciaires de règlement des différends. La présente directive répond à l objectif d établir les processus de traitement des plaintes, de médiation et d arbitrage. 2. CHAMP D APPLICATION La présente directive vise les plaintes fondées sur des inconvénients de voisinage ou sur tout autre préjudice lié aux bruits, aux odeurs ou à d autres contaminants, lorsque la cause du préjudice allégué est l utilisation d un VHR dans les sentiers faisant partie du réseau interrégional établi par un arrêté ministériel publié à la Gazette officielle du Québec et pour lesquelles l article 87.1 de la Loi empêche au plaignant l accès aux tribunaux. 3. PERSONNE DÉSIGNÉE La personne désignée par le ministre en vertu de l article 45.1 de la Loi pour administrer le processus de traitement des plaintes, la médiation et l arbitrage est le chef du Service des politiques de sécurité du ministère des Transports (MTQ). L information reçue dans le cadre du processus de traitement des plaintes, de la médiation et de l arbitrage est traitée de façon confidentielle par cette personne de même que par tout employé qu il désigne.

4 4 4. DÉFINITIONS A) plainte : une plainte est l expression écrite ou orale d une insatisfaction d un citoyen qui s estime lésé ou allègue avoir subi un inconvénient à la suite d un événement, d une situation, d un acte ou d une omission en lien avec l utilisation des VHR. B) sentier interrégional : sentier faisant partie du réseau interrégional établi par un arrêté ministériel publié à la Gazette officielle du Québec. C) véhicule hors route (VHR) : un véhicule au sens de la Loi sur les véhicules hors route. 5. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES 5.1 Introduction L article 45.1 de la Loi prévoit que le ministre des Transports établit un processus de traitement des plaintes fondées sur des inconvénients de voisinage ou sur tout autre préjudice liés aux bruits, aux odeurs ou à d autres contaminants pour lesquels aucune action en justice ne peut être entreprise, en application de l article 87.1 de la Loi. Ainsi, le processus s applique uniquement aux sentiers faisant partie du réseau interrégional établi par un arrêté ministériel publié à la Gazette officielle du Québec. Le ministre désigne une personne pour administrer le processus. 5.2 Processus ÉTAPE 1 : FORMULATION DE LA PLAINTE PAR ÉCRIT Pour formuler une plainte, le plaignant doit remplir un formulaire. Ce formulaire est disponible sur le site Internet du MTQ à l adresse gouv.qc.ca en sélectionnant la rubrique «Nous joindre», puis la section intitulée «Plainte portant spécifiquement sur des inconvénients de voisinage (VHR)». En remplissant le formulaire, le plaignant s assure de remplir tous les champs marqués d un astérisque et de formuler clairement sa plainte. Dans la partie «Sentier visé» de la section «Signalement», le numéro de sentier faisant l objet de la plainte doit être sélectionné. Dans l éventualité où le numéro de sentier n apparaîtrait pas dans le menu déroulant de cette section, le formulaire ne s applique pas.

5 5 Le plaignant peut également formuler sa plainte par tout autre écrit transmis à la personne chargée d administrer le processus. Cet écrit doit contenir au moins les renseignements prévus dans le formulaire disponible sur Internet. VERBALEMENT Le plaignant peut également formuler sa plainte verbalement en composant le 511. Le formulaire sera alors saisi par l employé du MTQ qui prend l appel. ÉTAPE 2 : CONFIRMATION DE LA RÉCEPTION DE LA PLAINTE Un accusé de réception est transmis automatiquement au plaignant lorsque la plainte est formulée par Internet. Pour la plainte écrite autrement transmise, un accusé de réception est transmis dans les 5 jours ouvrables de la réception de la plainte. Lorsque la plainte est formulée verbalement, la confirmation provient directement de l employé du MTQ ayant saisi le formulaire. ÉTAPE 3 : ADMISSIBILITÉ DE LA PLAINTE Dans les 5 jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte, un employé du MTQ désigné par la personne responsable d administrer le processus communique avec le plaignant pour lui indiquer si sa plainte est recevable et, au besoin, pour lui demander des renseignements additionnels. ÉTAPE 4 : COMMUNICATION AVEC L AUTRE PARTIE Cet employé transmet à la personne ou l entité visée par la plainte (autre partie) une copie de celle-ci. Est joint à cette copie, un formulaire demandant à l autre partie ses observations dans les 10 jours ainsi que les suites qu elle entend donner à la plainte (la réponse). Au besoin, l employé communique également avec toute autre personne concernée par la plainte (ex. : fédération, club, CRÉ, municipalité, etc.) afin d aider à trouver des pistes de solution possibles. ÉTAPE 5 : COMMUNICATION DE LA RÉPONSE Sur réception de la réponse de l autre partie, l employé désigné par la personne responsable d administrer le processus en transmet une copie au plaignant. À défaut, l employé communique avec l autre partie, avant le 28e jour de la date du dépôt de la plainte, pour tenter d obtenir verbalement sa réponse. Le cas échéant, un rapport de cette communication est transmis au plaignant.

6 6 ÉTAPE 6 : SUIVI AUPRÈS DES PARTIES Au besoin, un suivi auprès du plaignant s effectue dans les 30 jours suivant le dépôt de sa plainte. Si aucune entente entre les parties n est intervenue, des informations sont alors fournies au plaignant sur la suite à donner à sa plainte, à savoir la fermeture du dossier ou la médiation. 6. MÉDIATION 6.1 Introduction Si aucune entente ne résulte du processus de traitement des plaintes, le plaignant peut demander à la personne désignée pour administrer le processus de nommer un médiateur pour tenter de régler le différend. Le rôle du médiateur est de permettre aux parties d échanger leur point de vue et de favoriser une entente entre elles. 6.2 Procédure à suivre Le plaignant peut demander à la personne désignée pour administrer le processus de nommer un médiateur pour tenter de régler le différend, dès le 30e jour suivant le dépôt de sa plainte. Le médiateur est choisi, au plus tard le 15e jour suivant la réception de la demande du plaignant, parmi les médiateurs identifiés sur une liste préalablement dressée par le ministre des Transports. 6.3 Conditions pour être médiateur Québec (IMAQ) depuis au moins 2 ans notaires du Québec, de l Ordre des arpenteurs-géomètres du Québec être reconnu par l IMAQ pour exercer la médiation dans un ou des domaines d expertise suivants : transports, municipal, assurances, environnement, psychologie, santé/sécurité, sports.

7 7 6.4 Règles et obligations auxquelles doit se conformer un médiateur Le médiateur doit : tion et les mesures propres à en faciliter le déroulement, de même que le calendrier des rencontres cas échéant, une copie de l entente signée par les parties; une copie du rapport est aussi transmise aux parties. Le rapport contient notamment la description du différend et le nombre de séances tenues. Il peut aussi contenir les solutions possibles, l avis et les recommandations du médiateur. frais qui y sont liés. Le médiateur peut : participer l examen du différend; les parties sont alors tenues de les fournir au médiateur sa nomination ou du délai convenu s il estime, compte tenu des circonstances, que son intervention n est pas utile ou indiquée; il en avise alors par écrit les parties recommandations 6.5 Tarif des honoraires la durée du mandat du médiateur et seront payables au tarif gouvernemental prévu pour les employés de l état, le cas échéant.

8 8 6.6 Nombre de rencontres médiateur : 4 nombre de rencontres pour lesquelles le MTQ assume les honoraires du médiateur, elles assument seules le paiement des autres honoraires du médiateur 7. ARBITRAGE 7.1 Introduction Si aucune entente ne résulte de la médiation, le plaignant peut demander, après le dépôt du rapport du médiateur, que soit nommé un arbitre pour trancher le différend. 7.2 Procédure à suivre Le plaignant peut faire cette demande, entre le 30e et le 120e jour suivant le dépôt du rapport du médiateur, à la personne désignée pour administrer le processus. L arbitre est choisi par la personne désignée pour administrer le processus, au plus tard le 15e jour suivant la réception de la demande du plaignant, parmi les arbitres identifiés sur une liste préalablement dressée par le ministre. 7.3 Conditions pour être arbitre depuis au moins 3 ans notaires du Québec 7.4 Tarif des honoraires et seront payables au tarif gouvernemental prévu pour les employés de l état, le cas échéant.

9