Directives sur la gestion des dossiers (DGD)

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1 Guides des mesures organisationnelles et techniques mises en œuvre auprès des caisses de compensation et des offices AI (recommandation) Date Auteurs U. Rüttimann / R. Bieri Nom de fichier WAF Leitfaden eahviv_f_v11

2 Sommaire 1 Introduction Terminologie But du présent document Situation initiale Principes de base Conditions cadres Objectifs Systèmes / recommandations à prendre en compte au-delà de la solution logicielle Mesures structurelles Dossiers des organes d exécution Dossiers papier / dossiers hybrides des membres/assurés Actes de défaut de biens / autres papiers-valeurs Systèmes de courriels Interface avec les archives cantonales ou fédérales Activités manuelles Futur effacement de données et de documents électroniques Destruction de documents papier Paramétrage de la solution logicielle Description de la procédure Révisibilité de la solution IT Remarques finales... 6 Annexes Contrôle des modifications Date/auteur , UR/RBi Première version pour révision par eavs/ai , RBi Diverses corrections suite à la révision effectuée par eavs/ai WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 2 / 7

3 1 Introduction 1.1 Terminologie Solution logicielle: décrit la/les application(s) informatique(s) grâce à laquelle/auxquelles les organes d exécution peuvent réaliser les tâches relatives au premier pilier qui leur incombent. 1.2 But du présent document Le présent document a pour but de fournir un soutien aux organes d exécution dans le cadre de la mise en œuvre des Directives sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam (DGD) du et de mettre en exergue les fonctions non couvertes par la solution logicielle. 1.3 Situation initiale Les DGD sont formulées de façon ouverte, laissant ainsi une grande marge d interprétation. Appuyée par un groupe de travail ad hoc, l organisation eavs/ai a vérifié les DGD, a élaboré un concept de mise en œuvre standard pour tous les pools IT et a thématisé la façon la plus judicieuse d appliquer les DGD. Ce standard, vérifié par le Comité directeur d eavs/ai, a ensuite été soumis à l'ofas qui en a recommandé l application dès le dans son Bulletin AVS no 312. Le standard en question offre suffisamment de marge de manœuvre aux offices chargés de le mettre en œuvre pour permettre d adapter sans grands problèmes les applications existantes dans les pools Principes de base Les DGD constituent un résumé du droit en vigueur concernant les procédures applicables dans le domaine des dossiers et des données et remplacent et annulent ainsi les directives datant du L organisation eavs/ai a chargé Madame M. Winkler, de l entreprise IT-Law Consulting GmbH, de vérifier et d interpréter ces DGD. L étude «Tenue, conservation et destruction conforme à la révision des dossiers relatifs aux domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam et LPP» est élaborée depuis le Cette étude comprend les deux annexes suivantes: annexe 1, «Liste de contrôle pour une description de la procédure numérisation» du , référencée ci-dessous sous chiffre [1]; annexe 2, «Liste de contrôle Description de la procédure numérisation» du , référencée ci-dessous sous chiffre [2]. Le standard de mise en œuvre DGD 2.0 du groupe de travail eavs/ai, daté du et recommandé par l OFAS dans le bulletin no 312, a également valeur de document de base. Les DGD et les standards de mise en œuvre doivent être compris comme faisant partie intégrante de ces recommandations et leur validité prime. Afin d en faciliter la lecture, le document est présenté sous une forme concise Conditions cadres Il est à noter que, selon les directives, chaque organe d exécution est responsable de l application des directives en vigueur. WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 3 / 7

4 2 Objectifs Directives sur la gestion des dossiers (DGD) Pour les organes d exécution, le document sert de guide fournissant des indications sur tous les points qui ne sont pas couverts par la solution logicielle et sur la façon dont les organes d exécution peuvent mettre ceux-ci en œuvre. 3 Systèmes / recommandations à prendre en compte au-delà de la solution logicielle La limitation existante découle des fonctions qui a) ne peuvent vraisemblablement pas être intégrées à la solution logicielle ou b) qui ne peuvent pas être intégrées à la solution logicielle pour des raisons techniques. 3.1 Mesures structurelles Le cas échéant, afin de satisfaire aux exigences des DGD, des mesures structurelles doivent également être prévues (par exemple pièces pouvant être fermées à clef pour les archives papier, locaux dédiés aux serveurs), permettant ainsi d accroître la sécurité au niveau de l accès aux dossiers papier ou aux données électroniques. 3.2 Dossiers des organes d exécution Par dossiers des organes d exécution, il faut comprendre les dossiers qui constituent le fondement de l activité des organes d exécution, tels que par exemple les dossiers personnels, les documents comptables, les factures, les actes constitutifs, les dossiers relatifs à l organisation, etc. Au sens des DGD, chaque organe d exécution doit conserver ses propres dossiers. En substance, les DGD sont donc également applicables dans ce domaine. Etant donné que la solution logicielle n offre aucune fonction dédiée à cet effet, les dossiers doivent dès lors être conservés sous forme papier ou électronique et ceci en conformité avec les directives des DGD. 3.3 Dossiers papier / dossiers hybrides des membres/assurés Les organes d exécution peuvent également gérer des dossiers papier, c est-à-dire des dossiers qui comportent d anciens actes ou des actes reçus par poste qui ne peuvent pas être traités au moyen de la solution logicielle. Selon les DGD, les organes d exécution ne sont pas obligés d opérer une migration de leurs dossiers papier vers une forme électronique. Il est en outre autorisé d exploiter des «archives papier» (ch. marg. 1401). Par analogie, la conservation de ces dossiers est naturellement soumise aux règles des DGD. Les organes d exécution doivent avoir réglé par écrit le mode d exploitation de ces «archives papier». Dans ce contexte, il y a lieu de considérer les points suivants: intégrité des documents: ce qui est entrepris pour protéger les documents de toute modification; sécurité d accès: qui peut accéder aux dossiers et comment; destruction: de quelle manière et quand sont détruits les dossiers. A ce sujet, voir également le chapitre WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 4 / 7

5 3.4 Actes de défaut de biens / autres papiers-valeurs Directives sur la gestion des dossiers (DGD) Ces documents doivent être traités en tant que documents originaux, hors de la solution logicielle. 3.5 Systèmes de courriels Pour autant qu ils soient contenus dans un Mailclient ou dans Exchange, les courriels entrants ou sortants ne font pas partie intégrante du projet technique. Selon les DGD, les documents et les données doivent être gérés de façon ordonnée. Pour autant que la solution logicielle ne propose aucun support permettant l intégration des courriels concernés par les DGD, il appartient aux organes d exécution de régler l enregistrement des courriels dans le paramétrage organisationnel proprement dit de la solution logicielle. Afin de pouvoir prouver l intégrité des documents concernés, l organe d exécution peut décrire le processus à suivre dans le cadre d une directive interne, d un descriptif de travail ou d une description de procédure. 3.6 Interface avec les archives cantonales ou fédérales S il n existe aucune interface standardisée avec les archives publiques cantonales ou fédérales, il est à remarquer que la solution logicielle ne propose quant à elle pas non plus d interface allant en ce sens. Le cas échéant, il appartient donc aux organes d exécution concernés de traiter eux-mêmes la forme et l étendue de la livraison des documents et des données devant faire l objet d un archivage. 3.7 Activités manuelles Futur effacement de données et de documents électroniques Les données et les documents ne sont pas effacés automatiquement en fonction de la durée de leur conservation. Les organes d exécution doivent donc décider s ils peuvent, à échéance prédéfinie (fin d année), effacer les documents et les données arrivés à échéance. Un procès-verbal doit documenter la procédure d effacement. Pour cela, la solution logicielle génère un procès-verbal qui doit être imprimé, muni des signatures appropriées puis archivé par l organe d exécution concerné Destruction de documents papier La destruction de documents papier peut être justifiée par différents événements, tels que par exemple leur numérisation, l arrivée à échéance de leur délai de conservation, etc. Selon ch. marg 1803 et ch. marg DGD, toutes les opérations de destruction doivent être consignées dans un procès-verbal. 3.8 Paramétrage de la solution logicielle Les paramètres supplémentaires offerts par la solution logicielle et concernant l intégrité et l effacement des documents et respectivement des données doivent être réglés individuellement par chacun des organes d exécution. Les documents de type standard comportent les délais de conservation prescrits dans les DGD. Les documents générés avec ce type de documents sont donc associés à des délais de conservation mémorisés et qui ne peuvent plus être modifiés par la suite. WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 5 / 7

6 Les délais applicables aux types de documents personnalisés doivent être définis par les organes d exécution eux-mêmes. 3.9 Description de la procédure Une description de la procédure est nécessaire lorsqu il y a interaction entre un travail manuel et un système et que la procédure effectuée doit pouvoir être retracée. Il est particulièrement indiqué d élaborer une description de la procédure lorsqu il faut pouvoir prouver l intégrité d un document. Les descriptions de procédures étant susceptibles de différer d un organe d exécution à l autre, il appartient donc aux organes d exécution concernés de les élaborer (voir annexe). Exemples de descriptions de procédures: numérisation (numérisation de documents reçus par poste et archivage différé). Du fait de l architecture IT, le document n est classé de façon sécurisée par rapport à son intégrité qu après triage. La description de la procédure documente l ensemble du déroulement du traitement et des contrôles, de la numérisation du document entrant jusqu au triage. A ce sujet, voir [2]; destruction de documents papier (voir chapitre 3.7.2). 4 Révisibilité de la solution IT La solution logicielle ne doit pas seulement correspondre aux critères relatifs aux directives DGD mais doit également satisfaire à de nombreuses autres exigences légales. Etant donné que les exigences DGD s étendent au-delà de la fonctionnalité de la solution logicielle (voir chapitre 3 «Systèmes/recommandations à prendre en compte au-delà de la solution logicielle), sa compatibilité doit également tenir compte des guides et des descriptions de procédures établis par les organes d exécution et par les instances de controlling concernées. 5 Remarques finales Le présent document constitue une recommandation et respectivement un moyen auxiliaire relatif à la mise en œuvre des DGD. Chaque organe d exécution et respectivement sa direction est responsable de son application. WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 6 / 7

7 Annexe: durée de la conservation 1 Directives sur la gestion des dossiers (DGD) Ce résumé indique de manière simplifiée la façon dont il est possible d évaluer la durée de la conservation des documents individuels. Dossiers de membres Les dossiers de membres contiennent d une part des informations sur le membre assuré et, d autre part, des informations sur la personne assurée (employé). En principe, les dossiers de membres peuvent être régulièrement détruits à échéance de dix ans (A). Font exception les types de dossiers suivants: dossiers de membres du registre central, en cas de dissolution d une personne juridique (du membre), le dossier de membre peut être détruit après un délai de 107 ans suivant la dissolution (D); décisions en matière de cotisations, de réajustements, de réductions et de remises; dossiers d amortissement servant de base aux inscriptions pour les CI (comptes individuels); documents de décompte servant de base aux inscriptions pour les CI; dossiers de recours servant de base aux inscriptions pour les CI, ces dossiers doivent être conservés durant 107 ans à partir de leur création (C). Dossiers des assurés Si la certitude existe que les dossiers ne serviront plus à déterminer un éventuel futur droit à une prestation, ils doivent alors être détruits après un délai de dix ans. C est généralement le cas pour les dossiers concernant le domaine des APG / AM, CAF, AFam, indemnités AI journalières et PrestCompl (A). Les dossiers dont il ne peut pas être exclu qu ils serviront à déterminer un éventuel futur droit à une prestation doivent être conservé 150 ans après la date de naissance (B). Matrice de durée de la conservation Durée de la conservation Durée 10 ans Durée 150 ans Début: ouverture du dossier A Début: date de naissance Début: événement B Durée 107 ans C D 1 Il est à noter que les dossiers de la CFC et des caisses cantonales, tout comme les dossiers des CAF, doivent être proposés aux archives concernées avant d être détruits (ch. marg. 1705). WAF Leitfaden eahviv_f_v / Page 7 / 7