Annexes du dossier de prescriptions générales

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1 MISE EN ŒUVRE DES TITRES I ET III DU DÉCRET N RELATIF À LA GESTION BUDGÉTAIRE ET COMPTABLE PUBLIQUE(GBCP) DANS LES ORGANISMES Dossier Annexes du dossier VERSION 3.1

2 SOMMAIRE Annexe 1 : Glossaire des termes utilisés dans le dossier... 3 Annexe 2 : Liste des documents réglementaires déclinant le décret GBCP...24 Annexe 3 : L application des normes du contrôle interne en milieu informatisé...27 Annexe 4 : Les simplifications possibles dans l exécution des processus ou de l organisation...43 Annexe 5 : Opérations pluriannuelles...48 Annexe 6 : Les prestations internes à l organisme...86 Annexe 7 : La cartographie des processus...98 Dossier 2 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

3 ANNEXE 1 : GLOSSAIRE DES TERMES UTILISÉS DANS LE DOSSIER DE PRESCRIPTIONS GÉNÉRALES Dossier 3 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

4 Acompte Un acompte constitue un paiement partiel, qui rémunère un service partiellement fait. Son montant ne peut être supérieur aux prestations effectivement réalisées. Actifs financiers Les actifs financiers se décomposent en deux catégories ayant chacune leurs règles de gestion propres : les participations et les créances rattachées ; les autres immobilisations financières. Affacturage L'affacturage permet à un organisme de transférer à la société d affacturage nommée «factor» les créances détenues sur ses clients. En contrepartie, cette dernière lui délivre trois services : financement rapide après réception des factures ; garantie irrévocable de paiement ; gestion du référentiel client avec recouvrement, encaissement et imputations des règlements. Agent comptable principal Chaque organisme soumis à la comptabilité publique dispose obligatoirement d'un et d'un seul agent comptable principal. Plusieurs organismes peuvent avoir le même agent comptable. Cependant, si le même agent comptable peut exercer ses fonctions dans plusieurs organismes, que ce soit es qualité ou intuitu personae, il existe autant de postes comptables que d organismes dotés de la personnalité juridique. Agent comptable secondaire La comptabilité générale est tenue sous la responsabilité d un comptable public. Il existe un poste comptable principal par organisme, à la tête duquel est placé un et un seul agent comptable, chef des services de la comptabilité. Les agents comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal. Ils sont soumis à l'ensemble des obligations incombant aux comptables publics. L'étendue des compétences de l'agent comptable secondaire dépend de l organisation retenue au plan local, avec une gradation allant : de l'exercice de fonctions complètes d'agent comptable avec intégration des comptes dans la comptabilité de l'agent comptable principal ; à de simples opérations de décaissement et d'encaissement pour le compte de l'agent comptable principal. Articles Il s agit de référentiels de natures d achats ou de ventes (articles achetés, vendus, stockés, etc.), dont le lien avec les critères budgétaires et comptables permet de faciliter l imputation des dépenses et des recettes. Audit interne L audit interne budgétaire et comptable, exercé de manière indépendante et objective, a pour objet de donner à chaque organisme une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations budgétaires et comptables qu il conduit, ainsi qu une appréciation de la qualité du contrôle interne budgétaire et comptable. Dossier 4 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

5 Autorisations d engagement (AE) 1 Les autorisations d engagement (AE) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées sur l exercice. Les AE ouvertes dans le cadre du budget sont annuelles. Elles peuvent en revanche induire une exécution en CP des dépenses afférentes sur les exercices ultérieurs. Les AE sont soumises au droit commun de l annualité 2. Elles peuvent avoir une portée pluriannuelle : les AE permettent de couvrir des engagements souscrits sur un exercice mais qui s exécutent et donnent lieu à des paiements sur un ou plusieurs exercices 3. Avance 4 L avance forfaitaire est un versement effectué aux titulaires avant le début d exécution des marchés. Elle constitue, par là même, une dérogation au principe du service fait. Bail Le bail est un contrat par lequel un propriétaire (bailleur) loue à un tiers (preneur) un bien immobilier. On distingue deux types de baux : les baux conclus sur une durée ferme ; les baux à durée indéterminée ou conclus avec une clause de résiliation unilatérale. La clause de résiliation unilatérale a vocation à devenir l exception. Balance La balance reprend, pour tous les comptes mouvementés, le solde d entrée, les opérations enregistrées depuis le début de l'exercice, le solde de sortie. Elle est arrêtée au moins mensuellement. Balance âgée Une balance âgée, fournisseur ou client, présente le montant des postes non soldés par date d échéance. Blocage pour aléas de gestion Le blocage en AE ou en CP permet, en début d exercice, de conserver des crédits afin de couvrir d éventuels aléas de gestion. Les crédits bloqués ne peuvent ni être réalloués au-delà du niveau de l ordonnateur principal, ni consommés. Blocage pour régies d avance Un blocage en AE et en CP peut être effectué pour l ensemble des régies d avance de l organisme afin de pouvoir couvrir à tout moment la reconstitution de l avance. Budget Le budget est l acte par lequel sont prévues et autorisées les recettes et les dépenses. Le cas échéant, il prévoit et autorise les emplois et engagements de dépenses. Le budget est un acte stratégique, juridique et de gestion qui est caractérisé par ses composantes d autorisation et de prévision. Ces dispositions impliquent que le budget soit établi et adopté avant que ne débute son exécution. Budget annexe Un budget annexe constitue une catégorie particulière de service à comptabilité distincte disposant d'une dimension budgétaire propre. Le budget annexe est voté de manière distincte par l organe délibérant de l organisme. Les crédits qu'il prévoit ont un caractère limitatif, comme ceux du budget de l organisme. Sauf mention expresse contraire dans la 1 Article 180 du décret GBCP. 2 Article 183 du décret GBCP. 3 Article 180 du décret GBCP. 4 Article 87 du code des marchés publics. Dossier 5 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

6 délibération d affectation du résultat, le résultat (y compris les réserves) est incorporé à celui de l organisme principal. La création d'un budget annexe doit être expressément prévue par le texte portant organisation administrative et financière de l organisme. Budget initial Le budget initial constitue le premier acte obligatoire du cycle budgétaire annuel de l'organisme. Il est préparé par l'ordonnateur et adopté par l'organe délibérant dans des délais permettant qu'il soit exécutoire au 1er janvier de l'exercice auquel il se rapporte. Acte prévisionnel, il peut être modifié ou complété en cours d'exécution par la procédure prévue pour les budgets rectificatifs. Budget exécutoire Le budget est exécutoire lorsqu il est voté et approuvé par les autorités de tutelle. Budget non exécutoire Dans les cas particuliers suivants, le budget est non exécutoire : absence de vote du budget initial par l organe délibérant à la date d ouverture de l exercice auquel il se rapporte ; non approbation par les tutelles d un budget régulièrement voté par l organe délibérant ; absence d approbation expresse du budget initial quand le délai d approbation tacite court au-delà de la date d ouverture de l exercice. Budget rectificatif Le budget rectificatif enregistre les modifications des autorisations et des prévisions apportées en cours d exercice afin d ajuster le budget initial. Budget rectificatif d'urgence En cas d urgence avérée, et si l'organe délibérant ne peut se réunir à une date suffisamment proche, un budget rectificatif d urgence (BRU) peut être autorisé par le contrôleur budgétaire, après consultation des tutelles. Le BRU fait l objet d une approbation dans les formes réglementaires au cours de la prochaine réunion de l'organe délibérant. Carte achat La carte achat est un moyen de paiement auquel peuvent recourir les entités publiques comme modalité d exécution des marchés publics. Centre de responsabilité budgétaire (CRB) Les centres de responsabilité budgétaires d un organisme correspondent aux niveaux les plus hauts de l organisation budgétaire. C est au niveau des CRB que peuvent s effectuer la programmation, le dialogue de gestion et la répartition des crédits, ainsi que la définition de compartiments budgétaires (limitatifs ou non). Les CRB ne doivent pas être définis en-deçà du niveau de pilotage de l organisme et correspondent généralement aux ordonnateurs principaux, secondaires et délégués. Certains CRB peuvent ainsi être des répartiteurs de crédits (en central), tandis que d autres jouent un rôle de pilotage de l exécution. Centre de service partagé (CSP) Un centre de services partagés est une entité spécialisée au sein d une organisation qui : mutualise dans un même lieu la réalisation d une partie ou de l ensemble des tâches de la fonction comptable et financière de plusieurs autres entités géographiquement ou fonctionnellement distinctes ; Dossier 6 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

7 prépare et/ou met en œuvre les décisions relevant de la sphère des «services métiers» opérationnels (par opposition aux métiers supports) ; offre une prestation de services à plusieurs clients internes ; est responsable, au travers de conventions de service fixant des objectifs, de la qualité des prestations offertes aux clients internes de l organisation. Certification du service fait La certification du service fait 5 est l acte par lequel l ordonnateur atteste la conformité à l engagement de la livraison ou de la prestation (ou plus généralement valide la réalisation des attendus de l acte juridique). Cession-opposition La cession de créances est une convention par laquelle un créancier cédant (le fournisseur de l organisme) transfère à un cessionnaire, en général un établissement financier, la créance qu il détient sur son client (l organisme). L opposition est l acte par lequel un créancier du fournisseur revendique auprès de l organisme le paiement de tout ou partie des sommes dues à ce fournisseur par l organisme. Charges Les charges de l organisme correspondent soit à une consommation de ressources entrant dans la production d un bien ou d un service, soit à une obligation de versement à un tiers, soit à une dotation liée aux amortissements, aux provisions ou aux dépréciations. On distingue trois catégories de charges : les charges de fonctionnement, qui résultent de l activité de l organisme ; les charges d intervention, qui sont des aides économiques et sociales versées par l organisme à des ménages, des entreprises, des collectivités territoriales ou à d autres collectivités (entités ayant un statut de droit public, de droit privé ou de droit international et n appartenant pas aux périmètres précédemment identifiés) ; les charges financières, qui résultent des opérations financières de l organisme. Charges à payer Les charges à payer correspondent aux dépenses non encore payées en fin d exercice mais pour lesquelles un service fait est intervenu. Dans le bilan, elles sont rattachées à la nature des dettes auxquelles elles se rapportent. Elles sont évaluées pour le montant correspondant à l estimation de la sortie de ressources. Classes de comptes Les opérations de comptabilité générale s inscrivent dans un cadre comptable structuré en huit classes de comptes. Conformément aux dispositions du plan comptable général, la classification des comptes dans le plan comptable type des organismes se caractérise par le choix d un mode de codification décimale et l adoption de critères de classement des opérations dans les comptes ouverts à cet effet. Compartiments budgétaires Les compartiments budgétaires correspondent à la ventilation de chaque enveloppe en AE et CP par nature, suivant les autres axes budgétaires (organisation, opérations, etc.). Les compartiments budgétaires peuvent être limitatifs ou non, sur un ou plusieurs axes. 5 Article 31 du décret GBCP. Dossier 7 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

8 Comptables Ils ont la charge exclusive de manier les fonds et de tenir les comptes : ils sont habilités à prendre en charge les demandes de paiement, les dépenses sans ordonnancement préalable, les titres de recettes ainsi que les opérations de trésorerie émanant de l'ordonnateur accrédité ; ils sont seuls chargés de la tenue de la comptabilité générale et de la prise en charge des titres de recettes et les demandes de paiement qui leur sont remis par les ordonnateurs. Comptabilité analytique 6 Elle a pour objet de mesurer les coûts d'une structure, d'une fonction, d'un projet, d'un bien produit ou d'une prestation réalisée et, le cas échéant, des produits afférents en vue d'éclairer les décisions d'organisation et de gestion. Comptabilités auxiliaires Le principe des comptabilités auxiliaires est de spécialiser une partie des comptes généraux pour rationaliser le travail de saisie et enrichir la qualité et le détail des restitutions dans les comptes. Tous les comptes ne sont pas auxiliarisables et ne sont pas auxiliarisés. Comptabilité auxiliaire des clients L objectif de la comptabilité auxiliaire des clients est de rendre compte de la situation de l organisme vis-à-vis des tiers «clients». Il s agit donc de gérer le référentiel des clients et d effectuer les liens ad hoc entre comptabilité générale et comptabilité auxiliaire, de façon à suivre pour chaque tiers les soldes qui le concernent et pouvoir effectuer un suivi global du tiers. Comptabilité auxiliaire des fournisseurs La comptabilité auxiliaire des fournisseurs est liée au processus d exécution de la dépense, et permet de : suivre de manière détaillée pour chaque tiers les soldes qui le concernent, à travers notamment les balances âgées et autres restitutions ; restituer tous les événements comptables concernant chaque fournisseur ; suivre la situation globale de l'ensemble des fournisseurs ; effectuer les liens ad hoc avec la comptabilité générale. Comptabilité auxiliaire des immobilisations La comptabilité auxiliaire des immobilisations a pour finalités : de disposer d un référentiel des immobilisations de l organisme, par état (en cours, en service, etc.) et des données associées (comptables et métiers) ; de gérer les flux comptables d immobilisations corporelles et incorporelles permettant de connaître et valoriser le patrimoine de l organisme, ainsi que d effectuer le suivi des inventaires physiques valorisés ; d intégrer les écritures relatives aux immobilisations financières (participations, prêts et avances) ; de disposer d un état des soldes des immobilisations, détaillé et global. 6 Article 59 du décret GBCP. Dossier 8 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

9 Comptabilité auxiliaire des stocks La comptabilité auxiliaire des stocks a pour objectif de fiabiliser et d améliorer le suivi de la gestion des stocks. La gestion auxiliaires des stocks doit couvrir notamment : la mise en œuvre et le maintien d un référentiel des articles gérés en stock, et des données associées ; les entrées et sorties de stock ; la mise en œuvre en conformité les inventaires physiques et les inventaires comptables ; les variations de stocks de façon automatique ; les provisions pour dépréciation de stocks. Comptabilité budgétaire La comptabilité budgétaire retrace l autorisation budgétaire et rend compte de son exécution, en enregistrant l ouverture puis la consommation des autorisations d engager et de payer, des autorisations d emplois, ainsi que les recettes autorisées. En dépense, la comptabilité budgétaire décrit la mise en place des crédits et retrace leur consommation : la comptabilité des autorisations d engagements enregistre l ouverture des AE (que ce soit au titre du budget initial ou des budgets rectificatifs qui viennent modifier l'autorisation initiale) et la consommation des autorisations d engagement (AE) ; la comptabilité des crédits de paiement enregistre la consommation des crédits de paiement (CP) en retraçant l exécution des dépenses budgétaires au moment où elles sont payées. La comptabilité des recettes enregistre l exécution des recettes au moment où elles sont encaissées. La comptabilité budgétaire permet ainsi de déterminer le solde budgétaire par différence entre l encaissement des recettes et le décaissement des dépenses. La comptabilité des crédits de paiement et des recettes répond donc à un principe de caisse qui conduit à retracer les seuls événements donnant lieu à encaissement et décaissement. La comptabilité des autorisations d emplois retrace le plafond des emplois autorisés et sa consommation 7. Comptabilité générale La comptabilité générale retrace l'ensemble des mouvements affectant le patrimoine, la situation financière et le résultat. Elle est fondée sur le principe de la constatation des droits et obligations. Elle est tenue par exercice s'étendant sur une année civile. Elle inclut, le cas échéant, l'établissement de comptes consolidés ou combinés. «Les règles de comptabilité générale applicables aux personnes morales mentionnées à l'article 1er ne se distinguent de celles applicables aux entreprises qu'en raison des spécificités de l'action de ces personnes morales» 8. Compte financier Établi par l agent comptable à la fin de chaque exercice à partir des états de comptabilité communiqués par l ordonnateur, le compte financier comprend : les états retraçant l exécution des autorisations budgétaires ainsi que l équilibre financier précédemment votés par l organe délibérant, présentés dans les mêmes formes que le budget de l organisme ; 7 Les autorisations d emplois ne sont pas développées dans le DPG. 8 Article 56 du décret GBCP. Dossier 9 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

10 les états financiers annuels 9 retraçant les opérations enregistrées en comptabilité générale, et notamment le bilan, le compte de résultat et l annexe des comptes annuels, ainsi que la balance générale des comptes de l organisme ; la balance des comptes des valeurs inactives. Il a deux finalités : justifier l exécution du budget ; présenter la situation patrimoniale et financière de l organisme. Constatation du service fait Elle permet de contrôler la réalité de l obligation de l organisme, par un contrôle de la réalisation physique des opérations et de leur conformité à la demande grâce au rapprochement avec l engagement juridique. Le but de cette étape est la vérification du fait générateur de la dette de l organisme (par exemple, exécution de la commande passée). C est lors de cette procédure que peut être déterminée la date d effet du service fait, reconnue contractuellement comme date effective de la réception. Contrat de recherche Un contrat de recherche est un acte juridique dans lequel une ou plusieurs parties offrent un soutien financier à un chercheur ou à une équipe de chercheurs (d'un ou plusieurs laboratoires) représentée par son responsable pour effectuer des recherches dans un domaine particulier et selon des termes et conditions spécifiques. Le contrat définit l objet de la collaboration, sa durée et les modalités financières. Il précise les conditions en matière de propriété intellectuelle et les obligations de confidentialité qui peuvent incomber aux chercheurs et/ou aux partenaires industriels. L annexe scientifique détermine le programme de recherche qui est l objet du contrat. Un contrat de recherche porte sur un ou plusieurs projets de recherche dont il n est pas possible, à priori, d anticiper avec certitude les résultats qui en découleront. Pendant la durée du contrat (allant généralement de 18 à 36 mois), les activités de recherche n ont donc pas un caractère linéaire et des aléas peuvent survenir et modifier l avancement de l opération. Pendant la durée du contrat, le financement peut être amené à évoluer, notamment lorsqu un nouveau financeur souhaite contribuer au contrat. Contrôle allégé en partenariat En complément du contrôle hiérarchisé de la dépense, le contrôle allégé en partenariat (CAP) a été développé pour accompagner la modernisation de la gestion publique. Le CAP repose d abord sur le renforcement du contrôle interne comptable sur l ensemble d un processus (gestionnaire et comptable) pour un organisme ou une direction donnée, puis sur un audit comptable et financier dont les conclusions déterminent la possibilité de passer à un contrôle a posteriori, sur la base d un échantillon limité. Contrôleur budgétaire Le contrôleur budgétaire est chargé du contrôle budgétaire. Ce contrôle porte sur l exécution du budget. Il a pour objet d apprécier le caractère soutenable de la gestion au regard de l autorisation budgétaire et la qualité de la comptabilité budgétaire. Il contribue à l identification et à la prévention des risques financiers, directs ou indirects auxquels l organisme est susceptible d être confronté, ainsi qu à l évaluation de la performance de l organisme au regard des moyens qui lui sont alloués. Le contrôleur budgétaire peut assister, avec voix consultative, aux séances de l organe délibérant, des comités et commissions que celui-ci met en place ainsi que, le cas échéant, aux assemblées générales. Il peut intervenir dans le processus pour effectuer un contrôle a priori ou a posteriori sur la saisie des engagements juridiques. 9 Le contenu exhaustif des états financiers annuels est conditionné à la norme 1 du futur recueil des normes comptables des organismes. Dossier 10 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

11 Contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) Le contrôle hiérarchisé de la dépense vise à améliorer l'efficacité des contrôles dévolus aux agents comptables et la régularité de l'exécution des dépenses de l organisme. Contrôle interne budgétaire Le contrôle interne budgétaire, qui est de la responsabilité de chaque organisme, est un sous-ensemble du contrôle interne, aux côtés notamment du contrôle interne comptable. Il poursuit deux objectifs principaux : la qualité de la comptabilité budgétaire, qui permet de rendre compte de l autorisation donnée par l organe délibérant et de son exécution ; la soutenabilité budgétaire, qui vise à assurer le respect en gestion des autorisations budgétaires dans une perspective annuelle et pluriannuelle. Contrôle interne comptable Le contrôle interne comptable est un sous-ensemble du contrôle interne, aux côtés notamment du contrôle interne budgétaire. Il a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite de l objectif de qualité de la comptabilité générale, depuis le fait générateur d une opération jusqu à son dénouement comptable. Les systèmes d information qui portent la comptabilité doivent être organisés de façon à autoriser le contrôle des données et des traitements, afin de répondre à l objectif de qualité des comptes. Créance Le terme «créance» employé dans le DPG permet d identifier un droit de nature financière de l organisme public sur un tiers, et inversement une obligation d un tiers envers l organisme. Crédits de paiement (CP) Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l exercice 10. Demande de comptabilisation La demande de comptabilisation matérialise l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de comptabiliser une écriture d ordre non budgétaire. Elle a un caractère non budgétaire. Demande de correction La demande de correction matérialise l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable d effectuer une correction sur une écriture de comptabilité générale ou budgétaire. Demande de paiement (DP) La demande de paiement est la matérialisation de l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de payer. Elle porte les imputations de comptabilités budgétaire et générale et se rapporte à des opérations aboutissant à un flux financier avec écritures budgétaires (au moment de son rapprochement avec le décaissement afférent). Dans le cas d un service facturier, la demande de paiement est émise par les services du comptable. Hors service facturier, la demande de paiement est un objet de gestion matérialisant l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge un paiement. Demande de reversement La demande de reversement est la pièce matérialisant l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge un reversement. Elle a un caractère budgétaire au moment de son rapprochement avec l encaissement afférent (rétablissement de crédits budgétaires). 10 Article 180 du décret GBCP. Dossier 11 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

12 Demande de versement La demande de versement est émise à l initiative de l ordonnateur ou de l agent comptable. Elle constitue le support des mouvements de trésorerie liés aux opérations de trésorerie pour compte propre ou pour comptes de tiers, en encaissement et en décaissement. Demande de réduction ou d annulation de recettes La demande de réduction ou d annulation de recettes est la pièce matérialisant l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge une réduction ou annulation de recettes. Dématérialisation La dématérialisation consiste à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d échange et de stockage sans support papier. Dépenses de personnel Les dépenses de personnel recouvrent la paie et les autres dépenses de personnel (frais de jurys et de concours, et autres dépenses qui sont par nature des dépenses de personnel). Destination La destination indique généralement la finalité de la dépense (qu il s agisse d une activité, d une finalité politique, d une finalité stratégique, etc.). La qualification des destinations est propre à l organisme et décidée en commun accord avec les tutelles. Elle tient compte de la structuration du programme budgétaire dont l organisme relève. Les autorités de tutelle peuvent demander à l organisme de respecter des normes dans la détermination des destinations, de manière à assurer une cohérence des données, et le cas échéant la consolidation pour des organismes ayant des activités proches. Dialogue de gestion Le dialogue de gestion est au cœur du processus de programmation. En effet, c est à travers le dialogue de gestion que le suivi périodique de l exécution du budget et de la performance est effectué, permettant ainsi d anticiper les éventuels écarts (soit constatés en exécution, soit issus d une évolution des besoins), d assurer la soutenabilité budgétaire, et d optimiser l utilisation des moyens budgétaires. Le dialogue de gestion peut être interne (à l organisme), comme externe ( avec la tutelle). Encaissement L encaissement est la dernière étape du processus de recette. C est à cette étape seulement que la recette est comptabilisée budgétairement (lors du rapprochement avec le titre). Engagement ou engagement juridique L engagement est l acte juridique par lequel une personne morale constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. L engagement respecte l objet et les limites de l autorisation budgétaire 11. Enveloppe budgétaire L enveloppe budgétaire constitue le niveau de spécialité des crédits et donc celui d appréciation de leur limitativité ; elle représente le niveau de l autorisation annuelle votée par l organe délibérant. Elle correspond à l une des trois ou quatre typologies de dépenses suivantes : personnel ; fonctionnement ; investissement ; et éventuellement, intervention. 11 Article 30 du décret GBCP. Dossier 12 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

13 L enveloppe budgétaire est une dotation limitative : elle définit, par nature, la limite des autorisations budgétaires constituées notamment des AE et des CP pour l exercice budgétaire ; toute modification (augmentation ou diminution) du niveau des crédits d une enveloppe, à l exception des cas d exercice de la fongibilité asymétrique, doit faire l objet d un budget rectificatif voté préalablement. Sur autorisation du ministre chargé du budget, une ou plusieurs enveloppes destinées à des projets de recherche peuvent être prévues au budget de l organisme. Tout comme les enveloppes par nature, elles sont limitatives. En leur sein, les crédits sont répartis en sous-enveloppes par nature (personnel / fonctionnement / investissement), ceux relatifs au personnel étant strictement limitatifs. Enveloppe de fonctionnement Comprend l ensemble des charges de fonctionnement autres que celles relatives à l enveloppe de personnel. Elle regroupe notamment les achats de biens dont le montant est inférieur au seuil d immobilisation applicable à l organisme ou dont la durée d utilisation n excède pas une année, les prestations de services externes et de location, les charges liées aux contentieux, les remboursements de mises à disposition de personnel et les charges financières. Enveloppe d intervention Retrace les charges d intervention ou de transfert que l organisme prend en considération dans son budget. Il s agit de versements que l organisme effectue au profit de bénéficiaires, sans contrepartie directe et comptabilisable attendue de leur part ; ces versements sont qualifiables d «aides» ou de «soutiens financiers». Enveloppe d investissement Correspond, dans le respect des seuils d immobilisation applicables aux organismes, aux dépenses liées aux immobilisations incorporelles, corporelles et financières. Cette enveloppe inclut les coûts relatifs aux études préalables, dès lors que celles-ci interviennent après la prise de décision sur l opportunité d investir (qui porte notamment sur le choix du type d investissement ou de ses spécifications techniques). Enveloppe de personnel Regroupe notamment, outre les charges de rémunérations principale et accessoires d activité des personnels employés directement par l organisme et rémunérés par lui, les cotisations et contributions sociales et allocations diverses ainsi que, le cas échéant, les charges liées à l intéressement ou à la participation des personnels et les impositions directement assises sur la masse salariale de l organisme. Escompte Il s agit de réduction à caractère financier représentant une charge financière pour celui qui l accorde et un produit financier pour celui qui en bénéficie. Fongibilité asymétrique Dans la limite d un plafond défini pour chaque exercice, l organe délibérant peut autoriser l ordonnateur à utiliser les crédits de l enveloppe des dépenses de personnel pour abonder les autres enveloppes de dépenses, après avis préalable du contrôleur budgétaire. Ces modifications font l objet d un budget rectificatif présenté pour information à l occasion de la prochaine réunion de l organe délibérant 12. Les mouvements de crédits entre enveloppes de dépenses ne peuvent donc se faire que dans un sens (asymétrie). Ainsi, alors que des crédits ouverts pour des dépenses de personnel peuvent être finalement alloués à des dépenses de fonctionnement ou d investissement, l inverse ne sera pas possible. 12 Article 178 du décret GBCP. Dossier 13 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

14 Frais divers Les frais divers sont les dépenses accessoires réalisées en complément d une dépense principale ; il s agit notamment : des frais de port, des frais de livraison et des frais de douanes. Les frais divers peuvent être soit prévus et engagés dès la commande, soit engagés au moment de la liquidation. Habilitation Une habilitation concerne un acteur, auquel on attribue un ou plusieurs rôles, sur un ou plusieurs périmètres donnés. Immobilisations financières Les immobilisations financières recouvrent les participations, matérialisées ou non par des titres, les créances rattachées à ces participations ainsi que les autres immobilisations financières : les participations d un organisme sont les droits qu il détient sur d autres entités, qui créent un lien durable avec celles-ci. La détention durable de droits permet d exercer une influence sur l entité ou d en assurer le contrôle et peut prendre la forme d'une détention d actions, de parts sociales, de droits de vote, etc. ; les créances rattachées à des participations représentent des prêts octroyés à des entités dans lesquelles l'organisme détient une participation ; les autres immobilisations financières comprennent les autres titres immobilisés, les prêts et les dépôts et cautionnements versés. Immobilisations incorporelles Une immobilisation incorporelle est un actif identifiable non monétaire et sans substance physique, dont l utilisation s étend sur plus d un exercice et ayant une valeur économique positive pour l organisme. Cette valeur économique positive est représentée par des avantages économiques futurs ou le potentiel de services attendus de l utilisation du bien. Imputations Les imputations représentent l ensemble des critères comptables, budgétaires, et analytiques attachés à une ligne d un document de gestion et qui permettent : la comptabilisation en comptabilité générale ; la comptabilisation en comptabilité budgétaire ; le cas échéant, la comptabilisation en comptabilité analytique (si celle-ci est mise en œuvre) ; un suivi de gestion à travers des restitutions et tableaux de bord. Indemnités d attente 13 L indemnité d attente est engagée en même temps que la tranche ferme. Si l affermissement de la tranche conditionnelle intervient après la date limite prévue, l indemnité doit être payée. Le calcul du montant de l indemnité d attente est effectué en fonction du nombre de jours de dépassement de la date limite d affermissement. Indemnités de dédit 14 L indemnité de dédit est engagée au début du marché en même temps que la tranche ferme. Si la tranche n est pas affermie à la date échue, l indemnité doit être payée. Dans le cas contraire, la tranche conditionnelle est affermie et est engagée pour le montant complémentaire (montant de la tranche conditionnelle diminué de l indemnité de dédit). 13 Article 72 du code des marchés publics. 14 Article 74 du code des marchés publics. Dossier 14 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

15 Indemnités de résiliation En cas de résiliation du marché, à défaut d accord entre les parties intervenu dans les six mois à compter de la date de résiliation, la personne publique dispose d un délai de trois mois pour fixer le montant de l indemnité de résiliation. La résiliation peut ne porter que sur une partie du marché. Indu L indu est un cas particulier de gestion, visant à recouvrer un trop-versé qui ne peut être régularisé dans le cadre du processus de dépense. Intégration En comptabilité générale, on parle d intégration pour désigner les opérations comptables permettant de produire un compte financier unique pour l organisme, en y incorporant donc les comptes tenus pour les éventuels budgets annexes et autres démembrements budgétaires (SACD) ainsi que ceux tenus par les agents comptables secondaires de l organisme. Elles consistent à : intégrer les résultats et réserves des BA, SACD aux résultats et réserves de l organisme résultant des opérations du budget principal ; s agissant de l intégration des comptes des agences comptables secondaires à ceux de l agence comptable principale : o soit à procéder, tout au long de l année, à des écritures de transferts, via un compte de liaison (18), permettant l intégration des opérations comptables d exécution budgétaire effectuées par les agents comptables secondaires dans les opérations de l agent comptable principal, o soit à une intégration comptable unique en fin d exercice, via un compte de liaison (18), nonobstant des remontées régulières d informations tout au long de l exercice. L intégration comptable, à la différence de la consolidation, ne concerne pas des personnes morales distinctes de l organisme. Intérêts moratoires Les intérêts moratoires sont générés en cas de dépassement des délais contractuels ou légaux de paiement ; ils sont calculés en fonction du nombre de jours de retard, et comprennent une indemnité pour frais de recouvrement. Ils sont dus de droit dès le premier jour de retard. Le décret n du 29 mars 2013, en fixe le cadre. Liquidation 15 La liquidation consiste à vérifier la réalité de la dette et à arrêter le montant de la dépense. Elle comporte : La certification du service fait, par laquelle l'ordonnateur atteste la conformité à l'engagement de la livraison ou de la prestation ; La détermination du montant de la dépense au vu des titres ou décisions établissant les droits acquis par les créanciers. Livre-journal Toutes les écritures sont enregistrées dans le livre-journal qui permet de les restituer de manière chronologique, par opération, par compte et par date. 15 Article 31 du décret GBCP. Dossier 15 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

16 Mandataire L agent comptable principal et les agents comptables secondaires peuvent déléguer leurs pouvoirs ou leur signature à un mandataire, qui a alors compétence pour agir ou valider des opérations pour le compte de l agent comptable. La délégation doit faire l objet d une publication qui précise le périmètre des compétences déléguées (délégation générale ou particulière) ainsi que sa durée. Marchés à bons de commande avec ou sans mini-maxi 16 Il s agit de marchés ne comportant pas d engagement juridique ferme de dépense et donnant lieu à l émission d un ou plusieurs bons de commande. Le montant total des bons de commande d un marché ne peut pas excéder, pour la durée de son exécution, le montant maximum du marché. Marchés à tranches conditionnelles 17 Il s agit d un marché fractionné en tranches. Il présente obligatoirement une et une seule tranche ferme. A cette tranche ferme peuvent s ajouter une ou plusieurs tranches conditionnelles. La tranche ferme est engagée lors de la notification du marché. Les tranches conditionnelles sont engagées lors de leur affermissement. Le marché à tranches donne lieu à engagement, comportant plusieurs volets correspondant à chacune des tranches. Marché mixte Les marchés mixtes sont une combinaison du marché à tranches et du marché à bons de commande. Marchés partagés à bons de commande Dans le cadre d un organisme composé de plusieurs entités, un marché partagé peut être passé au niveau «global», de l organisme. Ce marché passé en central peut être exécuté au niveau local et peut être conclus avec un mini-maxi non décliné au niveau local. Ces marchés peuvent être exécutés par plusieurs ordonnateurs et par plusieurs comptables. Marchés publics à procédure adaptée (MAPA) 18 Les MAPA visés à l'article 28 du code des marchés publics, sont des marchés dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d y répondre ainsi que des circonstances de l achat. Le MAPA peut reprendre la forme des autres types de marché (unique, à tranches, à BC et mixte). Multi-imputation On parle de multi-imputation lorsque plusieurs combinaisons de critères d imputation existent sur un engagement juridique, un service fait, une demande de paiement ou toute autre pièce donnant lieu à comptabilisations. Notification La notification est l acte juridique par lequel l organisme reconnaît un engagement ferme et définitif vis-à-vis d un tiers. Opérations diverses Les opérations diverses sont des écritures qui impactent les comptabilités à l initiative et sous la responsabilité du seul agent comptable. Elles peuvent être purement comptables, purement budgétaires ou mixtes. Dans le cas où elles ont un caractère budgétaire, elles doivent être réalisées en concertation avec l ordonnateur. 16 Article 77 du code des marchés publics. 17 Article 72 du code des marchés publics. 18 Article 28 du code des marchés publics. Dossier 16 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

17 Opérations (nomenclature des) Une opération est définie pour modéliser des activités ou des projets qui constituent un ensemble cohérent dont le financement et/ou le suivi doivent être assurés distinctement 19. En fonction des besoins, l opération peut être définie en dépense et/ou en recette. Une opération peut faire l objet d une budgétisation. Le triplet (opération/destination/nature) peut être utilisé pour la programmation, l élaboration et l exécution du budget. Une opération est limitée dans le temps et se caractérise par une date de début et une date de fin, dépendant du contexte opérationnel. De ce fait l opération est par essence pluriannuelle, son déroulement pouvant avoir lieu sur un ou plusieurs exercices. La date de début d une opération pluriannuelle peut se situer à tout moment d un exercice N (et pas forcément au 1er janvier dudit exercice) et la date de fin peut se situer à tout moment du même exercice ou d un exercice ultérieur (et pas forcément au 31 décembre dudit exercice). La gestion budgétaire et comptable des opérations pluriannuelles nécessite de connaître précisément le montant total de chaque opération, même si sa ventilation par exercices est soumise à des évaluations et à des ajustements. Ce montant peut lui-même évoluer au cours du temps, en fonction de l évolution du contexte opérationnel ou de l évolution des financements. Une opération se déroulant sur plusieurs exercices doit néanmoins respecter les règles d annualité budgétaire et de comptabilisation par exercice. Opérations pour comptes de tiers Les dispositifs pour comptes de tiers répondent aux trois critères cumulatifs suivants : il y a intervention de trois acteurs dans la procédure : le tiers financeur, l organisme et le bénéficiaire final ; il s agit donc de transferts indirects ; l organisme ne dispose d aucune autonomie dans la prise de décision : o soit le tiers financeur prend un engagement directement auprès du bénéficiaire final et il délègue le rôle de payeur à l organisme, o soit l organisme s engage auprès du bénéficiaire final, mais au nom de le tiers financeur et dans les conditions préalablement définies par le tiers financeur (l organisme agit en tant que mandataire pour exercer une mission qui lui a été confiée par le tiers financeur) ; le financement de ces dispositifs est assuré en tout ou partie par le tiers financeur, par le biais de transferts indirects. Ordonnancement 20 L ordonnancement est l ordre, quelle qu en soit la forme, donné par l ordonnateur au comptable de payer une dépense. Ordonnateurs Ils prescrivent l'exécution des recettes et des dépenses et constatent les droits et les obligations : ils liquident les recettes ; ils engagent, liquident et ordonnancent les dépenses ; ils transmettent au comptable public compétent les titres de recettes et les demandes de paiement, assortis des pièces justificatives requises, ainsi que les certifications qu'ils délivrent. Ordonnateur délégué Chaque ordonnateur, principal ou secondaire, peut déléguer sa signature, selon les dispositions prévues par le texte institutif de l organisme. 19 Il ne peut s agir des dépenses pluriannuelles courantes comme, par exemple, les baux ou les marchés de fonctionnement avec engagement en N et paiements en N Article 32 du décret GBCP. Dossier 17 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

18 L'ordonnateur, principal ou secondaire, reste compétent pour les opérations budgétaires qui le concernent, et se décharge uniquement d'une partie de ses tâches matérielles. Ordonnateur principal Il est chargé : de la préparation du budget initial de l organisme ainsi que des budgets rectificatifs et des reports de crédits (AE, CP et recettes) ; de la préparation des budgets rectificatifs d urgence et des mouvements de fongibilité asymétrique ; de l'exécution du budget de l organisme, en dépenses et en recettes. Ordonnateur secondaire Il reçoit une délégation de pouvoir de l'ordonnateur principal, qui, de ce fait, est déchargé de sa compétence. L'ordonnateur secondaire exécute les opérations de dépenses et de recettes qui relèvent de son domaine de compétence. Un ordonnateur secondaire peut être : soit un ordonnateur secondaire de droit : son existence est prévue par le texte portant organisation de l organisme ; soit un ordonnateur secondaire désigné : la délégation de pouvoir accordée par l'ordonnateur principal délimite expressément le champ de compétences. Origine Par analogie avec la nomenclature par destination en dépense, la nomenclature par origine peut être mise en place par les organismes pour les recettes. Les recettes doivent être présentées conformément à la répartition du tableau des autorisations budgétaires. Elles peuvent également être déclinées selon une nomenclature par origine lorsque cela s avère utile à l organisme pour lui permettre de mettre en œuvre une budgétisation, une programmation et un suivi des recettes selon ses enjeux stratégiques : il peut par exemple s agir de types de prestations ou d activités commerciales. Pour ce faire, elle doit pouvoir être déterminée sans ambiguïté lors de l imputation des recettes. Le choix de recourir aux origines appartient à l organisme qui les définit en concertation avec ses tutelles. Organisation budgétaire L organisation budgétaire décrit la hiérarchie des entités budgétaires de l organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire. Les niveaux les plus hauts de la hiérarchie correspondent aux centres de responsabilité budgétaire (CRB), les autres niveaux représentent généralement les services opérationnels. Paiement Le paiement est l'acte par lequel une personne morale mentionnée à l'article 1er se libère de sa dette 21. Le paiement est réalisé par le comptable. Le paiement est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu par le code monétaire et financier, dans les conditions précisées par arrêté du ministre chargé du budget 22. Paiement à échéance Sous réserve des exceptions prévues par les lois ou règlements, les paiements interviennent soit à l échéance de la dette, soit à l exécution du service, soit lors de la décision individuelle d attribution de subventions ou d allocations ou autre cas particulier (avances, etc.). Toutes les dates de paiement correspondantes peuvent être traduites par une date de paiement à échéance. 21 Article 33 du décret GBCP. 22 Article 34 du décret GBCP. Dossier 18 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

19 Participations Les participations sont les droits que l organisme détient sur d autres entités, matérialisés ou non par des titres, qui créent un lien durable avec celles-ci. La détention durable de droits permet d exercer une influence sur l entité ou d en assurer le contrôle et peut prendre la forme d'une détention d actions, de parts sociales, de droits de vote, etc. Pénalités Les pénalités sont des sommes forfaitaires dues au profit de l organisme lorsqu une obligation contractuelle n'est pas respectée. Plan de trésorerie Le plan de trésorerie permet de vérifier l équilibre de la trésorerie mois par mois, notamment à l intérieur d un cadre pluriannuel défini pour certaines dépenses. Le plan [prévisionnel] de trésorerie traduit en flux financiers quantifiés et datés le plus exactement possible les évènements de gestion de l année qui vont donner lieu à : des opérations budgétaires ; des opérations non budgétaires ayant un impact en trésorerie (en particulier les opérations pour comptes de tiers). Produits Les produits sont définis comme une augmentation d actif ou une diminution de passif non compensée dans une relation de cause à effet par la sortie d une valeur à l actif ou une augmentation du passif. Deux catégories de produits sont distinguées : les produits de fonctionnement et les produits financiers : les produits de fonctionnement sont constitués par l ensemble des produits se rapportant à l activité de l organisme ; les produits financiers sont générés par les immobilisations financières, les valeurs mobilières de placement, la trésorerie et les instruments financiers. Programmation La programmation traduit de manière budgétaire la stratégie pluriannuelle de l organisme. Elle facilite l élaboration du budget. Elle porte à la fois sur les dépenses et les recettes (meilleure prévision des engagements, des paiements associés, et des encaissements). Elle permet d établir une cible infra-annuelle et pluriannuelle de recettes et de dépenses, base du suivi de l exécution et du dialogue de gestion. Rabais Les rabais sont liés à un défaut de qualité ou de conformité des objets vendus ; ils ont un caractère exceptionnel. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est l action du responsable de la trésorerie, qui va rapprocher les écritures présentes dans le relevé de banque des écritures gérées dans son système. Recettes au comptant Sont désignées comme «recettes au comptant» les recettes pour lesquelles il n y a pas d enregistrement d un titre en amont de l encaissement. L encaissement est le premier événement qui intervient dans le processus. A la suite de cet encaissement par le comptable, l ordonnateur doit être consulté et saisit. Il émet un titre de recette, qui suit le processus classique d émission et de validation d un titre de recette. Dossier 19 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

20 Recettes fléchées Elles constituent une exception au principe. Il s agit de recettes ayant une utilisation prédéterminée par le financeur, destinées à des dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées sur un exercice différent de celui de leur encaissement. Recettes globalisées Les recettes sont globalisées par principe. Elles n ont pas d utilisation prédéterminée. Recouvrement amiable Le recouvrement est amiable lorsque le débiteur de l organisme se libère de sa dette dans les délais qui lui sont imposés par l un des moyens de paiement acceptés (détaillés en annexe 2 du fascicule recette du présent DPG). En vertu de l article 192 du décret du 7 novembre 2012, le titre de recette émis dans les conditions prévues à l'article 28 du décret du 7 novembre 2012 (force exécutoire) est adressé aux redevables sous pli simple ou, le cas échéant, par voie électronique, soit par l'ordonnateur, soit par l'agent comptable, conformément aux dispositions arrêtées par le ministre chargé du budget. Tout titre de recette donne lieu à une phase de recouvrement amiable. Recouvrement contentieux Il survient après un ou plusieurs rappels (dont obligatoirement un en recommandé avec AR). Il fait l objet d une procédure spécifique afin de mener à terme le recouvrement. Régies d avance et de recette Les régies d avance ont pour objet de permettre le règlement de certaines dépenses qui ne sauraient, sans inconvénient majeur, être soumises aux règles d exécution de la dépense de droit commun. Cette procédure d exception est réglementée. Le régisseur, chargé pour le compte des comptables publics d opérations de liquidation et de paiement, dispose d une avance de fonds dont le montant est fixé par arrêté. Les régies de recette ont pour objet de permettre l encaissement de certaines recettes qui ne sauraient, sans inconvénient majeur, être soumises aux règles d exécution de la recette de droit commun. Cette procédure d exception est réglementée. Le régisseur, chargé pour le compte des comptables publics d opérations de recette et d encaissement, dispose d'un fonds de caisse permanent dont le montant est fixé par arrêté. Régisseur Le régisseur est habilité à effectuer certaines opérations normalement réservées à l'agent comptable, opérations dont il est personnellement et pécuniairement responsable dans les mêmes conditions qu'un comptable public. Un régisseur est dit de «recettes» quand il est chargé des opérations d'encaissement, et «d'avances» s'il effectue des opérations de paiement. Une même personne peut cumuler les deux fonctions. Remises Les remises sont pratiquées en considération de l'importance de l'achat, de la personne ou de la profession de l'acheteur et sont généralement calculées par application d'un pourcentage au prix courant d'achat. Remises gracieuses Conformément à l article 193 du GBCP, les créances de l organisme peuvent faire l objet d une remise gracieuse en cas de gêne du débiteur, qui le met dans l impossibilité de se libérer de tout ou partie de sa dette. La remise gracieuse est prononcée par l organe délibérant. Dossier 20 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

21 Report Le report constitue un assouplissement au principe de l'annualité budgétaire en permettant de renvoyer sur l'exercice suivant l'utilisation de certains crédits inscrits dans le budget de l année. Pour tous les montants non consommés, tant en AE qu en CP, les demandes de reports doivent préalablement recueillir l avis du contrôleur de l organisme, puis faire l objet d une explication détaillée, justifiant la non consommation des crédits, auprès de l organe délibérant. Les reports doivent être intégrés et votés dans le cadre d un budget rectificatif. Réservations d AE La réservation d AE est une étape facultative de la chaîne de la dépense qui consiste à «réserver» des AE pour une opération particulière, afin d éviter que ces AE ne soient utilisées à d autres fins. Elle concerne l exécution des dépenses pour lesquelles la consommation des AE est concomitante à la facture (dépense de fluides par exemple). Les réservations d AE sont réalisées sous la responsabilité de l ordonnateur à des fins de bonne gestion. Restes à payer Les restes à payer correspondent à la différence entre les engagements passés ayant consommé des autorisations d engagement et les paiements effectués sur ces engagements (AE consommées CP consommés). Ils représentent les engagements contractés et ayant consommé des AE sans avoir donné lieu à consommation de CP ; ils devront donc être couverts par des CP à ouvrir sur les budgets futurs. La notion de restes à payer, strictement budgétaire, est indépendante des considérations de comptabilité générale et notamment du service fait. Ainsi le périmètre des restes à payer englobe à la fois la part relative aux dépenses engagées et ayant donné lieu à service fait (charges et immobilisations à payer correspondant à une dette certaine) et la part relative aux dépenses engagées pour lesquelles le service fait interviendra sur les exercices ultérieurs. Retenue de garantie La retenue de garantie consiste à bloquer dans les comptes de la personne publique une partie des sommes dues au titulaire pour servir de garantie à l exécution par celui-ci de ses obligations contractuelles. La retenue de garantie intervient uniquement sur les marchés. Ristournes Les ristournes sont calculées sur l'ensemble des opérations faites avec le même tiers pour une période déterminée. Services à comptabilité distincte (SACD) Ces services sont dotés d'un cadre comptable complet à l'exception notable des comptes de disponibilités (hormis le cas où le SACD est doté d un agent comptable secondaire). Cette organisation a pour objectif de dégager un résultat propre pour le service. Service facturier A pour fonction de centraliser et de mettre en paiement tout ou partie des factures émises par les fournisseurs d un même ordonnateur (ou d un ensemble d ordonnateurs d un même organisme) 23. Ce mode d organisation permet d optimiser la chaîne de la dépense (suppression de la redondance des contrôles, circuit court suivi par la facture) tout en préservant le rôle des acteurs (engagement, service fait, et ordre de payer pour l ordonnateur, liquidation hors certification du service fait et mise en paiement pour le comptable). Il permet d optimiser les délais de paiement. 23 Article 41 du décret GBCP. Dossier 21 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

22 Service fait Est un événement qui permet de constater la réalité de la dette de l organisme. L appréciation matérielle du service fait implique de vérifier que les prestations sont réellement exécutées et qu elles sont exécutées conformément aux exigences formulées (exemples : absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, qualité attendue, etc.) ce qui permet de déterminer le montant exact de la dette. La certification du service fait par l ordonnateur donne lieu à une écriture de charge ou d immobilisation en comptabilité générale. Le service fait valorisé en comptabilité générale dès sa certification s applique à l ensemble des organismes. Service métier (ou service opérationnel) Il contribue à la mise en œuvre de la politique de l organisme et exprime ses besoins en matière de dépenses ou de recettes. Il n'a pas a priori de compétences budgétaire ou comptable particulière. Les services opérationnels définis dans l organisation budgétaire représentent le niveau de détail sur lequel porte la programmation et l exécution des dépenses et des recettes. Solde budgétaire Le solde budgétaire traduit, en prévision, l écart entre les CP ouverts au budget et les prévisions de recettes, et en exécution, l écart entre les consommations de CP et les recettes encaissées. Stocks Les stocks sont des actifs entrant dans un processus de production, de prestation de service ou sont directement destinés à être vendus ou distribués en l état. Seuls les stocks significatifs sont suivis en comptabilité. Le caractère significatif des stocks se traduit par leur importance en termes d enjeux (stratégiques) et/ou de valeur. Subvention pour charge de service public (SCSP) La SCSP versée par l État est destinée au financement exclusif de ses opérateurs. Elle constitue par nature une subvention de fonctionnement annuelle destinée à couvrir indistinctement des dépenses de personnel et de fonctionnement de l opérateur. Les organismes n appartenant pas à la liste des opérateurs de l État peuvent percevoir une subvention de fonctionnement de l État qui n est pas qualifiée de SCSP. Suspension de l exécution en AE ou en CP La suspension de l exécution est une mesure d urgence permettant de faire face, dans des cas extrêmes, à une insuffisance de crédits ou à un incident grave de gestion (par exemple, défaut d une recette importante ou problème de trésorerie, en attendant la reprogrammation et/ou le vote d un budget rectificatif). Titre de recette Le titre de recette est la pièce matérialisant l ordre donné par l ordonnateur à l agent comptable de prendre en charge un ordre de recouvrer. Il comporte deux volets, le volet ordre de recouvrer qui matérialise la créance et le volet avis des sommes à payer, envoyé au redevable. Il est le support du recouvrement. Il a un caractère budgétaire au moment de son rapprochement avec l encaissement afférent. Le titre de recette se rapporte donc à des opérations comptables se traduisant par un flux financier réel avec impact budgétaire. Trésorerie Sont définies comme opérations de trésorerie «les mouvements de numéraire, de valeurs mobilisables, de comptes de dépôts et de comptes courants, ainsi que les opérations intéressant les comptes de créances et de dettes afférents à la trésorerie» Article 43 du décret GBCP. Dossier 22 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

23 Trésorerie dite «fléchée» La trésorerie dite «fléchée» est celle qui est liée aux opérations financées, au moins partiellement, sur recettes fléchées. Il s agit de recettes ayant une utilisation prédéterminée, généralement par le financeur, destinées à des dépenses explicitement identifiées, potentiellement réalisées sur un exercice différent de leur encaissement, telles qu un projet d investissement élu à un financement dans le cadre des dépenses d avenir ou un contrat de recherche. Dossier 23 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

24 ANNEXE 2 : LISTE DES DOCUMENTS RÉGLEMENTAIRES DÉCLINANT LE DÉCRET GBCP Dossier 24 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

25 Liste des documents réglementaires déclinant le décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Arrêté du 1er juillet 2013 fixant la liste des personnes morales de droit public relevant des administrations publiques mentionnées au 4 de l'article 1er du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique NOR : BUDE A Arrêté paru Arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique NOR : BUDE A Arrêté paru Arrêté CHD : Arrêté du 25 juillet 2013 portant application du premier alinéa de l'article 42 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant le contrôle sélectif de la dépense NOR : BUDE A Arrêté paru Arrêté CAP : Arrêté portant application du dernier alinéa de l article 42 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique des organismes publics, relatif au contrôle allégé en partenariat. Arrêté portant application de l'article 49 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique sur le modalités de prise en charge, emploi et conservation des biens, objets et valeurs confiés par des tiers Arrêté portant application de l'article 50 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique relatif à la nomenclature des PJ Arrêté relatif aux modalités d'établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée, des documents de comptabilité et des pièces justificatives des opérations de l'etat, pris en application des articles 51,52, 150 et 164 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Arrêté fixant les règles de comptabilité générale applicables aux personnes morales de droit public mentionnées au 4, 5 et 6 et au dernier alinéa de l article 1er du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Arrêté du 10 janvier 2014 fixant les modalités d'exercice des fonctions de chef des services financiers par un agent comptable en application du dernier alinéa de l'article 188 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique NOR: BUDE A Arrêté paru Arrêté relatif aux modalités de nomination de l'agent comptable en application de l'article 189 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Dossier 25 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

26 Arrêté relatif à la mise en œuvre de l'article 191 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (intervention de l'agent comptable en cas d'irrégularité comptable) Arrêté relatif à la mise en œuvre de l'article 192 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (notification de l'ordre de recouvrer) Arrêté du 24 janvier 2013 portant application des articles 43 à 47, 134, 138, 141, 142, 143, 195 et 197 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et encadrant les comptes de disponibilité et les dépôts de fonds au Trésor NOR: EFIE A Arrêté paru Arrêté portant uniquement sur les dépenses de personnel et non sur l'ensemble des Dépenses sans ordonnancement préalable (DSOP) Arrêté portant détermination des dépenses sans engagement préalable et des modalités de leur enregistrement, en cours d'instruction pour les EPN (Article 206) Arrêté relatif aux contrôles des agents comptables des personnes morales visées aux 4 à 6 de l article 1er du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Arrêté du 10 janvier 2014 fixant la liste des documents transmis au juge des comptes en application de l'article 214 du décret n du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique NOR : BUDE A Arrêté paru Recueil des règles de comptabilité budgétaire Arrêtés relatifs au contrôle budgétaire par familles d'organismes ou par organismes Circulaire n DF-2MPAP relative au cadre budgétaire et comptable des opérateurs de l'etat et des établissements publics nationaux NOR BUDB C Circulaire parue Dossier 26 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

27 ANNEXE 3 : L APPLICATION DES NORMES DU CONTRÔLE INTERNE EN MILIEU INFORMATISÉ Dossier 27 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

28 PRÉAMBULE Ce document s intéresse à l application des normes de contrôle interne en milieu informatisé. Le système d information de tenue de la comptabilité de l établissement doit permettre : d enregistrer chronologiquement l information comptable ; d arrêter les écritures à une date donnée ; d établir les documents comptables. La tenue informatisée de la comptabilité doit également être organisée de telle sorte à autoriser le contrôle des données et des traitements, afin de répondre à l objectif de qualité des comptes. Cet impératif s impose également aux applications dites de gestion dont les évènements qu elles portent ont un impact sur la comptabilité générale de l établissement. Ces applications, qualifiées d application de comptabilité de développement, constituent des applications comptables à part entière. Le présent document a vocation à normer le dispositif de contrôle interne attendu pour ce qui concerne le système d information comptable (de comptabilité générale et de comptabilités de développement) et répondre aux objectifs ci-dessus. Il se présente en deux parties : l une concernant l environnement applicatif, c est-à-dire le système d information pris dans sa globalité ; l autre les applications elles-mêmes. Ce document fixe au plus haut niveau de qualité, les normes de contrôle interne informatique à respecter. Ces normes constituent aussi un cadre de référence à respecter dans la conception de tout nouveau projet informatique et doivent être prises en compte dans toute maintenance des applications existantes. Elles ne mettent nullement en cause les applications existantes dont la mise à niveau peut s avérer parfois impossible ou bien inopportunes, pour des raisons techniques ou de coûts. Il s inspire des normes communément admises en matière de contrôle interne et de sécurité informatiques en particulier des normes Control Objectives for Information & related Technology (COBIT) diffusées en France par l Association Française de l Audit et du Conseil Informatiques (AFAI). 1 ENVIRONNEMENT DES APPLICATIONS 1.1 Organisation Organisation structurée de l environnement applicatif Processus et système d information Périmètre Le système d information doit couvrir, dans la mesure du possible, toute l activité financière et comptable de l établissement. Doctrine d emploi des applications Le système d information fait l objet d une doctrine d emploi des applications par processus, où chacune de celles-ci correspond à un processus ou une partie de processus donnés et ne peut être utilisée à d autres processus ou partie de processus. Dossier 28 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

29 Interfaces entre applications Doivent être exclues les ruptures entre deux ou plusieurs procédures résultant de l utilisation pour chacune de ces procédures de deux ou plusieurs applications différentes (une application unique pour l ensemble d un processus étant à privilégier). Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, leur interfaçage doit être automatique (remise d un fichier d une application remettante en amont du processus, à une application destinataire en aval du processus). Dans ce cas, un point de contrôle doit être prévu (cf. Ajustement entre applications) Attribution des tâches et accès au système d information Accès au système d information L accès au système d information doit être limité aux intervenants qui ont reçu une habilitation. Cet intervenant habilité ne doit pouvoir accéder qu après identification (code utilisateur) et authentification (mot de passe, carte privative). L accès au système d information ne doit pas pouvoir être possible en utilisant d autres logiciels (exemple : accès aux données en utilisant des logiciels de traitement de texte ou de tableur). Intervenants externes Le contrat avec des intervenants extérieurs à l établissement doit intégrer des éléments portant sur l acceptation des conditions de sécurité d accès au système d information et, plus généralement, des éléments du dispositif de contrôle interne informatique Séparation des tâches Profils Les fonctions de maîtrise d ouvrage, de maîtrise d œuvre, développement, d intégration, d exploitation, de maintenance, d administration et d utilisation doivent être identifiées et incompatibles. Séparation des données Les fichiers d essais (développement, intégration) doivent être distincts des fichiers des données comptables Points de contrôle Contrôle d interfaces entre applications Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires (cf. Interfaces entre applications) et impliquent un interfaçage automatisé ou non, un point de contrôle doit être prévu sous forme d ajustement comptable, à chaque remise d une application remettante vers l application destinataire. Ce point de contrôle doit être manuel à partir des restitutions (documents comptables) issues des applications remettantes et destinataires, ou automatique (cf. Contrôle des interfaces automatisées). Contrôle de l attribution des tâches Le système d information doit rejeter toute tentative d accès irrégulière, et fermer définitivement l accès à un code utilisateur après un nombre de tentatives de connexion limité. Seul l administrateur technique peut autoriser l utilisateur à accéder à nouveau au système d information. La fermeture et la réouverture d accès doivent être tracées (cf. Authentifiant). Dossier 29 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

30 Contrôle de la qualité des mots de passe Le système d information doit permettre une évaluation périodique de la qualité des mots de passe, sous forme cryptée. 1.2 Documentation Documentation de l environnement applicatif Documentation du système d information comptable Les processus et l organisation comptables doivent être décrits en vue de permettre la compréhension et le contrôle du système d information. La doctrine d emploi des applications (cf. Doctrine d emploi des applications) est décrite dans un plan correspondant aux applications utilisées par processus. Documentation de la méthodologie de conception des applications Les méthodes utilisées par les maîtrise d ouvrage, maîtrise d œuvre, développement, intégration, exploitation, maintenance et administration doivent être décrites, ainsi que leurs rôles, leur organisation et leurs relations. Documentation des acteurs du système d information Un document indique, pour chaque application, les structures concernées (maîtrise d ouvrage, maîtrise d œuvre, développement, intégration, exploitation, maintenance et administration). Documentation des risques du système d information Les risques de l environnement applicatif doivent être documentés dans un référentiel de contrôle interne à destination de l encadrement des services chargés de la maîtrise d ouvrage, de la maîtrise d œuvre, du développement, de l intégration, de la maintenance et de l administration, ainsi que de l encadrement des services d exploitation et d utilisation. Documentation de la politique de gestion des mots de passe Un document formalise la politique de gestion des mots de passe Diffusion de la documentation Formation et sensibilisation Les personnels chargés de la maîtrise d ouvrage, la maîtrise d œuvre, du développement, de l intégration, de l exploitation, de la maintenance et l administration doivent être formés ; ils doivent être sensibilisés à la sécurité du système d information et formés aux normes du contrôle interne. Circulation documentaire Les acteurs idoines doivent disposer de la documentation dans les conditions propres à assurer la qualité des traitements informatiques. Ces acteurs doivent avoir accès sans délai à une documentation exhaustive et actualisée, en particulier les utilisateurs et les administrateurs sous forme de guides de procédure. Dossier 30 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

31 1.3 Traçabilité Piste d audit ou chemin de révision L organisation du système d information doit permettre de reconstituer à partir des preuves appuyant les données, les écritures comptables ainsi que, à partir de ces écritures comptables, de retrouver ces données et les pièces justificatives Traçabilité des intervenants Identification : code utilisateur L intervenant doit s identifier par saisie d un identifiant. Ce code permet la traçabilité de l intervention sur le système d information. L intervenant ne doit pas pouvoir, de lui-même, s attribuer un code, mais le demander à un administrateur du système d information (l identifiant peut être donné d office par un annuaire du personnel). L identification d un intervenant ayant accédé au système d information, doit être tracée sur un support papier ou informatique fiable (documents comptables en principe) et être consultable dans le système d information. L administrateur doit disposer de la liste des utilisateurs. Dans certains cas, l identification se fait par support matériel privatif (cf. Support matériel privatif) Authentification Authentifiant L intervenant habilité doit s authentifier par saisie d un mot de passe, d un code secret et/ou par l introduction d une carte privative, ou tout autre moyen d authentification, pour accéder au système d information. Mot de passe En cas d utilisation d un mot de passe ou code secret, l intervenant crée son mot de passe. S il est créé par l administrateur, il doit immédiatement le changer, le système d information devant automatiquement imposer ce changement au bout d un certain délai, sous peine de rejet ultérieur lors de tentatives d accès. La création d une contrainte au changement du mot de passe est obligatoire. L intervenant doit pouvoir le modifier périodiquement, à son initiative. Le mot de passe doit respecter certaines normes : nombre de caractères, utilisation de lettres et de chiffres. Ce mot de passe est confidentiel : il ne doit être connu que du seul intervenant qui l a créé. Les normes relatives au mot de passe sont portées dans un document de politique de gestion des mots de passe (cf. Documentation de la politique de gestion des mots de passe). Support matériel privatif Le mot de passe (ou un code d accès secret) peut être couplé avec un support délivré nominativement à un acteur du système d information, valant identifiant. Ce support peut être par exemple une carte à puce ou une clé USB. L utilisation de ce support est personnelle. La délivrance de ce support est faite par l administrateur avec délivrance d un reçu signé par le réceptionnaire de la carte. L administrateur conserve la liste des titulaires de support et les reçus. La perte du support doit entraîner immédiatement une déclaration de perte à l administrateur. Dossier 31 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

32 1.3.3 Traçabilité de l environnement applicatif Les travaux de maîtrise d ouvrage, de maîtrise d œuvre, de développement, d intégration, de maintenance et d administration, ainsi que les options prises lors de ces travaux, doivent être retracés et archivés Sauvegardes et plans de continuité Sauvegardes La sauvegarde périodique des données informatiques (données comptables et paramètres) est indispensable. Le système d information doit être conçu de manière à permettre cette sauvegarde voire à l imposer. La pérennité des sauvegardes inclut la nécessité de pouvoir lire leurs supports : une version appropriée de l application, sur un support approprié, doit être sauvegardée afin de pouvoir permettre cette lecture. La structure des fichiers sauvegardés doit être décrite. Disponibilité du système d information plans de continuité Les procédures de secours et de sauvegarde doivent être prévues et disponibles afin d assurer la continuité de l exploitation en cas de difficultés graves dans le fonctionnement du système d information (garantie de continuité de service et de performance des applications et de l environnement d exploitation). Traçabilité des incidents Les incidents informatiques doivent être tracés et notifiés aux acteurs. Les incidents informatiques doivent faire l objet d un archivage spécifique Archivage de la documentation de l environnement applicatif La documentation doit être archivée en fonction des versions des applications Archivage de l évaluation : archivage de la veille Les dysfonctionnements constatés et les points d amélioration relevés communiqués par les acteurs du système d information, à la maîtrise d ouvrage et à la maîtrise d œuvre doivent pouvoir être tracés et archivés. 1.4 Recours à un prestataire externe Phases de conception et de développement Contractualisation des engagements du prestataire en matière de conception et de développement Le contrat avec un prestataire extérieur à l établissement pour la conception et le développement d une application doit intégrer des éléments portant sur l acceptation des conditions de sécurité d accès au système d information et, plus généralement, des éléments du dispositif de contrôle interne informatique. Contractualisation des engagements du prestataire en matière de reprise de l application Le contrat entre l établissement et le prestataire extérieur doit en outre prévoir les conditions de conduite du transfert des compétences et des connaissances sur l application développée, du prestataire vers l établissement, en fin de contrat. Dossier 32 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

33 1.4.2 Phase d exploitation : contractualisation des engagements du prestataire en matière d exploitation Le contrat avec un prestataire extérieur à l établissement pour l exploitation d une application doit intégrer des éléments portant sur l acceptation des conditions de sécurité d accès au système d information et, plus généralement, des éléments du dispositif de contrôle interne informatique. 1.5 Evaluation diagnostic Diagnostic du contrôle interne informatique Le contrôle interne des systèmes d information doit notamment permettre de s assurer que le niveau de sécurité des systèmes d information est périodiquement apprécié et que, le cas échéant, les actions correctrices sont entreprises. Aussi convient-il d évaluer périodiquement l organisation et la disponibilité de leurs ressources humaines, immobilières, techniques et financières, au regard des risques liés à la continuité de l activité. Les acteurs du système d information, maîtrise d ouvrage, maîtrise d œuvre, développement, intégration, maintenance, administration, et utilisation doivent périodiquement évaluer leurs méthodes et activités. Veille Les acteurs du système d information, en particulier les utilisateurs, doivent disposer de la possibilité de faire remonter à la maîtrise d ouvrage et à la maîtrise d œuvre les dysfonctionnements constatés et les points d amélioration relevés. Ces remontées doivent pouvoir être tracées (cf. Archivage de la veille). Les utilisateurs doivent être associés à la maîtrise d ouvrage et à la maîtrise d œuvre pour la conception d une application Audit du contrôle interne informatique Un dispositif d audit interne informatique indépendant des acteurs du système d information, doit être organisé, évaluant périodiquement le contrôle interne informatique. Il a notamment pour but d évaluer la qualité du diagnostic des acteurs du système d information. Cet audit interne doit répondre aux normes professionnelles communément admises, dans le secteur de l audit du système d information. Dossier 33 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

34 2 APPLICATIONS 2.1 Organisation Organisation structurée en milieu informatisé Processus et système d information Périmètre Seules la ou les applications prévues pour un processus par la doctrine d emploi (cf. Doctrine d emploi des applications) doivent être utilisées. Toutes les opérations d un processus doivent être traitées et tracées dans la ou les applications prévues pour un processus par la doctrine d emploi : exclusion des traitements manuels ou sur applications développées localement, lorsqu il est prévu que ces traitements doivent être pris en charge par la ou les applications. Entrée des écritures Il existe deux façons d enregistrer une écriture comptable dans le système d informations : soit par enregistrement manuel (saisie) ; soit à partir d une autre application, par intégration de fichier (interface automatique ou autre support magnétique). Cheminement des écritures Tout fait générateur d un droit ou obligation ( service fait ) se matérialise d abord sous forme d enregistrement comptable (proposition d écriture comptable), pour permettre le ou les contrôles comptables nécessaires, et dont la validation permettra qu il devienne définitif (écriture comptable définitive). Pour les événements dits de gestion traduits en écritures comptables, les règles de traduction comptable doivent être clairement définies et documentées (cf. Documentation du système d information comptable). Des contrôles logiques doivent être opérés (le montant en entrée par code événement doit être conforme au montant des écritures par nature et/ou destination en sortie (cf. Contrôle des interfaces automatisées). Période comptable L application doit gérer les périodes comptables. Gestion des soldes L application doit gérer les soldes des comptes et permettre : les tableaux d amortissements et de dépréciations des actifs ; les émargements par régularisation d une écriture définitive mais imputée provisoirement en comptes de tiers et financiers. Rectifications Le système d information doit permettre les rectifications. La rectification d une écriture comptable ne doit pouvoir être faite qu en date courante avec référence de l écriture d origine (rappel de l écriture initiale lors de l enregistrement de la rectification). Dans la mesure du possible, la rectification doit être automatiquement liée à l écriture d origine ou à l événement d origine (logique de lettrage). Les rectifications doivent être tracées (cf. Traces des rectifications). Dossier 34 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

35 Attribution des tâches et accès au système d information Habilitation à l application L accès au système d information doit être limité aux intervenants qui ont reçu une habilitation. Cet intervenant habilité ne doit pouvoir accéder qu après identification et authentification. Décision d habilitation C est au supérieur hiérarchique d un intervenant dans le système d information d habiliter ou non cet intervenant Séparation des tâches Transactions et profils Une habilitation doit correspondre à un profil et elle donne le droit d effectuer des transactions. Le système d information doit donc définir chaque transaction par un code et libellé, et un champ de compétence (profil). Transactions des utilisateurs Les transactions d utilisateur correspondent au minimum aux : Enregistrements comptables (et rectifications) ; Validations ; Consultations. Le résultat d un enregistrement comptable est une écriture (la saisie d un événement de gestion se traduisant par une écriture comptable est considérée comme un enregistrement comptable). Après contrôle(s), la validation confère un caractère définitif à l écriture comptable. Cependant, la validation ne permet pas de modifier l écriture enregistrée, mais de la valider (écriture comptable définitive) ou de la rejeter. Après validation, aucune modification n est possible, sauf par rectification (nouvelle écriture comptable avec référence à l écriture à rectifier). La consultation ne permet pas de modifier les données enregistrées. Elle permet cependant de voir l ensemble des modifications intervenues dessus. Incompatibilités Les habilitations doivent ainsi permettre d attribuer les transactions d enregistrement (et de rectification), de validation et de consultation, en fonction de la séparation des tâches. Les acteurs du contrôle interne de deuxième et de troisième niveau, et les auditeurs internes et externes ne peuvent avoir accès à l application qu avec la transaction de consultation. En outre, l administrateur dispose d une transaction d administration. Les habilitations d utilisateur sont incompatibles, sur le plan fonctionnel, avec celle d administrateur (et réciproquement) : en particulier, l utilisateur ne doit pas pouvoir, de lui-même, s attribuer une transaction, mais doit le demander à un administrateur (après validation par son supérieur hiérarchique). La fonction de maintenance n est pas compatible avec l habilitation d utilisateur. Dossier 35 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

36 2.1.2 Points de contrôle Points de contrôle automatisés Règles de gestion L application doit comprendre des règles de gestion à partir desquelles des contrôles automatisés sont réalisés en rapprochant les données entrées dans l application de ces règles de gestion (nomenclature comptable, fonctionnement des comptes, chronologie, etc.). Contrôle de la nomenclature comptable Le système d information doit contrôler la présence du compte dans la nomenclature comptable. Contrôle du fonctionnement des comptes Le système d information doit imposer : l enregistrement en partie double en contrôlant cette égalité ; que l écriture d origine soit dans le sens (débit - crédit) du compte concerné (compte structurellement débiteur ou créditeur) ; que les soldes et/ou masses en balance de sortie soient repris en balance d entrée ; pour l écriture de régularisation d une opération figurant en compte de tiers (classe 4) ou financiers (classe 5), que l utilisateur appelle l écriture d origine (c est-à-dire un émargement obligatoire) ; pour chaque enregistrement comptable, le renseignement du libellé, des comptes concernés, du montant et de la référence à une pièce. Le système d information doit permettre de paramétrer l interdiction de certains enregistrements comptables. Contrôle de l ordre chronologique des enregistrements comptables Tous les enregistrements comptables sont retracés dans le système d information dans un ordre chronologique selon des modalités interdisant toute insertion, toute suppression ou addition ultérieures. À toute écriture est affectée une date de comptabilisation. Cette date correspond généralement à celle de la journée. Une écriture est toujours rattachée à une journée liée à une période comptable (cf. Période comptable). Chaque écriture est donc identifiée dans le système d information par un numéro, à l intérieur d une série séquentielle pour un exercice donné, sans doublon, ni rupture (cf. Tenue des documents comptables). Les écritures figurent jour par jour, écriture par écriture, sur le livre journal. L application doit être en mesure de restituer, à tout moment, la liste des écritures composant le solde d un compte (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Arrêté comptable Le caractère définitif des enregistrements au cours d une période comptable (cf. Période comptable) est assuré par une procédure d arrêté (ou clôture), qui interdit toute modification ou suppression des enregistrements. L arrêté signale au système d informations qu il n y a plus d écritures comptables à rattacher à cette période. Elle assure le caractère irréversible de l ensemble des écritures et fige la séquentialité. Il n est plus possible ensuite d introduire avec une date sur cette période comptable une quelconque écriture. Après arrêté d une période comptable, les rectifications ultérieures doivent être datées de la période comptable ultérieure. Une nouvelle période comptable ne peut être ouverte si la précédente période n a pas été arrêtée. Dossier 36 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

37 Contrôle des doublons Le système d information doit permettre de contrôler automatiquement les écritures identiques (date, libellé, imputation, montant) en particulier en matière de paiements. Le résultat de ce contrôle automatisé doit être notifié (cf. Anomalies) et retracé (cf. Traces des anomalies détectées). Contrôle des interfaces automatisées Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires et impliquent un interfaçage automatisé, un point de contrôle doit être prévu sous forme d ajustement comptable, à chaque remise d une application remettante vers l application destinataire (cf. Contrôle d interfaces entre applications). Ce point de contrôle doit être automatique dans l application remettante. Le résultat de ce contrôle automatisé doit être notifié (cf. Anomalies) et retracé (cf. Traces des anomalies détectées). Un fichier retour doit être prévu de l application destinataire vers l application remettante. Il doit être conservé. Anomalies Les contrôles automatisés sont notifiés à l utilisateur sous forme : d enregistrement interdit (renoncement obligatoire à l écriture envisagée) ; d anomalies pour contrôle et rectification (cf. Traces des anomalies détectées). Ces anomalies peuvent se présenter sous forme d écritures à rectifier par un même acteur (autocontrôle), par un autre acteur (contrôle mutuel) ou par un supérieur hiérarchique (supervision) ; ou d écritures à forcer pour contrôle et validation (cf. Écritures forcées) Points de contrôle non automatisés Autocontrôles L application doit permettre de tracer les autocontrôles dans l application (cf. Historisation) qui doivent pouvoir faire l objet d une restitution spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Contrôles mutuels L application doit permettre d exercer des contrôles mutuels en offrant des habilitations distinctes (cf. Transactions et profils) aux services et acteurs situés à différents niveaux d un processus, en offrant une habilitation d enregistrement à l acteur situé en amont, et une habilitation de validation à l acteur situé en aval. Ces contrôles sont tracés dans l application (cf. Historisation) et doivent pouvoir faire l objet d une restitution spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Supervision L application doit permettre d exercer des contrôles de supervision en offrant une habilitation validation destinée à l encadrement d un service (cf. Transactions et profils). Ces contrôles sont tracés dans l application (cf. Historisation) et doivent pouvoir faire l objet d une restitution spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Contrôles exhaustifs et contrôles hiérarchisés L application doit permettre à un acteur en aval d un processus de sélectionner en fonction de critères d enjeu et de risques paramétrables, les opérations qu il doit contrôler et qui ont été enregistrées par un acteur en amont (et, éventuellement, déjà validées par un autre acteur intermédiaire). Dossier 37 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

38 Ces contrôles sont tracés dans l application (cf. Historisation) et doivent pouvoir faire l objet d une restitution spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Contrôles contemporains et contrôles a posteriori L application doit permettre à un acteur en aval d un processus de sélectionner en fonction de critères d enjeu et de risques paramétrables, les opérations qu il doit contrôler a posteriori et qui ont été enregistrées par un acteur en amont (et, éventuellement, déjà validées par un autre acteur intermédiaire). Ce contrôle donne lieu soit à une validation, soit à un refus de validation qui se traduit par une rectification demandée à l acteur en amont du processus. Ces contrôles sont tracés dans l application (cf. Historisation) et doivent pouvoir faire l objet d une restitution spécifique par nature et/ou acteur (cf. Restitutions aux fins de contrôle). Écritures forcées Certaines anomalies (cf. Anomalies) décelées par contrôles automatiques peuvent être forcées (forçage par la transaction validation). Ces anomalies peuvent se présenter sous forme d écritures à valider par un autre acteur (contrôle mutuel) ou par un supérieur hiérarchique (supervision). Le forçage est tracé (cf. Traces des écritures forcées). Restitutions aux fins de contrôle L application doit permettre au moins d éditer (ou de consulter), à la demande, des listes d opérations (y compris en combinant plusieurs de ces critères) : en fonction de seuils de montant ; en fonction du libellé ; en fonction d une ou de plusieurs dates ; en fonction de la nature de l opération (enregistrement rectification ; validation) ; en fonction du compte. Il doit aussi être possible de demander au moins l édition de documents comportant : le nombre et la nature des écritures en solde (par compte) ; le nombre et la nature des écritures anciennes (à partir d une date ou par strates) ; toutes les écritures concernant une écriture d origine (régularisations et rectifications) ; la liste des accès correspondant à une transaction ; la liste des accès d un intervenant ; la liste des modifications des paramètres ou des maintenances. Dossier 38 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

39 2.2 Documentation Documentation de la conception applicative L organisation de la comptabilité tenue au moyen de système d information implique l élaboration d une documentation relative aux analyses, au développement, à la recette, à la programmation et à l exécution des traitements pour chaque application. Les flux de données et l enchaînement des processus doivent être également documentés Documentation de l exploitation de l application Une cartographie des données portées par l application doit impérativement exister. Ces données doivent être documentées (taille, nature, modalités d utilisation, etc.). Les règles de gestion (cf. Règles de gestion) portées par l application doivent également être documentées. Toute maintenance portant modification ou création de règles de gestion doit également faire l objet d une documentation Documentation de l utilisation de l application Les utilisateurs et les administrateurs doivent disposer d un guide d utilisation de l application (ou guide de procédure), exhaustif et actualisé. 2.3 Traçabilité Traçabilité des intervenants Traçabilité des acteurs La piste d audit repose également sur l identification des utilisateurs à l origine des opérations : le code utilisateur doit apparaître sur tous les documents comptables issus de l application Tentative d accès La fermeture, après un nombre de tentatives de connexion limité et la réouverture d accès par l administrateur, doivent être tracées (cf. Contrôle de l attribution des tâches) Traçabilité des opérations Paramétrages Les paramétrages des administrateurs du système d information doivent être tracés sur un document fiable ou consultable dans le système d information. Les éventuels paramétrages propres aux utilisateurs (contrôles hiérarchisés et/ou a posteriori) doivent être tracés sur un document fiable ou consultable dans le système d information. Dossier 39 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

40 Interfaces Si deux ou plusieurs applications sont nécessaires, leur interfaçage doit être automatique (cf. Interfaces entre Applications). Dans ce cas, un fichier retour d accusé de réception doit au minimum être prévu de l application destinataire vers l application remettante. En complément, un fichier retour portant une codification (ou estampille ) doit être prévu de manière à identifier pour chaque événement transmis par l application remettante, la référence de l écriture correspondante dans l application destinataire. Ces fichiers retour doivent être archivés et exploitables Documents comptables Valeur probante des documents comptables Toute information comptable est enregistrée dans le système d information, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve. Un livre journal et un grand livre sont obligatoirement tenus. Tenue des documents comptables Les documents comptables doivent comporter : dénomination du document ; dénomination du comptable ; date de la période comptable (date de la journée, référence du mois, de l exercice, etc.) ; date d édition ; numéro du document (numérotation séquentielle sans doublon) ; s il y a lieu, détails des écritures comptables (libellés, montants en débit et en crédit, comptes imputés). L application doit être en mesure de restituer, à tout moment, la liste des écritures composant le solde d un compte. La fin des documents comptables doit comporter les montants totalisés en débit et en crédit. Les totaux en débit et crédit doivent être égaux (cf. Contrôle du fonctionnement des comptes). Les documents comptables, soit édités, soit sur support numérique, peuvent tenir lieu de livre journal et/ou de grand livre s ils sont identifiés, numérotés (numérotation séquentielle continue sans doublon, ni rupture) et datés dès leur établissement (cf. Arrêté comptable). Balance La balance reprend pour tous les comptes, les opérations enregistrées depuis le début de l exercice, les balances d entrées, et leurs totaux. Par rapport aux indications portées au Tenue des documents comptables, la balance (qui ne détaille pas les écritures comptables) comporte en plus : les soldes (débit ou crédit, pour chaque compte) inscrits en balance d entrée ; Dossier 40 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

41 le montant total (débit ou crédit, pour chaque compte) des écritures dans chaque compte depuis le début de l exercice ; le montant cumulé (en débit et en crédit pour chaque compte) des écritures de l exercice et des soldes de la balance d entrée ; le montant cumulé des soldes (débit ou crédit, pour chaque compte) des écritures de l exercice et des soldes de la balance d entrée. La balance présente pour tous ces montants, leur totalisation par classe de comptes, compte principal et compte divisionnaire. Quittances Si le système d information délivre des quittances, elles doivent être automatiquement renseignées des informations suivantes : le comptable ; le nom du débiteur ; un numéro séquentiel continu ; l exercice comptable ; la date de la journée comptable ; le libellé de l opération (qui comprend s il y a lieu, le nom du tiers concerné et d autres éléments de nature administrative tels que son adresse, son identité bancaire, etc.) ; le montant de l opération. Le système d information doit éditer des quittances qui ne peuvent être falsifiées ou reproduites par d autres moyens informatiques ou bureautiques Archivage des opérations Traces des anomalies détectées Une liste d anomalies (affichage écran ou édition document) doit retracer les résultats des contrôles automatisés aux fins de contrôle et de rectifications (cf. Anomalies). Traces des écritures forcées Une liste des écritures forcées doit retracer les résultats des écritures forcées aux fins de contrôle et de validation (cf. Écritures forcées). Traces des rectifications Une liste des rectifications doit retracer les résultats des rectifications aux fins de contrôle et de validation (cf. Rectifications). Historisation Le système d information doit prévoir une conservation de l historique détaillé de toutes les transactions affectant le système d information. Cet archivage ne doit pas pouvoir être modifié. Par ailleurs, il numérote séquentiellement toutes les transactions dans une série sans doublon. Dossier 41 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

42 Pour chaque transaction, sont enregistrés : le numéro de la transaction ; la date et l heure de la transaction (qui doit correspondre à la date et à l heure machine) ; l identification de l intervenant ; la nature de la transaction (enregistrement, validation, consultation, paramétrage) ; les tentatives d accès infructueuses ; les données informatiques et les paramètres sur lesquels a porté la transaction ; l image, avant et après, des données informatiques et des paramètres. Cet archivage se concrétise par la possibilité de consulter ou d éditer une liste des transactions, à tout moment, selon plusieurs critères : la période ; l intervenant ; le compte ; la transaction. L archivage des données informatiques doit permettre : la consultation des opérations relatives à l exercice courant ainsi qu à toutes celles relatives aux exercices précédents et antérieurs ; l édition a posteriori de tous les documents comptables, sur tous les exercices concernés Archivage de la documentation Archivage de la documentation de la conception applicative La documentation relative aux analyses, au développement, à la recette, à la programmation et à l exécution des traitements doit être archivée en fonction des versions de l application. Archivage de la documentation de l exploitation de l application La documentation de l exploitation (cartographie des données, règles de gestion) doit être archivée en fonction des versions de l application. Archivage de la documentation de l application La documentation de chaque application doit être archivée en fonction des versions de l application. Dossier 42 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

43 ANNEXE 4 : LES SIMPLIFICATIONS POSSIBLES DANS L EXÉCUTION DES PROCESSUS OU DE L ORGANISATION Dossier 43 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

44 PREAMBULE Les dispositions du décret GBCP s appliquent à tous les organismes relevant de son champ d application. Cependant les processus opérationnels décrits dans le présent DPG et induits par le nouveau modèle de gestion dérivé du décret ne peuvent s appliquer intégralement aux organismes de taille modeste. Il convient donc d apprécier pour ces organismes les possibilités de simplifications en s appuyant sur les principes de recherche d efficience et d approche proportionnée aux enjeux qui sont portés par le décret. L exécution des recettes ne présente pas de possibilité de simplifications notable. Les voies de simplification du processus appliqué au budget consistent principalement en la réduction des axes budgétaires et la mise en place d une programmation moins détaillée et moins fréquente 25. La simplification s applique principalement au processus de la dépense. Pour les organismes de taille modeste, la mise en œuvre du présent DPG peut être aménagée pour adapter le processus dépense à la taille des équipes en charge de sa mise en œuvre et se concentrer sur les dépenses présentant les enjeux et les risques les plus significatifs. Cette description du dispositif de simplification est structurée en deux parties : les conditions d application des mesures de simplification ; le processus simplifie d exécution de la dépense. 1 LES CONDITIONS D APPLICATION DES MESURES DE SIMPLIFICATION Un organisme est éligible au dispositif simplifié sous réserve de vérifier l une des conditions suivantes : effectif total de l organisme inférieur ou égal à 20 ETPT ; montant cumulé des dépenses hors dépenses de personnel et hors dépenses d intervention, inférieur ou égal à euros par an 26 ; nombre de factures traitées inférieur ou égal à par an. Les modalités de ce régime de simplification seront précisées dans le recueil des règles budgétaires, ayant valeur d arrêté, qui a pour objet de détailler les modalités d application du décret GBCP et notamment celles de l article 206 relatif aux dépenses sans engagement préalable. Dans l attente de la publication de cet arrêté, les organismes éligibles peuvent saisir les autorités de tutelles (techniques et financière) de leur demande d application de ces mesures de simplification. Les tutelles leur répondront après avis du contrôleur budgétaire. 25 Cf. fascicule Budget 7 «PROCESSUS SIMPLIFIE POUR LES PETITS ORGANISMES» 26 Ce critère s applique seulement aux dépenses budgétaires et ne concerne pas les opérations réalisées pour comptes de tiers. Dossier 44 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

45 2 LE PROCESSUS SIMPLIFIÉ D EXÉCUTION DE LA DÉPENSE L exécution des dépenses Les dépenses pluriannuelles et les dépenses d investissement sont exécutées en suivant systématiquement toutes les étapes du processus standard de la dépense : l engagement juridique, le service fait et la demande de paiement. L organisme doit effectuer un suivi détaillé et exhaustif des dépenses relevant de ce périmètre. Les autres dépenses sont exécutées selon la variante applicable pour les dépenses sans engagement préalable 27. La demande de paiement constitue alors la seule étape du processus : la consommation des AE 28 est réalisée à la validation de la demande de paiement par l ordonnateur ; le service fait est concomitant au traitement de la demande de paiement (enregistrement en comptabilité générale de la charge ou de l immobilisation lors de la prise en charge de la demande de paiement par l agent comptable) ; la consommation des CP a lieu lors du paiement Le suivi des dépenses pluriannuelles et des dépenses d investissement Pour les organismes ne disposant pas d un système d information permettant de retracer toutes les étapes du processus de la dépense, le suivi des dépenses pluriannuelles et des dépenses d investissement pourra être réalisé en utilisant une solution bureautique (tableur) 29. Des exemples de tableaux d enregistrement et de suivi sont présentés ci-après. 27 Cf. fascicule Dépense paragraphe 4.1, «Variantes du processus liées à des natures de dépenses particulières». 28 Pour les organismes soumis à la comptabilité budgétaire. 29 Il convient dans ce cas de renforcer le dispositif de contrôle interne. Dossier 45 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier V3.1

46 Enregistrement des EJ : Imputations budgétaires Identifiant EJ Libellé de l'ej Date de validation Fournisseur(s) Numéro de la ligne Libellé de la ligne Imputation comptable (plan comptables des organismes) Nature budgétaire Destination Organisation Opération Montant de la ligne Enregistrement des SF Identifiant SF Date d'effet du SF Fournisseur (facultatif) Référence de l'ej N de la ligne de l'ej de référence Imputation comptable Montant du SF Dossier 46 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

47 Enregistrement des DP : Imputations Identifiant DP Fournisseur Date de validation Identifiant de la ligne de DP Identifiant SF de référence Identifiant EJ de référence Nature budgétaire Destination Organisation Opération Montant de la ligne Restitution des dépenses réalisées : Consommation des AE Service fait Consommation des CP Identifiant EJ Libellé de l'ej Numéro de la ligne Libellé de la ligne Nature Identifiant Exercice Destination Organisation Opération Montant Exercice budgétaire SF Comptes Montant certifié Exercice Identifiant DP Nature budgétaire Destination Organisation Opération Montant payé Reste à payer Précisions : En termes de système d information, dans les écrans de saisie correspondant à ces restitutions, l «Organisation», et l «Opération» sont facultatives Dossier 47 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

48 ANNEXE 5 : OPÉRATIONS PLURIANNUELLES Dossier 48 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

49 PREAMBULE La présente annexe a pour objectif de présenter le traitement et le suivi des opérations pluriannuelles dans le cadre de la mise en œuvre du décret GBCP. Elle vise aussi à donner des illustrations précises de ce type d opération. Elle se compose de six parties principales : la définition des opérations pluriannuelles ; la gestion des opérations budgétaires pluriannuelles ; les cas courants d opérations pluriannuelles avec notamment le cas des recettes fléchées, le cas des opérations d investissement et le cas des contrats de recherche ; la gestion comptable des opérations pluriannuelles ; les maquettes budgétaires spécifiques aux opérations pluriannuelles ; les outils de pilotage. Dossier 49 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

50 1 OPÉRATIONS PLURIANNUELLES Définition Une opération est définie pour modéliser des activités ou des projets qui constituent un ensemble cohérent dont le financement et/ou le suivi doivent être assurés distinctement 30. En fonction des besoins, l opération peut être définie en dépense et/ou en recette. Une opération est limitée dans le temps et se caractérise par une date de début et une date de fin, dépendant du contexte opérationnel. De ce fait l opération est par essence pluriannuelle, son déroulement pouvant avoir lieu sur un ou plusieurs exercices. La date de début d une opération pluriannuelle peut se situer à tout moment d un exercice N (et pas forcément au 1er janvier dudit exercice) et la date de fin peut se situer à tout moment du même exercice ou d un exercice ultérieur (et pas forcément au 31 décembre dudit exercice). La gestion budgétaire et comptable des opérations pluriannuelles nécessite de connaître précisément le montant total de chaque opération, même si sa ventilation par exercice est soumise à des évaluations et à des ajustements. Ce montant peut lui-même évoluer au cours du temps, en fonction de l évolution du contexte opérationnel ou de l évolution des financements. Une opération se déroulant sur plusieurs exercices doit néanmoins respecter les règles d annualité budgétaire et d indépendance des exercices. Exemple : La gestion financière de la construction d un immeuble peut reposer sur la définition d une opération permettant d en assurer la planification et le suivi pluriannuel, tant en dépense qu en recette. Un engagement juridique réalisé lors de l année N peut donner lieu à des livraisons sur l exercice N ou des exercices ultérieurs et à des factures qui peuvent être reçues sur l exercice N ou au-delà. Année N Année N + 1 Année N + 2 Opération pluriannuelle Engagement juridique 1 Service fait 1 Demande de paiement 1 Paiement 1 Engagement juridique 2 Service fait 2 Demande de paiement 2 Paiement 2 Date de début de l opération Engagement juridique 3 Service fait 3 Demande de paiement 3 Paiement 3 Date de fin de l opération Illustration : Pluriannualité d une opération 30 Il ne peut s agir des dépenses pluriannuelles courantes comme, par exemple, les baux ou les marchés de fonctionnement avec engagement en N et paiements en N+1. Dossier 50 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

51 Dans le cas de projets complexes, l opération peut faire l objet de subdivisions 31 ou sous-opérations qui peuvent donner lieu à des gestions individualisées. Opération principale Construction d un immeuble Sous-opération 1 Acquisition de terrains Sous-opération 2 Gros œuvre Sous-opération 3 Aménagements Illustration : hiérarchie d opération La définition des opérations et leur éventuelle décomposition en niveaux hiérarchisés est du ressort de chaque organisme. La gestion budgétaire et comptable doit dans ce cas être assurée au niveau des éléments d arborescence élémentaires. Imputations budgétaires et comptables Suivant les besoins, la gestion d une opération peut se limiter à un simple suivi d analyse des dépenses et/ou des recettes, ou nécessiter une programmation, une élaboration budgétaire spécifique et le suivi détaillé correspondant. De ce fait, l opération doit pouvoir être référencée dans l ensemble des actes de gestion, tant en budget, qu en dépense et recette mais aussi déclinée par nature, destination et/ou origine quand elle existe en recettes. Restitutions L ensemble des actes de gestion relatifs à une opération doit pouvoir être restitué. Il s agit, par exemple, de pouvoir afficher pour une opération donnée (ou sous-opération, le cas échéant) des listes de pièces ou actes de gestion associés (engagements juridiques, demandes de paiement, services faits, titres de recettes, etc.) avec leur statut d avancement (saisi, validé, annulé, etc.). Il s agit également, pour une opération ayant donné lieu à programmation ou budgétisation de pouvoir suivre celle-ci en regard de la situation des consommations d AE, de CP et de la comptabilisation des recettes associées. Les outils informatiques Le système d information doit permettre la modélisation d objets «opération» (et leurs subdivisions, le cas échéant) et d assurer leur intégration dans l ensemble de la gestion budgétaire et comptable : programmation, budget, dépenses, recettes, etc. Ceux-ci doivent par ailleurs permettre de restituer les informations associées aux opérations et à leurs impacts dans l ensemble de la gestion budgétaire et comptable. 31 Plusieurs niveaux de subdivisions sont possibles, si nécessaire. Dossier 51 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

52 2 GESTION DES OPÉRATIONS PLURIANNUELLES Dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable, les opérations peuvent donner lieu à : un suivi simple de l exécution des dépenses et/ou des recettes (dans l objectif de réaliser des analyses de l exécution de certaines affaires ou projets par exemple) ; une budgétisation spécifique des dépenses et des recettes (cas de projets d investissement par exemple) ; une programmation détaillée pluriannuelle des dépenses et éventuellement des recettes afin d en piloter finement l exécution et de s assurer de la soutenabilité budgétaire. 3 SUIVI DES OPÉRATIONS À DES FINS D ANALYSE La gestion financière des opérations peut se limiter dans certains cas à un «marquage» des dépenses et/ou des recettes avec pour seul objectif la restitution des actes de gestion associés. Il s agit en particulier du cas des recettes fléchées (pour lesquelles, l opération devra, en outre, être identifiée spécifiquement pour être retracée dans les tableaux présentés à l organe délibérant). Il peut s agir également de devoir justifier des dépenses relatives à un projet ou une affaire donnée. Dans ce cas l opération est un simple critère d analyse renseigné sur les actes de gestion (imputation des engagements juridiques, services faits, demandes de paiements, titres de recette, etc.) Des restitutions donnant le détail des actes de gestion concernés et leur cumul financier permettent de couvrir ces besoins : cumul par opération (depuis sa création, et par période budgétaire et comptable) des engagements (consommations d AE), des services faits, des factures, des paiements (consommation de CP), etc. Cumuls associés par sous-opérations, le cas échant, etc. ; liste justificative des actes de détail justifiant les cumuls ; états comparatifs 32 : dépenses/recettes pour une opération, opérations ou sous-opérations entre elles. 4 GESTION BUDGÉTAIRE DES OPÉRATIONS Dans le cas où un suivi financier de l opération doit être assuré, l organisme peut élaborer son budget non seulement par nature et destination (ou origine pour les recettes, le cas échéant), mais aussi par opération. Afin de respecter le principe d annualité du budget, les opérations pluriannuelles doivent donner lieu à une élaboration budgétaire par exercice. Pour une opération donnée, les AE et les CP nécessaires pour couvrir les engagements et les paiements de l exercice sont définis et donnent lieu à une double présentation : d une part dans le cadre budgétaire général de chaque organisme (natures, destinations, etc.), soumis au vote de l organe délibérant ; d autre part, en justificatif au cadre budgétaire général, dans les tableaux de suivi individualisé des opérations pluriannuelles. 32 Les comparaisons dépenses/recettes permettent, outre le suivi des recettes fléchées, de faciliter la comptabilisation à l avancement, lorsque celle-ci est mise en œuvre. Dossier 52 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

53 4.1 Autorisations d engagement Le montant total de l opération fait l objet d une ventilation prévisionnelle en tranches annuelles d AE, actualisée au moins chaque année pour présentation à l organe délibérant dans le cadre du budget initial. Les AE budgétisées pour une opération sur une année doivent couvrir au plus près l estimation des engagements fermes que l organisme sera autorisé à souscrire sur cette opération dans l année (qu ils se traduisent par des paiements sur l année ou sur plusieurs années). Afin de garantir la sincérité et la soutenabilité budgétaire, la répartition du montant de l opération en AE annuelles sera préalablement présentée au contrôleur budgétaire et aux ministères de tutelle avec l ensemble des documents budgétaires du nouvel exercice 33. Au sein de chaque opération, les AE doivent être budgétisées et suivies suivant les 4 enveloppes par nature 34 : investissement, fonctionnement, personnel, et le cas échéant, intervention. En fin d exercice, les AE non consommées peuvent éventuellement être reportées, dans les conditions prévues à l article 185 du décret GBCP pour le cas général. L opération, décomposée en enveloppes par nature constitue un support pour la détermination et la justification des reports. Lors du vote du budget, une situation de chaque opération est présentée à l organe délibérant. Sont notamment présentés par opération les éléments suivants : le montant total d AE (pluriannuel) ; le montant d AE votées les années précédentes ; le montant d AE de l exercice non encore engagées (reportables, le cas échéant) ; le montant d AE engagées et non encore payées ; le montant d AE pour le nouvel exercice et la ventilation prévisionnelle actualisée pour les exercices suivants. 4.2 Crédits de paiement Les CP budgétisés pour une opération sur une année sont évalués à hauteur des prévisions de décaissements pour l exercice concerné, compte tenu notamment du rythme de réalisation des engagements juridiques imputés sur cette opération (que ces engagements aient été pris l année de l exercice ou les années antérieures) et des prévisions d engagements non encore réalisés. Au sein de chaque opération, les CP doivent être budgétisés et suivis suivant les 4 enveloppes par nature : investissement, fonctionnement, personnel, et le cas échéant, intervention. En fin d exercice, les CP non consommés peuvent être reportés dans les conditions définies aux articles 184 et 185 du décret GBCP. L opération, décomposée en enveloppes par nature constitue un support pour la détermination et la justification des reports. 33 En particulier, il ne peut être envisagé d allouer la totalité du montant d une opération sur la première tranche annuelle d AE, en vue de reporter ensuite la part non consommée d un exercice à l autre jusqu au terme de l opération, à moins de justifier de la consommation de l intégralité des AE par des engagements juridiques dès la première année. 34 Les enveloppes par nature constituent les critères budgétaires limitatifs ; la budgétisation porte également sur les autres critères budgétaires et notamment les destinations. Dossier 53 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

54 Lors du vote du budget, une situation de chaque opération 35 notamment présentés par opération les éléments suivants : est présentée à l organe délibérant. Sont le montant total des CP (pluriannuel) ; le montant des CP votés les années précédentes ; le montant des CP de l exercice non encore payés (reportables, le cas échéant) ; le montant des CP consommés des années précédentes ; le montant des CP pour le nouvel exercice et la ventilation prévisionnelle actualisée pour les exercices suivants. 4.3 Contrôle du disponible en AE et en CP Le contrôle du disponible en AE et en CP doit être réalisé au moins au niveau des enveloppes par nature budgétaire 36 (personnel, fonctionnement, investissement et le cas échéant intervention). Il appartient à chaque organisme de définir des contrôles limitatifs au niveau qui lui parait pertinent en fonction de son organisation et des risques identifiés. Dans le cas où l organisme souhaite positionner des contrôles limitatifs par opération, le contrôle limitatif par nature budgétaire devra primer sur celui-ci, le cas échéant en positionnant le contrôle au niveau de chaque nature au sein de l opération. Dans le cas où l organisme souhaite procéder au report par opération des AE (et le cas échéant, des CP) non consommées en fin d exercice, des contrôles de disponible devront être positionnés au niveau de chaque enveloppe par nature au sein de chaque opération, de façon à déterminer le montant exact à reporter et à gérer les automatismes associés, le cas échéant 37. Dans le cas général, il est préférable de positionner les contrôles limitatifs indépendamment des opérations au(x) niveau(x) de pilotage budgétaire de l organisme, de façon à mutualiser les ressources et à améliorer le pilotage budgétaire sans recourir à des compartiments budgétaires limitatifs trop nombreux ou trop détaillés. 4.4 Prévisions de recettes Les recettes budgétaires correspondent aux encaissements rapprochés d un titre de recette de l exercice ou d un exercice antérieur. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. La comptabilité budgétaire doit retracer l enregistrement des recettes autorisées 38. Dans le processus standard, les prévisions de recettes d un organisme sont globalisées. Les recettes sont imputées par nature et, le cas échéant, par origine et organisation. Dans les organismes qui ont choisi de recourir à des opérations, les prévisions de recette peuvent aussi être définies par opération (et sous-opération le cas échéant). Les prévisions de recettes ventilées par opération (et sous-opération le cas échéant) sont notifiées aux structures de l organisme en charge de l émission de titres. Un suivi des recettes prévues et réalisées peut ainsi être assuré pour chaque opération. 35 Les documents présentés au vote peuvent être présentés par ensembles d opérations cohérentes entre elles (notamment dans le cadre de la mutualisation abordée dans la suite du document), mais doivent se référer à des opérations suivies individuellement. 36 Il est recommandé de ne pas recourir à des contrôles limitatifs par destination. 37 C est notamment le cas des reports systématiques des crédits non consommés pour les opérations pluriannuelles des EPSCP et EPST. 38 Article 58 du décret GBCP. Dossier 54 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

55 5 GESTION DES OPÉRATIONS PLURIANNUELLES DANS LE CADRE DE LA PROGRAMMATION La programmation est la traduction de la stratégie pluriannuelle de l organisme. Son élaboration et les axes de programmation retenus doivent être adaptés aux spécificités de l organisme. La programmation pluriannuelle permet de planifier l ensemble des dépenses et des recettes de l organisme sur plusieurs années. La programmation pluriannuelle est indicative et ne donne pas lieu à des enveloppes limitatives. Au cours d un exercice, la programmation peut être modifiée régulièrement et donner lieu, le cas échéant, à un budget rectificatif (uniquement lorsque les éléments précédemment soumis au vote doivent être révisés). Elle permet donc une flexibilité certaine et une adaptation aux contraintes financières et techniques. Selon les spécificités de l organisme, la programmation est réalisée sur les axes budgétaires nature, destination-origine, organisation et, le cas échéant, opération. Lorsque des opérations sont définies, celles-ci peuvent devenir un axe majeur de programmation, notamment dans le cadre de la pluriannualité budgétaire. Dans ce cas, il est recommandé de déterminer la meilleure articulation entre la destination (ou origine en recette) et les opérations : une opération peut être réalisée au sein d une destination unique ou couvrir plusieurs destinations. Dans le premier cas, la programmation d une opération consistera en premier lieu à planifier (suivant une maille pluriannuelle et infra annuelle) cette opération par natures budgétaires. Dans le second cas, la planification de l opération devra également être réalisée par destination au sein de l opération. En fonction des spécificités de l organisme, la programmation est généralement réalisée par entité organisationnelle. En effet, dans le cas général, la programmation consiste à planifier le financement des activités des services opérationnels. Une opération donnée peut être associée à un élément d organisation unique ou être répartie entre plusieurs. A des fins de simplification, il est recommandé dans ce dernier cas de constituer des sous-opérations, chaque sous-opération étant associée à un élément unique d organisation. Dans la suite du document ne seront traités, par souci de lisibilité, que les cas d opérations associées à une unique destination et à une unique entité organisationnelle. 5.1 Programmation des opérations en AE, CP et recettes par nature budgétaire Pour chaque opération, la programmation pluriannuelle consiste à planifier les dépenses prévisionnelles (en AE et CP) et les recettes prévisionnelles associées 39. Lors de la création de l opération, qui peut survenir à n importe quel moment de l exercice, il est nécessaire de définir le budget pluriannuel associé (en AE et CP), et de ventiler celui-ci sur l ensemble des exercices couverts par la durée de l opération. Cette ventilation peut, par exemple, être détaillée pour les périodes à court terme et très agrégée pour les exercices éloignés. 39 Certaines opérations ne sont identifiées qu en cours d exercice, d autres connues en début d exercice, mais valorisées en cours d exercice. Il est ainsi nécessaire de prévoir des ensembles d opérations, valorisées globalement, qui donnent lieu à individualisations précises en cours d exercice ; les informations ainsi actualisées sont portées à la connaissance de l organe délibérant à l occasion des budgets rectificatifs. Dossier 55 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

56 Lors de chaque exercice, l opération doit être couverte par des AE, CP et recettes votés par l organe délibérant pour pouvoir donner lieu à exécution (des dépenses et des recettes). Dans ce contexte, deux situations sont possibles : si la création de l opération est anticipée, les AE, CP et recettes correspondants sont intégrés dès le budget initial du premier exercice de l opération ; si la création n est connue qu en cours d exercice, un budget rectificatif doit permettre à l organe délibérant de voter les AE, CP et recettes complémentaires portés par cette opération. Lors du premier budget (initial ou rectificatif) portant l opération, la répartition prévisionnelle pluriannuelle de l opération, en AE, CP et recettes devra être présentée à l organe délibérant. Lors des exercices suivants, la situation de l opération devra également faire apparaître la partie exécutée de l opération (consommation d AE, de CP et recettes encaissées), en complément de la ventilation prévisionnelle en AE et CP actualisée. Pour ce faire, les informations relatives à l opération doivent être tenues à jour tout au long de la vie de l opération. Ces informations sont portées par le tableau des opérations pluriannuelles. Une représentation indicative en est donnée dans le paragraphe suivant. La situation d une opération doit faire apparaître : les AE et CP totaux de l opération(en cohérence avec le montant contractuel) ; les AE et les CP ouverts lors des exercices antérieurs et lors de l exercice en cours (ces dernières informations doivent être cohérentes avec le budget en AE et en CP de l organisme, notamment lorsque celui-ci fait par ailleurs l objet d une programmation détaillée par destination et élément d organisation 40 ) ; les AE et CP consommés lors des exercices antérieurs et lors de l exercice en cours ; les AE et CP programmés sur l exercice en cours et sur les exercices à venir (ces dernières informations pouvant faire l objet de réactualisations lors des phases de reprogrammation) ; les AE et CP de l exercice non encore engagés et pouvant donner lieu à reprogrammation ou, en fin d exercice, à report sur l exercice suivant. Pour les recettes, la situation d une opération doit faire apparaître : le montant total des recettes prévues ; les recettes prévues pour les exercices antérieurs et l exercice en cours (ces dernières informations doivent être cohérentes avec les recettes prévues de l organisme, notamment lorsque celles-ci font par ailleurs l objet d une programmation détaillée par origine et élément d organisation) ; les recettes encaissées lors des exercices antérieurs et lors de l exercice en cours ; les recettes programmées sur l exercice en cours et sur les exercices à venir (ces dernières informations pouvant faire l objet de réactualisations lors des phases de reprogrammation) ; les titres de recettes émis et non encore encaissés. (cf. modèles de tableaux de suivi infra) 40 La programmation détaillée doit porter sur le croisement des critères nature, destination, opération, organisation. Il s agit de programmer le budget d une opération par nature, par destination - ou origine en recette - (celle-ci pouvant être déduite de l opération si l opération est rattachée à une unique destination/origine), par élément d organisation (celui-ci pouvant être déduit de l opération si l opération est rattachée à un unique service responsable). Dossier 56 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

57 Cas des reports Lorsque des AE ou CP programmés sur un exercice ne peuvent être consommés (re-planification opérationnelle de l opération ou des marchés associés, par exemple), les AE ou CP correspondants doivent être reprogrammés. De manière analogue, si de nouvelles dépenses sont identifiées sur l opération, une reprogrammation des AE ou CP doit être opérée. Les crédits (AE ou CP) correspondants étant reprogrammés sur l année suivante et donc intégrés au budget initial du nouvel exercice, il n y a pas lieu de procéder à des reports. Toutefois, les AE non engagées en fin d exercice N ou les CP n ayant pas donné lieu à paiement en fin d exercice N, suite au vote du dernier budget rectificatif N et du budget initial N+1, peuvent donner lieu à reports 41, dans la mesure où ces AE ou CP sont nécessaires sur l exercice suivant pour exécuter les dépenses prévues. Dans le cas où ce report n est possible qu à l issue du premier budget rectificatif du nouvel exercice, il est recommandé de procéder à une reprogrammation des AE ou CP en début d exercice, les résultats de cette reprogrammation étant intégrés au budget rectificatif 42. Il est à noter que la programmation va de pair avec la mutualisation des crédits au niveau du pilotage budgétaire. De ce fait, les reports ne sont généralement pas nécessaires en début d exercice, puisque les dépenses qui auraient dû être effectuées sur les crédits dont le report est demandé, peuvent l être sur les crédits mis à disposition en début d année (du fait que ceux-ci sont globalisés et fongibles et donc consommables pour d autres finalités que celles prévues initialement), le report ultérieur des crédits venant réabonder ceux-ci et rétablir ainsi les capacités de dépenses prévues. 5.2 Pilotage de l opération par le responsable budgétaire et contrôles de disponible La programmation des crédits s accompagne d un dialogue de gestion permanent entre les responsables budgétaires qui pilotent le budget et les services opérationnels qui le consomment. Dans le cas des opérations, le dialogue porte sur la définition des opérations, sur la planification des ressources nécessaires à leur réalisation et sur le suivi de l exécution des dépenses et des recettes associées. Ce dialogue doit être régulier. Il est obligatoire lors des étapes clés de la planification budgétaire et du déroulement opérationnel de l opération. Il n est pas demandé aux opérationnels d assurer le suivi financier des opérations mais de planifier, au moins à titre indicatif, les dépenses et recettes prévues (les recettes pouvant être connues, le cas échéant, sur la base de contrats de financement externe) et d alerter le pilote budgétaire dès que des modifications de l activité sont identifiées (dépenses décalées ou anticipées par exemple). Chaque année, lors du vote du budget initial, et aux cours de l exercice lors des budgets rectificatifs, la programmation pluriannuelle peut être réactualisée pour prendre en compte les écarts constatés entre l exécution et les prévisions. Cette réactualisation porte sur l ensemble du périmètre de la programmation et peut avoir des impacts sur plusieurs exercices ; elle permet de répondre aux nouveaux besoins des services opérationnels et de prendre en compte les nouvelles ressources allouées par leurs financeurs. Dans le cadre de la démarche de programmation, il est recommandé de positionner les contrôles limitatifs par responsable budgétaire au niveau des quatre enveloppes (personnel, fonctionnement, investissement et le cas échéant intervention). Le responsable budgétaire correspond dans ce cas à un rôle d ordonnateur. Il ne peut donc s agir de positionner les contrôles limitatifs au croisement des enveloppes budgétaires 43 et des autres critères budgétaires (destination, organisation, etc.). 41 Dans les conditions prévues aux articles 184 et 185 du décret GBCP. 42 Pour les EPSCP et les EPST le report peut être réalisé par l ordonnateur, cette décision donnant lieu à un budget rectificatif approuvé à l occasion de la prochaine réunion du conseil d administration. Cette règle particulière de report est applicable, pour les EPSCP, aux programmes pluriannuels d investissement, contrats de recherche, d enseignement, ou de formation continue pluriannuels et pour les EPST aux opérations d investissement programmées et aux contrats de recherche pluriannuels. 43 Dans le cas général, il s agit du niveau de l ordonnateur principal de l organisme ou des ordonnateurs secondaires lorsque ceux-ci sont définis. Dossier 57 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

58 Dans le cas où la programmation a été élaborée à la maille opération, il n est pas recommandé de mettre en place un contrôle limitatif au niveau de chaque opération. Le contrôle de disponible, tant en AE qu en CP doit rester au niveau du pilotage budgétaire. La programmation détaillée et le dialogue de gestion permettent de piloter l exécution précise des opérations et de procéder à leur reprogrammation en cours d exercice, si nécessaire. Les restitutions suivantes permettent de définir et de suivre les opérations pluriannuelles. Les informations relatives à la programmation donnent lieu à des tableaux de bord détaillés qui permettent de suivre le détail des crédits programmés et consommés. C est sur la base de ce détail que le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les acteurs opérationnels peut être réalisé. Dossier 58 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

59 5.3 Restitutions de suivi des AE et des CP, et des recettes au titre d opérations pluriannuelles Le suivi par opérations et par natures de dépenses des AE ouvertes, consommées, reportées et programmées, et des recettes. TABLEAU Opérations pluriannuelles par nature - prévision POUR INFORMATION DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT Suivi par opération (ou par regroupement d'opérations) des autorisations d'engagement, des crédits de paiement et des recettes A - Prévision d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement Prévision Prévision N Prévision N+1 et suivantes Opération Nature Coût total de l'opération AE ouvertes les années antérieures à N AE consommées les années antérieures à N AE reprogrammées ou reportées en N* AE nouvelles ouvertes en N TOTAL des AE ouvertes en N CP ouverts les années antérieures à N CP consommés les années antérieures à N CP reprogrammés ou reportés en N* CP nouveaux ouverts en N TOTAL des CP ouverts en N AE prévues en N+1 CP prévus en N+1 AE prévues en N+2 CP prévus en N+2 AE prévues > N+2 CP prévus > N+2 Op. 1 Op.2 (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Personnel Fonctionnement Intervention Investissement Total Op Personnel Fonctionnement Intervention Investissement Total Op Ss total personnel Ss total fonctionnement Ss total intervention Ss total investissement TOTAL * A l'occasion du budget initial N, cette colonne enregistre les reprogrammations en AE ou en CP de N-1 sur N. Lors du premier budget rectificatif N, le cas échéant présenté avec le compte financier N-1, cette colonne enregistre les éventuels reports en AE et en CP. B - Prévisions de recettes Opération Op. 1 Op. 2 Nature Prévision Financement de l'opération Encaissements des années antérieures à N Prévision N Encaissement prévus en N Encaissements prévus en N+1 Encaissements prévus en N+2 Encaissements prévus > N+2 (18) (19) (20) (21) (22) (23) Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op Ss total financement de l'etat Ss total autres financements publics Ss total autres financements TOTAL * Subvention pour charges de service public, autres financements de l'etat, fiscalité affectée, financement de l'etat fléchés ** Autres financements publics (globalisés ou fléchés) *** Ressources propres, mécénats fléchés et autres recettes fléchés Prévisions en N+1 et suivantes Dossier 59 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

60 Trois cas d application des modalités de fonctionnement précédemment décrites sont abordés ci-après. Ces trois cas permettent de couvrir la plupart des cas de gestion qui peuvent être rencontrés. 6 RECETTES FLÉCHÉES 6.1 Lien entre les recettes encaissées et les dépenses exécutées au titre d une opération Certaines recettes, correspondant à des financements externes, peuvent être assorties d exigences relatives à une utilisation prédéterminée par le financeur. Ces recettes sont dites «fléchées» car le financeur oriente leur emploi vers des dépenses explicitement identifiées. Les dépenses associées peuvent être réalisées sur un exercice différent de celui où la recette est réalisée. Les exemples de recettes fléchées sont notamment les dotations en fonds propres de l État destinées à un investissement, le financement reçu dans le cadre des investissements d avenir, le financement de certains contrats de recherche, le financement par mécénat, etc. Afin de vérifier le respect des exigences du financeur, une opération peut être définie pour modéliser la recette fléchée (et suivre les dépenses associées). Cette opération doit alors être renseignée sur les imputations des recettes et des dépenses correspondantes (titres de recette, engagements juridiques, demandes de paiements et paiements ou autres pièces associées). La définition d une opération en dépense et en recette permet de contrôler à tout moment l avancement des dépenses et des recettes et de vérifier leur cohérence. Illustration : Un financeur verse sur l exercice N EUR pour l opération «Restauration de l œuvre X» L organisme encaisse une recette de EUR sur l opération «Restauration de l œuvre X» DEPENSE 1 sur l exercice N+1 : EUR pour l achat de matériel utile à la restauration DEPENSE 2 sur l exercice N+2 : EUR pour le personnel employé à la restauration Imputation des dépenses sur l opération «Restauration de l œuvre X» Fléchage de la recette d origine porté par l axe «opération» Illustration : Recettes fléchées Dans le cas où les recettes sont encaissées avant l exécution des dépenses associées, l organisme dispose temporairement d un excédent de trésorerie. Dans le cas où les recettes ne sont pas encore constatées au moment de l exécution de la dépense, l organisme va préfinancer les dépenses relatives à l opération. Les décalages temporels entre le décaissement des dépenses et l encaissement des recettes fléchées les finançant peuvent expliquer un déséquilibre budgétaire, au titre d un ou plusieurs exercices. Dossier 60 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

61 6.2 Suivi des recettes fléchées Les opérations liées aux recettes fléchées doivent faire l objet d un suivi spécifique dès leur commencement et jusqu à leur achèvement. Ces opérations font l objet du tableau budgétaire dédié. Tableau de suivi des opérations liées aux recettes fléchées (cf. fascicule «Budget» chapitre dédié aux restitutions). 7 OPÉRATIONS D INVESTISSEMENT Certains projets d investissement par leur importance stratégique, leur coût ou leur financement externe doivent faire l objet d un suivi budgétaire individualisé. Il peut s agir par exemple de projets aussi divers que la construction d un ensemble immobilier ou la mise en œuvre d un système d information. L organisme peut, dans ce cas, définir une opération pluriannuelle qui modélisera le projet et permettra sa budgétisation ainsi que le suivi des dépenses et les recettes associées. Cette opération doit faire l objet d une budgétisation en AE et CP, par exercice, et doit être renseignée dans les imputations des actes de dépense 44 relatifs à l opération. Comme indiqué au paragraphe précédent (2), l organisme peut envisager deux modes de gestion pour les opérations pluriannuelles : l individualisation de l opération au sein du budget sous forme d enveloppes limitatives de crédits ; le traitement de l opération dans le cadre de la programmation pluriannuelle des crédits. Ces deux possibilités sont illustrées ci-après sous forme d une étude de cas. Le cas traité est celui d un ensemble immobilier de qui se décompose en 3 phases : Année N : acquisition de terrain ( ) ; Année N+1 : Gros œuvre ( ) ; Année N+2 : Aménagement interne ( ). La livraison est réalisée en N+3 A cause de retard dans les négociations l acquisition des terrains n est réalisée qu en N+1. A la suite du changement des normes de sécurité, des travaux d aménagement complémentaires ( ) doivent être engagés en N Le cas échéant, l opération peut également être gérée en recette, notamment lorsque des financements externes sont attendus Dossier 61 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

62 7.1 Scénario 1 : gestion au moyen d opérations budgétaires limitatives et des règles de report associées Etape 1 : création de l opération L opération fait l objet d une budgétisation en AE et CP : Enveloppe opération Total N N+1 N+2 N+3 N+4 AE CP Lors de l exercice N, les AE et CP relatifs à l opération sont portés au budget de l organisme et ventilés par natures budgétaires : Exercice N AE CP Total Investissement Fonctionnement Suite au vote du budget, les crédits sont mis à disposition. Des contrôles limitatifs sont positionnés pour les AE par opération et natures budgétaire ( en investissement et en fonctionnement). Etape 2 : Exercice N+1 Le contrat d acquisition n ayant pu être notifié en année N, les AE et CP de N n ont pu être consommés ; ils font l objet d une demande de report de crédits sur l exercice N+1. Le budget de l exercice N+1 garde inchangé le financement des travaux de gros œuvre. Les contrôles limitatifs suivants sont mis en place : Exercice N+1 AE CP Total Investissement Fonctionnement 0 0 En début d exercice N+1, l acquisition des terrains peut être réalisée. Toutefois, la dépense ne peut être lancée du fait de l absence d AE sur l enveloppe de fonctionnement pour l opération sur N+1. Il est nécessaire pour se faire d attendre les reports de l exercice N sur l enveloppe de fonctionnement. Dans le cadre de cette démarche d opération budgétaire, le dispositif ne permet pas de traiter l information au fil de l eau mais uniquement en fin d exercice par détermination des reports. Ces frais liés à des études préalables, ne pourront être engagés et payés qu après report des crédits non consommés de l exercice N, lors du premier budget rectificatif de l exercice. Dossier 62 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

63 Le budget présenté au premier budget rectificatif, qui intègre les reports, est le suivant : Exercice N+1 Report AE AE (budget après report) (*) AE consommées Report CP CP (Budget après report) CP consommés Total Investissem ent Fonctionne ment (*) En N+1 les AE (et CP) budgétisées et consommées se décomposent respectivement en en investissement et en fonctionnement ( et pour les CP). Pour les autres exercices, les dépenses ne sont que de nature investissement. Ce budget rectificatif permet alors de réaliser l acquisition des terrains, et l engagement des travaux de gros œuvre. Etape 3 : Exercice N+2 A la suite du bon déroulement des travaux, le budget proposé pour l exercice N+2 est le suivant : Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) (0) (0) N+3 N En cours d exercice N+2, des travaux complémentaires doivent être planifiés dans l urgence à la suite d un contrôle de sécurité. Les crédits nécessaires n étant pas disponibles, une décision de l organe délibérant est nécessaire pour mettre à disposition ces crédits dans le cadre d un budget rectificatif. Suite au budget rectificatif, la situation de l opération est alors la suivante : Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) ( ) ( ) N+3 N Les travaux complémentaires peuvent être notifiés après le vote du budget rectificatif. La livraison complète est de ce fait décalée en N+4. Dossier 63 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

64 Etape 3 : Exercice N+4 En N+4, lors de la livraison des travaux, le bilan de l opération est le suivant : Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (*) (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) ( ) ( ) N+3 (consommé) ( ) N+4 (consommé) ( ) 7.2 Scénario 2 : gestion par la programmation Dans le cadre de la programmation, les mêmes ventilations budgétaires sont définies mais ne donnent pas lieu à enveloppes limitatives. Etape 1 : création de l opération La situation d origine est ainsi la suivante : Opération Total N N+1 N+2 N+3 N+4 AE CP Pour les contrôles de disponible, les AE et CP relatifs à l opération sont globalisés au niveau des enveloppes investissement et fonctionnement de l organisme. Le dialogue de gestion établi autour de la programmation permet d identifier le retard dans l acquisition des terrains. De ce fait, la programmation est actualisée lors de la préparation du budget de l exercice N+1, comme suit : Opération Total N N+1 N+2 N+3 N+4 AE CP Etape 2 : Exercice N+1 La mise à jour de la programmation effectuée en fin d année N permet de prendre en compte ces informations dans le budget initial N+1. De ce fait, aucun report de crédits n est nécessaire et les dépenses relatives aux études préalables sont réalisées dès le début de l exercice N+1. Etape 3 : Exercice N+2 Des rendez-vous de dialogue de gestion sont réalisés tous les 3 mois entre l ordonnateur et les services opérationnels qui permettent de vérifier l avancement des travaux. Les éléments de programmation suivants sont ainsi intégrés au budget initial N+2. Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) N+3 N+4 Dossier 64 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

65 Au cours de l exercice N+2, le dialogue de gestion permet d alerter très tôt des travaux complémentaires à mener Compte tenu de la disponibilité des AE dans l enveloppe globale d investissement de l organisme, l opération est reprogrammée et les travaux complémentaires peuvent être engagés. Les résultats de la reprogrammation seront intégrés dans le budget rectificatif suivant. Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) ( ) ( ) N+3 N Etape 4 : Exercice N+3 Du fait de la notification rapide des travaux complémentaires, l achèvement des travaux est réalisé dans les délais et les paiements réalisés en N+3, comme prévu initialement. Opération Total N (consommé) AE (0) CP (0) N+1 (consommé) ( ) ( ) N+2 (consommé) ( ) ( ) N+3 (consommé) ( ) N+4 (consommé) 0 Dossier 65 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

66 8 OPÉRATIONS PLURIANNUELLES - CONTRATS DE RECHERCHE Bien que principalement utilisées par les EPSCP et EPST (qui sont régis par une réglementation spécifique), les modalités de traitement décrites dans ce paragraphe peuvent s appliquer à tous les organismes et à toutes les opérations qui nécessitent notamment un suivi régulier et un rendu-compte vers les financeurs. Définition Un contrat de recherche est un acte juridique dans lequel une ou plusieurs parties offrent un soutien financier à un chercheur ou à une équipe de chercheurs (d'un ou plusieurs laboratoires) représentée par son responsable pour effectuer des recherches dans un domaine particulier et selon des termes et conditions spécifiques. Le contrat définit l objet de la collaboration, sa durée et les modalités financières. Il précise les conditions en matière de propriété intellectuelle et les obligations de confidentialité qui peuvent incomber aux chercheurs et/ou aux partenaires industriels. L annexe scientifique détermine le programme de recherche qui est l objet du contrat. Un contrat de recherche porte sur un ou plusieurs projets de recherche dont il n est pas possible, a priori, d anticiper avec certitude les résultats qui en découleront. Pendant la durée du contrat (allant généralement de 18 à 36 mois), les activités de recherche n ont donc pas un caractère linéaire et des aléas peuvent survenir et modifier l avancement de l opération. Pendant la durée du contrat, le financement peut être amené à évoluer, notamment lorsqu un nouveau financeur souhaite contribuer au contrat. Modalités financières L annexe financière du contrat traduit l apport respectif des parties concernant en particulier : le coût des salaires des personnels de recherche, non-permanents et permanents ; le coût des équipements et de leur utilisation ; le coût des matériels et consommables ; les coûts d infrastructure (frais généraux : fluides, électricité, etc.) ; les coûts de mission ; les frais administratifs (fixés par les tutelles de l unité par les contrats quadriennaux). Le contrat indique le montant prévu, les modalités de versement et les modalités d utilisation de la contribution financière. Un échéancier de versement peut être présenté dans le contrat. Par exemple, le contrat peut mentionner qu une contribution financière sera versée à hauteur de 20% dans les 15 jours suivant la signature du contrat. Au travers du contrat, le bénéficiaire s engage aussi à fournir au financeur des rapports scientifiques (selon une fréquence annuelle la plupart du temps). L absence de production de ces rapports peut entrainer la résiliation du contrat et le remboursement des sommes perçues. En outre, le bénéficiaire s engage à fournir des rapports financiers (selon une fréquence annuelle la plupart du temps) signés par l agent comptable de l organisme du bénéficiaire et présentant les dépenses engagées et également celles qui sont payées. L organisme financeur peut exiger aussi la production d un rapport financier final. Gestion des contrats de recherche Les dépenses liées à un contrat de recherche nécessitent parfois que l organisme avance les fonds pour débuter les travaux correspondants, notamment dans le cas où le financement externe n est prévu que sur justificatif des dépenses réalisées pour mener les travaux. Dossier 66 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

67 Modélisation des contrats de recherche Afin de faciliter le suivi des dépenses et des recettes liées à un contrat de recherche, le contrat ou la convention de recherche doit être matérialisé budgétairement par une opération. Une opération peut être définie pour chaque contrat. Dans des cas plus complexes, l opération peut représenter une thématique de recherche dont le financement peut être assuré par plusieurs contrats. Les contrats peuvent dans ce cas être modélisés par des sous-opérations. Plus généralement l opération peut modéliser un ensemble cohérent d activités qui doivent faire l objet d un traitement financier globalisé. L opération permet de budgétiser et de suivre les dépenses et les recettes correspondantes. Afin de piloter les recettes associées, le contrat doit également faire l objet d une modélisation sous forme d un acte juridique de recette. Dans les systèmes d information, cet acte juridique doit intégrer toutes les informations (tiers financeurs, intitulé, durée de vie, service opérationnel responsable, etc.) nécessaires à la gestion du contrat et au recouvrement des recettes attendues. Afin d assurer une meilleure auditabilité et transparence des contrats de recherche, l organisme doit viser la dématérialisation complète des contrats de recherche, des pièces associées (justificatives ou non), de la saisie des temps et des circuits de validation liés au contrat. Modalités de traitement des opérations budgétaires De manière analogue aux opérations d investissement, les opérations pluriannuelles de type «contrats de recherche» peuvent être traitées suivant deux méthodes distinctes : la mise en œuvre d opérations budgétaires pluriannuelles individualisées, constituant des compartiments limitatifs par tranche annuelle et par nature, le recours à la programmation pluriannuelle. 8.1 Gestion budgétaire individualisée des opérations pluriannuelles Chaque opération doit faire l objet d une présentation budgétaire à l organe délibérant avant sa première mise en exécution. Sont présentés en particulier : la ventilation prévisionnelle pluriannuelle des AE et des CP par exercice 45 ; les encaissements attendus par exercice. Au sein de chaque tranche annuelle, les crédits doivent être ventilés suivant les enveloppes budgétaires par nature (personnel, fonctionnement, investissement 46 et, le cas échéant, intervention). Chaque tranche annuelle d AE d une opération doit correspondre aux engagements juridiques qu il est prévu de notifier au cours de l exercice considéré. La sincérité de ces prévisions qui doivent respecter le principe de l annualité budgétaire doit faire l objet de vérifications de la part du contrôleur budgétaire et des tutelles afin d évaluer notamment si les tranches annuelles d AE sont bien justifiées par des dépenses à réaliser sur chaque exercice 47. La présentation à l organe délibérant porte sur l opération et l ensemble de ses échéanciers prévisionnels en AE et CP. 45 Dans le cas où l opération représente un contrat, l échéancier doit être établi jusqu à fin de contrat. Dans le cas où l opération regroupe plusieurs contrats, l échéancier doit être établi jusqu à la fin du contrat dont la date de fin est plus tardive. 46 Dans le cadre des EPSCP et EPST les enveloppes d investissement et de fonctionnement sont fongibles lors de l exécution ; elles doivent toutefois être présentées distinctement dans les prévisions budgétaires. 47 En particulier, il ne peut être envisagé que la totalité du montant d un contrat soit intégrée dans la première tranche annuelle d AE de l opération. Dossier 67 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

68 Cette ventilation évaluative devra être réactualisée chaque année pour les exercices postérieurs et présentée à l organe délibérant, dans le cadre du vote du budget initial 48 du nouvel exercice. A cette occasion, une situation globale de chaque opération sera présentée : AE et CP alloués pour les exercices passés et pour l exercice en cours ; crédits (AE et CP) reportés au titre de l exercice précédent ; consommation d AE et de CP pour les exercices passés et l exercice en cours ; crédits disponibles de l année en cours (AE et CP, reportables en fin d exercice) ; échéancier prévisionnel en AE et CP pour les exercices à venir Reports de crédits Dans le contexte des EPSCP et EPST, les AE et CP non consommés peuvent être calculés en fin d exercice et reportés en début d exercice suivant sans vote de l organe délibérant (avec approbation d un budget rectificatif à l occasion de la plus prochaine réunion de l organe délibérant). Toutefois, les crédits éligibles au report sont identifiables dès le vote du budget initial du nouvel exercice. En effet, la présentation de la situation actualisée des opérations pluriannuelles intègre les AE et CP alloués et consommés de l exercice en cours et donc les crédits potentiellement éligibles au report. Le report est, par ailleurs, soumis à avis du contrôleur budgétaire qui vérifiera en particulier que les crédits reportés correspondent à des dépenses prévues sur l exercice antérieur et qui n ont pu être réalisées. Dans le cas contraire, il lui appartiendra de réviser les reports à hauteur des dépenses réellement prévues sur l exercice antérieur et de demander la présentation des crédits nécessaires pour assurer les dépenses sur le nouvel exercice, au vote de l organe délibérant. Les reports de crédits peuvent être réalisés en AE et en CP. Dans chaque cas, les reports sont réalisés et justifiés au niveau de chaque enveloppe par nature Limitativité des crédits. Chaque opération votée lors de sa création peut faire ensuite l objet de reports d un exercice à l autre des crédits non consommés. Afin de sécuriser ce dispositif, des contrôles limitatifs doivent être définis 49 pour : sécuriser les budgets relatifs à une opération (AE et CP de l exercice) ; au sein de l opération, assurer la répartition des dépenses suivant les natures budgétaires : personnel, fonctionnement/investissement, intervention 50. La limitativité porte ainsi sur les crédits aux niveaux suivants 51 : opération/enveloppe de personnel ; opération/ enveloppes cumulées investissement + fonctionnement ; opération/ enveloppe d intervention, le cas échéant. Les reports de crédits sont réalisés au niveau le plus fin opération/enveloppe Et lors de budgets rectificatifs, lorsque les opérations sont créées ou modifiées en cours d exercice. 49 En effet, sans contrôle limitatif les crédits à reporter d une opération pourraient être négatifs sur certaines enveloppes par nature de l opération (même si le disponible global est positif), lorsqu il a été consommé plus que les crédits mis à disposition par enveloppe 50 Cette répartition doit, par ailleurs, faire généralement l objet d une justification auprès des partenaires financeurs. 51 Des niveaux de contrôles plus détaillés peuvent être définis par l organisme si celui-ci souhaite réaliser des contrôles par élément d organisation 52 Il faut distinguer la limitativité des crédits (blocage de la validation de l acte de gestion qui tente de consommer les crédits) du montant des crédits non consommés par enveloppe. L imputation d une dépense est réalisée soit en fonctionnement soit en investissement (ce qui permet de Dossier 68 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

69 Les systèmes d information pourront automatiser la procédure de report de crédits sur la base des crédits disponibles par opération/enveloppe, à la fin de chaque exercice. Toutefois, le déclenchement de ce mécanisme devra justifier de la validation préalable du contrôleur budgétaire et de l ordonnateur concernés Gestion des aléas de gestion Si, en cours d exercice, les crédits disponibles par enveloppes au sein des opérations ne sont pas suffisants pour couvrir les dépenses (engagements, paiements), il est nécessaire de procéder à un ré-abondement de celles-ci. Pour ce faire, en dehors des mécanismes de fongibilité asymétrique (si ceux-ci sont mis en œuvre par l organisme), il sera nécessaire de recourir à des mouvements de crédits qui, le cas échéant (en cas d impact sur les enveloppes votées par l organe délibérant), donneront lieu à un budget rectificatif. Une réactualisation des tranches d AE et de CP de l opération devra alors être réalisée et présentée au budget rectificatif suivant Mutualisation des CP L organisme peut choisir de mutualiser la gestion des CP relatifs aux opérations, dans le respect de la limitativité des crédits par enveloppes et par natures de dépenses. Dans ce cas, les opérations font l objet des mêmes prévisions annuelles d AE et de CP par exercice et du même suivi associé, mais les contrôles limitatifs relatifs aux CP sont réalisés à un niveau agrégé (par exemple directement sur les enveloppes de CP par nature de l organisme ou de l ordonnateur secondaire concerné, ou au niveau du regroupement de l ensemble des opérations pluriannuelles, ventilé par nature). Dans ce cas, les reports de crédits par opération à fin d exercice ne portent que sur les AE, le report de CP n ayant pas de sens au niveau de chaque opération. En effet, les CP étant mutualisés, il n est pas possible de déterminer la part reportable pour chaque opération. Le report des CP entre dans le cadre général du report des enveloppes par natures. En revanche, la situation d exécution des opérations retraduit bien les consommations de CP qui lui sont propres (dans le cadre de l enveloppe par nature de CP mutualisée). La mutualisation des CP évite également de recourir à un budget rectificatif, si les paiements de l exercice dépassent le montant de CP planifié pour l exercice pour une ou plusieurs opérations (dans la limite de disponibilité de l enveloppe, par nature, des CP mutualisés) Avantages et inconvénients de la solution La gestion des contrats de recherche par opération budgétaire limitative offre l avantage de sécuriser le dispositif (sécurisation des crédits correspondants, report des crédits non consommés) et donne une lisibilité totale sur la budgétisation et l exécution de chaque opération. Cette solution nécessite, toutefois, une évaluation précise et réactualisée chaque année, des tranches annuelles de crédits, ventilées par natures budgétaires. En cas de dépassement des crédits alloués, des mouvements de crédits complémentaires doivent être réalisés avant de pouvoir exécuter les dépenses correspondantes, ce qui peut grever l efficience opérationnelle. déterminer les crédits consommés et les écritures de comptabilité budgétaire associées), mais le contrôle de disponible porte sur la somme des crédits non consommés des deux enveloppes investissement et fonctionnement. Dossier 69 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

70 8.2 Gestion des opérations pluriannuelles dans le cadre de la programmation La programmation pluriannuelle des opérations en AE, CP et recettes Les opérations pluriannuelles peuvent faire l objet d une programmation détaillée, suivant la démarche décrite dans le fascicule «Budget». La programmation peut ainsi porter sur les croisements des axes opération, nature, destination, organisation. Lorsque l opération est rattachée à une unique destination et ne dépend que d une seule entité organisationnelle, la programmation revient à planifier l opération par natures budgétaires (enveloppes) et par exercice. La situation d une opération programmée est ainsi analogue à celles des opérations budgétaires individualisées décrites dans le paragraphe précédent. La même présentation de chaque opération pluriannuelle au vote de l organe délibérant peut ainsi être réalisée. Si la programmation est réalisée à un niveau détaillé par destination et élément d organisation, elle peut aussi être agrégée de façon à établir les situations budgétaires par opération précédemment décrites (cf. tableau de restitution des opérations). Dans le cas de contrats de recherche, deux situations sont généralement rencontrées : soit l organisme gère un nombre limité de contrats, soit un très grand nombre (plusieurs centaines, voire plusieurs milliers). Dans le premier cas, chaque contrat peut être géré individuellement par les services gestionnaires. Il est ainsi possible de réaliser une programmation infra-annuelle et de mettre en place un suivi infra-annuel de l exécution, dans le cadre du dialogue de gestion, offrant ainsi une meilleure réactivité aux aléas de gestion, comme décrit dans le fascicule «budget» du présent DPG. En particulier, les ajustements de programmation en cours d exercice permettent d anticiper les manques ou les excédents de crédits, en vue de réajuster les crédits mis à disposition, au travers, le cas échant, d un budget rectificatif. Lorsque le nombre de contrats (opérations) est très élevé et que la gestion individuelle est difficile à opérer dans le détail, il est recommandé de procéder à la mutualisation des crédits (AE et CP) La mutualisation des AE et CP La programmation induit naturellement une démarche de mutualisation des AE et des CP, les contrôles limitatifs à des niveaux détaillés étant remplacés par le dialogue de gestion entre les responsables budgétaires et les services opérationnels. Mutualisation des AE Lorsque l évaluation des tranches d AE par exercice d une opération (ou d un contrat) est rendue incertaine du fait de la fréquence d aléas de gestion ou du manque de fiabilité des informations opérationnelles, la limitativité des AE par opération et nature budgétaire peut grever l efficience opérationnelle, en ralentissant le déclenchement des dépenses. Lorsque l organisme doit gérer un grand nombre d opérations, la réactivité aux aléas de gestion devient ainsi limitée, ce qui peut entrainer notamment des incidents dans le traitement des dépenses. Dans ce cas, compte tenu du nombre important de contrats, la limitativité des AE peut être opérée à un niveau de mutualisation suffisant pour atténuer les effets des aléas de gestion. En particulier, la globalisation des AE 53 La mutualisation peut également être opérée dans le cas de contrats en nombre limité par responsable budgétaire pour en fluidifier la gestion, mais le suivi individuel des contrats reste nécessaire. Dossier 70 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

71 de toutes les opérations (contrats de recherche) au niveau de l ordonnateur (principal ou secondaire, suivant les organisations) permet de mieux piloter leur traitement : Les AE annuelles peuvent être estimées d une part sur la base des réactualisations des tranches d AE par opération remontant des niveaux opérationnels, et d autre part sur la base des informations statistiques issues de la gestion des années précédentes. Dans ce contexte, le comportement statistique de l ensemble des opérations offre un outil de pilotage fiable. Les opérations singulières qui peuvent s écarter de l échantillon statistique, du fait de leur montant particulièrement important ou de leur comportement spécifique, peuvent dans ce cas être traitées individuellement. De même, la tendance à la hausse ou à la baisse des montants contractualisés peut être prise en compte dans les valeurs déterminées statistiquement. La consommation des AE par les engagements juridiques (ou les demandes de paiement sans EJ) est contrôlée au niveau des enveloppes globalisées par nature budgétaire, limitant ainsi les risques de blocage par manque de crédits. En fin d exercice, la consommation des AE résiduelles doit faire l objet d un pilotage précis. Le manque (ou le surplus) d AE peut toutefois être largement anticipé dans le cadre du dialogue de gestion et de la reprogrammation. Le dernier budget rectificatif de l année permet, le cas échéant, de procéder aux réajustements budgétaires nécessaires pour donner les moyens de terminer l exercice, sans rupture de crédits. Les surplus d AE peuvent être retraités dans le cadre de la programmation de l exercice suivant et être ainsi intégrés dans le budget initial correspondant. Les crédits résiduels en toute fin d exercice, peuvent être intégrés, si nécessaire, dans le premier budget rectificatif de l exercice suivant. Mutualisation des CP La programmation des AE et CP et la gestion des besoins en CP en regard des engagements en cours est une pratique de gestion recommandée. La mutualisation des AE à des niveaux agrégés favorise la mutualisation des CP au même niveau, voire à des niveaux plus agrégés. La même logique de pilotage statistique peut s appliquer avec d autant plus de précision que les besoins en CP sont évalués à partir d un grand nombre d actes en cours. La mutualisation des CP évite également de recourir à un budget rectificatif, si les paiements dépassent le montant de CP planifié pour l exercice (dans la limite de disponibilité de l enveloppe, par nature, de CP mutualisée) Les contrôles de disponible Les contrôles de disponible en AE sont réalisés au niveau des enveloppes agrégées par ordonnateur ou à un niveau de regroupement suffisant pour permettre une gestion statistique des dépenses. Dans le cas des contrats de recherche, le niveau de mutualisation des AE correspond de fait à un regroupement d équipes ou d unités de recherche 54. Pour sécuriser le dispositif, des contrôles limitatifs de gestion peuvent être positionnées à des niveaux intermédiaires : Contrôle sur le montant total de l opération ou du contrat afin de permettre aux équipes de recherche de dépenser les crédits qui leur sont dévolus, même au-delà des évaluations de dépenses de l année, mais dans la limite du montant de chaque contrat. Toutefois, les dépassements pourront être constatés lors de la réactualisation des tranches annuelles d AE par opération sur la base de l exécution de l exercice précédent afin de réaliser une meilleure estimation des besoins pour les années postérieures. 54 Par exemple, structure régionale de l organisme, ou direction ou département métier Dossier 71 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

72 Contrôle sur le montant d AE globalisés par enveloppe budgétaire par nature au niveau des entités de recherches concernées (laboratoire, unité de recherche, etc.). Il est toutefois recommandé que ce dernier contrôle au niveau des entités de recherche ne soit pas bloquant mais fasse l objet du dialogue de gestion dans le cadre de la programmation. En effet, lorsque les AE sont mutualisées au niveau de l ordonnateur principal ou secondaire, le dialogue de gestion doit être établi entre ce niveau et chacune des entités de recherche. Lorsque cela n est pas possible, des contrôles de sécurité doivent être positionnés en fonction des risques identifiés. Les équipes opérationnelles et les chercheurs doivent être affranchis en grande partie de la gestion des contrats pour lesquels des frais de gestion sont prélevés par les organismes. Il leur est simplement demandé de fournir des estimations de dépenses annuelles par contrat (qui ne font pas l objet de contrôles limitatifs) ; ils sont soumis à la limitativité sur le montant total pluriannuel de chaque contrat (ventilé par enveloppes budgétaires par nature) dont ils sont porteurs Les reports de crédits La mutualisation des AE et des CP est difficilement compatible avec les reports d AE et de CP individualisés par opération (contrats). En effet, dans ce contexte, certaines opérations auront consommé un montant d AE et de CP supérieur à celui prévu alors que d autres auront consommé un montant inférieur. Le report ne peut alors avoir de sens qu au niveau mutualisé. Par ailleurs, comme indiqué précédemment, dans le cadre de la programmation et reprogrammation infraannuelle, les manques ou excédents d AE et de CP sont directement programmés sur l exercice suivant et intégrés dans le budget initial du nouvel exercice. En fin d exercice, seul le report des AE et CP non consommés entre le vote du budget initial et la fin de l exercice peut être envisagés. Si ceux-ci sont reportés systématiquement, une reprogrammation sera nécessaire en début d année sous peine de disposer d informations non actualisées pour le pilotage et le dialogue de gestion. Dans ce contexte, il peut également être envisagé de reprogrammer les crédits avant de procéder au report et d attendre pour ce faire le premier budget rectificatif de l exercice suivant (compte tenu également de la valeur généralement résiduelle de ces crédits non consommés en fin d année). La mutualisation des AE et des CP garantit dans ce cas que toutes les dépenses pourront être réalisées sans attendre la mise à disposition des AE et CP résiduels reportés Exemple Un organisme de recherche dispose d un budget d AE de relatif aux opérations de recherche représentant 100 contrats avec des partenaires externes. Un laboratoire de cet organisme dispose d un budget de /an pour 5 contrats de recherche. Un contrat de est attribué à un chercheur de ce laboratoire (ventilé en d AE par an sur 5 ans) dont 80% sur l enveloppe de personnel et 20% sur l enveloppe d investissement. Cas de gestion 1 : Au cours du premier exercice le chercheur souhaite engager un agent contractuel supplémentaire pour accélérer la réalisation des travaux. Les crédits de personnel correspondants n ont pas été prévus dans l estimation demandée pour l exercice. Les crédits de personnel de l ensemble des opérations étant mutualisés au niveau de l ordonnateur, qui par ailleurs gère les personnels, la contractualisation pourra avoir lieu sans voir recours à une réallocation des crédits. Dossier 72 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

73 Cas de gestion 2 : Du fait de l accélération des travaux, en fin de premier exercice, le chercheur souhaite faire l acquisition anticipée d un gros matériel de Toutefois, en fin d exercice son laboratoire ne dispose pas de crédits suffisants sur l enveloppe d investissement, ce qui ne permet pas de notifier l acquisition par le laboratoire. Les crédits étant disponibles au niveau de l enveloppe mutualisée de l ordonnateur principal, l acquisition pourra être réalisée après dialogue entre le laboratoire et l ordonnateur et abondement de son budget limitatif (l absence de contrôles bloquant au niveau du laboratoire permet de notifier le marché plus rapidement). 8.3 Synthèse Les deux solutions présentées ne sont pas compatibles. La programmation va de pair avec la mutualisation des AE et des CP à des niveaux agrégés (par enveloppes budgétaire par nature) correspondant au pilotage budgétaire ; elle n est pas compatible avec des enveloppes limitatives par opération et nature. Par ailleurs, les reports de crédits automatiques ne peuvent être réalisés sans remettre en cause la programmation. Toutefois, afin de faciliter la transition entre les deux modes de gestion, il peut être envisagé la démarche suivante : Les AE et CP sont évalués globalement par ordonnateur à un niveau mutualisé (cette démarche est en général retenue à ce jour, les organismes constituant des masses de crédits au niveau des ordonnateurs). Les CP sont mutualisés au niveau de l ordonnateur pour réaliser les paiements avec la meilleure efficience 55. Des contrôles bloquants peuvent être positionnés, par sécurité, au niveau de chaque laboratoire et au niveau des opérations budgétaires (sur le montant total de l opération ou sur un montant supérieur aux tranches annuelles d AE établies en prévision), le cas échéant, dans l attente de la mise en place d une démarche de programmation détaillée et de dialogue de gestion. De reports de crédits sont réalisés uniquement en AE en fonction des tranches annuelles établies. Au fur et à mesure de la mise en place du dialogue de gestion entre l ordonnateur et les entités de recherche, les contrôles bloquants sont levés, entité par entité. 55 Dans le cas d organisations complexes, la mutualisation et la programmation peuvent être mises en œuvre (à titre de pilote, par exemple), sur certaines structures de l organisme (certaines entités régionales ou certains départements, par exemple), associées à un niveau de responsabilité budgétaire disposant d une masse suffisante d AE et de CP mutualisés pour assurer un réel pilotage budgétaire. Dossier 73 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

74 9 GESTION COMPTABLE DES OPÉRATIONS PLURIANNUELLES La comptabilisation des opérations pluriannuelles en comptabilité générale s'effectue en fonction de la nature des contreparties accordées par l'organisme à un tiers en échange du financement de l'opération par celui-ci. Les financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles sans contrepartie directe sont comptabilisés selon l'instruction DGFiP du 20 novembre 2013 relative aux modalités de comptabilisation des subventions reçues. Dans ce cadre, une subvention est acquise et comptabilisée lorsque l'ensemble des conditions nécessaires à la constitution du droit de l'organisme bénéficiaire est satisfait. Dans ce cadre : les opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilable à des contrats à long terme sont comptabilisées selon la méthode à l'avancement ; les opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et non assimilables à des contrats à long terme sont également comptabilisées selon la méthode à l'avancement ; cependant, en l'absence de dispositif de suivi, dans le cadre de prestations réalisées de manière linéaire, et au regard de la cohérence économique, l'organisme public peut comptabiliser les produits au prorata temporis. 9.1 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles sans contrepartie directe (subventions) Des financements (subventions) peuvent être reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles sans contrepartie directe. Qu'il s'agisse de subventions d'investissement ou de fonctionnement, annuelles ou pluriannuelles, le critère de rattachement à l'exercice des subventions reçues respecte le principe général selon lequel le droit est comptabilisé lorsqu'il est acquis et que son montant peut être évalué de manière fiable. L'acquisition de ce droit correspond à la réalisation, sur la période se rattachant à l'exercice clos, de l'ensemble des conditions nécessaires à la constitution du droit de l'organisme public bénéficiaire. Dès lors qu'il existe des subventions conditionnées il convient de mettre en place un dispositif de suivi des subventions permettant le recensement des droits rattachables à l'exercice clos. 9.2 Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles avec contrepartie directe Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilables à des contrats à long terme Les financements reçus dans le cadre des opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et assimilables à des contrats à long terme 56 sont comptabilisés selon la méthode à l'avancement : les produits et le résultat sont constatés progressivement au fur et à mesure de l exécution du contrat. Pour être mise en œuvre, cette méthode nécessite de pouvoir effectuer un certain nombre de prévisions quant au résultat attendu du contrat à son échéance, ce qui implique de disposer des outils appropriés et notamment d'une comptabilité analytique. 56 Les contrats à long terme sont définis par la réunion de plusieurs critères : durée généralement longue, négociation spécifique, complexité, ensemble de biens ou de services complexes et conformité du travail exécuté. Dossier 74 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

75 Trois pré-requis sont nécessaires pour appliquer cette méthode : réalisation d un inventaire ; acceptation par le cocontractant des travaux exécutés ; existence de documents comptables prévisionnels (résultat attendu du contrat à son échéance). Les modalités d application de la méthode à l avancement diffèrent selon le caractère déterminable ou non du résultat : Cas où le résultat à terminaison est déterminable de façon fiable Et est bénéficiaire Et correspond à une perte Cas où le résultat à terminaison n est pas déterminable de façon fiable Et constitue un bénéfice probable Et correspond à une perte estimable de façon raisonnable Et correspond à une perte non estimable de façon raisonnable (cas exceptionnel) Résultat à l avancement = Résultat à terminaison x % avancement. Provision sous déduction de la perte à l avancement déjà constatée. Aucun profit dégagé : produits limités au montant des charges. Provision à hauteur de la perte la plus probable ou à défaut de la plus faible. Aucune provision, mais mention en annexe de l existence et de la nature de l incertitude. Un pourcentage d avancement (des travaux ou services exécutés et acceptés) est déterminé par chaque organisme. La perte réalisée en raison des travaux déjà effectués est prise en compte lors de la constatation du chiffre d affaires relatif à ces travaux. Le résultat rattachable à chaque exercice est déterminé en appliquant le pourcentage au résultat à terminaison. Le complément de perte, qui correspond aux travaux non encore réalisés, obtenu par la différence entre la perte totale et la perte déjà constatée, fait l objet d une provision Comptabilisation des financements reçus par l'organisme dans le cadre d'opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et non assimilables à des contrats à long terme Les financements reçus dans le cadre des opérations pluriannuelles avec contrepartie directe et non assimilables à des contrats à long terme sont également comptabilisés selon la méthode à l'avancement. Cependant, au regard de la cohérence économique, la méthode de comptabilisation des produits au prorata temporis peut être envisagée pour les contrats pluriannuels dont la prestation est réalisée de façon linéaire et si l'entité n'a pas mis en place de dispositif de suivi selon la méthode à l'avancement. Dossier 75 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

76 10 MAQUETTES BUDGÉTAIRES SPÉCIFIQUES AUX OPÉRATIONS PLURIANNUELLES Budget initial présenté par nature TABLEAU Opérations pluriannuelles par nature - prévision POUR INFORMATION DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT Suivi par opération (ou par regroupement d'opérations) des autorisations d'engagement, des crédits de paiement et des recettes A - Prévision d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement Prévision Prévision N Prévision N+1 et suivantes Opération Nature Coût total de l'opération AE ouvertes les années antérieures à N AE consommées les années antérieures à N AE reprogrammées ou reportées en N* AE nouvelles ouvertes en N TOTAL des AE ouvertes en N CP ouverts les années antérieures à N CP consommés les années antérieures à N CP reprogrammés ou reportés en N* CP nouveaux ouverts en N TOTAL des CP ouverts en N AE prévues en N+1 CP prévus en N+1 AE prévues en N+2 CP prévus en N+2 AE prévues > N+2 CP prévus > N+2 Op. 1 Op.2 (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Personnel 0 0 Fonctionnement 0 0 Intervention 0 0 Investissement 0 0 Total Op Personnel 0 0 Fonctionnement 0 0 Intervention 0 0 Investissement 0 0 Total Op Ss total personnel Ss total fonctionnement Ss total intervention Ss total investissement TOTAL * A l'occasion du budget initial N, cette colonne enregistre les reprogrammations en AE ou en CP de N-1 sur N. Lors du premier budget rectificatif N, le cas échéant présenté avec le compte financier N-1, cette colonne enregistre les éventuels reports en AE et en CP. B - Prévisions de recettes Opération Op. 1 Op. 2 Nature Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op.1 Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op.2 Ss total financement de l'etat Ss total autres financements publics Ss total autres financements TOTAL Prévision Financement de l'opération Encaissements des années antérieures à N Prévision N Encaissement prévus en N Encaissements prévus en N+1 Encaissements prévus en N+2 Encaissements prévus > N+2 (18) (19) (20) (21) (22) (23) Prévisions en N+1 et suivantes * Subvention pour charges de service public, autres financements de l'etat, fiscalité affectée, financement de l'etat fléchés ** Autres financements publics (globalisés ou fléchés) *** Recettes propres et autres recettes fléchés Dossier 76 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

77 Budget initial présenté par nature TABLEAU Opérations pluriannuelles par nature - exécution POUR INFORMATION DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT Suivi par opération (ou par regroupement d'opérations) des autorisations d'engagement, des crédits de paiement et des recettes A - Exécution d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement Prévision Exécution Prévision N+1 et suivantes Opération Op. 1 Op.2 TOTAL Nature Personnel Fonctionnement Intervention Investissement Total Op.1 Personnel Fonctionnement Intervention Investissement Total Op.2 Ss total personnel Ss total fonctionnement Ss total intervention Ss total investissement Coût total de l'opération AE consommées les années antérieures à N AE consommées en N TOTAL des AE consommées CP consommés les CP consommés en années antérieures N à N TOTAL des CP consommés Restes à payer Solde à engager Solde à payer (1) (2) (3) (4) = (2) + (3) (5) (6) (7) = (5) + (6) (8) = (4) - (7) (9) = (1) - (4) (10) = (1) - (7) B - Exécution des recettes Opération Op. 1 Op. 2 TOTAL Nature Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op.1 Financement de l'etat* Autres financements publics** Autres financements*** Total Op.2 Ss total financement de l'etat Ss total autres financements publics Ss total autres financements Prévision Financement de l'opération Encaissements des années antérieures à N Exécution Encaissement réalisés en N (11) (12) (13) Prévisions en N+1 et suivantes Reste à encaisser en N+1 et suivantes (14) = (11) - (12) - (13) * Subvention pour charges de service public, autres financements de l'etat, fiscalité affectée, financement de l'etat fléchés ** Autres financements publics (globalisés ou fléchés) *** Recettes propres et autres recettes fléchés Dossier 77 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

78 Budget initial présenté par destination TABLEAU Opérations pluriannuelles par destination - prévision POUR INFORMATION DE L'ORGANE DÉLIBÉRANT Suivi par opération (ou par regroupement d'opérations) des autorisations d'engagement, des crédits de paiement et des recettes A - Prévision d'autorisations d'engagement et de crédits de paiement Prévision Prévision N Prévision N+1 et suivantes Opération Nature des dépenses Coût de l'opération AE ouvertes les années antérieures à N AE consommées les années antérieures à N AE reprogrammées ou reportées en N* AE nouvelles ouvertes en N TOTAL des AE ouvertes en N CP ouverts les années antérieures à N CP consommés les années antérieures à N CP reprogrammés ou reportés en N* CP nouveaux ouverts en N TOTAL des CP ouverts en N AE prévues en N+1 CP prévus en N+1 AE prévues en N+2 CP prévus en N+2 AE prévues > N+2 CP prévus > N+2 (1) (2) (3) (4) (5) (6) = (4) + (5) (7) (8) (9) (10) (11) = (9) + (10) (12) (13) (14) (15) (16) (17) Op. 1 Destination Destination Total Op Op.2 Destination Total Op Ss total destination Ss total destination TOTAL * A l'occasion du budget initial N, cette colonne enregistre les reprogrammations en AE ou en CP de N-1 sur N. Lors du premier budget rectificatif N, le cas échéant présenté avec le compte financier N-1, cette colonne enregistre les éventuels reports en AE et en CP. B - Prévisions de recettes Opération Origine Prévision Financement de l'opération Encaissements des années antérieures à N Prévision N Encaissement prévus en N Encaissements prévus en N+1 Encaissements prévus en N+2 Encaissements prévus > N+2 (18) (19) (20) (21) (22) (23) Op. 1 Origine Origine Total Op Op. 2 Origine Total Op Ss total origine Ss total origine TOTAL * Subvention pour charges de service public, autres financements de l'etat, fiscalité affectée, financement de l'etat fléchés ** Autres financements publics (globalisés ou fléchés) *** Ressources propres, mécénats fléchés et autres recettes fléchés Prévisions en N+1 et suivantes Dossier 78 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

79 11 OUTILS DE PILOTAGE Les outils proposés dans ce paragraphe ne sont pas soumis au vote de l organe délibérant. Ces suivis sont mis à disposition des organismes afin de les accompagner dans le pilotage des AE, des CP et des recettes. La mise en forme des suivis ci-après est proposée à titre indicatif et les organismes sont libres de la faire évoluer selon leurs besoins spécifiques. Le suivi proposé ci-après porte sur les autorisations budgétaires en autorisations d engagement (AE). Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision détaillée) Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N Autorisations budgétaires en autorisations d'engagement (AE) Opérations Nature de dépense Montant total pluriannuel de l'opération < N - 1 N - 1 N > N AE ouvertes au titre des années antérieures à N-1 AE consommées au titre des années antérieures à N-1 AE ouvertes au titre de l'année N-1 AE consommées au titre de l'année N-1 AE reportées au titre de l'année N-1 AE initiales ouvertes en année N Mouvements d'ae en année N Total des AE ouvertes pour l'année N Total des AE consommées au titre de l'année N AE disponibles à engager dans l'année N (AE) Total des AE à ventiler sur les années à venir Total des AE prévues pour l'année N+1 Total des AE prévues pour l'année N+2 Total des AE prévues pour les années postérieures à N+2 SS Op. 1 Sous-total SS Op. 2 Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Fonctionnement & Investissement * Personnel Intervention Fonctionnement Investissement (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15) Sous-total Total Opération Sous-total Fonctionnement & Investissement * * Uniquement pour les EPST Notes : Colonne (1) Colonne (2) Colonne (3) Un contrôle peut être opéré (1) = (3) + (5) + (9) + (13) + (14) + (15) Cumul des AE ouvertes au titre des années antérieures. Cumul des AE consommées au titre des années antérieures. Colonne (4) Cumul des AE ouvertes au titre de l'année précédente y compris les reports n-2. Colonne (5) Cumul des AE consommées au titre de l'année précédente. Colonne (6) (6) < = à (4) - (5). Cette information n'est pas déterminée automatiquement. Elle est connue lors de la détermination des reports. Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'ae en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits. Colonne (10) Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'ae et à tous les autres mouvements d'ae (les consommations peuvent être positives ou négatives). Colonne (11) En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant. Colonne (12) Un contrôle de cohérence doit être: (12) = (13) + (14) + (15) Dossier 79 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

80 Le suivi ci-dessous présente les mêmes informations que le précédent mais selon une entrée différente. Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision agrégée) Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N Autorisations budgétaires en autorisations d'engagement (AE) Opérations Nature de dépense Montant total pluriannuel de l'opération < N - 1 N - 1 N > N AE ouvertes au titre des années antérieures à N-1 AE consommées au titre des années antérieures à N-1 AE ouvertes au titre de l'année N-1 AE consommées au titre de l'année N-1 AE reportées au titre de l'année N-1 AE initiales ouvertes en année N Mouvements d'ae en année N Total des AE ouvertes pour l'année N Total des AE consommées au titre de l'année N AE disponibles à engager dans l'année N (AE) Total des AE à ventiler sur les années à venir Total des AE prévues pour l'année N+1 Total des AE prévues pour l'année N+2 Total des AE prévues pour les années postérieures à N+2 Personnel SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Intervention SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Fonctionnement SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Investissement SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15) Sous-total Fonctionnement & Investissement * Total Opération * Uniquement pour les EPST Notes : Colonne (1) Colonne (2) Colonne (3) Un contrôle peut être opéré (1) = (3) + (5) + (9) + (13) + (14) + (15) Cumul des AE ouvertes au titre des années antérieures. Cumul des AE consommées au titre des années antérieures. Colonne (4) Cumul des AE ouvertes au titre de l'année précédente y compris les reports n-2. Colonne (5) Cumul des AE consommées au titre de l'année précédente. Colonne (6) (6) < = à (4) - (5). Cette information n'est pas déterminée automatiquement. Elle est connue lors de la détermination des reports. Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'ae en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits. Colonne (10) Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'ae et à tous les autres mouvements d'ae (les consommations peuvent être positives ou négatives). Colonne (11) En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant. Colonne (12) Un contrôle de cohérence doit être: (12) = (13) + (14) + (15) Dossier 80 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

81 Le suivi proposé ci-après porte sur les autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP). Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision détaillée) Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N Autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP) Opérations Nature de dépense Montant total pluriannuel de l'opération < N - 1 N - 1 N > N CP ouverts au titre des années antérieures à N-1 CP consommés au titre des années antérieures à N-1 CP ouverts au titre de l'année N-1 CP consommés au titre de l'année N-1 CP reportés au titre de l'année N-1 CP initiaux ouverts en année N Mouvements de CP en année N Total des CP ouverts pour l'année N Total des CP consommés au titre de l'année N CP disponibles à payer dans l'année N (CP) Total des CP à ventiler sur les années à venir Total des CP prévus pour l'année N+1 Total des CP prévus pour l'année N+2 Total des CP prévus pour les années postérieures à N+2 SS Op. 1 Sous-total SS Op. 2 Sous-total Total Opération Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Fonctionnement & Investissement * Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Fonctionnement & Investissement * (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15) * Uniquement pour les EPST Notes : Colonne (1) Colonne (2) Colonne (3) Un contrôle peut être opéré (1) = (3) + (5) + (9) + (13) + (14) + (15) Cumul des CP ouverts au titre des années antérieures. Cumul des CP consommés au titre des années antérieures. Colonne (4) Cumul des CP ouverts au titre de l'année précédente y compris les reports n-2. Colonne (5) Cumul des CP consommés au titre de l'année précédente. Colonne (6) (6) < = à (4) - (5). Cette information n'est pas déterminée automatiquement. Elle est connue lors de la détermination des reports. Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits de CP en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits. Colonne (10) Les consommés sont liés aux DP, aux annulations et à tous les autres mouvements de CP (les consommations peuvent être positives ou négatives) Colonne (11) En fin d'année, montant des CP reportables sur l'exercice suivant. Colonne (12) Un contrôle de cohérence doit être: (12) = (13) + (14) + (15) Dossier 81 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

82 Le suivi ci-dessous présente les mêmes informations que le précédent mais selon une entrée différente. Situation d'une opération à date dans l'exercice N (vision agrégée) Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N Autorisations budgétaires en crédits de paiement (CP) Opérations Nature de dépense Montant total pluriannuel de l'opération < N - 1 N - 1 N > N CP ouverts au titre des années antérieures à N-1 CP consommés au titre des années antérieures à N-1 CP ouverts au titre de l'année N-1 CP consommés au titre de l'année N-1 CP reportés au titre de l'année N-1 CP initiaux ouverts en année N Mouvements de CP en année N Total des CP ouverts pour l'année N Total des CP consommés au titre de l'année N CP disponibles à engager dans l'année N (CP) Total des CP à ventiler sur les années à venir Total des CP prévus pour l'année N+1 Total des CP prévus pour l'année N+2 Total des CP prévus pour les années postérieures à N+2 Personnel SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Intervention SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Fonctionnement SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Personnel SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total Investissement SS Op. 1 SS Op. 2 Sous-total (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) = (6) + (7) + (8) (10) (11) = (9) - (10) (12) = (1) - (3) - (5) - (9) (13) (14) (15) Sous-total Fonctionnement & Investissement * Total Opération * Uniquement pour les EPST Notes : Colonne (1) Colonne (2) Colonne (3) Un contrôle peut être opéré (1) = (3) + (5) + (9) + (13) + (14) + (15) Cumul des CP ouverts au titre des années antérieures. Cumul des CP consommés au titre des années antérieures. Colonne (4) Cumul des CP ouverts au titre de l'année précédente y compris les reports n-2. Colonne (5) Cumul des CP consommés au titre de l'année précédente. Colonne (6) (6) < = à (4) - (5). Cette information n'est pas déterminée automatiquement. Elle est connue lors de la détermination des reports. Colonne (8) Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits de CP en année n. Cela correspond aux mouvements issus des BR et aussi des réallocations de crédits. Colonne (10) Les consommés sont liés aux DP, aux annulations et à tous les autres mouvements de CP (les consommations peuvent être positives ou négatives) Colonne (11) En fin d'année, montant des CP reportables sur l'exercice suivant. Colonne (12) Un contrôle de cohérence doit être: (12) = (13) + (14) + (15) Dossier 82 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

83 Le suivi proposé ci-dessous porte sur les prévisions de recettes. Tableau de suivi des prévisions de recettes au titre d'opérations pluriannuelles Pilotage de l'opération à date dans l'exercice N Prévisions de recettes Opérations Nature de recettes Op. 1 Recettes globalisée Subventions pour charges de service public Autres financements de l'etat Fiscalité affectée Autres financements publics Ressources propres Recettes fléchées Financements de l'etat fléchés Autres financements publics fléchés Mécénats fléchés Autres recettes fléchées Montant de l'opération Autofinancement Montant à recevoir Recettes prévues au titre des années antérieures Recettes émises au titre des années antérieures Recettes encaissées au titre des années antérieures < N N Recettes à recevoir au titre des années antérieures Taux d'encaissement au titre des années antérieures par rapport aux prévisions Taux de recouvrement au titre des années antérieures par rapport aux émissions Recettes prévues au titre de l'année N Recettes émises au titre de l'année N Recettes encaissées en N Taux d'encaissement sur l'année N par rapport aux prévisions Taux de recouvrement sur l'année N par rapport aux émissions (1) (2) (3) = (1) - (2) (4) (5) (6) (7) = (5) - (6) (8) = (6) / (4) (9) = (6) / (5) (10) (11) (12) (13) = (12) / (10) (14) = (12) / (11) Taux d'encaissement global par rapport aux prévisions (15) = [(6)+((12)] / [(4)+(10)] Taux de recouvrement global par rapport aux émissions (16) = [(6)+((12)] / [(5)+(11)] Recettes prévues au titre de l'année N+1 > N Recettes prévues au titre de l'année N+2 Recettes prévues au titre des années postérieures (17) (18) (19) Sous-total Op. 2 Recettes globalisée Subventions pour charges de service public Autres financements de l'etat Fiscalité affectée Autres financements publics Ressources propres Recettes fléchées Financements de l'etat fléchés Autres financements publics fléchés Mécénats fléchés Autres recettes fléchées Sous-total Total Notes : Colonne (10) Les prévisions correspondent aux encaissements prévus. Dossier 83 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

84 Le suivi proposé ci-après porte sur la programmation : Programmation d'une opération à date dans l'exercice N Programmation de l'opération à date dans l'exercice N Programmation agrégée Opérations Nature de dépense Montant total pluriannuel de l'opération Exécution en < N Exécution en N Programmation en N Programmation en > N AE AE consommées au AE ouvertes AE initiales ouvertes titre des années reportées au titre des années en année N antérieures à N au titre de l'année N-1 antérieures à N Mouvements d'ae en année N Total des AE ouvertes pour l'année N Total des AE consommées au titre de l'année N AE disponibles à engager dans l'année N (AE) Version initiale Version révisée au JJ/MM/AAAA Total des AE AE non engagées Total des AE Total des AE Total des AE restant prévues pour les reprogrammées au prévues pour l'année prévues pour l'année à programmer sur années postérieures JJ/MM/AAAA N+1 N+2 les années à venir à N+2 SS Op. 1 Sous-total SS Op. 2 Sous-total Total Opération Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Fonctionnement & Investissement * Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Fonctionnement & Investissement * (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) = (4)+(5)+(6) (8) (9) = (7)-(8) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Notes : Colonne (2) Colonne (3) Colonne (6) Colonne (8) Colonne (9) Colonne (10) Colonne (11) Colonne (12) * Facultatif Cumul des AE ouvertes au titre des annéesantérieures. Cumul des AE consommées au titre des annéesantérieures. Cumul de tous les mouvements (positifs ou négatifs) de crédits d'ae en année n. Les consommés sont liés aux EJ, aux DP directes, aux restitutions d'ae et à tous les autres mouvements d'ae (les consommations peuvent être positives ou négatives). En fin d'année, montant des AE reportables sur l'exercice suivant. Montant total programmé. paramètre permettant d'afficher la version souhaitée. Total de la programmation de N actuelle y compris le consommé. Dernière version qui a été révisée par rapport à la version initiale. Montant actuellement prévu pour l'exécution. Dossier 84 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

85 Le suivi proposé ci-dessous propose une approche infra-annuelle de la programmation. Programmation détaillée - intérêt pour le pilotage de l'exercice en cours SS Op. 1 Opérations Nature de dépense Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Trimestre 4 AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées AE prévues AE exécutées (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Sous-total SS Op. 2 Sous-total Fonctionnement & Investissement * Personnel Intervention Fonctionnement Investissement Sous-total Total Opération Sous-total Fonctionnement & Investissement * Dossier 85 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

86 ANNEXE 6 : LES PRESTATIONS INTERNES À L ORGANISME Dossier 86 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

87 1 PRINCIPES 1.1 Définition Les «prestations internes» correspondent à tout échange de biens ou de services entre deux composantes d un même organisme. Une prestation interne correspond à une dépense interne pour une composante (l acheteur) et une recette interne pour l autre composante (le vendeur). Cet échange n engendre aucun flux de trésorerie et n'est jamais soumis aux règles du code des marchés publics. 1.2 Contexte réglementaire Comptabilité générale En comptabilité générale, le principe est de comptabiliser la charge au plus près du fait générateur. Mais cette obligation n existe que pour les opérations avec les tiers externes. Dans le cas des prestations internes, il n est donc pas obligatoire de traduire ces prestations en comptabilité générale. Une comptabilisation est néanmoins possible, de préférence en établissant des situations comptables périodiquement et au moins lors de la clôture de l exercice Comptabilité budgétaire De la même manière, il n existe pas d obligation de traduire les prestations internes en comptabilité budgétaire. Sous la responsabilité des organismes, il est possible de procéder à des mouvements budgétaires unitaires (pour chaque prestation interne) ou à des rétablissements de crédits au profit du service vendeur en regard de consommations de crédits équivalentes pour le service acheteur, mais cette solution n est pas recommandée car peu efficiente. Il est recommandé autant que possible : de prévoir les crédits pour que les services prestataires réalisent leurs prestations au profit des services bénéficiaires sans générer d opérations de régularisation budgétaire ; à défaut, de régulariser la situation budgétaire, dans le cadre de la reprogrammation des crédits et sous forme de mouvements budgétaires de régularisation périodiques entre ordonnateurs, sur la base des justificatifs émis sur la période. Des mouvements budgétaires sont ainsi possibles, entre deux entités budgétaires différentes ou entre deux compartiments du même budget. Ces mouvements sont effectués périodiquement. En revanche, les prestations internes ne donnent pas lieu à des écritures de comptabilité budgétaire (dépenses et recettes) Fiscalité Les échanges internes ne correspondent pas à une activité économique au sens de la TVA et ne peuvent donc pas relever du champ d application de cet impôt. En conséquence, cet échange fait partie des opérations dites «hors champ». En matière de fiscalité directe, l achat peut contribuer à la réalisation d une opération appartenant à un des trois secteurs, mais relève nécessairement du secteur exonéré pour le vendeur. Dossier 87 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

88 1.3 Besoins à couvrir Un service vendeur vend une prestation ou un bien à un service acheteur. Suivant les cas, cette prestation ou bien peut faire l objet de ventes à l extérieur de l organisme ou être spécifiquement interne. Dans le cadre de services vendus à l extérieur, un refinancement du service vendeur, pour qu il puisse assurer le niveau de vente externe attendu est parfois nécessaire. Dans le cas où la prestation est spécifiquement interne, il est préférable de donner au service vendeur les capacités nécessaires pour réaliser ses activités au bénéfice de l ensemble de l organisme. Toutefois, lorsque les prestations ne peuvent être prévues à l avance, il peut être nécessaire de redonner au service vendeur le budget nécessaire à son activité. Le service acheteur peut devoir justifier de ses achats dans le cadre de financements externes à l organisme. De ce fait, les prestations internes doivent pouvoir faire l objet d un document justificatif qui en établit la réalité, la nature et le coût supporté par le service acheteur. En synthèse, le principal besoin consiste à identifier et valoriser au sein d un organisme les prestations échangées en interne. La solution pour y répondre doit s inscrire dans le cadre des nouvelles règles comptables, énoncées précédemment : Aucune écriture n est obligatoire en comptabilité générale. Aucune écriture n est obligatoire en comptabilité budgétaire, mais des mouvements et réallocations de crédits peuvent avoir lieu périodiquement afin de régulariser la situation budgétaire entre deux services (qu ils aient des budgets différents ou qu ils correspondent à deux compartiments d un même budget). Lorsqu il ne s agit que de suivre les répartitions de charges et produits internes entre services, il n est pas recommandé de recourir à la facturation interne. Il est préférable de procéder à des ventilations de charges et produits dans le cadre d une comptabilité analytique, afin d imputer correctement les charges et les produits entre les différents services. Dossier 88 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

89 2 PROCESSUS 2.1 Documents et pièces utilisés Afin de sécuriser et de fluidifier le dispositif, il est préférable de définir le cadre contractuel interne des prestations, de façon à définir à l avance le montant ou prix unitaire des prestations et les critères budgétaires et comptables sur lesquels porteront, le cas échéant, les écritures comptables et les régularisations budgétaires, tant en recette qu en dépense. Deux types de documents sont utilisés : Une convention, signée par les deux parties, qui porte toutes les informations nécessaires à l exécution de la prestation (et le cas échéant, les imputations budgétaires et comptables, en recette pour une des parties, en dépense pour l autre). Une même convention peut recouvrir plusieurs prestations internes. Des factures pro forma, émises pour chaque prestation en référence à la convention, dont elles reprennent les informations. La facture pro forma est échangée entre les différents acteurs concernés pour validation. Elle tient lieu de justificatif vis-à-vis de l extérieur, en cas de besoin. 2.2 Emission de conventions et de factures pro forma Description du processus standard Le processus est le suivant : Un service de l organisme constate un besoin, auquel un autre service peut répondre. Le service acheteur se rapproche du service vendeur potentiel. Une convention est conclue entre les ordonnateurs des deux services. Suite à commande, le service vendeur réalise une prestation dans le cadre de cette convention. Le service vendeur émet une facture pro forma pour cette prestation, validée par son ordonnateur. La facture pro forma est validée par l ordonnateur du service acheteur. Il est recommandé de dématérialiser ce processus, de façon à fluidifier les échanges entre les services et garder la trace des engagements réciproques. A ce stade, seuls les ordonnateurs valident les différentes étapes. Les impacts de ces différentes étapes dans les comptabilités peuvent différer. Ils sont détaillés dans les paragraphes ci-après. Dossier 89 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

90 2.2.2 Schéma 2.3 Agrégation périodique des factures pro-forma Dans les cas où les factures pro-forma doivent être comptabilisées (cf. description des impacts ci-dessous), il est fortement recommandé de les agréger afin de les comptabiliser pour des montants cumulés. Dans ce cas, l organisme définit une période à l issue de laquelle l ensemble des factures pro forma validées par les différentes parties concernées sont agrégées et regroupées pour comptabilisation. Cette étape permet de régulariser la situation budgétaire (et la situation comptable le cas échéant) entre services. Elle présente l avantage, en regroupant plusieurs factures pro forma, d offrir un solde des opérations pour chaque service (qui peut être à la fois vendeur et acheteur sur différentes prestations internes) et ainsi de déterminer les crédits ou écritures qu il est nécessaire de régulariser à partir de l ensemble des opérations dénouées. Dossier 90 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

91 2.4 Les impacts en comptabilité générale Les prestations internes peuvent donner lieu ou non à comptabilisation en comptabilité générale. Dans le premier cas, aucune écriture en comptabilité générale n est générée. Ce traitement, qui peut s accompagner d un traitement en comptabilité analytique, est recommandé. Dans le second cas, les écritures sont comptabilisées sur des comptes spécifiques : des écritures sont passées sur des comptes de liaison, au fil de l eau ou périodiquement, afin de retracer les prestations internes en comptabilité générale. Le choix entre ces deux modes de traitement est laissé aux organismes, même si le premier cas (qui ne donne pas lieu à génération d écritures en comptabilité générale) est recommandé. Traitement via des comptes de liaison Comptes utilisés : Le compte utilisé pour comptabiliser dans la comptabilité générale de l'agent comptable les opérations de prestations internes est le compte 18 : «compte de liaisons des sociétés dotées d'une comptabilité sans personnalité morale et des sociétés en participation», suivant les subdivisions suivantes : Compte de liaison des établissements 57 ; Biens et prestations de services échangés entre établissements ; Biens et prestations de services échangés entre établissements. Le compte 181 doit toujours présenter un solde nul. En effet, les opérations enregistrées sur ce compte ne participent pas à l'enrichissement de l'établissement, ni à son appauvrissement. Il appartient aux comptables de vérifier que les opérations symétriques d achat pour l acheteur et de vente pour le vendeur sont bien comptabilisées de manière cohérente. Deux options sont possibles dans le cas d un traitement via des comptes de liaison : une comptabilisation au fil de l eau (non recommandée), ou une comptabilisation périodique suite à l agrégation de factures pro-forma. Comptabilisation au fil de l eau : Dans cette option, chaque facture pro forma est comptabilisée séparément. La facture pro forma doit être validée à chaque étape du circuit de validation par les comptables du service acheteur et du service vendeur. La dernière validation par le comptable du service acheteur vaut prise en charge et déclenche l ensemble des écritures : le compte 186XXX est débité, le compte de liaison 181 est crédité ; le compte de liaison 181 est débité, le compte 187XXX est crédité. Agrégation et comptabilisation périodique : Cette option est préférable à la précédente. Les factures pro forma sont validées par les ordonnateurs sans intervention des comptables. Les factures pro forma sont agrégées selon une périodicité déterminée par l organisme. Des écritures agrégées par compte général sont proposées à la validation des comptables, pour chaque service concerné : le compte de liaison 181 est débité, le compte 187XXX est crédité pour un montant correspond à l ensemble des produits réalisés par le service ; le compte 186XXX est débité, le compte de liaison 181 est crédité pour un montant correspondant à l ensemble des charges. 57 Le compte 181 comprend autant de subdivisions que d entités concernées. Dossier 91 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

92 2.5 Les impacts en comptabilité budgétaire Les prestations internes ne donnent pas lieu à des écritures en comptabilité budgétaire (recette et dépense). Elles doivent dans la mesure du possible être prévues dans le budget des entités concernées. En cas d opérations non prévues dont le montant est significatif, un rééquilibrage budgétaire via des mouvements de crédits peut être nécessaire Prestations anticipées Les prestations internes, au même titre que les autres achats ou ventes, doivent dans la mesure du possible être anticipées et prévues dans les budgets des services ou de l organisme. Ainsi, le service qui réalise la prestation dispose du budget nécessaire et aucune procédure plus complexe n est nécessaire Prestations non prévues dans le budget initial En cas d opérations non prévues ou de ventes occasionnelles imprévisibles, un décalage trop important avec la budgétisation initiale est possible. Dans ce cas, un rééquilibrage budgétaire peut être réalisé pour faire face à ces opérations non prévues et attribuer au service des crédits en regard de ses ventes internes non anticipées. Ce rééquilibrage s inscrit dans le cadre de la reprogrammation infra-annuelle. Il peut conduire à des réallocations de crédits et, le cas échéant, à un budget rectificatif. Ce rééquilibrage budgétaire doit se faire entre imputations de même nature : il n y a pas de fongibilité possible entre les enveloppes par nature budgétaire. L ensemble des critères d imputation peut être porté par la convention conclue par les deux parties. Il est fortement recommandé d effectuer ces rééquilibrages budgétaires de manière périodique à la suite de l agrégation des factures pro forma. Les réallocations de crédits à l issue de chaque prestation doivent rester des exceptions. Dossier 92 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

93 2.6 Synthèse des traitements possibles Comptabilité générale Comptabilité budgétaire Pas d écriture en comptabilité générale (traitement budgétaire) Comptabilisations périodiques Comptabilisations au fil de l eau Mouvements anticipés et budgétisés aucun rééquilibrage nécessaire Recommandé Possible A éviter Rééquilibrages périodiques (réallocations et BR) Recommandé en cas de prestations non prévues Possible A éviter Rééquilibrages au cas par cas Exceptionnel Exceptionnel Exceptionnel En synthèse, trois traitements sont envisageables : 1 Traitement sans écriture en comptabilité générale : mouvements anticipés et budgétisés dans la mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles en cas de prestations non prévues. RECOMMANDE. Traitement avec écritures périodiques en comptabilité générale : comptabilisations périodiques en comptabilité générale, sur la base des factures pro forma agrégées. Mouvements anticipés et budgétisés dans la mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles en cas de prestations non prévues. POSSIBLE. Traitement avec écritures au fil de l eau en comptabilité générale : comptabilisations au fil de l eau de chaque facture pro forma en comptabilité générale. Mouvements anticipés et budgétisés dans la mesure du possible en comptabilité budgétaire, rééquilibrages budgétaires possibles en cas de prestations non prévues. A EVITER (sauf exception). Dossier 93 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

94 3 OPÉRATIONS PARTICULIÈRES 3.1 Traitement des anomalies L acheteur peut refuser la prestation. Dans ce cas la livraison (ou la facture pro-forma porteuse de la livraison) peut être retournée au service vendeur pour annulation. Toute prestation qui n est pas validée par les deux parties n est pas prise en compte. Aucun impact comptable n ayant eu lieu dans ce cas, aucune régularisation particulière n est nécessaire (sauf en comptabilité analytique si elle existe). 3.2 Prestations se déroulant sur deux exercices Dans le cas où une prestation est commandée lors de l exercice N et dénouée en fin d année N, la régularisation par mouvement budgétaire n est pas possible 58. Les crédits correspondant sont non reportables sur N+1 et ne pourront être consommés en N. Toutefois, il est possible dans ce cas de prendre en compte ces prestations dans la programmation de N+1. Le service acheteur doit ainsi prévoir dans son budget N+1 d être régularisé des factures de N qui n ont pas pu être régularisées à temps. Le service vendeur pourra ainsi se voir attribuer des crédits supplémentaires en N+1. Ce mode de fonctionnement est recommandé, car il permet d éviter que les services refusent d effectuer toute prestation interne à l approche de la fin de l année, par peur de perdre les crédits correspondants. 3.3 Justifications externes Dans le cas où le service acheteur doit justifier auprès de partenaires financeurs externes à l organisme la réalité et le montant de ses acquisitions externes, la facture pro forma, validée par les deux parties, pourra constituer le justificatif opposable. 58 En fin d exercice, le délai de traitement des prestations internes ne permet pas de rétablir les crédits à temps pour donner la possibilité au service vendeur de les dépenser. Dossier 94 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier

95 4 SYNTHÈSE DES IMPACTS : ILLUSTRATION Des prestations internes sont réalisées au sein d un organisme lors de l année N pour les services A et B : Le service A : o a acheté des travaux de reprographie en interne (à un service B) pour 100 euros (prestation 1) ; cette prestation n était pas prévue ; o a vendu des biens en interne (au service B) pour 170 euros (prestation 2) ; cette prestation n était pas prévue et est payée en deux fois par le service B : 120 euros puis 50 euros. Le service B : o a vendu des travaux de reprographie au service A pour 100 euros (prestation 1) ; cette prestation n était pas prévue ; o a acheté des biens en interne (imprévus) au service A pour 170 euros (prestation 2) ; cette prestation n était pas prévue et est payée en deux fois. L ensemble de ces prestations impactent l enveloppe de fonctionnement des budgets des deux services. Dossier 95 / 104 Fascicule 8 : Annexes du dossier