Guide de Gestion des documents et Calendrier des délais de conservation. Service de garde en milieu scolaire à la CSRS

Transcription

1 Service du secrétariat général Guide de Gestion des documents et Calendrier des délais de Service de garde en milieu scolaire à la CSRS Version : 29 mai 2014

2 Table des matières Objectifs et notions principales... 3 Précisions Lois et règlements applicables... 4 Principaux renseignements et documents, et leurs délais de Gestion budgétaire et comptable Clientèle : Facturation/Revenus pour frais de garde Dossier de l élève : Inscription et fréquentation Fonctionnement et organisation Gestion du personnel Opérations de contrôle (vérification interne) Matériel requis et mode de classement Documents consultés

3 Objectifs La Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke ainsi que son personnel sont responsables de la consignation, de la et de la protection des différents renseignements et documents produits en conformité avec les lois et règlements existants, dans les Services de garde. Le présent document vise à outiller et faciliter le travail du personnel concerné, en sécurisant et en uniformisant les pratiques. Voici donc, la méthode de classement et le Calendrier des délais de bonifiés de recommandations quant à la sécurité à apporter aux renseignements personnels et confidentiels que nous détenons, respectant ainsi les lois et obligations auxquelles nous sommes assujettis. Vous devez conserver ce document de référence au classeur, devant vos premiers documents classifiés. Notions principales Renseignement personnel : Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier (Art. 54 de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels). Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne (Art. 56 de la Loi sur l accès). Calendrier des délais de la CSRS : il s agit de la liste des documents détenus et pour lesquels nous avons l obligation légale de respecter le délai de et de destruction indiqué. Y sont précisés les 3 âges de vie d un document : Actif : en cours d utilisation pour la période indiquée (l année en cours ou plus, selon le cas) Semi-actif : document retiré du classeur, puis conservé pour un certain temps (prescrit au calendrier), puis détruit. Le Service de garde conserve ses «semi-actifs» dans une réserve sécurisée, chaque boîte étant identifiée : du Nom du Service de garde, de l école, de l année de destruction à venir ex. : correspondant au n o d école; année de destruction; du n o séquentiel de boîte. # École année suite séquentielle Inactif : a) conservé pour toujours aux archives de la CSRS (CGD) = à titre de document historique. ou b) détruit (déchiqueté) après le délai administratif ou légal précisé. 3

4 Précisions Lois et règlements applicables Mode de classement : cette façon de faire permettra un regroupement sécuritaire des documents «actifs», de façon à pouvoir repérer facilement, et à pouvoir protéger le contenu, lorsque nécessaire. Il est à noter que l uniformisation des pratiques offre un intérêt marqué lors de la recherche de documents, et lorsque l on est confronté à la mobilité du personnel, que ce soit d un Service de garde à l autre ou encore lors d un simple remplacement. Calendrier des délais : la des documents au terme de leur utilité «active» est assurée par la dans un dépôt de «semi-actifs» sécurisé. Lorsque l utilisation pour laquelle le document a été produit est terminée, nous avons, conformément au Calendrier des délais de de la CSRS, l obligation légale de le détruire. : à la CSRS, la protection des renseignements personnels et confidentiels est une priorité. Ainsi, nous insistons fortement sur le respect des applications concernant l «organisation physique sécuritaire», comme indiqué dans le présent document. Lois et règlements : la production, la détention, les modalités de gestion et la des principaux documents de la Commission scolaire s appuient sur des dispositions de la Loi sur l instruction publique (articles concernant les Services de garde, dans ce cas-ci), la Loi sur les archives (Calendrier des délais de ), la Loi sur l accès aux documents des organismes publics (classement), la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, et le Règlement sur les Services de garde en milieu scolaire. La Loi de l impôt sur le revenu, en matière fiscale, a également une incidence sur la de certains de ces documents. 4

5 Identification du document conservé par le Service de garde 1. Gestion budgétaire et comptable 1.1 Bordereaux et autres documents en lien avec les dépôts signés Documents à associer : Bordereaux de dépôts (A-G); Ventilation (A-G); Liste des encaissements (A-G); Billet-réponse (partie du bas de l état de compte, si paiement en chèque ou en argent); Partie du bas du reçu Avant-garde (si paiement en argent); Copie jaune d un reçu manuel, s il y a lieu; Numéro du sac de dépôt (banque-étiquette); Reçu provenant de la secrétaire; Fermeture de lot (Interac) Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) 1-6-D (Conserver 1 an au classeur, puis mettre dans une boîte de dossiers «semi-actifs» pendant 6 ans, et finalement détruire) Support de DCP Détenteur du document principal Mode de Service de garde 1 chemise manille par trimestre (4 chemises en tout, placées dans un «Pendaflex» à fond large) : 1- juillet/août/sept. 2- oct./nov./déc. 3- janv./fév./mars 4- avril/mai/juin 1.2 Prévisions budgétaires du Service de garde 1-6-D ou informatique (mettre sur le «P») Service de garde (copie à la direction de l école) 1 chemise manille 1.3 Copies de rapports : petite caisse, factures, etc., dont l original signé est transmis au Service des financières 1-0-D Conserver 1 an, puis détruire à la fin de l année Service des financières 1 chemise prune (copies de documents) (1) Calcul du délai de : le délai de se calcule à compter de la fin de l année scolaire concernée par le document. Ainsi, un document de ayant un délai de de 10 ans pourra être détruit à partir du 30 juin 2023; sauf pour les documents identifiés 1-D pour lesquels la destruction s effectue à la fin de l année concernée ex. : = détruire le 30 juin 2013 (2) Les documents «semi-actifs» sont versés dans une boîte identifiée : Semi-Actifs À DÉTRUIRE le 30 juin 20, selon le délai de précisé au Calendrier. Le Service de garde peut transférer au CGD Centre de gestion documentaire de la CS, à des fins de définitive (ARCHIVES), les originaux de documents à conserver pour des fins historiques. Veuillez préalablement aviser madame Nathalie Janelle au poste ou 20324, pour connaître les modalités de transfert. 5

6 Identification du document conservé par le Service de garde 2. Clientèle : Facturation/Revenus pour frais de garde 2.1 Comptes à recevoir : le document imprimé une fois par an, à la fin de l année (conserver la procédure de fin d année) Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) 2-5-D Support de et dans Avantgarde (obligation d imprimer) DCP Détenteur du document principal Service de garde Mode de 1 chemise manille 2.2 État de compte remis au parent : à chaque impression : conserver une seule copie du message adressé au parent lors de l envoi massif des états de compte 1-6-D (seulement) Service de garde 1 chemise manille 2.3 Mauvaises créances et comptes en souffrance (pièces justificatives) : - Copie, servant d original, des deux premiers avis aux parents - Copie, s il y a lieu, des documents relatifs à la perception légale effectuée par le Service des financières ou le SdG 1-6-D ou (détruire après 1 an à la suite du paiement, s il est effectué) Service de garde ou Service des financières 1 chemise manille ) Ordre chronologique (par année) 2.4 Relevés fédéral et provincial pour frais de garde (Relevé 24 au provincial et relevé fédéral) Attention : RESPECTER la procédure du SRF 1-6-D Service de garde En liasse, dans une chemise manille dans une chemiseaccordéon : classés selon l ordre d impression 6

7 Identification du document conservé par le Service de garde 3. Dossier de l élève : Inscription et fréquentation 3.1 Fiche d inscription annuelle au SdG* accompagnée du «Changement de statut», s il y a lieu. Documents à associer : Mettre s il y a lieu, dans une chemise bleu clair, au nom de l élève, les documents qui lui sont particuliers : Communications avec les parents (ayant une incidence sur la sécurité protection); Jugement de cour; Fiches/Billets de comportement; Registre de médicaments, Aide financière, etc. Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) 1-9-D (ou 3 ans après le départ de l élève) Support de DCP Détenteur du document principal Mode de Service de garde En liasse dans un cartable avec protecteurs de plastique ou chemiseaccordéon alpha A à Z **Chemise bleu clair au nom de l élève : Étiquette Avant-Garde : classée par année en ordre alpha 3.2 Document «Fréquentation prévue» document de réservation Calendrier mensuel (1 par élève, s il y lieu) 1-9-D Service de garde Dans un cartable ou une chemiseaccordéon; en ordre chronologique alpha de A à Z 7

8 3.3 Fiches d assiduité quotidienne* : en liasse (prise de présence de groupes) Document à associer : - Fiche de signature (arrivée départ) (IMPORTANT : stylo à encre bleue permanente) 1-9-D (fiches cochées à l encre bleue, quotidiennement) Service de garde Dans un cartable ou dans 11 chemisesaccordéons = 1/par mois, contenant 1 Fiche/semaine : en ordre selon l identification du groupe Journal de bord/mémos-parents (messages qui influencent l assiduité et peuvent avoir une incidence sur la facturation) 3.4 Listes de présence des élèves aux journées pédagogiques et sorties; coupons-réponse de la lettre d invitation (réponse positive ou négative) et autres documents (ex. : soumissions d autobus ) 1-6-D Service de garde 1 chemise manille ) 1-9-D Service de garde 1 chemise manille par événement en ordre chronologique; par année. 3.5 Demande d allocation de fonctionnement Journées pédagogiques et de relâche (le rapport annuel est transmis au SRF) 1-6-D SdG et Service des financières 1 chemise manille ) 3.6 Copie de la «Déclaration de clientèle du Service de garde» au 30 septembre. (année en cours et année précédente) 2-0-D Détruire par déchiquetage SRF Service des financières (DCS) 2 chemises prune (copies de documents) 3.7 Vérification externe des effectifs scolaires DCS (conserver la procédure jusqu à la fin de l année) 1-0-D SRF Service des financières 1 chemise prune (copies de documents) * Pièces justificatives précisées dans : Guide de gestion du MELS relatif à certaines allocations particulières, notamment celles applicables aux Services de garde 8

9 Identification du document conservé par le Service de garde 4. Fonctionnement et organisation 4.1 Comité de parents du Service de garde (ordres du jour; comptes rendus; procès-verbaux) (s il y a lieu) Note : La formation de ce Comité est sous la responsabilité du Conseil d établissement. Il est non obligatoire et consultatif. (Règl. Serv. garde, ch.ii, section V, art.18) 4.2 Rencontres du personnel (ordres du jour; comptes rendus) 4.3 Règles de fonctionnement du Service de garde Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) Support de DCP Détenteur du document principal Mode de 1-9-D Service de garde 1 chemise manille 1-9-D Service de garde 1 chemise manille Tant qu en vigueur-3-d Service de garde 1 chemise manille 4.4 Planification des activités de l année 1-9-D Service de garde 1 chemise manille 4.5 Copie de rapports d accident d élève 1-0-D Détruire par déchiquetage à la fin de l année Service du secrétariat général 1 chemise prune (copies de documents classées en ordre alpha) 4.6 Histoire du Service de garde (s il y a lieu) 1-0-C (archiver) (remettre au secrétariat de l école pour versement aux archives du CGD Centre de gestion documentaire) Service du secrétariat général 1 chemise manille 9

10 Identification du document conservé par le Service de garde 5. Gestion du personnel 5.1 Copie de formulaires relatifs à la paie Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) Aucune Support de Électronique (mettre sur le «P») DCP Détenteur du document principal Service des humaines (la secrétaire de l école expédie au SRH les informations relatives à l employé du SdG) Mode de Aucun Tableaux de confirmation de mise à pied (4 tableaux par année : Action de grâce [octobre], Semaine de relâche [mars], Journée nationale des patriotes [mai] et Vacances d été [juin]) 1-6-D Service de garde 1 chemise manille 5.2 Rapport de temps (surtemps et absences) rempli par l employé 1-0-D Détruire par déchiquetage à la fin de l année Service des humaines (transmis au SRH par le Service de garde) 1 chemise prune (copies de documents; pièces classées en ordre alpha) 5.3 Copie de rapports d accident d employé 1-0-D Détruire par déchiquetage à la fin de l année Service des humaines 1 chemise prune (copies de documents; pièces classées en ordre alpha) 5.4 Stages : tout document relatif au stagiaire 1-6-D Service de garde 1 chemise manille 10

11 5.5 Horaire annuel des postes (année en cours et année précédente) 2-0-D Détruire par déchiquetage Service des humaines 2 chemises prune (copies de documents) Note : Le Service de garde ne détient aucun «dossier du personnel». Seul le SRH est détenteur de ce dossier unique, à la CSRS. S il y a lieu, la secrétaire de l école consigne des copies de pièces dans un dossier «papier» ou «électronique» au nom de l individu : il s agit pour l école d un dossier de référence conservé 1- D (1 an, puis détruit), dont toutes les pièces originales et officielles sont conservées par le SRH, conformément au Calendrier des délais de de la CS. 11

12 Identification du document conservé par le Service de garde 6. Opérations de contrôle (vérification interne) 6.1 Rapport de vérification interne (année en cours et deux années précédentes) 6.2 Suivi du rapport de vérification interne (année en cours et deux années précédentes) Calendrier des délais (Actif/Semi-actif/Inactif) Support de DCP Détenteur du document principal 3-0-D** SRF Service des financières 3-0-D** SRF Service des financières Mode de 3 chemises prune (copies de documents) 3 chemises prune (copies de documents) ** Le délai de 3 ans est minimal. Vous pouvez conserver plus de 3 ans si les documents sont encore utiles pour vos besoins. 12

13 Matériel requis : Cartable : durant l année, le cartable peut remplacer une chemise, mais à la fin de l année, le contenu doit être versé dans une chemise, avant d être placé dans la boîte de semi-actifs. Pochette plastifiée : à mettre dans le cartable et dans laquelle on insère la «fiche d inscription annuelle» Classeur qui barre : obligatoire afin d assurer la confidentialité des RP renseignements personnels. Chemise de l élève = bleu clair, avec étiquette d «Avant-Garde» : les chemises de l élève doivent être mises dans un «berceau» (Pendaflex) individuel, séparées par un index alphabétique de A à Z, et rangées dans le classeur barré. Chemises «manille» : pour les dossiers administratifs. Chemises «prune» : pour les dossiers comportant des copies de documents servant de référence et que l on peut détruire ultérieurement, sans conséquence. Chemise-accordéon : alphabétique ou par mois ou neutre, selon la façon de classer précisée. Berceau (Pendaflex) : support à dossier avec tige de métal, à suspendre dans le tiroir du classeur, pour dossier individuel. Berceau (Pendaflex) : à fond large pour supporter les chemises-accordéons. Boîtes d archives : disponibles gratuitement, au CGD Centre de gestion documentaire : ces boîtes sont identifiées au nom du SdG, et à la date de destruction ex. : Service de garde «UNTEL» À DÉTRUIRE le 30 juin Au terme de sa, la boîte peut être expédiée au CGD, gratuitement. (s.v.p., bien vouloir retirer les gros trombones et cartables) Veuillez préalablement aviser madame Nathalie Janelle au poste ou 20324, pour connaître les modalités de transfert. Note : lors de la signature d un document, il est important d utiliser un stylo «permanent» de couleur. La couleur «bleue» est privilégiée, puisqu il n y a pas de confusion avec l encre noire, lors de la production d une photocopie. Mode de classement : Procéder au classement, dans le classeur, selon la liste ci-dessus, par section : 1- Gestion budgétaire et comptable; 2- Clientèle : Facturation/Revenus pour frais de garde; 3- Dossier de l élève : Inscription et fréquentation; 4- Fonctionnement et organisation; 5- Gestion du personnel; 6- Opérations de contrôle (vérification interne) 13

14 Documents consultés : Loi sur l instruction publique : Articles s appliquant aux Services de garde en milieu scolaire. Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Loi sur les archives. Règlement sur les Services de garde en milieu scolaire. Circulaire du MELS de juin 20 : Pièces justificatives aux fins de contrôle de l effectif scolaire jeune et adulte en formation générale et professionnelle dans les commissions scolaires : Année 20-20, code : DGFE-0_ Recueil des délais de des documents des commissions scolaires du Québec, FCSQ Fédération des commissions scolaires du Québec, 2011 Système de classification de la CSRS, incluant le Calendrier des délais de des documents de la CSRS. Logiciels AVANT-GARDE et DOFIN o Dossier élève o Volet financier 14