Mozaïk. Nouveautés et améliorations. de la version

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1 Nouveautés et améliorations de la version Juin 2014

2 Table des matières 1 Configuration et personnalisation Ajout de la liste des états américains Factures financières Inactiver des classifications de facturation Requêtes SQL Indicateur d adresse principale dans la fenêtre client Initialisation des départements responsables sur les anciennes factures financières Tâches et opérations Adresse du client Factures financières Le statut d impression d une facture financière affiche différentes valeurs et est contrôlé automatiquement par MOZAÏK Le département responsable est disponible dans l écran des factures financières Paiement accéléré Mode de paiement Journal des paiements déjà en utilisation Annulation de contrepassation Consolidation vers DOFIN Description de l item de la facture transféré dans DOFIN Validation du type de compte principal pour n accepter que les types «produit, dépense, actif et passif» à cause des restrictions de DOFIN États et rapports Ventilation chronologique Confidentialité et sécurité Confidentialité par classification de facturation Journalisation des modifications aux rôles est maintenant en place Juin 2014

3 Configuration et personnalisation 1 Configuration et personnalisation 1.1 Ajout de la liste des états américains Nous avons ajouté les états américains dans la configuration du système afin que vous n ayez pas à les entrer manuellement. Ces états sont maintenant disponibles lors de la création d un client américain. Chemin : Administration d organisation Paramétrage Adresses Configuration de l adresse. Sur la fonction «État/Province» en sélectionnant le Pays/Région «USA» vous obtenez la liste des états américains. GRICS,

4 Configuration et personnalisation Mozaïk 1.2 Factures financières La colonne département responsable est maintenant disponible dans la grille des factures financières. La colonne statut d impression est également disponible dans la grille des factures financières afin d indiquer si une facture a été imprimée. Suite à l installation de la nouvelle version, ces 2 nouvelles colonnes se retrouveront à la fin de votre page des factures financières, vous pourrez les déplacer à l endroit que vous souhaitez. Un «script» initialise le statut d impression des factures financières déjà présentes. Une date est demandée permettant de gérer l initialisation du statut d impression. Le statut d impression aura la valeur : Non validée : Imprimée : À imprimer : Ne pas imprimer : Si la facture financière est non validée. Si la date de la facture financière est inférieure à la date saisie au «script» de mise à jour. Si la date de la facture financière est supérieure ou égale à la date saisie au «script» de mise à jour. N est pas utilisé par le «script» initial à la mise à jour. 4

5 Configuration et personnalisation «Statut d'impression» pourrait inclure l'envoi électronique au client (Action «Envoyer»), mais cette fonctionnalité n est pas gérée dans cette version, elle se retrouvera dans une version subséquente. Vous trouverez plus de détails, ainsi que les actions qui affectent le statut d impression des factures financières dans la section «Tâches et opérations» un peu plus loin dans ce document. GRICS,

6 Configuration et personnalisation Mozaïk 1.3 Inactiver des classifications de facturation Une case à cocher «Suspendue» a été ajoutée pour retirer le code de classification de facturation de la liste Cette case à cocher n'a toutefois pas d'effet ailleurs dans le système. Dès que la case est cochée ou décochée, l'effet est immédiat. Cependant, les factures financières ayant déjà reçu le code de classification de facturation coché «Suspendue» sont inchangées et toujours accessibles dans les écrans et différents rapports. Chemin : Comptabilité Client Paramétrage Classification de facturation. 6

7 Configuration et personnalisation 1.4 Requêtes SQL Nous avons créé deux requêtes, lesquelles seront exécutées sur vos environnements lors de l installation de la version S Indicateur d adresse principale dans la fenêtre client Cocher l indicateur d adresse principale dans les informations de contact pour le courriel et le numéro de téléphone du client. POURQUOI : Parce que ces informations deviennent disponibles dans la grille principale de la fenêtre de Tous les clients seulement lorsque l indicateur «Principale» est coché. Il est nécessaire de cocher «Principale» à une adresse de courriel d un client pour pouvoir envoyer des états de compte par courrier électronique (fonctionnalité non disponible pour l instant) Le client qui n a qu une seule adresse, celle-ci est cochée automatiquement «Principale» et n est pas révocable. Les conditions suivantes sont respectées par la requête : S il y a un seul numéro de téléphone dans le dossier du client, celui-ci sera coché principal. S il y a un seul courriel dans le dossier du client, celui-ci sera coché principal. Nous avons la possibilité de vous remettre 1 liste des dossiers non traités selon les 4 possibilités suivantes : 1- Les clients qui ont pu être associés à un téléphone principal. 2- Les clients qui n ont pu être associés à un téléphone principal, car plus d un téléphone existant au dossier. GRICS,

8 Configuration et personnalisation Mozaïk 3- Les clients qui ont pu être associés à un courriel principal. 4- Les clients qui n ont pu être associés à un courriel principal, car plus d un courriel existant au dossier. Un fichier nommé «adresses_client_csxx.txt» sera déposé dans votre répertoire de partage dans votre environnement «PROD». Vous devez le consulter et corriger les dossiers clients n ayant pu être traités par la requête. Le fichier contient les 4 sections, les dossiers à corriger se retrouvent aux sections 2 et 4. Cidessous, l ordre des sections dans le fichier résultant de la requête. Les chiffres affichés sont à titre d exemple : Liste du téléphone principal retenu par client... (121 ligne(s) affectée(s)) Mise à jour du téléphone principal terminé. Liste des clients ayant plus d'un téléphone, mais aucun d'identifié comme principal... (10 ligne(s) affectée(s)) Sélection du courriel principal par client... Liste du courriel principal retenu par client... (20 ligne(s) affectée(s)) Mise à jour du courriel principal terminé. Liste des clients ayant plus d'un courriel, mais aucun d'identifié comme principal... (0 ligne(s) affectée(s)) Dans cet exemple, il y aurait 10 clients à corriger, tous de la section 2 et aucun à la section Initialisation des départements responsables sur les anciennes factures financières POURQUOI : Afin d appliquer la confidentialité sur les anciennes factures qui existaient avant le développement de la confidentialité. Les conditions suivantes sont respectées par la requête : La facture est validée. Le département responsable est vide. Le département inscrit sera en fonction du département associé au poste de grand livre de la ligne de facture ayant le plus grand montant en valeur absolue. 8

9 Tâches et opérations 2 Tâches et opérations 2.1 Adresse du client Lors de la création d un client américain, il est maintenant possible de sélectionner l état dans la liste déroulante. GRICS,

10 Tâches et opérations Mozaïk 2.2 Factures financières Le statut d impression d une facture financière affiche différentes valeurs et est contrôlé automatiquement par MOZAÏK. Les différentes valeurs du statut d impression sont : Non validée : Lorsque la facture financière n est pas validée. Imprimée : Lorsqu une fois validée, on lance l impression. Lorsque la facture imprimée apparaît à l écran, elle est considérée imprimée, même si elle n est pas lancée à l imprimante. À imprimer : Ne pas imprimer : Lorsque la facture financière a été validée, mais pas imprimée. Suite à une action, la facture ne devrait pas être imprimée Note : Si une facture financière a le statut «À imprimer» Si on fait «Afficher; Copier ou Initiale» 10

11 Tâches et opérations Et par la suite, on fait Fichier - Imprimer Le statut de la facture financière restera «À imprimer» Pour changer le statut à «Imprimée», il faut demander l impression de la facture financière. Le statut d impression est disponible par le filtre de la page des factures financières. Le statut d'impression est ajouté comme critère de sélection dans la fenêtre «Impression par plage» des Factures financières, mais pas pour les Factures client. GRICS,

12 Tâches et opérations Mozaïk Une simple note de crédit pour une facture financière n affectera pas le statut d impression de la facture originale. Si la facture originale était «À imprimer». Lorsqu'une facture est corrigée, la facture d'origine et la note de crédit qui renverse celle-ci sont marquées comme «Ne pas imprimer» et la facture de correction a le statut «À imprimer ou Imprimée» selon l action portée lors de la correction. Si la facture originale était «Imprimée». Lorsqu'une facture est corrigée, la facture originale gardera le statut «Imprimée», la facture corrigée aura le statut «À imprimer ou Imprimée» selon l action portée lors de la correction, tandis que la note de crédit aura le statut «À imprimer». Lorsqu'une facture financière est contrepassée, la facture d'origine devient avec le statut «Ne pas imprimer» que son statut d origine soit «Imprimée» ou «À imprimer». La contrepassation n a pas de statut étant donné que ce n est pas une facture. En résumé, le statut «Ne pas imprimer» est attribué par les actions suivantes : Une facture contrepassée. La facture créée par le paiement accéléré. La facture initiale et la note de crédit associée à une correction de facture. 12

13 Tâches et opérations Le département responsable est disponible dans l écran des factures financières. Il est obligatoire Il est utilisé pour la confidentialité Il peut être utilisé comme filtre Il est disponible dans l impression par plage Vous pouvez sélectionner aucun, un ou plusieurs départements. Si aucun département n est sélectionné, une sélection implicite de tous les départements auxquels l utilisateur a droit est appliquée pour la sélection des factures. Si un ou plusieurs départements sont sélectionnés, seules les factures dont le département correspond à un de ceux de la liste sont sélectionnées. GRICS,

14 Tâches et opérations Mozaïk 2.3 Paiement accéléré Mode de paiement Dorénavant, dans l écran des paiements accélérés, une validation sera faite pour obliger le mode de paiement, mais si vous n avez entré aucun mode de paiement lors d une tentative de validation dans le journal des paiements, vous obtiendrez le message suivant : Journal des paiements déjà en utilisation Une correction a été apportée lorsque deux utilisateurs font des paiements accélérés en même temps, maintenant, ils obtiendront un message leur indiquant que le journal auquel ils essaient d accéder via le bouton de paiement est déjà en utilisation Cependant, avec cette correction lorsqu'on accède au paiement accéléré par le journal de paiement (et non dans les lignes du journal), il y a une ligne d'insertion qui s'ajoute en même temps que le premier paiement. Si vous avez un seul paiement, il faut supprimer cette ligne vide pour valider le journal. Si vous entrez un second paiement accéléré dans le même journal, cette ligne vide s enlèvera automatiquement. 14

15 Tâches et opérations 2.4 Annulation de contrepassation Il est maintenant impossible d annuler une contrepassation Chemin : Comptabilité client Courant Clients Tous les clients. Le bouton «Transaction de contrepassation» est désactivé (mais toujours visible) lorsqu'une facture financière a déjà été contrepassée pour empêcher d'annuler une contrepassation d'une facture financière. L'annulation d'une contrepassation d'une facture financière provoquait un débalancement lors de la fonction «Consolider» [Exporter vers DOFIN]. Notez que le bouton «Transaction de contrepassation» est désactivé et le bouton «Suivi contrepassation» est activé pour la facture originale qui est contrepassée et la transaction de contrepassation. Le bouton «Transaction de contrepassation» est activé et le bouton «Suivi contrepassation» est désactivé pour les autres situations. L'activité «Suivi contrepassé» affiche toutes les transactions originales et les transactions associées à la contrepassation. Sur le ruban, choisir «Transactions», se positionner sur la contrepassation et par la suite les doubles flèches vers la droite pour obtenir les détails. GRICS,

16 Consolidation vers DOFIN Mozaïk 3 Consolidation vers DOFIN Chemin : Grand Livre Périodique Consolidation Consolider [Exporter vers DOFIN]. 3.1 Description de l item de la facture transféré dans DOFIN Dorénavant, dans le bloc-notes de DOFIN, seront transférées les informations suivantes : Numéro de la facture dans Mozaïk Description de la ligne de la facture 3.2 Validation du type de compte principal pour n accepter que les types «produit, dépense, actif et passif» à cause des restrictions de DOFIN Voici un exemple du message obtenu lors de la consolidation vers DOFIN lorsqu un type «Résultat» est utilisé dans le compte principal. 16

17 États et rapports 4 États et rapports 4.1 Ventilation chronologique Chemin : Comptabilité client États Statut Ventilation chronologique des clients. La période la plus ancienne d une ventilation chronologique était définie avec un intervalle de 30 jours. Elle est maintenant d une durée illimitée. Les colonnes sont maintenant cadrées à droite afin d être alignées avec les montants. Ajout du département responsable comme critère de filtre possible pour le rapport de ventilation chronologique. GRICS,

18 Confidentialité et sécurité Mozaïk 5 Confidentialité et sécurité 5.1 Confidentialité par classification de facturation Administration système Courant Utilisateurs Groupe d utilisateurs et confidentialité La confidentialité sur la classification de facturation a été ajoutée aux groupes d utilisateurs, afin de limiter les utilisateurs à des classifications de facturations spécifiques. Cette confidentialité fonctionne au même titre que l allocation auxquels : L inclusion ou l exclusion sont permises incluant les masques. La suppression ou l exclusion de classification de facturation peut faire en sorte que les utilisateurs du groupe se retrouvent avec une valeur par défaut non autorisée dans les options de l utilisateur. Si l utilisateur fait partie de plus d un groupe d utilisateurs, les droits sont cumulatifs. Les changements de confidentialité prendront effet lors de l ouverture de la prochaine session Mozaïk. Important : Par défaut, les utilisateurs n auront accès à aucune classification de facturation, l ajout manuel de la classification de facturation est requis pour tous les groupes utilisateurs dans l activité Administration système Courant Utilisateurs Groupe d utilisateurs et confidentialité. Les activités suivantes ont été modifiées pour afficher par défaut dans la liste déroulante, seulement les classifications de facturation pour lesquelles il y a une confidentialité autorisée par groupe d utilisateurs : Création d'une facture financière Paramétrage des valeurs par défaut des options de l'utilisateur Notez que la Ventilation chronologique du client permet d utiliser les classifications de facturations non autorisées et suspendues. 18

19 Confidentialité et sécurité 5.2 Journalisation des modifications aux rôles est maintenant en place Il y a maintenant une journalisation lors des modifications aux rôles des utilisateurs. Ces changements sont enregistrés dans la base de données. Vous pourrez en informer vos vérificateurs s il y a lieu. Pour l'instant, ce qui est consigné par la journalisation est : Insertion-Suppression de rôle pour un utilisateur. Insertion de nouveau rôle de sécurité. Il n y a pas encore d outil simple pour la lecture des journaux aux modifications des rôles. Il est prévu de développer cet outil dans le futur. Note : Quelques données supplémentaires font également partie d une journalisation. (Ex. : modification de l adresse des clients.) Les détails de ces journalisations vous seront fournis lors d une prochaine livraison. Si vous avez des questions supplémentaires à ce sujet, veuillez contacter l équipe des services de MOZAÏK-FINANCES. GRICS,

20 Soutien : (514) Option #1 : Soutien général Option #2 : Soutien Finances Option #3 : Soutien RH Site Internet : Courriel : mozaik@grics.ca 5100, rue Sherbrooke Est Bureau 300, 3 e étage Montréal (Québec) H1V 3R9