DIRECTIVE ADMINISTRATIVE

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1 DIRECTIVE ADMINISTRATIVE C-003-D-1 REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DE DÉPLACEMENT- Date d émission : le 1 er décembre 2004 Dates de révision : le 20 septembre 2008, le 20 août 2012, le 1 er mars 2013, le 6 décembre 2014 Page 1 de 6 Le masculin et le singulier sont utilisés dans ce document dans le seul but d alléger le texte. Partout où les mots «parent», «parents», «père» ou «mère» sont employés, les mots «tuteurs» et «tutrices» sont également compris. 1.0 BUT La présente directive administrative s adresse à tous les membres du personnel du Conseil scolaire de district catholique des Aurores boréales. 2.0 PRINCIPES DIRECTEURS Toutes les dépenses engagées appuient les objectifs de fonctionnement du Conseil. La direction de l éducation ou son délégué établit les modalités de remboursement des dépenses autorisées. 3.0 RESPONSABILITÉS 3.1 Autorisation Tous les membres du personnel doivent au préalable obtenir l autorisation de leur superviseur immédiat ou de toute autre personne désignée, le cas échéant, avant d engager des frais de déplacement en complétant le formulaire «C003-F1 Autorisation de déplacement» Le superviseur ou responsable du projet envoie la version électronique du formulaire et la version papier qu il a préalablement signée à la secrétaireréceptionniste. Une confirmation de déplacement sera envoyée au requérant par la secrétaire-réceptionniste afin que le requérant puisse la joindre à sa demande de remboursement Les demandes de remboursement au moyen du formulaire «C003-F2 Remboursement des dépenses de déplacement membres du personnel» relatives à un déplacement doivent respecter les limites décrites dans cette directive administrative et doivent être approuvées par

2 Page 2 de 6 le responsable du budget, la direction du Service des finances ou la direction de l éducation La demande de remboursement doit être remplie dans un délai raisonnable, préférablement de 5 jours ouvrables après le retour de l employé (sauf cas exceptionnel) Les dépenses de groupe ne peuvent être réclamées que par l employé présent qui occupe le poste le plus élevé au sein du Conseil Il est strictement interdit d approuver sa propre demande de remboursement Tous les déplacements effectués à l extérieur du pays doivent être autorisés par la direction de l éducation. 3.2 Pièces justificatives Toutes les réclamations doivent être accompagnées des reçus originaux pour les dépenses engagées selon le tableau ci-dessous. Une pièce justificative, désigne un document original, une copie carbone ou une copie certifiée conforme où figurent la date de la dépense, le montant dépensé et détaillé et qui constitue une preuve de paiement. Types de dépenses Sur le territoire du Conseil Hors territoire du Conseil Avec reçu Sans reçu Billet d un vol / de train Carte d embarquement Taxi Indemnité de kilométrage Location de voiture Essence Repas en région Repas hors région Hôtel Hébergement chez des amis Stationnement Appels téléphoniques Autres

3 Page 3 de boisson alcoolisée ne doit figurer sur les reçus soumis Chaque reçu doit être numéroté et entré individuellement sur la demande de remboursement Les pièces justificatives doivent être collées sur des feuilles additionnelles de la demande de remboursement Déplacement remboursable par un autre organisme : Lorsque les frais de déplacement du personnel sont remboursables par un Aucune autre organisme, tel que le ministère de l Éducation, les membres du personnel : seront informés avant leur départ des attentes concernant les pièces justificatives; doivent fournir toutes les pièces justificatives originales requises par l organisme en question; sont soumis à la politique de remboursement de l organisme pour les repas. Dans le cas où la politique de remboursement de l organisme est moins avantageuse que celle du Conseil, l employé pourra être remboursé sur preuve des reçus jusqu à concurrence du montant alloué par le Conseil. 3.3 Tarifs Les membres du personnel doivent s assurer d obtenir les meilleurs tarifs disponibles pour le transport et l hébergement. 3.4 Transport Le Conseil assume les coûts de location de voiture, ainsi que les frais d utilisation d un tel véhicule, si ceux-ci sont inférieurs au tarif aérien. Le Conseil exige que la location de voiture soit effectuée par l entremise du Conseil afin de limiter la responsabilité civile du personnel lors d un incident Lorsque l employé utilise son véhicule dans l exercice de ses fonctions, le Conseil réclame une couverture minimale de $ pour la responsabilité civile et les dommages aux biens résultant de l usage de son véhicule Lorsque cela est possible, plusieurs membres du personnel se groupent pour voyager vers les mêmes destinations et utilisent un seul véhicule; seul le propriétaire du véhicule a droit à l indemnité. 3.5 Taux du kilomètre Le Conseil rembourse l employé qui utilise son véhicule personnel selon le taux des allocations pour frais d automobile publié par l Agence du revenu du Canada en date du 1 er janvier de chaque année et qui sera reflété dans le formulaire de remboursement, jusqu à concurrence du tarif aérien ainsi que les frais de stationnement, le cas échéant.

4 Page 4 de Le nombre de kilomètres est calculé à partir du point d attache de l employé jusqu à la destination approuvée Utiliser l onglet intitulé «Kilométrage» dans le chiffrier «C003-F2 Demande de remboursement des dépenses de déplacement membres du personnel» pour le calcul des distances entre les établissements du Conseil. 3.6 Indemnités de repas Les montants maximums remboursés pour les repas consommés, incluant la TVH et les pourboires, sont : À l intérieur du territoire du Conseil sans reçu : Pleine journée 60 $ déjeuner 10 $ de l employé et le retour a lieu après ses heures régulières de travail de l employé dîner 20 $ Le départ a lieu avant 11 h et le retour a lieu après 13 h souper 30 $ Le retour a lieu après les heures régulières de travail de l employé À l extérieur du territoire du Conseil avec reçu : Pleine journée 75 $ de l employé et le retour a lieu après ses heures régulières de travail déjeuner 15 $ de l employé dîner 20 $ Le départ a lieu avant 11 h et le retour a lieu après 13 h souper 40 $ Le retour a lieu après les heures régulières de travail de l employé Pour les déplacements à l extérieur du territoire du Conseil et lorsqu une demande inclut plus d un repas pour une même journée, il est possible, sur présentation des reçus pour chaque repas, de combiner la somme allouée. Par exemple, pour un déjeuner (15 $) et un dîner (20 $), le taux combiné maximal est de 35 $. Si la somme combinée est inférieure à 35 $, seuls les montants des reçus seront remboursés. Il n est pas permis de combiner les montants maximaux pour le déjeuner et le dîner (35 $) pour demander le remboursement du déjeuner seulement, comme il n est pas permis non plus de combiner les trois taux maximaux (75 $) pour ne consommer que deux repas.

5 Page 5 de Lorsqu un repas est fourni par le Conseil ou un organisme dans le cadre d une réunion ou d une activité, aucun autre remboursement ne sera accordé pour ce repas Sous réserve de l article 3.6.3, pour le déjeuner seulement, un employé ayant des besoins particuliers en nourriture, peut réclamer les frais d un repas sous présentation de reçus détaillés. 3.7 Pourboires Les pourboires sont limités à un maximum de 15 pour cent Pour pouvoir en faire la réclamation, un reçu de transaction (carte de crédit ou bancaire) est requis. Tout montant au-delà des taux prescrits ne sera pas remboursé. 3.8 Logement Le Conseil rembourse le coût réel de l hébergement sur présentation de factures. Les frais supplémentaires exigés pour les invités ainsi que les dépenses personnelles ne sont pas remboursées Lorsque l employé opte d être hébergé par des amis ou de la parenté au lieu de demeurer dans un hôtel, le Conseil rembourse un maximum de 35 $ par nuit; l employé n est pas tenu de fournir un reçu pour cette dépense. 3.9 Frais de représentation Lors d occasions exceptionnelles, lorsqu un remboursement de dépense réclamé est supérieur aux normes établies, la direction de l éducation sous réserve, peut approuver la dépense sous présentation des reçus pour les frais engagés Frais interurbains Les membres du personnel se déplaçant à l extérieur de leur site de travail et dont le déplacement inclut au moins une nuit, peuvent réclamer sur preuve des reçus jusqu à 5 $ par jour de frais d appels interurbains s ils n ont pas de téléphone cellulaire payé par le Conseil dans l exercice de leur fonction Autres dépenses Les autres dépenses réelles et raisonnables (p. ex., taxis, stationnement) occasionnées par le déplacement seront remboursées sur présentation de reçus appropriés et détaillés Accueil L accueil consiste à fournir, aux frais du Conseil, la nourriture, la boisson, l hébergement, les transports ou d autres commodités d usage à des personnes qui n exécutent pas un travail pour le compte du Conseil Sous réserve de l autorisation de la direction de l éducation, l accueil peut être considéré dans les cas suivants :

6 Page 6 de Pour lancer un débat officiel sur des questions d affaires publiques ou organiser des conférences en bonne et due forme intéressant les groupes suivants : des représentants d autres gouvernements; l ensemble de la fonction publique; les entreprises et l industrie; les groupes de défense de l intérêt public; et, les groupes de travailleurs Pour permettre aux membres d organismes de bienfaisance ou d organismes nationaux ou internationaux de mieux comprendre ou apprécier l Ontario et les rouages de son gouvernement Pour tenir des cérémonies prestigieuses à l intention de chefs d État, de gouvernements ou d invités de marque du secteur privé Réclamation de dépenses sans reçus Dans l éventualité où le membre du personnel réclame un remboursement pour des dépenses sans reçu (autres que celles prévues à l article et 3.8.2), la personne responsable du budget doit prendre sa décision en faisant preuve de bon jugement selon les facteurs suivants : susceptible de passer l examen des vérificateurs et du public; et, suffisamment documenté Dépenses non remboursables Les dépenses suivantes ne sont pas remboursées par le Conseil : boissons alcoolisées; télévision payante et films; activités sportives ou récréatives; service de nettoyage et de valet; frais de retard ou pénalités; réparations, entretien et autres dépenses découlant de l utilisation du véhicule personnel de l employé; contraventions et autres dépenses liées à un acte illégal; frais supplémentaires occasionnés par la présence du conjoint, de la conjointe ou d autres membres de la famille de l employé; frais de garde d enfants; autres dépenses n ayant pas fait l objet d une approbation au préalable et qui ne sont pas jugées raisonnables ou nécessaires dans l exercice des fonctions de l employé.