Atelier 1. Portails documentaires : BioLib et Cemadoc

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1 Atelier 1 Portails documentaires : BioLib et Cemadoc

2 Intervenants Emmanuelle Jannes-Ober, responsable de la médiathèque - Institut Pasteur Odile Hologne, chef du service de l infomation scientifique et technique - Cemagref

3 Objectif de l atelier Vous aider à concevoir votre projet de portail sur la base de 2 exemples : BioLib de l Institut Pasteur Cemadoc du Cemagref

4 Principaux points de l atelier 1. Principes généraux sur les portails 2. BioLib 3. Cemadoc 4. Questions / Réponses

5 Portail : une définition Une interface d accès à un ensemble de services, de ressources ou d outils organisés de manière cohérente et s appuyant, sur le plan technique, sur un accès par un navigateur ainsi que par une gestion fine des utilisateurs et des droits d accès (d après M. Lénart les logiciels documentaires ADBS/TOSCA 2001)

6 Différents types de portails Classement par type d outil Portail d entreprise : SAP, Mediapps, Humingbird Portail verticaux : par secteur d activité, par exemple documentaire Classement par finalité Commerce électronique objectif : vente D information objectif : diffusion d info De connaissances objectif : aide à la gestion des connaissances De veille objectif : simplifier l accès à l info stratégique

7 Portail documentaire : Fonctionnalités de base Moteur de recherche pour l accès à des ressources internes ou externes Personnalisation des accès et gestion des droits (qui voit quoi, qui fait quoi) Historique de recherche, profils et alertes

8 Grands types de moteurs de recherche et services aux utilisateurs Recherche d information structurées ou «plein texte» avec classement par ordre de pertinence Catégorisation : regroupement des résultats par catégories prédéfinies Clustering : résultats présentés sous forme de carte ou classés automatiquement en fonction de leur contenu Existence de «connecteurs» pour l interrogation de ressources externes (Z39-50, OAI, éditeurs revues, )

9 Concevoir un portail, c est Concevoir des services et des outils Mettre à disposition des ressources Rencontrer des pb d intégration Définir des responsabilités et des droits (gestionnaires et utilisateurs) S organiser pour la gestion Concevoir des scénarii d usage, une ergonomie, une charte graphique

10 Deux exemples BioLib et Cemdoc

11 Cemadoc : portail de l Information Scientifique et Technique du Cemagref Odile Hologne chef du service de l IST

12 Le Cemagref en quelques mots EPST, recherches sur l environnement : milieux aquatiques et terrestres, risques naturels, éco-technologies Recherche finalisée 1000 personnes, 400 chercheurs, 10 sites, budget de 65 M 1 service IST 1 doc dans chaque site

13 Le projet Cemadoc Né de la nécessité de renouveler l outil de gestion des bases documentaires Priorité : valoriser les publications du Cemagref améliorer le dispositif de dépôt des publications Inciter les chercheurs à déposer leur publi Ce n était pas un projet de portail!

14 Structure des publications Rapport d'étude 18% Thèse de doctorat 3% Article - Revue scientifique à comité de lecture 25% Ouvrage 2% Congrès 2% Article - Revue technique à comité de lecture 12% Communication à un congrès 35% Article - Revue technique sans comité de lecture 3% Brevet 0%

15 Cemadoc : 3 projets Bases documentaires de 12 centres Dispositif de valorisation des publications Portail : point de convergence des interfaces Accès aux outils et ressources internes ou externes, Valorisation externe

16 Vers un portail de l IST du Cemagref Une partie à accès réservé : Dépôt des publications workflow Accès aux ressources biblio internes ou externes Gestion des centres de doc Une partie publique Accès aux publications du Cemagref par thèmes, types Accès au catalogue de produits commercialisés (ouvrages, CDROM, Vidéo, logiciels )

17 Populations concernées Interne Clients des centres de docs : auteurs, emprunteurs Documentalistes de sites Service IST Externe Internautes Partenaires (ministères, écoles, )

18 Critères de choix de l outil Un outil de gestion de centre de docs : bibliothéconomie, bulletinage, prêts Un générateur d applications documentaires Un outil ne nécessitant pas d informaticien Un outil utilisant les techniques et standards «modernes» : LDAP, XML, PHP Qualité du prestataire et références clients Choix d Exlibris de la société Cadic

19 Bases de données externes ODBC Architecture technique ODBC/JDBC Navigateur IE Mozilla Serveur HTTP Apache IIS iplanet - s Editions Pdf XML-XSL Bureautique Serveurs externes Oracle - Sybase Informix Notes - Access - Ingres PostGre - MySql - SqlServer SQL Z Serveur Ex Libris moteurs web Texte intégral Multimédia Indexation Portail GED Stockage XML natif Moteur de recherche Serveur Z39.50 Services web Authentification LDAP/SSO Word Excel Pdf Html PowerPoint Xml Wp - Jpg Tiff Gif Bmp Mpeg - Real Urls de pages web Annuaire de l établissement Cadic

20 Services, ressources et fonctionnalités La partie public du portail Partie réservée Pour les «clients» Pour les documentalistes

21 Les étapes du dépôt des publications Auteur Documentaliste de site IST WEB

22 L administration du portail Des pages dynamiques Difficultés = modèle non relationnel : gestion de tables indépendantes

23 Comment définir le contenu du portail Faire un état des lieux Intranet IST national Intranets documentaires de site Identifier les besoins Lister les services et les organiser (par type, par localisation, par thème? ) Définir les droits d accès en fonction des utilisateurs

24 Les droits d accès Base LDAP théorique (gestion Exlibris) Des catégories d utilisateurs Des niveaux de droits différents par catégorie Visibilité des informations dans le portail Accès aux notices documentaires Accès aux fichiers associés aux notices tenir compte des contraintes juridiques

25 Point d avancement Bases documentaires : en production Publications : tests pré-production Portail : mettre en place les liens et les droits, organiser l administration Ensuite : Serveur d open archives Serveur Z39-50 Connecteur type QWAM?

26 Cemadoc et les open archives Pour inciter les scientifiques à déposer leur publication Pour éviter la multiplication des bases Pour avoir une archive institutionnelle certifiée Pour contrôler les aspects juridiques

27 Exlibris et l OAI Développement d un client et d un serveur Client sur la base de PHP Harvester Serveur Couche logicielle OAI conforme au protocole Fichier de correspondance des champs (exemple) Requête SQL sur table Exlibris avec restrictions Retour des données formatées XML

28 Leçons tirées : difficultés Existence de plusieurs intranet documentaires Partie publique et communication institutionnelle Choix du bon chef de projet (maîtrise d ouvrage et maîtrise d œuvre) Technologiques : SGBD non relationnel

29 Leçons tirées : conduite de projet (1) Étape pré-projet Étude préalable Groupe de pilotage système d'info documentaire Commission choix du progiciel Groupe de travail Publication Groupe de travail Bases documentaires Groupe de travail Technique Groupe de travail Documents

30 Leçons tirées : conduite de projet (2) Mise en oeuvre Suvi de projet représantants des 3 projets Portail équipe technique Bases documentaires 3 documentalistes Publication service IST

31 Leçons tirées : conduite de projet (3) Investir dans la formation de l équipe projet Mettre au point les spécifications fonctionnelles avec le prestataire Organiser la maîtrise d ouvrage : Les responsabilités (Le chef de projet «portail» est responsable du projet d ensemble) La documentation du projet Le suivi des délais et qualité des réalisations Communiquer sur le projet en interne Organiser le transfert des compétences

32 Leçons tirées : conduite de projet (4) Nécessité d avoir une équipe technique Un informaticien web et bases de données 2 administrateurs des interfaces web et tables exlibris Missions Interlocuteur technique du prestataire et des documentalistes Maintenance et développement de bases

33 Budget et calendrier euros De septembre 2002 à septembre 2004 De l ordre de 3 etp

34 Conclusions Avant tout, de l organisation De projet : maîtrise d ouvrage De contenus Nécessité d une équipe technique : aucun outil n est parfait, il faut faire avec celui qu on a Segmenter les projets et ne pas tout commencer en même temps