Perfectionnement au logiciel de traitement de texte Word (2000) : les tableaux

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1 FUNDP CeFIS Département Éducation et Technologie rue de Bruxelles, 61 B-5000 Namur (Belgique) Tél : Fax : Télex : FAC NAM B cefis@fundp.ac.be URL : Perfectionnement au logiciel de traitement de texte Word (2000) : les tableaux 1. Création d'un tableau Par le bouton Par le menu En dessinant le tableau En transformant du texte en tableau Position du tableau au sein du texte Justification horizontale Par le menu Grâce aux boutons Déplacement du tableau au sein du texte Comportement du tableau vis à vis du texte environnant Sélection Tout le tableau Toute une colonne Toute une ligne Une cellule Ajuster la largeur des colonnes Grâce à la règle En traînant les bordures au sein même du tableau Grâce au menu, en choisissant la largeur des colonnes Grâce au menu, en choisissant un ajustement automatique Ajuster la largeur d'une cellule ou d'un groupe (rectangulaire) de cellules Grâce à la règle...8 CeFIS En traînant les bordures au sein même du tableau Ajuster la hauteur des cellules d'une ligne (ou d'un groupe de lignes) En utilisant la règle verticale (en mode d'affichage page uniquement) En traînant les bords des lignes au sein du tableau lui-même (en mode d'affichage page uniquement) Par le menu, en choisissant la hauteur des lignes Par le menu, en ajustant automatiquement la hauteur des lignes Insérer des lignes, des colonnes ou des cellules supplémentaires au sein d'un tableau existant Les lignes Les colonnes Les cellules Supprimer lignes, colonnes, cellules Scinder une cellule en plusieurs cellules Fusionner des cellules Scinder horizontalement un tableau en 2 tableaux Déplacer le point d'insertion au sein d'un tableau Trier les lignes d'un tableau Calculs au sein des tableaux Tableau : texte au sein des tableaux... 14

2 15.1 Recul des paragraphes dans plusieurs cellules à la fois Définition de lignes de titres reportées au début de chaque page (lorsque le tableau s'étend sur plusieurs pages) Orientation du texte au sein d'une cellule Alignement du texte au sein d'une cellule Transformer un tableau en texte...17 ii

3 1 1. Création d'un tableau 1.1 Par le bouton le tableau s'étend en général du bord gauche au bord droit avec un nombre donné de lignes et de colonnes et des cellules de même taille : 1.2 Par le menu Tableau puis Insérer puis Tableau si on choisit Largeur de colonne fixe et Auto, le tableau s'étendra de la marge gauche à la marge droite; si on choisit Largeur de colonne fixe et une largeur spécifique pour les colonnes, le tableau aura des colonnes de la largeur indiquée; si on choisit Ajuster au contenu, le tableau aura primitivement des cellules de petite taille; les colonnes augmenteront de largeur au fur et à mesure que du texte sera entré dans les cellules.

4 Si on coche Définir par défaut pour les nouveaux tableaux, les choix faits seront à nouveau ceux faits lors de l'insertion d'un nouveau tableau y compris avec le bouton Rappel : on peut toujours obtenir de l'aide et cela de plusieurs manières. Dans une boîte de dialogue on clique sur? puis sur l'item concerné. 1. On clique sur le bouton? : le pointeur souris se modifie 2. On clique sur l'item à explorer En dessinant le tableau Tableau puis Dessiner un tableau Apparaît alors la barre d'outil relative aux tableaux : et le pointeur souris se transforme en crayon. On peut choisir le type de bordure qui sera placé lors du dessin autour des cellules puis on trace le contour du tableau et ensuite les lignes verticales et/ou horizontales qui délimiteront lignes, colonnes et cellules. On peut même tracer des diagonales. Par exemple :

5 3 Pour que le pointeur souris perde la forme du crayon cliquer à nouveau sur 1.4 En transformant du texte en tableau Les portions de texte, futurs contenus de cellules, doivent être délimités : A/BBBB/CCC DD/EE/FFF On sélectionne le texte puis Tableau puis Convertir puis Texte en tableau et s'il le faut on précise le symbole séparateur pour obtenir : A BBBB CCC DD EE FFF Comme on le voit les délimiteurs peuvent être variés, mais pour une portion de texte donnée, c'est le même délimiteur qui doit être utilisé.

6 2. Position du tableau au sein du texte Justification horizontale Par le menu Placer le point d'insertion au sein du tableau, puis Tableau puis Propriétés du tableau puis l'onglet Tableau Choisir alors Gauche, Centré ou Droite Grâce aux boutons On sélectionne l'entièreté du tableau (voir 3.1 ci-dessous) puis on clique sur le bouton désiré de la barre d'outils de mise en forme : 2.2 Déplacement du tableau au sein du texte Approcher le pointeur souris du coin supérieur gauche du tableau (sans cliquer), on voit apparaître un symbole en haut à gauche du tableau; on peut cliquer sur ce symbole et (sans relâcher le bouton de la souris) traîner le tableau en entier n'importe où sur la page.

7 2.3 Comportement du tableau vis à vis du texte environnant 5 Placer le point d'insertion au sein du tableau, puis Tableau puis Propriétés du tableau puis l'onglet Tableau Choisir alors Aucun ou Autour Si malencontreusement le tableau commence le document et qu'on veut insérer du texte avant, placer le curseur au sein de la 1ère ligne du tableau, puis Tableau et Fractionner le tableau. Si la première cellule est vide de texte, on peut arriver au même résultat en plaçant le point d'insertion au sein de cette cellule et en frappant Entrée. Remarque : si l'on a traîné le tableau sur la page, le choix fait au niveau des propriétés du tableau est automatiquement Autour. Le tableau est alors considéré comme un "objet" placé au sein du texte. 3. Sélection Ce qui suit n'a en général de sens que pour un tableau aux lignes et colonnes dessinant un quadrillage bien régulier. 3.1 Tout le tableau Approcher le pointeur souris du coin supérieur gauche du tableau (sans cliquer), on voit apparaître un symbole en haut à gauche du tableau; on peut cliquer sur ce symbole pour sélectionner l'entièreté du tableau 3.2 Toute une colonne Amener le pointeur au dessus de la colonne, cliquer lorsqu'il devient : 3.3 Toute une ligne Amener le pointeur à gauche de la ligne, à l'extérieur du tableau, cliquer lorsqu'il devient : 3.4 Une cellule Amener le pointeur à gauche de la cellule, mais à l'intérieur, cliquer lorsqu'il devient :

8 6 On peut traîner le pointeur souris pour sélectionner des groupes de lignes, colonnes, cellules contiguës. Sélectionner un groupe en traînant le pointeur souris peut être remplacé par un clic sur le premier élément puis Majuscule clic sur le dernier. 4. Ajuster la largeur des colonnes Le nombre de possibilités et de manipulations correspondantes est énorme. La seule recommandation valable est de vous encourager à essayer et à retenir les modes opératoires qui vous semblent les plus adaptés. Placer le point d'insertion au sein du tableau, ne pas sélectionner de cellules 4.1 Grâce à la règle N'oubliez pas l'usage du bouton pour annuler les dernières actions effectuées Quand le pointeur souris devient une double flèche on clique et on traîne En général, placer d'abord le bord gauche de la première colonne, puis en traînant le symbole marquant une bordure : cette bordure change entraînant avec elle toutes celles situées à sa droite. Donc, seule la largeur de la colonne à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes à droite reculent, y compris le bord droit de la dernière; les colonnes situées plus à gauche ne bougent pas; la taille globale du tableau est modifiée; en Ctrl traînant le symbole marquant une bordure : la bordure droite du tableau ne bouge pas; la bordure traînée et celles à sa droite (sauf la dernière) bougent pour que les colonnes restent proportionnelles à leurs tailles initiales. Dons, la colonne située juste à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes plus à gauche ne changent pas; le bord droit du tableau ne change pas mais les colonnes situées à droite prennent une largeur proportionnelle à leur largeur initiale; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée; en majuscule traînant le symbole marquant une bordure : seule cette bordure change; les autres bordures de colonnes restent inchangées; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée; en Ctrl-majuscule traînant le symbole marquant une bordure : la colonne située juste à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes plus à gauche ne changent pas; le bord droit du tableau ne change pas mais les colonnes situées à droite prennent toutes une largeur identique; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée.

9 4.2 En traînant les bordures au sein même du tableau 7 en traînant le symbole marquant une bordure : seule la bordure ainsi traînée change, les autres bordures de colonnes ne bougeant pas. en Ctrl traînant le symbole marquant une bordure : la bordure droite du tableau ne bouge pas; la bordure traînée et celles à sa droite (sauf la dernière) bougent pour que les colonnes restent proportionnelles à leurs tailles initiales. Donc, la colonne située juste à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes plus à gauche ne changent pas; le bord droit du tableau ne change pas mais les colonnes situées à droite prennent une largeur proportionnelle à leur largeur initiale; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée; en majuscule traînant le symbole marquant une bordure : cette bordure change entraînant avec elle toutes celles situées à sa droite. Donc, seule la largeur de la colonne à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes à droite reculent, y compris le bord droit de la dernière; les colonnes situées plus à gauche ne bougent pas; la taille globale du tableau est modifiée; en Ctrl-majuscule traînant le symbole marquant une bordure : la colonne située juste à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes plus à gauche ne changent pas; le bord droit du tableau ne change pas mais les colonnes situées à droite prennent toutes une largeur identique; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée. 4.3 Grâce au menu, en choisissant la largeur des colonnes Placer le point d'insertion au sein du tableau puis Tableau Propriétés du tableau et l'onglet Colonne on peut alors choisir explicitement la largeur des colonnes. Attention, dans ce cas, la dimension totale du tableau se modifie (le bord droit de la dernière colonne peut se modifier) 4.4 Grâce au menu, en choisissant un ajustement automatique Placer le point d'insertion au sein du tableau puis Tableau Ajustement automatique et Ajuster au contenu Les largeurs des colonnes vont être adaptées aux tailles des textes qui y sont contenus.

10 L'effet n'est pas toujours très heureux! On peut aussi demander Uniformiser la largeur des colonnes, Ajuster à la fenêtre, ou Largeur de colonne fixe Ajuster la largeur d'une cellule ou d'un groupe (rectangulaire) de cellules Sélectionner d'abord la cellule ou le groupe de cellules 5.1 Grâce à la règle Comme pour les colonnes, en traînant le symbole marquant une bordure relative à la zone sélectionnée : tout se passe comme lorsqu'on effectue cette opération pour des colonnes entières (voir 4.1), mais uniquement pour les lignes concernées; en majuscule traînant le symbole marquant une bordure relative à la zone sélectionnée : seule cette bordure change mais uniquement pour les lignes concernées; les autres bordures de colonnes restent inchangées; la taille globale du tableau n'est donc pas modifiée; en Ctrl traînant le symbole marquant une bordure relative à la zone sélectionnée : la bordure droite du tableau ne bouge pas; la bordure traînée et celles à sa droite (sauf la dernière) bougent pour que les colonnes restent proportionnelles à leurs tailles initiales 5.2 En traînant les bordures au sein même du tableau Sélectionner d'abord la cellule ou le groupe de cellules en traînant le symbole marquant une bordure : seule la bordure ainsi traînée change, les autres bordures d'autres cellules ne bougeant pas; tout se passe comme pour les colonnes, mais uniquement dans les lignes concernées par les cellules sélectionnées. en majuscule traînant le symbole marquant une bordure : uniquement pour les lignes concernées par les cellules sélectionnées, cette bordure change entraînant avec elle toutes celles situées à sa droite. Donc, seule la largeur de la colonne à gauche se modifie comme souhaité, les colonnes à droite reculent, y compris le bord droit de la dernière; les colonnes situées plus à gauche ne bougent pas; la taille globale du tableau est modifiée; etc. 6. Ajuster la hauteur des cellules d'une ligne (ou d'un groupe de lignes) En général la hauteur des lignes s'adapte à la taille du texte contenu dans les cellules (conduisant à des lignes de hauteurs différentes).

11 6.1 En utilisant la règle verticale (en mode d'affichage page uniquement) 9 Placer le point d'insertion au sein du tableau ou en sélectionner une partie puis traîner les marques de bords des lignes, sur la règle verticale 6.2 En traînant les bords des lignes au sein du tableau lui-même (en mode d'affichage page uniquement) Placer le point d'insertion au sein du tableau ou en sélectionner une partie puis traîner les marques d'un bord de ligne 6.3 Par le menu, en choisissant la hauteur des lignes Tableau Propriétés du tableau puis l'onglet Ligne si on ne coche pas Spécifier la hauteur, la ligne s'ajustera au texte contenu dans les cellules si on coche Spécifier la hauteur, on a le choix entre une hauteur de ligne d'au moins X cm ou fixe d'exactement X cm; ce dernier choix est délicat : une partie du texte (lorsque celui-ci devient trop long) peut ne pas être visible. Il vaut donc mieux ne pas cocher la case Spécifier la hauteur, ou la cocher avec le choix Au moins.

12 6.4 Par le menu, en ajustant automatiquement la hauteur des lignes 10 Tableau Ajustement automatique puis Uniformiser la hauteur des lignes 7. Insérer des lignes, des colonnes ou des cellules supplémentaires au sein d'un tableau existant 7.1 Les lignes Pour insérer N lignes au dessus d'une ligne L donnée, sélectionner N lignes existantes en commençant par la ligne L, puis Tableau Insérer Lignes au dessus Pour insérer N lignes en dessous d'une ligne L donnée, sélectionner N lignes existantes en terminant par la ligne L, puis Tableau Insérer Lignes au dessus Cas particulier : pour insérer une ligne à la fin du tableau, sélectionner la dernière marque de fin de cellule et enfoncer la touche tabulation (droite) 7.2 Les colonnes Pour insérer N colonnes à gauche d'une colonne C donnée, sélectionner N colonnes existantes en commençant par la colonne C, puis Tableau Insérer puis Colonnes à gauche Pour insérer N colonnes à droite d'une colonne C donnée, sélectionner N colonnes existantes en terminant par la colonne C, puis Tableau Insérer puis Colonnes à droite

13 7.3 Les cellules Pour insérer une cellule, sélectionner la cellule qui devra reculer ou descendre pour faire place à la nouvelle, puis Tableau Insérer Cellules 11 On peut aussi, de la même manière insérer un groupe de cellules, mais les résultats sont parfois étonnants 8. Supprimer lignes, colonnes, cellules On sélectionne les éléments à supprimer, puis Tableau Supprimer et Lignes ou Colonnes ou Cellules; dans ce dernier cas, préciser : La suppression de cellules d'un tableau entraîne la suppression du texte contenu dans ces cellules. L'inverse n'est pas vrai Sélectionner des cellules et appuyer sur Delete supprime le texte contenu dans les cellules et non les cellules elles-mêmes Si la sélection comporte des lignes d'un tableau et du texte extérieur au tableau, la touche Delete supprime alors l'entièreté de la sélection, y compris les lignes concernées du tableau 9. Scinder une cellule en plusieurs cellules Sélectionner la cellule (ou éventuellement les cellules), puis Tableau Fractionner les cellules

14 12 Les divers paragraphes garnissant la cellule scindée se répartissent dans les nouvelles cellules créées Une cellule peut être scindée horizontalement, verticalement ou les deux 10. Fusionner des cellules On sélectionne plusieurs cellules contiguës puis Tableau Fusionner les cellules 11. Scinder horizontalement un tableau en 2 tableaux Placer le point d'insertion dans la ligne qui deviendra la première ligne du second tableau, puis Tableau Fractionner le tableau 12. Déplacer le point d'insertion au sein d'un tableau La touche tabulation (resp. tabulation arrière) fait passer d'une cellule à la suivante (resp. précédente), sauf tout à la fin ou Tab crée une dernière ligne supplémentaire. 13. Trier les lignes d'un tableau On place le point d'insertion au sein du tableau puis Tableau Trier :

15 13 on choisit la colonne dont les (premiers paragraphes des) cellules vont servir pour le tri on indique si les éléments à trier doivent être considérés comme du texte, des nombres ou des dates on choisit un tri croissant ou décroissant on indique éventuellement ensuite la colonne qui servira comme deuxième clé pour le tri (en cas d'égalité dans la première colonne indiquée), etc. Un certain nombre d'options de tri sont possibles (Options) : si on a préalablement sélectionné une (ou plusieurs) colonne(s), on peut demander que seules les cellules des colonnes sélectionnées soient triées (les autres colonnes ne se modifient pas) (Colonnes seulement) on peut demander que la distinction soit faite entre les majuscules et les minuscules (Respecter la casse). 14. Calculs au sein des tableaux Même s'il permet des calculs simples (somme, moyenne,...) au sein d'un tableau, Word n'est pas un outil sophistiqué de calcul. Il ne faut pas hésiter, en cas de calculs un peu complexes, à lui préférer un tableur.

16 On peut placer au sein d'une cellule d'un tableau un champ qui fournira le résultat d'un calcul réalisé sur base du contenu d'autres cellules. on place le point d'insertion dans la cellule où le résultat doit apparaître Tableau Formule : 14 le logiciel propose en général une formule "a priori"; on peut cependant supprimer la formule proposée et en sélectionner une autre en déroulant Insérer la fonction on fournit dans les parenthèses la plage des cellules concernées par le calcul, sachant qu'on désigne les cellules comme suit : A B C 1 A1 B1 C1 2 A2 B2 C2 3 A3 B3 C3 et qu'on peut avoir dans les parenthèses de la fonction à calculer des indications du type (b:b) ou (a1:b3) ou (A2, B3, C2) ou (ABOVE) ou (LEFT)... Voir "Création de références à des cellules d'un tableau" et "Exécution de calculs dans un tableau", dans l'aide de Word. Rappel : pour remettre à jour un champ (comme le résultat d'un calcul), le sélectionner puis touche F Tableau : texte au sein des tableaux Pour tabuler à l'intérieur d'un paragraphe au sein d'une cellule, utiliser Ctrl tabulation.

17 15.1 Recul des paragraphes dans plusieurs cellules à la fois On peut sélectionner plusieurs cellules contiguës. Les reculs de paragraphes appliqués à une cellule (grâce à la règle) s'appliqueront aux paragraphes des autres cellules sélectionnées Définition de lignes de titres reportées au début de chaque page (lorsque le tableau s'étend sur plusieurs pages) On sélectionne les lignes constituant les titres à reporter comme premières lignes des morceaux d'un tableau s'étendant sur plusieurs pages, puis Tableau Propriétés du tableau Lignes et cocher Répéter en haut de chaque page... La première ligne du tableau doit faire partie des lignes sélectionnées pour être reportées sur chaque page, comme titre du tableau 15.3 Orientation du texte au sein d'une cellule On sélectionne la ou les cellules concernées, puis Format Orientation du texte (ou clic droit puis Orientation du texte) :

18 16 et on choisit l'orientation souhaitée Alignement du texte au sein d'une cellule On peut choisir le type d'alignement tant verticalement que horizontalement : on sélectionne la ou les cellules concernées, puis clic droit et Alignement des cellules et on choisit. On peut aussi passer par la barre d'outils Tableaux et bordures : on sélectionne la ou les cellules concernées, puis On peut aussi donner les commandes Tableau Propriétés du tableau Cellule, pour choisir l'alignement vertical; il reste alors à préciser (avec les outils habituels d'alignement des paragraphes) l'alignement horizontal.

19 15.5 Transformer un tableau en texte 17 On sélectionne les lignes du tableau qui doivent être transformées en texte, puis Tableau et Convertir tableau en texte. On peut évidemment le faire en sélectionnant l'entièreté du tableau