Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs

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1 Livre Blanc Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs Ou comment les DSI et DRH sont-elles condamnées à s'entendre sur le long terme? A Skillsoft Company

2 AVANT - PROPOS Avec l avènement du Cloud, le rythme des migrations s accélère. Véritable révolution, le Cloud ou la virtualisation des logiciels remet en question les usages des utilisateurs, mais aussi le fonctionnement des entreprises. Les DSI, qui sont au cœur de ces enjeux, ont un rôle majeur à jouer pour accompagner leurs entreprises dans leur transformation numérique, véritable levier pour leur business. Dans ce contexte, les DSI voient leur mission s élargir bien au-delà des aspects technologiques d une migration. Celle-ci s élargit à la réussite globale des projets, qui doivent intégrer la composante humaine : la compétence digitale des salariés. C est pourquoi DSI et DRH, deux mondes qui généralement s ignorent, doivent travailler en étroite collaboration, et ce sur le long terme! Ce livre blanc s adresse aux Directions des Systèmes d Information (DSI) et aux Directions des Ressources Humaines (DRH) des entreprises et organisations. Il a pour vocation de les sensibiliser aux enjeux de la compétence digitale des salariés dans le contexte de plans de migration, et particulièrement vers Office 365. SOMMAIRE LE CLOUD BOULEVERSE FONDAMENTALEMENT LES PROJETS DE MIGRATIONS 3 QUELS CHANGEMENTS AVEC OFFICE 365? 5 COMMENT RÉPONDRE AU NOUVEAU CHALLENGE DE L'INCOMPÉTENCE STRUCTURELLE DES SALARIÉS? 7 2 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / Vodeclic, A Skillsoft Company

3 LE CLOUD BOULEVERSE FONDAMENTALEMENT LES PROJETS DE MIGRATIONS La photographie de l entreprise d hier était assez simple : collaborateurs, postes de travail, licences Windows, licences Office. Un paysage technologique assez facile à gérer. Hier encore, les salariés utilisaient 20 fonctions de base sur les 5 logiciels les plus représentatifs du marché, ce qui impliquait de justifier «seulement» d une centaine de compétences. Le Cloud est la troisième des priorités technologiques des DSI. (1) Des méthodes adaptées aux migrations tous les 5 ans C était le bon temps! L entreprise décidait de l évolution de son parc applicatif. Tous les 5 ou 6 ans, elle décidait de changer de version ou de système d exploitation. Dans ce contexte, elle pouvait encore décider quand et pour qui mettre en place une formation bureautique adaptée. Les grands plans de migration s inscrivaient dans une logique «One shot», renouvelable en moyenne tous les 3 ou 5 ans. Dans ce cadre, la mission de la DSI se limitait souvent à réussir la migration technique, le projet étant estimé terminé lorsque tous les postes avaient été migrés. Leur corollaire, la conduite du changement, s inscrivait également dans une démarche ponctuelle, souvent positionnée après la migration technique. La compétence bureautique des utilisateurs, considérée comme l une des briques de cet accompagnement, était conjoncturelle. De ce fait, les RH mettaient en place des méthodes de formation traditionnelle adaptées à ce rythme d évolution : formation présentielle, visio-conférences, plaquettes d information Dans les années 80 à 2 000, les Directions des Systèmes d Information ont vu leur rôle évoluer drastiquement : de responsables des choix des composants matériels et logiciels pour faire court, à la mise en œuvre de projets devant soutenir et accompagner les options stratégiques de l entreprise. Le Cloud... moteur d'agilité des entreprises et une mission élargie pour les DSI Aujourd hui, le Cloud a changé la donne. Les entreprises sont assujetties à sa propagation continue dans l ensemble des structures à la vitesse grand «V». Dans ce cadre, les DSI se voient confier la «gouvernance» des SI dans le but de contribuer à la création de valeur de l entreprise et de ce fait travaillent en étroite collaboration avec les Métiers, directement impactés. Le marché global du Cloud devrait passer de 37,8 milliards en 2010 à 121,1 milliards de dollars en 2015 : un taux de croissance annuel composé de 26,2%. (2) «Les activités digitales sont devenues la pierre angulaire du business des entreprises, un langage commun et unifié partout dans le monde» (3), explique Partha Lyengar, Vice président et analyste chez Gartner. «Alors que les entreprises se préparent pour un monde digital qui monte en puissance, les DSI doivent apprendre à exploiter les expertises technologiques au travers des organisations et des domaines métiers.» (3) Vodeclic, A Skillsoft Company / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 3

4 L agilité de l entreprise est en tête de liste des motivations pour l adoption du Cloud, selon un rapport des services d analyse de Harvard Business Review. (4) Selon le cabinet Gartner, cela passe également par l'identification des compétences, talents, experts capables de porter et d'apporter l'expérience digitale pour s'en servir comme d'un véritable levier pour le business. À cette tendance forte, il faut ajouter la multiplication des logiciels, d apps et de services Internet, la prolifération de devices mobiles, l'apparition du BYOD (Bring Your Own Device) autant de vecteurs complexifiant les démarches de migration au sein des entreprises, et par conséquence impactant fortement les salariés. 41 % de français utilisent leur smartphone à la fois pour le travail et la vie privée. (5) De conjoncturelle, l incompétence digitale devient structurelle L accélération des publications de mises à jour, non seulement inquiète les entreprises, mais leur pose de réels problèmes dans la mise à niveau des compétences bureautiques de leurs collaborateurs qui doivent adopter le même rythme. Décidées par les éditeurs, ces mises à jour bouleversent les pratiques. De conjoncturelle, l incompétence digitale devient structurelle. Les mises à jour inscrites dans un calendrier accéléré, associées à la multiplicité des fonctionnalités des logiciels, impliquent de nouveaux paradigmes et usages qui dépassent la simple problématique de la technologie. 47 % des salariés de l'union Européenne se sentent incompétents dans l'utilisation des outils numériques. (6) Ajoutons à ce contexte le phénomène de la consumérisation de l IT qui prend son essor puisque même pour les logiciels professionnels, c est l utilisateur final qui est au cœur du dispositif. Le salarié devient l acheteur ou le prescripteur de la solution dans l entreprise. De ce fait, les DSI ne peuvent plus se contenter de réussir leurs migrations sur le plan technique, mais doivent y associer la compétence bureautique de tous les salariés. De leur coté, les DRH doivent mettre en place des méthodes de formation plus adaptées aux utilisateurs. Ensemble. C est impératif! Nous l avons compris, le Cloud est devenu un incontournable et avec lui le rythme des migrations massives s accélère et celles-ci intègrent dorénavant la composante humaine. 4 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / Vodeclic, A Skillsoft Company

5 QUELS CHANGEMENTS AVEC OFFICE 365? Office 365 est l activité à la croissance la plus rapide de l histoire de Microsoft : 25 % des entreprises clientes de l éditeur l ont adopté, et son taux d adoption dans les petites et moyennes entreprises aurait augmenté de 150 % en 2012, une adoption 8 fois plus rapide que la version précédente. (7) D après le président de la division Office de Microsoft, Kurt DelBene, «Office 365 passera d un rythme de mise à jour tous les trois ans à un cycle trimestriel «majeur/mineur». Un changement de cycle qui «pourrait» selon lui s appliquer également à la version bureau d Office.» (8) 25 % des entreprises clientes de Microsoft ont adopté Office 365. (7) Cloud... sans oublier la mondialisation qui oblige les entreprises à être de plus en plus globales et à faire collaborer des équipes sur plusieurs continents qui parlent plusieurs langues. Les DSI, au cœur de la transformation numérique des entreprises D après Gartner, 41% des DSI sont désormais rattachés directement à la direction générale, soit un des plus hauts niveaux observés (9). Pour le cabinet, cette évolution traduit la volonté des dirigeants d impliquer l IT dans la transformation numérique de l entreprise. Une confiance à budget constant cependant! Nous l avons vu précédemment, les migrations informatiques deviennent quasi permanentes avec l avènement du Cloud qui implique des mises à jour constantes. Cette tendance oblige les DSI à repenser leur manière de fournir des services aux employés, au service de la performance de leur entreprise. Elle s oriente vers l organisation d un poste de travail beaucoup plus complexe : un parc multi facettes ; postes fixes et portables ; tablettes et mobiles ; virtualisation des logiciels dans le En France, 95 % des entreprises du CAC 40 qui sont sur le Cloud utilisent Office 365. (7) Au-delà de son rôle d expert technique, l entreprise attend de la DSI un support permanent et à long terme de sa transformation numérique, pour en faire un pilier de compétitivité. Gartner met en avant le fait qu'il ne s'agit pas seulement pour les entreprises d'étendre leurs activités vers le numérique, mais plutôt d'en faire un levier de transformation à part entière. Dans le contexte de migrations massives, la DSI doit donc avoir toutes les cartes en main pour répondre à l orientation Business de leurs activités et pour apporter une valeur ajoutée tangible et mesurable au service des différents métiers de l entreprise. Vodeclic, A Skillsoft Company / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 5

6 Pourquoi les DSI et DRH sont-elles condamnées à s'entendre pour réussir? La mission des DSI s est élargie, car en devant accompagner et soutenir la digitalisation de l entreprise, elles doivent répondre aux attentes de multiples acteurs : Direction Générale et Métiers, Direction des Ressources Humaines et chacun des collaborateurs! Contrairement à une idée reçue, les facteurs clés de l'agilité business ayant le plus d'impact sur l'amélioration ne sont pas des facteurs technologiques, mais les facteurs humains portant sur la dissémination du savoir, la psychologie digitale et la gestion du changement. Ce sont eux qui séparent les entreprises agiles de celles qui ne le sont pas.» (10) La migration dans le Cloud touche tous les organes de l entreprise, et ce sont les DSI qui se situent au cœur des projets. Pour leur apporter une réelle valeur ajoutée, celles-ci doivent s inscrire dans une dynamique de long terme qui intègre les nouveaux usages et augmente la performance de l entreprise dans toutes ses composantes et particulièrement la composante humaine, premier levier de productivité. En travaillant en étroite collaboration, les DSI et DRH pourront mettre en mouvement les actions nécessaires à la montée en compétence des salariés dans une démarche permanente, avec une vision à long terme. Une mise en place des synergies qui assurera un ROI rapide et efficient des migrations vers Office 365. Dans ce contexte, comment les DSI et DRH peuvent-elles être les acteurs de la performance pour tous les métiers de leur entreprise? 6 / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / Vodeclic, A Skillsoft Company

7 COMMENT RÉPONDRE AU NOUVEAU CHALLENGE DE L'INCOMPÉTENCE STRUCTURELLE DES SALARIÉS? Adapter les méthodes de formation aux technologies utilisées Avec le phénomène croissant du BYOD, les DSI sont contraintes d accepter l usage des équipements personnels des salariés dans l entreprise. Comment les méthodes de formation traditionnelle peuvent-elles répondre aux changements permanents du Cloud? La solution de formation se doit donc d être universelle, en cela qu elle fonctionne quel que soit le matériel utilisé, et qu elle s adapte à toute taille et résolution d écrans. Sur le plan humain, les DRH doivent soutenir et promouvoir la solution choisie afin d en faciliter l adoption par le plus grand nombre. Ouvrir à tous l accès à la formation La solution de formation choisie devra permettre à chaque collaborateur d améliorer ses compétences digitales au moment où il en a besoin, via un intranet ou un portail dédié, sur son ipad, son portable ou son PC personnel, au bureau ou chez lui. Pour permettre à ses salariés de rester compétent(e)s au quotidien, l entreprise doit relever le challenge promis par les logiciels et applications dans le Cloud. Offrir le plus court chemin vers la formation en intégrant la solution au sein des outils de l entreprise Basée sur la technologie SSO (Single Sign On), la solution doit répondre à l un des enjeux d une formation efficace, c'est-à-dire garantir l accès via le plus court chemin pour l utilisateur. Ainsi, il accède aux formations sur son interface de travail, et vit une expérience pédagogique fluide et cohérente avec ses outils métiers. Suivre et anticiper les mises à jour des logiciels En proposant une solution de formation d aujourd hui et de demain, qui soit à la fois anticipative, flexible, agile et mobile pour suivre le rythme des mises à jour des logiciels, celle-ci doit répondre autant aux enjeux techniques qu humains, et doit proposer un catalogue le plus exhaustif possible. La solution doit également garantir la mise à disposition extrêmement rapide de formation au plus près de la sortie de chaque nouvelle version. Réunir les DSI et DRH dans le choix et la mise en place de la solution Nouvelles technologies, nouveaux besoins des utilisateurs, approche ascendante les DSI et DRH ont un rôle essentiel à jouer dans la performance et la productivité des équipes impactées par ces mutations. Pour réussir leurs plans de migration, les DSI doivent intégrer l accompagnement des utilisateurs tout au long du processus de migration, et après. Elles réduiront ainsi les impacts liés au changement et l entreprise gagnera en productivité. Pour garantir la montée en compétences des collaborateurs de manière proactive et pérenne, les DRH devront, s investir pour inscrire ces nouveaux outils de formation dans les usages de l entreprise. Le choix de la solution doit se faire en étroite collaboration DSI/DRH dans une optique long terme. «Tout change autour de nous à la vitesse de la lumière - et la capacité des entreprises à répondre est le facteur le plus important pour ne pas couler. 70 % des entreprises présentes au classement des fortunes il y a 10 ans ont disparu.» (10) Vodeclic, A Skillsoft Company / Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs / 7

8 ANNEXES : CHIFFRES ET DONNÉES CLÉS DES ÉTUDES 1. Gartner - Top 10 CIO Business and Technology Priorities (2013) 2. MarketsandMarkets - Cloud computing market: global forecast (Octobre 2010) 3. Gartner Press Release - Gartner Says Access to Digital Talent is Crucial for Digital Strategies to Succeed (Mai 2014) 4. Harvard Business Review - L'agilité de l'entreprise dans le Cloud (2014) 5. Samsung - Les français, leur travail, leur vie personnelle, vers un nouvel équilibre (Juin 2014) 6. La Commission européenne - Digital Agenda for Europe Scoreboard page Microsoft - Cloud growth brings new opportunities for profitability in 2014 (Janvier 2014) 8. Microsoft and Morgan Stanley Technology - Media & Telecom Conference (Février 2013) 9. Gartner - Flipping to Digital Leadership: The 2015 CIO Agenda (2014) 10. Forrester - 10 Dimensions of Business Agiligy (Septembre 2013) Vodeclic représente la nouvelle génération du e-learning bureautique dans le Cloud. La solution permet aux entreprises de limiter la perte de productivité liée à l ignorance informatique, en diminuant leurs coûts de formation, tout en garantissant une réelle montée en compétences de leurs salariés en permanence. Elle se démarque des autres solutions du marché parce qu elle a compris que l Utilisateur est le «vrai» client. Avec un catalogue de plus de formations nouvelles par mois - en 6 langues (français, anglais, portugais, espagnol, mandarin et allemand), la solution Vodeclic a déjà séduit plus d un million d utilisateurs et clients répartis dans plus de 20 pays, notamment Thales, Siemens, Bayer, L Oréal ou Total. Vodeclic est une marque déposée de la société Vodeclic SAS - RCS Copyright Vodeclic, A Skillsoft Company - Livre Blanc : Réussir sa migration vers Office 365 en formant les utilisateurs - Crédit photo : Fotolia Tous droits réservés. 36 rue Jules Verne Levallois-Perret Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Site web :