Guide Opérationnel du Service de Relevé de Courrier

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1 Guide Opérationnel du Service de Relevé de Courrier Sommaire Introduction... 1 Comment fonctionne le Service de Relevé de Courrier?...1 De quoi avez-vous besoin?...2 Quels types d envois pouvez-vous faire enlever?...3 Préparez vos envois Courrier ordinaire Recommandé Paquet Colis du Service Transport du Coursier...6 Conditionnez vos envois... 6 Informations pratiques... 8 Commander du matériel...8 Votre facture... 8 Contacts

2 Introduction Comment fonctionne le Service de Relevé de Courrier? En un mot, c est Le Coursier qui se déplace et vient enlever vos envois affranchis dans vos locaux. Pour que l enlèvement se déroule dans les meilleures conditions, nous vous demandons d effectuer une préparation limitée par type d envoi. Il vous suffit ensuite de placer les envois dans des bacs mis à disposition gratuitement. Vous disposez les bacs à l endroit convenu et nos services passent les enlever à l heure convenue. Vous devez juste signer et déposer les deux exemplaires de feuille de route et les laisser à disposition du Coursier et personne ne doit nécessairement être présent quand nous nous rendons chez vous. Tous les envois sont introduits dans le circuit postal de distribution le jour même de l enlèvement. Le saviez-vous? Service d Affranchissement des envois Vous ne voulez pas uniquement faire enlever vos envois, mais aussi les faire affranchir par Le Coursier? C est possible, la solution idéale pour le courrier des entreprises et des professions libérales (pour plus de détails, voir en page 4 et 5). Service Transport Lors du passage chez vous, vous bénéficiez du service Transport du coursier à un tarif préférentiel et avec des procédures simplifiées. Sur base d une feuille de route préalablement définie avec le coursier, celui-ci dépose et/ou enlève vos envois vers les points d arrêts situé en zone 1 (pour plus de détails, voir en page 4 et 5). De quoi avez-vous besoin? Bacs et Farde «Recommandés» Un bac solide et pratique (voir ci-contre) est mis à disposition gratuitement par Le Coursier, ils vous permettent de trier vos envois. Farde Recommandé Les bacs seront utilisés pour le courrier ordinaire et pour les colis éventuels. Les fardes Recommandés permettent d acheminer vos envois en toute sécurité. 2

3 Bac mis à disposition gratuitement Documents Suivant le type d envoi, vous aurez besoin des documents illustrés ci-contre. Le chapitre 3 vous explique comment les utiliser. Figure 2 Preuves de remise, listes et avis de réception pour les envois recommandés. (Figure 1) Etiquettes A PRIOR pour les envois internationaux (Figure 2). Figure 1 Étiquettes pour les paquets Bpost: envois nationaux Bpack (code-barres P) Bpack World (bordereau BPI04) Bpack World Business (étiquette e-shipper Pro) Bpack World Express (étiquette e-shipper Pro ou bordereau TE6) Quels types d envois pouvez-vous faire enlever? Types La quasi-totalité de vos envois quotidiens peut être prise en charge par le Service de Relevé de Courrier: Lettres nationales et internationales Envois recommandés Paquets (colis de maximum 30kg) Courrier publicitaire adressé Envois non affranchis Journaux et magazines Imprimés électoraux Volume 3

4 Bac de 20 à 40 litres Farde «Recommandés» Paquets Bpost Colis Service Transport Préparez vos envois Pour les envois affranchis, vous affranchissez tout d abord l ensemble de vos envois et vous les munissez des étiquettes nécessaires. Dans le cas du service «Relevé de courrier» seul (sans le service «affranchissement»), le Coursier ne pourra être tenu responsable des erreurs d'affranchissement. Celles-ci seront dans la mesure du possible corrigées, ce qui entraînera un surcoût. Un refus par Bpost entraînera un transport retour qui sera comptabilisé au tarif en vigueur, selon le poids et la zone concernée. Vous suivez ensuite les indications ci-dessous pour préparer un enlèvement dans les meilleures conditions. 1. Courrier ordinaire Déposé dans le bac mis à disposition. ATTENTION : Bpost devient plus strict concernant les distinctions «lettre» et «paquet» : toute enveloppe dépassant même légèrement les dimensions maximales d'une lettre sera refusée si elle n'est pas affranchie en tant que «paquet». Affranchi Mis sous enveloppe Mis sous enveloppe par paquets de 10 lettres avec un élastique (mis à disposition) 2. Recommandé Mis sous enveloppe avec leur récépissé rempli (expéditeur au verso) et attaché (ex. avec un trombone) Si vous utilisez un avis de réception, complétez également les données nécessaires. Déposé dans la farde «Recommandés» mise à disposition 4

5 Affranchi Tarif spécial à respecter Par paquet de 10 avec un élastique Que se passe-t-il avec les récépissés de dépôt? Ils vous seront déposés lors d un prochain enlèvement ou envoyés par courrier. 3. Paquet Déposés dans le bac mis à disposition ou dans l espace prévu dans la Convention préalablement établie Rappel : Qu est-ce qu un paquet pour Bpost? On parle de paquet lorsqu un envoi pèse plus de 2 kg (max. 30kg) ou si ses dimensions dépassent les dimensions suivantes : Longueur : 350 mm Largeur : 230 mm Hauteur (épaisseur) : 30 mm Vous pouvez également envoyer sous forme de paquet des envois qui n ont pas les dimensions d un paquet comme mentionné ci-dessus. Dans ce cas, les dimensions de l envoi doivent dépasser 145 x 112 mm. Un envoi en forme de rouleau est toujours traité comme un paquet pour Bpost. Affranchi (tarif spécial) Dotez le paquet d une étiquette Bpack de Bpost complétée avec un codebarres et affranchissez-le à l endroit prévu sur l étiquette Bpack Ceux-ci seront emballés avec une étiquette destinataire/expéditeur Envois internationaux? Apposez une étiquette bleue A PRIOR 5

6 4. Colis du Service Transport du Coursier Déposé dans l espace prévu pour le Coursier Complété le bon de livraison sur la feuille de contrôle mise à disposition ou à télécharger sur notre site internet Conditionnez vos envois Types d envois Option Bac Farde Recommandé Autre espace prévu Courrier ordinaire Affranchi Sous enveloppe Par 10 avec élastique Recommandés Affranchi Récépissé Récépissé et élastique Paquets Affranchi Etiquette bpack Si gros volume Etiquette destinataire/expéditeur Si gros volume Colis Coursier «Service Transport» zone 1-max. 10kg-24h Bon de livraison 6

7 Informations pratiques Commander du matériel Bacs farde récépissé - étiquettes -. Vous pouvez commander tout le matériel mis à disposition en l indiquant sur la feuille de route (dans «Remarques») lors du passage du Coursier ou en envoyant un . Votre facture Le service de Relevé de Courrier Régulier est facturé une fois par mois de manière provisionnelle. Vous payez chaque mois un montant forfaitaire fixe. Pour le service «Affranchissement», une provision vous sera demandée pour le coût du service et pour l achat de timbres postaux. Le montant de la provision pour les timbres correspondra à une moyenne des envois réalisés et sera revu en fonction de l évolution du nombre d envois mensuel réalisé. Un décompte des timbres utilisés vous sera communiqué sur chaque facture. Pour le Service de Relevé de Courrier Express, vous payez au comptant lors de l enlèvement. Vous trouverez la version la plus récente de nos tarifs sur notre site internet. Pour le service «Transport», l'abonnement sera facturé de manière provisionnelle, les demandes ponctuelles seront comptabilisées sur la facture suivante. 7

8 Exemple de facture pour un abonnement «Relevé de Courrier» et «Affranchissement», les autres transports se font sur demande ponctuelle Contacts Vous avez encore des questions sur le Service de Relevé de Courrier ou sur les procédures à suivre pour la préparation de vos envois? Prenez contact avec Le Coursier : Chaque jour ouvrable de 8h30 à 18h30 [email protected] Le Coursier Mosan Jérôme Robert 10, avenue Baron de Lhoneux 5100 Jambes 8