Manuel utilisateur opérateurs Dorade

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1 Manuel utilisateur opérateurs Dorade Projet DORADE - GED-GNC - DRDNC Mise à jour Septembre 2011 Version 1 Auteur(s) : Xavier LIENART Management et Solutions Informatique

2 Table des mises à jour du document Indice de révision du document Date Objet de la mise à jour 01 01/09/2011 Création du document Sommaire 1 PRESENTATION DE L'APPLICATION Objet Présentation Générale 3 2 ACCES A DORADE Connexion à l'application Messages d erreur / d information Changement du mot de passe de l'utilisateur Déconnexion de l'utilisateur 5 3 RECHERCHE DE DOSSIERS DE DECLARATION Présentation Recherche d un dossier de declaration Lancer la recherche Exemple d utilisation de la recherche La liste de solution La consultation d un dossier de déclaration Présentation du dossier de déclaration Dorade Navigation dans des dossiers et sous dossiers Pré-visualiser un document du dossier Epingler un dossier La consultation d une déclaration en mode document Présentation de l affichage de consultation de la déclaration Cas de l affichage d une déclaration ayant plusieurs versions 10 4 DESCRIPTION DES PROCESSUS D INJECTION DE DOCUMENTS DANS DORADE Les organisations possibles pour l injection de documents dans Dorade La numérisation en masse par lot processus Description du processus 1 de numérisation par lot Les étapes du processus 1 de numérisation par lot Type de matériel et logiciel à acquérir pour mettre en œuvre le processus 1 de numérisation par lot La numérisation document par document processus Description du processus 2 de numérisation document par document Les étapes du processus 2 de numérisation document par document Type de matériel et logiciel à acquérir pour mettre en œuvre le processus Choisir son organisation 14

3 5 CREER UN DOSSIER DE DECLARATION Création à partir du modèle de dossier Dorade Saisie des informations du dossier Attacher des documents au dossier et sous-dossier 16 6 NUMERISER UN DOCUMENT A PARTIR DE DORADE Les pré-requis à la numérisation Numériser un document 18 7 CORRESPONDANCE «NATURE DU DOCUMENT» ET «DESCRIPTION DE DOCUMENT» 19 1 PRESENTATION DE L'APPLICATION 1.1 OBJET Ce document a pour but de décrire les aspects relatifs à l utilisation du système de GED DORADE de la DRDNC constitué autour du produit Docubase installé à la DTSI. 1.2 PRESENTATION GENERALE Cette documentation a pour but de vous guider tout au long de l'utilisation de Dorade pour la consultation des dossiers de déclaration numérisés. Pour cette activité, ce document décrit les formulaires permettant de rechercher et de classer des documents. Selon les droits affectés à l utilisateur, celui-ci verra dans son interface tout ou partie des onglets et des fonctionnalités décrites dans ce document. Août 2011 Page 3 / 20

4 2 ACCES A DORADE 2.1 CONNEXION A L'APPLICATION Environnement de validation du projet Dorade Se connecter par l URL : La fenêtre d accueil apparaît : Pour accéder à l'application DORADE : 1. Saisissez votre nom (première_lettre_prénom.nom) 2. Saisissez votre mot de passe 3. Cliquez sur le bouton Valider Il faudra vérifier avec la DTSI si votre profil est bien déclaré et autorisé par l Administrateur Docubase. 2.2 MESSAGES D ERREUR / D INFORMATION Les messages suivants sont les plus classiques : L'utilisateur est déjà connecté sur un autre poste du domaine. Il est donc nécessaire de se déconnecter de l autre poste ou de se connecter avec un autre profil Le nom d'utilisateur ou le mot de passe saisi est erroné Août 2011 Page 4 / 20

5 Une fois connecté, l'utilisateur peut en fonction des habilitations qui lui ont été attribuées par l administrateur Docubase, accéder à un ou à plusieurs des modules de Dorade. Par exemple, un utilisateur qui n a que les droits de consultation, ne pourra pas accéder au chapitre «Classement». 2.3 CHANGEMENT DU MOT DE PASSE DE L'UTILISATEUR Vous avez la possibilité de changer votre mot de passe en cliquant sur l icône apparaître dans votre interface. Dans la fenêtre apparaissant : Saisir une première fois le nouveau mot de passe. Confirmer le nouveau mot de passe (seconde saisie). Valider le nouveau mot de passe, en cliquant sur le bouton "Valider". si vous le voyez Valider le nouveau mot de passe Le changement de mot de passe est possible si l utilisateur a des droits spécifiques pour le faire. Au cas où l utilisateur n a pas le droit de changer son mot de passe, l opération de login échoue, la page de login est réaffichée avec un message d avertissement. En cas de changement de mot de passe réussi, l'utilisateur entre directement dans l'application et le premier écran accessible en fonction de ses habilitations s'affiche. 2.4 DECONNEXION DE L'UTILISATEUR Pour se déconnecter, l'utilisateur doit cliquer sur l icône en haut à droite de l'écran. La fenêtre de connexion réapparait. 3 RECHERCHE DE DOSSIERS DE DECLARATION Le module de recherche, en fonction des formulaires définis par l'administrateur Dorade, permet d'effectuer des recherches croisées multicritères par opérateurs booléens, mots-clés et caractères jokers. Les listes de solutions résultantes peuvent être triées dynamiquement et personnalisées par l'utilisateur. 3.1 PRESENTATION Pour accéder au module de recherche, cliquer sur l'icône Recherche. L'écran suivant s'affiche : Août 2011 Page 5 / 20

6 Le premier formulaire associé à la première activité de la liste des activités s affiche la première fois. Puis en fonction de votre activité sur la GED, c est le formulaire le plus accédé qui devient le formulaire affiché à la connexion. 3.2 RECHERCHE D UN DOSSIER DE DECLARATION Lancer la recherche Saisir au minimum l une des cinq informations suivantes : Année de la déclaration : Année sur quatre chiffres ; Bureau : contient BNP, TTA ou ; N RID du déclarant : Numéro RID de l entreprise s ur six ou sept chiffres ; N Etablissement du déclarant : sur trois chiffres permettant de distinguer chaque établissement : '001' puis '002' ; N de la déclaration : N de déclaration Sydonia s ur six chiffres. Si vous souhaitez faire appel au dictionnaire, c'est-à-dire à la liste des valeurs possibles, cliquez sur la loupe Exemple d utilisation de la recherche Recherche de toutes les déclarations de l année 2012 pour le bureau BNP du déclarant «034033». Cette recherche donnera toutes les déclarations de l année 2012 sur BNP pour ce déclarant. Recherche des déclarations dont le «N de déclarat ion» commence par «c493». Cette recherche donnera à la fois les numéros de déclaration C49300, C49301, C49302, etc Recherche des déclarations dont le «N de déclarat ion» contient «000». Cette recherche donnera à la fois les numéros de déclaration C0000, C00001, T0000, T0001, etc Recherche des déclarations dont le «N de déclarat ion» se termine par «0001». Cette recherche donnera à la fois les numéros de déclaration C00001, T0001, etc Recherche des déclarations dont le «N de déclarat ion» commence par «t» et se termine par «001». Cette recherche donnera à la fois les numéros de déclaration T00001, T10001, T20001, etc Août 2011 Page 6 / 20

7 3.2.3 La liste de solution Voir la déclaration Mettre la déclaration dans le porte-documents Imprimer la déclaration Envoyer la déclaration par mail Télécharger Ouvrir le dossier de la déclaration Sélectionner / désélectionner les documents de la page Sélectionner / désélectionner tous les documents Verrouiller la déclaration Choisir une action: Voir le ou les documents sélectionnés Ce bouton est actif dès qu'un document est sélectionné. Ajouter au porte-documents. Ce bouton est actif dès qu'un document est sélectionné. Il sert à mettre de côté la déclaration pour changer sa version. Imprimer le ou les documents sélectionnés Ce bouton est actif dès qu'un document est sélectionné. Il est présent si l'utilisateur connecté appartient à un groupe ayant le droit d'impression de documents pour la base documentaire. Envoyer par mail Ce bouton est actif dès qu'un document est sélectionné. Il est présent dans le cas où l'adresse de l'utilisateur est renseignée au niveau de son profil, et si l'utilisateur appartient à un groupe ayant le droit de distribution de documents pour la base documentaire. Télécharger Ce bouton est actif dès qu un document est sélectionné. Ce bouton est présent si l utilisateur connecté appartient à un groupe ayant le droit de restitution. (dé)sélectionner tous les documents de la page Ce bouton est toujours actif. Ce bouton permet de sélectionner ou désélectionner les documents listés dans la page en cours de consultation. (dé)sélectionner tous les documents du bloc de recherche Ce bouton est toujours actif. Ce bouton permet de sélectionner ou désélectionner les documents listés dans les pages du bloc en cours de consultation. Août 2011 Page 7 / 20

8 (dé)verrouiller un document Ce bouton est actif dès qu'un document est sélectionné. Le mécanisme dit de «checkin checkout» consiste à pouvoir verrouiller un document de telle manière que seul l utilisateur ayant posé le verrou puisse y apporter des modifications. Les modifications considérées sont par exemple : o o La modification de sa note L ajout, la suppression d un attachement Ne peuvent déverrouiller un document que l utilisateur ayant posé le verrou, ou un administrateur (utilisateur ayant le droit d administration des bases, et accès à cette base) LA CONSULTATION D UN DOSSIER DE DECLARATION Présentation du dossier de déclaration Dorade Le dossier de déclaration Dorade permet de visualiser : L ensemble des Documents du dossier de déclaration au sein d une structure typée et d une arborescence à n niveaux ; Le premier niveau contient les informations générales à la déclaration et la première page signée du document de déclaration ; Chaque sous-niveau contient ou non des Documents ; La structure hiérarchique du Dossier a été prédéfinie lors du projet Dorade ; Le dossier offre les notions de contraintes de visibilité/partage, de droits (propriétaire) et de traçabilité ; Le sous-dossier «Douane» ne peut être créé et n est visible que par les agents de la Douane et permet d y placer les documents «reconnaissance de service» (RS) et «certificat de visite» (CV) Navigation dans des dossiers et sous dossiers Pour ouvrir un sous-dossier de la déclaration, il vous suffit de cliquer sur le libellé du sous-dossier en question. Août 2011 Page 8 / 20

9 3.3.3 Pré-visualiser un document du dossier Cliquez sur un document attaché à votre dossier (1) Le document apparaît en zone 2 Cliquez sur Prévisualisation (3), le document restera attaché à cet onglet. Ainsi un document sur lequel vous souhaitez revenir à plusieurs reprises sera «mémorisé», vous permettant de naviguer dans les autres zones liées au «Nouveau dossier» Par l icône 4, vous pouvez accéder au document en plein écran Epingler un dossier Cette fonctionnalité vous permet une vue à plat et persistante d une partie de la structure arborescente du dossier de votre choix. L icône épingle de la zone 2 permet de figer le dossier en cours dans la zone étiquette. Août 2011 Page 9 / 20

10 3.4 LA CONSULTATION D UNE DECLARATION EN MODE DOCUMENT Présentation de l affichage de consultation de la déclaration Formulaire du document Voir la note Envoyer par mail Télécharger Voir le dossier qui référence ce document Différentes actions peuvent être effectuées sur le document : Voir/Modifier le formulaire Consultation et/ou modification du formulaire du document en cours de visualisation. Voir/Modifier la note Consultation des notes attachées au document en cours de visualisation. Télécharger Restitution du document au format compressé. Le bouton est présent si l utilisateur appartient à un groupe ayant le droit de restitution. Voir le dossier référençant Dossiers faisant référence au document en cours de validation Cas de l affichage d une déclaration ayant plusieurs versions Les recherches de document portent toujours sur la version la plus récente, c est seulement une fois qu un document est sélectionné dans la liste de solutions, puis ouvert que l on peut accéder à ses versions. Le document référencé est la version la plus récente. Août 2011 Page 10 / 20

11 Une liste déroulante apparaît et permet de basculer sur une version antérieure. Le nombre de version est paramétrable par l administrateur Lorsque la version présentée n est pas la version courante, seules les opérations suivantes de la barre de gauche sont présentées : Retour à la liste de solutions Voir le formulaire (en lecture seule) Envoyer par mail Télécharger Août 2011 Page 11 / 20

12 4 DESCRIPTION DES PROCESSUS D INJECTION DE DOCUMENTS DANS DORADE 4.1 LES ORGANISATIONS POSSIBLES POUR L INJECTION DE DOCUMENTS DANS DORADE Le schéma suivant présente deux modes possibles pour l injection de documents dans Dorade. Dossier de déclaration Dossier de déclaration Numérisation Numérisation Séparation des documents, Classification, Indexation et vérification des images Identification sur Dorade et création du dossier de déclaration avec saisie des informations Envois FTP sur Dorade Enregistrement des documents numérisés dans les sous-dossiers de la déclaration Consultation des dossiers déclaration dans Dorade pendant trois ans Août 2011 Page 12 / 20

13 4.2 LA NUMERISATION EN MASSE PAR LOT PROCESSUS Description du processus 1 de numérisation par lot Le premier processus permet de traiter des volumes importants de déclaration à déposer dans Dorade. Il décrit la manière d automatiser les processus de numérisation, d indexation et de dépôt dans le système. Ce premier processus permet d augmenter la productivité en supprimant certaines étapes chronophages, comme le pré-tri de documents, la saisie manuelle des index Les étapes du processus 1 de numérisation par lot Afin d automatiser au maximum les traitements liés à la numérisation du dossier de déclaration, ce processus passe par les étapes suivantes : Numérisation par lot des documents du dossier de déclaration ; Correction automatique des images obtenues (redressement, amélioration de la qualité, suppression des bruits parasites ) ; Indexation du document automatique ou semi-automatique par lecture de code-barrre, extraction et reconnaissance de zones de caractères ; Enregistrement automatique au format PDF/A et nommage des fichiers images suivant les spécifications de Dorade ; Création et enregistrement du fichier index associé ; Envois du résultat sur le serveur FTP Dorade Type de matériel et logiciel à acquérir pour mettre en œuvre le processus 1 de numérisation par lot Pour mettre en œuvre ce processus de traitement automatisé de numérisation et d indexation des déclarations en douane pour Dorade, il vous faut : Un scanner de type «professionnel» ou l utilisation d un photocopieur multifonctions permettant la numérisation en réseau des documents avec les caractéristiques suivantes : o Scanner professionnel A4, à défilement, recto verso un passage o Capacité de numérisation de 2000 à 5000 pages par jour o Epaisseur et grammage du papier : Papier de g/m² o Possibilité de numérisation vers le réseau ou une adresse électronique o Formats de sortie : mono et multipage, PDF et PDF/A o Résolution de sortie : au moins de 100 à 300 dpi o Fonctions d imagerie : si possible, redressement, suppression automatique des pages blanches et orientation automatique o Module d alimentation : > à 20 feuilles de papier de 80 g/m² Un logiciel d acquisition et d indexation de document. Une connexion FTP au serveur DORADE. 4.3 LA NUMERISATION DOCUMENT PAR DOCUMENT PROCESSUS Description du processus 2 de numérisation document par document Le deuxième processus permet de traiter des volumes peu importants de déclaration à déposer dans Dorade. Il décrit la manière d utiliser les outils de numérisation pour l indexation proposé dans le système Dorade. Ce processus permet d éviter l investissement dans des logiciels d indexation mais ne permet pas d automatiser l indexation des documents Les étapes du processus 2 de numérisation document par document Afin d utiliser les outils mis à disposition dans le projet Dorade pour la numérisation du dossier de déclaration, ce processus passe par les étapes suivantes : Numérisation document par document du dossier de déclaration ; Connexion au site Dorade ; Création du dossier de déclaration et saisie des index associés ; Enregistrement des documents numérisés dans les dossiers correspondants. Août 2011 Page 13 / 20

14 4.3.3 Type de matériel et logiciel à acquérir pour mettre en œuvre le processus 2 Pour mettre en œuvre ce processus pour la numérisation et l indexation des déclarations en douane pour Dorade, il vous faut : Un scanner de type «professionnel» ou l utilisation d un photocopieur multifonctions permettant la numérisation en réseau des documents avec les caractéristiques suivantes : o Scanner professionnel A4 o Capacité de numérisation de 500 à 1000 pages par jour o Epaisseur et grammage du papier : Papier de g/m² o Possibilité de numérisation vers le réseau ou une adresse électronique o Formats de sortie : mono et multipage, PDF et PDF/A o Résolution de sortie : au moins de 100 à 300 dpi Un navigateur internet avec l accès à Dorade. 4.4 CHOISIR SON ORGANISATION Ces deux processus d organisation ne sont pas exhaustifs. Afin de faire votre choix, il vous faut analyser vos flux documentaires concernant la préparation du dossier de déclaration. Vous pouvez prendre conseil auprès de votre prestataire en informatique habituel et vous rapprocher des professionnels offrants des solutions d acquisition et d indexation de documents. 5 CREER UN DOSSIER DE DECLARATION 5.1 CREATION A PARTIR DU MODELE DE DOSSIER DORADE Pour créer un nouveau dossier de déclaration à partir de l interface Dorade, il vous faut cliquer sur le bouton. Dorade vous affiche alors la liste des modèles de dossier disponible (actuellement, seul le modèle «Dossier DAU» vous est proposé. Bouton pour valider la création du nouveau dossier Août 2011 Page 14 / 20

15 Cliquez sur l icône permettant d ouvrir un dossier. L interface se présente de la façon suivante : On distingue 3 zones dans la fenêtre présentée : La zone 1 présente l arborescence du dossier avec cinq sous-dossiers prédéfinis pour le projet Dorade : o Factures ; o Transport ; o Documents exigés douane ; o Documents ordre public ; o Autres. La zone 2 présente les champs nécessaires à la saisie du dossier courant. La constitution d un dossier est comparable à phase d indexation d un document GED, en ce sens qu elle consiste à associer à des «catégories», par exemple «Année de la déclaration» des valeurs ou «index» qui permettront de cibler la recherche du dossier. Les cinq champs pour Dorade à saisir sont : o Année de la déclaration ; o Bureau de la déclaration ; o N de RIDET du déclarant ; o N RID du déclarant ; o N de la déclaration. La zone 3 ou zone d erreur de saisie, présente des informations relatives à vos saisies, résultant du non respect d un masque de saisie, du manque d un index alors que la saisie d une valeur est obligatoire (Les zones obligatoires sont repérables grâce à la présence d une * devant son libellé). 5.2 SAISIE DES INFORMATIONS DU DOSSIER Saisir la valeur des champs dans les zones en regard des catégories Les catégories précédées d une * doivent obligatoirement être associées à une valeur Selon les droits qui vous ont été alloués, vous pouvez o soit saisir un libellé libre, o soit saisir un libellé devant respecter une certaine syntaxe (un masque de saisie est alors associé à votre zone de saisie), o soit choisir dans un dictionnaire pré alimenté ou qui s alimente au fur et à mesure des saisies d index. Une fois les zones d index renseignées, validez vos choix par l icône La première page signée et numérisée de la DAU doit être ajoutée avant de quitter le dossier de déclaration créé. Sans l ajout de ce document, vous n aurez plus accès à votre dossier de déclaration et la création d un 2ème dossier avec les mêmes références est interdite. Août 2011 Page 15 / 20

16 Après validation, la fenêtre prend l aspect suivant : Le libellé du dossier apparaît en haut à gauche ainsi qu un système de flèche et de numérotation, permettant de naviguer dans le dossier (mode feuilleté) Un en-tête de confirmation de succès de la création apparaît 5.3 ATTACHER DES DOCUMENTS AU DOSSIER ET SOUS-DOSSIER Si l icône suivant apparaît du dossier. cela indique qu il est possible d attacher des documents à ce niveau Cliquez sur l icône «Ajouter des documents». Le contenu des documents présents dans le portedocuments apparaît. CAS 1 : Le document à attacher doit être présent dans le porte- documents : Sélectionnez par une coche le ou les documents que vous souhaitez lier à votre dossier. Le nombre de documents maximum que l on peut potentiellement ajouter est fixé par l administrateur. Porte-documents Août 2011 Page 16 / 20

17 Validez votre sélection avec l icône CAS 2 : Le document à attacher n est pas présent dans le porte- documents : Cliquez sur l icône «Ajouter des documents locaux» (ou numérisation) La fenêtre «Ouvrir» apparaît vous permettant d aller chercher le document sur votre disque / réseau. 6 NUMERISER UN DOCUMENT A PARTIR DE DORADE 6.1 LES PRE-REQUIS A LA NUMERISATION Pré requis : le composant permettant la numérisation est installé automatiquement et ne fonctionne qu'avec certains navigateurs Internet. Un message d erreur peut s afficher si vous avez tenté de charger l application dans un navigateur qui ne comporte pas le composant nécessaire à la numérisation. Août 2011 Page 17 / 20

18 6.2 NUMERISER UN DOCUMENT Pour numériser des documents, cliquez sur l icône L'écran suivant s'affiche : Sélectionnez le scanner et validez Cet écran liste les documents numérisés, et permet d'appeler le composant de numérisation afin d'acquérir de nouveaux documents. Pour régler le scanner choisi, cliquez sur et attribuer un nom à chaque profil type Pour numériser le document, cliquez sur. Une fois le document numérisé l'aperçu du document s'affiche. Août 2011 Page 18 / 20

19 7 CORRESPONDANCE «NATURE DU DOCUMENT» ET «DESCRIPTION DE DOCUMENT» Nature du document DECLARATION FACTURE TRANSPORT EXIGES_DOUANE ORDRE_PUBLIC AUTRES Descriptions de document avec référence Sydonia 1ère page signée du DAU 001 Facture commerciale 080 Documents de transport, manifeste, LTA, connaissement 003 Bordereau de détail joint aux déclarations 004 Soumission cautionnée D Acte de fin d'expertise devant le comité d'expertise douanière 011 Demande de remboursement de la TGI à l'importation pour des biens d'investissements 012 Demande d'exonération pour les entreprises de transport en commun de personnes 013 Attestation d'exonération pour les entreprises tierces au secteur métallurgique 014 Réduction d'écriture (Y3) pour les biens d'investissement 015 Certificat de remboursement pour les biens d'investissement 020 Attestation d'exonération 040 Autorisation d'importation délivrée par le service douanes 042 Certificat d'importation d'un véhicule en franchise de droits et taxes 043 Certificat d'importation d'un véhicule ayant acquitté les droits et taxes 070 Certificat d'origine 071 Certificat de circulation EUR1 112 Licence radio amateur 113 Licence sportive (sports mécaniques) 126 Demande d'autorisation d'échange standard 030 Autorisation administrative d'importation 037 Autorisation d'entrée temporaire ou définitive d'armes 038 Autorisation d'importer des produits explosifs (DIMENC) 041 Certificat officiel d'importation des stupéfiants (DASS) 045 Mainlevée d'interdiction de cession pour les véhicules ayant bénéficié d'une exonération 050 Autorisation administrative d'exportation 059 Autorisation de sortie temporaire ou définitive d'armes, d'éléments d'armes ou de munitions (DIRAG) 065 Certificat sanitaire ou phytosanitaire 066 Certificat de qualité supérieure (SIVAP) 075 Permis CITES 047 Demande d'admission en franchise des biens personnels dans le cadre d'un changement de résidence 048 Demande d'importation en franchise temporaire de biens Août 2011 Page 19 / 20

20 personnels 049 demande d'admission en franchise d'un complément de déménagement 085 Permis d'examiner la marchandise 086 Demande de renseignement concernant l'application du tarif (110) 087 Demande de renseignement (D40) 088 Bulletin d'analyse (111) 096 Procédure simplifiée de mise en entrepôt d'un navire de plaisance 097 Demande d'importation en franchise temporaire d'un navire 098 Déclaration de mise en construction d'un navire. Demande de jauge 099 Demande de francisation 100 Certificat de jauge 101 Acte de francisation provisoire 102 Acte de navigation d'un navire de plaisance 103 Acte de navigation d'un navire de pêche ou de commerce 104 Passeport pour navire étranger 105 Avis de radiation d'un navire 106 Attestation de paiement du droit annuel de navigation 107 Demande de changement de port d'attache 108 Permis de départ 110 Bulletin CN Bulletin CP Certificat d'immatriculation de véhicule terrestre à moteur (carte grise) 120 Procès verbal de destruction effectué à l'initiative du service des douanes 121 Procès verbal de destruction effectué à l'initiave et sous la responsabilité du propriétaire Août 2011 Page 20 / 20