FICHE PRODUIT Logiciel de Garage Automobile

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1 FICHE PRODUIT Logiciel de Garage Automobile Informatique Partner s 29 rue Youri Gargarine Centre d affaire Hélios La Possession Une équipe de professionnel à votre service afin de satisfaire vos besoins

2 La solution pour une gestion et un suivi optimal de l activité de votre garage Ce logiciel se destine aux MRA agréés ou indépendants, aux agents de marque et distributeurs VN/VO. 100% adapté aux besoins de votre métier, il vous permet de gérer les aspects essentiels de votre activité quotidienne. Réalisez vos documents de vente (devis, OR, facture), suivez vos clients et véhicules, maîtrisez vos achats et états de stocks PR, planifiez la charge de travail de votre atelier et disposez d éléments de pilotage comme un tableau de bord ou différents états statistiques. Pour une gestion plus pointue, les fonctions avancées vous permettront d optimiser votre relation commerciale en fidélisant vos clients. Enfin, vous pouvez ajouter au logiciel des modules complémentaires dédiés à la gestion de certaines activités comme : le VN/VO, le prêt de véhicules de courtoisie, le dépannage IP Partner s garage automobile vous permet de rédiger vos pièces de vente (devis, OR, facturation), de gérer votre relation clients, (rappel des interventions obligatoires, ) et de suivre précisément votre activité. La gamme de prix des logiciels dédiés à l automobile s étend de HT à HT. Vous pouvez enrichir votre logiciel avec des modules spécifiques (prêt de véhicules, dépannage, vente de véhicules ) et d interfaces vous permettant de communiquer avec d autres outils. Ces interfaces, vous facilitant le travail au quotidien, sont accessibles via la souscription à un bouquet de services.

3 LES 5 POINTS CLES Rédigez vos pièces de vente Elaborez votre devis ou votre OR à partir de votre fi chier articles. Et si vous utilisez des outils de chiffrage, le logiciel dispose de nombreuses interfaces(1) vous permettant de récupérer les informations dans votre devis EBP. Transférez ensuite vos devis en factures sans aucune ressaisie. Facturez au forfait Pour facturer plus rapidement certaines prestations pensez à utiliser la gestion des forfaits. Vous pouvez les appliquer pour un type particulier de véhicule ou bien de manière générique (pour un forfait vidange par exemple). Gérez votre relation client Fidélisez vos clients grâce aux alertes techniques du logiciel. Vous pouvez ainsi leur rappeler les opérations courantes d entretien sur leurs véhicules (plaquettes de freins, vidange..) et préparer des campagnes marketing en leur adressant un courrier! Suivez votre activité Combien d OR sont en cours? Combien de factures avez-vous faites? Quel est le CA du mois? Autant d informations que vous pouvez connaître simplement avec les statistiques détaillées proposées dans le logiciel. Communiquez facilement Transformez vos factures et vos règlements en écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable(2).

4 AUTO MECANIQUE Zoom sur les fonctions clés Du devis à la planification des travaux en atelier Réalisez facilement vos documents de vente Devis, estimation, OR, facture... créez facilement tous vos documents de vente, personnalisés aux couleurs de votre garage. Vous pouvez réaliser vos devis ou vos estimations en utilisant la base articles que vous avez créée dans le logiciel ou via un outil de chiffrage. Si vous utilisez un outil de chiffrage, sachez que notre logiciel dispose de liaisons avec de nombreux acteurs du chiffrage mécanique, vous permettant ainsi de récupérer automatiquement les éléments de votre chiffrage dans votre document de vente, sans ressaisie!transférez ensuite en un clic votre devis en OR puis en facture, sans aucune ressaisie pour un gain de temps quotidien. Suivez précisément la charge de votre atelier et l avancé des travaux Votre logiciel vous propose 3 agendas (standard, atelier et prêt de véhicules*) vous permettant d avoir ainsi immédiatement une vue globale de votre organisation : rendez-vous fournisseur, disponibilités de l atelier et des voitures de prêt. Le planning atelier vous permet de planifier automatiquement, à partir devis OR, la charge de travail de vos compagnons en attribuant à chacun les travaux à réaliser. Enfin, grâce au suivi des travaux, vous renseignez l état d avancement de chacun d entre eux (pièces en commandes, en réparation, véhicule prêt accordé...) pour toujours savoir où vous en êtes! Gérez efficacement votre atelier en planifiant les travaux pour vos compagnons dès l arrivée d un OR.

5 La gestion de vos fournitures, PR, main d oeuvre, forfaits Constituez votre base fourniture, pour chiffrer et facturer efficacement Réalisez vos fichiers de pièces et main d oeuvre, constituez vos forfaits (vidange ) gérez les pneumatiques et créez des grilles de remises spécifiques par client ou par fournisseur. Vous pouvez aussi importer de nombreux tarifs constructeurs, équipementiers et temps barémés**, provenant soit des constructeurs ou de nos partenaires Imes et Golda. Maîtrisez vos achats et vos stocks Traitez l ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : réapprovisionnement PR, réception totale ou partielle des livraisons, factures jusqu à la réalisation de votre inventaire. Votre relation client Suivez efficacement vos clients et véhicules Enregistrez toutes les informations sur vos clients et prospects (coordonnées, conditions de facturation, historique des ventes réalisées ) et sur leurs véhicules (informations carte grise, dates de vidange et de contrôle technique...). Envoyez des SMS* à vos clients pour les prévenir de la disponibilité de leur véhicule, les informer d un RDV, d une journée porte ouverte ou d une promotion Augmentez vos entrées atelier et fidélisez vos clients Développez votre activité en sollicitant vos clients! Avec la fonction «Alertes techniques», définissez les réparations d entretien courant à rappeler à vos clients sur leur véhicule : vidange, pneumatique, amortisseurs, freinage... Le logiciel vous indique ensuite, via un tableau de bord, les alertes prévues, effectuées, dépassées. Vous pouvez également mettre en place des opérations commerciales dédiées en envoyant des courriers. Autre possibilité, vous pouvez extraire les données de votre logiciel afin de les utiliser avec les services de marketing prédictifs suivants : - Répar Max, proposé par ETAI - Client Up, proposé par Fid+ - Activ Client + Augmentez votre valeur ajoutée avec des services + Réalisez via le logiciel un diagnostic de points de contrôle ou un pré-contrôle technique des véhicules de vos clients. Une fois le contrôle effectué, imprimez un bilan détaillé et générez automatiquement un devis portant sur les réparations à effectuer si nécessaire. Proposez à vos clients un diagnostic de leur véhicule sur les principaux points de contrôle.

6 Le suivi de l activité de votre garage Suivez les échéances clients Le tableau récapitulatif des règlements vous permet de savoir si un client vous doit encore de l argent. Vous pouvez si besoin établir des lettres de relance pour lui rappeler ses échéances restantes. Disposez d indicateurs clés de performance pour la gestion de votre garage Créez très facilement votre propre tableau de bord et obtenez ainsi en quelques clics un outil de pilotage interactif et adapté à vos besoins. Vous choisissez les indicateurs qui vous intéressent (liste des derniers OR, devis et factures, CA...) et visualisez immédiatement l évolution de votre activité. Profitez également de différentes statistiques pré-établies, pour toujours plus d analyse : rentabilité des travaux (temps passé, temps vendu, rendement), analyse de la productivité (par type d atelier, marque de véhicule, client ). * L utilisation de l agenda prêt de véhicules nécessite de posséder le module prêt de véhicules, disponible à partir d Auto Mécanique Formule 3. ** L import de ces différents éléments nécessite que vous soyez abonné au contrat de services MéCa PERFORMANCE. Disposez d un suivi des réparations en cours dans votre atelier, à filtrer selon l état d avancement de chaque travaux

7 Liste détaillée des fonctions Caractéristiques générales Menu contextuel et volet de navigation Ergonomie paramétrable : formats d affichage des données, personnalisation des listes Aide en ligne Tableau de bord personnalisable Version réseau (en option) Sécurité des dossiers Dossier protégé par un mot de passe Archivage des données et visualisation de l archivage en temps réel Gestion des utilisateurs avec définition de droits Gestion des articles Fichier articles avec pièces, main d oeuvre, forfaits, ingrédients Fichier spécifique pneumatiques Création de forfaits : génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule Création de groupes de pièces avec possibilité de chaîner des articles Choix du tarif main d oeuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) TVA sur huile Gestion des temps barèmes Tarifs Main d oeuvre : 3 taux et 3 remises paramétrables par type de main d oeuvre (Mécanique, Tôlerie ou Peinture) Ingrédient : 4 taux et 4 remises paramétrables en fonction de l ingrédient (Opaque, Vernis, Nacré ou Autre) 7 taux de remise applicables en pied de document (pièce, M.O. forfaitaire, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Ateliers Création de différents ateliers : garage, bris de glace, VN/VO... Fiches ateliers avec type de facturation, tarif par défaut, dépôt de stock Statistiques de CA par atelier Fichier clients Envoi de SMS via les partenaires Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Affectation d une grille de remise à un client Possibilité de soumettre un client à la TVA Liste des véhicules associés à un client Historique des documents de vente Impression de relevé de factures Blocage de compte client et plafond

8 Fichier véhicules Renseignements des informations de la carte grise Changement d immatriculation Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes ) Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction Création d alertes techniques sur les véhicules Historique des réparations Insertion de photos et envoi par Pré-contrôle technique Création des familles de points de contrôle, des points de contrôle et des défauts techniques Identification des défauts techniques sur un schéma de véhicule Possibilité d indiquer si le défaut entraîne une contre visite obligatoire Création de modèles de pré-contrôle Saisie du rapport de pré-contrôle Impression du bilan de pré-contrôle Génération automatique d un devis pour le client à partir des défauts techniques constatés dans le pré-contrôle Import et création de 10 familles de point de contrôle, 125 points de contrôle, 266 défauts techniques et 2 modèles de pré-contrôle Gestion des ventes Création des documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation, avoirs... Recherche multicritères intelligente par type de document et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs Transfert d un devis ou O.R. en facture sans ressaisie Création d OR et facture de garantie Duplication des documents de vente (devis X en devis Y, duplication d une facture en avoir...) Saisie du port et du divers TTC en pied de document Reprise automatique des remises clients Génération d une échéance Suivi de travaux Gestion du planning atelier Règlements Saisie des règlements à partir du document de vente Gestion de plusieurs types de règlement : chèque, espèces, CB, traite... Lettre de change et de prélèvement Création de factures d acompte lors de la validation d un règlement d acompte pour les factures de réparation, bris de glace, VN/VO,

9 comptoir, dépannage, remorquage ainsi que pour les documents de garantie Tableau récapitulatif des règlements Remise en banque Virements et prélèvements à la norme bancaire SEPA Gestion des écarts de règlements Achats Approvisionnement automatique des articles Génération d une commande à partir d un O.R. Recherche multicritères par fournisseur, commande, facture, date Suivi des stocks (en commande et à commander) Réception partielle ou complète des commandes Regroupement des bons de réception Inventaires simples et rétroactifs Marketing prédictif Il est possible d extraire les données du logiciel afin de les utiliser avec les services de marketing prédictif suivants(1) : - Répar Max( proposé par ETAI) - Client Up ( - Activ Client + ( Traitements Relances clients Gestion des heures compagnons : saisie des heures, historique, statistiques Agenda dynamique EasyView : synchronisation des données avec l agenda Outlook Statistiques Statistiques détaillées depuis chaque fiche : client, véhicule, main d oeuvre, pièce, forfaits... Tableaux et graphiques de l évolution globale du CA du garage Palmarès pneumatiques Gestion de l analytique Il est possible de paramétrer des axes analytiques (de 1 à 3) pour le transfert en comptabilité. La gestion des postes se fait par Atelier ou par famille d articles. Tarifs constructeurs et temps barémés(1) Import des tarifs constructeurs : Renault, Peugeot, Citroen, Fiat, Lancia, Alfa Roméo, Volkswagen, Audi, Seat, Skoda, Lada Import des temps barémés : Renault, Peugeot, Citroen Import de nombreux autres tarifs constructeurs via notre partenaire IMES (nous consulter pour la liste et les tarifs) Import des tarifs équipementiers issus du site GOLDA ( : Bosch, Continental, Delphi, Facom, Starexcel, Valeo, Group Auto Union et de nombreux autres!

10 Interfaces(1) Outils de chiffrage et catalogues électroniques FNA-Cartegrise, TMS MiSIV, Ubiflow Impressions Listes clients, véhicules, articles Relevés de factures Résultat des ventes, par articles, par forfait Mouvements de stocks Traites, échéanciers Importation - Exportation Import des fichiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(2) (1) Leur utilisation nécessite que vous soyez abonné à un contrat de services MéCa PERFORMANCE. Votre ordinateur doit également disposer d une connexion Internet pour permettre l échange de données entre notre DMS et l outil interfacé. Pour plus d infos sur la liste des interfaces disponibles, contactez-nous ou consultez notre catalogue. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE Ligne 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Modules optionnels 5 modules disponibles : Dépannage, VN/VO, Ventes Comptoir, Pointeuse Atelier et Prêt de véhicules. Pour toute information complémentaire, contactez-nous au ou par mail :

11 Les Modules «Des solutions pour s adapter à toutes vos activités» Le module Vn/Vo Ce module optionnel, totalement intégré à votre DMS vous permet de gérer votre activité de vente de véhicules neufs ou d'occasions. Des possibilités multiples, allant de la reprise jusqu'à la vente de véhicule en passant par la gestion des immatriculations ou encore la diffusion de vos annonces. Tout a été pensé pour optimiser votre gestion et vos ventes! Gérez votre quotidien Créez vos fiches véhicules, renseignez les entrées et sorties du parc, réalisez des affichettes de vente professionnelles et établissez vos factures. Calculez précisément le coût de vos reprises véhicules Pour chaque reprise de véhicule, vous pouvez indiquer les montants de cession liés aux factures de réparation qui viendront s'ajouter au tarif de la reprise. Vous optimisez ainsi vos marges en disposant d'un prix de revient au plus juste. Diffusez massivement vos annonces Notre module propose une liaison* avec le portail Internet Ubiflow., vous permettant de diffuser en un clic vos annonces de Vn/Vo sur une multitude de supports! Vous n'avez qu'à choisir les supports sur lesquels vous souhaitez annoncer (sites internet spécialisés, presse locale...) et envoyer ensuite vos annonces sur Ubiflow, qui se charge de la publication. En multipliant votre visibilité, votre chiffre d'affaire va décoller! Réalisez vous-même les demandes d'immatriculation Notre module propose une liaison* avec le logiciel de télétransmission MiSIV, vous permettant ainsi de réaliser, depuis votre logiciel, les différentes démarches pour l'immatriculation de vos véhicules (neufs ou occasion) auprès de la préfecture. Vous augmentez votre valeur ajoutée en proposant à vos clients un service complet pour l'acquisition de leur véhicule!

12 Le module Prêt de véhicules Ce module optionnel, totalement intégré à votre DMS vous permet de gérer intégralement les prêts de véhicules de courtoisie à vos clients et d'assurer ainsi un service de qualité optimale. Gérez vos différents types de prêt Créez votre grille de tarifs : forfaitaire ou journalier, prix du km supplémentaire et gérez également les prêts à titre gratuit. Rédigez aussi vos conditions générales, qui seront automatiquement associées au contrat. Etablissez vos contrats de prêts en quelques clics Lancez la réservation d'un véhicule via notre assistant ou le planning, parmi ceux disponibles. Vous renseignez la période du prêt, les informations relatives au client (assurance, N de permis ), le choix du véhicule prêté, le type de prêt et n'avez plus qu'à éditer le contrat. Suivez avec précision l'état de vos prêts Vous savez toujours où vous en êtes! Un état récapitulatif vous permet d'identifier en un clic les réservations de véhicules, les prêts en cours / en retard / facturés Et avec le planning interactif, vous disposez d'une vision plus claire, à la journée, semaine, mois Facturez immédiatement au retour du véhicule Saisissez les informations relatives à l'état du véhicule, le nombre de kilomètre parcourus, la date et heure réelle de retour. le logiciel calcule automatiquement les pénalités s'il y a lieu (km supplémentaires, heure et/ou jour supplémentaires ) et établit la facture. Le module Ventes Comptoir Différenciez les ventes comptoir des réparations Ce module vous permet de différencier la vente de pièce détachée de la vente de pièces, puisqu aucun véhicule ne rentre en atelier. Lors d une vente, vous ne sélectionnerez donc aucun véhicule. Gérez la vente de vos pièces détachées au quotidien Notre DMS vous permet de gérer et de suivre les ventes de vos pièces détachées, de leur entrée en stock jusqu à leur sortie de stock. Vous avez également la possibilité de gérer le multi-dépôts et le multi-ateliers.

13 Gérez votre facturation de pièces détachées Le DMS vous permet de facturer la vente de pièces détachées de façon spécifique, sans avoir à renseigner de véhicule. Un code client «générique» est mis en place afin de pouvoir atteindre directement le corps de la facture. Il vous suffit ensuite de compléter l adresse à la main et d imprimer la facture. Le module Dépannage Gérez votre quotidien Gérez vos différents véhicules d intervention. Pour cela, aidez-vous d un assistant de création d intervention pour saisir vos informations et éditez des bons d intervention avec saisie du niveau de carburant. Gérez vos différents types de dépannages Créez votre grille de tarifs : tarifs de jour, de nuit ou au kilomètre. Et gérez également vos factures, quelle que soit leur nature (dépannage ou remorquage). Analyser deux facteurs clés pour votre atelier : la productivité et la rentabilité Calculez le rendement exact de chaque compagnon. Il est possible d utiliser une douchette pour identifier le compagnon ainsi que l OR sur lequel il va travailler. Le pointage enregistrera un début et une fin, ce qui permettra de connaître la durée exacte des travaux réalisés. Le DMS vous permet d effectuer un rapprochement entre les activités ateliers et les heures facturées. Gérez vos dépannages sur autoroute Gérez les informations spécifiques à ce type d intervention : sens de circulation, n de portail, lieu de départ et d arrivée (entrée péage), pour un meilleur suivi de vos dépannages. Le module Pointeuse Ce module optionnel, totalement intégré à votre DMS, vous permet la saisie des heures compagnons, avec ou sans utilisation d une douchette à codes-barres, et l analyse de l activité de l atelier. Gérez votre quotidien Définissez les horaires d ouverture et de fermeture de votre Société. Attribuez un code couleur à vos différentes activités, pour une identification et une recherche plus rapides. Paramétrez un intervalle de minutes par défaut. Suivez l activité de l atelier au quotidien Gérez les heures de vos différents compagnons. Pour cela, deux modes de saisie existent : la saisie journalière, pour laquelle le compagnon saisit ses heures en fin de journée, et la saisie automatique, pour laquelle le compagnon pointe à chaque début et fin de travail.

14 Nos contrats de services Parce que la gestion n est pas votre métier principal, nous ne vous laissons pas seul face à votre logiciel. Installation, paramétrage, aide à la prise en main de votre logiciel ou sur l installation d une fonction, formation personnalisée dans vos locaux EBP MéCa et son réseau de partenaires certifiés vous proposent différents services, pour que vous soyez toujours bien entourés! Les contrats de services MéCa c'est : Obtenir toute l'aide dont vous avez besoin au quotidien grâce à nos techniciens spécialisés Etre sûr de bénéficier d'un logiciel toujours conforme à la législation Profiter de services connectés pour gagner du temps au quotidien *Disponible du lundi au Vendredi de 8h00 à 17h00, le Samedi de 8h30 à 12h. **Après étude de faisabilité ***Les interfaces nécessitent que vous ordinateur dispose d une connexion Internet. Certaines interfaces ne sont disponibles qu avec des modules. Nous consulter.

15 Formations Pour une prise en main rapide et complète de votre logiciel IP Partner s. La maîtrise de votre logiciel est indispensable pour une bonne gestion de votre activité. Nos formations sont là pour vous aider à gagner du temps et à vous consacrer au développement de votre entreprise! Selon votre besoin, avec l aide de nos revendeurs certifiés habilités à faire de la formation, nous intervenons en formation personnalisée ou à distance. Formation personnalisée Du sur-mesure, en adéquation avec votre activité! Votre formateur créé pour vous un programme spécifique, basé sur les besoins de gestion de votre garage, vos connaissances, votre rythme d apprentissage... Confronté à la réalité du terrain, votre formateur pourra répondre aux problèmes et tâches récurrentes de votre activité. Cette formation est destinée au personnel d une seule et même société. Formation à distance De chez vous, on s occupe de tout! Cette prestation, réalisée par IP Partner s, vous permet d être formé à distance, individuellement ou en groupe, sur une fonction spécifique ou sur un module en particulier, à votre convenance. Où que vous soyez (lieu de travail ou domicile), vous pouvez échanger directement avec votre formateur et obtenir toutes les réponses à vos questions. Il vous suffit de disposer d un téléphone et d une connexion Internet (minimum conseillé 512Ko) pour participer. La durée est fonction de votre besoin : de 1 heure pour un point spécifique à une demi-journée pour une formation plus globale.

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