Conseil d administration de la Bibliothèque Publique de la Municipalité de La Nation The Nation Municipality Public Library Board

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1 Conseil d administration de la Bibliothèque Publique de la Municipalité de La Nation The Nation Municipality Public Library Board Procès-verbal / Minutes Réunion ordinaire / Regular meeting Le jeudi 5 février 2015 à 19h /Thursday, February 5, 2015 at 7 pm Succursale Limoges Branch Présences / Attendance: France Lamoureux, présidente / Chairperson Suzanne Leblanc, membre / Member Lucie Piché, membre / Member France Séguin, membre/member Jessica Dubois, membre/member Francis Brière, conseiller municipal / Municipal Councillor Jeanne Leroux, directrice générale / Chief Executive Officer Absences motivées/regrets : Joanne Côté-Pilon, membre/member 1. Mot de la présidente La présidente ouvre la session à 19 heures. Elle souhaite la bienvenue à monsieur Francis Brière, nouveau conseiller municipal à sa première rencontre sur le comité. Elle remercie monsieur Marc Laflèche pour son travail avec le comité de la bibliothèque dans la dernière année. 2. Modifications à l ordre du jour aucune 10 Adoption de l ordre du jour Proposée par : Suzanne Leblanc Secondée par : Jessica Dubois 4. Conflits d intérêts Il n'y avait aucun conflit d intérêt. 1.Call to Order The Chairperson called the meeting to order at 7pm. She welcomed Francis Brière, newly elected Municipal Councillor to his first meeting. She thanked Marc Laflèche for his work with the Library Board over the last year. 2.Additions to Agenda None 3. Approval of Agenda Proposed by : Suzanne Leblanc Seconded by : Jessica Dubois 4. Conflicts of Interest There were no conflicts.

2 5. Adoption du procès-verbal de la réunion du 4 décembre, Proposée par: Lucie Piché Appuyée par : Suzanne Leblanc 6. Questions découlant du procèsverbal du 4 décembre, Approval of the minutes of the meeting of December 4th, Proposed by : Lucie Piché Seconded by : Suzanne Leblanc 6. Questions related to minutes of December 4th, Affaires découlant des réunions précédentes Aucune 8. Rapport de la directrice générale Réalisations Réunions importantes Ateliers et congrès (voir rapport en annexe) 9. Rapport financier Que les rapports financiers du 30 novembre et du 31 décembre, 2014 soit adopté tel que reçu. Proposée par : Jessica Dubois Appuyée par : France Séguin 10. Affaires nouvelles 10.1 Succursale St Albert : Nous avons discuté de la possibilité de fermeture de la succursale de St-Albert. Il fut soulevé que le comité cherche déjà depuis plusieurs années des solutions pour contrer aux divers problèmes de la location, comme dégâts d eau, inaccessibilité pour les personnes à mobilité réduite mais en vain. Il est regrettable d en avoir trouvé aucune. Il reste que la population de St-Albert et les environs, a droit à un service de qualité car pour le comité, l importance des livres aura toujours sa place, surtout auprès de la population éloignée des grands centres urbains. 7. Business arising from previous Meetings None. 8. Report of C.E.O. Highlights and accomplishments Meetings of Note Workshop and conferences (See attached report) 9. Financial report That the financial reports dated November 30 and December 31, 2014 be adopted as is. Proposed by : Jessica Dubois Seconded by : France Séguin 10. New Business 10.1 St Albert Branch: Discussion took place regarding the proposed closing of the St Albert Branch. It was noted that it is for several years we have been looking for a solution but without any tangible results. It is regrettable that an alternative cannot be found. The population of the St Albert area have a right to quality service as all residents of the municipality because the importance of the book will always have it s place especially for the population that are not located in a large urban area. It is important to remember this when the final decision is take and to offer some long term solutions to compensate for closing the physical location The Library Board

3 Il serait important d en tenir contre lors de la décision finale et surtout de penser à des solutions de rechange à long terme pour éviter des déménagements inutiles et de courte durée. Le comité continuera de chercher des solutions possibles et réalistes dans un avenir approché. 11. Correspondance Aucune 12. Prochaine réunion 2015 Le jeudi le 5 mars 2015 à 19 heures. will continue to search for viable options to offer limited service to the population that will no longer have a library branch in their community. 11. Correspondance None 12. Next Meeting 2015 Thursday March 5 th, 2015 at 7pm 13. Levée de l assemblée L assemblée s est terminée à 20h00 Proposée par : Suzanne Leblanc Appuyée par : Lucie Piché 13. Adjournment The meeting adjourns at 8 pm Proposed by: Suzanne Leblanc Seconded by: Lucie Piché

4 Bibliothèque Publique de la Municipalité de La Nation The Nation Municipality Public Library Rapport de la directrice générale Chief Executive Officer Report Décember 2014/ Janvier 2015 December 2014 / January 2015 Réalisations / Highlights & Accomplishments Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques : Nous avons reçu notre octroi de $4, De plus, nous avons reçu les documents qui décrivent en détail comment nous pouvons utiliser ces fonds, en plus des procédures à suivre pour soumettre le rapport avec justification des dépenses en septembre 2015 //// Ontario Libraries Capacity Fund : We received our grant of $4, We also received the documentation detailing how the funds can be allocated and the procedures that need to be followed to submit the required report in September 2015 with justification and proof of payment. Tirage de panier de Noël : Nous avons fait le tirage d un panier de Noël à chacune des succursales. La participation fut excellente. A St Isidore : 121 personnes et la gagnante est Sylvie Ranger. A St- Albert : 46 participants et la gagnante est Liliane Matte. A Limoges : 79 participants et la gagnante est Erika Desnoyers /// Draw for Christmas baskets : We had a draw for one backet per branch. Participation was St Isidore : 121 clients and the winner was Sylvie Ranger. In St Albert the participation was 46 and the winner was Liliane Matte. In Limgoes the participation was 79 and the winner was Erika Desnoyers. Le pamphlet qui décrit les procédures pour accéder aux livres numériques Archambault a été fait et est maintenant disponible

5 dans les trois (3) succursales /// The flyer that describes the procedures to follow to access the E Book from Archambault has been done and is available at the three (3) branches. CD: Les livres sur cédérom d INCA ont été reçus pour les trois (3) succursales et sont en préparation pour la circulation. Nous recevons 100 titres par succursale /// CDs : Books on CD s from CNIB have been received at the three (3) branches and are presently being processed for circulation. We receive 100 titles per branch. Programme d été : Le matériel pour le programme a été commandé par l entremise de SBOS. Le thème cette année est : JOUER. Nous vérifions présentement la liste de livres recommandés afin de pouvoir en faire l achat, si nous ne les avons pas déjà en succursale. De plus, les bricolages pour les sept (7) semaines d activités sont en construction /// Summer Program : The material for the summer program has been ordered from SOLS. The theme this year is PLAY. We are presently checking all the lists of recommended titles so we can identify which items we are missing and need to purchase. The Crafts for the seven (7) weeks of activities are presently being developed. Service Ontario : Notre réclamation a été faite pour des fournitures. Elle comprend l encre pour les imprimantes ainsi que les frais pour quelques mois de connexion Internet de Limoges et de St-Albert pour une réclamation de $ par succursale soit pour un total de $ /// Service Ontario : Our claim has been done for reembursement for ink for the printers and for selected months for our Internet connection in Limoges and St Albert. We can claim up to $ per branch for a total of $ Statistiques : Les statistiques ont été compilées pour 2014 et sont dans vos cartables. A noter que les statistiques pour le prêt des

6 livres numériques est inclus et on voit une croissance continue des utilisateurs, d une année à l autre /// Statistics : The statistics for 2014 have been compiled and are in your binders. Note that the statistics for EBooks is included and that one notices a constant growth by clients from one year to the next. La Page Web de la bibliothèque: Le travail sur la page web continue. Nous avons fait l acquisition du logiciel Dreamweaver pour pouvoir convertir nos filières du logiciel que l on utilise en ce moment Microsoft Expression Web 3 à Dreamweaver. Ce logiciel est plus fiable et est utilisé par multiples créateurs de page web. Les coûts seront inclus avec les dépenses de l octroi du Fonds ontarien de renforcement des capacités des bibliothèques que nous venons de recevoir /// Library Web page : Work is continuing on the web page. We have purchase the software Dreamweaver so we can convert our files from the present software Microsoft Expression Web 3 to the new software. Dreamweaver is more reliable and is used by numerous web page creators.