ANNEXE 1 - SCHÉMA DE RÉPARTITION DES TÂCHES PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DES CAPITAUX COOPÉRATION ENTRE ASSUREURS ET INTERMÉDIAIRES D ASSURANCE

Transcription

1 1 ANNEXE 1 - SCHÉMA DE RÉPARTITION DES TÂCHES PRÉVENTION DU BLANCHIMENT DES CAPITAUX COOPÉRATION ENTRE ASSUREURS ET INTERMÉDIAIRES D ASSURANCE

2 2 Etapes/Tâches Identifier et contrôler l'identité + mise à jour Exercer une vigilance constante Détecter les opérations atypiques Politique d acceptation des clients Tâches de l'intermédiaire Avant la souscription du contrat d assurance vie Relation en présence du preneur d'assurance (contact face à face) Identifier et vérifier l'identité du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif). Prendre copie des documents probants. Transmettre à l entreprise d assurances la proposition d'assurance ou tout autre formulaire de souscription équivalent ainsi qu une une copie des documents probants. Conserver son dossier d'identification. Prêter attention aux clignotants repris à l'annexe 6. Si un clignotant est détecté, l'intermédiaire procédera en fonction de la catégorie de risque du produit et du clignotant concerné ("refus" ou "enquête complémentaire") : - soit à un refus de l'affaire. Dans ce cas, il informera sans délai l'entreprise d'assurances si une relation a déjà été nouée, - soit à une enquête complémentaire en remplissant les questionnaires prévus. L'intermédiaire transmettra les résultats de l'enquête complémentaire tant à l'entreprise d'assurances qu'à son Responsable Antiblanchiment. Ces derniers examineront individuellement la nécessité d'une déclaration à la CTIF. Prêter attention aux indicateurs repris à l Annexe 6. En présence d un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la C.T.I.F. doit être faite. L intermédiaire d assurances attend ensuite les instructions de cette dernière, - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. L'intermédiaire transmettra les résultats de l'enquête complémentaire tant à l'entreprise d'assurances qu'à son Responsable Anti-blanchiment Ces derniers examineront individuellement la nécessité d'une déclaration à la CTIF. Si pour un produit à risque sensible un clignotant ou un indicateur a été détecté et qu après un questionnaire soigneusement complété, des doutes subsistent sur l'origine des fonds, il est recommandé par le secteur de l assurance de demander une preuve de l origine des fonds quand la prime initiale versée via l intermédiaire d assurances excède euro.

3 Au cours de la gestion du contrat concerne ce que l'intermédiaire connaît du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif). concerne les opérations d assurance Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la C.T.I.F. a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la C.T.I.F., l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet de la souscription du contrat, si une relation a déjà été établie avec l entreprise d assurances. Si le preneur d'assurance s adresse à l intermédiaire d assurances : mettre à jour les données d identification et le profil du client : - lors de tout événement du contrat, - à chaque nouveau contrat, - ou lorsque cela s'avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou lorsqu on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l opération). transmettre les documents probants requis à l'entreprise d'assurances et conserver une copie pour son propre compte. Surveillance de première ligne / Prêter attention aux clignotants repris à l'annexe 6. Si un clignotant est détecté, l'intermédiaire, en fonction de la catégorie de risque du produit et du clignotant concerné ("refus" ou "enquête complémentaire") : - informera le client qu il ne peut procéder à l exécution de sa demande et que cette dernière a été transmise à l entreprise d assurances, - transmettra parallèlement les questionnaires tant à l entreprise d assurances qu à son Responsable Antiblanchiment. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la CTIF. Prêter attention aux indicateurs repris à l Annexe 6. En présence d un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la CTIF doit être faite. L intermédiaire d assurances attend ensuite les instructions de cette dernière, - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. 3

4 4 L intermédiaire transmet le questionnaire complété tant à l entreprise d assurances qu à son Responsable Antiblanchiment.Ces derniers analyseront individuellement la nécessité d une déclaration à la CTIF. Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la CTIF a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la CTIF, l intermédiaire d assurances et l entreprise d assurances se concertent au sujet du maintien du contrat. Si la personne à qui la prestation est dûe s adresse à l intermédiaire d assurances : Préalablement au paiement de la prestation concerne la personne à qui la prestation est dûe, ainsi que, le cas échéant, ses bénéficiaires effectifs Identifier et, dans la mesure du possible, vérifier l'identité de la personne à qui la prestation est dûe. Lorsque la personne à qui la prestation est dûe n'est pas une personne physique, identifier et, dans la mesure du possible, vérifier l'identité de ses bénéficiaires effectifs, conformément à l Annexe 7. Prendre copie des documents probants. Transmettre les données d'identification et une copie des documents probants à l'entreprise d'assurances. Conserver son dossier d'identification Prêter attention aux clignotants repris à l'annexe 6. Peu importe le clignotant concerné («refus» ou «enquête complémentaire»), l intermédiaire : - informera la personne à qui la prestation est dûe qu il ne peut procéder à l exécution de sa demande et que cette dernière a été transmise à l entreprise d assurances, - transmettra parallèlement le questionnaire repris à l Annexe 4 complété tant à l entreprise d assurances qu à son Responsable Anti-blanchiment. Ces derniers analyseront individuellement l opportunité de faire une déclaration à la CTIF. Prêter attention aux indicateurs repris à l Annexe 6. En présence d un ou de plusieurs indicateurs : - lorsqu un indicateur est clairement établi, une déclaration à la CTIF doit être faite. L intermédiaire attend ensuite les instructions de cette dernière, - lorsqu il y a une incertitude concernant la présence d un indicateur, une enquête complémentaire doit être faite en complétant les questionnaires prévus. L intermédiaire transmet le questionnaire complété tant à l entreprise d assurances qu à son Responsable Antiblanchiment.Ces derniers analyseront individuellement la nécessité d une déclaration à la CTIF. Déclarer, après une enquête éventuelle, les indices et/ou soupçons éventuels à la CTIF. Si une déclaration à la CTIF a été faite, il faut attendre les instructions de cette dernière. S il n y a pas de déclaration à la CTIF, l intermédiaire et l entreprise d assurances se concertent au sujet du paiement de la prestation.

5 5 Etapes/Tâches Identification et contrôle de l'identité + actualisation Exercice d'une vigilance constante - détection d'opérations atypiques Politique d acceptation des clients Tâches de l assureur Avant la souscription du contrat d assurance vie Politique d acceptation des clients En cours de gestion du contrat concerne ce que l'entreprise d'assurances connaît du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif) concerne les opérations d assurance Surveillance de première ligne Surveillance de seconde ligne Vérifier si l'identification et la vérification de l'identité du preneur d'assurance, du mandataire et de la personne physique qui possède ou contrôle le preneur d'assurance (bénéficiaire effectif) ainsi que de l'objet et de la nature prévue de la relation d'affaires ont été totalement et correctement exécutées et, au besoin, procéder aux compléments nécessaires, voire à une nouvelle vérification de l'identité, exécutée en collaboration avec l'intermédiaire. Conserver son dossier d'identification. Relation indirecte documentée Vérifier la cohérence entre l opération et les données sur le profil du preneur d'assurance. Prendre une décision quant à l'émission du contrat. Communiquer à la CTIF des indices et/ou des soupçons éventuels après une enquête éventuelle, et en informer l'intermédiaire. Si le preneur d'assurance s adresse à l entreprise d'assurances : Mettre à jour les données d identification et le profil du client : - à chaque événement du contrat, - à chaque nouveau contrat, - ou lorsque cela s'avère nécessaire (indication que les données ne sont plus à jour, sont inexactes ou mensongères ou lorsqu on doute que la personne initialement identifiée est effectivement la personne qui souhaite réaliser l opération). / / Vérifier la cohérence entre l opération et les données sur le profil du preneur d'assurance. Prendre une décision quant au maintien du contrat. Déclarer à la CTIF les indices et/ou des soupçons après une enquête éventuelle et en informer l'intermédiaire. Système de surveillance automatisé des opérations d assurance - évolution du contrat, - cumul de prime. l entreprise d assurances est attentive aux dépassements des seuils de prime en cours de contrat et au niveau du client.

6 Préalablement au paiement de la prestation concerne la personne à qui la prestation est dûe ainsi que, le cas échéant, ses bénéficiaires effectifs Si la personne à qui la prestation est dûe s'adresse à l'entreprise d'assurances : Identifier et vérifier l'identité de cette personne, Lorsque le bénéficiaire à qui la prestation est dûe n'est pas une personne physique, identifier et vérifier l'identité de ses bénéficiaires effectifs et en informer l intermédiaire. Si la personne à qui la prestation est dûe s'adresse à l intermédiaire d'assurances : Vérifier si l'identification et le contrôle de l'identité de cette personne et, le cas échéant, de ses bénéficiaires effectifs ont été totalement et correctement opérées et, au besoin, procéder aux compléments nécessaires, voire à contrôler une nouvelle identification effectuée en collaboration avec l'intermédiaire. Prendre une décision quant au maintien du contrat. Communiquer à la CTIF des indices et/ou des soupçons après une enquête éventuelle et en informer l'intermédiaire. Exercer le devoir de vigilance - détection des opérations atypiques. Déclarer à la CTIF des indices et/ou des soupçons après une enquête éventuelle et en informer l'intermédiaire. 6