Je valide ou invalide les demandes d absences

Transcription

1 J effectue la mise à jour par le menu «planning individuel» (avec visualisation de la planification du Table des matières Principes... 2 Description de l écran principal... 3 Je valide une demande d absence... 4 J invalide une demande d absence... 7 Messages d alertes Paramétrage des options Thèmes associés Page1 sur 15

2 Principes L'absence est un événement qui est associé à un motif particulier : congé annuel, événement familial, maladie, formation En fait, le terme absence peut recouvrir tout événement qui permet de qualifier un écart par rapport à la présence attendu. Les absences peuvent être notifiées par demi-journée ou par journée complète sur un ou plusieurs jours. La validation par le menu «planning collectif» permet à l utilisateur «décisionnaire» de prendre connaissances des événements planifiées pour un collaborateur, avant de valider ou non les demandes d absence. Lorsque le collaborateur fait sa demande d absence (quel que soit le menu utilisé), l utilisateur «décisionnaire» doit ensuite statuer sur cette demande. Deux choix lui sont alors offerts : Soit l utilisateur «décisionnaire» valide la demande d absence Soit l utilisateur «décisionnaire» invalide la demande d absence. En cas d invalidation d absence, deux scénarios sont alors possibles. Le collaborateur peut supprimer lui même les demandes invalidées ou le profil «décisionnaire» supprime luimême les demandes d absence invalidées et informe parallèlement le collaborateur en lui transmettant un message. Au préalable, un système de validation d absence doit donc être paramétré en fonction des différents profils «décisionnaire». Pour les différentes situations abordées ci-dessous, nous imaginerons un scénario simple : Le collaborateur fait sa demande d absence. La demande d absence est donc en attente de validation, elle est de niveau 2. La hiérarchie valide (niveau 9) ou invalide (niveau 1) la demande d absence du collaborateur. En cas d invalidation, nous aborderons également la suppression de la demande d absence et l envoi d un message. Page2 sur 15

3 Description de l écran principal Voir la situation «Je navigue dans le planning individuel». Page3 sur 15

4 Je valide une demande d absence Pour une validation journée par journée 1. Choisissez une population dans le bandeau de sélection par population. 2. Choisissez un collaborateur dans le bandeau de sélection individuelle. 3. Sélectionnez le menu planning individuel. 4. Sélectionnez l onglet «absences». 5. Renseignez le filtre d affichage de façon à pouvoir visualiser les demandes d absences sur la période souhaitée (31 jours maximum). 6. Activez l option d affichage «absences validées» Page4 sur 15

5 7. Cliquez sur rechercher 8. Cliquez sur l indicateur jaune en face de l absence à valider. L indicateur devient alors de couleur verte. 9. Cliquez sur «enregistrer». Page5 sur 15

6 Pour une validation de masse 1. Sélectionnez les cellules à l aide la touche SHIFT (laissez la touche enfoncée), tout en vous déplaçant sur les cellules (à l aide de la souris ou des flèches de déplacement du clavier). 2. Cliquez sur l icône «validation d absences». 3. Cliquez sur l icône «enregistrer». Page6 sur 15

7 J invalide une demande d absence Le principe consiste dans un premier temps à valider la demande, pour pouvoir ensuite l invalider. 1. Choisissez une population dans le bandeau de sélection par population. 2. Choisissez un collaborateur dans le bandeau de sélection individuelle. 3. Sélectionnez le menu planning individuel. 4. Sélectionnez l onglet «absences». 5. Renseignez le filtre d affichage de façon à pouvoir visualiser les demandes d absences sur la période souhaitée (31 jours maximum). 6. Activez l option d affichage «absences validées» Page7 sur 15

8 7. Cliquez sur rechercher 8. Cliquez sur l indicateur jaune en face de l absence à valider. L indicateur devient alors de couleur verte. Cliquez à nouveau afin qu il devienne de couleur rouge. 9. Cliquez sur «enregistrer». Page8 sur 15

9 Pour supprimer l absence invalidée 1. Sélectionnez «aucun» dans la zone de sélection. 2. Sélectionnez le mode de saisie souris. En cliquant sur l icône représentant un clavier, celui-ci représente alors une souris. 3. Cliquez sur la ou les cellules où vous souhaitez supprimer le code absence. 4. Cliquez sur enregistrer. Remarque : vous pouvez rester en mode de saisie clavier pour supprimer l absence à l aide la touche «supprimer» du clavier. Page9 sur 15

10 Messages d alertes En fonction des manipulations que vous allez effectuer, des messages d alertes peuvent apparaître dont vous trouverez la signification dans le tableau ci-dessous. Attention! Certains messages sont liés au paramétrage de compteurs (exemple : la saisie d une absence «congé fractionnement», déclenchant un message si la saisie n est pas faite sur la période autorisée). Ils ne sont pas décrits dans la liste, car sont propres à chaque client. Messages Causes Actions Vous avez sélectionné un Vous devez sélectionner un ensemble de collaborateur avant collaborateur. de cliquer sur le menu «planning individuel». Vous supprimez une absence invalidée sur une période clôturée. Si vous souhaitez agir une période clôturée, vous devez modifier la date de clôture ou modifier les paramètres profil liés à la clôture. Page10 sur 15

11 Paramétrage des options Paramètres liés à la gestion des temps Les groupes d absences se paramètrent dans le menu paramètres gestion des temps groupes d absences. Les motifs d absence se paramètrent dans le menu paramètres gestion des temps codes absences. Lorsqu un motif d absence est associé à une gestion des droits, les droits se paramètrent dans le menu paramètres gestion des temps table des droits. Les droits sont associés à une législation, qui se paramètre dans le menu paramètres gestion des temps table des législations des droits. Cette législation est ensuite renseignée dans la fiche du collaborateur (onglet profession). Paramètres liés à la sécurité Afin de rendre le planning individuel effectif, certains paramètres doivent être mis à jour. Thème Nom du paramètre Paramètre général Paramètre profil Paramètre utilisateur Codes d absences Période clôturée LISTE_ABSENCES : ce paramètre indique les codes d absences visibles par l utilisateur dans la saisie des absences. * : tous les codes aucun : aucun code code, code, code : certains codes. CTRL_CLOTURE : ce paramètre indique si l utilisateur a le droit de modifier des données clôturées (oui ou non). Si la valeur est NON, le paramètre DATE_CLOTURE indique la date de la dernière clôture. DATE_CLOTURE : ce paramètre indique le nom du paramètre général utilisé pour la date de clôture. Par défaut, il s agit de TCLOTURE. Mais, il est possible d associer un autre paramètre général (comme TCLOTURE1 ). TCLOTURE : ce paramètre indique la date de la dernière clôture. D autres paramètres généraux comme TCLOTURE1, TCLOTURE2 peuvent être créés permettant ainsi s avoir une date de clôture différente par profils ou utilisateurs. Page11 sur 15

12 Niveaux validation Options d affichage du planning de VALIDATION_ABSENCES : ce paramètre indique si le système de validation d absence par voie hiérarchique est mis en place (oui ou non). VALIDATION_ABS_MODIF : ce paramètre indique si le système de validation d absence par voie hiérarchique est mis en place (oui ou non). NIVEAU_VALIDATION (1) : ce paramètre indique les chiffres liés à la validation en fonction de différents scénarios possibles. WEB_PROFIL_CODE_NBMA : ce paramètre indique le nombre maximum de codes accessibles dans la zone de sélection des codes. WEB_USER_BOUTONS_PLANNING : ce paramètre permet d indiquer les boutons autorisés dans le planning, en utilisant la terminologie suivante : RCH : rechercher AS1 : annuler la sélection ADM : annuler les dernières modifications PCY : planification par cycles COP : copier planning COL : coller planning PER : permutation de plannings FIL : Filtre de recherche d un code horaire STA : affecter le code à la sélection SAI : mode saisie souris clavier. DET : détail de la journée ENR : enregistrer APE : aperçu VAL : validation d absences CAL : calculer les compteurs HLP : aide WEB_USER_MENU_DETAIL : ce paramètre permet d indiquer les informations à afficher dans le détail de la journée en utilisant la terminologie suivante : EVT : évènements ABS : absences ABH : absences horaires ACT : activités horaires PLA : plages horaires CPT : compteurs ALT : alertes INF : informations MEM : mémo ANA : analytique IND : indicateurs PAN : planification analytique QUI : quitter WEB_USER_ONGLETS_PLANNING : ce paramètre permet d indiquer les types de planning à afficher (onglets en bas de l écran) selon la terminologie suivante : HOR : horaires Page12 sur 15

13 SYM : symboles ABS : absences AST : astreintes ACT : activités LIE : lieux MOB : mobilité PAN : Planification analytique (désignation de l onglet prend la valeur du paramètre GTIMPCOL1). LISTE_PLANJ : ce paramètre permet d indiquer les options à afficher dans le planning journalier (zone planning des), en utilisant la terminologie suivante : HOR : planning des horaires ABS : planning des absences ACT : planning des activités HORPTG : planning des horaires et pointages HORACT : planning des horaires et des activités HORABS : planning des absences horaires HORACTABS : planning des horaires, activités, absences (1) Les niveaux de validation : Le seul niveau qui est reconnu pour l invalidation des absences est le niveau 1. Les niveaux 2 à 9 restent utilisables pour le paramétrage de la saisie des collaborateurs et des validations hiérarchiques. Voici quelques exemples de paramétrage possible : En cas d utilisation de l invalidation. Le principe de fonctionnement peut être le suivant : - Le collaborateur fait sa demande d absence (niveau 2). - La hiérarchie valide la demande (niveau 3 pour le 1 er niveau hiérarchique et 9 pour le 2 ème niveau hiérarchique) ou invalide la demande d absence (niveau 1). - Le collaborateur constate la validation, constate également l invalidation et supprime les demandes invalidées. Paramétrage profil collaborateur NIVEAU_VALIDATION : 2,1 Lorsqu un utilisateur fait une demande d absence, elle est de niveau 2, il peut supprimer les absences de niveau 1 (celles invalidées par la hiérarchie). Paramétrage profil hiérarchie +1 NIVEAU_VALIDATION : 3, 1, 2 L utilisateur peut valider les absences de niveau 2 qui passent alors au niveau 3. Il peut également invalider les absences de niveau 3 et 2 qui passent alors au niveau 1. Paramétrage profil hiérarchie +2 NIVEAU_VALIDATION : 9, 1, 3, 2 L utilisateur peut valider les absences de niveau 3 ou 2 qui passent alors au niveau 9. Il peut également invalider les absences de niveau 9, 3 et 2 qui passent alors au niveau 1. NIVEAU_VALIDATION : 9, 1, 3 Page13 sur 15

14 L utilisateur peut valider les absences de niveau 3 qui passent alors au niveau 9. Il peut également invalider les absences de niveau 9, 3 qui passent alors au niveau 1. Il ne peut pas invalider ou valider les absences de niveau 2. En l absence d utilisation de l invalidation. Le principe de fonctionnement peut être le suivant : - Le collaborateur fait sa demande d absence (niveau 2). - La hiérarchie valide la demande (niveau 3 pour le 1 er niveau hiérarchique et 9 pour le 2 ème niveau hiérarchique) ou invalide la demande d absence par suppression de la demande d absence et en l informant en parallèle par transmission d un message. - Le collaborateur constate la validation, reçoit les messages pour constater l invalidation. Paramétrage profil collaborateur NIVEAU_VALIDATION : 2 Lorsque l utilisateur fait une demande d absence, elle est de niveau 2. Paramétrage profil hiérarchie +1 NIVEAU_VALIDATION : 3, 2 L utilisateur peut valider les absences de niveau 2 qui passent alors au niveau 3. Paramétrage profil hiérarchie +2 NIVEAU_VALIDATION : 9, 3, 2 L utilisateur peut valider les absences de niveau 3 ou 2 qui passent alors au niveau 9. NIVEAU_VALIDATION : 9, 3 L utilisateur peut valider les absences de niveau 3 qui passent alors au niveau 9. Il ne peut pas valider les absences de niveau 2. Page14 sur 15

15 Thèmes associés Workflow des congés Les absences validées apparaissent également dans le menu workflow des congés. Vous pouvez également effectuer la validation par ce menu. Voir le thème «je valide ou invalide les demandes d absence par le menu workflow des congés». Planning collectif Les absences validées apparaissent également dans le menu planning collectif Vous pouvez également effectuer la validation par ce menu. Voir le thème «je valide ou invalide les demandes d absence par le menu planning collectif». Droits aux congés En fonction du nombre d heures ou de jours d absences planifiées, vous pouvez consulter les informations telles que le droit, pris et solde prévisionnels et réels si l absence est associée à une gestion des droits. Voir le thème «je consulte les droits d absences». Situations et anomalies Les absences planifiées sont prises en compte dans le réalisé. Voir le thème «je régularise la situation des collaborateurs en anomalie de pointage». Rapports Les principaux rapports liés aux absences sont regroupés dans le thème absences, mais vous pouvez également paramétrer des éditions sur mesure en fonction de vos besoins. Voir les thèmes «je fais mes éditions» et «je personnalise mes éditions». Absences horaires Les absences horaires (renseignées avec une heure de début et de fin) sont traitées dans un thème à part. Absences Les absences validées par apparaissent également dans le menu absences. Vous pouvez également effectuer la validation par ce menu. Voir la situation «je valide ou invalide les demandes d absence par le menu absences». Page15 sur 15