Migration du pack office Planification, préparation, déploiement et formation

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1 Migration du pack office 2003 Planification, préparation, déploiement et formation

2 Planification : Comment s y prendre pour assurer au mieux la migration? Deux solutions : La première solution consiste à convertir en bloc les fichiers sans macro afin de les mettre au format 2010 (.xlsx et.docx). Le but étant de rendre l intégralité des fichiers du groupe compatible avec office 2010 mais aussi de réduire la capacité de stockage nécessaire à ces fichiers. Pour les fichiers contenant des macros, faire l inventaire des documents les plus utilisés afin d établir un ordre de priorité qui prendra également en compte le degré d importance de chaque fichier (plus éventuellement le degré de complexité des macros). Une fois la liste établie, convertir les fichiers en vérifiant l intégrité de ceux-ci et adapter le code VBA en fonction des besoins (cf MacroOptions_2010). La seconde option est identique pour les documents sans macro. En effet, la conversion en bloc des fichiers sans macro reste la meilleure alternative au point de vue rapport temps/gain de stockage. En ce qui concerne les fichiers complexes (avec macros), il est possible de ne pas les convertir. L utilisation du mode de compatibilité du pack office peut être une alternative, cependant si des fonctionnalités propres au pack office 2010 sont enregistrées avec ce mode ci, elles ne seront pas prises en compte dans les versions antérieures. La première solution semble donc la plus envisageable même si la reprise fichier par fichier de chaque macro peut sembler longue et fastidieuse, il existe des solutions pour faciliter la mise à niveau du code VBA (cf OCCI).

3 Préparation : Quelles sont les solutions pour bien préparer sa migration? L utilitaire OMPM : L OMPM permet d analyser l ensemble des fichiers créés avec les outils de la gamme Office et de les convertir éventuellement en Open XML (.xlsx,.docx,.xlsxm). Il est téléchargeable gratuitement sur le site de Microsoft. Il s agit d un ensemble d outils comportant un scanner (offscan.exe), des outils de gestion de bases de données (CreateDB.bat, ImportScans.bat, ImpotActions.bat et DeleteDB.bat), un reporting (OMPM.accdr), un outil de conversion industriel au format Open XML (OFC.exe). Exemple d utilisation de l utilitaire de scan (offscan.exe)

4 Son utilisation nécessite l installation préalable de SQL server afin de pourvoir créer une base de données pouvant importer le rapport de l outil offscan.exe. Il suffit de se placer dans le répertoire c:\ompm\database à l aide de l invite de commande pour agir sur la base de données avec les commandes suivantes : Ͼ CreateDB.bat <nomserveur SQL server> <nombdd> Ͼ ImportScans.bat <nomserveur SQL server> <nombdd> <chemin du rapport> Ͼ ImportActions.bat <nomserveur SQL server> <nombdd> <chemin du rapport OMPM.accdr> Ͼ DeleteDB.bat <nomserveur SQL server> <nombdd> Exemple d utilisation des différents outils de gestion de base de données

5 Une fois le scan effectué, et les résultats importés dans une base de données choisie, vous pouvez visualiser le rapport dans Access 2010 via OMPM.accdr. Les documents scannés sont classifiés en quatre catégories : Red : problème de conversion connu Yellow : problème potentiel, nécessite des tests supplémentaires (ex VBA Code) Green : problème connu mais résolu automatiquement No Issue : aucun problème décelé Ce rapport Access propose pour chaque problème rencontré une solution sur le site TechNet. Rapport détaillé du traitement de la base de données par OMPM

6 Vous pouvez extraire une liste de documents à convertir en mode batch en XML à partir du rapport Access. Utilisez ensuite l Office File Converter Tool fourni avec l OMPM pour convertir ces documents au nouveau format Open XML. Exemple d utilisation de l utilitaire de conversion (OFC.exe) Toute la documentation relative à l utilisation d OMPM se trouve ici : L Office Customization Tool (OTC) : L OCT est un nouvel outil graphique de paramétrage et maintenance d Office Vous pouvez le lancer avec la commande setup /admin dans le répertoire d installation réseau qui contient les fichiers d Office L outil permet de configurer l installation et le niveau d interaction de l utilisateur au moment de l installation, les fonctionnalités et paramètres qui seront disponibles sur le poste de travail, du contenu additionnel (add-on PDF, templates etc ) et enfin les profils Outlook. La configuration choisie est appliquée automatiquement par le Setup après enregistrement du fichier de configuration.msp dans le dossier <Updates> de la source d installation réseau. Toute la documentation relative à l utilisation de l OTC et à l installation à partir d un point réseau se trouve ici :

7 L Office Code Compatibility Inspector (OCCI) OCCI fournit un rapport qui répertorie le nombre d'éléments ayant été modifiés, déconseillés et supprimés. Il indique également si vous utilisez des références externes et si vous effectuez des déclarations qui ne sont pas explicitement marquées pour fonctionner dans un environnement Office 64 bits. Exemple de rapport fournit par l Office Compatibility Inspector (OCCI)

8 l'outil OCCI relève toutes les modifications, il faut donc trier la sortie pour déterminer les informations qui sont «interactives». Cela signifie qu'occi vous indique que «des choses sont différentes». Toutefois, quelles choses doivent être corrigées immédiatement et quelles choses doivent être corrigées à l'occasion? OCCI ne fournit pas ce degré avancé d'informations. Il répertorie toutes les modifications ayant un impact potentiel, c'est-à-dire les choses qui devraient être évaluées immédiatement. Exemple d informations fournis par VBA Inspector

9 En fonction de la manière dont ces éléments sont utilisés, le code les contenant peut ne pas avoir besoin d'être modifié. Il faut donc le considérer comme un «guide de démarrage rapide» pour traiter une macro quelconque. Les commentaires fournissent les références aux propriétés et méthodes modifiées. Liste de propriétés supprimées dans le pack office 2010 Toutes les informations sur les modifications des macros Excel sont disponibles ici :

10 Problèmes de compatibilité des macros entre Excel 2003 et Excel 2010: Modification significative des valeurs dans plusieurs tableaux (et graphique cf captures d écran précédentes) : Tableau sous 2003 Tableau sous 2010

11 Rapport de l outil OCCI (office compatibility inspector) erroné : En effet, après avoir effectué plusieurs recherches, il s avère que l OCCI pointe du doigt des méthodes, qui d après lui, seraient supprimées et qui en réalité ne le sont pas. Ici, la méthode.column n est en réalité pas supprimée car si nous rajoutons une instruction de type «MsgBox» avec la variable «cc». Le numéro de la colonne active est bien renvoyé. La question est donc de savoir si ce type d erreur est récurrent mais aussi s il est possible que l OCCI fasse l erreur inverse, à savoir, ne pas repérer une fonction supprimée ou modifiée.

12 Déploiement : Méthodologie Outils Avantages Inconvénients Installation «à la DVD Installation à l initiative Méthode non main» de l utilisateur industrielle Clé USB Partage réseau Dans le cas du DVD, pas de charge réseau Aucun suivi du déploiement Group Policy Software Installation Active Directory Group Policy Object Idéal pour les prototypes et maquettes Distribution d Office dans les petites ou moyennes organisations, ayant déjà déployé Active Directory Dans le cas du DVD, personnalisation très limitée Pas de planification Pas de suivi Personnalisation limitée Script Extension Group Policy Active Directory Group Policy Object Idem que Group Policy Software Installation L usage de script permet de personnaliser et de loguer l installation Pas de gestion de la réplication des sources Développement et maintenance du script Pas de planification Pas de gestion de la réplication des sources Scripts Outils du Ressource Kit (PS Exec, Robocopy) PowerShell Gestion de la cible du déploiement Potentiel de «log» plus élevés que la solution GPO Développement et maintenance du script Gestion de la réplication des sources Télédistribution du pack d Office 2010 SMS 2003 SCCM 2007 Outils tiers Capacité de limiter la bande-passante Inventaire hardware et software Planification et suivi des statuts du déploiement Architecture de télédistribution à mettre en œuvre Avec SMS/SCCM, gestion de la bande passante Plus d informations ici

13 Formation : Guides interactifs : L utilisation des guides interactifs permettra aux utilisateurs de se familiariser avec la nouvelle interface graphique d office Ces guides interactifs vous montrent où les commandes de menu et de barre d outils préférées se trouvent dans Office Il suffit de cliquer sur la commande ou le bouton que vous recherchez pour que le guide vous indique son emplacement dans la version 2010 du programme.

14 Guides complet : Ce sont des guides de migration qui fournissent des réponses aux questions courantes relatives à la transition vers les programmes Office Ils sont très complets et accessibles à tous les utilisateurs. Plus d informations ici :

15 Rapport OMPM (sur le réseau): Sur un total d environ fichiers (Excel) scannés, fichiers présentent des problèmes de conversion potentiels : 1646 de niveau rouge de niveau jaune de niveau vert possèdent des macros. Après utilisation d un filtre pour garder les fichiers qui ont été modifiés dans les 365 derniers jours, il reste 6426 fichiers : 42 de niveau rouge 5081 de niveau jaune 1736 de niveau vert 1409 possèdent des macros :

16 Solutions envisageables: Nous pouvons conclure de cette étude, qu il y a trois solutions bien distinctes. La migration complète des fichiers : La migration «à la demande» : Il est possible de migrer tout les fichiers et de les convertirent en blocs. Cependant, différents problèmes de migration peuvent survenir en particulier au niveau des macros. Cette option consiste à migrer en bloc les fichiers qui ne présentent pas de problèmes de compatibilité (fichiers sans macro) puis convertir les fichiers complexes à la demande des utilisateurs. La migration directe : Les fichiers ne sont pas convertis et les utilisateurs passent directement à l utilisation d office 2010, les fichiers antérieurs à 2010 seront ouverts en mode de compatibilité et les nouveaux devront être créés sous 2010 (y compris les macros)

17 En résumé : La plupart de ces outils sont méconnus des sociétés bien qu ils soient accessibles gratuitement en téléchargement. Certains de ces outils ne sont qu à destination des partenaires Microsoft. On peut catégoriser ces outils en fonction de leur utilisation dans l avancement de votre projet. Les outils de pré-études - Analyseur d écart d alignement entre les composants de votre système d information et Office 2010, tel que vous souhaiteriez le déployer - Calculateur de risques de migration durant la phase projet à proprement parler Les outils d études - Outils de cartographie applicative - Outil de vérification de compatibilité de vos documents, applications, scripts générés à partir des logiciels Microsoft Office Les outils de suivi du changement - Outil de suivi de migration Bien que s utilisant à des moments spécifiques d un projet de migration vers et Office 2010 ou supérieur, ces outils ont néanmoins un certain nombre de caractéristiques en commun pour les aborder dans le même article : Il s agit d outils d aide à la migration, au sens où ils ne sont pas indispensables pour la réussite d un projet de migration. Leur interface est assez simple, une fois maîtrisée, leur assistance peut se révéler extrêmement précieuse, vous faisant gagner un nombre d heures significatif ou vous évitant de vous retrouver dans une situation piégeuse que vous n auriez pas identifiée dans les phases amont de votre projet. Ils ont tous des acronymes imprononçables, OAI-C, OMPM, OEAT, OCCI, OIA), ce qui les rend impopulaires et la plupart du temps méconnus des clients et de leur partenaire Microsoft. Ils ont une logique proche les uns des autres. Généralement, ils se composent d une phase de collecte et une phase d analyse ou de suivi. Etant donné que les résultats de la collecte nécessitent d être stockés dans le même conteneur, ils s appuient tous sur une base de données. Toutefois, étant issus de différents groupes de développement chez Microsoft, certain demandent une base de type Microsoft Access, alors que les autres réclameront une base Microsoft SQL.

18 OMPM Le Gestionnaire de planification de migration d Office (OMPM) est un ensemble d outils qui vous permet de préparer un environnement pour une migration vers Microsoft Office OMPM peut analyser votre environnement de trois manières : à partir d un ordinateur administrateur, à partir d un partage central ou localement sur les ordinateurs clients. Les fonctionnalités d OMPM sont les suivantes : Analyser des fichiers Office 97 à Office 2003 pour détecter d éventuels problèmes de conversion, Analyser pour détecter d éventuels problèmes de compatibilité de macros, Créer des rapports pour vous aider à analyser les données d analyse, Stocker les données d analyse et convertir d anciens fichiers Office dans les formats de fichiers Office OMPM vérifie les propriétés et les contenus de fichiers, et génère des rapports pour vous aider à analyser l environnement et déterminer d éventuels problèmes que vous pourriez rencontrer lors d une conversion des formats de fichiers Microsoft Office versions 97 à 2003 aux formats de fichiers Office OMPM inclut les composants suivants : L analyseur de fichiers d OMPM (Offscan.exe), un outil de ligne de commande qui analyse les fichiers pour y rechercher les problèmes de conversion et stocke les résultats d analyse dans des fichiers journaux.xml sur chaque ordinateur analysé et, éventuellement, peut rassembler ces fichiers journaux en fichiers.cab. L analyseur de fichiers OMPM effectue trois types d analyses : - Une analyse de premier niveau, qui identifie rapidement les documents Office sur le système de fichiers du réseau ou de l ordinateur de l utilisateur. - Une analyse approfondie, que vous pouvez effectuer sur des documents Office pour analyser les propriétés des documents, qui fournissent des indicateurs d éventuels problèmes de conversion. - Une analyse de macro qui identifie rapidement le nombre de problèmes potentiels dans le code VBA inclus dans des macros de documents ou issus de modifications apportées à Office bits. L analyse de macros est disponible uniquement pour les fichiers Microsoft Excel, PowerPoint et Word qui ont été créés avec les versions d Office allant d Office 97 à Office Un ensemble d utilitaires auxquels vous pouvez recourir pour importer les fichiers journaux XML générés par l analyseur de fichiers OMPM dans une ou plusieurs des bases de données SQL,

19 Une solution de génération de rapports basée sur Microsoft Access 2010 qui fournit différents rapports sur votre analyse et vous permet de définir des ensembles de fichiers pour un traitement automatisé, Le convertisseur de fichiers Office, qui vous permet de convertir en nombre des fichiers Office spécifiques dans des formats de versions 97 à 2003 aux formats de fichiers d Office 2010, L outil d extraction de versions (VET, Version Extraction Tool), qui permet d extraire plusieurs versions enregistrées d un document Word vers plusieurs fichiers dans Word OEAT L outil OEAT est un fichier exécutable (.exe) qui analyse les ordinateurs clients à la recherche de compléments et d applications qui interagissent avec Microsoft Office 97, Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003, Microsoft Office System 2007 et Microsoft Office L outil OEAT détecte les compléments et applications à l aide des deux méthodes suivantes : L outil OEAT vérifie une liste prédéterminée de dossiers et d emplacements de Registre sur chaque ordinateur client afin de détecter la présence de compléments utilisés par Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel et Microsoft PowerPoint. Parmi les types de compléments recherchés figurent les compléments d automation, les compléments COM ainsi que les compléments VBA. Vous pouvez personnaliser le mode d exécution de l outil OEAT en générant un fichier de paramètres (Settings.XML) à l aide d un Assistant intégré. Vous pouvez par exemple choisir d exécuter une analyse passive, d analyser l ordinateur client en mode silencieux (sans interaction de l utilisateur), et sélectionner le chemin d accès UNC ou chemin d accès local pour l enregistrement des résultats d analyse. Le déploiement de.xml s effectue en même temps que celui d OEAT.exe, soit dans un dossier partagé centralisé, soit sur chacun des ordinateurs clients. Pour chaque ordinateur client analysé, l outil OEAT génère un fichier.xml au nom unique qui contient des détails sur les compléments et applications détectés, ainsi que sur les versions d Office et de Windows installées. Une fois toutes les analyses des clients terminées, vous pouvez utiliser une fonction intégrée à l outil OEAT afin de compiler les résultats d analyse au format.xml de chaque ordinateur dans une feuille de calcul Microsoft Excel. Vous pouvez ensuite utiliser la feuille de calcul générée pour analyser et affecter un ordre de priorité aux compléments et applications à

20 des fins de test et de correction afin d effectuer les modifications nécessaires dans le cadre de la migration vers Office OCCI L Inspecteur de compatibilité du code Microsoft Office (OCCI) vous aide à résoudre les problèmes de compatibilité dans vos macros et compléments Microsoft Visual Basic pour Application (VBA). Il permet d inspecter un code VBA que vous avez créé dans les versions précédentes de Microsoft Office (Excel, PowerPoint et Word). Il ne corrige pas le code ; il l inspecte, puis commente les lignes de code spécifiques qui font référence à des éléments du modèle objet qui ont changé ou sont désapprouvés. Vous pouvez ensuite modifier le code en fonction des commentaires ou utiliser les liens fournis dans les commentaires pour afficher des rubriques sur le Web traitant d une ligne de code particulière. Il se compose de quatre compléments qui se chargent, un complément par application, dans Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010 et Visual Studio Une fois installé sur votre poste, vous le trouverez dans les menus de vos applications. Pour VBA, vous devrez ouvrir le document à analyser et exécuter l outil à partir de l onglet Développeur. Pour les projets Visual Studio, le développeur exécutera l outil à partir du menu Outil. Formation Vous avez la possibilité de consulter mon site dédié à la formation du personnel à l adresse suivante : File://///srvintra/www/Formation.html Ce site est compatible avec tous les navigateurs cependant, les guides interactifs ne sont disponibles que sous Internet Explorer pour le moment.