Le délégué général à l emploi et à la formation professionnelle

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1 DELEGATION GENERALE A L EMPLOI ET A LA FORMATION PROFESSIONNELLE 7, SQUARE MAX HYMANS PARIS CEDEX 15 SOUS-DIRECTION DU FONDS SOCIAL EUROPEEN Mission méthodes et appui Affaire suivie par Stéphane Labonne Mél : stephane.labonne@finances.gouv.fr Téléphone : Télécopie : Le délégué général à l emploi et à la formation professionnelle à Madame et Messieurs les Préfets de région, Mesdames et Messieurs les Directeurs régionaux des Entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l emploi (DIRECCTE) Messieurs les Directeurs du travail, de l emploi et de la formation professionnelle (DTEFP) des départements et collectivités d outre-mer Messieurs les préfigurateurs des Directions des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l emploi (DIECCTE), des départements et collectivités d outre-mer Instruction DGEFP n du 31 janvier 2011 relative au plan de reprise du contrôle de service fait et au financement des opérations de Pôle emploi cofinancées par le Fonds social européen au titre de la période Résumé : La présente instruction a pour objet de fixer les modalités du plan de reprise de contrôle de service fait et les règles de programmation, suivi et contrôle des opérations portées par Pôle emploi et recevant une participation du FSE au titre de la période Réf : Règlement (CE) n 1081/2006 du Parlement européen et du Conseil du 5 juillet 2006 relatif au Fonds social européen modifié par le règlement (CE) n 396/2009 du 6 mai 2009 visant à ajouter de nouveaux types de coûts éligibles à une contribution du FSE Règlement (CE) n 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur les fonds structurels Règlement (CE) n 1828/2006 de la Commission du 8 décembre 2006 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE) n 1083/2006 Circulaire du Premier ministre n 5210/SG du 13 avril 2007 relative aux dispositifs de suivi, de gestion et de contrôle des programmes cofinancés par le FEDER, le FSE, le FEP et le FEADER de la période Décret n du 3 septembre 2007 fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour modifié par le décret n du 21 janvier 2011 PJ : 2 fiches techniques : Une fiche technique n 1 relative aux modalités de mise en œuvre du plan de reprise des contrôles de service fait des opérations à la charge de Pôle emploi accompagnée de sept annexes Une fiche technique n 2 relative aux modalités de programmation, suivi et contrôle des opérations portées par Pôle emploi au titre des programmes du Fonds social européen (FSE) accompagnée de deux annexes Des crédits du Fonds social européen (FSE) ont été attribués à Pôle emploi, au titre de la période de programmation , pour renforcer le soutien des publics rencontrant des difficultés particulières d insertion et à prévenir l exclusion durable du marché du travail. 1

2 Ces financements se partagent entre des opérations directement sélectionnées par les services de l Etat et des opérations relevant d organismes intermédiaires, tels que les organismes support des Plans locaux pour l insertion et l emploi (PLIE) et les conseils généraux, dans le cadre de la mise en œuvre du Revenu de solidarité active (RSA). Les actions retenues concourent au placement, à l accompagnement, à l orientation et à la formation des demandeurs d emploi, conformément aux missions assignées au service public de l emploi. Elles sont déclinées dans chaque territoire selon les besoins exprimés par les différents acteurs en charge de la conduite des politiques de l emploi. Cette flexibilité garantit une réponse adaptée à toute situation dans les délais compatibles avec l urgence des situations rencontrées, qui peut induire une hétérogénéité des modalités de traitement des dossiers. Les contrôles d opérations menés au titre de l année 2010 au titre des opérations sélectionnées par les services de l Etat ont ainsi mis en évidence certaines irrégularités de nature systémique susceptibles d affecter la traçabilité des dépenses déclarées à la Commission. En réponse, la DGEFP s est engagée à mettre en œuvre un plan de reprise du contrôle de service fait des opérations soldées. La réalisation de ces travaux est conditionnée à la mise en place de règles de contrôle adaptées aux dispositifs cofinancés et répondant aux exigences d une piste d audit suffisante. De même, il convient d encadrer le traitement de toute nouvelle dépense de manière à offrir les mêmes garanties de bonne gestion financière jusqu au terme du programme. La présente instruction a pour objet de fixer un cadre normatif permettant la réalisation de ces deux exercices. Elle comprend ainsi deux volets : - définition d un mode opératoire propre à fiabiliser la reprise du contrôle de service fait des opérations soldées ; - mise en place d éléments de méthode tendant à sécuriser la sélection, le suivi et le contrôle de toute autre opération. Ces dispositions sont d application immédiate. Toutefois, afin de prévenir tout risque de répétition des irrégularités constatées, je vous demande de reporter la sélection de toute nouvelle opération nouvelle jusqu à la clôture des travaux de reprise qu il vous revient de mettre en œuvre. 1) Reprise des contrôles de service fait des opérations relevant des services gestionnaires de l Etat sélectionnées au titre de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» Il est demandé aux autorités de gestion déléguée concernées du Programme opérationnel FSE de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» de procéder à la reprise du contrôle de service fait de l ensemble des dépenses certifiées déclarées au titre d opérations relevant des services de l Etat, telles qu établies à ce jour. Ces travaux seront conduits selon les modalités approuvées par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC), en sa qualité d autorité d audit des programmes communautaires. Conformément au plan d action agréé, ils devront être menés à terme, avant le 31 mars Vous trouverez dans la fiche technique n 1 l ensemble des supports et documents méthodologiques propres à faciliter la réalisation des tâches requises. 2

3 2) Dispositions à prendre en vue d assurer le correct traitement des dépenses non soldées En plus de la correction des erreurs constatées, il importe de prendre toute disposition propre à prévenir leur répétition dans le cadre du traitement des nouvelles dépenses afférentes aux opérations programmées et non soldées Vous porterez une attention toute particulière aux facteurs de fragilité identifiés lors des contrôles d opérations et orienterez en conséquence les investigations menées dans le cadre du contrôle de service fait des bilans intermédiaires et finaux des opérations programmées et non soldées. A cet effet, vous vous assurerez de l éligibilité des publics bénéficiaires au regard de la définition donnée dans le PO national ou régional associé à l aide communautaire. S agissant du PO FSE national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi», vous aurez notamment soin de vérifier que l ensemble des dépenses déclarées se rattachent exclusivement à des demandeurs d emploi non indemnisés - pour la période de programmation comprise entre 2007 et et exposés à un risque élevé de chômage de longue durée, conformément à la nomenclature applicable à l offre de services de Pôle emploi. Ces dépenses devront également être encourues durant la seule période de réalisation éligible, telle que définie par la convention portant octroi de la participation communautaire, sans aucune possibilité de dépassement. Par ailleurs, vous vous assurerez que les dépenses déclarées, le cas échéant, au titre de prestations collectives, sont établies sur la base des coûts réellement acquittés pour chacun des participants éligibles et non sur la base de coûts moyens, obtenus par croisement d une facturation globale et d une liste de bénéficiaires extraite de l outil de suivi de Pôle emploi (GIDE). Enfin, vous veillerez à ce que chaque bilan d exécution soit accompagné des preuves d acquittement de la dépense, lesquelles pourront être fournies par attestation d un tiers - comptable public pour les années de programmation et commissaire aux comptes pour les exercices suivants - ou par des extractions des applications comptables SAP ou AGIR. Vous trouverez dans la fiche technique n 2 une présentation détaillée de ces différents points. Pour les opérations relevant des services de l Etat, vous vous reporterez plus particulièrement au point relatif à l éligibilité des publics et au point relatif à l éligibilité temporelle. De même, les modes de calcul des dépenses déclarées au titre des prestations individuelles et collectives sont précisés au point * * * A l exception des dispositions propres au plan de reprise, la présente instruction s applique à l ensemble des opérations sélectionnées au titre des objectifs «Compétitivité régionale et emploi» et «Convergence». Elle s étend également aux opérations sélectionnées par les organismes intermédiaires, notamment en vue de l affectation d agents de Pôle emploi en qualité de référents de parcours d insertion. Je vous remercie de bien vouloir porter ces éléments à la connaissance de tous les partenaires associés à la mise en œuvre des crédits FSE dans votre région en particulier des organismes intermédiaires et des unités régionales de certification. 3

4 Fiche technique 1 Modalités de mise en œuvre du plan de reprise des contrôles de service fait des opérations à la charge de Pôle emploi I. Périmètre du plan de reprise A. Opérations concernées par le plan de reprise B. Retraitements réalisés par Pôle emploi préalablement au plan de reprise 1 - Retrait des demandeurs d emploi indemnisés 2 - Retrait des demandeurs d emploi ne présentant pas un risque élevé de chômage de longue durée C. Méthode d échantillonnage applicable par les services gestionnaires 1. Répartition des prestations et des aides individuelles par catégorie d échantillonnage 2. Strates d échantillonnage en fonction du nombre de lettres de commande ou de demandeurs d emploi 3. Sélection des lettres de commande (prestations) ou des demandeurs d emploi (aides individuelles) 4. Extrapolation du taux d irrégularité éventuellement constaté II. Méthode de reprise du contrôle de service fait A. Analyse physique de l'opération 1. Contrôle de l éligibilité temporelle des prestations et des aides individuelles 2. Contrôle de l éligibilité du public B. Analyse financière de l opération 1. Reprise du calcul des dépenses éligibles pour les prestations collectives 2. Justification de l acquittement des dépenses Annexes Annexe 1 Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Annexe 5 Annexe 6 Annexe 7 Périmètre du plan de reprise du contrôle de service fait des opérations à la charge de Pôle emploi Descriptif des entêtes de colonne Prestations et aides individuelles proposées par Pôle Emploi aux demandeurs d emploi Paramétrage de l outil d échantillonnage Elaboration de l échantillon de contrôle Pièces justificatives à verser dans chaque dossier de demandeur d emploi par catégorie de prestations (pistes d'audit indicatives) Extrapolation des écarts constatés lors du contrôle de service fait 4

5 Au terme de la campagne de contrôles d opérations réalisés en 2010 par les services régionaux de contrôle, quatre irrégularités récurrentes ont été identifiées pour des dossiers de Pôle emploi gérés par les services de l Etat : - la valorisation de dépenses correspondant à des actions inéligibles temporellement ; - l inéligibilité d une partie des demandeurs d emploi pris en compte ; - la valorisation de coûts moyens facturés pour les prestations collectives ; - l absence de preuve d acquittement probante des dépenses déclarées pour certaines opérations. Ces irrégularités ont conduit au rejet d environ un quart des dépenses correspondant aux opérations contrôlées et ont contraint la CICC à demander la mise en œuvre d un plan de reprise du contrôle de service fait sur un périmètre de 37 opérations. En préparation du plan de reprise, chaque direction régionale de Pôle emploi est tenue d établir une liste exhaustive des demandeurs d emploi éligibles au titre des années 2007 à Cette liste régionale est communiquée à l autorité de gestion déléguée, dès validation par la direction générale (DG) de Pôle emploi et avant le début des travaux de reprise des contrôles de service fait. A partir de ces fichiers, il incombe aux services gestionnaires de réaliser un contrôle de service fait des opérations inclues dans le périmètre du plan de reprise, en portant une attention particulière aux fragilités identifiées lors des contrôles d opérations de Le plan de reprise est mis en œuvre à partir des dispositions de l instruction DGEFP n du 6 octobre 2008 portant sur les contrôles de service fait. Ces dispositions sont complétées dans la présente instruction, notamment sur la méthode d échantillonnage et sur les règles de justification de l acquittement des dépenses. En accord avec l autorité d audit, l extrapolation des taux d irrégularité éventuellement constatés pour les échantillons contrôlés est exceptionnellement autorisée, eu égard au nombre élevé de demandeurs d emploi et de pièces justificatives concernées par le plan de reprise. Les conclusions définitives du plan de reprise seront communiquées à la DGEFP par les autorités de gestion déléguée au plus tard le 25 mars Une fois consolidés par la DGEFP, ces résultats seront communiqués à l autorité d audit à laquelle il revient de valider les conclusions du plan de reprise. I. Périmètre du plan de reprise A. Opérations concernées par le plan de reprise Le plan de reprise des contrôles de service fait (CSF) porte sur l intégralité des opérations de Pôle emploi, gérées par les services de l Etat, pour lesquelles des dépenses ont été certifiées depuis le début de la programmation au titre du Programme opérationnel (PO) national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi». Toutefois, les opérations qui ont fait l objet d un contrôle d opérations en 2010 sont exclues du périmètre du plan de reprise. Le périmètre des opérations concernées par le plan de reprise est établi à partir d une extraction réalisée dans l application PRESAGE à la date de notification du plan de reprise aux autorités de gestion déléguée. Le détail des opérations concernées par le plan de reprise est présenté en annexe n 1 à la fiche technique n 1. 5

6 Si le retraitement des fichiers extraits des applications Prestamesures et Gide par Pôle emploi se traduit par une modification des dépenses déclarées (augmentation ou diminution du nombre de demandeurs d emploi), un nouveau bilan doit être établi. La reprise du contrôle de service fait porte sur le bilan modificatif et non sur le bilan initial. Les nouvelles dépenses éventuellement introduites par le bilan modificatif entrent dans le périmètre du plan de reprise de CSF. Pour les contrôles de service fait réalisés ou en cours de réalisation à la date de diffusion de la présente instruction mais qui n ont pas encore été certifiés, il convient de vérifier que la méthode de construction de l échantillon éventuellement établi est compatible avec la méthode définie dans la fiche technique n 1. A défaut, cet échantillon doit être complété de manière à atteindre un niveau de représentativité supérieur ou égal à la nouvelle méthode (cf. catégories et strates définies au point I.C de la fiche technique n 1). En aucun cas le service gestionnaire ne peut extrapoler le taux d irrégularité éventuellement constaté pour l échantillon initial constitué dans le cadre d un CSF non certifié, si l échantillon n a pas été mis en conformité avec les nouvelles règles de la présente instruction. En revanche, tout contrôle de service fait réalisé sur des opérations entrant dans le périmètre du plan de reprise donnera lieu à une extrapolation du taux d irrégularité éventuellement constaté pour chaque échantillon constitué. Pour les contrôles de service fait non certifiés, une nouvelle vérification est réalisée à partir des risques d irrégularités identifiés lors des contrôles d opérations de Le service gestionnaire prend en compte les dispositions de la fiche technique n 2 sur la justification de l acquittement des dépenses. B. Retraitements réalisés par Pôle emploi préalablement au plan de reprise Le plan de reprise est mis en œuvre par les autorités de gestion déléguée à partir des listes de prestations et d aides individuelles communiquées par Pôle emploi. La liste régionale des prestations extraite des applications Prestamesures et Gide 1 est retraitée par chaque direction régionale (DR) de Pôle emploi et validée par le siège de Pôle emploi avant d être communiquée à l autorité de gestion déléguée correspondante. Les retraitements visent à garantir la conformité de la liste de prestations aux orientations de l axe 2, mesure 1 du PO FSE national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi». En effet, les contrôles d opérations ont identifié deux irrégularités récurrentes relatives à l éligibilité des demandeurs d emplois pris en compte dans les dossiers examinés : une partie des demandeurs d emploi sont indemnisés pendant la période de réalisation des prestations ; une partie des demandeurs d emploi ne présentent pas un risque élevé de chômage de longue durée lors de leur entrée en prestation Aussi, les demandeurs d emploi inéligibles doivent être retirés par les DR de Pôle emploi de la liste des prestations communiquée aux autorités de gestion déléguée. 1 - Retrait des demandeurs d emploi indemnisés Les demandeurs d emploi indemnisés ne sont pas éligibles au PO FSE national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» pour les tranches de programmation 2007, 2008 et La signification des intitulés de colonne utilisés dans l extraction GIDE communiquée par la DR de Pôle emploi est présentée en annexe n 2 à la présente fiche technique. 6

7 Sont considérés comme indemnisés les demandeurs d emploi titulaires de l assurance chômage et les demandeurs d emploi bénéficiant de l allocation d aide au retour à l emploi (ARE), de l allocation de transition professionnelle (ATP), de l allocation d aide au retour à l emploi formation (AREF) ou de l allocation spécifique de reclassement (ASR). En revanche, les demandeurs d emplois indemnisés au titre de l allocation de solidarité spécifique (ASS), de l allocation temporaire d attente (ATA) et de l allocation d insertion (AI) sont éligibles dans la mesure où ces indemnités sont assimilables à des minima sociaux. De plus, dans la mesure où la convention d octroi de la participation FSE le prévoit, les demandeurs d emploi indemnisés à partir de la tranche d exécution 2010 sont éligibles suite aux modifications intervenues dans le PO FSE national par décision du comité national de suivi en date du 27 janvier Retrait des demandeurs d emploi ne présentant pas un risque élevé de chômage de longue durée Certains services régionaux de contrôle ont constaté qu une partie des demandeurs d emploi pris en compte dans les opérations examinées présentaient un risque de chômage «faible» ou «moyen», qui ne correspond donc pas précisément au critère de risque «élevé» énoncé dans le PO FSE national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi». Les DR de Pôle emploi doivent donc écarter de la liste issue de Prestamesures et Gide les demandeurs d emploi ne présentant pas un risque élevé de chômage de longue durée. A compter de la notification de la présente instruction, seules les catégories de demandeurs d emploi suivantes sont considérées comme présentant un risque élevé de chômage de longue durée et doivent figurer dans la liste : demandeurs d emploi inscrits en parcours ACC (parcours d accompagnement) à compter du 1 er janvier 2009 ou en parcours ACO (parcours de recherche accompagnée) avant cette date ; demandeurs d emploi inscrits en parcours MVE (Mobilisation vers l emploi) ou en prestation MOB (Mobilité vers l emploi) ou MOV (Mobilisation vers l emploi) ; demandeurs d emploi enregistrés sans interruption depuis plus de 12 mois. Si la convention de l opération cofinancée définit différemment le risque élevé de chômage de longue durée, cette définition est recevable dès lors que la convention a été signée avant la notification de la présente instruction et que les critères d éligibilité conventionnés sont conformes au PO FSE national. Pour les conventions signées avant la diffusion de la présente instruction et qui ne précisent pas la signification du risque élevé de chômage de longue durée, la définition ci-dessus s applique. C. Méthode d échantillonnage applicable par les services gestionnaires Pour chaque bilan contrôlé (bilan intermédiaire, bilan intermédiaire annuel ou bilan final), la DR de Pôle emploi communique la liste des prestations afférentes (extraction Prestamesures/Gide). De même, une liste distincte correspondant au bilan contrôlé est établie par la DR de Pôle emploi pour chaque aide individuelle (exemple : aide à la reprise d activité des femmes - ARAF -). Dès réception de la liste Prestamesures/GIDE retraitée correspondant au bilan FSE examiné, l autorité de gestion déléguée classe les lettres de commande par catégorie de prestations. 7

8 De cette manière, un échantillon de lettres de commande peut être réalisé dans le cadre du plan de reprise pour les prestations individuelles, les prestations collectives, les prestations d évaluation, les ateliers et les prestations Stratégie de recherche d emploi 2. En effet, le nombre élevé de lettres de commande fait obstacle à un contrôle exhaustif des pièces justificatives et nécessite une méthode adaptée d échantillonnage. Afin de garantir l homogénéité des lettres de commande sélectionnées, il convient de définir un échantillon par catégorie de prestations une fois le tri effectué dans l extraction Prestamesures/GIDE. Un échantillonnage de demandeurs d emploi est effectué par le service gestionnaire à partir de chaque liste d aides individuelles sans qu il y ait lieu de procéder à un classement spécifique dans la liste considérée. La vérification par le service gestionnaire de l éligibilité des demandeurs d emploi est réalisée à partir des différents échantillons constitués pour les prestations et les aides individuelles. Les résultats du contrôle de service fait pour chaque échantillon sont extrapolés à l ensemble des dépenses correspondant aux lettres de commande de la catégorie sans qu il soit procédé à un élargissement préalable de l échantillon initial. De même, les résultats du contrôle de service fait pour chaque échantillon relatif à une aide individuelle sont extrapolés à l ensemble des dépenses correspondant à l aide individuelle considérée. 1. Répartition des prestations et des aides individuelles par catégorie d échantillonnage Pour chaque bilan contrôlé, l échantillonnage des prestations est réalisé à partir des catégories suivantes : prestations individuelles d accompagnement Mobilisation vers l emploi (MOB ou MOV) ; prestations individuelles d accompagnement Objectif emploi individuel (OEI), Objectif projet individuel (OPI) et Cible emploi ; autres prestations individuelles d accompagnement ; prestations collectives d accompagnement ; ateliers (ATE) ; stratégie de recherche d'emploi (STR) ; évaluation. De plus, un échantillon est constitué par aide individuelle déclarée dans le bilan, chaque aide individuelle constituant donc une catégorie d échantillonnage distincte. Les catégories de prestations sont codifiées dans l extraction Prestamesures/GIDE correspondant au bilan FSE contrôlé. Les codes afférents à chaque prestation sont précisés en annexe n 3 à la fiche technique n 1. 2 Les prestations recouvrent toutes les catégories d échantillonnage présentées ci-dessous à l exception des aides individuelles. 8

9 Exemple : Les prestations collectives d accompagnement sont codifiées sous les références R21, R50, R70, O21 et O50 et doivent être regroupées dans une feuille de travail unique avant échantillonnage. Chaque aide individuelle est retracée dans un fichier spécifique communiqué par la DR de Pôle emploi. 2. Strates d échantillonnage en fonction du nombre de lettres de commande ou de demandeurs d emploi Le service gestionnaire calcule le nombre total de lettres de commande pour la catégorie de prestations considérée. De même, pour une aide individuelle, le service gestionnaire détermine le nombre total de demandeurs d emploi. Chaque catégorie correspond à une strate d échantillonnage en fonction du nombre total de lettres de commandes (prestations) ou de demandeurs d emploi (aide individuelle) de la catégorie. Pour les prestations collectives, il convient de ne pas comptabiliser plusieurs fois une même lettre de commande avant de déterminer la strate d échantillonnage applicable. Le service gestionnaire reconstitue les dépenses afférentes à tous les demandeurs d'emploi éligibles d une même prestation collective sélectionnée. Par conséquent, une fois l échantillon de prestations collectives constitué, il convient de recenser tous les demandeurs d emploi correspondant à une même lettre de commande retenue dans l échantillon. Si le nombre de lettres de commande (prestations) ou de demandeurs d emploi (aide individuelle) d une catégorie est inférieur à 250, un minimum de 15 lettres de commandes ou demandeurs d emploi est contrôlé par le service gestionnaire. Strates d échantillonnage retenues Nombre de lettres de commandes (prestations) ou de demandeurs d emploi (aide individuelle) par catégorie Taux de contrôle > % entre 1000 et % Entre 250 et % < 250 Un minimum de 15 dossiers de demandeurs d emploi 9

10 Exemple 1 : Catégorie = autres prestations individuelles d accompagnement Tranche annuelle du bilan FSE contrôlé = 2008 Nombre total de lettres de commande dans le bilan FSE pour la catégorie considérée = Taux de contrôle applicable = 4,0% Calcul du nombre de lettres de commande contrôlées = 4,0%*1500, soit 60 lettres de commande Exemple 2 : Catégorie = prestations collectives d accompagnement Tranche annuelle du bilan FSE contrôlé = 2009 Nombre total de numéros de lettre de commande dans le fichier Prestamesures/Gide pour le bilan FSE = Nombre total de lettres de commande après retraitement = 500 (chaque lettre de commande est comptabilisé une seule fois) Taux de contrôle applicable = 6,0% Calcul du nombre de lettres de commande contrôlées = 6,0%*500, soit 30 lettres de commande N.B. Pour une prestation collective échantillonnée, le service gestionnaire reconstitue les dépenses à déclarer pour l'ensemble des demandeurs d emploi éligibles correspondant. Exemple 3 : Catégorie = aide individuelle ARAF (Aide à reprise d activité des femmes) Tranche annuelle du bilan FSE contrôlé = 2007 Nombre total d'aides individuelles dans le bilan FSE pour la catégorie considérée = 100 Nombre total d'aides individuelles contrôlées = Sélection des lettres de commande (prestations) ou des demandeurs d emploi (aides individuelles) Chaque échantillon de lettres de commande ou de demandeurs d emploi est établi par tirage aléatoire. Le service gestionnaire utilise la fonction Excel «Echantillonnage» présentée en annexe n 4 à la fiche technique n 1. La méthode d échantillonnage est décrite dans le rapport de contrôle de service fait établi dans le cadre du plan de reprise. 4. Extrapolation du taux d irrégularité éventuellement constaté L écart éventuellement constaté lors du contrôle de service fait pour un échantillon de lettres de commande (prestations) est extrapolé aux dépenses relatives à l ensemble des lettres de commande de la catégorie de prestations. De même, l écart éventuellement constaté lors du contrôle de service fait pour un échantillon de demandeurs d emploi (aide individuelle) est extrapolé aux dépenses relatives à l ensemble des demandeurs d emploi de l aide individuelle. 10

11 En aucun cas, le taux d irrégularité identifié pour une catégorie ne peut être extrapolé aux dépenses correspondant à une autre catégorie de prestation ou d aide individuelle. Exemple 1 : Catégorie = prestations collectives Total dépenses déclarées dans le bilan FSE pour cette catégorie = euros Nombre total de lettres de commande = 1500 Nombre de lettres de commande échantillonnées pour la catégorie = 4.0%*1500 = 60 Dépenses correspondantes déclarées dans le bilan FSE = euros Total dépenses reconstituées pour l échantillon lors du CSF = euros Taux d irrégularité = 100- (( / )*100) = 4.0% Irrégularité extrapolée = 4.0%* = euros Coût total retenu après extrapolation au niveau de la catégorie = = euros Exemple 2 : Catégorie = aide individuelle ARAF Total dépenses déclarées dans le bilan pour cette catégorie = euros Nombre total de demandeurs d emploi = 500 Nombre de demandeurs d emploi échantillonnés pour la catégorie =6.0%*500 = 30 Dépenses correspondantes déclarées dans le bilan FSE = euros Total dépenses reconstituées pour l échantillon lors du CSF = euros Taux d irrégularité = (( / )*100) = 11.1% Irrégularité extrapolée = 11.1%* = euros Coût total retenu après extrapolation au niveau de la catégorie = = euros II. Méthode de reprise du contrôle de service fait L instruction DGEFP n du 6 octobre 2008 portant sur les contrôles de service fait s applique dans le cadre du plan de reprise sur les dépenses certifiées de Pôle emploi. Cependant, le service gestionnaire prendra en compte les dispositions de la présente instruction sur les points suivants : les modalités d extrapolation qui se substituent aux règles d échantillonnage prévues à l annexe n 3 de l instruction DGEFP n du 6 octobre 2008 les règles de justification de l acquittement des dépenses qui se substituent aux dispositions du point A de la note méthodologique annexée à l instruction DGEFP n du 6 octobre Pour chaque catégorie de prestations, une piste d audit spécifique est proposée en annexe n 6 à la fiche technique n 1. Les pièces justificatives à conserver pour chaque aide individuelle sont définies dans les règles d octroi de l aide établies par Pôle emploi. La fiche technique n 1 ne décrit pas tous les points de contrôle développés dans l instruction DGEFP n du 6 octobre 2008 mais détaille la méthode de vérification recommandée pour écarter les risques d irrégularités identifiés lors des contrôles d opérations de

12 A. Analyse physique de l'opération Compte tenu des irrégularités identifiées lors des contrôles d opérations de 2010, le service gestionnaire prêtera une attention particulière aux deux risques suivants : comptabilisation de dépenses relatives à des actions réalisées en totalité ou en partie en dehors de la période éligible conventionnée prise en compte de demandeurs d emploi inéligibles 1. Contrôle de l éligibilité temporelle des prestations et des aides individuelles Le fait générateur des dépenses validées lors de la reprise du contrôle de service fait doit intervenir pendant la période éligible. Par conséquent, quelle que soit la catégorie de prestations ou d aides individuelles, aucune action réalisée en totalité ou en partie en dehors de la période conventionnée ne peut être intégralement retenue lors du calcul des dépenses éligibles de l opération contrôlée. Pour les échantillons de prestations, le service gestionnaire vérifie l éligibilité temporelle des actions à partir des colonnes suivantes du fichier Prestamesures/Gide retraité par la DR de Pôle emploi : Date de démarrage de la prestation «Dt Déb. Prest.» Date de sortie du bénéficiaire de la prestation «Dt SrtB» Quand une action commence pendant la période éligible mais s achève après la fin de la période éligible, il convient d appliquer un prorata temporis pour déterminer le nombre de jours civils de l action entrant dans la période conventionnée et en déduire le montant des dépenses éligibles par rapport au coût total de l action déclaré dans le bilan FSE. Exemple : Coût total de l action = euros Période de réalisation de l action = du 1 er décembre 2009 au 31 janvier 2010 (31 jours + 31 jours = 62 jours) Période éligible conventionnée = 2009 Prorata temporis = (31/62)* = euros de dépenses éligibles Les dépenses engagées en dehors de la période éligible peuvent être rattachées à une convention ultérieure à condition que les dépenses soient liées à l objet de l acte attributif et ne soient pas comptabilisées deux fois. 2. Contrôle de l éligibilité du public Comme indiqué au point I.B. de la fiche technique n 1, les demandeurs d emploi éligibles au sens de l axe 2.1 du PO FSE national de l objectif «Compétitivité régionale et emploi» ne doivent pas être indemnisés si l action est réalisée en 2007, 2008 ou De même, quelle que soit la tranche annuelle d exécution, seuls les demandeurs d emploi présentant un risque élevé de chômage de longue durée sont éligibles à un cofinancement du FSE. Pour les actions de l axe 2, mesure 1 mises en œuvre en 2007, 2008 ou 2009, le service gestionnaire écarte pour chaque échantillon contrôlé les dépenses afférentes aux demandeurs d emploi indemnisés pendant la période de réalisation de l action. 12

13 En particulier, pour les prestations, tous les demandeurs d emploi échantillonnés correspondant à la catégorie 4 du fichier Prestamesures/Gide doivent être écartés. Conformément au point A-1 de la fiche technique n 2, le versement rétroactif d une indemnisation ne constitue pas un motif d inéligibilité pour les demandeurs d emploi concernés. Le service gestionnaire vérifie seulement dans le cadre du plan de reprise l absence d indemnisation du demandeur d emploi pendant la période de la réalisation de la prestation. Le service gestionnaire s assure que les demandeurs d emplois présentent un risque élevé de chômage de longue durée à partir des informations disponibles dans la liste Prestamesures/Gide retraitée communiquée par la DR de Pôle emploi. L extraction Prestamesures/Gide est établie au moment de la production du bilan et retrace la situation du demandeur d emploi lors de son entrée en prestation. Le service gestionnaire vérifie la situation des demandeurs d emploi à partir des colonnes suivantes du fichier Prestamesures/Gide : «Parcours» «Durée chômage» «Catégorie» Pour les actions ne correspondant pas à l axe 2, mesure 1, l éligibilité du public est vérifiée lors du contrôle de service fait à partir des dispositions du PO FSE national. B. Analyse financière de l opération Une attention toute particulière doit être portée aux catégories d irrégularité suivantes identifiées lors des contrôles d opérations réalisés en 2010 sur des dossiers de Pôle emploi : calcul de la participation communautaire à partir de coûts moyens facturés et non des dépenses réelles afférentes aux demandeurs d emploi éligibles absence de preuve probante de l acquittement des dépenses déclarées 1. Reprise du calcul des dépenses éligibles pour les prestations collectives Pour plusieurs opérations de prestations collectives, les contrôles d opération ont fait apparaître que les dépenses déclarées ont été calculées à partir de coûts moyens facturés établis sur la base du nombre prévisionnel de demandeurs d emploi et prenant en compte des demandeurs d emploi inéligibles. Les dépenses reconstituées par le service gestionnaire dans le cadre du plan de reprise devront être déterminées à partir des dépenses réelles afférentes aux seuls demandeurs d emploi éligibles dont la participation effective à la prestation est attestée par des feuilles d émargement. Pour une lettre de commande échantillonnée, le service gestionnaire calcule le montant de dépenses encourues pour chaque demandeur d emploi éligible. Le contrôleur s appuie sur le détail des coûts engagés pour chaque demandeur d emploi éligible précisé dans la facture. Le total des dépenses reconstituées à partir de la facture est rapproché du montant déclaré dans le bilan FSE pour la lettre de commande échantillonnée. Si le montant payé par Pôle emploi n est pas détaillé dans la facture pour chaque demandeur d emploi éligible, la dépense déclarée dans le bilan est écartée en totalité par le service gestionnaire. Dans le cas où le montant total facturé pour les demandeurs d emploi éligibles est inférieur au montant déclaré dans le bilan FSE, la différence constatée est écartée par le contrôleur. 13

14 Dans le cas contraire (montant déclaré inférieur au montant reconstitué), le surplus de dépenses identifié est réintégré. Le taux d irrégularité extrapolé au niveau de la catégorie des prestations collectives correspond à la moyenne des écarts constatés pour chaque lettre de commande échantillonnée. La même méthode de calcul du taux d irrégularité est appliquée pour les autres catégories d échantillonnage. 2. Justification de l acquittement des dépenses En raison du changement de statut de l ANPE/Pôle emploi, les modalités de visa par un tiers de l acquittement des dépenses conformément à l instruction DGEFP n du 6 octobre 2008 n ont pas pu être systémiquement respectées. Dès lors, des règles adaptées de justification de l acquittement ont été établies au point 2.2 de la fiche technique n 2. Ces nouvelles dispositions se substituent au régime précédent et sont d application obligatoire dans le cadre du plan de reprise. La date de justification de l acquittement des dépenses est la date limite de communication du bilan par Pôle emploi, telle que prévue dans l acte attributif de l opération FSE. 14

15 Annexe 1 - Périmètre du plan de reprise du contrôle de service fait des opérations à la charge de Pôle emploi Opérations retenues dans le périmètre du plan de reprise (1/2) Région Mesure N dossier Coût total éligible programme Participation UE programmée Tranche Total dépenses reçues Total dépenses certifiées après CSF Total montant FSE retenu après CSF Total des dépenses certifiées Type de bilan contrôlé Alsace , , , , , ,98 BF 2007 Auvergne , , , , , ,00 BIA 2007 Auvergne , , , , , ,97 BF 2008 Auvergne , , , , , ,30 BIA 2007 Auvergne , , , , , ,44 BF 2008 Auvergne , , , , , ,98 BIA 2008 Bourgogne , , , , , ,00 BIA 2007 Bourgogne , , , , , ,00 BIA 2008 Bourgogne , , , , , ,00 BIA 2007 Bourgogne , , , , , ,91 BF 2008 Bourgogne , , , , , ,78 BF 2008 Bourgogne , , , , ,54 en cours BF 2009 Bourgogne , , , , ,00 en cours BF 2009 Centre , , , , , ,28 BIA 2007 Centre , , , , , ,00 BIA 2008 Champagne-Ardenne , , , , , ,48 BF 2007 Corse , , , , , ,30 BIA 2007 Corse , , , , ,28 en cours BIA

16 Opérations retenues dans le périmètre du plan de reprise (2/2) Région Mesure N dossier Coût total éligible programme Participation UE programmée Tranche Total dépenses reçues Total dépenses certifiées après CSF Total montant FSE retenu après CSF Total des dépenses certifiées Type de bilan contrôlé Haute-Normandie , , , , , ,36 BIA 2008 Haute-Normandie , , , , , ,00 BI 2008 Haute-Normandie , , , , , ,00 BIA 2008 Ile-de-France , , , , , ,28 BF 2007 Limousin , , , , , ,63 BIA 2008 Limousin , , , , , ,07 BF 2009 Limousin , , , , , ,41 BIA 2008 Limousin , , , , , ,19 BF 2009 Lorraine , , , , , ,80 BIA 2007 Lorraine , , , , , ,70 BIA 2008 Lorraine , , , , , ,09 BIA 2007 Lorraine , , , , , ,00 BIA 2008 Midi-Pyrénées , , , , , ,00 BF 2007 Midi-Pyrénées , , , , , ,49 BF 2008 Pays de la Loire , , , , , ,00 BIA 2007 Pays de la Loire , , , , , ,98 BI 2008 Poitou-Charentes , , , , , ,38 BIA 2008 Poitou-Charentes , , , , , ,31 BF 2009 PACA , , , , , ,00 BF , , , , , ,11 16

17 Annexe 2 : Descriptif des entêtes de colonne Les informations nécessaires à la reprise du contrôle de service fait sont identifiées en italique. ASS ALE IDX Type Prest. N. Prest. Dt Ins. Prest. Dt Déb. Prest. ALE Prest. Mnt, Total Dt SrtB Dt Sold Dt Crea Dt Ins. DE Dt Annul. DE Cd région Cd rég. DE Pos. De. Sexe Age Qualif. Niv. Form. Durée Chômage n site Assedic Site Pôle emploi d inscription du bénéficiaire n identifiant du bénéficiaire (unique) ex : BCA (Bilan Compétence Approfondi), MOB (Mobilisation vers l'emploi) Numéro de la lettre de commande : C'est ce qui permet de retrouver tout le dossier informatique et papier et de faire le lien avec le bénéficiaire DATE D'INSCRIPTION DU BENEFICIAIRE A LA PRESTATION DATE DEMARRAGE PRESTATATION Site Pôle emploi ou est géré la prestation MONTANT PAYE POUR LE BENEFICIAIRE DATE SORTIE DU BENEFICIAIRE DE LA PRESTATION Date de solde de la prestation (est incrémenté quand la prestation a été payée dans l'application comptable) Date de création de la prestation Date d inscription du bénéficiaire la plus proche avant la date d entrée en prestation Date d annulation d inscription du bénéficiaire Code région Pôle emploi de la prestation Code région Pôle emploi du bénéficiaire SANS INTERET SERT UNIQUEMENT AU TRAITEMENT Sexe Âge Qualification professionnelle Niveau de formation DUREE CHOMAGE EN JOURS Catégorie CATEGORIE ( ) Obl. Empl. C Parcours Cd RMI m-1 Zus Risque stat. Obligation emploi (EX : TH) PARCOURS (EX ACO, MVE ) RMI (Pas fiable car déclaratif) Bénéficiaire en zus ou Pas Risque statistique (Peu fiable) 17

18 Annexe 3 : Prestations et aides individuelles proposées par Pôle Emploi aux demandeurs d emploi 1 Prestations d accompagnement L accompagnement dans l emploi a pour objectif d aider le salarié lors de sa reprise d activité à s intégrer dans l entreprise et à garder son emploi durablement. ACCOMPAGNEMENT Prestations individuellles R80 Club de chercheurs PAD Accompagnement dans l emploi NET Initiation à Internet BCA Bilan de compétence approfondi CIB R20 O20 Cible emploi Objectif emploi individuel Objectif projet individuel MOB/MOV Mobilisation vers l emploi Prestations collectives R21 Objectif emploi en groupe (OEG) R50 CRAE (Cercle recherche active emploi) R70 Marketing emploi O21 Objectif projet en groupe (OPG) O50 Du diplôme à l'emploi 2 Prestations de recherche d'emploi ATELIERS A01 CV A16 Organiser mobilité A02 Entretien A17 Préparer VAE A03 Cibler A18 Découvrir travail local A04 Relation A19 Trouver des offres A05 Répondre P.A. A20 Faire le point A06 Candidature A21 Formation A07 Savoir faire A22 Atouts A08 Sélectionner P.A. A23 Information A09 Organiser A24 Projet A10 Téléphone A25 Créer son entreprise A11 Image A26 Organiser création A12 Intégration A27 Mon CV Public spécifique A13 Epreuves/tests A28 Je trouve une offre A14 Rechercher emploi par internet A30 Travailler Royaume Uni A15 Travail à l étranger STRATEGIE DE RECHERCHE D EMPLOI STR Stratégie de recherche d emploi 18

19 3 Prestations d évaluation Ces prestations servent à évaluer l'adaptation des compétences du demandeur d emploi à un métier ou à une offre d emploi déterminée. Par exemple, la prestation d'évaluation permet de valider les compétences et capacités professionnelles (ECCP) du demandeur d emploi correspondant à un métier, et d'identifier d'autres emplois ou métiers sur lesquels ils peuvent se positionner. La durée de prestation varie entre une demi-journée et une journée. EVALUATION E20 EPCRE (Evaluation préalable à la création et la reprise d entreprise) E90 ECCP (Evaluation des compétences et capacités professionnelles) E40 EMT (Evaluation en milieu de travail) EJZ EMT renforcée jeunes ZUS 4 Aides individuelles L'aide à la reprise d activités des femmes (ARAF) est une aide allouée à des femmes sans emploi en difficulté, ayant à leur charge un ou plusieurs enfants de moins de 6 ans. Elle vise à leur permettre de reprendre un emploi, créer une entreprise ou se former. Il s'agit d'une aide forfaitaire versée par l'anpe. Cette aide ne peut être attribuée qu'une seule fois pendant une période de 12 mois. L'aide à la garde d'enfants pour les parents isolés (AGEPI) concerne toute personne, homme ou femme, en difficulté et ayant une problématique de garde d'enfant(s) lorsqu'elle reprend un emploi ou débute une formation. La validation des acquis de l'expérience (VAE) permet de faire reconnaître son expérience afin d obtenir un diplôme ou une certification. La VAE concerne toute personne engagée dans la vie active qui justifie d au moins trois années d activité (salariée, non salariée ou bénévole) en rapport direct avec la certification visée. 19

20 Annexe 4 : Paramétrage de l outil d échantillonnage 1. Installation de l outil d échantillonnage - sélectionner «Macros complémentaires» dans la liste déroulante des options - cocher «Utilitaire d analyse» puis «Ok» 2. Constitution de l échantillon par tirage aléatoire des dossiers à contrôler - Dans la liste Prestamesures/Gide ou de l aide individuelle, commencer par insérer une colonne à gauche de la première colonne du fichier - attribuer un numéro unique à chaque lettre de commande (prestations) ou demandeur d emploi (aides individuelles) de 1 à N - sélectionner «échantillonnage» dans la liste des outils d analyse proposés Dans la plage d entrée, sélectionner entièrement la colonne A : ($A:$A), - cocher «intitulé présent» - cocher «aléatoire» et saisir le nombre d occurrences de échantillon (26 dans l exemple) - insérer une nouvelle feuille - valider 20

21 Annexe 5 : Elaboration de l échantillon de contrôle OPERATION PRESAGE N : BI, BIA ou BF : Période éligible concernée : Bilan contrôlé Echantillon à contrôler dans le cadre du plan de reprise Catégorie de prestations ou d'aides individuelles Nombre de lettres de commande ou de demandeurs d'emploi par catégorie Dépenses par catégorie Taux applicable par catégorie Nombre de lettres de commande ou de demandeurs d'emploi par catégorie Dépenses correspondantes par catégorie Taux de dépenses contrôlées par catégorie (pour information) Prestations individuelles d'accompagnement Mobilisation vers l emploi (MOB), Mobilité vers l emploi (MOV) Prestations individuelles d accompagnement (OEI, OPI, Cible emploi) Autres prestations individuelles d'accompagnement dont BCA Prestations collectives d'accompagnement Ateliers Stratégie de recherche d'emploi Evaluation Aide individuelle 1 Aide individuelle N Total #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! #DIV/0! 0 0,00 0 0,00 #DIV/0! Strates d échantillonnage Nombre de lettres de commandes (prestations) ou de demandeurs d emploi (aide individuelle) par catégorie >=3000 entre et entre 250 et 1000 <250 Taux de contrôle 2% 4% 6% 15 dossiers minimum NB. L'échantillon statistique est établi en utilisant la fonction Excel "Echantillonnage" décrite dans l'annexe n 4 de la fiche technique n 1 relative au plan de reprise. 21

22 Annexe 6 : Pièces justificatives à verser dans chaque dossier de demandeur d emploi par catégorie de prestations (pistes d'audit indicatives) Pièces justificatives spécifiques Copie de la facture Copie de la lettre de commande Contrat d'accompagnement Fiche de résultat ECCP signée par le bénéficiaire Plan/Compte-rendu/Bilan d'évaluation EPCE Feuilles d'émargement datées et signées Bilan de l'accompagnement Livrables cible + bilan global (1, 2 ou 3 rubriques, selon modules prescrits) Copie : - du contrat de travail ou - de la promesse d'embauche ou - de l'attestation d'entrée en formation (en lien avec le projet) ou - du document attestant de la création/reprise d'entreprise, en cas de rupture anticipée de la prestation pour l un de ces motifs Prestations collectives OEG ou OPG jusqu en mai 2008 Prestations individuelles OEI ou OPI jusqu en mai 2008 ACCOMPAGNEMENT Prestation individuelle CIBLE EMPLOI (à partir de mai 2008) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Autres prestations individuelles dont BCA Prestations individuelles MOB/MOV X X X X X ATE (tous ateliers) ECCP X EVALUATION EPCE X Les couleurs identifient les catégories d'échantillonnage retenues dans la fiche technique relative au plan de reprise Ateliers Prestations collectives d'accompagnement Evaluation Autres prestations individuelles d'accompagnement Prestations indivuelles d'accompagnement (OEI - OPI - Cible emploi) Prestations individuelles Mobilisation vers l emploi (MOB ou MOV) Glossaire : AGEPI = aide à la garde d'enfants pour parents isolés BCA = bilan de compétences approfondi OPG = objectif projet en groupe AMG = aide à la mobilité géographique de l'anpe MOB = mobilisation vers l'emploi OPI = objectif projet individuel ARAF = aide à la reprise d'activités des femmes ACO = parcours de recherche accompagnée STR = stratégie de recherche d'emploi ATE = atelier de recherche d'emploi OEI = objectif emploi en individuel VAE = validation des acquis de l'expérience OEG = objectif emploi en groupe MVE = mobilisation vers l'emploi EPCE = évaluation préalable à la création et la reprise d entreprise MOV = mobilisation vers l'emploi ECCP = évaluation des compétences et capacités professionnelles Pour les autres prestations et aides individuelles, il convient de se référer aux règles spécifiques d'octroi établies par Pôle emploi De manière générale, les points de contrôle prévus dans l'instruction CICC/DGEFP n du 6 octobre 2008 doivent être respectés. 22