Prix de l'innovation Préventica Strasbourg 2007 : 11 lauréats récompensés

Transcription

1 Prix de l'innovation Préventica Strasbourg 2007 : 11 lauréats récompensés Lors de chaque édition, Préventica décerne ses Prix de l'innovation aux entreprises présentant les produits et services les plus performants en matière de prévention des risques professionnels. Le jury, constitué de représentants des Cram, d'organisations professionnelles, de grandes entreprises et de journalistes de la presse spécialisée, a dévoilé un palmarès de 11 lauréats récompensés dont la société : Gestion CoOrdinaTion SPS, logiciel spécifique aux coordonnateurs SPS. Interview : Gestion CoOrdinaTion SPS " Coordonnateurs SPS : ne perdez plus de temps, consacrez-vous à votre mission! " Monsieur COT, vous avez conçu un logiciel innovant destiné aux coordonnateurs SPS. Pourriezvous nous en dire un peu plus? Je suis coordonnateur SPS (niveau I) et, comme l'ensemble de mes confrères, je gère la coactivité simultanée ou successive des différentes entreprises intervenant sur les chantiers dont nous avons la responsabilité. Or, depuis quelques années, nous passons l'essentiel de notre temps à rédiger de nombreux documents et rapports et nous sommes donc de moins en moins disponibles pour nous consacrer à notre cœur de métier : la prévention des sur le terrain. C'est la raison pour laquelle j'ai décidé de créer un logiciel destiné, dans un premier temps, à mon utilisation personnelle. Je me suis alors rapproché d'un programmeur et d'un informaticien, Philippe Gauthier, pour créer une solution globale de gestion de la mission de coordination SPS : GCSPS (Gestion CoOrdinaTion SPS) à disposition, aujourd'hui, de tous les coordonnateurs SPS. Cette solution globale intègre le logiciel, le matériel, les moyens de communication ainsi que la partie service composée de formation sur le logiciel, de l'assistance téléphonique ou en télémaintenance et de la maintenance du matériel sur site. Ce logiciel, simple et ludique, réalise les devis, contrats, déclarations préalables, PGC, registre-journal sur site, gestion des intervenants de chantier, DIUO, situations, factures, suivis des règlements envoyés instantanément via une tablette PC ultra légère et d'un système de transmission Internet. C'est une véritable révolution dans le métier de coordonnateur SPS! 1

2 Après deux nominations, vous avez remporté le Prix de l'innovation décerné sur Préventica Strasbourg Que cela va-t-il changer pour vous? Notre solution globale Gestion CoOrdinaTion SPS est extrêmement innovante dans la mesure où aucun logiciel ne permettait auparavant aux coordonnateurs de rester le plus souvent possible sur les chantiers. En effet il permet d'alléger leurs tâches administratives. Les maîtres d'ouvrages demandent aux coordonnateurs SPS de veiller à la sécurité sur les chantiers et d'être très réactifs en cas de problème. Grâce à cette méthode de travail ils peuvent aujourd'hui travailler directement sur le site de leur mission, ce qui leur évite ainsi toute ressaisie fastidieuse, lente et source d'erreurs. Nous sommes très fiers d'avoir remporté le Prix de l'innovation lors du salon Préventica Strasbourg. C'est fantastique car cela montre la reconnaissance de nos pairs et des instances qui nous supervisent telles que les CRAM, l'inrs et l'oppbtp. Ce Prix va nous conférer une plus grande crédibilité et va permettre le développement et l'amélioration du logiciel qui en est déjà à sa 4ème version. Les formations se réalisent au siège social à 18 Plateau St Salvadou (81). C'est lors de cette journée que les documents de tous nos clients sont intégrés dans le logiciel spécifique à notre métier. C'est l'esprit d'équipe qui nous caractérise le mieux. Au total, pas moins de onze personnes s'occupent de faire vivre et de pérenniser ce produit. Vous êtes donc satisfait de vos participations successives à Préventica. L'avantage de Préventica est qu'il s'agit d'un salon régional qui nous permet de nous faire connaître sur l'ensemble du territoire, auprès de coordonnateurs SPS de la France entière. Nous ne regrettons jamais nos participations à cet événement car nous avons un grand besoin de communiquer sur notre produit innovant. Je voudrais d'ailleurs ajouter que nous apprécions particulièrement la chaleur et l'enthousiasme de toute l'équipe d'organisation. Nous attendons avec impatience l'édition lilloise du mois de janvier et espérons vivement y participer avec notre prix de l'innovation fièrement gagné! 2

3 1- L informatique et le Coordonnateur SPS Pléthore d'outils de gestion existent aujourd'hui pour les entreprises du BTP. Toutefois, le métier de Coordonnateur SPS ne disposait pas jusqu'alors, de logiciel intégré de gestion lui permettant de piloter son activité de A à Z. Les propositions commerciales, les situations et factures étaient, pour la plupart réalisées grâce à un tableur. Les documents diffusés, quant à eux, étaient saisis dans un logiciel de traitement de texte. Et, pour ce qui est du suivi des affaires, c'était un jonglage permanent entre les divers documents et notes que le Coordonnateur avait réalisé au fil du temps. De ces faits, survenaient plusieurs problèmes : Problèmes de ressaisie, avec le risque d erreurs et la perte de temps inhérents Problèmes d organisation Problèmes de réactivité Problèmes d analyses commerciales Problème d archivage des documents Problèmes de traçabilité des informations Problèmes de gestion cohérente des clients et des intervenants Problèmes liés au temps mal utilisé, dû à la lourdeur administrative 3

4 2- Le Projet Fort du constat précédemment évoqué ainsi que des tâches qui incombent aux Coordonnateurs SPS, l'idée a été de créer un outil informatique, spécialement dédié à ce métier. Pour réaliser ce logiciel, nous nous sommes fixés plusieurs objectifs : Le logiciel doit gérer l ensemble de l activité du Coordonnateur SPS, tant sur le plan des missions SPS, que sur le plan commercial et administratif. Le Coordonnateur SPS doit pouvoir aussi bien travailler sur un chantier, qu à son bureau. Le logiciel doit se présenter de manière identique à la réalité chronologique du traitement d une mission. Le logiciel doit rappeler au Coordonnateur les tâches qu il a à effectuer sur un chantier à un instant «T». Le logiciel doit permettre de rechercher une information rapidement. Le logiciel doit permettre au Coordonnateur SPS d organiser des dossiers administratifs. Le logiciel doit éviter la ressaisie d informations. Le logiciel doit se manipuler facilement. Le logiciel doit permettre la reprise des documents existants. Une solution globale alliant matériel, logiciel, services et maintenance peut être fournie aux Coordonnateurs SPS. Afin de répondre à ces objectifs, nous avons choisi tout d'abord un environnement informatique faisant appel aux NTIC (Nouvelles Technologies de l'internet et des Communications) permettant à l'ensemble de fonctionner. En effet, l'état actuel de la technologie : Informatique mobile, communication sur le réseau 3G, base de données et internet, nous ont paru le support idéal pour notre logiciel. Nous avons donc fédéré ces grands pôles pour notre cause. 4

5 3- Le matériel et les communications Comme nous le précisions quelques lignes auparavant, nous avons voulu créer un outil permettant au Coordonnateur SPS, de travailler directement sur le site de sa mission, lui évitant ainsi toute ressaisie fastidieuse, lente et source d'erreurs. Nous avons voulu que les documents diffusés suite à une visite sur un chantier puissent l'être instantanément pour plusieurs raisons : Même s'il est évident que la réactivité d'une entreprise s'inscrit directement dans la notion de satisfaction de ses clients, dans notre cas, il existe également un facteur avec lequel on ne peut transiger : La vie humaine Un chantier peut présenter des dangers graves et imminents. Aussi les informations permettant de sécuriser un site doivent être diffusées instantanément, afin que le Maitre d'ouvrage puisse prendre les dispositions nécessaires pour éviter l'accident fatal. Pour cela, nous équipons le Coordonnateur SPS en mission d'une Tablette, qui n'est autre qu'un ordinateur portable ultraléger pouvant se manipuler grâce à un stylet ou un clavier rétractable. Cet ordinateur étant relié au réseau Internet de manière sans fil via une carte additionnelle insérée dans l'ordinateur. Par ce principe, une liaison avec vos données est établi à l aide d internet et toutes diffusions de documents est alors réalisables et ceci depuis n importe où. 4- La base de données Comme nous l'annoncions dans nos objectifs, nous avons voulu limiter au maximum la saisie d'informations. C'est la raison pour laquelle nous avons utilisé un Système de Gestion de Base de Données Relationnelle. L'utilisation d'un SGBDR présente plusieurs avantages : Vérification de la cohérence des informations saisies Sécurité des informations Uniformisation des traitements Disponibilité de l information Recherche aisée des informations Présentation d états de synthèses 5

6 5- Les outils de bureautique La plupart des Coordonnateurs SPS utilisent un outil traitement de texte, sur lequel ils ont réalisé un modèle de chaque document communément employé. Nous nous étions fixés pour objectif la reprise de ces documents. Pour cela, toutes les éditions du logiciel transitent par un logiciel de traitement de texte, ce qui permet au Coordonnateur SPS, d'être d'une part, dans un environnement maitrisé et d'autre part de les modifier à son gré en fonction d'une éventuelle spécificité liée au chantier. 6- Les solutions retenues Afin de proposer un ensemble le plus fiable et le plus performant possible, le choix s'est porté naturellement vers de grandes entreprises liées à l'informatique, à la fois sur le plan des matériels, mais encore des Systèmes de Gestion de Base de Données Relationnelle où des logiciels bureautiques et pour finir des communications. Les entreprises retenues ont été les suivantes : Matériel : Dell Pour la grande fiabilité de ses équipements et la réactivité de son service aprèsvente. Système de gestion de base de données relationnelle : MySQL présentant à la fois stabilité et ouverture vers des environnements externes avec un développement en PHP. Communication : Carte 3G fonctionnant avec l opérateur de votre choix. 6

7 7- L organisation du logiciel Nous avons souhaité découper l'organisation du logiciel en différents pôles, représentatifs du déroulement chronologique du métier et des obligations liées aux missions. Les pôles sont : Informations générales de l affaire Devis Gestion des risques particuliers de l affaire Gestion du descriptif de l APS et APD Gestion des lots et des entreprises ainsi que les sous-traitants Gestion du planning de Co-activité Gestion des installations de chantier Gestion des Spécificités de l affaire (Grue, travaux, à l explosif, etc) Synthèse de l affaire Registre journal 7

8 8- La Mise en place du logiciel Compte tenu des spécificités du métier de Coordonnateur SPS, et celles du logiciel que nous avons réalisé, nous lui proposons aujourd hui une solution globale, lui permettant ainsi de se libérer de la problématique de son outil informatique. Cette solution globale intègre le logiciel, le matériel, les moyens de communication ainsi que la partie service composée de la formation sur le logiciel, de l assistance téléphonique ou en télémaintenance et de la maintenance du matériel sur site. Exemple : une solution pour un Coordonnateur travaillant seul Matériel Tablette tactile Chargeur de voiture Etui avec Clavier Bluetooth Logiciels Logiciel Gestion Coordination SPS Vidéo de formation en ligne Communication Clé 3G (en option) Services Mise en service de la solution Initialisation de l utilisateur Assistance téléphonique Télémaintenance Options Batterie supplémentaire Sauvegarde de vos données Malette de transport en cuir Souris sans fils Bluetooth Station d accueil 8

9 9- Quelques copies d écran 9

10 10

11 Niveau 1, Niveau 2, Niveau 3 simplifié Logiciel dédié aux coordonnateurs SPS Vos propositions en quelques secondes Réalisez vos propositions en quelques secondes grâce à une interface simple et claire. Saisissez les informations essentielles à l affaire et d un simple clic, obtenez une proposition professionnelle que vous pouvez agrémenter à souhait avant l envoi. Lors du calcul automatique de la proposition, nous tenons compte de vos déplacements, de vos repas d affaire et de vos coûts de structure afin de vous fournir dans le même temps les marges dégagées par l affaire. Ne perdez plus de temps pour le suivi de votre affaire Des documents types (modifiables) vous permettront avec une facilité déconcertante de réaliser toutes les éditions nécessaires au bon déroulement de l affaire : o Contrats o Etiquettes administratives o Avant-projet sommaire et détaillé o Déclaration préalable o PGC (Plan Général de Coordination) o Registres journaux Vous gérez facilement toutes les spécificités de votre affaire : o Risques particuliers o Installation de chantier 11

12 Tous les registres journaux réalisés et envoyés sur site! REACTIVITE Les intervenants (Maître d œuvre, Maître d ouvrage, entreprise) peuvent être destinataire, selon votre souhait, du registre journal. Des phrases types vous permettront de rédiger très facilement et si vous le souhaitez sur le site du chantier, les registres journaux relatifs au suivi du chantier. 12

13 13

14 Fonctionnalités : Devis : Gestion des références affaires Gestion de la nature des travaux Gestion automatique du niveau de la mission SPS Gestion des lots, de la dévolution et des entreprises retenues Gestion du temps de conception et réalisation Gestion des types de marché (public, privé) Gestion des risques particuliers Gestion de l effectif en pointe du nombre jours / homme Gestion du nombre de visites et de réunions en conception et réalisation Gestion du nombre de réunions pour les inspections communes Gestion de la distance vous séparant du chantier Gestion du taux d assurance Gestion du déboursé, du prix de revient et de la marge Gestion des maîtres d ouvrage et maîtres d ouvrage délégués Gestion des maîtres d œuvre et maîtres d œuvre cotraitants Gestion des entreprises Editions : Devis, Dossier professionnel, Références sur 5 ans Suivi de l affaire : Gestion des différentes dates du contrat (envoi, réception ) Gestion du mode et du délai de paiement Gestion des situations Gestion des étiquettes administratives (étiquettes classeurs) Gestion du contrat Gestion des dates prévisionnelles et effectives des débuts et fins de chantier Gestion des avants projets (sommaires et détaillés) Gestion de la déclaration préalable Gestion du PGC ou Plan de Prévention Gestion des différents Coordonnateurs Gestion des spécificités Gestion des annexes du PGC Gestion du suivi de facturation Analyse synthétique du suivi de l affaire Gestion des registres journaux Gestion des réceptions des DOE Gestion et édition des DIUO Editions : Etiquette, contrat, avant-projet sommaire et détaillé, déclaration préalable, PGC et ses annexes, facture, registre journal, DIUO. 14

15 Configuration minimum : L ensemble de cette solution comprend : le matériel, les logiciels, les prestations de mise en œuvre ainsi que les maintenances logiciels et matériels pendant 36 mois. Le logiciel fonctionne en totalité sur toute plate-forme équipée de Microsoft Windows, mais également en mode classique sur toutes les plates-formes. Pour toutes informations SAS GCSPS 18 Plateau St Salvadou ALBI Directeur commercial : Daniel COT : Directeur administratif : Philippe GAUTHIER :