Date de création : 18/05/2007 Date de modification : 2/03/2014

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1 Titre Diffusion sélective de l'information Rubrique Fonctions avancées 8.3 Auteur Édith Boulo, Viviane Hutin Version PMB : Date de création : 18/05/2007 Date de modification : 2/03/2014 La diffusion sélective de l'information est un service consistant à diffuser aux usagers, de façon régulière, les résultats d'un profil de recherche personnalisé. Cette diffusion s'effectue via des bannettes, qui sont des paniers de nouveautés. Ces paniers sont remplis en fonction d'équations de recherche librement paramétrables. Il existe deux types de bannettes : les bannettes privées, que le lecteur crée lui-même à partir de l'opac (cf. À la fin de cette fiche) les bannettes publiques, créées par le documentaliste en gestion, permettant l'envoi de nouveautés à plusieurs lecteurs simultanément. Le remplissage et la diffusion des bannettes ne sont pas actuellement entièrement automatiques : le documentaliste doit activer en gestion l'envoi des bannettes. 1. Préalables Administration > Outils > Paramètres Si ce n'est pas déjà le cas, passer à 1 les deux premiers paramètres. Pour le tri, index_serie, tnvol, index_sew est le paramètre le plus satisfaisant. Dans les paramètres généraux, vérifier que le paramètre mail_html_format est à 1 Si l'on souhaite activer les bannettes privées : Opac > Options concernant la DSI : allow_bannette_priv : 1 Administration > Utilisateurs Dans la rubrique «Droits», cocher DSI pour tous les utilisateurs amenés à effectuer cette opération Vérifier que chacun de ces utilisateurs a une adresse mail. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Ce document est mis à disposition par l Académie de Rennes ( sous licence Creative Commons BY-NC-SA ( ) Si vous avez des doutes sur l authenticité du document, contactez RessourcesNuxeo@ac-rennes.fr

2 2. Création de bannettes publiques 2.1 Création de l'équation de recherche Exemple : on veut créer une bannette pour les nouveautés en sciences et techniques acquises par le CDI Catalogue > Recherche > Multicritères lancer la recherche Au haut de la liste de résultats, cliquer sur le bouton «Transformer en équation DSI». NB : à ce stade, l'équation de recherche renvoie toutes les notices de la base correspondant aux critères de recherche ; la restriction par date interviendra au moment de la création de la bannette, il ne faut donc pas faire intervenir ici de critère de date de saisie. Donner un titre explicite à l'équation Classement de l'équation : si on en a beaucoup, on peut éventuellement créer des classements ultérieurement pour regrouper les équations. Pour un CDI, c'est généralement peu utile. Commentaire : facultatif ; utile si l'équation introduit des particularités en fonction du public visé. Enregistrer NB : on peut associer plusieurs équations à une même bannette (utile si l'équation est trop complexe pour être rédigée en une seule fois). L'ensemble des équations de recherche créées par le documentaliste est accessible à partir de l'onglet DSI et modifiable à tout moment : Onglet DSI > Équations > Gestion Cliquer sur «Suivant» pour afficher toutes les équations, puis cliquer sur l'équation pour la modifier. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 2/8

3 2.2 Création de la bannette DSI > Bannettes > Publiques cliquer sur ajouter Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 3/8

4 Nom de la bannette : visible en gestion uniquement Classement : utile seulement si l'on a beaucoup de bannettes ; le classement peut être créé ultérieurement. Commentaire en gestion : facultatif Libellé de la bannette dans l'opac : important ; c'est le titre du mail qui sera envoyé ; il apparaît également dans l'opac lorsque l'abonné se connecte à son compte En-tête du mail : suivre les indications données. On peut rappeler ici qu'il faut se connecter à Toutatice pour visualiser les notices dans l'opac. Pied de page : facultatif Date de dernier envoi : c'est un élément qui s'ajoute à l'équation de recherche enregistrée, et qui va permettre d'ajouter un critère de date de saisie à l'équation enregistrée. Lors de la création d'une bannette, il faut donc modifier cette date (qui est par défaut à la date du jour) pour la faire correspondre à la date de saisie des notices récentes que l'on veut envoyer. Bannette automatique : bien que l'automaticité ne soit que relative, cocher systématiquement cette option pour plus de facilité de gestion. Périodicité : le plus simple est de laisser à 0, et de diffuser les bannettes lorsque l'on vient d'enregistrer des nouveautés. Cocher Diffusion du contenu dans le mail Sur quelle date des notices calculer la nouveauté : laisser Date de création Nombre de notices maxi à diffuser par mail : laisser à 0 permet de ne pas avoir de limite. Ne pas tenir compte du statut des notices : attention, si cette option est cochée et que l'on a des notices avec le statut «en commande», elles pourront être envoyées avec les autres (si l'équation de recherche ne porte pas sur des données d'exemplaires). Catégorie de lecteurs concernée : attention! Sélectionner une catégorie de lecteurs signifie que l'on abonne automatiquement tous les lecteurs de la catégorie concernée. Diffuser dans un panier : cela permet d'alimenter automatiquement une étagère de nouveautés. Il faut avoir créé préalablement ce panier et l'étagère. Type de cumul : choisir de préférence «bannette non cumulative» ; cela éviter de recevoir plusieurs fois les mêmes informations. 2.3 Associer des équations et des abonnés à la bannette DSI > Bannettes > Publiques Cliquer pour associer une équation Dans la liste qui s'affiche, cocher la case en face de l'équation correspondante. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 4/8

5 Cliquer ensuite sur Enregistrer, puis sur Abonnés (lorsque l'on clique sur Enregistrer, on reste sur le même écran, ce qui peut faire croire, à tort, que l'action n'a pas été enregistrée). Restreindre les lecteurs concernés à une catégorie peut permettre de trouver plus facilement les lecteurs que l'on souhaite abonner. Entrer l'astérisque dans la case «nom de lecteur» pour les afficher tous, ou les rechercher un par un. Cocher la case en face de chaque nom souhaité pour abonner un lecteur, puis sur le bouton «Enregistrer» (là encore, lorsque l'on clique sur Enregistrer, on reste sur le même écran : cliquer sur Retour permet de s'assurer que l'action a bien été prise en compte). On peut également, si l'on utilise les paniers de lecteurs, affecter des lecteurs à une bannette par ce moyen. Circulation > Paniers > Actions > Par procédure d'action Choisir le panier contenant les lecteurs que l'on veut abonner, puis la procédure L 1. Affecter les lecteurs d'un panier à une bannette pour la DSI 3. Diffusion des bannettes DSI > Diffusion > Diffuser ou DSI > Diffusion > Automatiques (la seule différence entre les deux options est que, dans le premier cas, toutes les bannettes sont précochées, et dans le 2 e, aucune ne l'est) On voit ici toutes les bannettes, publiques comme privées (bannettes privées : en rouge. Pour le fonctionnement des bannettes privées, cf. infra). Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 5/8

6 Pour effectuer une action sur une bannette, il suffit de cocher la case en face de l'intitulé, et de cliquer sur le bouton correspondant à l'action souhaitée. Il est possible de réaliser toutes les opérations en une seule fois grâce au bouton «Vider, remplir et diffuser». Lors de la première mise en place des bannettes, il est fortement conseillé de procéder pas à pas. Cliquer une première fois sur Vider, pour vider les bannettes du contenu de l'envoi précédent. Cliquer ensuite sur Remplir, pour remplir les bannettes avec les nouveautés présentes dans la base depuis le dernier envoi. Cliquer ensuite sur Visualiser, pour visualiser le contenu des bannettes NB : s'il existe de nombreuses bannettes, ou si les bannettes contiennent de nombreuses notices, il est préférable de ne pas visualiser tout d'un coup. On peut alors voir toutes les notices présentes, en retirer éventuellement en cliquant sur l'icône On peut même, si l'on constate des erreurs, accéder aux notices en gestion en cliquant sur leur titre. 4. Classement des bannettes et des équations (facultatif) Si l'on doit gérer de nombreuses bannettes et / ou équations, on peut créer des classements, c'est-à-dire des rubriques qui permettront de les retrouver plus facilement. ex. de classements (de bannettes ou d'équations) : disciplines (nouveautés histoire-géographie, sciences...), fiction (romans, bandes dessinées...), revues... Pour créer un nouveau classement : DSI > Options > Classements : cliquer sur le bouton «Ajouter un classement» Saisir un intitulé, un type de classement (bannette ou équation) puis «Enregistrer» Pour affecter un classement à une bannette existante : DSI > Bannettes > Publiques Cliquer sur «suivant» pour afficher toutes les bannettes Cliquer sur le nom de la bannette, et sélectionner le classement dans la liste déroulante Pour affecter un classement à une équation existante : DSI > Équations > Gestion Cliquer sur «Suivant» pour afficher toutes les équations, puis sélectionner le classement dans la liste déroulante, comme pour les bannettes. 5. Bannettes privées C'est le lecteur (authentifié) qui crée lui-même ses bannettes, à partir d'une équation de recherche. Dans «Mon compte», cliquer sur «Mes alertes» Si le lecteur est déjà abonné à des bannettes publiques, celles-ci s'afficheront sur cette page, avec le contenu du dernier envoi effectué. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 6/8

7 Cliquer sur «Créer une alerte» : la recherche s'ouvre en mode multi-critères. Lancer la recherche et afficher les résultats. Cliquer alors sur le bouton «créer une alerte». Par défaut, la périodicité est à 15 jours. On peut laisser cette périodicité. L'enregistrement de l'alerte crée une bannette privée pour l'utilisateur. Celle-ci apparaîtra en rouge dans la liste des bannettes à diffuser. La diffusion n'est pas automatique : il est nécessaire d'aller en DSI > Diffusion pour toutes les bannettes, y compris les bannettes privées. On peut modifier les paramètres d'accession et d'affichage des notices des bannettes privées dans les paramètres de l'opac Paramètres > Opac > Options concernant la DSI. Les paramètres suivants sont satisfaisants : cf. les commentaires en face de chaque paramètre pour plus de détail. Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 7/8

8 Annexe : exemples de mails envoyés par DSI : Bannette publique Le nom d'expéditeur est celui de la personne connectée en gestion Le lien vers la notice dans l'opac est cliquable, à condition d'être connecté à l'opac. Bannette privée Fiches techniques PMB - Cellule PMB - cellulepmb@ac-rennes.fr Fiche n 8.3 p. 8/8