SERVICE D ÉVALUATION ET D AUDIT (IOS) : RAPPORT ANNUEL Résumé

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1 Conseil exécutif Cent quatre-vingt-neuvième session 189 EX/INF.7 EX/ PARIS, le 6 février 2012 Anglais et français seulement Point 16 de l'ordre du jour provisoire SERVICE D ÉVALUATION ET D AUDIT (IOS) : RAPPORT ANNUEL 2011 Résumé Le présent document d information contient le rapport 2011 du Comité consultatif de surveillance de l UNESCO. Il complète le rapport annuel 2011 du Service d évaluation et d audit (189 EX/16) et est présenté conformément au mandat du Comité consultatif de surveillance, tel qu approuvé par la Conférence générale à sa 35 e session (résolution 35 C/101), mandat qui prévoit la transmission du rapport du Comité au Conseil exécutif. Le rapport fournit une synthèse des observations et conclusions du Comité consultatif de surveillance pour 2011 en ce qui concerne l audit interne, la gestion des risques et les contrôles internes à l UNESCO.

2 189 EX/INF.7 INTRODUCTION 1. Avant le dernier trimestre 2009, le Comité consultatif de surveillance (le Comité) fonctionnait à l initiative du Directeur général. Au dernier trimestre 2009, il a été reconstitué en tant que Comité permanent et son mandat a été approuvé par le Conseil exécutif à sa 183 e session et adopté par la Conférence générale à sa 35 e session (résolution 35 C/101). 2. Depuis lors, le Comité s est réuni tous les semestres. Il a tenu sa troisième réunion les 17, 18 et 19 octobre 2011 au Siège de l UNESCO, à Paris. 3. Conformément à son mandat, le Comité soumet à la Directrice générale le présent rapport succinct qui résume les observations issues de la réunion d octobre SYNTHÈSE DES OBSERVATIONS 4. Conformément à son mandat, le Comité a examiné les normes et pratiques appliquées en ce qui concerne l audit interne, les évaluations, les investigations, la gestion des risques, l éthique et les fonctions de contrôle financier de l UNESCO. 5. Le Comité fait les observations suivantes : Manifestement, de réels et importants progrès ont été réalisés l année précédente dans le développement de l audit interne, des évaluations, des enquêtes, de la gestion des risques, de l éthique et des systèmes et procédures de contrôle financier de l UNESCO. Les Normes appliquées dans le cadre de ces systèmes et processus de surveillance sont conformes aux normes de bonne pratique actuellement acceptées. Durant l année écoulée, le Service d évaluation et d audit (IOS) a non seulement eu pour mission de garantir la conformité, mais a été prié par l Administration de l UNESCO de fournir des conseils consultatifs et un appui en faveur d initiatives de gestion du changement. Ces activités supplémentaires complètent la fonction essentielle d IOS et illustrent la confiance qui lui est accordée et la reconnaissance de sa valeur. Réalisations et domaines faisant actuellement l objet d une surveillance 6. Le Comité a pris note des réalisations ci-après pour l année écoulée : 6.1 Section Évaluation : Le Comité a constaté une progression constante du nombre de rapports remis par la Section Évaluation ainsi que de la portée et de l éventail d activités évaluées. Les secteurs et programmes évalués reflètent la large gamme d activités de l UNESCO. Les évaluations entreprises ont donné une idée de leur pertinence et de leur efficacité. Les activités de la Section Évaluation respectent les normes du GNUE. Le Comité a été impressionné par la contribution de la Section Évaluation à la réalisation de l Évaluation externe indépendante de l UNESCO (EEI). La section continuera d apporter son concours au Directeur général adjoint qui est chargé de gérer la mise en œuvre des recommandations de l EEI. Bien qu il ait observé une amélioration de la «culture de l évaluation» à l UNESCO, le Comité suggère que cette culture pourrait encore être renforcée si les rapports périodiques présentés par les ADG à la Directrice générale comprenaient au besoin des

3 189 EX/INF.7 page 2 observations sur l état de la mise en œuvre des recommandations découlant des évaluations effectuées. Le plan de travail de la Section Évaluation pour est en cours d élaboration. Le Comité suggère d envisager la réalisation d autres évaluations/examens d instituts de catégorie 2 car ils seraient utiles compte tenu du risque d atteinte à la réputation de l UNESCO. La matrice d évaluation des performances, outil permettant à la section d évaluer ellemême ses performances et son indépendance doit être perfectionnée et affinée grâce à des critères supplémentaires afin de permettre une autoévaluation plus approfondie de la section. 6.2 Audit interne : Au moins tous les cinq ans, une évaluation de la qualité de la fonction d audit interne est effectuée en comparant cette dernière aux normes promulguées par l Institut des auditeurs internes. Une autoévaluation a été entreprise en 2011 et validée de manière indépendante par un valideur agréé nommé par l Institut des auditeurs internes. Le rapport de validation indépendante concluait que «la fonction d audit interne d IOS est «généralement conforme» aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l audit interne, ce qui est la note la plus élevée d après la méthodologie de l IIA». Le Comité a félicité l équipe d audit interne d avoir obtenu une évaluation aussi bonne. Le rapport de validation indépendante contient un certain nombre de recommandations pour l audit interne. À sa prochaine réunion, le Comité recevra un rapport sur leur mise en œuvre. Le nombre de recommandations d audit interne qui n ont pas été appliquées n a guère changé depuis la dernière session du Comité, bien que ce dernier reconnaisse que le pourcentage de conclusions très importantes en suspens et celui de recommandations non appliquées depuis plus de 18 mois sont en diminution. Le Comité a noté que l équipe d audit interne était toujours très appréciée par les clients, preuve de la confiance en la fonction d audit interne, et en a félicité l équipe. L audit interne a contribué à améliorer l environnement de contrôle à l UNESCO par le biais de la mise en place d un processus d autoévaluation du contrôle dont le Bureau de la gestion financière s est servi pour élaborer la déclaration relative au contrôle interne. L équipe d audit interne a mis et continue de mettre en œuvre des initiatives qui améliorent encore la valeur des services qu elle rend pour la gestion de l UNESCO. Ces initiatives sont conformes aux meilleures pratiques admises dans ce secteur et bénéficient du soutien du Comité. Le Comité est conscient que le Responsable en chef de l'information a été nommé il y a peu de temps et, qu au moment de la réunion, il était sur le point d examiner les priorités en matière de technologies de l'information. Le Comité suggère que lors de l élaboration du plan d audit interne 2012, l équipe d audit interne étudie s il convient de consacrer davantage de temps (par rapport à ces dernières années) à l audit interne des risques afférents aux technologies de l'information puisque ce sujet n a guère été examiné en 2010 et 2011 en attendant la nomination du Responsable en chef de l'information. Le Comité étudiera le plan d audit interne pour 2012 lors de sa prochaine réunion. Le Comité reconnaît que tous les membres de l équipe d audit interne ont obtenu le titre d auditeur interne certifié, et les en félicite, certains d entre eux étant aussi certifiés CISA et agréés pour effectuer des évaluations de qualité. Compte tenu de la diversité

4 189 EX/INF.7 page 3 géographique des activités de l UNESCO et de l éventail des capacités linguistiques déjà représenté au sein de l équipe d audit interne, le Comité estime qu elle aurait intérêt à comprendre des membres connaissant couramment l arabe et l espagnol. De plus, dans la mesure où de nombreuses activités de l UNESCO sont fondées sur des projets, le Comité suggère qu il serait bon que certains membres de l équipe d audit interne reçoivent une formation ou une certification, par exemple Prince2 ou PMP, dans le domaine des processus de gestion des projets. 6.3 Unité d investigation : Le Comité a noté que l Unité d investigation fonctionnait depuis moins de deux ans et qu elle était pourvue d un enquêteur ayant une bonne expérience et de bonnes références et compétences professionnelles. Il a été impressionné par les procédures appliquées par l Unité d investigation, les progrès qu elle a accomplis et son mode d interaction, notamment avec la fonction d éthique et la fonction d audit interne. L Unité d investigation applique des principes d investigation internationalement reconnus et a recours à des ressources internes et externes s il y a lieu. Le Comité recommande à IOS (que ce soit par l intermédiaire de l Unité d investigation ou de la fonction d audit interne) d envisager d entreprendre à l avenir une évaluation/un examen des risques de fraudes à l échelle de l Organisation. Le Comité recommande d étudier la possibilité d élaborer et d appliquer une politique/procédure de suspension/radiation des vendeurs. Le Comité suggère, sous réserve de la disponibilité des ressources nécessaires, que le travail de l Unité d investigation comprenne l analyse prévisionnelle des données et l analytique afin de minimiser encore les risques de fraude et de comportement déplacé. 6.4 Gestion des risques : Depuis sa reconstitution en janvier 2011, le Comité de gestion des risques s est réuni périodiquement et a progressivement examiné les principaux risques encourus par l Organisation. Il supervise également l élaboration actuelle du cadre et des processus de gestion des risques de l Organisation. Un manuel de gestion des risques et un module de formation en ligne ont été préparés afin de favoriser l application cohérente des principes de gestion des risques dans l ensemble de l Organisation. Le Comité a noté que les hauts responsables de l UNESCO, notamment la Directrice générale, souhaitent vivement intégrer davantage les principes de gestion des risques dans les pratiques administratives de l Organisation, ce à quoi il souscrit. En 2010, le Corps commun d inspection des Nations Unies a estimé que le cadre de gestion des risques de l UNESCO en était «au début de la gestion globale des risques». Bien que des progrès aient été accomplis depuis 2010 dans la mise en place des processus de gestion des risques, le Comité recommande de continuer de développer cet aspect du cadre de gouvernance de l UNESCO. 6.5 Fonction d éthique : Le Comité a relevé que la fonction d éthique avait enregistré des avancées depuis sa dernière réunion, étendant notamment sa portée grâce à la formation et à des réunions avec des groupes de membres du personnel.

5 189 EX/INF.7 page 4 Le responsable de la fonction d éthique s emploie, de concert avec le Bureau de la gestion des ressources humaines, à améliorer le processus d évaluation des performances. Il semble avoir de bonnes relations de travail avec IOS et avec le Bureau de la gestion des ressources humaines. 6.6 Contrôles internes : La mise en œuvre des Normes IPSAS a été achevée pour la période se terminant au 31 décembre Le Commissaire aux comptes a délivré une opinion sans réserve sur les états financiers de l UNESCO conformes aux IPSAS pour la période se terminant au 31 décembre Le Comité a félicité l Organisation pour ce résultat très positif. Le Comité reconnaît que l application des Normes IPSAS à l élaboration et au suivi de l exécution des budgets prendra encore plusieurs années. Il prend acte qu une telle approche accroîtra le degré de complexité des systèmes et processus financiers de l Organisation. Des déclarations relatives au contrôle interne ont été élaborées et la formation correspondante a été dispensée. Ces déclarations ont été testées début Manifestement, le niveau de participation des parties prenantes à ce processus a été fort et elles s y sont vigoureusement impliquées. Le Comité souscrit aux améliorations qu il est proposé d apporter au processus qui entrera en vigueur en Il est favorable à la mise en œuvre des déclarations. Il est également favorable à l instauration d une culture encourageant à s inquiéter du contrôle interne (par exemple «cocher non» sur les déclarations correspondantes). Le Comité constate que l équipe d audit interne a contribué à l élaboration des déclarations relatives au contrôle interne et qu elle a les compétences techniques pour comprendre l environnement du contrôle interne à l UNESCO. Il serait à son avis très utile qu elle contribue aux futurs processus appliqués aux déclarations en la matière, surtout en ce qui concerne l identification des contrôles internes, l éducation et la validation des réponses. La mission actuelle du Commissaire aux comptes fait l objet d un nouvel appel d offres. Le Comité a pris acte qu un seul organisme, celui qui exerce actuellement les fonctions de commissaire aux comptes, a présenté une offre. Il a estimé qu il aurait été bon que d autres organisations soumissionnent également. Le Comité a rencontré le Commissaire aux comptes en exercice et a pris acte avec satisfaction des observations qu il a faites quant à l environnement de contrôle interne de l UNESCO. Il a également pris note que le Commissaire aux comptes était désireux de ne pas faire double emploi avec les travaux entrepris par la Section Évaluation et s en est félicité. En outre, le Comité a approuvé les observations du Commissaire aux comptes concernant l inclusion de la gouvernance dans les travaux qu il prévoit d effectuer en 2012, 2013 et Autres activités de surveillance poursuivies par le Comité Conformément à l article 7 de son mandat, le Comité a examiné sa propre efficacité dans l exercice de ses fonctions. Il a estimé que pour l année précédente, il avait exercé ses fonctions de manière raisonnablement efficace. Après la réunion du Comité, la Conférence générale de l UNESCO a voté, à sa 36 e session, l admission de la Palestine en tant que membre de l Organisation. Les États- Unis d Amérique ont, en vertu de leur législation, ultérieurement privé l UNESCO de leur contribution et de tout autre financement, ce qui aura un important impact sur les activités de l Organisation. À sa prochaine réunion, le Comité étudiera l incidence de ces événements sur l environnement de contrôle interne de l Organisation ainsi que sa capacité à mettre en œuvre les recommandations découlant de l EEI.

6 189 EX/INF.7 page 5 Lorsqu il s est réuni en octobre 2011, le Comité était conscient que les événements susmentionnés risquaient de se produire et avait estimé que le risque encouru par l environnement de contrôle interne de l UNESCO pouvait s aggraver si cette éventualité se confirmait. Le Comité note que, d après son mandat, un rôle lui revient dans la nomination du Directeur du Service d évaluation et d audit (la Directrice générale peut consulter le Comité consultatif de surveillance au sujet des qualifications requises des candidats) et se félicite de l occasion qui lui est donnée de prêter si besoin est son concours à la Directrice générale pour ce faire. Le Comité est conscient du rôle qui lui incombe dans la supervision de l impact et des effets de la mise en œuvre des recommandations résultant de l évaluation externe indépendante sur les systèmes et processus de l ensemble de l Organisation. À cet égard, il examinera l approche adoptée par l Organisation dans les domaines suivants : La gestion du changement, la gestion des projets et la communication. La fixation, ou non, d un délai pour la réalisation des changements proposés (soulignant qu un changement peut être compromis si le délai à cet effet n est pas précisément déterminé). L augmentation des partenariats. Le Comité étudiera comment l Organisation a identifié et gère les risques liés à la conclusion de partenariats avec d autres entités (de catégorie 2, du secteur privé, ONG, etc.). CONCLUSION 7. Le Comité a pris note avec satisfaction des progrès accomplis dans le développement de l audit interne, des évaluations, des investigations, de la gestion des risques, de l éthique et des systèmes et processus de contrôle financier de l UNESCO et se réjouit à l idée d aider la Directrice générale à s acquitter de ses responsabilités en matière de surveillance en Le Comité a remercié le Service d évaluation et d audit ainsi que les hauts responsables, notamment la Directrice générale et le Directeur général adjoint de l avoir, par leurs exposés, par leur participation et leur coopération actives pendant la réunion, aidé à remplir ses obligations. 9. Le Comité a décidé de tenir sa prochaine session en mai M. Kwame AKUFFO-AKOTO (signature) Mme Elizabeth J. FOLSOM (signature) M. Mitchell C. PETRIE, Président du Comité (signature) Mme Claudine VOYADZIS (signature) Ce document est imprimé sur du papier recyclé.