Bilingual Non-Mandatory. Language requirement:

Transcription

1 This Category I unionized position is open to all interested parties. Preference will be granted in accordance with the Collective Agreement for the UNDE/PSAC local 682 bargaining unit for NPF Category I employees at CFMWS HQ. Toutes les personnes intéressées peuvent postuler ce poste syndiqué de catégorie I La préférence sera accordée conformément à la convention collective de l unité de négociation de l UEDN/AFPC, section locale 682, des employés des FNP de catégorie I au QG SBMFC. CANEX Services Administrative Assistant Non-Public Funds CANEX Headquarters Ottawa Temporary Full Time Position The anticipated Term of this position is until May 2015 Under the supervision of the CANEX Services Coordinator, the CANEX Services Administrative Assistant provides administrative support including research, data entry and compilation, record keeping, creating presentations, correspondence, creating reports, mass mailing distribution, organizing meetings and follow-up action. He/she reviews and processes invoices; ensures preparation of invoices. He/she provides financial support, including reconciling actual and budget expenses and receives and maintains accounts receivable and accounts payable records. He/she documents cheques and communicates payments to accounting. He/she responds to inquiries and correspondence, referring, forwarding and/or taking follow-up action, as required. Qualifications: - College diploma or certificate in Business Administration, Automated Office Systems, or a related field AND some years of experience in a related field OR - High school diploma AND several years of experience in office administration or a related field OR - A demonstrated equivalent combination of education, training and/or experience. This includes but is not limited to demonstrated military education, training or experience Language requirement: Bilingual Non-Mandatory Proficiency English Level French Level Reading Comprehension 2 2 Written expression 2 2 Oral interaction 2 2

2 Level: N/A(No proficiency), 1(Basic), 2(Functional), 3(Advanced), 4(Professional) Preference will be granted as follows: Bilingual Non-Mandatory Bargaining unit members Bilingual Non-Mandatory All interested parties Non bilingual candidates may apply. If the successful candidate does not meet the language requirements, he or she will have to undertake language training. Knowledge Requirements - Of basic accounting principles - Of office administration practices and procedures - Of time management techniques - Of database management, filing systems and records management - Of facility management - Of contract monitoring Experience Requirements - In office administration - In basic accounting - In invoice processing - In compiling and maintaining data for statistical and/or accounting purposes - In data entry, data manipulation, record-keeping and retrieval techniques - In maintaining electronic and manual filing systems - In drafting correspondence and reports - In making travel arrangements and travel claims procedures - In using software for word processing, spreadsheets, presentations, databases, , and Internet browsing Salary: $17.64/hr - $22.65/hr Successful candidate will be prepared to commence employment as soon as possible. NPF employees must demonstrate the following core characteristics: team player, customer focus, positive attitude, excellence, and competence. NPF is committed to employment equity. Our goal is a diverse, inclusive workforce that reflects the communities we serve. We strongly encourage applications from Women, Aboriginal People, Persons with Disabilities, and Visible Minorities. Those who need employment accommodation in the hiring

3 process (i.e. an accessible location, rescheduling of interviews that fall on religious holy days) or those needing job postings in an alternative format, may contact the NPF Human Resources Manager. We thank all applicants in advance for their interest in this position, however, only those selected for an interview will be contacted. Eligible candidates should submit a resume clearly outlining their ability to fulfil all position requirements by mail to: Human Resources Manager (HQ), 4210 Labelle Street, Ottawa ON K1A 0K2, by to recruiting@cfmws.com or online at Applications must be received before 23:59 hrs Pacific Time on 30 April FRANÇAIS AU VERSO

4 This Category I unionized position is open to all interested parties. Preference will be granted in accordance with the Collective Agreement for the UNDE/PSAC local 682 bargaining unit for NPF Category I employees at CFMWS HQ. Toutes les personnes intéressées peuvent postuler ce poste syndiqué de catégorie I La préférence sera accordée conformément à la convention collective de l unité de négociation de l UEDN/AFPC, section locale 682, des employés des FNP de catégorie I au QG SBMFC. Adjointe administrative ou Adjoint administratif des services de CANEX Fonds non publics CANEX Poste à temps plein temporaire Durée maximale prévue de l emploi jusqu a mai 2015 Sous la surveillance du coordonnateur des services de CANEX, la ou le titulaire du poste assure le soutien administratif, ce qui comprend faire la recherche, l entrée et la compilation de données, tenir des dossiers, créer des présentations, de la correspondance et des rapports, assurer la multidiffusion des messages, organiser des réunions et faire des suivis. Elle ou il examine et traite les factures, et assure la préparation des factures. Elle ou il fournit du soutien financier, y compris rapprocher les dépenses budgétaires et les dépenses réelles ainsi que recevoir et tenir à jour les dossiers des comptes clients et des comptes fournisseurs. De plus, elle ou il documente les chèques et communique le paiement au bureau de la comptabilité. La ou le titulaire du poste répond aux demandes de renseignements et à la correspondance et les transmet et/ou en assure le suivi, au besoin. Qualification - Diplôme ou certificat collégial en administration des affaires, en bureautique ou dans un domaine connexe ET quelques années d expérience dans un domaine connexe OU - Diplôme d études secondaires ET plusieurs années d expérience de l administration de bureau ou dans un domaine connexe OU - Une combinaison équivalente manifeste d études, de formation et/ou d expérience, qui peut comprendre entre autres des études, de la formation ou de l expérience militaires confirmées Exigences linguistiques : Bilinguisme non obligatoire

5 Compétence Niveau anglais Niveau français Compréhension de l écrit 2 2 Expression écrite 2 2 Interaction orale 2 2 Niveau : S/O (Aucune compétence), 1 (de base), 2 (fonctionnel), 3 (avancé), 4 (professionnel) La préférence sera accordée comme suit : Bilinguisme non obligatoire membres de l unité de négociation Bilinguisme non obligatoire toutes les personnes intéressées Les personnes non bilingues peuvent poser leur candidature. Si la candidate ou le candidat retenu ne satisfait aux exigences linguistiques, elle ou il devra suivre une formation en langue seconde. Connaissances requises - Des principes de comptabilité de base - Des pratiques et des procédures relatives à l administration de bureau - Des techniques de gestion du temps - De la gestion des données, des systèmes de classement et de la gestion de dossiers - De la gestion d installations - Du suivi de contrats Expérience requise - De l administration de bureau - De la comptabilité de base - Du traitement de factures - De la compilation et de la mise à jour de données statistiques et comptables - De l entrée de données, de la manipulation des données, de la tenue des dossiers et des techniques d extraction - De la tenue de systèmes de classement manuels et électroniques - De la rédaction de correspondance et de rapports - Des préparatifs de voyage et des procédures relatives aux demandes d indemnité de déplacement - De l utilisation de logiciels de traitement de texte, de tableur, de présentation, de base de données, de courriel et de navigation dans Internet Rémunération : 17,64 $/h 22,65 $/h

6 La candidate ou le candidat retenu doit être prêt à entrer en fonction dès que possible. Les employés des FNP doivent mettre en évidence les qualités fondamentales suivantes : esprit d équipe, accent sur le client, attitude positive, excellence et compétence. Les FNP souscrivent au principe de l équité en matière d emploi. Nous visons à offrir un milieu de travail inclusif qui soutient un effectif diversifié à l image des communautés que nous servons. Nous encourageons fortement les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à poser leur candidature. Les personnes qui nécessitent des mesures d adaptation au travail pour le processus d embauche (par ex., un endroit facile d accès, la modification des dates d entrevue lorsqu elles coïncident avec des fêtes religieuses) ou les personnes qui ont besoin des avis de concours en média substitut peuvent communiquer avec le gestionnaire des ressources humaines des FNP. Nous remercions à l avance toutes les candidates et tous les candidats de leur intérêt, mais seules les personnes sélectionnées seront convoquées à une entrevue. Les personnes admissibles doivent soumettre leur curriculum vitae décrivant clairement leur capacité de répondre à toutes les exigences du poste par courrier à la Gestionnaire des ressources humaines (QG), 4210, rue Labelle, Ottawa (Ontario) K1A 0K2 ou par courriel à l adresse recruiting@sbmfc.com; elles peuvent aussi postuler en ligne à Les candidatures doivent être reçues avant 23 h 59, heure normale du Pacifique, le 30 avril ENGLISH ON REVERSE