UNION OF NATIONAL EMPLOYEES PSAC Employment Opportunity

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1 UNION OF NATIONAL EMPLOYEES PSAC Employment Opportunity COMMITTED TO EQUALITY IN THE WORKPLACE Position Title : Administrative Assistant Employment Type: Indeterminate Classification: Band 6 Language: Bilingual Imperative(English and French) Salary: $57,361 to $64,559, plus $1,360 Bilingual Allowance Group: AEU, Unit III Location: Union of National Employees Office 150 Isabella Street, 9 th Floor Ottawa, Ontario K1S 1V7 Competition Start Date: February 16, 2015 PURPOSE OF POSITION The Administrative Support Assistant provides administrative services to support the operations of Union of National Employees staff, National Executive and Union of National Employees members. STATEMENT OF RESPONSIBILITIES Provides member representation support by: Opening and recording new files, attaching relevant documentation and reviewing the file to determine if further information is required; Communicating with members, departmental representatives and/or PSAC to gather information that is necessary for the files completion; Forwarding files to PSAC for representation; Contacting, discussing and assigning appeals to ART members/psac Contacts, redirecting them to Membership Coordinator if required; Closing files. Provides Convention, Conference, seminar and meeting support by: Formatting and release of all documentation including event notices, registration packages and other event information; Verifying applications and entering them into database; Preparing reports from database; Compiling and preparing of delegate packages; Ensuring all event material is packaged, delivered and returned following event; Organizing special needs (allergies, medical equipment) as requested by delegates; Maintaining workshop/training packages and templates of all event documentation; Formatting, translating and photocopying of all National Executive Committee reports before National Executive Meetings. Provides Collective bargaining support by: Formatting of input calls and any other required documentation; Inputting and updating database; Tracking and amalgamating demands as submitted by locals; Formatting demands package for Collective Bargaining Committee review; Formatting packages for submission to PSAC.

2 Provides general administrative support by: Scanning, updating and retrieving documents in document management system; Typing and formatting letters, memos and reports; Responding to telephone calls to provide general information; Contacting component staff, elected officers, PSAC, Treasury Board and Separate Employer departmental representatives, members and suppliers to obtain information, make arrangements and order supplies; Scheduling meetings making room reservations and arranging teleconference calls; Receiving sorting and delivering faxes, mail and within the office; Performing photocopying; Sending documents for translation as requested; Tracking unilingual conference calls to prevent conflicts. Provides other related duties including, but not limited to: Tracking all outgoing and incoming translation requests and verifying invoices on a monthly basis; Acting as backup to other admin staff; Assisting staff with faxing, printing and other general administrative support during absences or when workloads are such that additional assistance is required; Assisting staff in solving administrative problems by answering questions, providing direction and displaying initiative; Protects personal information by ensuring that personal information is not discussed in open areas or shared without proper consent, safeguards the storage of personal information by ensuring that information is secured in a locked cabinet that is only accessible by authorized personnel and that personal information which is no longer required in written or electronic format be destroyed in compliance with Union of National Employees Privacy Policies. QUALIFICATIONS: Secondary School Graduate; College or University degree in office administration desirable; Two (2) to five (5) years experience in an administrative assistant role; Bilingual (English and French), oral, reading and writing; Excellent communication skills; Attention to accuracy and detail; Able to meet deadlines consistently; Ability to manage stress levels effectively; Ability to multi-task; Ability to prioritize work appropriately; Ability to work independently and in a team environment; Ability to demonstrate initiative. A detailed job description is included in this communication. Area of Search Open to: Employees of Union of National Employees, PSAC, Components, and PSAC Holdings Ltd. Closing Date: Friday, March 6, :30 p.m. How to Apply Members providing PSAC membership number Closing Date: Friday, March 6, :30 p.m. General public Closing Date: Friday, March 6, :30 p.m. Please submit your resume stating how your knowledge, skills and abilities relate to the qualifications of the position to: Sheila Leach, Aplin Executive by at: sleach@aplin.com or by fax at

3 If you apply by fax, do not send a duplicate by regular mail. Please refer to the position name in the subject line of your application. Failure to do so may result in your application not being properly considered for the position. NOTE: A screening board will review applications. The Board s decision will be based on the contents of the application. It will be the responsibility of the applicant to provide evidence of demonstrated ability by providing necessary information and documents with the application. Only those candidates who are selected for an interview will be contacted. The Union of National Employees - PSAC is committed to employment equity and is actively seeking to ensure a representative workforce. Applications are encouraged from equity groups including Women, Aboriginal Peoples, Racially Visible Members, Persons with Disabilities, and Gay, Lesbian, Bisexual and Transgender persons. The Union of National Employees PSAC s office environment is smoke free and scent free. LA VERSION FRANÇAISE SUIT LA VERSION ANGLAISE

4 SYNDICAT DES EMPLOYÉES ET EMPLOYÉS NATIONAUX - AFPC Offre d emploi Titre du poste : Adjoint administratif ou adjointe administrative Type d emploi: Durée indeterminée Classification: Niveau 6 Langue: Bilingue essentiel (français et anglais) Salaire: $ to $, plus $ prime de bilinguisme Groupe: SEA, Unité III Lieu de travail: Bureau du Syndicat des employées et employés nationaux 150, rue Isabella, 9 ième étage Ottawa, Ontario K1S 1V7 NOUS ADHÉRONS À L ÉGALITÉ DANS LE LIEU DE TRAVAIL Date de début pour ce concours: le 16 février 2015 OBJECT DU POSTE L adjoint ou l adjointe au soutien administratif fournit des services administratifs afin d appuyer les activités du personnel du Syndicat des employées et employés nationaux, de l Exécutif national et des membres du Syndicat des employées et employés nationaux. ÉNONCÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire fournit un appui au service aux membres en remplissant les fonctions suivantes : Ouvrir et consigner de nouveaux dossiers, joindre la documentation pertinente et passer en revue le dossier afin de déterminer si des renseignements supplémentaires sont nécessaires; Communiquer avec les membres, les représentantes et représentants ministériels et/ou l Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) afin de rassembler les renseignements nécessaires pour que les dossiers soient complets; Acheminer les dossiers à l AFPC aux fins de représentation; Discuter avec les membres du programme de formation des représentantes et représentants aux appels (FRA) et les personnes ressources de la Commission de la fonction publique (CFP), leur assigner des appels et les réorienter au coordonnateur des services aux membres au besoin; Fermer les dossiers. Fournir un appui à l organisation de conventions, de conférences, de colloques et de réunions en remplissant les fonctions qui suivent : Formater et communiquer tous les documents, y compris les avis de colloque, les trousses de demande de participation et d autres renseignements liés à l événement; Vérifier les demandes et entrer les demandes dans la base de données; Préparer les rapports issus de la base de données; Préparer les trousses des déléguées et délégués; S assurer que tout le matériel lié au colloque ou à la conférence est emballé, livré et retourné après l événement; Assurer l organisation des besoins spéciaux (allergies, équipement médical) en fonction des demandes des déléguées et délégués;

5 Tenir à jour les trousses destinées aux ateliers et à la formation; Formater, traduire et photocopier tous les rapports du Comité de l Exécutif national avant les Réunions de l Exécutif national. Fournir un appui dans le cadre des négociations collectives en remplissant les fonctions qui suivent : Assurer le formatage des demandes de revendications et de tout autre document requis; Mettre à jour la base de données; Assurer le suivi des demandes et les fusionner telles qu elles ont été présentées par les Locaux; Formater l ensemble des demandes en vue de les présenter au Comité de négociation collective aux fins d examen; Formater les trousses aux fins de présentation à l AFPC. Le ou la titulaire fournit un soutien administratif général en remplissant les fonctions suivantes : Numériser, mettre à jour et récupérer des documents dans le système de gestion des documents; Taper et formater des lettres, des notes de service et des rapports; Répondre au téléphone afin de fournir des renseignements généraux; Communiquer avec le personnel de l Élément, les agentes élues et agents élus, l AFPC, ainsi que les représentantes et représentants ministériels, les membres et les fournisseurs du Conseil du Trésor et des employeurs distincts afin de se procurer des renseignements, de prendre des dispositions et de commander des fournitures; Planifier des réunions, prendre des dispositions de voyage et d hébergement et planifier des conférences téléphoniques; Recevoir, trier et distribuer les télécopies et le courrier dans le bureau; Faire des photocopies; Expédier les documents à traduire, tel que requis; Faire le suivi des téléconférences unilingues afin d éviter des conflits. Le ou la titulaire effectue d autres tâches connexes qui comprennent, mais sans s y limiter : Assurer le suivi de toutes les demandes de traduction entrantes et sortantes et vérifier les factures une fois par mois; Agir à titre de remplaçant d autres membres du personnel administratif; Aider le personnel en matière de télécopie, d impression et d autre soutien administratif général pendant les absences ou lorsque les charges de travail sont telles que de l aide supplémentaire est requise; Aider le personnel à résoudre des problèmes administratifs en répondant aux questions, en offrant de l orientation et en démontrant de l initiative; Protéger les renseignements personnels en s assurant de ne pas en discuter dans les lieux découverts ou de ne pas les partager sans le consentement approprié, et protéger l entreposage des renseignements personnels en s assurant que les renseignements sont mis en sécurité dans une armoire verrouillée qui est accessible uniquement par le personnel autorisé et s assurer de détruire des documents en format écrit ou électronique qui ne sont plus requis et qui contiennent des renseignements personnels en conformité avec les Politiques sur la protection des renseignements personnels du Syndicat des employées et employés nationaux. QUALITÉS REQUISES: Diplôme d étude secondaire; Diplôme collégiale ou baccalauréat universitaire en administration de bureau est avantageux; Deux (2) à cinq (5) année d expérience dans un rôle d adjoint administratif ou d adjointe administrative; Bilingue (français et anglais), orale, lire et écrire; Excellentes compétences en communication; Souci de l exactitude et du détail; Capacité de respecter les échéances de façon constante; Capacité de gérer des niveaux de stress de façon efficace;

6 Capacité d effectuer plusieurs tâches à la fois; Capacité d établir l ordre de priorité des tâches de façon adéquate; Capacité de travailler de façon autonome et en équipe; Capacité de faire preuve d initiative. Une Description de travail est incluse avec cette communication. Niveau de recrutement Le concours s adresse: Aux employées et employés du Syndicat des employées et employés nationaux, l AFPC, des autres Éléments et de AFPC Placements Ltée Date limite: vendredi, le 6 mars 2015 à 15h30 Comment postuler : Aux candidatures des membres indiquant leur numéro de membre de l AFPC Date limite: vendredi, le 6 mars 2015 à 15h30 Aux membres du grand public Date limite: vendredi, le 6 mars 2015 à 15h30 Prière de faire parvenir votre curriculum vitæ indiquant la pertinence de vos connaissances, de vos aptitudes et de vos capacités en regard des exigences du poste à:sheila Leach, Aplin Executive par courriel à: sleach@aplin.com ou par télécopieur au Si vous soumettez votre demande par télécopieur, ne pas envoyer par la poste. Veuillez inscrire le titre du poste dans le champ objet de votre communication. Sinon, votre demande pourrait ne pas être considérée avec efficacité. À NOTER Un jury de présélection examinera les demandes. La décision du conseil sera fondée sur le contenu de la demande. Le candidat ou la candidate devra faire la preuve de sa capacité en fournissant les renseignements nécessaires et les documents avec la demande d emploi. On ne communiquera qu avec les candidats et les candidates retenus pour une entrevue. Le Syndicat des employées et employés nationaux de l'afpc souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi et s'efforce activement de mettre en place des effectifs représentatifs. On encourage la candidature des femmes, des Autochtones, des membres des groupes raciaux visibles, des personnes ayant un handicap et des gais, lesbiennes, personnes bisexuelles et transgenres. Le milieu de travail du Syndicat des employées et employés nationaux, AFPC est «sans fumée» et «sans odeurs». THE ENGLISH VERSION PRECEEDS THE FRENCH VERSION