ORGANISATION NAUTIQUE NOTE D INFORMATION SKIPPER

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1 TRANSAT JACQUES VABRE 2015 Le Havre Itajaí (Brésil) 12 ème édition Départ le dimanche 25 octobre 2015 ORGANISATION NAUTIQUE NOTE D INFORMATION SKIPPER

2 L organisation nautique de la TRANSAT JACQUES VABRE est heureuse de vous accueillir pour cette 12 ème édition de la manifestation. L organisation nautique a en charge la préparation sportive de la course, son organisation et sa sécurité, la direction de course, les relations avec les concurrents et l environnement institutionnel et maritime. Les autres directions opérationnelles sont : - la direction bruit média : Anne MILLET amillet@tjv2015.org - la direction technique : Thierry VERNHES thierry@wikane-events.fr - la direction marketing Benoit FRITSCH bfritsch@tjv2015.org Le site internet la page Facebook Transat Jacques Vabre et Twitter sont les supports privilégiés d information de la manifestation. Les informations ci-dessous sont destinées à vous aider à préparer votre accueil au Havre, pour toute autre demande nous contacter : course@tjv2015.org. 1. PRÉSENTATION DE NOS ÉQUIPES ET DES ARBITRES FFV Manfred RAMSPACHER, Responsable organisation nautique : mramspacher@tjv2015.org Elise MARTIN, Assistante organisation nautique : emartin@tjv2015.org Sylvie VIANT, Directrice de course : sviant@tjv2015.org Francis LE GOFF, Responsable de l équipe Ligue Haute-Normandie (organisation départ et arrivée) et Adjoint à la direction de course : directeur@voile276.org Vanessa BOULAIRE, Assistante de direction de course : vboulaire@tjv2015.org Christophe GAUMONT, Président du comité de course : christophe.gaumont@ffvoile.fr Hervé GAUTIER, Adjoint du Président du comité de course pour le Brésil : gautier4444@gmail.com Georges PRIOL, Président du jury international : georges.priol@wanadoo.fr Jean-Luc LAURENT, Président du comité de jauge : jllaurent2@wanadoo.fr René BOULAIRE, Responsable positionnement : rboulaire@orange.fr Jean-Yves Chauve, Médecin de l épreuve : jycmervie@wanadoo.fr 2. MARQUAGES Pour les deux demandes suivantes, merci de vous adresser à emartin@tjv2015.org : - pour ceux qui n auraient pas encore envoyé leur adresse de livraison, merci de l envoyer au plus tôt. - un deuxième jeu de ronds de GV (pour le compte des équipages) peut être envoyé en cas de besoin. Les ronds de GV doivent être placés comme indiqué dans le de l Avis de Course : « Logo de la course [...] Le centre de ce cercle sera situé à une hauteur correspondant au tiers du mât à partir du pont. Les transferts seront fournis par l Organisateur, la mise en place et la tenue des transferts jusqu à l arrivée étant sous la responsabilité du skipper.» SIRIUS EVENTS - Note d informations skippertjv 2015

3 3. ACCUEIL AU HAVRE / PROCÉDURES D ARRIVÉE Voir annexe n 1 4. EMPLACEMENTS PORTUAIRES Les Ultimes et la plupart des IMOCA seront placés au Bassin Vatine sur le quai sud (Quai de la Réunion), Ultimes à l Ouest puis la plupart des IMOCA ; sur le quai nord (Quai des Antilles) seront amarrés quelques IMOCA dans la partie Ouest, les Multi50 de part et d autre de la passerelle centrale puis les Class40 dans la partie Est. Les emplacements nominatifs et définitifs seront transmis courant septembre ; l ordre de placement sera l ordre d inscription en cohérence avec les stands et dispositifs Relations Publiques mis en place pour certains concurrents. Les semi-rigides et autres embarcations des équipages ne sont pas admis au bassin Vatine. Pour la mise à l eau des semi-rigides des équipes pour le départ une potence est disponible au port de plaisance. Les remorques des semi-rigides devront être stockées au port de plaisance. Les horaires d accès au sas Quinette pour accéder au bassin Vatine à l intérieur du port marchand sont présentées en Annexe n INFRASTRUCTURES À TERRE Merci de bien vouloir envoyer un à thierry@wikane-events.fr afin de le renseigner sur les éléments suivants : - le nombre de véhicule par équipe dont vous disposez - la taille de ces véhicules - vos besoins en alimentation électrique 6. ACCREDITATIONS Elles seront distribuées à votre arrivée au Havre au secrétariat de la direction de course selon les volumes suivants : - ULTIME et IMOCA : 20 accréditations par équipe - MULTI 50 : 15 accréditations par équipe - CLASS40 : 10 accréditations par équipe Pour toute demande particulière plus importante (groupes d invités par exemple), contacter : emartin@tjv2015.org Pour l accès à la zone technique des véhicules des teams, se présenter sur place, pas de badge nécessaire. 3

4 7. DOCUMENTS A FOURNIR Ils sont listés dans l Avis de Course chapitre 6. Pour ceux qui ne l auraient pas encore fait, merci d envoyer à vboulaire@tjv2015.org les documents suivants : Pour chaque skipper/co-skipper : - licence FFVoile + certificat médical (ou équivalent pour les étrangers) - PSMer - Stage ISAF - passseport Pour le bateau : - acte de Francisation - assurance - licence station navire - livret(s) radeau(x) - livret(s) balise(s) - carte pub - caution balise Tous les papiers du bateaux sont également à envoyer à cette adresse ou à présenter lors de la semaine de contrôle au Havre. Attention cependant : pour l attestation d assurance des bateaux, bien vérifier que l assurance est valable pour la course et qu elle est également valable pour l hémisphère sud. 8. CONTRÔLE DE JAUGE ET SÉCURITÉ Pour les bateaux qui ne l auraient pas encore fait, merci de bien vouloir prendre rendez-vous sur l un des créneaux horaires encore disponibles qui suivent et en informant emartin@tjv2015.org : Le samedi 17 octobre : 1 place de 13h00 à 15h30 Le dimanche 18 octobre - de 9h30 à 12h00 - de 13h00 à 15h30 - de 15h30 à 18h00 Le lundi 19 octobre - 1 place de 9h30 à 12h00-2 places de 13h00 à 15h30-3 places de 15h30 à 18h00 Le mardi 20 octobre - 9h30 à 12h00-2 places de 13h00 à 15h30-15h30 à 18h00 9. RAPPEL DU PROGRAMME AU HAVRE ERRATUM de l Avis de course : il n y a pas de soirée officielle le vendredi 23 octobre à 19h00. 4

5 VENDREDI 16 OCTOBRE 12h00 18h00 9h00 9h30 18h00 15h00 10h00 18h00 10h00 14h00 14h30 15h30 7h00-9h00 10h00-12h30 14h00 Les bateaux doivent être à la disposition de l Organisation de la course, dans le port du Havre, Bassin Paul Vatine, sous peine de recevoir une pénalité financière qui ne pourra être inférieure à euros par tranche de 24 heures de retard. Cependant, l organisation de la course pourra déroger à cette clause, au cas par cas, sous réserve que la raison invoquée soit valable. L Organisation de la course met en place un plan d amarrage des bateaux que les équipages s engagent à respecter. Les bateaux ne sont plus autorisés à sortir du port sauf autorisation écrite de la direction de course. Briefing d accueil pour les équipages SAMEDI 17 OCTOBRE Début des contrôles, présence des skippers et co-skippers obligatoires pour le 1er contrôle. Régate Exhibition en monotype sur le bassin de l Eure. Remise des prix suivie de la présentation officielle des équipages. MERCREDI 21 OCTOBRE Briefing sécurité (présence des 2 skippers) JEUDI 22 OCTOBRE Rencontre enfants/skippers VENDREDI 23 OCTOBRE Fin des contrôles : Les bateaux qui n auront pas terminé les contrôles à cette date pourront ne pas être admis à prendre le départ. Heure limite du dépôt de la déclaration de départ. SAMEDI 24 OCTOBRE Briefing départ (présence des 2 skippers) Briefing semi-rigides assistance Briefing vedettes accréditées Briefing des vedettes à passagers DIMANCHE 25 OCTOBRE Sortie des concurrents Sortie des vedettes à passagers Départ de la Transat Jacques VABRE En fonction des prévisions météorologiques, la direction de course pourra avancer le départ au samedi 24 octobre Les concurrents seront informés de la modification du programme par un avenant publié au plus tard le jeudi 22 octobre à 20h STAND EXPOSANTS / RELATIONS PUBLIQUES Le Havre - Stand exposants : DP EVENT Thibault PARENT tparent@tjv2015.org 5

6 - Relations Publiques : agence dbcom Emeric LAMPLE emeric.lample@agence-dbcom.fr À Itajaí Relations Publiques : Ydeos Grégory BOT gregory@ydeos.fr 11. PROLOGUE Le samedi 17 octobre aura lieu le prologue de l épreuve prévu à l avis de course ; la présence des skippers et co-skippers est obligatoire. L épreuve se courra en J/80 sur le bassin de l Eure à proximité du bassin Vatine ; les équipages seront constitués du skipper et du co-skipper, d un invité de l équipe et d un invité de l organisation. Le matin auront lieu les qualifications et l après-midi les finales ; remise des prix à 18H00 avant la parade des skippers. Un document détaillant l ensemble de l opération sera envoyée aux équipes. 12. PROCÉDURE DE DÉPART Pour le départ les semi-rigides d assistance des équipes devront s identifier auprès du secrétariat de la direction de course et assister au briefing prévu le samedi 24 octobre à 14h00 : un pavillon leur sera remis qui les autorisera à rentrer dans la zone de départ réservée aux concurrents. De même pour les opérations de relations publiques les vedettes à passagers et toutes autres embarcations souhaitant rentrer dans la zone réservée spectateurs devront s identifier auprès de l organisation nautique et assister au briefing prévu le samedi 24 octobre à 15h30 ; un pavillon leur sera remis (contre un chèque de caution) qui les autorisera à rentrer dans la zone de départ réservée aux vedettes accréditées. 13. FORMALITES DE DOUANES AU BRESIL Les ressortissants des pays n appartenant pas à l Union Européenne doivent impérativement être en possession d un visa d entrée au Brésil : le demander au plus tôt. Pour tous les concurrents bien vérifier que votre passeport a une validité au moins 6 mois à la date marquée sur votre billet d avion retour ou sortie prévue du pays. 2 documents seront à remplir au Havre : le premier sur internet et le second sur format papier : ils seront fournis au secrétariat de la direction de course. Ces documents seront remis à l arrivée avec le passeport aux autorités brésiliennes. Dans l immédiat merci de transmettre au plus tôt à vboulaire@tjv2015.org le N de votre passeport et sa date de validité. 6

7 14. RAPPEL DU PROGRAMME AU BRESIL Voir Avenant n 1 (Annexe n 2 ) Des questions concernant l avion, les hébergements, le bateau et les RP au Brésil? Merci de contacter l agence Ydéos : gregory@ydeos.fr Les bateaux pourront restés dans la marina gratuitement jusqu au 1er décembre À l issue, la marina Itajai (pour Class40 et multicoques) appliquera un tarif portuaire. Pour les Imoca le port sur la rivière doit être libéré également pour le 1er décembre, toute demande au delà de cette date devant faire l objet d une autorisation du port d Itajai. SIRIUS EVENTS - Note d information TJV

8 ANNEXES 1. Accueil au Havre / Procédures d arrivées La vigie du Grand Port Maritime du Havre reste la seule autorité référente concernant la navigation dans le chenal du Havre et dans les bassins. Tous les navires doivent se conformer à leurs instructions. Toutefois, afin de faciliter votre arrivée, vous trouverez ci-dessous quelques informations pratiques : L arrivée des bateaux a lieu à partir du mercredi 14 octobre à 10h00 jusqu au vendredi 16 octobre à 12h00. Vous avez la possibilité d anticiper votre arrivée en prenant contact avec Pierre HAYS pour affiner les ETA mais en aucun cas celle-ci ne pourra se faire avant le samedi 10 octobre. APPAREILLAGE DU PORT D ATTACHE (24h/24) Contacter en priorité Pierre HAYS au et/ou pierre.hays@orange.fr Donner une ETA approximative et l identifiant AIS en rapport avec le nom de course du bateau Votre AIS est impérativement en émission lors de votre convoyage. PASSAGE DE BARFLEUR Contacter Pierre HAYS au PASSAGE DE LA BOUEE LHA Contacter en priorité Le Havre Port sur canal 12 puis Pierre HAYS au PRISE EN CHARGE DES BATEAUX ENTRE LH12 LH14 Contacter en priorité Zodiac «Sécurité Transat» par VHF 06 INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES Le passage du SAS Quinette se fait en concertation avec Pierre HAYS au ou VHF 06 indicatif : Sécurité transat Il n y a pas de possibilité d attente au port de plaisance La sortie des bateaux pour essai ou image se fait uniquement de jour avec un préavis de 24h00 et après acceptation de l organisation sportive (comité et/ou direction de course) 8

9 2. Horaires du SAS Quinette 9

10 3. Rappel du programme au Brésil AVENANT N 1 À L AVIS DE COURSE 1. ModiFIcation au paragraphe 8 PROGRAMME Lire : «8.1. Au Havre Dimanche 25 octobre : 07h00-09h00 : Sortie des concurrents 10h00-12h30 : Sortie des vedettes à passagers 14h00 : Départ de la Transat Jacques Vabre En fonction des prévisions météorologiques, la direction de course pourra avancer le départ au samedi 24 octobre Les concurrents seront informés de la modification du programme par un avenant publié au plus tard le jeudi 22 octobre à 22h À Itajaí Pour la classe Ultimes Samedi 7 novembre : remise des prix et diner Dimanche 8 novembre à 14h00 : postlogue, parcours aller/retour vers la baie d Itapema Pour les classes Multi 50 et IMOCA Samedi 14 novembre : remise des prix et soirée à Itapema Dimanche 15 novembre à 14h00 : postlogue - parcours aller/retour vers la Baie d Itapema Pour la Class40 Vendredi 20 novembre : remise des prix et soirée à Itajai Postlogues : Pour les postlogues, les concurrents sont tenus d embarquer les invités prévus par la Ville d Itajai (3 à 4 invités par bateau selon les classes) À l issue de la remise des prix et du postlogue de leur classe, skippers, co-skippers et bateaux sont libres vis à vis de l organisation course de la transat Jacques Vabre 2015.» 2. ModiFIcation au paragraphe 9.OBLIGATIONS DE REPRESENTATION DE L EQUIPAGE Lire : « Au port d arrivée (ITAJAI) : - À la conférence de presse d arrivée, - À la remise des prix le concernant, faute de quoi, le prix ne sera pas remis. Trois remises des prix officielles sont prévues dans la ville d arrivée : le 7 novembre 2015 pour la classe Ultime, le 14 novembre 2015 pour les Classes Multi50 et IMOCA et le 20 novembre 2015 pour la Class40. - À la conférence de presse du postlogue Itajaí/itapema ainsi qu au postlogue lui-même le concernant. - Le bateau devra rester au port d arrivée à la place qui lui aura été désigné au moins jusqu au postlogue de sa classe.» Fait à Paris, le 28 juillet 2015 La Direction de Course Sylvie Viant Le Président du Comité de Course Christophe Gaumont 10