Gestion des fonds des écoles Numéro : PA Procédure administrative :

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1 Procédure administrative : Gestion des fonds des écoles Numéro : PA Catégorie : Affaires et finances Pages : 31 Approuvée : le 4 octobre 2004 Modifiée : le 7 octobre Objet 1.1 La présente procédure administrative s adresse à l ensemble du personnel du Conseil scolaire catholique Providence, aux membres des conseils d école ainsi qu aux bénévoles prenants parts aux activités de collectes de fonds, et a pour but : a) d accorder l autorité requise et de fournir des conseils judicieux au personnel de l école et aux bénévoles ainsi que d assurer leur protection tout en leur offrant des procédures administratives spécifiques concernant la planification, l administration, l entrée de données et la préparation des rapports relatifs à la collecte et à l utilisation des fonds des écoles; b) de satisfaire aux exigences relatives à l obligation de rendre compte des fonds gérés par les écoles et de rehausser la confiance du public à cet égard; c) de respecter les exigences imposées par le Conseil scolaire tout en prenant en considération les normes provinciales qui obligent les conseils d école à rendre des comptes aux contribuables et au ministère de l Éducation; d) d assurer l uniformité et la transparence en ce qui a trait à la collecte et à l utilisation des fonds des écoles. 1.2 «Fonds des écoles» s entend de toute somme reçue et prélevée pendant toute activité menée au nom de l école et avec l approbation du directeur d école, par le personnel, les élèves, les parents et les bénévoles de l école. Par définition, les activités de collecte de fonds des conseils d école sont visées par les dispositions régissant les fonds des écoles. Page 1 de 31 (PA 4.005)

2 Les activités en question peuvent comprendre notamment : a) les collectes de fonds visant des activités sportives, la vente d annuaires, etc.; b) les excursions et les sorties éducatives; c) les marathons de marche, de quilles, de lecture, etc.; d) les programmes de boissons ou de repas chauds; e) les activités organisées à partir des fonds des conseils d école; f) les activités organisées à partir des fonds des associations parents-enseignants g) les bingos, loteries, etc.; h) les activités organisées par les conseils d élèves; i) toute autre activité qui satisfait à la définition de «fonds des écoles». 1.3 Les «fonds des écoles» n incluent pas le budget alloué à l école et approuvé par le Conseil, les revenus de location tirés de l utilisation communautaire des installations scolaires ni les fonds que le personnel de l école pourrait choisir d amasser pour appuyer des activités ou effectuer des achats de nature personnelle (p. ex., cadeau de retraite, repas de Noël, activités sociales). 1.4 La participation aux activités de collecte de fonds est entièrement volontaire. Nul ne peut être contraint d y participer ou encore être pénalisé ou se voir refuser des avantages pour ne pas y prendre part. Il incombe au directeur d école d informer sa communauté scolaire de la nature volontaire des activités de collecte de fonds. 1.5 La comptabilisation des transactions financières effectuées à partir des fonds des écoles doit obligatoirement être effectuée par le truchement du module Application gestion bancaire du logiciel SAP (ci-après appelé «système AGB»). Tout détail technique supplémentaire nécessaire à la mise en œuvre de la présente procédure administrative figure dans le guide «AGB». 2. Utilisation des fonds 2.1 Les fonds recueillis pour des activités scolaires servent à compléter, et non à remplacer, le financement public octroyé à l éducation. 2.2 Les fonds sont recueillis à des fins qui correspondent à la mission et aux valeurs du Conseil. 2.3 Les activités de collecte de fonds visent à améliorer le rendement des élèves et ne doivent pas nuire à la qualité du milieu d apprentissage. 2.4 Exemples d utilisation acceptable de fonds générés par les écoles : a) mise sur pied de fonds d aide (p. ex., un fonds de bienfaisance destiné à payer certaines activités, comme une excursion, pour des élèves qui ne peuvent se le permettre); b) achat de fournitures, d équipement ou de services qui viennent enrichir des éléments financés par les subventions provinciales (p. ex., instruments de musique utilisés dans le cadre d activités parascolaires, équipement audiovisuel); c) excursions (à l intérieur ou à l extérieur de la province, voyages à l étranger); Page 2 de 31 (PA 4.005)

3 d) conférenciers; e) cérémonies, prix, plaques et trophées pour les élèves; f) bourses d études; g) événements et activités parascolaires (p. ex., frais de déplacement et d inscription rattachés à des compétitions sportives, coût des uniformes des équipes de l école et frais liés à l orchestre, à la chorale ou aux divers clubs de l école); h) projets d amélioration de la cour d école (p. ex., terrains de jeux, structures sportives, structures offrant de l ombre); i) mise à niveau d installations sportives comme les pistes d athlétisme, la pose de gazon artificiel et les tableaux de pointage; j) financement d activités propres au portrait culturel de l école (p. ex., retraites pour élèves). 2.5 Exemples d utilisation inacceptable de fonds générés par les écoles : a) Achat d éléments financés au moyen de subventions provinciales, tels le matériel d apprentissage et les manuels scolaires; b) Travaux de réfection, d entretien ou de modernisation des écoles financés par les subventions provinciales, comme les réparations structurales, les installations sanitaires, les réparations d urgence ou le changement du revêtement de sol en raison de l usure; c) Améliorations apportées aux infrastructures qui augmentent la capacité d accueil de l école ou qui sont financées par des subventions provinciales (p. ex., salles de classe, ajout de locaux, de gymnases ou de laboratoires); d) Achat de produits ou de services pour des employés en violation de l article 217 de la Loi sur l éducation ou d un règlement du Conseil scolaire relatif aux conflits d intérêts; e) Activités de perfectionnement professionnel, y compris un soutien pour que le personnel enseignant puisse assister à des activités de perfectionnement professionnel; f) Paiement de dépenses administratives non rattachées aux activités de collectes de fonds (les dépenses associées à ces activités doivent être réduites au minimum); g) Versement d un salaire ou d une indemnité kilométrique aux employés; h) Remboursement de dépenses personnelles; i) Soutien d activités, de groupes ou de candidats politiques. 2.6 Les fonds prélevés pour une activité ou une initiative particulière doivent être utilisés exclusivement aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Par exemple, les fonds amassés pour les coûts reliés, entre autres, à un voyage de classe à la ville de Québec doivent être utilisés uniquement pour ce voyage. 2.7 Les sommes recueillies lors d une activité de collecte de fonds devraient être utilisées durant l année scolaire au cours de laquelle elles ont été amassées, exception faite des activités à long terme. Si une école s engage à une activité de collecte de fonds qui s étale sur plus d une année scolaire, la nature et la date d échéance de cette activité devraient être clairement indiquées dans le plan de collecte de fonds. Page 3 de 31 (PA 4.005)

4 2.8 Le pourcentage de fonds dont l utilisation peut être reportée à une année scolaire ultérieure, sans l approbation expresse du surintendant des affaires, est fixé à 10 p. 100 du total des revenus générés dans l année. 2.9 Si l activité ou l achat pour lesquels les fonds ont été amassés ne peuvent être effectués comme prévu, le directeur d école consultera le conseil d école afin de décider de l usage qui sera fait des recettes. 3. Rôles et responsabilités 3.1 Rôles et responsabilités du surintendant des affaires ou de son substitut : a) Offrir au personnel des séances de formation sur la mise en œuvre de la présente procédure administrative; b) Achever la vérification interne ou en faire un suivi, selon les exigences du Conseil scolaire; c) S assurer que les écoles disposent des logiciels et de la technologie voulus pour gérer la sollicitation et la collecte de fonds. 3.2 Rôle et responsabilités du surintendant d écoles : a) Approuver le plan annuel de collecte de fonds de l école; b) S'assurer que toutes les activités figurant dans le plan annuel de collectes de fonds sont conformes à la présente procédure administrative. 3.3 Rôle et responsabilités du directeur d école : a) Assurer la mise en œuvre des lignes directrices sur la sollicitation et la collecte de fonds à l intérieur de l école en conformité avec la présente procédure administrative; b) Être l un des fondés de signature pour le compte bancaire de l école; c) Préparer, en consultation avec le conseil d école, le plan annuel de collectes de fonds de l école; d) Veiller à ce que le nombre d activités de collectes de fonds entreprises au cours d une année scolaire soit raisonnable et à ce que ces activités puissent être soutenues par le conseil d école et le personnel en place; e) Instaurer des procédures afin de sécuriser l argent et les pièces justificatives à l intérieur de l école, de manière à assurer un contrôle adéquat des fonds; f) S assurer qu il existe des contrôles de l activité de prélèvement de fonds et que ces contrôles sont communiqués à la personne responsable de l activité de collecte de fonds; g) Communiquer les responsabilités reliées à la sollicitation et à la collecte de fonds aux membres du personnel; h) Approuver au préalable toute activité de sollicitation et de collecte de fonds; i) Veiller à ce qu aucun membre du personnel ou de la communauté ne recueille ou ne gère des fonds en utilisant son compte bancaire personnel; j) Faire les rapprochements bancaires mensuels puis parapher et dater les documents en faisant état; Page 4 de 31 (PA 4.005)

5 k) Revoir chaque mois les rapports financiers; l) S assurer que la présidence du conseil d école comprend son rôle et ses responsabilités, et présenter la politique et la procédure administrative à la première réunion de l année du conseil d école; m) Communiquer avec le surintendant des affaires dès qu une irrégularité est découverte. 3.4 Rôle et responsabilités de la secrétaire d école : a) Appliquer les lignes directrices pour la sollicitation et la collecte de fonds de la manière prescrite par le directeur d école; b) Agir avec le directeur d école comme co-fondé de signature pour le compte bancaire de l école; c) Préparer les bordereaux de dépôt et effectuer les dépôts bancaires; d) À la fin de l activité, préparer le formulaire Rapprochement de collecte de fonds (annexe A) à l aide du rapport Grand livre détaillé pour une catégorie émis par le système «AGB»; e) Émettre les chèques selon l approbation du directeur d école et à partir de toutes les pièces justificatives nécessaires; f) Saisir les données dans le système «AGB»; g) Procéder chaque mois aux rapprochements bancaires; h) Aviser le directeur d école de toute inobservation des lignes directrices découlant de la présente procédure administrative; i) Préparer et soumettre au directeur d école les rapports financiers mensuels /annuels; j) Collaborer à la vérification interne; k) Communiquer avec le directeur d école dès qu une irrégularité est découverte. 3.5 Rôle et responsabilités des membres du personnel de l école : a) Selon le besoin, recueillir les fonds amassés par les élèves ou tirés d autres sources; b) Compter les espèces et préparer le Relevé de caisse (annexe B); c) Remettre l argent et les pièces justificatives à la secrétaire d école dans une enveloppe scellée, et ce, de façon quotidienne; e) Suivre les procédures de contrôle établies; f) À la fin d une activité de collecte de fonds, remettre un sommaire des sommes amassées à la secrétaire d école (p. ex., liste de classe). 3.6 Rôle et responsabilités de la présidence du conseil d école : a) Collaborer avec le directeur d école afin d assurer la conformité entre les lignes directrices du Conseil scolaire et les procédures établies; b) S assurer que toute campagne de financement est conforme à la présente procédure administrative et qu aucun membre du conseil d école y prenant part directement ou indirectement n en retire un avantage pécuniaire; c) Communiquer avec le directeur d école dès qu une irrégularité est découverte. Page 5 de 31 (PA 4.005)

6 4. Planification des activités de collecte de fonds 4.1 Planification annuelle Toute campagne de financement organisée par l école ou le conseil d école ou un comité qui en découle doit être approuvée au préalable par le directeur d école Il incombe au directeur d école de préparer un plan de collecte de fonds annuellement, en concertation avec le conseil d école Le processus de planification annuelle devrait inclure les éléments suivants, sans toutefois s y limiter : a) une consultation auprès du conseil d école pour cerner les besoins de l école et des organismes de bienfaisance externe; b) un nombre d activités raisonnable pouvant être soutenues par le conseil d école et le personnel en place; c) une analyse des résultats des activités menées l année précédente pour assurer une sélection optimale des activités projetées; d) une analyse des activités afin de s assurer qu elles respectent les politiques et procédures administratives du Conseil et les lignes directrices du ministère de l Éducation; e) une communication auprès de la communauté scolaire Le plan contiendra notamment les renseignements suivants : a) activités projetées; b) utilisation prévue des fonds prélevés; c) période de déroulement de l activité; d) personne responsable; e) prévisions de recettes, de coûts et de profits; f) mesures de sécurité adoptées Le directeur d école doit : a) remplir le formulaire Plan annuel relatif aux collectes de fonds qui figure à l annexe C de la présente procédure administrative, conjointement avec le conseil d école; Page 6 de 31 (PA 4.005)

7 b) soumettre avant le 30 mars de l année scolaire le formulaire Plan annuel relatif aux collectes de fonds au Service des affaires à l adresse électronique fondsscolaires@cscprovidence.ca pour fins de validation préliminaire. Puis, le Service des affaires révisera au besoin le plan et en acheminera la version finale à l école. Pour sa part, le directeur s assurera de faire signer le plan par la présidence du conseil d école, tandis que le Service des affaires s occupera d obtenir l approbation du surintendant d écoles; c) présenter le plan annuel à la première rencontre de l année scolaire du conseil d école et soumettre un plan révisé au Service des affaires, le cas échéant Si une activité de collecte de fonds ne faisant pas partie du plan initial est souhaitée au courant de l année scolaire, le directeur d école doit : a) remplir le formulaire Demande d approbation d une collecte de fonds (annexe D) et le soumettre au Service des affaires à l adresse électronique fondsscolaires@cscprovidence.ca au moins deux (2) semaines avant le début de la collecte de fonds. Le Service des affaires s occupera d obtenir l approbation du surintendant d écoles; b) ajouter l activité au plan annuel et présenter le plan modifié à la prochaine réunion du conseil d école Planification d une activité de collecte de fonds Les parents doivent être tenus au courant de toutes les activités de sollicitation et de collecte de fonds et être informés de l objectif visé par ces dernières. Il importe que les élèves et les parents comprennent bien ces objectifs avant même que les activités ne soient entreprises Si le parent doit assumer le coût total ou partiel de participation à une activité, par exemple un voyage à l étranger, les modalités de remboursement en cas d annulation de l activité doivent être clairement communiquées par écrit à l avance. Il est fortement recommandé d acheter les assurances-annulation pour les voyages, mais il importe de noter et de bien comprendre les limites de telles assurances Il incombe au directeur d école de communiquer par écrit avec les parents pour les informer : a) de la nature volontaire des activités de collecte de fonds; b) du fait que le Conseil scolaire n encourage pas la sollicitation porte à porte par les élèves de l élémentaire. Cette communication peut se faire en début d année scolaire pour toutes les activités de collecte de fonds qui auront lieu pendant l année scolaire. Un exemple de lettre à cet effet se trouve à l annexe E. Page 7 de 31 (PA 4.005)

8 4.2.4 Il incombe au directeur d école de communiquer les consignes suivantes au responsable de l activité ainsi qu aux membres du personnel et aux bénévoles qui y participeront : 5. Reddition de comptes a) les procédures à suivre pour assurer le contrôle de l argent, tel que décrit dans la présente procédure administrative; b) le formulaire Relevé de caisse (annexe B) doit être rattaché à une enveloppe scellée ou à un sac fermant qui contient l argent amassé et être remis à la secrétaire d école; c) les pièces justificatives pertinentes pour l activité en question (annexe F). 5.1 Le directeur d école doit tenir des livres comptables qui montrent clairement la provenance des fonds de l'école et l utilisation qui en a été faite. 5.2 Le directeur d école doit présenter le plan annuel au conseil d école. 5.3 Le directeur d école doit soumettre un rapport financier mensuel de la manière prescrite ci-dessous et l acheminer au Service des affaires avant le 15 du mois suivant. 5.4 Le rapport financier mensuel ci-dessus doit contenir les rapports suivants, lesquels seront générés par le système «AGB» : a) le rapport sommaire du grand livre; b) le rapprochement du compte bancaire de l école; c) le relevé de compte émis par l institution financière; d) la liste de contrôle mensuel (annexe G). 5.5 À la fin de l année financière, le directeur d école soumet un rapport en sus des rapports ci-dessus, soit le rapport Revenus et dépenses généré par le système «AGB» à la fin de l année. 5.6 Afin de satisfaire aux exigences de l article 24 du Règlement de l Ontario 612/00 qui régit les conseils d école, le conseil d école remet chaque année un rapport écrit de ses activités et de ses campagnes de financement au directeur général du Conseil. Le rapport de ses campagnes de financement sera produit à partir du formulaire Plan annuel de collecte de fonds dûment rempli et indiquant les dépenses et revenus réels. 5.7 La vérification mensuelle des rapports financiers est effectuée par un membre du Service des affaires. Page 8 de 31 (PA 4.005)

9 6. Principes généraux comptables 6.1 Le directeur d école est seule responsable de la gestion financière des fonds des écoles. Les fonds ne peuvent être administrés par personne d autre. 6.2 La tenue de livres s effectue sur la base de l exercice financier du Conseil scolaire, c est-à-dire du 1 er septembre au 31 août de chaque année scolaire. 6.3 Les virements d une catégorie à l autre se font par l entremise du formulaire Demande de transferts (annexe H). Une copie du formulaire doit être soumise au Service des affaires à l adresse courriel fondsscolaire@cscprovidence.ca 6.4 Aucune activité ne peut engendrer de déficit. Le directeur d école doit indiquer la façon dont tout déficit sera comblé en remplissant la Liste de contrôle mensuel (annexe G). 7. Opérations bancaires 7.1 Comptes bancaires et signataires L école doit avoir un seul compte bancaire, utilisé uniquement pour la sollicitation et la collecte de fonds Si elle participe à des activités de loterie ou de jeux de hasard, l école devra ouvrir un deuxième compte bancaire Le ou les comptes bancaires doivent être ouverts au nom de l école Lors de l ouverture d un compte bancaire, le formulaire Compte bancaire de l école (annexe I) doit être dûment rempli et signé par le directeur d école, ainsi que par un représentant de l institution financière. Un nouveau formulaire doit être rempli si les fondés de signature changent Une copie des contrats de l institution financière doit être conservée par l école ainsi que par le Service des affaires du Conseil scolaire Tout retrait de fonds scolaires effectué à partir d un compte de l institution financière nécessite la signature de deux personnes, dont l une sera le directeur d école Afin d assurer l émission rapide de chèques, il est souhaitable d avoir d autres signataires. Il conviendrait donc de prévoir la désignation de quatre personnes autorisées à signer les chèques. Le directeur d école fera toujours partie des fondés de signature L école doit obtenir un relevé bancaire mensuel avec les chèques encaissés ou un fichier électronique de l institution financière afin de procéder chaque mois au rapprochement bancaire. La date de tombée pour la préparation du relevé bancaire est le dernier jour du mois. Page 9 de 31 (PA 4.005)

10 7.1.9 Le contrat des institutions financières doit stipuler que les chèques émis requièrent deux signatures et qu il est impossible d effectuer des transactions électroniques. 7.2 Encaissements (entrées de fonds) Dans le but d éviter des vols, tous les fonds recueillis doivent être conservés dans un coffre-fort jusqu à ce qu ils soient déposés à l institution financière Tous les fonds recueillis doivent être déposés promptement à l institution financière désignée. Un dépôt doit être effectué au moins une fois par semaine ou dès qu a été recueillie la somme maximale de $, selon la plus rapprochée des deux éventualités Toutes les sommes recueillies doivent être déposées intégralement dans le compte bancaire de l école auprès de l institution financière, c est-à-dire que les dépenses ne doivent pas être remboursées à partir de l argent recueilli. Les dépenses doivent toutes être réglées par chèques Tout membre du personnel qui recueille des fonds doit remplir le formulaire Relevé de caisse (annexe B) Les fonds recueillis doivent être accompagnés d un formulaire dûment rempli par le parent, selon le type d activité de collecte de fonds. S il n existe aucun formulaire, une liste de classe devrait être incluse indiquant le montant payé par élève. Si les fonds recueillis visent plus d un type d activité de collecte de fonds, une liste de classe doit être incluse et préciser le montant payé par élève pour chaque type d activité de collecte de fonds L argent, le formulaire Relevé de caisse et les formulaires des parents et/ou la (les) liste(s) de classe doivent être remis sur une base quotidienne à la secrétaire d école dans une enveloppe scellée ou un sac fermant Dès que possible, la secrétaire d école devra compter l argent recueilli. Dans la mesure du possible, le comptage des espèces se fera en présence de deux personnes Le dépôt doit être inscrit dans le système «AGB». Le système générera une confirmation de dépôt qui devra être remise au membre du personnel ayant rempli le formulaire Relevé de caisse afin de démontrer que la somme intégrale a été déposée Chaque dépôt à l institution financière doit être fait à partir du formulaire de dépôt généré par le système «AGB» Toutes les pièces justificatives doivent être conservées avec une copie du dépôt bancaire. Page 10 de 31 (PA 4.005)

11 7.3 Décaissements (sorties de fonds) Tous les chèques doivent être prénumérotés et faire l objet d un rapprochement bancaire. Les chèques annulés ou endommagés doivent être conservés aux fins du contrôle de la numérotation et doivent porter la mention «Annulé» Tous les décaissements doivent être effectués par voie de chèques émis à l aide du système «AGB» et signés par les fondés de signature Les chèques non utilisés doivent être conservés dans un endroit sécuritaire, préférablement sous clé, pour en éviter la perte ou le vol Il est interdit de signer un chèque en blanc. Si des circonstances particulières font qu il est impossible de connaître le montant du paiement à l avance, il faudra communiquer avec le Service des affaires pour savoir comment procéder Il est interdit d émettre un chèque libellé «argent comptant» ou encore d effectuer des paiements à l avance aux employés Il est interdit d utiliser un tampon encreur de signature sur les chèques Les écoles ne devraient pas conserver d argent comptant sous forme de petite caisse L employé qui effectue des dépenses qui seront ensuite remboursées par l école doit toujours faire approuver ces dépenses au préalable par le directeur d école en remplissant le formulaire Demande interne de chèque (annexe J). Si c est le directeur d école qui doit se faire rembourser les dépenses, le formulaire devra être approuvé par le président du conseil d école Tout paiement doit être accompagné des pièces suivantes : a) le formulaire Demande interne de chèque dûment rempli; b) la facture ou le reçu original (pas le relevé de compte du fournisseur); c) le formulaire Demande de prix (annexe K), le cas échéant, selon les barèmes établis à la section 8 de la présente procédure administrative Aucune photocopie ou télécopie de pièces justificatives ne devrait être acceptée Le fait de signer un chèque signifie que les pièces justificatives ont été examinées et que l approbation d engager la dépense a été obtenue Dans la mesure du possible, l école devra se faire facturer par les fournisseurs directement afin de réduire le plus possible les remboursements faits aux employés du Conseil. Page 11 de 31 (PA 4.005)

12 L école ne rembourse en aucun cas à un membre du personnel les frais engagés pour se déplacer (indemnité kilométrique) ou pour assister à une conférence ou à un atelier. Les demandes de remboursement de telles dépenses doivent toujours être adressées au Service des affaires L école ne verse en aucun temps son salaire à un membre du personnel. Tout versement de salaire à un employé doit se faire par l entremise du Service de la paie. Pour verser une rémunération ou des honoraires à une personne qui n est pas un employé du Conseil, veuillez communiquer avec le Service des affaires afin de savoir comment procéder Pour procéder à un arrêt de paiement, il faut remplir le formulaire Arrêt de paiement (annexe H) et l acheminer à l institution financière. 8. Analyse des comptes et rapprochements bancaires 8.1 Il incombe au directeur d école d analyser chaque mois les comptes des activités de collecte de fonds. a) Il faut s'assurer chaque mois de la concordance du relevé bancaire inscrit dans le rapport du module «AGB» intitulé Conciliation bancaire. b) Il faut s assurer chaque mois de la concordance du total reporté dans les rapports du module «AGB» intitulés Sommaire du grand livre et Solde du GL de l école fin du mois, inscrit sur le formulaire Liste de contrôle mensuel (annexe G), et ce, au plus tard quinze (15) jours civils suivant la fin du mois. c) Le directeur d école signe le rapprochement bancaire, le rapport sommaire de l école et la liste de contrôle mensuel afin d indiquer que les données ont été vérifiées. d) Il faut s assurer que les chèques en circulation émis depuis plus de six (6) mois ne sont plus encaissables; la mention chèque périmé devrait alors être inscrite aux livres pour annuler la transaction. e) Il faut s assurer qu un suivi est effectué pour les dépôts en circulation au moment du rapprochement bancaire. 8.2 Il incombe au directeur d école de réviser les soldes des activités de collecte de fonds régulièrement au cours de l année scolaire afin de s assurer que les fonds sont utilisés dans les délais opportuns indiqués à la communauté scolaire. 9. Rapprochement des sommes recueillies 9.1 Le rapprochement des sommes recueillies à la suite d une collecte de fonds est un élément très important de la gestion des fonds scolaires, principalement en raison de l importance des sommes en cause et des risques majeurs associés à la manutention d'argent comptant. Il faut par conséquent créer pour chaque prélèvement de fonds une catégorie qui inclura tous les dépôts effectués et toutes les dépenses engagées. Page 12 de 31 (PA 4.005)

13 9.2 Le rapprochement des sommes recueillies permet : a) de valider les revenus réellement déposés au compte de l institution financière; b) de repérer rapidement les sommes manquantes; c) d évaluer les résultats financiers d une collecte de fonds; d) d évaluer la rentabilité de certaines activités scolaires. 9.3 Il incombe au directeur d école d assurer un rapprochement des sommes recueillies pour chaque activité de collecte de fonds. 9.4 Le fichier Rapprochement d une collecte de fonds sert d outil de gestion pour répertorier les revenus de divers types d activités de collectes de fonds. Par exemple, les revenus provenant des cotisations des élèves peuvent être inscrits globalement pour l ensemble des élèves ou par niveau scolaire. 9.5 Les rapprochements des sommes recueillies doivent être effectués dans un délai raisonnable, au plus tard avant la fin du mois au cours duquel une activité de collecte de fonds a pris fin. Une copie du formulaire doit être soumise au Service des affaires par courriel à l adresse fondsscolaires@cscprovidence.ca 9.6 Une fois effectué, le rapprochement des sommes recueillies doit être approuvé par le directeur d école. 9.7 Les pièces justificatives et les documents d appui utilisés pour le rapprochement des sommes recueillies doivent être conservés avec les registres financiers de l école. Un tableau des pièces justificatives par type d activité est présenté à l annexe F. 10. Procédure d achats 10.1 Toutes les dépenses doivent être approuvées au préalable par le directeur d école par l entremise du formulaire Demande interne de chèque, présenté à l annexe J Le directeur d école : a) ne doit en aucun temps diviser en séries ou effectuer par intervalles un achat ni adjuger un contrat en partie dans le but d outrepasser les procédures d achat du Conseil; b) s assure de la disponibilité des fonds avant d approuver tout achat; c) veille à ce que les fournisseurs soient payés par l émission d un chèque bancaire Il est interdit d utiliser la carte d achat pour effectuer des achats qui seront réglés à partir des fonds de l école Pour les articles et services d une valeur de moins de $, le directeur d école est autorisée à faire l achat auprès du fournisseur de son choix. Page 13 de 31 (PA 4.005)

14 10.5 Pour les achats dont la valeur oscille entre $ et $, le directeur d école est autorisée à faire l achat en obtenant au préalable des propositions de prix verbales d un minimum de trois fournisseurs. Les demandes de prix verbales doivent être consignées sur le formulaire Demande de prix qui figure à l annexe K. L achat sera fait auprès du fournisseur qui répond à toutes les exigences établies à l avance et dont le prix proposé est le plus avantageux Pour les achats dont la valeur excède $, le directeur d école doit procéder à l obtention de propositions de prix écrites d un minimum de trois fournisseurs. Les propositions de prix doivent être consignées sur le formulaire Demande de prix, et soumises au préalable à l approbation du surintendant d écoles approprié. Lorsque la valeur de l achat dépasse $, l approbation du surintendant des affaires devra également être obtenue. L achat sera fait auprès du fournisseur qui répond à toutes les exigences prédéterminées et dont le prix proposé est le plus avantageux Toutes les propositions de prix reçues seront jointes à la demande interne de chèque afin d être conservées pour fins de vérification Toute dérogation à la procédure d achat décrite ci-dessus requiert au préalable l approbation écrite du surintendant des affaires. 11. Remboursement par le Conseil 11.1 Le Conseil octroiera une somme d argent aux écoles pour que celles-ci puissent engager des dépenses et ensuite en demander le remboursement au Conseil. Le Conseil débitera alors les montants correspondants au budget de fonctionnement des écoles établi en fonction du financement accordé par le ministère de l Éducation Les factures sont réglées par chèque par l école à partir du système «AGB» en utilisant le compte Remboursement du Conseil Seuls les paiements visant à rembourser aux employés de l école les dépenses engagées pour l école doivent faire l objet d une demande de remboursement du Conseil. Citons, à titre d exemple, le remboursement à un enseignant des sommes engagées pour acheter des décorations destinées à la salle de classe Pour l achat de biens et services importants (voir paragraphe 2(2.4h), les écoles doivent acheminer une demande auprès du département d entretien qui s occupera de préparer un bon de commande. Le Conseil facturera ensuite l école pour fins de paiement Les demandes de remboursement du Conseil doivent être soumises mensuellement au Service des affaires du Conseil Le montant total du remboursement demandé par l école doit être clairement indiqué sur le rapport et celui-ci doit être approuvé par le directeur d école Les factures originales doivent être annexées au rapport de Remboursement du Conseil. Page 14 de 31 (PA 4.005)

15 11.8 Les transferts de fonds électroniques (TFE) du Conseil doivent figurer comme un dépôt au système «AGB» et non comme un ajustement bancaire, sous la rubrique Remboursement du Conseil. 12. Taxe de vente harmonisée (TVH) 12.1 Pour tout achat de biens et de services, la taxe de vente harmonisée (TVH) doit toujours être payée lorsqu elle est exigible. L école a droit à une ristourne de la TVH sur les dépenses effectuées à même les fonds scolaires. Le remboursement est d une valeur de 10,85 % de la TVH, soit 68 % de la TPS et 97 % de la TVP Afin d obtenir une ristourne sur la TVH pour des achats effectués à partir des fonds scolaires, l école doit soumettre au Service des affaires une demande de remboursement de la TVH deux fois l an, soit les 28 février et 31 août La demande de remboursement se fait par l entremise du rapport intitulé Rabais de TVH rapport détaillé au Conseil scolaire du système «AGB». Le rapport doit être signé par le directeur d école Le Service des affaires émettra un paiement à l école au montant de la ristourne de la TVH et préparera un rapport par école détaillant les catégories à utiliser pour effectuer le remboursement dans «AGB». 13. Loteries et jeux de hasard 13.1 Les municipalités accordent des licences pour des activités telles que : a) bingos; b) billets à fenêtres pour organismes de bienfaisance (billets «Nevada»); c) jeux à caractère social; d) tombolas Il incombe au directeur d école de s assurer que toute activité faisant intervenir loteries et jeux de hasard est conforme aux règlements de la Commission des alcools et des jeux de l Ontario. a) Processus de demande de permis Le directeur d école communique avec le bureau municipal de la région pour expliquer le genre d activité proposée. Le directeur d école suit les directives qui lui sont données. La demande de permis doit être remplie au nom de l école et signée par le directeur d école. La demande doit être effectuée le plus tôt possible étant donné la lenteur du processus. b) Opérations bancaires Tout permis exige que l école détienne un compte en fiducie totalement indépendant afin d y inscrire les revenus et les débours. Le compte en fiducie peut être créé au besoin en suivant les directives concernant l ouverture d un compte bancaire, au point 7.1 de la présente procédure administrative. Page 15 de 31 (PA 4.005)

16 c) Rapports La délivrance du permis est assortie d une série d exigences à respecter, notamment en ce qui concerne la préparation des rapports financiers. Avant d amorcer le projet, il est important de lire attentivement les directives afin de déterminer quels genres de rapports seront exigés. d) Vérification L agent d attribution des permis est autorisé à examiner les données et les registres. Il incombe au directeur d école de conserver tous les documents pertinents et de s assurer que les registres sont clairs et précis. 14. Vérification interne et surveillance 14.1 Le surintendant des affaires ou son délégué effectuera une vérification interne du processus de collecte de fonds annuellement à partir d un échantillonnage. L objectif de cette vérification consiste à porter un jugement sur la façon dont les écoles s acquittent de leurs obligations à l égard de l application de la présente procédure administrative et des directives afférentes La vérification comprendra les éléments suivants : a) entretien au préalable avec le directeur d école pour déterminer les objectifs de la vérification; b) réalisation de la vérification; c) entretien avec le directeur d école relativement aux conclusions de la vérification et aux recommandations qui pourraient en découler; d) préparation du rapport final; e) suivi de la mise en œuvre des recommandations, de 12 à 18 mois après le dépôt du rapport final En plus des vérifications internes, le Service des affaires effectuera des vérifications périodiques et des suivis mensuels visant divers éléments de la gestion des fonds scolaires, dont : a) rapprochements bancaires; b) rapprochements concernant les activités de collectes de fonds; c) demandes de remboursement du Conseil; d) demandes de remboursement de la TVH; e) perte ou vol de fonds. 15. Conservation de la documentation 15.1 L école doit conserver les documents comptables ainsi que la documentation d appui de l école et du conseil d école pendant sept (7) ans. Page 16 de 31 (PA 4.005)

17 15.2 La documentation à conserver doit inclure : a) le plan annuel de collecte de fonds; b) les demandes d approbation d une collecte de fonds; c) la communication aux parents indiquant la nature volontaire des activités de collecte de fonds; d) la communication aux parents indiquant que le Conseil scolaire ne permet pas la sollicitation porte à porte par les élèves de l'élémentaire; e) les rapprochements concernant les activités de collectes de fonds; f) les rapports mensuels faisant partie des rapprochements bancaires (voir paragraphe 5(5.4)); g) les formulaires de dépôts bancaires; h) les rapprochements bancaires; i) les chèques encaissés; j) les chèques annulés; k) toutes les pièces justificatives Après sept (7) ans, les documents doivent être déchiquetés avant d être jetés Le système de classement doit permettre de retrouver la documentation de façon rapide et facile. 16. Perte ou vol 16.1 Le Conseil scolaire n assumera aucune responsabilité en cas de vol ou de perte des fonds des écoles. Les fonds du Conseil scolaire ne peuvent être utilisés pour remplacer les fonds scolaires perdus ou volés En cas de perte ou de vol, le directeur d école doit aviser immédiatement le surintendant des affaires ou son délégué Les fonds perdus ou volés doivent être clairement indiqués dans les rapports financiers annuels En cas de vol, le directeur d école doit communiquer avec le service de police et remplir une déclaration à cet effet. Une copie de cette déclaration doit être acheminée au surintendant des affaires ou à son délégué Tout soupçon de fraude de la part d un membre du personnel ou d un bénévole doit être communiqué au surintendant des affaires, sans qu il n en résulte de répercussions négatives pour le déclarant En cas de chèque perdu ou volé, il faut revoir les chèques encaissés en vérifiant le relevé de banque de manière à s assurer que le chèque n a pas été encaissé. Si le chèque n a pas été encaissé, l institution financière doit être priée d effectuer un arrêt de paiement. Le directeur d école doit approuver l avis d arrêt de paiement qui est envoyé à l institution financière. Par la suite, un nouveau chèque peut être émis au fournisseur en cause. Page 17 de 31 (PA 4.005)

18 17. Nouvelle affection d un directeur d école 17.1 Lors de la mutation des directeurs d école, le nouveau directeur doit être mis au fait des renseignements financiers de base Le directeur d école sortante devra signer le rapport «AGB» Sommaire du grand livre et le remettre au nouveau directeur d école Le nouveau directeur devra en faire l examen afin d en vérifier l exactitude. Si le tout est conforme, il appose sa signature sur ce même rapport et en achemine une copie à l adresse courriel fondsscolaire@cscprovidence.ca. Toute divergence devra être rectifiée avec le directeur d école sortant, le cas échéant Le nouveau directeur doit effectuer les démarches nécessaires auprès de l institution financière afin de mettre à jour le dossier des signataires du compte bancaire de l école et acheminer une copie du contrat bancaire à l adresse courriel fondsscolaire@cscprovidence.ca. 18. Règlement de différends Le conseil d école peut, par voie de résolution, demander par écrit au surintendant des affaires de revoir une décision du directeur d école en ce qui a trait à la mise en œuvre de la présente procédure administrative. Le surintendant des affaires fera le suivi dans un délai de quinze (15) jours civils et sa décision sera finale. Dans ce document, ainsi que dans toutes les politiques du Conseil, un genre inclut l autre, tout comme le singulier englobe le pluriel lorsque le contexte l exige. Renvoi : P Gestion des fonds des écoles Page 18 de 31 (PA 4.005)

19 Page 19 de 31 (PA 4.005) Annexe A

20 Page 20 de 31 (PA 4.005) Annexe B

21 Page 21 de 31 (PA 4.005) Annexe C

22 Page 22 de 31 (PA 4.005)

23 Page 23 de 31 (PA 4.005) Annexe D

24 Page 24 de 31 (PA 4.005) Annexe E

25 Page 25 de 31 (PA 4.005) Annexe F

26 Page 26 de 31 (PA 4.005) Annexe G

27 Page 27 de 31 (PA 4.005) Annexe H

28 Page 28 de 31 (PA 4.005) Annexe I

29 Page 29 de 31 (PA 4.005) Annexe J

30 Page 30 de 31 (PA 4.005) Annexe K

31 Page 31 de 31 (PA 4.005) Annexe L