Première partie. La définition des fonctions

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1 Première partie La définition des fonctions 4. La définition du périmètre des fonctions de la secrétaire médicale varie selon son statut, salarié ou agent de la fonction publique hospitalière, et, éventuellement, selon son champ d exercice. De l analyse conjointe de ces définitions, il ressort certains traits communs. La secrétaire médicale relève toujours des personnels administratifs de la structure qui l emploie et ne peut, en aucune circonstance, se voir attribuer des tâches médicales ou soignantes. Au sein de la fonction publique hospitalière, elle relève des personnels administratifs ; les dispositions qui s appliquent à elle sont intégrées au décret n o du 21 septembre 1990, portant statut particulier des personnels administratifs de la fonction publique hospitalière. Dans le secteur privé, les conventions collectives applicables qui comportent une classification des personnels mentionnent la secrétaire médicale au titre des «personnels des services administratifs», formule figurant, par exemple, dans l avenant à la convention collective de l hospitalisation privée du 10 décembre La secrétaire médicale dispose par ailleurs d un champ d attributions diversifié compte tenu de la multiplicité de ses domaines d intervention. Elle assure ses fonctions au service d une activité médicale ou chirurgicale relevant de spécialités les plus diverses au sein, notamment, d un établissement de santé, médico-social ou d un cabinet médical. Les secrétaires médicales disposent toutefois d un ensemble de fonctions communes énoncées dans la définition dont elles relèvent. Celle-ci figure, pour les professionnelles du secteur privé, dans le contrat de travail ou, éventuellement, dans la convention collective qui leur est applicable. Pour celles qui exercent dans le secteur public, leur champ de fonctions est précisé par des dispositions réglementaires. 15

2 La secrétaire médicale, règles d exercice professionnel I. Une pluralité de définitions tenant au statut et au lieu d exercice 5. Les fonctions de secrétaire médicale répondent à un cadre juridique qui diffère selon son cadre d emploi. Nous identifions ci-après les principales définitions, formulée par un dispositif réglementaire pour les agents titulaires de la fonction publique hospitalière ou, éventuellement, par les différentes conventions collectives qui s appliquent à elles compte tenu de leur champ d exercice dans le secteur privé. A. Définition spécifique aux secrétaires médicales, agents de la fonction publique hospitalière 6. Les fonctions du corps des secrétaires médicales sont décrites à l article 18 du décret du 21 septembre 1990 comme suit : «les secrétaires médicaux assurent le fonctionnement des secrétariats médicaux. Ils sont notamment chargés de la gestion administrative des dossiers des patients et contribuent à la délivrance de renseignements d ordre général, dans leur domaine de compétences.» Une définition dont peuvent éventuellement relever les agents contractuels 7. Lorsque la secrétaire médicale est employée en qualité d agent contractuel, la définition de son champ d intervention relève avant tout de son contrat de travail. Ainsi, la définition réglementaire précitée ne leur est a priori pas applicable. Le décret du 21 septembre 1990 ne vise pas les personnels contractuels 1. Lorsque l agent est employé au titre d un contrat de travail, ce dernier est obligatoirement écrit, conformément à 1. Ce texte définit son champ d application ainsi : l article premier du décret prévoit que «sont régis par les dispositions du présent décret les corps des personnels administratifs des établissements mentionnés à l article 2 de la loi du 9 janvier 1986». L article 2 de la loi du 9 janvier 1986 prévoit une application de ses dispositions «aux personnes qui [sont] régies par les dispositions du titre premier du statut général». Le titre premier du statut général, issu de la loi n o du 13 juillet 1983, ne trouve application qu aux fonctionnaires (article 2 : «la présente loi s applique aux fonctionnaires civils des administrations»), bien que certaines dispositions fassent références notamment aux personnes sous contrat et renvoient au code du travail. 16

3 La définition des fonctions l exigence formulée à l article 4 du décret du 6 février Ce contrat doit préciser «la définition des fonctions occupées», selon l article 4 alinéa 2 de ce même décret : «Outre sa date d effet et la définition des fonctions occupées, le contrat détermine les conditions d emploi de l agent et notamment ses modalités de rémunération. Il indique les droits et obligations de l agent, lorsque ceux-ci ne relèvent pas d un texte de portée générale.» Il semble opportun que la définition des fonctions qui figure au contrat s inspire de celle que la réglementation énonce pour les fonctionnaires du corps considéré. Lorsque la clause du contrat précisant le champ des fonctions de l agent cocontractant contient la seule mention d un corps, par exemple, «employé pour assurer les fonctions de secrétaire médicale», il y a lieu de se référer à la définition réglementaire. Une définition réglementaire applicable quel que soit le lieu d exercice 8. Des dispositions précisent les fonctions de la secrétaire médicale, agent de la fonction publique hospitalière, dans un cadre spécifique d activité. Elles n écartent pas l application de l article 18 du décret du 21 septembre 1990 dont la secrétaire médicale relève. Elles précisent son champ d intervention dans un domaine spécifique d activité et, finalement, pallient le caractère particulièrement général de la définition réglementaire. 9. Par exemple, lorsque la secrétaire médicale exerce ses fonctions en unités de consultation et de soins ambulatoires (UCSA) au sein d un établissement pénitentiaire, le guide méthodologique relatif à la prise en charge sanitaire des personnes détenues 3 apporte des précisions. Il prévoit que «le personnel du secrétariat médical constitue un rouage essentiel du dispositif [d organisation des soins aux personnes détenues], étant notamment chargé de gérer les consultations médicales et les dossiers médicaux, d assurer la liaison entre les administrations sanitaires et pénitentiaires ainsi qu avec les acteurs extérieurs. Il assure également le secrétariat des équipes de psychiatrie générale pour les besoins de leur activité en milieu pénitentiaire. Il doit donc disposer d un temps de présence suffisant au sein de l UCSA». 2. Article 4 du décret n o du 6 février 1991, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels des établissements mentionnés à l article 2 de la loi n o du 9 janvier 1986 modifiée, portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière : «les agents sont recrutés par contrat écrit». 3. Guide méthodologique daté de septembre 2004, annexé à la circulaire n o 27 DHOS/ DGS/DSS/DGAS/DAP du 10 janvier 2005 relative à l actualisation du guide méthodologique relatif à la prise en charge sanitaire des personnes détenues et à leur protection sociale. 17

4 La secrétaire médicale, règles d exercice professionnel Les espaces de liberté d organisation des tâches 10. La définition réglementaire laisse des espaces de liberté dans l organisation du travail de la secrétaire médicale. L adverbe «notamment» vise à ne pas réduire son domaine d activité aux seuls champs que cette disposition énumère. Il peut donc être opportun de se référer au répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière, lequel comporte une fiche métier «secrétaire médicale» reproduite ci-dessous. Répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière Fiche métier «secrétaire médicale» Domaine fonctionnel 5 : pilotage, gestion et aide à la décision. Famille des métiers administratifs et de l accueil. Sous-famille des métiers du traitement des données médico-administratives. Définition Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient. Activités principales Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ; Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux ; Accueil physique et téléphonique ; Planification des rendez-vous des patients ; Reproduction de dossiers médicaux ; Saisie des tableaux des vacations, des astreintes et des gardes, des statistiques ; Gestion du planning des médecins ; Organisation des transports patients ; Archivage des dossiers médicaux. Relations professionnelles les plus fréquentes Médecins et infirmières pour échange d informations et organisation de la prise en charge du patient ; Cadres de santé pour consignes à donner au patient ; Bureau des entrées pour les mouvements des entrants et sortants et les modes de placement ; Établissements de santé et services internes CHRU pour prise de rendezvous et renseignements ; Organismes de transports pour les rendez-vous des patients. 18

5 La définition des fonctions Savoir-faire requis Utiliser les outils bureautiques ; Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes ; Renseigner ses interlocuteurs ; Prendre des notes rapidement ; S exprimer clairement vis-à-vis d interlocuteurs divers et variés ; Traiter des situations conflictuelles ; Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser ; Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires ou de thésaurus. Ce descriptif ne doit pas être appréhendé comme une disposition réglementaire, contrairement à la définition issue de l article 18 du décret du 21 septembre 1990, précédemment énoncée. Le ministère chargé de la Santé précise que «le répertoire des métiers n est pas opposable. En effet il n a pas de portée juridique et réglementaire, contrairement aux statuts de la fonction publique. Ce n est donc pas un outil de gestion statutaire même si la référence éventuelle est présente dans les fiches métiers. Le répertoire des métiers ne se substitue pas aux règles en vigueur dans la fonction publique et notamment aux règles statutaires (en matière de recrutement, par exemple)». Ce descriptif peut éventuellement alimenter un profil ou une fiche de poste que souhaiterait produire la direction d un établissement public de santé ou médico-social. Certaines mentions appellent toutefois quelques réserves quant à leur formulation. Tel est le cas de «l organisation des transports patients». Cette tâche ne doit pas être comprise comme consistant à établir la prescription de transport sanitaire, acte qui relève exclusivement du médecin prescripteur. B. Définitions applicables dans le secteur privé 11. Lorsque la secrétaire médicale est salariée, son champ de fonctions doit être précisé dans son contrat de travail. Ce dernier peut être inspiré de la convention collective applicable au secteur d activité concerné. La convention collective de travail constitue un accord négocié dans le cadre de la branche entre les partenaires sociaux, groupements d employeurs et une ou plusieurs organisations syndicales représentatives de salariés. Elle vise à fixer les conditions d emploi et de travail, de rémunération et les garanties sociales. Elle constitue un accord générateur d un ensemble de règles. Si elle est traitée, lors de sa conclusion, comme un contrat, elle est considérée par les juges comme un règlement. Elle régit 19

6 La secrétaire médicale, règles d exercice professionnel les contrats individuels avec un effet impératif 4. Les conventions collectives comportent une classification des emplois. Nous proposons ci-après une analyse du contenu de conventions applicables à des secteurs d activités dans lesquels exercent les secrétaires médicales. Dans le secteur des établissements de santé privés à but lucratif 12. Les secrétaires médicales salariées d établissements sanitaires ou médico-sociaux du secteur privé à but lucratif relèvent aujourd hui de la convention collective nationale de l hospitalisation privée du 18 avril 2002, étendue par l arrêté du 29 octobre Elle «règle les rapports entre les employeurs et les salariés des établissements privés de diagnostic et de soins et de réadaptation fonctionnelle (avec ou sans hébergement), des établissements d accueil pour personnes handicapées et pour personnes âgées, de quelque nature que ce soit, privés, à caractère commercial, sur l ensemble du territoire national, départements d outre-mer inclus» (article 2 de la convention). Compte tenu des spécificités du secteur d activité d accueil des personnes âgées à caractère commercial (secteur médicosocial), certaines dispositions de la convention collective unique sont aménagées au sein d une annexe médico-sociale (avec avenant du 10 décembre 2002, relatif à l annexe à la convention concernant les établissements privés accueillant des personnes âgées). Cette convention organise une classification des personnels qui a pour conséquence la détermination de leur niveau de rémunération. Cette classification est organisée en prenant en compte le(s) diplôme(s) dont est titulaire le professionnel concerné. L avenant à la convention collective de l hospitalisation privée du 10 décembre 2002 relatif à la classification des emplois des établissements accueillant des personnes âgées distingue la secrétaire médicale titulaire du bac, qualifiée d «employé hautement qualifié», de celle qui est titulaire du BTS, qualifiée de «technicien». Toutefois, elle ne comporte pas de définition des fonctions. L avenant n o 90-4 du 9 octobre 1990 à la convention collective de l hospitalisation privée à but lucratif comportait, au contraire, en annexe, une classification des emplois qui intégrait une définition des fonctions de la secrétaire médicale. Classée parmi le personnel des services administratifs, ses fonctions étaient décrites de la façon suivante : elle «assure notamment la gestion des dossiers médicaux et les tâches administratives y afférent». 4. G. Lyon-Caen, J. Pélissier, A. Supiot, Droit du travail, Dalloz, «Précis», 17 e édition, n o