B E E t i q u e t tes des électeurs (Open Office)

Transcription

1 Objectif de ce tutoriel : savoir préparer les étiquettes des responsables pour le matériel électoral (avec Open Office Calc.). Les étiquettes comporteront le nom, prénom et adresse du responsable ainsi que le nom et prénom du ou des enfants. Attention : la liste électorale doit être valide, c est-à-dire ne pas comporter de parents en double. Si un toilettage est nécessaire, se reporter au tutoriel «Liste électorale avec Open Office» ou «Liste électorale avec Excel». 1. E x t r a c t i o n d e s d o n n é e s d a n s B a s e E l è v e s La 1 ère étape consiste à ouvrir le fichier «CsvListeElectorale.csv» avec OpenOffice Calc. 2 cas possibles : Le fichier a déjà été toiletté pour la liste électorale : Inutile de procéder à une nouvelle extraction dans Base Elèves. Ce même fichier sera utilisé pour les étiquettes. L ouvrir à nouveau. Le fichier n a pas encore été extrait et sauvegardé sur le disque dur : Il faut procéder à une extraction. Voir le tutoriel «Liste électorale». 2. L e p r i n c i p e d e f o n c t i o n n e m e n t / n o t i o n d e f o r m u l e Les étiquettes seront générées à partir du fichier des responsables existant. Les étiquettes seront générées sur une autre feuille que celle des responsables. Pour construire ces étiquettes, on utilisera une formule (presque magique) pour faire passer les données d une feuille (celle de la liste des responsables) à une autre (celle des futures étiquettes). Ce qu il faut savoir sur la formule (presque magique) : Une formule commence toujours par le signe = Grâce au =, le tableur (OpenOffice) sait que ce qui suit le = nécessitera une opération quelconque. Le signe & sert à ajouter des éléments. Exemple : Formule = "val" & "ise" Résultat dans la cellule: valise Les guillemets " " pour du texte Dans une formule, le tableur considère les éléments a priori comme des nombres ou des noms de variables. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 1 / 10

2 Les guillemets servent à lui indiquer que le texte contenu entre les guillemets est bien du texte. Exemple: Formule = "Nombre :" & valeur Résultat Nombre :54 (si valeur est une variable contenant 54) La fonction CAR( ) Chaque caractère est en fait identifié par un nombre. La fonction CAR( ) permet, dans une formule, de faire apparaître dans le résultat des caractères qui ne sont pas sur le clavier. Exemple: Formule Résultat =CAR(67)&CAR(64)&CAR(128)&CAR(129) C@ Il se trouve que le retour à la ligne est aussi gérable par la fonction CAR( ). Il équivaut à CAR(10). Et le retour à la ligne sera indispensable pour les étiquettes. La référence à une cellule. Dans une formule, on peut faire référence au contenu d'une autre cellule. Il suffit d'indiquer son nom. Par exemple G12 si c'est une cellule de la même feuille. Ou Feuille1.C9 s'il s'agit de la cellule C9 d'une autre feuille nommée Feuille1 Exemple: Formule = P13 & Feuille3.M11 & Feuille2.L4 Résultat mer (en supposant que les lettres m, e et r se trouvaient respectivement dans les cellules P13 (de la feuille active celle dans laquelle on tape la formule), M11 de la feuille nommée Feuille3 et L4 de la feuille nommée Feuille2 3. L a f o r m u l e ( m a g i q u e ) Chaque étiquette sera construite à partir de données présentes dans différentes cellules d'une autre feuille. Il suffit d'écrire la formule une fois puis de la recopier autant de fois qu'il y a de responsables. Comprendre la formule: La formule sera tapée dans la cellule A1 d'une nouvelle feuille vierge. Mais les données se trouvent sur la feuille originale du fichier CSVListeElectorale. Cette feuille s'appelle par défaut Feuille1. Exemple avec le contenu de la 1 ère ligne de la feuille nommée Feuille1: stephane.horand@ac-strasbourg.fr 2 / 10

3 Dans la formule de l'étiquette, il faudra récupérer le contenu des cellules B2 (M), C2 (DURAND), D2 (Paul). En insérant à chaque fois un espace avec " ". Puis demander un retour à la ligne avec CAR(10). Puis récupérer le contenu de la cellule E2 (1 allée des Acacias). Un retour à la ligne. Le contenu des cellules F2 (67999) et G2 (BASELEFSHEIM), séparés par un espace. Deux retours à la ligne avec deux CAR(10). Il faudra qu'apparaisse le mot Enfant(s) : Puis le contenu de la cellule H2. Pour lier tout cela, il faudra taper entre chacun de ces éléments le signe &. La formule est donc la suivante: = Feuille1.B2 & " " & Feuille1.C2 & " " & Feuille1.D2 & CAR(10) & Feuille1.E2 & CAR(10) & Feuille1.F2 & " " & Feuille1.G2 & CAR(10) & CAR(10) & "Enfant(s) : " & Feuille1.H2 Construire la 1 ère étiquette: Tout d'abord, il faut rajouter une nouvelle feuille. Cette feuille, par défaut s'appelle Feuille2. Elle peut être renommée lors de la création (voir ci-dessous) ou après (clic droit sur Feuille2 et renommer) Le curseur est positionné par défaut sur la cellule A1 de cette nouvelle feuille. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 3 / 10

4 ATTENTION WARNING ACHTUNG - ATTENTION WARNING L'opération qui suit est la plus importante de toutes. Sans cette opération, rien ne fonctionne. Sélectionner toute la feuille en cliquant sur la case située au-dessus du 1 et à gauche du A. Cliquer sur Format - Cellules Dans l'onglet Alignement, cocher Renvoi à la ligne automatique. Valider avec OK. Rappel: si ce n'est pas coché, la formule ne fonctionne pas!! Cliquer sur la cellule A1. Taper le signe = Celui-ci apparaît à la fois dans la cellule A1 et dans la barre de formule. Cliquer ensuite sur l'onglet Feuille1 en bas de la fenêtre. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 4 / 10

5 Cliquer sur la cellule B2. Apparaît automatiquement dans la formule la référence de la cellule: Feuille1.B2 Taper sur le & du clavier. Celui se rajoute à la formule. Taper ensuite " " pour rajouter un espace entre la civilité et le nom. Puis encore un & Cliquer ensuite sur la cellule C2 Continuer ainsi jusqu'à avoir la formule suivante (déjà citée plus haut): =Feuille1.B2&" "&Feuille1.C2&" "&Feuille1.D2&CAR(10)&Feuille1.E2&CAR(10)&Feuille1.F2&" "&Feuille1.G2&CAR(10)&CAR(10)&"Enfant(s) : "&Feuille1.H2 Valider avec Entrée. Le résultat apparaît dans la cellule A1 de la feuille Etiquettes. Redimensionner la largeur de la colonne A, puis la hauteur de la ligne 1. (Le réglage précis se fera à la fin). La 1 ère étiquette est terminée. Elle va servir de modèle pour toutes les autres. Construire les autres étiquettes Tout dépend maintenant des étiquettes à imprimer et du modèle de la feuille contenant les étiquettes adhésives. Les étiquettes peuvent être sur 2 ou 3 colonnes, peut-être 4. Principe: on compte le nombre d'électeurs (équivalent au nombre de lignes de la feuille nommée Feuille1 moins la ligne de titre) et on divise par le nombre de colonnes. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 5 / 10

6 Exemple 1: Il y a 88 électeurs et le modèle d'étiquettes comporte 4 colonnes. 88 / 4 = 22 Chaque colonne comportera 22 étiquettes. Exemple 2: Il y a 88 électeurs et le modèle d'étiquettes comporte 3 colonnes. 88 / 3 = 29,3 La 1 ère colonne comportera 30 étiquettes et les 2 suivantes 29. Placer le curseur sur le coin inférieur droit de la cellule A1. Le curseur devient une croix. Faire un cliquer-glisser vers le bas d'autant de lignes que doit comporter la 1 ère colonne. Cliquer sur la dernière cellule de la colonne A contenant des valeurs. Dans la barre de formule, sélectionner la formule correspondant à cette cellule en faisant un cliquer-glisser. Faire un copier (CTRL-C) Cliquer ensuite à la fin de la formule pour la désélectionner. Le curseur doit clignoter à la fin de la formule. Cliquer sur la 1 ère cellule de la colonne B, la B1. Cliquer ensuite dans la barre de formule pour y faire apparaître le curseur. Faire un coller (CTRL-V) La même formule que celle de la dernière cellule de la colonne A apparaît. Attention: tel quel, elle affichera le même responsable que dans la dernière cellule de la colonne A. Il faut donc, pour ne pas réimprimer ce responsable, augmenter chaque référence de cette formule de 1. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 6 / 10

7 Exemple: dans la formule ci-dessus, toutes les cellules citées sont sur la ligne 50. = Feuille1.B50&" "&Feuille1.C50&" "&Feuille1.D50&CAR(10)&Feuille1.E50&CAR(10)&Feuille1.F50&" "&Feuille1.G50&CAR(10)&CAR(10)&"Enfant(s) : "&Feuille1.H50 Il faudra donc, pour obtenir le responsable suivant, écrire 51. Avec la souris, positionner le curseur et augmenter de 1. = Feuille1.B51&" "&Feuille1.C51&" "&Feuille1.D51&CAR(10)&Feuille1.E51&CAR(10)&Feuille1.F51&" "&Feuille1.G51&CAR(10)&CAR(10)&"Enfant(s) : "&Feuille1.H51 Après la correction (7 nombres à changer), valider avec Entrée. Placer le curseur sur le coin inférieur droit de la cellule B1. Le curseur devient une croix. Faire un cliquer-glisser vers le bas d'autant de lignes que doit comporter la 2 ème colonne. Répéter l'opération une fois pour la 2 ème colonne et deux fois s'il y a 3 colonnes. Les étiquettes, à ce stade, comportent les indications souhaitées. 4. L a m i s e e n f o r m e Dernière étape: préparer les étiquettes pour l'impression. Mesurer avec une règle graduée la largeur et la hauteur des étiquettes de la planche adhésive. Sélectionner toute la feuille. Pour ce faire, cliquer sur la case au-dessus du 1 et à gauche du A. Faire un clic droit sur le A (ou le B). Cliquer sur Largeur de colonne. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 7 / 10

8 Spécifier la largeur puis valider. Faire un clic droit sur un numéro de ligne quelconque. Spécifier la hauteur et valider. La feuille étant toujours entièrement sélectionnée, cliquer sur Format-cellules Onglet Alignement Sélectionner Milieu Dernière étape: la mise en page. Orientation portrait. 8 / 10

9 Conseil: imprimer d'abord uniquement la page 1 sur du papier normal pour vérifier que les marges ont été correctement définies. Pour n'imprimer que la page 1: Si les essais sont satisfaisants, tout imprimer sur les planches d'étiquettes adhésives. 5. O p e n O f f i c e C a l c e t l ' i m p r e s s i o n. Comment savoir quel numéro de page imprimer??? Le numéro de page n'est pas le numéro de feuille. Ainsi, ce n'est pas parce que l'on se trouve sur la 3 ème feuille qu'il faudra spécifier 3 pour la page à imprimer. Pour connaître le numéro de page: Se trouver sur la feuille que l'on désire imprimer. Cliquer sur l'icône d'aperçu avant impression. En bas à gauche se trouve le numéro de page. stephane.horand@ac-strasbourg.fr 9 / 10

10 Pour visualiser les différentes pages, utiliser les icônes en haut à gauche. Quand les numéros des pages à imprimer ont été repérés, cliquer sur Fichier imprimer Cocher Pages puis spécifier les numéros des pages à imprimer. Dans l'exemple ci-dessus ne seront imprimées que les pages 10, 12, 13, 14. Le tiret entre deux numéros de page demande l'impression de tous les numéros intermédiaires impression des pages 6, 7, 8, 9, 10 6 ; 10 impression des pages 6 et 10 stephane.horand@ac-strasbourg.fr 10 / 10