Acropole Acropole Dossiers sociaux

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1 Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole 4. Les services associés au logiciel

2 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel La gestion sociale constitue pour les CPAS la matière dont les attentes de l informatique ont évolué le plus au cours des dernières années. De programme de calcul du Minimex il y a moins de 10 ans, cette application a évolué très rapidement vers bon nombre d impératifs nouveaux. Une première série de fonctionnalités nouvelles liées à la bureautique interne ont fait du logiciel un gestionnaire de dossier complet dans toutes les matières concernées et ce, à la satisfaction générale des utilisateurs. L attente principale concerne ensuite les capacités de communication interne attendues d un logiciel de ce type. Aujourd hui, un logiciel de gestion sociale est une machine à gérer couplée à une machine à communiquer. La liste des types de communications prises en charge par l application devient impressionnante et concerne à ce jour : - la liaison avec les banques via la comptabilité - la liaison avec la Région wallonne pour la médiation de dettes - la liaison avec le service radio-redevance - la liaison avec la banque de données Carrefour qui fait relais avec : le Registre national l ONSS les mutuelles le SPP intégration sociale le Registre des employeurs le Registre des étrangers le Registre BIS - la liaison avec le système Synchro (connexion avec les hôpitaux pour les CPAS bruxellois). Nous vous invitons à découvrir ce monde très vaste de la gestion associée à autant de ponts avec d autres organismes.

3 2. Descriptif fonctionnel du produit Le logiciel devra permettre d'établir un suivi complet des personnes prises en charge par le CPAS. Ce suivi permet d'obtenir rapidement l'ensemble des informations afférentes au dossier d'une personne qui s'est adressée au CPAS. Le logiciel permet un suivi administratif et financier d'une personne en vue d'une réinsertion sociale. * gestion en temps réel, sur base de l'assisté, de son numéro de dossier, de carte d'identité ou d'un numéro de liaison (voir "protection des données confidentielles"). Les dossiers sont classés en quatre rubriques : * fichier signalétique et renseignement de base * fichier aides financières et non financières * fichier de renseignements confidentiels * fichier historique 2.1. Fichier signalétique et renseignements de base Il comprend : * DOSSIER - numéro (compteur alphanumérique) - date d'ouverture - état : ouvert/clôturé - attente de récupération - nom de l'assistant social en charge du dossier * IDENTIFICATION - nom - prénom - numéro carte d'identité - numéro registre national (relié au Registre National) - n dossier RIS éventuel - sexe - date de naissance - lieu de naissance - nationalité - niveau d'étude - profession - état civil - compte bancaire - divers

4 * ADRESSES - actuelle domicile - actuelle résidence - précédente - téléphone - télécopieur - divers Fiche d'une personne * COMPOSITION DU MÉNAGE - Résumé de la composition :. type de ménage (marié, de fait,...). nombre total de personnes. fiche enfants. fiche ascendants et collatéraux. autres - Pour chacun des membres du ménage:

5 . nom et prénoms. nationalité. adresse. numéro registre national(lié au Registre National). date de naissance. filiation ou lien. profession * DÉBITEURS ALIMENTAIRES Composition de ménage - Voir composition du ménage + lien de parenté * RENSEIGNEMENTS ALLOCATIONS. nom de la caisse. adresse. téléphone. numéro de référence. date inscription. régularisation

6 Enquête sociale * RENSEIGNEMENTS MUTUELLES. nom de la Fédération. adresse. téléphone. numéro d'affiliation pour le titulaire. numéro d'affiliation pour chaque descendant/ascendant. lien de parenté. type. cotisation complémentaire. date inscription. régularisation

7 Couverture sociale * RENSEIGNEMENTS PENSIONS. nom de la caisse. adresse. téléphone. type de l'organisme. numéro de référence. date inscription. régularisation * RENSEIGNEMENTS ORGANISMES DIVERS. nom de l'organisme. adresse. téléphone. type de l'organisme. numéro de référence. date inscription. régularisation

8 * RESSOURCES MENSUELLES. rémunérations: - nettes - saisies - total. allocations: - familiales - diverses - total. pensions: - diverses - pensions alimentaires. revenus de location. indemnités : - chômage - maladie. réinsertion socioprofessionnelle. revenus mobiliers. RIS. ressources diverses avec totalisation automatique des ressources encodées Budget d'une personne

9 * DÉPENSES MENSUELLES. loyer. prêt hypothécaire. électricité / gaz. chauffage. cotisation mutuelle. cotisations sociales. téléphone. prêt hypothécaire. frais médico-pharmaceutiques. descriptifs libres. télédistribution avec totalisation automatique de toutes les dépenses encodées * DEPENSES ANNUELLES. eau. assurances vie, incendie, véhicule, familiale, autre. taxes. mutuelle. Précompte immobilier. frais scolaires, abonnement, professionnels, déplacement. pension alimentaire. descriptifs libres avec totalisation/12 dont le résultat est repris dans les dépenses mensuelles. * BALANCE RESSOURCES/DEPENSES MENSUELLES Information ressources avec dépenses spécifiques * PROFIL SCOLAIRE * LOGEMENT. niveau primaire. niveau humanité. niveau supérieur non universitaire. niveau universitaire. autre formation. situation socioprofessionnelle La procédure est la même pour les conjoints.. propriétaire ou locataire. nature du logement. état. adresse précédente. type d habitat

10 2.2. Aides financières Les aides financières comprennent, à tout le moins, les types ci-après : - aide urgente, sa ratification et sa gestion par rapport au compte bancaire d'aide urgente (liaison avec Publisoft) avec adaptation des soldes de ce compte - RIS - candidats réfugiés politiques 100% - candidats réfugiés politiques 50% - étrangers illégaux ou autres - réfugiés politiques - aides directes - frais d'hospitalisation - frais médico-pharmaceut., paramédical (tous types). création et édition de bons médicaux et pharmaceut. dont la trame de ces formulaires est choisie par le CPAS (clauses diverses,...). ratification du montant des bons médecins et pharmacies pour paiement aux fournisseurs (lien du n de bon et de la dépense faite) - frais cotisation mutuelle - loyer - eau - gaz / électricité - chauffage - autres paiements directs fournisseurs - garanties locatives - bons alimentaires - placements :. maison de retraite. famille d'accueil. autres - quote-part C.P.A.S repas à domicile - quote-part C.P.A.S aide familiale - quote-part C.P.A.S aide ménagère - quote-part C.P.A.S autres services - soins à domicile - interventions diverses : à préciser (20 lignes libres) - récupération :. type. exercice. articles budgétaires. date de la première récupération. périodicité. date de la dernière récupération. montant Les aides et récupérations sont liées, de façon souple, aux articles budgétaires dans un tableau à double entrée (les modifications sont aisées et peuvent être réalisées par les utilisateurs).

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12 2.3. Aides non financières Comprenant les types et sous-types suivants : * toute aide dans l'obtention ou la régularisation - d'allocations de chômage - d'allocations familiales - de logement - de mutuelle - d'i.n.a.m.i. - de crédits - d'endettements - de pension - de santé - autres * aide psychosociale : toute aide portant à la recherche de solutions : - relations avec conjoint et parents - recherche d'emploi - comportement - autres * visites effectuées : - date - visites: type:. au CPAS. à domicile. à domicile, absent - but: routine, vérification, enquête, révision du dossier - date proposée par le travailleur social - date demandée par le Conseil ou le Bureau Permanent - type :. visite préalable du travailleur social. révision avant prolongation éventuelle

13 2.4. Médiation de dette * GESTION DES GUIDANCES ET MÉDIATION DE DETTES. gestion des ressources et dépenses mensuelles et annuelles. ressources de la personne. ressources du conjoint. pension alimentaire. article 60. pécule de vacances. prime de fin d année. revenus confidentiel. dépenses de logement. dépenses ménagères. taxes. assurances. etc. * GESTION DES DOSSIERS DE DETTE, DE GUIDANCE ET DE MEDIATION. médiation judiciaire et non judiciaire avec ou sans RCD * GESTION DES CREANCES * CALCUL MARC LE FRANC * PROPOSITION DE REPARTITION * COURRIER CREANCIER ET INDIVIDUEL * STATISTIQUES REGION WALLONNE, REGION BRUXELLOISE ET OBSERVATOIRE DU CREDIT * JOURNAL DE DEMARCHE * SUIVI DOSSIER ET SUIVI CREANCIER * TRANSFERT DE MODE DE PAIEMENT SUR LE COMPTE DES PERSONNES AIDEES 2.5. Fichier des renseignements confidentiels Le paragraphe: données qui ne seront disponibles qu'à un petit nombre de personnes 2.6. Fichier historique Par an et par date de mise à jour, une centralisation par numéro de dossier est effectuée et permet de suivre l'évolution sous ces critères : - année comptable - composition de ménage - situation des revenus propres - situation des charges propres - situation de tout type d'aides confondues - aides par type et/ou par article - avances par type et/ou par article - droits constatés par article

14 Décision du Conseil ou du Comité spécial ou du Bureau Permanent : - date décisions - date début et fin - libellés - articles budgétaires - montants (payés et/ou récupérés) 2.7. Protection des données confidentielles Différents affichages d'écrans sont prévus. Certains ne sont accessibles, par procédures spéciales, qu'à un nombre très limité de personnes, par exemple le fichier des renseignements confidentiels. D'autres ne sont accessibles qu'aux travailleurs sociaux et au Conseil et au Bureau Permanent. D'autres ne servent qu'à la comptabilité, au Receveur, au Secrétaire, au Conseil et au Bureau Permanent. Il est à noter que les niveaux d'accès devront être fixés par le Conseil de l'aide sociale. La modification de ces niveaux d'accès se fait cependant sans difficulté par le client Traitement des dossiers Ce traitement permet : * l'accès immédiat sur une rubrique * la création d'un dossier avec accès aux différents fichiers * modification des données signalétiques par le travailleur social qui est en charge du dossier * affichage à l'écran et/ou sur papier des informations contenues dans les fichiers en tenant compte des éléments intéressant les différents départements * introductions de données nouvelles au sein de chaque dossier -génération des documents à signer par l'assisté (cessions, etc.) * génération des documents, par assistant social distinctement, à soumettre au Conseil ou au Comité Spécial ou au Bureau Permanent pour une première demande (nouveau dossier) ou des compléments (dossiers en cours) reprenant la situation de l'assisté (signalétique résumé, situation financière vis à vis du CPAS + mise en irrécouvrable, donc historique du dossier, aide en cours etc.), ces renseignements étant extraits automatiquement des fichiers correspondants. * signalétique résumé reprenant également la situation financière de l'intéressé au moment de la demande + la composition familiale et ce vis-à-vis de l'ensemble des services du CPAS (réinsertion socioprofessionnelle, repas, gardienne, centre jour, etc.)

15 * impression des dossiers sociaux soumis au Conseil et/ou au Bureau Permanent par demande et/ou par Assistant Social * possibilité de consultation des dossiers en séance du Conseil ou Comité Spécial ou Bureau Permanent, en temps réel, sur écran * introduction des décisions de type: ratification, octroi, révision, prolongation, suppression, suspension et refus du Conseil ou Comité spécial ou Bureau Permanent, soit en séance, en temps réel, soit en différé. L'imputation budgétaire ou le changement d'imputation se fait au moment de la décision du Conseil et ce très aisément. * possibilité de génération automatique et/ou manuelle du procès-verbal de séance du Conseil ou comité spécial ou Bureau Permanent, sur base des renseignements existants dans les fichiers. Ce procès-verbal doit être présenté sous forme littéraire avec une motivation complète en cas de refus. * possibilité de génération aisée automatique et/ou manuelle des notifications (pouvant regrouper plusieurs demandes du client) destinées aux demandeurs d'aides sous une forme littéraire * possibilité de génération automatique et/ou manuelle des documents destinés : - aux demandeurs d'aides - aux débiteurs alimentaires - aux tiers (cessions de salaires, etc.) éventuellement sur base du logiciel de traitement du courrier * passage automatique et/ou manuel en comptabilité de tous mouvements financiers autorisés par le Conseil ou le Comité Spécial ou le Bureau Permanent. * tenue automatique ou non des engagements liée à la comptabilité * tenue automatique ou non des droits constatés par rapport à la décision de l'organe de Décision et/ou droits aléatoires liée à la comptabilité * préparations des échéances de paiement et impression * préparation des échéances de récupération et impression * émission automatique et/ou manuelle des versements et/ou mandats * impression des listes suivant des critères prédéterminés ou à la demande (comme RIS, mutuelle,...) 2.9. Situation financière de l'assisté Situation financière en temps réel global et/ou détaillée, par type d'aides, articles, exercices, dates de décision, par rapport à l'ensemble des services du CPAS.

16 2.10. Produits fournis * Passage automatique et/ou manuelle en comptabilité de tous les mouvements financiers dûment autorisés * Tenue automatique et/ou manuelle des engagements et droits constatés. Préparation des échéances de paiement et impression (VCS). Préparation des échéances de récupération (VCS) Logiciel de RIS Le logiciel permet l'élaboration des données relatives au RIS sur base de menus générant automatiquement les codes qui doivent être communiqués au Ministère de la Santé Publique suivant les dispositions légales. Fonctions proposées : * encodages des décisions d'octroi, de révision, de prolongation, de refus, de retrait et / de suspension ou de récupération avec calcul automatique du montant à octroyer (formulaires B, C, D : voir SPD) lié au logiciel comptabilité et au logiciel service social * échéancier (douze mois) de fin de RIS lié au logiciel du service social * édition de l'historique par client sur une année comptable et/ou sur plusieurs années comptables * édition des lettres de décision, des délibérations avec contenu au choix de l'utilisateur Gestion des paramètres

17 2.12. Logiciel Candidats Réfugiés Politiques & frais d'entretien Le logiciel aide à compléter les documents de type administratif tels que formulaires A.A.E. en vue de l'intervention de l'état sur base de la loi du 2 avril 1965 et de la loi organique des CPAS. Ce logiciel est en liaison avec celui du service social et de la comptabilité par rapport aux paiements et recettes effectués. Il permet d'établir la liste des paiements à effectuer. Fonctions proposées : * introduction des signalétiques (formulaire A) * introduction des décisions d'admission (formulaire B1,B2) * introduction des décisions de retrait (formulaire C) * introduction des états de débours (formulaire D1, D2, D3) : les dépenses liées à ces formulaires viendront par bénéficiaire et par mois directement s'y inscrire en fonction des dépenses et aides faites pour ce mois: ces dépenses et ces aides correspondent à l'équivalent du minimex, la mutuelle, les frais médicaux ou pharmaceutiques, les prestations familiales et autres * introduction des récupérations (formulaire E) * éditions des historiques * éditions des lettres de notification * possibilité de rectificatifs et de correction des états de débours (D1, D2, D3) déjà envoyés au MSP * éditions des formulaires et du listing * le logiciel est relié à la comptabilité (divers articles budgétaires au choix de l'utilisateur) et au service social * modification aisée des données sur les états de débours avant transmission au MSP * échéancier (12 mois) de fin d'aides lié au logiciel service social * transmission des données au Ministère de la Santé Publique par support magnétique * éditions des documents d'accompagnement

18 2.13. Banque Carrefour * recherche phonétique Registre National * recherche phonétique Registre Bis * consultation d une fiche RN au Registre Bis * composition de ménage (avec intégration dans la partie enquête sociale) * historique des adresses, lieu de résidence * intégration des personnes dans les registres de la BCSS * mise à jour du répertoire * envoi des décisions d octroi, de prolongation, de révision ou de retrait au SPP intégration sociale * suivi des décisions RIS * attestation multifonctionnelle * envoi de récupération au SPP intégration sociale Banque carrefour

19 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole L application Gestion sociale est en liaison avec les autres applications de la gamme Acropole suivantes : - Acropole Gestion des services et facturation - Acropole MRS - Acropole Population - Acropole Comptabilité

20 4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence de 2 demijournées; la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de 6 demi-journées; la récupération des données et leur validation à concurrence de 4 demi-journées par un spécialiste de Stésud; l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. la maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs.