Logiciel Dr VETO version 12.1

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1 Logiciel Dr VETO version 12.1 Release Note Mise à jour de Juin 2012 Document rédigé par Stéphane GUICHARD Tél +33 (0) support@drveto.com

2 Table des matières A. NOUVEAUTÉS & AMÉLIORATIONS CHOIX DU DOCUMENT À LA VALIDATION SAISIE DE LA FACTURE EN HT REMISE GLOBALE SUR FACTURE CONFIGURATION DES MODES D ÉCHÉANCE FACTURATION À LA DATE COURANTE HISTORIQUE DES FACTURES (DOSSIERS CLIENTS) FRAIS KILOMÉTRIQUES ONGLETS DU DOSSIER ANIMAL DANS LA VENTE AU COMPTOIR ALERTE SUR COMMANDE DÉJÀ ENVOYÉE STATISTIQUES DE VENTE DES PRODUITS GESTION DES AVOIRS AGIOS ESCOMPTE MODE DÉCONNECTÉ MODIFICATION MANUELLE DU MONTANT HT OU TTC D UNE DEPENSE

3 A. NOUVEAUTÉS & AMÉLIORATIONS 1. CHOIX DU DOCUMENT À LA VALIDATION Il est désormais possible de déterminer quel sera le document créé par défaut (Devis ou Facture) lors de la validation d une Consultation ou d une Ordonnance. Cela permet de créer automatiquement une facture simplement en validant depuis l écran de consultation ou d ordonnance. Un bouton permet de basculer en mode devis si le document par défaut est la facture et vice versa pour la Consultation ou la Vente en cours. Attention, une fois enregistré, le document ne peut plus changer de type. Option permettant de paramétrer le type par défaut dans les factures 2. SAISIE DE LA FACTURE EN HT Dr VETO permet de travailler en H.T lors de la recherche d actes, de produits. Le mode H.T. consiste à un affichage H.T. à l écran. Par contre, à l impression les factures s impriment comme précédemment en indiquant par ligne le prix HT et TTC. Exemple d une recherche de produit sur une facture en mode H.T 3

4 3. REMISE GLOBALE SUR FACTURE Lors de la création d une facture vous pouvez appliquer une remise globale en deux clics. Il suffit pour cela de survoler avec votre souris la rubrique TOTAL TTC, et d accéder à la saisie d une remise globale par le biais du bouton % qui apparaît. La remise globale saisie apparaîtra sur chacune des lignes de la facture courante. Exemple d une mise en place de remise globale 4. CONFIGURATION DES MODES D ÉCHÉANCE Depuis le module comptabilité, il est désormais possible de créer sa propre liste d échéance. Le paramétrage se fait sur le nombre de jours et/ou sur la notion de «fin de mois». Écran configuration des échéances 5. FACTURATION À LA DATE COURANTE Il est désormais possible de configurer Dr VETO pour que lors de la transformation d un devis en facture, la date de facture soit la date courante et non la date du devis initial. Cette configuration est applicable : - aux devis issus d une vente au comptoir ou d une fusion Option Facturer à la date courante - aux devis liés à une consultation (triptyque Consultation/Ordonnance/Facture) Option Facturer la consultation à la date courante Bouton de configuration de facturation dans les options d une vente 4

5 6. HISTORIQUE DES FACTURES (DOSSIERS CLIENTS) L historique des factures a été modifié afin de voir : toutes les factures d un client tous les devis et les factures tous les devis uniquement les factures non soldées uniquement les avoirs les agios (si la gestion est active) Exemple d un historique de facture d un client 7. FRAIS KILOMÉTRIQUES Les frais kilométriques peuvent être paramétrés afin que le prix du déplacement soit calculé automatiquement sur la facture en fonction de la distance entre le cabinet et le client. Ce paramétrage s effectue sur la fiche du client tout en bas dans les informations complémentaires. Remarque : Il est nécessaire de créer l acte frais kilométriques dans la bibliothèque en cochant la case «frais de déplacement». Le calcul sera automatique en ajoutant l acte dans la facture. Configuration d un acte type Frais de déplacement Saisie de la distance dans la fiche client 5

6 8. ONGLETS DU DOSSIER ANIMAL DANS LA VENTE AU COMPTOIR Les informations du dossier animal sont désormais disponibles dans la vente au comptoir. Il est possible de consulter l historique des produits vendus lors d une vente au comptoir sans avoir à changer de module. Exemple d un historique des produits lors d une vente au comptoir 9. ALERTE SUR COMMANDE DÉJÀ ENVOYÉE Si une commande a déjà été envoyée (ou exportée) depuis Dr VETO une alerte apparaît au moment où l on tente de l envoyer ou de l exporter à nouveau. Alerte d envoi déjà effectué 6

7 10. STATISTIQUES DE VENTE DES PRODUITS Les statistiques de vente des produits ont été améliorées afin d apporter une distinction entre les produits prescrits, les produits vendus au comptoir et l ensemble des produits vendus. Exemple du module statistique avec les produits vendus au comptoir 11. GESTION DES AVOIRS Dans le logiciel Dr VETO vous pouvez maintenant créer des avoirs et les utiliser comme mode de paiement pour régler certaines de vos factures en créance. Les avoirs sont visibles dans le module Comptabilité et se créent depuis le module de Vente au comptoir. Pour créer un avoir il suffit de choisir celui-ci dans le sélecteur de type de document (Devis, Facture, Avoir) Exemple d un avoir pour un retour de produit 7

8 Les avoirs générés doivent être liés à un client, ils mettent à jour le stock et sont utilisables lors des règlements des factures. Trois types d avoirs sont disponibles dans Dr VETO : L avoir pour reprise de produit L avoir d escompte (cf. chapitre 13. ESCOMPTE) L avoir d annulation de facture L avoir d annulation de facture est disponible seulement depuis le module comptabilité en ouvrant une facture en plein écran et en cliquant sur le bouton à droite nommé Créer un avoir. Cela génère un avoir qui solde directement la facture. Ce type d avoir n apparaît pas lors de la saisie du règlement puisqu il vient annuler une facture non réglée. Les avoirs sont disponibles lors de la saisie d un règlement de facture. Ils peuvent ainsi être utilisés directement comme moyen de paiement de la facture. Il suffit de cocher le ou les avoirs utilisés pour régler le montant. Le restant dû éventuel est automatiquement proposé dans la case «montant», afin de saisir rapidement un règlement constitué d avoir et d un règlement classique. Si la facture doit être partiellement réglée par un ou plusieurs avoirs, il convient de vider la case «montant» avant de valider, afin que Dr VETO ne crée pas en même temps un chèque correspondant au restant dû. Exemple d une saisie de règlement avec un avoir disponible 12. AGIOS Visibilité des agios depuis le module comptabilité 8

9 Dorénavant, vous pouvez gérer des agios dans le logiciel Dr VETO. Pour cela, il faut cocher la rubrique «activer l option des agios» depuis l onglet de configuration du module comptabilité. Pour profiter pleinement de cette fonctionnalité, il faut décider puis paramétrer, les règles d application de vos agios : le montant minimum des factures à partir desquelles les agios pourront être générés le montant minimum des agios facturés le délai de grâce durant lequel il n y aura pas d agio appliqué une fois la date d échéance dépassée le pourcentage des agios facturés mensuellement Les agios sont applicables soit manuellement soit automatiquement. Pour appliquer manuellement les agios à une facture, il faut les sélectionner au sein de la zone accessible via l icône Ajout d agios depuis une facture Si vous cochez la rubrique «application automatique des agios» dans le menu de configuration, le logiciel ajoutera automatiquement à chaque nouvelle facture les agios applicables au client. Vous pouvez également décider de n appliquer automatiquement les agios que sur un certain type de famille de clients. Configuration des agios par famille de client 9

10 13. ESCOMPTE Tout comme les agios, les escomptes se configurent depuis le module comptabilité. Pour activer et générer automatiquement les escomptes sur le compte du client il faut cocher la rubrique «activer la gestion des escomptes». Pour profiter pleinement de cette fonctionnalité, il faut décider puis paramétrer les règles d application de vos escomptes : le pourcentage de remise le délai de règlement i.e. le nombre de jours tolérés après la date d échéance pour la prise en compte d un escompte. Les escomptes sont générés sous la forme d avoirs d escompte visibles depuis l historique des factures du client et depuis l onglet Avoir dans le suivi des recettes dans le module comptabilité. 14. MODE DÉCONNECTÉ Le mode déconnecté a été amélioré afin de répondre parfaitement au besoin des vétérinaires utilisant Dr VETO en visite. Il permet de partir en visite avec un ordinateur portable et de pouvoir saisir la consultation et d enregistrer la facture sur place. Une fois de retour au Cabinet ou à la Clinique, une synchronisation s effectue automatiquement au démarrage du poste. Le serveur met alors à jour avec le poste toutes les informations saisies lors des visites. Il n y a aucune limite concernant le nombre d ordinateurs portables susceptibles d utiliser le mode déconnecté. Option de paramétrage pour le mode déconnecté 10

11 15. MODIFICATION MANUELLE DU MONTANT HT OU TTC D UNE DÉPENSE Il est maintenant possible de modifier le montant HT ou TTC d'une dépense si le montant calculé ne correspond pas (en cas d'arrondis différents par exemple). Il faut alors appuyer sur le petit maillon pour désactiver le calcul automatique et ainsi adapter les montants en saisie manuelle. Écran de saisie d une dépense 11