AUDIT ORGANISATIONNEL

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1 MARCHE PUBLIC DE PRESTATIONS DE SERVICES REGLEMENT DE LA CONSULTATION. Maître de l ouvrage : Mairie de FENOUILLET Département de la Haute Garonne Objet du marché : Date limite de remises des offres : Mardi 13 mai 2014 à 17H00 1

2 SOMMAIRE ARTICLE 1 ORGANISME QUI PASSE LE MARCHE :... 3 ARTICLE 2 CONDITIONS PREALABLES :... 3 ARTICLE 3 OBJET DE LA CONSULTATION : CONTEXTE : OBJET DU MARCHE : NOMENCLATURE ETENDUE DE LA CONSULTATION : 4 ARTICLE 4 CONDITIONS DE LA CONSULTATION : DECOMPOSITION EN LOTS : CONDITIONS DE PARTICIPATION DES CANDIDATS : DELAI DE VALIDITE DES OFFRES : OPTIONS : VARIANTES : DATE D EFFET ET DUREE DU MARCHE : DELAIS D EXECUTION : PRIX : MODIFICATIONS DE DETAIL AU DOSSIER DE CONSULTATION :.6 ARTICLE 5 OFFRES : GENERALITES : DATE LIMITE DE REMISE DES OFFRES : PRESENTATION DES OFFRES : CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES OFFRES : ARTICLE 6 JUGEMENT DES OFFRES : ARTICLE 7 MONNAIE LANGUE : MONNAIE : LANGUE : ARTICLE 8 RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES :

3 ARTICLE 1 - ORGANISME QUI PASSE LE MARCHE Pouvoir Adjudicateur Mairie de Fenouillet Place A. Olives BP FENOUILLET CEDEX Représentée par son Maire, Monsieur Gilles BROQUERE. ARTICLE 2 - CONDITIONS PREALABLES Les informations communiquées dans le cadre de la consultation ont un caractère confidentiel. Leur utilisation est strictement réservée aux besoins du présent marché. Le dossier de consultation comprend les pièces suivantes : Le présent Règlement de Consultation () ; un Cahier des Clauses Particulières (C.C.P) et ses annexes ; un Acte d Engagement (A.E) ; un Cadre de Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (C.D.P.G.F) ; l état des effectifs. l organigramme actuel des services. ARTICLE 3 GENERALES - OBJET DE LA CONSULTATION ET DISPOSITIONS 3.1 CONTEXTE La Ville de Fenouillet souhaite s attacher les services d un prestataire indépendant, impartial et spécialisé dans le domaine des collectivités territoriales pour réaliser une mission d audit organisationnel, de prospectives et d accompagnement de la Collectivité. Les prestations attendues sont décomposées en 3 phases : Phase 1 : Diagnostic état des lieux, Phase 2 : Proposition de scénarii d optimisations, Phase 3 : Accompagnement à la mise en œuvre des mesures de court terme. 3

4 3.2 OBJET DU MARCHE Les stipulations du présent cahier des clauses particulières (C.C.P.) concernent une Mission d audit organisationnel de la Ville de Fenouillet. Les prestations détaillées attendues sont décrites dans le CCP. 3.3 Nomenclature Code CPV : Services d audit 3.4 Etendue de la consultation La présente consultation est lancée selon une procédure adaptée. Elle est soumise aux dispositions de l article 28 du Code des Marchés Publics. Les prestations feront l objet d un marché à prix forfaitaire. ARTICLE 4 - CONDITIONS DE LA CONSULTATION 4.3 Décomposition en tranches et lots Lot unique. Les prestations attendues sont décomposées en 3 phases : Phase 1 : Diagnostic état des lieux, Phase 2 : Proposition de scénarii d optimisations, Phase 3 : Accompagnement à la mise en œuvre des mesures de court terme. 4.4 Conditions de participation des candidats Les candidats devront obligatoirement : être spécialisés dans le conseil, l assistance aux Collectivités territoriales ; disposer de compétences certaines dans le domaine considéré, ainsi qu une expérience et des références avérées pour des missions similaires. 4

5 L offre, qu elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Elle devra également indiquer les prestations (et leur montant) dont la sous-traitance est envisagée, la dénomination et la qualité des sous-traitants qui l exécuteront à la place du titulaire, sauf lorsque le montant est inférieur à 600 Euros T.T.C. Chaque entreprise constituant le groupement doit, dès le stade de la candidature, produire l intégralité des documents exigés à l exception de la lettre de candidature (DC2) remplie par le seul mandataire mais signée par toutes les entreprises. Tout dossier incomplet ou non signé entraînera le rejet de la candidature du groupement constitué. Dans tous les cas de figure, l acte d engagement est un document unique signé soit par l ensemble des entreprises groupées, soit par le mandataire s il justifie des habilitations nécessaires pour représenter ces entreprises au stade de la passation du marché. Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois : - En qualité de candidats individuels et de membres d un ou plusieurs groupements ; - En qualité de membres de plusieurs groupements. Le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de demander, lors de l attribution du marché, la transformation du groupement en groupement solidaire 4.5 Délais de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 4.6 Options Sans objet. 4.7 Variantes Sans objet. 4.7 Date d effet et durée du marché Le marché est passé à compter de la date de notification jusqu à la réalisation des prestations. La durée effective du marché est fonction des délais d exécution indiqués par le candidat à l article 3 de l acte d engagement, délais qui lui seront nécessaires pour répondre aux attentes de la collectivité. Ces éléments seront pris en compte lors de l analyse des offres. 5

6 4.8 Délais d exécution Comme indiqué précédemment, il appartient aux candidats de proposer les délais d exécution sur lesquels ils s engagent pour chacune des phases de la mission à l article 3 de l acte d engagement. Le phasage détaillé des différentes interventions et actions à mettre en œuvre pour la réalisation des prestations de chacune des phases sera développé dans la note méthodologique remise par le candidat. 4.9 Prix Les prix indiqués dans l offre, s entendent : - fermes, actualisables - forfaitaires - réputés établis aux conditions économiques en vigueur à la date limite de dépôt des offres. Les prix sont réputés complets, ils comprennent notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation. Les coûts proposés devront intégrer l ensemble des frais de déplacement, de réalisation, et de reproduction de documents, de temps de présence en mairie ou de temps d animation de toute réunion technique, publique ou comité de pilotage nécessaire à l exercice de la mission. Le prestataire pourra être amené à travailler moins ou plus mais compte tenu de la nature du prix qui est global et forfaitaire, aucun avenant ne sera passé pour des journées supplémentaires, le prestataire aura intégré dans son offre de prix, cette éventualité Modifications de détail au dossier de consultation Le pouvoir adjudicateur contractant se réserve le droit d apporter au plus tard 6 jours avant la date limite pour la remise des offres (à compter de l envoi de la modification de détail), des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 6

7 ARTICLE 5 - OFFRES 5.1 Généralités Le Dossier de Consultation est remis gratuitement aux entreprises. Il est rappelé que le ou les signataires doivent être habilités à engager la société. 5.2 Date limite de remise des offres Les offres devront être remises avant le mardi 13 mai 2014 à 17 heures. 5.3 Présentation des offres Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes datées et signées par eux. L offre à remettre par chaque candidat sera placée sous pli cacheté. A Conditions de participation : une lettre de candidature avec désignation du mandataire en cas de groupement (imprimé DC1) ; La copie du ou des jugements prononcés, s il est en redressement judiciaire ; Une déclaration sur l honneur pour justifier qu il n entre dans aucun des cas mentionnés à l article 43 ; Les documents et renseignements demandés par le pouvoir adjudicateur dans les conditions fixées à l article 45 (imprimé DC2) ; Capacité économique et financière références requises : une déclaration concernant le chiffre global et le chiffre d affaires concernant les fournitures ou services auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois derniers exercices (DC2) ; une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du candidat et l importance du personnel d encadrement pour chacune des trois dernières années ; attestations d assurance en vigueur à la date des prestations. 7

8 Nota : Dans le cas d attestation sur l honneur, le marché ne pourra être définitivement attribué au candidat retenu que s il produit, dans les 5 jours à compter de la réception du courrier lui en faisant la demande : - l état annuel des certificats fiscaux et sociaux (modèle Noti 2) - ou a défaut les formulaires 3666 (volets 1, 2, 3 et 4), attestations URSSAF et autres attestations sociales. sur lesquelles, la seule personne habilitée à représenter l entreprise portera elle-même et à l encre bleue, la mention suivante : «je, soussigné X.., agissant au nom de l entreprise Y., atteste sur l honneur que la présente photocopie est conforme à l original». Date et signature. Pour : - trouver les documents DC ; - bénéficier d une aide en ligne pour les remplir ; Rendez-vous sur le site du Ministère de l Economie et des Finances Référence professionnelle et capacité technique références requises : une présentation d une liste de principaux services effectués au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons ou prestations de services sont prouvées par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique ; l indication des titres d études et professionnels de l opérateur économique ; indication des titres d études et professionnels des cadres de l entreprise et notamment des responsables des prestations de services de même nature que celle du marché ; des certificats de qualifications professionnelles. La preuve de la capacité peut être apportée par tout moyen par des certificats d identité professionnelle attestant de la compétence de l opérateur économique à réaliser la prestation pour laquelle il se porte candidat. En cas de groupement, ces pièces sont à fournir pour chaque intervenant. B - (Offre) : L acte d engagement, à compléter, à parapher sur chaque page, à dater et signer par le représentant qualifié des entreprises candidates ayant vocation à être titulaire du marché ; Le Cahier des Clauses Particulières (CCP) : cahier ci-joint à accepter sans aucune modification, à parapher sur chaque page, à dater et à signer ; 8

9 Le cadre de décomposition du prix global et forfaitaire dûment rempli et renseigné par le candidat pour chacune des phases (1) ; Une note méthodologique (2) présentant les modalités pratiques spécifiquement envisagées par le candidat pour l organisation et la conduite de la mission et détaillant notamment : Les moyens humains et les compétences spécialement mobilisés et dédiés, pour chacune des phases, assortis de la désignation des intervenants définie à l article du C.C.P. ; Les modalités organisationnelles et opérationnelles proposées pour la réalisation de chaque phase et tranche de la mission ; les indicateurs, outils de gestion que le titulaire envisage de mettre à disposition de la Collectivité pour favoriser l aboutissement de la démarche ; Le phasage détaillé des différentes interventions et actions que le candidat s engage à mettre en œuvre pour la réalisation des prestations de chaque phase et tranche de la mission. (1) les soumissionnaires sont instamment invités à utiliser le cadre de décomposition du prix global et forfaitaire fourni dans le présent dossier de consultation. (2) La Ville attend que le titulaire de la mission par ses compétences, son expérience, son expertise, son indépendance et son impartialité puisse accompagner sa démarche selon une méthodologie claire, structurée et efficace. C est pourquoi, il est demandé aux candidats de produire «une note méthodologique présentant les modalités pratiques spécifiquement envisagées pour l organisation et la conduite de la mission» pour chaque phase. Cette note doit être le fil conducteur de la mission d assistance, sa clarté et la définition précise des modalités pratiques envisagées sont indispensables, par ailleurs, il est souligné que cette note n aura pas pour simple vocation de juger l assistant dans le cadre de l attribution du présent marché. Ce document sera en effet en grande partie contractuel et constituera le support primordial de l organisation et de la conduite de la mission. NOTA : L attention des candidats est attirée sur le fait que s ils veulent renoncer aux bénéfices de l avance prévue au cahier des clauses administratives et techniques particulières, ils doivent le préciser à l acte d engagement. les actes d agrément des sous-traitants éventuels ; en cas de recours à la soustraitance, pour chacun des sous-traitants, le candidat devra joindre en sus des renseignements exigés par l article du CMP : une déclaration sur l honneur du sous-traitant indiquant qu il n a pas fait l objet, au cours des 5 dernières années, d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L324-9, L324-10, L341-6, L125-1 et L125-3 du Code du Travail ; Les capacités professionnelles et financières du sous-traitant. 9

10 Seuls les exemplaires originaux, conservés dans les archives de l administration font foi. 5.4 Conditions d envoi ou de remise des offres Le pli cacheté qui contiendra les pièces énumérées à l article 5.3 portera les mentions et l adresse suivante : Procédure adaptée pour : «DE LA COMMUNE DE FENOUILLET». «NE PAS OUVRIR» MAIRIE DE FENOUILLET Place A. Olives BP FENOUILLET CEDEX Les offres pourront : soit être remises sur place contre récépissé à l accueil de la mairie, tous les jours ouvrés, du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 13h45 à 17h45, le mardi jusqu à 19 h ; soit être envoyées par la poste, à l adresse ci-dessus par envoi recommandé avec accusé réception ; soit être transmises par envoi de type courrier express par porteur. Dans ce cas, la mention précédemment indiquée devra également être mentionnée sur l enveloppe d expédition. Les offres par voie dématérialisée ne sont pas admises. Le pli devra parvenir aux date et heure indiquées dans le présent règlement de la consultation. Les dossiers qui seraient remis ou dont l avis serait délivré après la date et l heure limites fixées ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. 10

11 ARTICLE 6 - JUGEMENT DES OFFRES Ne seront pas analysées, les offres dont : - les candidatures qui ne sont pas recevables en application des articles 43,44 et 45 du Code des Marchés Publics, qui ne sont pas accompagnées des pièces mentionnées à l article A du 5.3 du présent règlement ; - les candidats dont les garanties professionnelles, techniques et financières sont insuffisantes. Le jugement de l offre économiquement la plus avantageuse sera effectué, dans les conditions prévues à l article 53 du Code des Marchés Publics, et selon les critères suivants pondérés sur 100 : 1. la valeur technique / 60 basée sur une note méthodologique présentant les modalités pratiques spécifiquement envisagées par le candidat pour l organisation et la conduit de la mission et notamment : la qualité de l équipe : les moyens humains et les compétences spécialement mobilisés et dédiés pour chacune des phases assortis de la désignation des intervenants définie à l article du C.C.P. ; les modalités organisationnelles et opérationnelles proposées pour la réalisation de chaque phase de la mission ; les indicateurs, outils de gestion que le titulaire envisage de mettre à disposition de la Collectivité pour favoriser l aboutissement de la démarché, le phasage détaillé des différentes interventions et actions que le candidat s engage à mettre en œuvre pour la réalisation des prestations de chaque phase de la mission ; le délai d exécution indiqué dans l acte d engagement. 2. Prix des prestations / 40 La formule de calcul utilisée pour le critère prix sera la suivante : MD = Offre moins disante Note = (valeur du critère * (1-(offre-MD)/1.5 MD)) L'analyse portera sur le montant total, mais également sur chacun des prix figurant dans la décomposition du prix globale et forfaitaire, afin d'évaluer le contenu de l'offre. Elle portera aussi sur la comparaison des offres présentées par les différentes sociétés pour apprécier les écarts de chacune d'entre elles et d'en déterminer les causes. 11

12 En cas de discordance entre, d une part, le prix global et forfaitaire mentionné dans l acte d engagement, et d autre part la décomposition de ces prix forfaitaires, les valeurs prises en compte lors de l analyse des offres seront celles de l acte d engagement. Toutefois, si le candidat concerné est sur le point d être retenu, il sera invité à mettre sa décomposition en harmonie avec son acte d engagement ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente. Le Pouvoir Adjudicateur se réserve la possibilité d engager des négociations avec les trois candidats ayant les offres économiquement les plus avantageuses et correspondantes à la demande du marché. Cette négociation se déroulera par courrier, fax ou entretien. Le jugement des offres donnera lieu à un classement des offres. L offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le candidat produise les certificats de l article 46 du Code des marchés publics. L attention des concurrents est attirée sur le fait que toute offre incomplète sera immédiatement écartée. ARTICLE 7 - MONNAIE LANGUE 7.1 Monnaie L unité monétaire retenue par la commune de FENOUILLET, pour la conclusion du marché est l euro. 7.2 Langue Les offres des candidats et toutes les correspondances relatives au présent marché seront entièrement rédigées en langue française. ARTICLE 8 - RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats pourront prendre contact avec : Renseignements administratifs : marches@mairie-fenouillet.fr 12