ORDER REQUEST WRITER REDACTEUR DE PROPOSITION DE COMMANDE

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1 ORDER REQUEST WRITER REDACTEUR DE PROPOSITION DE COMMANDE INSTALLATION Ce logiciel est fourni gratuitement par ARC INTERNATIONAL sur CD-ROM. Il convient à tout compatible PC aux caractéristiques minimales suivantes : - Pentium 100 Mhz - 16 Mo de mémoire centrale - WINDOWS 95,98 - Possédant un lecteur de CD-ROM - disposant d une messagerie Les instructions précises d installation se trouvent dans le fichier «lisez-moi.txt» sur le CD- ROM. En cas de problème, veuillez contacter le service Administration des ventes de ARC INTERNATIONAL au +33 (0) , sv.sadv@arc-intl.com ou votre bureau local de liaison PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT Ce logiciel permet d élaborer des propositions de commandes à partir de données chargées et régulièrement mises à jour sur votre PC (via la messagerie) : - les tarifs en vigueur dans votre zone - le ou les clients autorisés Les propositions de commandes, une fois prêtes, pourront alors être transmises (par messagerie) directement à ARC INTERNATIONAL pour être transformées en commandes fermes. ORW99 permet d élaborer des propositions de commande (ou «demandes») qui seront transformées en COMMANDE, PROFORMA ou ORDRE de LIVRAISON et donc «confirmables» au client qu après enregistrement à ARC INTERNATIONAL ARC INTERNATIONAL 1

2 PRINCIPALES FONCTIONS CREATION OU MODIFICATION D UNE PROPOSITION Page 4 - saisie de l entête page 5 - saisie des articles page 8 - saisie des textes libres page 10 CUBAGE ET AJUSTEMENT DU VOLUME OU DU POIDS Pages 7 et 11 IMPRIMER UNE PROPOSITION Pages 5 et 18 DUPPLIQUER OU SUPPRIMER UNE PROPOSITION Page 4 ENREGISTRER UNE CORRESPONDANCE Pages 7 et 17 REF ARTICLE FOURNISSEUR REF ARTICLE CLIENT ENVOI D UNE PROPOSITION DE COMMANDE Pages 14 et 15 A ARC INTERNATIONAL RECEPTION ET MISE A JOUR DES DONNEES TARIF / CLIENT Page 15 CONSULTATION DU TARIF Page 12 AJOUTER DES ARTICLES Page 13 CONSULTATION DU FICHIER CLIENT Page 3 REGLAGES GENERAUX Page 16 SAUVEGARDE RESTAURATION DES DONNEES Page 19 ARC INTERNATIONAL 2

3 MENU PRINCIPAL PROPOSITION DE COMMANDE : création d une proposition de commande. PRODUIT : Consultation du fichier produit (selon tarifs chargés dans cet ORW99). AJOUT ARTICLE : ajout temporaire d article (pour pouvoir l intégrer à un proposition de commande avant la mise à jour suivante). CLIENT : Recherche et consultation du fichier client (extrait chargé dans cet ORW99). IMPORTATION : permet la mise à jour des données tarif / client (suite à une réception par messagerie). Le bouton n est actif que si il existe un fichier \vcaappl\orw99\exchange\maj.txt EXPORTATION : crée le fichier \vcaappl\orw99\exchange\sai.txt contenant les propositions de commandes à envoyer à ARC INTERNATIONAL (le bouton n est actif que si le fichier n existe pas déjà). ARC INTERNATIONAL 3

4 PROPOSITION DE COMMANDE Réglage des paramètres généraux (cf page 16) CREATION : Création d une nouvelle proposition de commande. MODIFICATION : Modification d une proposition de commande déjà rédigée (numéro existant) mais non transmise à ARC INTERNATIONAL. VALIDATION pour ARC INTERNATIONAL : Indique à ORW99 que la proposition de commande doit être transmise à la prochaine EXPORTATION. COPIE : permet de créer une nouvelle proposition de commande à partir d un existant. SUPPRESSION : détruit une commande non transmise à ARC INTERNATIONAL. REFERENCE CLIENT : Permet l enregistrement des correspondances entre les codes articles ARC INTERNATIONAL et les codes articles du client (références externes), la saisie des articles pouvant alors se faire à partir de l une ou l autre des références. ARC INTERNATIONAL 4

5 EN-TETE DE PROPOSITION Adresse de livraison. Attention le lieu INCOTERM doit être conforme à l adresse (le modifier si nécessaire) Abandon ou retour au menu Lieu INCOTERM ou zone de TAXATION Ajout instructions pour le traitement de la demande (livraison, etc.) Saisie des articles Mémorisation De la proposition de commande En cas de changement d INCOTERM, le lieu de destination doit être choisi dans la liste proposée. Si le lieu n existe pas, il faut le spécifier en texte (type de texte «sur demande uniquement») Réglage des paramètres de saisie de l image article ARC INTERNATIONAL 5

6 Informations générales Numéro de commande : Calculé automatiquement par ORW99 à la mémorisation de la proposition de commande. Point vert : Uniquement pour l Allemagne : indique que tous les articles de la commande doivent être étiquetés avec le point vert. Commande pour France Espagne : Indique si la commande devra être traitée (expédiée/facturée) par ARC INTERNATIONAL (Arques France) ou par VICRILA (filiale Bilbao Espagne). Client : Choix du client concerné (tous les clients du secteur pour un bureau, les codes du client concerné dans le cas d une configuration client). Canal de distribution : Non modifiable : classification statistique du client. Annulation automatique des reliquats : si coché, le reliquat généré par la première expédition sera automatiquement supprimé sans information de qui que ce soit (attention à utiliser en connaissance de cause!) Réf. Commande du client : référence externe : référence attribuée à la commande par le client : rappelée dans les documents ultérieurs (commande, O.L., bon de livraison, etc). Date d enregistrement : date de saisie de la proposition de commande (date de l ordinateur sur lequel est saisie la proposition de commande) non modifiable. Date de livraison: indication de la date de livraison souhaitée. Elle doit toujours être supérieure à la date du jour. Période de livraison : Permet, dans la nouvelle prise de commande ARC INTERNATIONAL (C102), de préciser si la date indiquée est impérative ou au contraire marque le début d une période où la commande pourra être livrée à la convenance du client (indifféremment dans la période ou sur appel) Type de commande : Indique le type de document que ARC INTERNATIONAL doit traiter : - COMMANDE : commande ferme du client mais non expédiable de suite - O.L. : Ordre de Livraison : commande ferme expédiable à la date indiquée sans confirmation particulière - PRE-COMMANDE : devis estimatif à usage interne (pas de répercussion sur les expéditions) - PROFORMA : devis + Facturation pour confirmation au client Informations Financement Incoterm : INCOTERM habituel du client (enregistré au fichier client). Cette rubrique est composée de 2 zones : - le libellé (3 caractères) (ex FOB, CPT,etc) - un lieu de destination. Si l INCOTERM ne correspond pas à celui du tarif, il ne faut pas oublier de prévoir les surcoût de transport ou d assurance dans la commande. Devise : Devise habituelle de facturation du code client sélectionné (non modifiable dans ORW99) Mode de paiement : mode de paiement habituel du code client sélectionné (non modifiable dans ORW99) Condition de vente : Condition Générale de vente pour le client sélectionné (nécessaire uniquement pour les bureaux ARC INTERNATIONAL) : Il s agit d un code sur 2 caractères (chiffres ou lettres) dont la liste doit être fournie par le secteur commercial ARC INTERNATIONAL Arques. Coefficient : (facultatif) permet de calculer localement le montant de la commande (ce coefficient est déduit à Arques de la condition de vente indiquée ci-dessus). Cette information n est modifiable qu à la création de la commande. Elle est également enregistrée dans la fiche client (menu principal option client) Tarif : code + libellé : tarif à appliquer sur la commande (ce tarif détermine une liste d articles nomenclature avec un prix). Il correspond en général à un pays de destination, un Incoterm précis, un mode d expédition pour une validité d un an en général. ARC INTERNATIONAL 6

7 Unité de prix : précise si la valeur du prix du tarif correspond à 1 unité de vente (U.V), à 10 U.V., 100 U.V. Ce paramètre pourra être modifié uniquement à ARC INTERNATIONAL Arques. Application Promotion : Si coché, autorise l application des promotions préenregistrées à ARC INTERNATIONAL Arques Escompte : Cette zone permet de calculer le montant de la commande en tenant compte d un escompte éventuel déduit sur facture. Ce calcul n est fait que localement et ne sera jamais retransmis à Arques Fret : permet de calculer localement le montant de la commande en incluant un surcoût de fret (vente CFR à partir d un tarif FOB par exemple). Cette information n est pas retransmise à Arques Informations livraison Mode d expédition : précise le type d acheminement : camion, container etc. Doit être en accord avec le tarif et la condition de vente. Adresse de livraison : permet d indiquer une modification par rapport à l adresse habituelle du client (égale à l adresse de facturation si la zone est vierge) INCOTERM :précise la répartition des coûts de transport et des responsabilités entre l acheteur et le vendeur. En général l incoterm est lié au tarif et ne se modifie pas. Sa valeur par défaut (enregistrée au ficher client) est indiquée mais modifiable. Zone de taxation/ lieu INCOTERM : est liée à la zone précédente. Les lieux possibles sont préenregistrés et toute modification ne peut être que sélectionnée dans la liste. En l absence de lieu adéquat, l indiquer en texte Paramètres de saisie article (valables pour l image article) Référence client/ référence fournisseur : permet - soit simplement d indiquer la référence client (en plus de la réf. fournisseur ARC INTERNATIONAL) - soit, si une correspondance a été enregistrée (cf menu principal dernière option), taper directement les références du client, le logiciel indiquant automatiquement la réf ARC INTERNATIONAL équivalente Unité consommateur /unité d expédition : permet de saisir les quantités soit en nombre d Unité de vente (U.V.) soit en nombre d unités d expédition : nombre de cartons ou nombre de palettes selon la référence choisie. Conversion palette : Afin d encourager les livraisons par palette, le logiciel peut proposer de convertir en palette (VL4) les articles initialement saisis en colis (VL1). Cette conversion se déclenche quand les quantités en nombre de carton sont supérieures à un certain seuil (modifiable dans l option paramètre du menu principal). ARC INTERNATIONAL 7

8 Tonnage et volume de la ligne courante SAISIE DES ARTICLES ADV 1.14 Octobre 2000 Recherche article Cf page 12 Affiche le détail des informations d un article Si la référence est en rouge dans le tableau cela indique qu elle a été substituée (remplacée par la nouvelle référence) Recherche d un article dans la commande (si plus de 10 articles ) Mémorise les articles saisis Insère une ligne article au dessus de la ligne sélectionnée dans le tableau Retour aux autres images Informations générales Rappel des informations indiquées sur l image en-tête : non modifiable Ajustement automatique des quantités à un volume ou un poids souhaité de la commande Cf page 11 Supprime la ligne article sélectionnée Totalisation Donne les différents totaux de la commande. ATTENTION, les volumes des cartons et des palettes sont totalisés indépendamment l un de l autre (on considère que l on met un nombre de palettes dans un camion ou un container, par contre on remplit un volume avec des cartons en vrac) TABLEAU DES ARTICLES Refer : référence article ARC INTERNATIONAL V : Variante Logistique : précise le conditionnement souhaité : - 1 : carton - 4 : palette euro 80x120x115-5 : slip sheet - 6 : palette industrielle 100x120-7 : autre format de palette Ref client : référence article du client (visible seulement si l option a été choisie dans l en-tête) Qté UV / Qté U.E : quantité exprimée en unité de vente (U.V) ou en unité d expédition U.E (carton si VL1, palette si différent 1). Seule l une des deux colonnes est accessible selon le choix indiqué dans l image en-tête. ARC INTERNATIONAL 8

9 Si la conversion palette a été demandée (image en-tête / paramètre saisie), lorsque la quantité indiquée pour une référence carton (VL=1) est supérieure à l équivalent d une demi-palette, le logiciel propose de remplacer par la référence palette (VL=4, si elle existe) en arrondissant la quantité au plus proche Désignation : description officielle de l article au tarif Prix : prix enregistré dans le tarif sur lequel est appliqué le coefficient général précisé dans l entête. Pour les articles ajoutés manuellement au tarif (menu principal «ajout article»), le prix doit être saisi à chaque commande Remi. : (uniquement configuration bureau ARC INTERNATIONAL) Remise supplémentaire à appliquer en plus des remises pré-enregistrées à Arques (donc cette remise sera transmise avec le projet de commande) Promo : Remise applicable NON TRANSMISE à Arques. Permet de simuler localement les remises préenregistrées à ARC INTERNATIONAL Arques et ainsi évaluer localement le montant d une commande. Montant : montant de la ligne = [(prix tarif / unité de prix x coefficient)] x quantité en uv ] - % remise - %promo ARC INTERNATIONAL 9

10 C R I T E R E S R E S U L T A T RECHERCHE ARTICLE Affiche les caractéristiques détaillées de l article sélectionné dans le tableau RECHERCHE les articles correspondants aux critères (bouton accessible après effacement des critères existants) EFFACE les critères et les résultats pour lancer une nouvelle recherche Ramène les articles sélectionnés dans la commande (si cette image avait été appelée depuis l image de saisie article) CRITERES FAMILLE / SOUS FAMILLE : découpage global du tarif : VERRERIE (gobelet, verre à pied, coupe à glace, service), CRISTAL (idem), VAISSELLE (assiette, saladier, service), CULINAIRE (Flamme, four, cuisson, pâtisserie, congélation), ACCESSOIRE ET COMPLEMENT VERRE BLANC, ACCESS ET COMPLT CRISTAL MARQUE : ARCOPAL,ARCUISINE, LUMINARC, ARCOROC, CRISTAL D ARQUES, JGD LIGNE DE PRODUIT : ensemble d articles coordonnés correspondant souvent à un paragraphe du tarif REFERENCE : référence commerciale 5 chiffres DESIGNATION : Nom du produit : on peut n indiquer qu une partie du nom HAUTEUR : hors tout en millimètre DIAMETRE : en dixième de millimètre PRIX : ) Ces informations doivent être indiquées avec ) une TOLERANCE exprimée en pourcentage ) Dans l exemple ci-dessus : article de décoration luminarc entre 4,5 et 5,5 (5 +/- 10 %) FONCTIONNEMENT Il faut indiquer un ou plusieurs critères puis cliquer sur «recherche». ATTENTION : - certains critères peuvent être incompatibles et, s ils sont associés, ne donner aucun résultat de recherche. - Il est inutile de spécifier un critère général (famille par exemple) si un critère plus précis a été déjà indiqué (ligne par exemple) ARC INTERNATIONAL 12

11 AJOUT D ARTICLES (NOUVEAUX OU SPECIAUX) Désignation de l article Si des articles sont absents du tarif (nouveautés depuis la dernière mise a jour, articles spéciaux hors tarif), cette image permet de les rajouter afin de les passer en commande. Attention : dans ce cas, le prix de vente devra être saisi à la prise de commande ou préenregistré à Arques (voir votre correspondant commercial à ARC INTERNATIONAL Arques) Informations essentielles (indispensables pour pouvoir transmettre une commande à ARC INTERNATIONAL ) Référence : référence commerciale article (5 chiffres) VL : Variante Logistique : détermine le conditionnement de livraison (voir détail image recherche article ) Informations utiles uniquement pour le cubage de la commande localement Quantité d articles : nombre d unités de vente dans un carton ou sur une palette (selon la V.L.) Poids net, Poids brut : de l unité de vente Longueur, Largeur, Hauteur : Caractéristiques de l unité d expédition (carton ou palette) ARC INTERNATIONAL 13

12 VALIDATION POUR ENVOI A ARC INTERNATIONAL ARQUES ADV 1.14 Octobre 2000 NIVEAUX D AVANCEMENT Permet de lister les commandes selon leur différents niveaux d avancement : A valider : commande saisie mais à ne pas transmettre à ARC INTERNATIONAL Arques Validées non transmises : commande prête à partir, elle partira lors de la prochaine «EXPORTATION» (cf menu principal) : seules les commandes validées non transmises sont envoyées à l exportation suivante Transmises du Au. : commandes déjà «exportées» dans la fourchette de date indiquée Les commandes listées dans le tableau sont dans l état sélectionné au dessus. Pour voir les commandes dans un autre état, il suffit de cliquer sur l état voulu. POUR VALIDER avant envoi à ARC INTERNATIONAL Arques (exportation): Cliquer sur «à valider» (en général cette option est présélectionnée) Cliquer sur les commandes qui doivent être envoyées : un O doit se mettre dans la colonne «SEL» Cliquer sur le bouton «valider». Les commandes disparaissent. Elles sont alors visibles dans le tableau «validées non transmises». POUR DEVALIDER avant envoi à ARC INTERNATIONAL Arques (exportation) Cliquer sur «validées non transmises». Cliquer sur les commandes à dévalider : Un O doit se mettre dans la colonne «SEL» Cliquer sur le bouton «valider». Les commandes disparaissent. Elles sont de nouveau visibles dans le tableau «à valider» ATTENTION, cela n est possible que tant qu une «exportation» n a pas été réalisée ENVOI A ARC INTERNATIONAL (Arques) => Voir page suivante ARC INTERNATIONAL 14

13 ENVOI DE COMMANDES / Dans le logiciel ORW99, cliquez dans le menu principal, sur le bouton EXPORTATION : cela crée un fichier SAI.TXT dans le répertoire (1) \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE (si un fichier existait déjà le ORW99 l indiquera et il faudra alors le supprimer avec l explorateur WINDOWS) Ouvrez la messagerie, créez un nouveau message avec comme destinataire : edi00@edi.vca.atlas.fr ADV 1.14 Octobre 2000 SENDING ORDERS In main menu of ORW99 software, click on button EXPORTATION : a data file named SAI.TXT will be created in the directory (1) \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE (if there is already an existing SAI.TXT file, ORW99 will show it. You should then delete it before sending the new one Open your E.Mail and create a new message to the addressee : edi00@edi.vca.atlas.fr Ne pas ajouter de commentaires car non traités à No comments in the message (not treated at reception) réception Attach the file : Joignez ensuite le fichier \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE\SAI.TXT 1 \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE\SAI.TXT 1 Envoyez le message Send the message Détruisez le fichier (1) que vous venez de joindre au Delete the file (1) you just sent with the message : message : \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE\SAI.TXT 1 \VCAAPPL\ORW99\EXCHANGE\SAI.TXT RECEPTION TARIF / RECEIVING PRICE LIST et autres données / and other datas (INIT AND UPDATE) Vous devez avoir reçu un message de la part de sadv@arcintl.com contenant une pièce jointe portant le nom : DATAnnn.EXE (nnn= numéro partenaire) Double-cliquez sur la pièce jointe, le logiciel PKWARE va s ouvrir et vous proposer d extraire le tarif sous le nom MAJ.TXT dans le répertoire (1) \VCAPPL\ORW99\EXCHANGE Si vous n avez pas changé le répertoire d implantation lors de l installation Cliquez sur EXTRAIRE Sinon, modifiez le répertoire d implantation que vous avez choisi à l installation et cliquez sur EXTRAIRE Relancez ORW99, cliquez sur IMPORTER ; vous devriez voir l importation des données s effectuer. ORW99 est prêt. ATTENTION, lors de la première initialisation, vous devez quitter ORW99 et le relancer pour que les données soient prises en compte You should have received a message from sadv@arcintl.com containing a attached file : DATAnnn.EXE (nnn= EDI partner number) Double click on the attached file, the PKWARE software will open and suggest to extract the price-list with the name MAJ.TXT in the directory(1) \VCAPPL\ORW99\EXCHANGE If Needed (see «be careful») modify the target directory Click on EXTRACT Start ORW99, click «IMPORTER» you should see the «data import» running. Then ORW99 is ready. BEWARE, after the initial loading, you should leave ORW99 and restart to make ORW99 use the new data 1 Attention si, lors de l installation, vous avez modifié le répertoire d implantation, vous devez remplacer VCAAPPL par le nom du répertoire que vous avez choisi à l installation Be careful, if you have changed the working directory during the setup, you should put the directory you chose instead of VCAAPPL ARC INTERNATIONAL 15

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15 PARAMETRES GENERAUX DE SAISIE ADV 1.14 Octobre 2000 Cette image détermine les réglages par défaut concernant : - la saisie des articles - l impression des commandes - l archivage des commandes transmises Cette image est accessible depuis le menu de proposition (cf p4) Mode de saisie : (idem image entête) Référence Fournisseur : ne fait apparaître que les références article ARC INTERNATIONAL. Référence client : fait apparaître à la fois les références articles ARC INTERNATIONAL et Client. Unité consommateur : les quantités seront saisies en nombre d unité de vente. Nombre d emballage Expédition : les quantités seront saisies en nombre de cartons ou de palettes. Type d arrondi : Les quantités sont toujours arrondies à un nombre entier d unités d expédition : soit au nombre juste supérieur ou au nombre juste inférieur selon la sélection. Colisage Palette : Si oui : le logiciel proposera, à chaque fois que c est possible, de convertir la référence vrac en référence palette en arrondissant la quantité. Compteurs commandes : compteurs de numéros de commande respectivement pour livraison depuis la France (Arques) et l Espagne (Vicrila). Incrémentation à chaque création de proposition de commande. Vous pouvez définir chaque séquence de numéro. Choix désignation Détermine la langue dans laquelle seront imprimées les désignations des articles Prix sur édition L impression papier peut ne pas faire apparaître les prix Type d édition Complète : L impression papier des commandes comprendra alors le nom et l adresse indiqués au dessous ainsi que les principaux éléments de facturation du client sélectionné Adresse : Coordonnées identifiant l émetteur sur l impression des commandes ARC INTERNATIONAL 17

16 CORRESPONDANCE REFERENCE FOURNISSEUR - REFERENCE CLIENT Client concerné ADV 1.14 Octobre 2000 Référence : ARC INTERNATIONAL (5 chiffres) Référence article du client Recherche multicritères dans le catalogue ARC INTERNATIONAL Cf page 12 Ajout d une ligne dans le tableau Suppression d une ligne dans le tableau Impression de la liste des correspondances article L enregistrement d une correspondance entre les articles ARC INTERNATIONAL et les références du client permet : - de saisir directement la commande à partir des références du client - de rappeler les références client automatiquement si c est la référence ARC INTERNATIONAL qui est saisie Le logiciel ne fait pas de distinction palette ou vrac ARC INTERNATIONAL 18

17 IMPRESSION D UNE PROPOSITION Impression complète (si demandée dans image paramètre ) Données du fichier client) si impression complète) En-tête (impression minimale) TEXTE LIBRE (quel que soit le type de texte) Référence VCA Catégorie commerciale Emballage ou référence client Quantité en unité de vente + Unité de vente Volume Numéro de ligne Prix unitaire compte tenu du coefficient Cumul des Remises Total ligne Quantité exprimée soit en nombre de carton ou palette (p) Soit en proportion de palette (conversion palette sélectionnée dans l en-tête) ARC INTERNATIONAL 19

18 SAUVEGARDE RESTAURATION DES DONNEES Sauvegarde de la base de données Access => depuis l image Menu principal ADV 1.14 Octobre 2000 Compacter la base permet de compresser de manière optimale la base de données \Vcaappl\ORW99\Data\Orw99.MDB Il est recommandé de faire cette opération: avant de sauvegarder la base de données. après chargement des données au moins une fois par mois Sauvegarder la base permet de faire une sauvegarde de la base de donnée Access Récupération de la base de données en cas d incident, permet de regénérer la base de données à partir de la sauvegarde. Sauvegarde - des articles créés par l utilisateur (tarif spécial 99999) - des liens référence article fournisseur- ref article client => depuis l image Proposition de commande la sauvegarde est stockée dans le fichier \vcaappl\orw99\data\svdata.txt ARC INTERNATIONAL 20