DU NOUVEAU DANS L ENREGISTREMENT DES PATIENTS.

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1 DU NOUVEAU DANS L ENREGISTREMENT DES PATIENTS. Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle : un centre médical de tout premier plan Solution d archivage spécifique à l établissement Configuration personnalisée de l écran de commande des systèmes multifonctions Contrôle complet de l accès et des coûts grâce au contrôle d accès par badge

2 Les hôpitaux universitaires font face à des défis qui dépassent de loin ceux des hôpitaux généraux. Ce sont des lieux importants pour la recherche et l enseignement scientifique mais aussi des centres de soins intensifs pour les patients. Grâce à l application des récentes avancées médicales, ils incarnent de très grandes possibilités de soins. Afin de pouvoir garantir à l avenir une prise en charge médicale optimale des patients dans un cadre économiquement viable, l UKA a procédé ces dernières années à diverses restructurations.

3 Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle (UKA) En tant qu un des établissements les plus modernes de ce genre en Europe, l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle (UKA) jouit avec ses lits d une excellente réputation dans le pays et à l étranger, tant dans le traitement des patients que dans l enseignement, la recherche et la formation continue. L UKA emploie au total plus de personnes, forme étudiants et traite plus de patients par an. L élargissement de l Université d Aix-la-Chapelle (RWTH) à une faculté de médecine en 1966 a permis un rapprochement entre les disciplines d ingénierie classiques de l Université et la médecine. La technologie médicale est aujourd hui l un des pôles de recherche de l Hôpital universitaire et de la RWTH. Le dossier patient électronique. Le dossier patient électronique (DMP) est un des éléments centraux d un système hospitalier moderne. Il représente le recueil et la gestion sous forme numérisée de toutes les informations relatives à l évolution de la maladie et au traitement d un patient. Idéalement, ce dossier recueille non seulement les données du cas actuel mais aussi toutes les informations provenant du dossier médical, des diagnostics, des traitements, des résultats des traitements et intègre en outre la correspondance relative aux maladies et traitements antérieurs. Selon Volker LOWITSCH, «La solution proposée par KYOCERA pour créer des dossiers médicaux a été déterminante dans notre choix». Les patients de l UKA sont généralement envoyés par leur médecin traitant, munis d un courrier de celui-ci et de documents relatifs à leurs traitements antérieurs. Avec plus de patients par an, l admission de ces derniers demandait un temps considérable et nécessitait une quantité de documents quasi impossible à évaluer. Pour améliorer cette procédure, le service informatique de l UKA a souhaité développer un système ne réduisant pas seulement le temps d admission mais permettant aussi immédiatement après l admission l accès informatisé à toutes les informations médicales. Volker LOWITSCH, Directeur du service informatique de l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle commente la situation de départ : «Bien qu aujourd hui beaucoup d informations concernant les patients soient déjà numérisées, on dénombre toujours des documents importants sous forme papier. Ceux-ci doivent alimenter le système d information hospitalier». L Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle souhaitait transformer facilement, rapidement et sûrement les informations médicales disponibles sous forme papier en dossiers médicaux électroniques grâce à une procédure automatisée et ainsi garantir un accès électronique permanent et un classement rigoureux des dossiers médicaux. En matière de sécurité, la personne ayant effectué la numérisation et à quel moment elle l a effectué sont des renseignements de la plus haute importance du point de vue de la traçabilité. Volker LOWITSCH, directeur du service informatique de l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle

4 L admission à l UKA commence maintenant avec KYOCERA. Dans le cas de l UKA, il s agit de la numérisation du dossier médical du patient. D après Volker LOWITSCH, «Cette solution nous permet une intégration optimale dans nos processus de création et de gestion des dossiers patients électroniques. Des postes de numérisation coûteux auraient été l alternative. Nous avons ainsi réuni toutes les fonctions nécessaires à la gestion des documents en un seul appareil.» La solution mise au point par KYOCERA permet, depuis sa mise en place, d admettre rapidement et de manière ciblée les patients à l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle. Dès sa première visite à l Hôpital universitaire, le patient reçoit une carte avec le rendez-vous correspondant pour sa prise en charge médicale. Le courrier de son médecin traitant est en même temps numérisé et classé dans le DMP à l aide d un système de code. Le dossier médical du patient est ainsi informatisé avant même le début des soins. Comme l affirme Volker LOWITSCH, «cette procédure présente des avantages pour le patient car elle permet à n importe quel médecin d être informé en permanence quel que soit le lieu. Le médecin en charge du patient peut alors reprendre de manière optimale un traitement déjà en cours et ainsi éviter d effectuer des doublons très coûteux.» Le nouveau principe technique d admission est d une grande facilité d utilisation pour le personnel. Les membres du personnel utilisent leur carte d accès pour s identifier sur le système multifonctions. Ils posent ensuite les documents du patient dans le chargeur de documents et choisissent à l écran la commande de numérisation vers le dossier patient. Les documents sont alors traités avec les informations de la carte d accès et aboutissent dans le fichier DPE du patient. La nouvelle technologie HyPAS TM des systèmes multifonctions KYOCERA facilite l utilisation du dispositif. Chaque panneau de commande et chaque affichage peut être personnalisé et associé à une solution permettant un nouveau traitement des documents. La procédure s appuie sur le système informatique hospitalier Medico//s. À chaque nouvelle admission d un patient, le système génère, en fonction dont la façon de la prise en charge sera décomptée, un «numéro d admission» qui est alors collé avec le code-barres correspondant sur une page de garde pour l identification du type de document. Avec le courrier du médecin et les autres documents médicaux présentés, la page est numérisée sur les systèmes multifonctions KYOCERA, archivée dans un répertoire sur le serveur de traitement des documents et transformée à partir de là par un logiciel intermédiaire de traitement des documents. Le résultat est envoyé dans le système informatique de l hôpital avec un fichier index et les données d authentification de l employé. Le répertoire d exportation correspondant est numérisé à intervalles réguliers par le système Medico//s. Les nouveaux documents sont identifiés et le fichier index est mis à disposition pour l identification du patient et le type de document. Les fichiers de numérisation correspondants traités sont enregistrés avec ces informations. Les fichiers sont ensuite archivés en interne dans le système et sont accessibles via le système informatique de l hôpital grâce à un lien hypertexte contenu dans le DPE correspondant. Volker LOWITSCH souligne : «Nos utilisateurs sont satisfaits de la simplicité d utilisation de l écran permettant de créer le dossier médical du patient. Il est très important pour les médecins et le personnel administratif de gagner du temps et de ne pas commettre d erreurs dans un environnement quotidien agité.» Vue d ensemble : numérisation vers le DPE

5 TASKalfa 250ci utilisé dans la Clinique pédiatrique de l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle Authentification & contrôle des coûts. Outre l amélioration de la procédure d enregistrement du patient, il fallait aussi, selon le cahier des charges, améliorer la maniabilité des solutions de sortie et diminuer les coûts d impression et de copie correspondants. Les systèmes multifonctions de KYOCERA conviennent aussi parfaitement grâce à la solution de contrôle d accès par badge. Les postes de coûts spécifiques sont affectés aux cartes d accès et aux cartes de copie comme aux différents départements, ce qui permet ensuite leur décompte. Les données déterminées par l authentification sur l appareil sont enregistrées. Les utilisateurs et le service de contrôle sont alors en mesure de voir et d attribuer le nombre d impressions effectuées. La base de données fiable ainsi créée permet de contrôler encore mieux les coûts d exploitation futurs. L Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle utilise au total plus de imprimantes et 140 appareils multifonctions couleur de type TASKalfa 250ci. La solution d authentification modulaire par badge constitue les bases du flux de travail requis. «Une plateforme produit convaincante avec des systèmes d impression et de copie, la fiabilité des systèmes et le professionnalisme de notre partenaire Büro Center Breuer d Herzogenrath ont été très importants dans notre projet de restructuration», résume ainsi Volker LOWITSCH pour décrire le processus. La solution DPE élargie de KYOCERA est utilisée actuellement dans tout l UKA où elle a déjà fait ses preuves. Après une courte phase de formation, le personnel et les médecins se sont très vite habitués au nouveau système. «En tant qu hôpital pilote, nous nous efforçons d améliorer en permanence la qualité des soins médicaux. La solution KYOCERA est ici un module supplémentaire d optimisation des procédures de prise en charge», résume ainsi Volker LOWITSCH pour décrire les avantages de la solution KYOCERA. Les 90 employés du service informatique travaillent en permanence à l amélioration des procédures et au développement de solutions innovantes optimisées par la gestion des patients. Actuellement, un système de mise en réseau avec les hôpitaux environnants est aussi en cours d élaboration pour mieux coordonner les patients. Les médecins de l Hôpital universitaire d Aix-la-Chapelle peuvent ainsi accéder aux dossiers médicaux des patients des autres hôpitaux ainsi qu à leurs radiographies et aussi poser des diagnostics à distance. Un avantage énorme également pour le patient.

6 BRO_case study _aachen_kdfr KYOCERA Document Solutions France Espace Technologique de Saint-Aubin, route de l Orme, Gif-sur-Yvette, France Tél. : +33 (0) Télécopie : +33 (1) KYOCERA Document Solutions Inc , 1-Chome - Tamatsukuri Chuo-Ku - Osaka Japan - Les informations et illustrations contenues dans ce document n ont pas de valeur contractuelle. Les spécifications peuvent faire l objet de modifications sans préavis. Les informations sont correctes au moment de la mise sous presse. Toutes les marques citées sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.