Guide d utilisateur Omnivox

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1 Guide d utilisateur Omnivox

2 Table des matières 1. IDENTIFICATION DE L UTILISATEUR LE PORTAIL D ACCUEIL QUOI DE NEUF? (CONTENU ENCERCLÉ EN VERT) LÉA, L ENVIRONNEMENT PROFESSEURS-ÉTUDIANTS (ENCERCLÉ EN ROUGE) ABSENCE DES ENSEIGNANTS (ENCERCLÉ EN VIOLET) DOCUMENTS ET MESSAGES VOUS ÉTANT DESTINÉS (ENCERCLÉ EN BLEU) LÉA, L ENVIRONNEMENT PROFESSEURS-ÉTUDIANTS SOMMAIRE Sommaire de la classe Actions de vos étudiants ABSENCES ET RETARDS Saisie des absences Rapport d absences CALENDRIER Calendrier sommaire Calendrier de la classe Ajouter un événement Ajouter un événement privé COMMUNIQUÉS Sommaire des communiqués Liste des communiqués Ajout d un communiqué DOCUMENTS DISTRIBUÉS Ajouter un document Plan de cours Liste des documents Sommaire des documents DONNÉES IMPORTER/PARTAGER Importer d une autre classe Partage de données Assistance à l enseignement FORUM DE CLASSE Accueil des forums Forum de cette classe LISTE DES ÉTUDIANTS Voir la liste d étudiants Paramètres d affichage NOTES D ÉVALUATION Sommaire des évaluations Entrée des résultats Grille d évaluation du cours Remise des notes finales Collège LaSalle ii (v. 1.1)

3 3.10 TRAVAUX ÉNONCÉS ET REMISES Sommaire des travaux Liste des travaux Distribuer un nouvel énoncé MIO, MESSAGERIE INTERNE OMNIVOX ACCÈS PAR LE PORTAIL ACCÈS PAR LÉA BOÎTE DE RÉCEPTION Raccourcis en haut de page Outils de gestion de la boîte de réception Code visuel LECTURE D UN MESSAGE COMPOSER UN MESSAGE Ajout, modification et recherche des destinataires MESSAGES ENVOYÉS MES BROUILLONS CORBEILLE MESSAGES CATÉGORISÉS MES CONTACTS FAVORIS COMMENTAIRES ET SUGGESTIONS Collège LaSalle iii (v. 1.1)

4 1. Identification de l utilisateur Pour accéder à votre compte Omnivox, vous devez entrer votre nom d utilisateur et votre mot de passe dans les cases appropriées, dans la section Employés. Ces données vous sont fournies par les ressources humaines au moment de votre embauche, via votre courriel personnel. 2. Le portail d accueil Une fois connecté à votre compte Omnivox, vous verrez un menu apparaître. Les sections les plus importantes ont été encadrées par des rectangles de couleurs différentes, ce qui permet de les distinguer (voir l image suivante). 2.1 Quoi de neuf? (contenu encerclé en vert) Il s agit du lieu où toutes les nouveautés apparaissent, des documents distribués aux courriels de la messagerie interne Omnivox vous étant adressés (MIO). 2.2 Calendrier des événements (contenu encerclé en jaune) C est un rappel des dates importantes préétablies par le Collège et celles que vous avez-vous-même entrées dans votre calendrier personnel. Collège LaSalle (v. 1.1)

5 2.3 LÉA, l environnement Professeurs-Étudiants (encerclé en rouge) En cliquant sur ce lien, vous avez accès à votre outil de gestion pédagogique personnalisé. Il agit à titre de pont entre vous et vos étudiants. 2.4 Absence des enseignants (encerclé en violet) En cliquant sur ce lien, il vous est possible de signaler votre absence. De plus, en utilisant cet outil, Omnivox prévient automatiquement les étudiants de votre absence. 2.5 Documents et messages vous étant destinés (encerclé en bleu) Ce lien vous permet de prendre connaissance de documents ou de messages vous étant personnellement destinés. 2.6 Messagerie interne Omnivox (MIO) (Encerclé en rose) En cliquant sur ce lien, vous accédez directement à votre boîte de réception de courriels de la messagerie interne. Collège LaSalle (v. 1.1)

6 2.7 Actualités et messages (encerclé en orange) Cette section vous donne les dernières nouvelles du Collège LaSalle. 3. LÉA, l environnement Professeurs-Étudiants En pénétrant dans votre environnement LÉA, on affiche automatiquement la liste de vos cours-groupes pour la session courante. Ceux-ci sont ordonnés par ordre numérique croissant. À gauche, vous trouvez le menu qui vous permet de gérer chacun de vos cours-groupes. Collège LaSalle (v. 1.1)

7 Dans la section Mes classes, sous les informations sur le cours sélectionné (par défaut, celui qui apparaît au haut de la liste dans choisir classe), il y a deux onglets : un nommé en fonction de la session en cours (Session 20XX) et l autre Choisir classe. L onglet Session 20XX (encerclé en rouge) vous permet de consulter vos cours-groupes de sessions antérieures. Il suffit seulement de cliquer dessus et de sélectionner la session désirée pour obtenir les informations sur tous les cours-groupes d une même session (voir l image suivante). L onglet Choisir classe (encerclé en bleu) établit la liste des cours-groupes pour une session choisie. Par défaut, ce sont ceux de la session en cours qui s affichent. Sous le titre Mes classes, le premier cours-groupe de la liste apparaît par défaut. Pour changer le cours sélectionné, cliquez sur l onglet et sélectionnez le cours-groupe désiré. Il est important de sélectionner le cours-groupe avec lequel vous désirez travailler (voir page suivante). Collège LaSalle (v. 1.1)

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9 3.1 Sommaire Cet onglet vous permet d avoir un bref aperçu du cours-groupe sélectionné. Ainsi, un résumé de l état du cours-groupe et de l utilisation de l outil Omnivox s y trouve Sommaire de la classe Un sommaire des données de la gestion pédagogique du cours apparaît. Il affiche entre autre : le plan de cours et les documents distribués, les travaux, le forum, la moyenne du groupe et les absences (voir l image suivante) Actions de vos étudiants Cette page vous permet de faire le suivi des actions de chaque étudiant dans LÉA. Les actions affichées sont celles des étudiants de la classe ou du cours-groupe sélectionné. Pour ce faire (voir les deux images suivantes): - Indiquez la période visée - Sélectionnez le type d'actions sur lequel vous désirez faire un suivi, ou indiquez Toutes. - Vous pouvez afficher les actions d'un étudiant précis à l'aide du menu déroulant Étudiant qui contient tous les étudiants de la classe sélectionnée - Cliquez sur Afficher Collège LaSalle (v. 1.1)

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11 3.2 Absences et retards Cet onglet facilite la gestion des absences et des retards. En effet, tel que stipulé dans la PIEA, les étudiants ont un maximum d heures d absence toléré en fonction de la durée du cours suivi. Ainsi, vous devez consigner toute absence ou tout retard dans cette section de LÉA. Une vérification de l assiduité à cette tâche est effectuée régulièrement par la direction des études Saisie des absences Dans cette page se trouve un calendrier. Vous devez cliquer sur la journée correspondante à votre cours. Une nouvelle page apparaît avec la liste des étudiants et le suivi de leurs absences. Entrez le nombre d heure(s) ou de minutes d absence pour chaque étudiant. Par exemple, 15 minutes équivalent à Enfin, appuyez sur Sauvegarder les modifications (voir les trois images suivantes). Chaque fois que vous sauvegarder, les absences sont compilées par le système. Collège LaSalle (v. 1.1)

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13 3.2.2 Rapport d absences Cette page compile les absences des étudiants d un même cours-groupe. Il vous est cependant impossible de modifier quoi que ce soit (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

14 3.3 Calendrier Cet onglet vous permet de consulter votre calendrier personnel, de même que d y ajouter des événements privés ou publics. Aussi, par défaut, le Collège vous indique quelques dates importantes telles que les journées fériées Calendrier sommaire Cette page présente le calendrier sommaire de tous les événements du Collège et de tous vos coursgroupes. Vous avez la possibilité d ajouter directement un événement de votre choix en cliquant sur Ajouter un événement, juste en haut du calendrier. Il vous est également possible de paramétrer vos options d affichage. Pour ce faire (voir les trois images suivantes) : - Donnez un titre à votre événement - Décrivez-le brièvement - Ciblez votre public cible dans le menu - Sélectionnez la date, l heure et la durée - Appuyez sur Sauvegarder Collège LaSalle (v. 1.1)

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16 3.3.2 Calendrier de la classe Cette page présente le calendrier de tous les événements du cours-groupe préalablement sélectionné (voir l image suivante). Vous avez la possibilité d ajouter directement un événement de votre choix en cliquant sur Ajouter un événement, juste en haut du calendrier. La procédure présentée en s applique aussi (voir les deux images précédentes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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18 3.3.3 Ajouter un événement Cette page (voir l image suivante), dont vous avez également accès par le calendrier sommaire ou de classe, vous permet d ajouter directement un événement à vos calendriers. Pour ce faire, référez-vous à Collège LaSalle (v. 1.1)

19 3.3.4 Ajouter un événement privé Cette page vous permet d ajouter directement un événement à votre calendrier personnel. Le public cible est déjà restreint à vous seul. Pour ce faire (voir les deux images suivantes) : - Donnez un titre à votre événement - Décrivez-le brièvement - Confirmez votre public cible (vous seulement) - Sélectionnez la date, l heure et la durée - Appuyez sur Sauvegarder Collège LaSalle (v. 1.1)

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21 3.4 Communiqués Cet onglet sert de répertoire pour toutes les communications émises à vos étudiants par session ou par cours-groupe. De plus, il vous est possible d envoyer des communiqués à vos cours-groupes de différentes manières Sommaire des communiqués Cette page vous donne une vue d ensemble des communiqués envoyés à vos étudiants pour chacun des cours-groupes d une session. Chacun d entre eux est classé dans un dossier jaune et contient deux options : Liste des communiqués et Ajouter un communiqué. Liste des communiqués vous permet de consulter les communiqués du cours-groupe et Ajouter un communiqué vous permet d en ajouter un. Tout en bas, vous avez des raccourcis pour les ajouts. Il vous suffit de cliquer sur celui correspondant à votre intention (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

22 3.4.2 Liste des communiqués Cette page vous donne une vue d ensemble des communiqués envoyés à vos étudiants pour le coursgroupe sélectionné au préalable. Il vous est possible de les modifier en cliquant sur chacun d eux. Pour les supprimer, cliquez sur le X rouge à droite. En haut de la liste apparaît l option Ajouter un communiqué. En cliquant dessus, il vous sera possible d ajouter un communiqué pour le cours-groupe sélectionné (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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24 3.4.3 Ajout d un communiqué Cette page vous permet d ajouter un communiqué pour un cours-groupe sélectionné. Pour ce faire (voir les deux images suivantes) : - Donnez un titre - Élaborez le contenu du communiqué - Sélectionnez le public cible - Sélectionnez le moment de l affichage du communiqué (début et fin) - Cliquez sur Ajouter Collège LaSalle (v. 1.1)

25 3.5 Documents distribués Cet onglet sert d abord à distribuer divers documents à vos étudiants. De plus, vous avez accès à un répertoire de tous les documents remis aux étudiants par session ou par cours-groupe. Enfin, il vous est possible d envoyer des documents à vos cours-groupes de différentes manières Ajouter un document Cette page vous permet d ajouter un document pour un cours-groupe sélectionné. Pour ce faire (voir les trois images suivantes) : - Donnez un titre - Décrivez, au besoin, le contenu du document - Choisissez une catégorie de document - Sélectionnez le public cible - Sélectionnez le moment de la distribution du document (début et fin) - Imposez, au besoin, une date de lecture - Cliquez sur Continuez - Sélectionnez le document à distribuer et appuyez sur Télécharger Collège LaSalle (v. 1.1)

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27 3.5.2 Plan de cours Cette page vous permet d ajouter un plan de cours pour un cours-groupe sélectionné. Pour ce faire (voir les trois images suivantes) : - Vérifiez que le titre affiché correspond au bon cours-groupe - Décrivez, au besoin, le contenu du plan de cours - Choisissez le public cible - Sélectionnez le moment de la distribution du document (début et fin) - Imposez, au besoin, une date de lecture - Cliquez sur Continuez - Sélectionnez le plan de cours à distribuer et appuyez sur Télécharger Collège LaSalle (v. 1.1)

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29 3.5.3 Liste des documents Cette page vous donne une vue d ensemble des documents distribués à vos étudiants pour le coursgroupe sélectionné au préalable. Il vous est possible de les modifier en cliquant sur chacun d eux. Pour supprimer un document, cliquez sur le X rouge correspondant. La page vous permet également de consulter les documents pour vous assurer du contenu. Cliquez sur l icône correspondant au fichier. En haut de la liste apparaît l option Ajouter un document. En cliquant dessus, il vous sera possible d ajouter un document, selon la procédure 3.5.1, pour le cours-groupe sélectionné (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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31 3.5.4 Sommaire des documents Cette page vous donne une vue d ensemble des documents distribués à vos étudiants pour chacun des cours-groupes. Chacun d entre eux se trouve dans un dossier jaune et contient trois options : Liste des documents, Ajouter un document et Plan de cours. Liste des documents vous permet de consulter les documents distribués à un cours-groupe et Ajouter un document sert à en ajouter un. Plan de cours est un raccourci pour distribuer le plan de cours d un cours-groupe. Tout en bas, vous avez des raccourcis pour les ajouts. Il vous suffit de cliquer sur celui correspondant à votre intention (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

32 3.6 Données Importer/Partager Cet onglet a plusieurs fonctions. D abord, il vous permet d importer et de partager vos documents pédagogiques tels que les plans de cours, les calendriers des activités, les grilles d évaluation et les exercices. Ensuite, il vous est possible de collaborer avec des collègues en leur donnant accès à votre compte Omnivox Importer d une autre classe Sur cette page, trois options s offrent à vous. Utiliser une grille d évaluation provenant d une autre classe vous permet d importer une grille d évaluation utilisée dans un autre cours-groupe. Ajout de documents distribués provenant d une autre classe a pour fonction d importer les documents distribués dans un autre cours-groupe. Enfin, Ajout de travaux provenant d une autre classe sert à importer des travaux distribués dans d autres cours-groupes. Ces trois options permettent la modification des documents importés. Cliquez sur l option désirée. Une nouvelle page vous demandera les coordonnées du document à importer. Pour ce faire (voir les quatre images suivantes) : - Choisissez la session du cours-groupe pour le document à importer - Déterminez la provenance du document - Sélectionnez le cours-groupe du document à importer - Cochez si vous voulez conserver les dates de distribution - Sélectionnez le ou les documents à importer Collège LaSalle (v. 1.1)

33 - Cliquez sur Importer Collège LaSalle (v. 1.1)

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35 3.6.2 Partage de données Cette page vous permet de rendre disponible ou non le partage des documents présents dans votre compte. Pour activer le partage des documents, cochez la case correspondante. En tout temps, il vous est possible de revenir à cette page et d annuler la fonction (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

36 3.6.3 Assistance à l enseignement Cette page vous permet de définir des assistants à l'enseignement pour un cours-groupe sélectionné. Un assistant à l'enseignement est un employé ou un enseignant du Collège qui aura accès à votre compte Omnivox pour un cours-groupe en particulier, afin de l opérer pour vous. Vous pouvez limiter les droits d'un assistant à certains modules seulement. Par exemple, vous pourriez donner accès à la prise de présence (section Absences et retards) pour un assistant à l'enseignement. Afin de définir un assistant à l'enseignement pour un cours-groupe (voir les cinq images suivantes): - Cliquez sur le lien Ajouter un assistant à l'enseignement pour cette classe - Entrez le numéro d employé de la personne que vous désirez définir comme assistant - Entrez le nom de famille de cette personne (attention à l orthographe) - Cliquez sur Continuer - Si le bon nom apparaît, cliquez sur Ajouter - Sélectionnez les modules auxquels l assistant aura accès - Cliquez sur Enregistrer Pour supprimer un assistant, cliquez sur le X à droite de son nom. Collège LaSalle (v. 1.1)

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39 3.7 Forum de classe La gestion des forums est la principale fonction de cet onglet. C est avec ce module que vous pouvez activer le forum d un cours-groupe et consulter la liste de tous ceux que vous avez activés Accueil des forums Cette page affiche le sommaire des forums pour tous les cours-groupes. À votre première utilisation, c est entre autre à cet endroit qu il vous est possible d activer les différents forums en cliquant sur Activer ce forum dès maintenant, situé à droite de chacun des cours-groupes. Vous pouvez également modifier un forum en cliquant sur Modifier ce forum, à droite du tableau. En cliquant sur le titre d un forum, vous y accédez directement. Enfin, vous avez également la possibilité d ajouter des forums par équipe. Pour ce faire (voir parmi les cinq images suivantes) : - Cliquez sur Ajout d un forum par équipe - Ajoutez les membres désirés en suivant les instructions à l écran - Donnez un titre au forum - Décrivez le forum - Paramétrez l accès au forum - Cliquez sur Ajouter Collège LaSalle (v. 1.1)

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42 3.7.2 Forum de cette classe Cette page affiche le forum pour un cours-groupe sélectionné. S il n a pas été activé, on vous demandera de le faire en cliquant sur Activer ce forum dès maintenant. Une fois le forum activé et utilisé, une liste des sujets est présentée et il vous est possible d interagir soit en cliquant sur Nouveau sujet ou en sélectionnant un sujet et en cliquant sur Répondre à ce sujet (voir les quatre images suivantes). D autres fonctionnalités sont à explorer pour optimiser l utilisation du forum. Collège LaSalle (v. 1.1)

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44 3.8 Liste des étudiants Cet onglet vous permet de générer et de paramétrer une liste des étudiants pour un cours-groupe sélectionné Voir la liste d étudiants Cette page affiche la liste des étudiants pour le cours-groupe sélectionné en haut du menu. La particularité de cette fonction est que les photos apparaissent automatiquement. C est une bonne manière de vous familiariser avec le visage de vos étudiants (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

45 3.8.2 Paramètres d affichage Cette page permet de modifier les paramètres d affichage de la liste des étudiants pour un cours-groupe. Sélectionnez les paramètres qui vous conviennent et cliquez sur Visualiser. Il se peut que certains paramètres ne soient pas compatibles les uns avec les autres. Modifier-les au besoin (voir les trois images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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47 3.9 Notes d évaluation Cet onglet est primordial pour la compilation et la distribution (individuelle ou institutionnelle) des résultats de vos étudiants. Ainsi, cet outil vous permet de créer des grilles d évaluation (compilation), de compiler les résultats, de fournir des rétroactions, de transmettre les notes aux étudiants et de remettre les résultats finaux au Collège Sommaire des évaluations Cette page affiche le détail de toutes les évaluations pour chacun des étudiants d un cours-groupe. Il vous est également possible de retirer certains étudiants pour le calcul de la moyenne du groupe (voir les trois images suivantes). Sélectionnez les étudiants à exclure du calcul et cliquez sur Sauvegarder les modifications. Enfin, en cliquant sur les boîtes de couleur associées aux différentes évaluations sommatives du cours, vous accédez au module Entrée des résultats. Collège LaSalle (v. 1.1)

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49 3.9.2 Entrée des résultats Sur cette page vous trouvez un tableau illustrant le poids de chacune des évaluations pour un coursgroupe. Pour modifier, entrer ou consulter les résultats et commentaires d une évaluation, cliquez sur son titre en bleu (ex : Projet de session). Une grille spécifique à l évaluation apparaît à l écran. Entrez les résultats dans les cases appropriées. Pour émettre un commentaire personnalisé à un étudiant, cliquez sur l icône en forme de feuille à droite de la case de la note. En bas de la page, sélectionnez les informations accessibles aux étudiants et cliquez sur Sauvegarder. La moyenne du groupe se calculera automatiquement et l information s ajoutera au sommaire des évaluations. Collège LaSalle (v. 1.1)

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51 3.9.3 Grille d évaluation du cours C est à partir de cette page que vous allez créer une grille d évaluation pour un cours-groupe sélectionné. Celle-ci est construite en fonction des différents types d évaluations prévus à votre plan de cours (et calendrier des activités). À votre première utilisation, la grille est vide. Pour la remplir (voir les quatre images suivantes): - Dirigez-vous en bas de la page - Cliquez sur Ajouter une évaluation - Dans la nouvelle page affichée, donnez un titre à votre évaluation - Choisissez une catégorie d évaluation - Nommez le dénominateur de l évaluation - Inscrivez le poids de l évaluation - Inscrivez une date pour que celle-ci s affiche au calendrier du cours-groupe - Cliquez sur Ajouter En tout temps, vous pouvez modifier cette section. Collège LaSalle (v. 1.1)

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53 3.9.4 Remise des notes finales Cette page est utilisée seulement à la toute fin de la session, après la correction de l évaluation finale. Elle vous permet de transmettre les notes finales à votre direction de programme. Pour remettre les notes finales (voir les trois images suivantes) : - Cliquez sur Remise des notes finales - Vérifiez que les notes pour chaque étudiant sont exactes - Entrez votre mot de passe Omnivox en bas de la page - Cliquez sur Remettre au Collège Collège LaSalle (v. 1.1)

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55 3.10 Travaux Énoncés et remises Cet onglet vous permet de distribuer des énoncés de travaux à chacun de vos cours-groupe, aux dates de votre choix. Vous pouvez également consulter les énoncés de travaux distribués et récupérer les travaux. Pour chaque travail, vous avez le choix entre une remise en classe ou à travers LÉA Sommaire des travaux Cette page contient le sommaire de tous les énoncés de travaux distribués aux étudiants pour une session donnée. Tous les cours-groupes y sont rassemblés. Chaque chemise jaune traite d un coursgroupe. Pour chacun d eux, il vous est possible d accéder à la liste des énoncés de travaux distribués, en cliquant sur Liste des travaux et de distribuer un énoncé en appuyant sur Distribuer un énoncé. Enfin, au bas de la page, il y a une liste de tâches possibles. Au besoin, sélectionnez celle qui vous concerne (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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57 Liste des travaux Cette page contient la liste de tous les énoncés de travaux distribués pour un cours-groupe sélectionné. Le lien Distribuer un nouvel énoncé demeure accessible en haut de la liste. Il vous est également possible de faire des importations d énoncés de travaux provenant de vos autres cours et de partager vos documents avec des collègues (voir les deux images suivantes). Enfin, pour récupérer les travaux remis par vos étudiants, cliquez sur le nombre de travaux remis à la droite du titre du travail (la flèche rouge indique l endroit). Collège LaSalle (v. 1.1)

58 Distribuer un nouvel énoncé Cette page permet à l enseignant de distribuer un nouvel énoncé pour un cours-groupe préalablement sélectionné. Pour ce faire (voir les trois images suivantes) : - Donnez un titre au travail - Indiquez l énoncé par écrit ou à l aide d une pièce-jointe - Choisissez une catégorie - Sélectionnez le public cible - Établissez les dates de diffusion - Établissez les modalités de remise - Cliquez sur Sauvegarder Collège LaSalle (v. 1.1)

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60 4. MIO, Messagerie interne Omnivox La messagerie interne Omnivox (MIO) est votre seul et unique moyen de communication avec vos étudiants. Très convivial, ce système de messagerie est simple et efficace. En cours de session, la direction des études vous demande de vérifier vos courriels tous les jours. Une vérification aléatoire de l assiduité à cette tâche a lieu régulièrement. Le maximum toléré dans le délai de lecture est de 48 heures. 4.1 Accès par le portail Pour accéder à la messagerie interne par le portail, dirigez-vous vers le bas de la page à gauche (encerclé en rose). Cliquez sur MIO. Collège LaSalle (v. 1.1)

61 4.2 Accès par LÉA Pour accéder à la messagerie par LÉA, dirigez-vous sous le menu Mes classes, pour aller dans celui intitulé MIO. (encerclé en rouge). Cliquez sur Boîte de réception. Il vous est également possible de passer directement aux fonctions Composer un message, Messages envoyés et Options. Collège LaSalle (v. 1.1)

62 4.3 Boîte de réception Cette page vous donne accès à toutes les fonctions liées à votre Messagerie interne Omnivox. Votre nom apparaît en haut, ce qui vous assure d être dans votre compte Raccourcis en haut de page À droite de votre nom, vous trouvez quatre raccourcis ayant des fonctions particulières. Retour à ma page d accueil vous ramène directement au portail d accueil. Thème visuel vous permet de personnaliser la présentation de votre compte. Commentaires est un moyen rapide et efficace d émettre des commentaires ou suggestions en lien avec l utilisation de cet outil. Quitter vous déconnecte de votre compte Omnivox. Tous ces raccourcis sont accessibles en un seul clic (voir l image suivante). Collège LaSalle (v. 1.1)

63 4.3.2 Outils de gestion de la boîte de réception Juste au-dessus de la boîte de réception de vos messages, il y a un menu dont la plupart des outils sont non-fonctionnels lorsque vous accédez à la page. Cliquez dans le petit carré à gauche d un ou plusieurs messages (encerclé en violet) et certains outils deviendront fonctionnels selon le contenu du ou des messages sélectionnés. Voici les outils disponibles (voir l image suivante) : - Supprimer (rose) : pour supprimer un ou des messages - Répondre (bleu) : pour répondre directement au message sélectionné - Répondre à tous (jaune) : pour répondre directement à toutes les personnes - Transférer (vert) : pour transférer le message sélectionné à une autre personne - Catégoriser (noir) : pour classer les messages dans des dossiers - Plein écran (rouge) : pour afficher la boîte de réception en mode plein écran Collège LaSalle (v. 1.1)

64 4.3.3 Code visuel Un code visuel est utilisé par la messagerie interne afin de distinguer les messages dans une même boîte de réception. D abord, un nouveau message (non lu) est souligné par la couleur jaune et affiche une enveloppe cachetée. Le menu de gauche indique également le nombre de nouveaux messages. Ensuite, un message lu est illustré par une enveloppe ouverte. Puis, un message auquel vous avez répondu affiche une flèche verte. Enfin, un trombone à gauche de la date indique que le message contient un fichier joint (voir l image suivante). Collège LaSalle (v. 1.1)

65 4.4 Lecture d un message Pour lire un message, cliquez sur celui-ci une seule fois dans la boîte de réception. Son contenu s affichera, en mode normal (volet lecture), sous la boîte de réception. De haut en bas, on y trouve le ou les destinateur(s), le ou les destinataire(s), la date, le sujet, les fichiers joints et le contenu du message. À droite, vous avez un menu contenant les options suivantes (voir l image à la page suivante) : - Répondre - Répondre à tous - Transférer - Version imprimable : pour imprimer le message - Supprimer ce message Collège LaSalle (v. 1.1)

66 4.5 Composer un message En haut du menu de gauche, vous trouvez l onglet Composer un message. Celui-ci vous permet de débuter une conversation avec une ou plusieurs personnes. Pour ce faire (voir les sept images suivantes): - Cliquez sur Composer un message - Sélectionnez le ou les destinataire(s) - Nommez le sujet du message - Au besoin, cliquez sur Joindre un fichier au message pour transmettre un fichier - Écrivez votre message - Cliquez sur Envoyer Si le message ne vous convient pas, cliquez sur Annuler. Pour remettre l envoi du courriel à plus tard, cliquez sur Sauvegarder un brouillon. Vous devrez aller le chercher par le menu de gauche dans Mes brouillons Ajout, modification et recherche des destinataires Collège LaSalle (v. 1.1)

67 Deux options s offrent à vous pour cette tâche : une recherche par catégorie et une recherche par nom (voir les sept images suivantes). La recherche par catégorie : - Cliquez sur Ajouter/modifier les destinataires - Choisissez la catégorie désirée - Sélectionnez le ou les destinataires recherchés - Cliquez sur Accepter La recherche par nom : - Inscrivez le nom et/ou le prénom de la personne recherchée dans la case Rechercher un destinataire - Appuyez sur la petite loupe - Sélectionnez le destinataire recherché - Cliquez sur Accepter - Répétez au besoin Collège LaSalle (v. 1.1)

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71 4.6 Messages envoyés Cet onglet vous permet de consulter tous vos messages envoyés pour fins de consultation, de modification ou de suppression. Pour afficher la liste de ces derniers, cliquez sur Messages envoyés. Les chiffres fractionnaires à droite de chaque message vous indiquent dans quelle proportion votre message a été lu. En cliquant sur le message, vous accéder au détail de cette lecture (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

72 4.7 Mes brouillons Cet onglet vous permet d accéder à tous vos brouillons pour fins de consultation, de modification ou de suppression. Pour afficher la liste de ces derniers, cliquez sur Mes brouillons. Pour sélectionner un message en particulier à modifier ou achever, cliquez sur ce dernier et sélectionnez Éditer sur la nouvelle page (voir les trois images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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74 4.8 Corbeille Cet onglet conserve les fichiers supprimés dans les dernières 24 heures. Après ce délai, ils sont supprimés définitivement. Pour accéder à la liste, cliquez sur Corbeille. Pour annuler la suppression d un message, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur Restaurer en haut à gauche (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

75 4.9 Messages catégorisés Cet onglet vous permet de conserver vos messages dans les fichiers (catégories) de votre choix. Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Administrer les catégories. Donnez un titre et appuyez sur Sauvegarder. Par le biais du petit X rouge, il vous est possible de supprimer une catégorie en tout temps. Pour catégoriser un message, allez dans la boîte de réception. Sélectionnez le message désiré et cliquez sur Catégoriser dans le menu du haut. Enfin, sélectionnez la catégorie correspondante (voir les deux images suivantes). Collège LaSalle (v. 1.1)

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77 4.10 Mes contacts favoris Cet onglet garde en mémoire les contacts que vous y enregistrez. Pour ce faire (voir les deux images suivantes): - Cliquez sur Mes contacts favoris - Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur Ajouter un contact favori - Effectuez la recherche de votre choix - Sélectionnez le nom de la personne désirée - Cliquez sur Accepter Collège LaSalle (v. 1.1)

78 5. Commentaires et suggestions Le but de ce guide d utilisateur Omnivox est de familiariser les enseignants à toutes les fonctionnalités de base de l outil. Il se doit donc d être simple et facile à comprendre. Si vous avez des commentaires ou des suggestions en vue d améliorer ce guide, veuillez les faire parvenir à Monsieur Mathieu Lépine, coordonnateur au soutien pédagogique, à l adresse courriel suivante : mathieu.lepine@collegelasalle.com Collège LaSalle (v. 1.1)