PROCEDURE DE REPONSE AUX QUATRE APPELS A PROJETS LANCES PAR LA REGION CENTRE

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1 PROCEDURE DE REPONSE AUX QUATRE APPELS A PROJETS LANCES PAR LA REGION CENTRE Le Conseil régional lance quatre appels à projets pour répondre aux besoins de formation des territoires de la région en qualification, insertion et savoirs de base. Cette année les organismes devront prendre en compte les deux innovations suivantes : 1) l introduction, dans une partie de la commande de la pluriannualité. Ce principe basé sur 2 années (2007 et 2008) a été acté de manière à donner davantage de stabilité aux organismes de formation pour organiser leur activité ; et de structurer significativement la commande autour des secteurs d activité pour lesquels les perspectives d emploi s inscrivent dans la durée. Ce principe de pluriannualité (année 2007 et 2008) s applique : sur les domaines suivants de l appel à projets qualification : - BTP // Bois et matériaux associés - Transport, logistique - Services sociaux et autres services aux particuliers. - Propreté - Alimentation // Hôtellerie, restauration, tourisme - Création - reprise d entreprise - Enseignement supérieur universitaire ainsi que : sur la totalité de l appel à projets Savoirs de base DEFINITION : la pluriannualité porte sur les actions dont la date de début se situe entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l année 2007 ET entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l année Seules, les dates de début et de fin prévisibles de ces actions peuvent être différentes sur l année 2007 et sur l année ) l utilisation d un formulaire de réponse en ligne. L organisme devra saisir le contenu de son offre de prestation sur un formulaire de réponse via une connexion internet. Ce formulaire reprend la présentation et, en grande partie, le contenu des documents offre de formation déjà utilisés dans le cadre des appels à projets lancés par la Région depuis 2002.

2 Les objectifs de ce formulaire : 1) La mise en ligne de ce formulaire va permettre à la région de traiter, avec rapidité, les nombreux dossiers reçus en réponse aux appels à projets (1 300 pour l année 2006). De plus, le transfert automatique des données saisies par les organismes, dans l outil de gestion des actions de formation utilisé par la Direction des Formations Professionnelle permet d en garantir la sécurité et la fiabilité. 2) La Région centre a mis en route un projet de refonte du système d information spécifique à la gestion des actions de formation et au suivi des bénéficiaires. Dans ce cadre, la Direction Générale Formation Education travaille en lien étroit avec la Direction des Systèmes d information sur un projet visant à dématérialiser toute la chaîne du traitement administratif et financier des actions de formation financées par la Région centre. L utilisation de la plateforme de dématérialisation pour le téléchargement des appels à projets ainsi que l utilisation de la Foire Aux Questions (FAQ) ont constitué la première étape vers cet objectif du tout dématérialisé. La saisie de ce formulaire est, en fait, une seconde étape qui permettra à l organisme de formation de se familiariser avec les échanges électroniques avec la Région. La prochaine étape étant dès 2007 la possibilité pour l organisme de déposer la totalité de son offre par voie dématérialisée. Il est donc primordial, pour la réussite de ce projet, d avoir une participation pleine et entière de chaque organisme de formation. Des informations vous seront communiquées au fur et à mesure de l avancement de ce projet et la Région fera appel à des volontaires en vue de tester les nouveaux outils mis en place. Voilà pour l avenir, en ce qui concerne le présent, une procédure a été élaborée pour permettre à chaque organisme de pouvoir déposer, dans de bonnes conditions, une ou plusieurs offres de formation en réponse aux quatre appels à projets lancés par la Région. Cet accès au formulaire est conditionné par l utilisation de l identifiant et du mot de passe de l organisme transmis en début d année par le GIP ALFA CENTRE. L organisme est invité, dès réception de ce message, à vérifier qu il possède son identifiant et son mot de passe et, en cas de besoin, à contacter le GIP ALFA CENTRE au ou au Et A ne pas attendre la date limite de remise des offres fixée au mercredi 12 juillet à 12h00 pour saisir son offre de formation : Le délai de remise des offres est fixé à 31 jours

3 I) Présentation des 4 appels à projets Les 4 appels à projets qui sont lancés sont les suivants : 1) les actions de qualification en programmation annuelle. Ces actions de formation qui concernent exclusivement les domaines suivants doivent débuter entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2007 : - Administration, gestion, finances - Industries graphiques - Electricité - électronique - Industries de transformation - Agriculture - Travail des métaux et mécanique - Commerce et vente - Sécurité et autres services aux collectivités - Réparation automobile 2) les actions de qualification en programmation pluriannuelle. Ces actions de formation qui concernent exclusivement les domaines suivants doivent débuter entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2007 ET entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2008 (les dates de programmation peuvent être différentes sur l année 2007 et sur l année 2008) : - BTP // Bois et matériaux associés - Transport, logistique - Services sociaux et autres services aux particuliers. - Propreté - Alimentation // Hôtellerie, restauration, tourisme - Création - reprise d entreprise - Enseignement supérieur universitaire 3) les actions d insertion professionnelle en programmation annuelle. Ces actions de formation doivent débuter entre le 1 er janvier et le 31 décembre ) les actions de savoirs de base en programmation pluriannuelle. Ces actions de formation doivent débuter entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2007 ET entre le 1 er janvier et le 31 décembre 2008 (les dates de programmation peuvent être différentes sur l année 2007 et sur l année 2008). N.B. : L organisme pourra obtenir toutes les informations nécessaires en se référant aux cahiers des clauses techniques particulières relatifs à chacun des appels à projets.

4 II) L accès à la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la Région centre L organisme a accès aux appels à projets sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la Région centre rubrique formation professionnelle - à l adresse suivante : rubriques formation professionnelle Appels à projets «rechercher» puis «valider». L organisme peut choisir : a) soit de télécharger le D.C.E. (dossier de consultation des entreprise) prendre connaissance du contenu des appels à projets, en cliquant sur le bouton «télécharger le dossier», après avoir saisi ses noms, prénoms, e- mail, entreprise, adresse, code postal, ville pays. Ces renseignements lui permettront de recevoir un d information en cas de modification apportée par la Région sur le contenu d un des appels à projets. b) soit de déposer une offre en cliquant sur le bouton «saisir le formulaire de réponse». III) l accès au formulaire de réponse TRES IMPORTANT : Le premier accès nécessite de procéder à l installation des composants activx proposés par la plateforme. Cette installation ne peut se faire que par un profil administrateur. L accès au formulaire nécessite la saisie, par l organisme, de son identifiant et de son mot de passe. Cet identifiant et ce mode de passe ont été transmis par courrier, en début d année 2006, par le GIP ALFA CENTRE à chaque organisme référencé dans leur base de données. Pour toute information contacter le GIP ALFA CENTRE au ou III) a) organisme référencé au GIP ALFA CENTRE : Cette identification permet à chaque organisme de mettre à jour sa fiche «organisme de formation» gérée par le GIP ALFA CENTRE, avant d avoir accès au formulaire de réponse relatif aux appels à projets lancés par la Région. III) b) référencement des nouveaux organismes auprès du GIP ALFA CENTRE : Tout nouvel organisme devra contacter le GIP ALFA CENTRE au ou 53 - Service offre de formation. Il communiquera par téléphone son nom et son adresse pour permettre, en simultané, la création de sa fiche «organisme de formation» sur la base de données du GIP ALFA CENTRE. Cette fiche devra ensuite être complétée par l organisme avant de pouvoir accéder au formulaire de réponse relatif aux appels à projets lancés par la région.

5 IV) la saisie des rubriques du formulaire de réponse Rappel : L accès au formulaire de réponse en ligne est donné à l organisme après la saisie de son identifiant et de son mot de passe. La procédure de saisie est la suivante. L organisme doit : 1) saisir une adresse . Cette adresse permettra à l organisme de recevoir l accusé de réception de la transmission électronique du formulaire de réponse (voir procédure ci-après) ainsi qu une copie de ce formulaire en format PDF. Il est donc indispensable de veillez à la saisie correcte de cette adresse. 2) sélectionner l appel à projets auquel il souhaite répondre. En effet, cette sélection donne accès à un formulaire différent en fonction de la typologie de l action de formation : qualification, insertion ou savoirs de base. 3) sélectionner le code domaine associé au code NSF qui correspond à la formation, objet de l offre de prestation (Ce code domaine sera automatiquement reporté dans le corps du formulaire - ce qui ne dispense pas l organisme de re-saisir le code NSF dans la case correspondante). Cette procédure réalisée, l organisme aura accès à la page intitulée : DESCRIPTION DE L ACTION DE FORMATION Le principe : Tous les cadres doivent faire l objet d une saisie et toutes les cases nécessitant une coche doivent être traitées Seuls les points suivants font l objet du complément d informations : 1) ACTION DE FORMATION intitulé de l action : Dans le cas d une action de formation de qualification, l organisme devra cliquer sur le lien «GIP ALFA CENTRE» pour avoir accès aux référentiels en vigueur. Ce lien donne accès à la base de données «certifications» gérée par le GIP ALFA CENTRE. L organisme devra utiliser les boutons «GUIDE» pour naviguer dans ce site. Seuls les titres des référentiels doivent être utilisés en intitulé d une action de formation de qualification.

6 2) ACTION DE FORMATION dates de début et de fin : a) Si l organisme propose une offre de formation dans un domaine relatif à l appel à projet qualification annuel, les dates de début et de fin seront inscrites dans le premier cadre présenté comme suit : année : 2007 : Début (format jj/mm/aaaa) : Fin (format jj/mm/aaaa) : Rappel : l appel à projets qualification en programmation annuelle fait référence aux domaines suivants : - Administration, gestion, finances - Industries graphiques - Electricité - électronique - Industries de transformation - Agriculture - Travail des métaux et mécanique - Commerce et vente - Sécurité et autres services aux collectivités - Réparation automobile b) Si l organisme propose une offre de formation dans un domaine relatif à l appel à projet qualification pluriannuel, les dates de début et de fin seront inscrites par année dans les deux cadres suivants, présentés comme suit : année : 2007 : Début (format jj/mm/aaaa) : Fin (format jj/mm/aaaa) : année : 2008 : Début (format jj/mm/aaaa) : Fin (format jj/mm/aaaa) : Rappel : l appel à projets qualification en programmation pluriannuelle fait référence aux domaines suivants : - BTP // Bois et matériaux associés - Transport, logistique - Services sociaux et autres services aux particuliers. - Propreté - Alimentation // Hôtellerie, restauration, tourisme - Création - reprise d entreprise - Enseignement supérieur universitaire Merci de veillez à ne remplir que le a) annuel ou que le b) pluriannuel 3) les numéros de fax et de téléphone doivent êtres saisis sans espace. 4) ATTENTION à ne pas utiliser l onglet : Précédente

7 V) l organisme doit penser à renseigner l élément complémentaire s il est requis. VI) l utilisation des fonctions «retour» / «enregistrer» / «enregistrer et transmettre» 1) la fonction «retour» : Si l organisme constate qu il n a pas sélectionné le bon formulaire de réponse, il peut, en cliquant sur le bouton «retour» situé en bas et à gauche du formulaire, revenir à la page d accueil. toutes les données saisies sont perdues. 2) la fonction «enregistrer» : Si l organisme souhaite saisir le contenu de son offre en plusieurs fois, il peut, en cliquant sur le bouton «enregistrer», suspendre son travail et y revenir ultérieurement en se reconnectant avec son identifiant et son mot de passe et répondre par OK à la question : voulez utiliser le brouillon que vous avez enregistré?. 3) la fonction «enregistrer et transmettre» : Lorsque l organisme a terminé la saisie de la totalité de son offre de formation, il peut cliquer sur le bouton «enregistrer et transmettre». l organisme n a plus accès à son document qui est définitif. L organisme recevra par l accusé réception de la transmission électronique de son offre de formation ainsi que le contenu de son offre sous format PDF (se référer au IV) - 1) du présent document). Ce document devra être signé en original reproduit en 3 exemplaires et transmis en tant qu annexe à l acte d engagement. VI) l organisme envisage de déposer plusieurs offres de formation L organisme doit renouveler cette opération autant de fois qu il a d offres de formation à déposer en réponse aux appels à projets. ATTENTION à la sélection de l appel à projets pour saisir vos données dans le formulaire correspondant. L opération de saisie et de transmission électronique du formulaire est terminée. L organisme doit maintenant préparer l envoi postal de son ou de ses offres de formation en se conformant à la présentation suivante (voir règlement de la consultation).

8 VII) Constitution des enveloppes pour la transmission des offres de prestations à la Région a) Présentation schématique du contenu d une enveloppe : enveloppe extérieure pli cacheté portant la mention : «ACHAT D ACTIONS DE FORMATION PAR LA REGION CENTRE» NE PAS OUVRIR Ce pli peut être soit déposé à la Région centre (ce dépôt ne sera autorisé que pour les organismes qui ont pris un rendez-vous 24 heures avant la date de dépôt) contre récépissé soit envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal (se conformer au règlement de la consultation) première enveloppe intérieure fermée Cette enveloppe qui porte le nom de l organisme doit contenir : a) les déclarations sur l'honneur ou DC5 daté et signé en original b) les attestations et certificats délivrés par les administrations ou DC7 daté et signé (non obligatoire (s) lors de la remise des offres mais vivement souhaité (es) par la Région) c) références et qualifications demandées (voir liste du CCAP) deuxième enveloppe intérieure fermée cette enveloppe qui porte le nom de l organisme doit contenir : 1) une note récapitulative de la liste détaillée de ou des sousenveloppes fermées constituant la ou les proposition (s) d offre (s) de formation de l organisme. 2) une ou plusieurs sous-enveloppes fermées portant le nom de l organisme, de l appel à projets et le libellé de l action de formation. Chaque sous enveloppe fermée doit contenir 4 exemplaires dont un signé en original des documents suivants : a) l acte d engagement b) les annexes à l acte d engagement, dûment complétées c) une édition de la «description de l action de formation» saisie sur le formulaire en ligne accessible sur la plate forme de dématérialisation des marchés publics de la région centre en cliquant sur le bouton «saisir le formulaire de réponse»

9 b) Liste des annexes à l acte d engagement Les annexes suivantes doivent être obligatoirement transmises dans le dossier de réponse à l appel à projets (contenu des sous enveloppes de la deuxième enveloppe intérieure) dûment renseignées en 4 exemplaires dont un signé en original : ACTIONS DE QUALIFICATION programmation pluriannuelle : LES QUESTIONNAIRES : Développement durable : sensibilisation Développement durable : bâtiment et travaux publics Développement durable : transport, logistique Développement durable : alimentation, hôtellerie, restauration, tourisme ACTIONS DE QUALIFICATION programmation annuelle : LES QUESTIONNAIRES : Développement durable : sensibilisation Développement durable : Administration, gestion, finances Développement durable : agriculture, forêt ACTIONS D INSERTION PROFESSIONNELLE programmation annuelle : LE QUESTIONAIRE : Développement durable : sensibilisation ACTIONS DE SAVOIRS DE BASE programmation pluriannuelle : LES FICHES VISAS : VISA ECO CITOYEN CENTRE V VISA BUREAUTIC CENTRE VISA INTERNET CENTRE VISA LANGUES VIVANTES Centre VISA «TROIS en UN» CENTRE : COMMUNIQUER, COMPRENDRE, SAVOIR

10 QUI CONTACTER EN CAS DE BESOIN? LE GIP ALFA CENTRE au ou : - pour tout problème d identifiant ou de mot de passe ; - pour toute difficulté d accès ou de navigation dans un site géré par le GIP ALFA CENTRE. LE CONSEIL REGIONAL DU CENTRE DIRECTION DES FORMATIONS PROFESSIONNELLES - pôle administratif et informatique - au ou pour tout complément d informations sur la procédure L ASSISTANCE DE LA PLATEFORME en cliquant sur l onglet «Assistance» en haut et à droite de la page d accueil. - pour toute difficulté d utilisation de la plateforme de dématérialisation Toutes les questions d ordres administratif et/ou technique feront l objet d une Foire aux Questions (FAQ) accessible sur la plateforme de dématérialisation des marchés publics de la Région centre en cliquant sur le bouton «poser une question». Une réponse sera alors adressée à tous les organismes ayant téléchargés un dossier jusqu au 7 juillet au soir.

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