B8 Questions courantes et émergentes chez Service Canada. Représentants de Service Canada

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1 B8 Questions courantes et émergentes chez Service Canada Représentants de Service Canada

2 Les enjeux actuels et nouveaux Présenté par: Service Canada Sujets Direction générale des services d Intégrité Changements à venir au RE Web Transfert automatisé protégé du RE 4.0 Meilleures semaines variables Centre de services aux employeurs 1

3 Direction générale des services d Intégrité Restructuration des demandes de renseignements du registre de paie Réduire le nombre de demandes de registre de paie Nouveaux services aux employeurs Restructuration des demandes de renseignements Registre de paie Janvier 2012 Sondage effectué en collaboration avec l Association canadienne de la paie Le formulaire de demande de renseignements Registre de paie sera restructuré en et inclura des suggestions obtenues lors du sondage. 2

4 Réduire les demandes de renseignements sur la paie Réalisations pour favoriser la réduction du nombre de demandes de renseignements registre de paie Environ formulaires de Demande de renseignements registre de paie Environ formulaires de Demande de renseignements registre de paie Environ formulaires de Demande de renseignements registre de paie Lecture des données de la case 15C des RE électroniques (réduction de 20 %) Différents liens entre les systèmes (p. ex. cas liés au motif de la cessation d emploi = 50 %) Analyses prévisionnelles ( à cas par mois) Participation accrue dans le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR) et le Programme d avis d embauche (PAE) (nouvelle fonctionnalité XML et Solution ESC2 Interentreprises pour le PAE). Données de la case 15C (économies automatisées à partir des RE de format papier), avril 2012 Nouveau service pour les employeurs Phase 1: Projet pilote en (sélection des participants au PAE) Volume élevé des «embauches / rappels» Probabilité élevée de produire des formulaires de demande de renseignements registre de paie Différents secteurs / industries Des «validations accrues» réduiront les appels aux employeurs Phase2: Après leprojet pilote Des recommandations d améliorations seront retenues et mises en œuvre Un nouveau service sera disponible pour les participants au PAE et au RE Web. Le nouveau service pourrait être offert aux autres employeurs Les employeurs participants seront informés par courriel plutôt que par la poste à l effet que Service Canada exige des renseignements au sujet de l un de leurs employés (les renseignements personnels ne seront pas inclus dans les courriels). Les employeurs seront alors en mesure de visualiser ou de remplir les formulaires de Demande de renseignements registre de paie par Internet en se connectant à leur passerelle de données actuelle. 3

5 Slide 5 ESC2 What do these mean? Charbonneau, Eve-Sophie M [NC], 5/28/2013

6 Questions! Changementsà venir au RE Web Normes sur la facilité d emploi des sites Web du Conseil du Trésor du Canada RE Web : Aujourd hui RE Web : Demain 4

7 Normes sur la facilité d emploi des sites Web Les normes sur la facilité d emploi des sites Web du Conseil de Trésor du Canada sont entrées en vigueur le 28 septembre Elle doivent être entièrement mises en œuvre d ici le 31 mars Comment les normes sur la facilité d emploi s appliquent-elles au RE Web: Basées sur un processus de conception axé sur l utilisateur; Garantit l uniformité de la facilité d emploi, de la symbolisation fédérale et de l image de marque sur tous les sites Web du GC; Fournit une palette de couleurs commune de «l organisation» du GC; et Fournit des liens basés sur les thèmes qui sont communs à chaque site Web du GC. RE Web: Aujourd hui Demandes d inscription et d entretien papier Ajouter un numéro d entreprise Changer l agent principal (AP) Déplacer les RE Règle de chevauchement Limitations des adresses Aucune façon de changer l adresse d un employeur qui doit figurer sur un RE, car l adresse est préconfigurée dans le profil lors de l inscription au RE Web. Ainsi, le RE peut ne pas refléter la bonne adresse. 5

8 RE Web: Demain Service Canada lancera une nouvelle version du RE Web à l automne L objectif de cette version est : D améliorer l aspect et la convivialité de l application; De fournir aux employeurs plus de contrôle sur le contenu; et De fournir aux employeurs une méthode simplifiée pour gérer leurs RE électroniques. RE Web: Demain (suite) Nouvelle page d accueil Accès aux options de libre-service Accès facilité aux fonctions les plus courantes (soumettre un RE, télécharger un Fichier extrait de la paie, etc.) Options de libre-service Introduction aux organisations Plus facile de gérer les RE selon les organisations lorsqu il y a plusieurs entreprises sous le même profil. 6

9 Introduction des dossiers RE Web: Demain (suite) Capacité de sauvegarder les RE dans un dossier spécifique Capacité de déplacer les RE d un dossier à un autre Gestion et droits des utilisateurs Inviter un représentant à joindre un compte Assigner des utilisateurs à un ou plusieurs dossiers Plus de contrôle sur les droits des utilisateurs Résout une demande soumise depuis longtemps pour accorder les droits d AP à d autres utilisateurs Contacts RE Web: Demain (suite) Capacité de gérer une liste de contacts (ajouter/modifier/supprimer) Capacité de changer le nom et les renseignements d un contact sur chaque RE Carnet d adresses Capacité de gérer une liste d adresses à utiliser sur les RE (ajouter/modifier/supprimer) 7

10 RE Web: Demain (suite) Ajout de numéros d entreprise Capacité d ajouter un NE en ligne, sans devoir soumettre une demande par écrit à Service Canada (certaines conditions s appliquent) Changement de l agent principal Il n est plus nécessaire de soumettre une demande de changement d AP par écrit Options d authentification (Portageur de l ARC ou en personne) RE Web: Demain (suite) Soutien Questions de sécurité Changement au niveau de la méthode d identification d un utilisateur lorsqu il communique avec le CSE Liens utilessurle site Web de Service Canada et les applications Tutoriels Marche à suivre pour remplir le RE Guides de l utilisateur RE Web Autres programmes et services axés sur les employeurs Portageur de l ARC Centre de services aux employeurs 8

11 17 RE Web: Demain (suite) Navigation plus aisée Énoncé de confidentialité Boutons d actions Onglet Détails sur le RE Un champ Montant à remplir à la fois (cases 17B, 17C et 19) Nombre exact des périodes de paie à remplir (case 15C) Nouvelles fonctionnalités Icônes de calendriers Recherches prédictives Messages d erreur plus clairs 18 RE Web: Demain (suite) Réduire les commentaires à la case 18 Fonctions de recherche du RE Rechercher parmi les RE en ébauche et les RE déjà émis Écran des résultats de recherche Fichiers RE extrait de la paie Indicatif du dossier Colonne des RE rejetés 9

12 19 Améliorations futures du RE Web Nouvelle composante du RE Web Écrans étape par étape Texte d aide et glossaire Résumé des renseignements Collaboration avec l ACP et les autres organisations d employeurs Extrait de la paie et normalisation des règles administratives Accroître l exactitude et la qualité des RE Augmenter le nombre de demandes automatisées Questions! 10

13 TAP 4.0 du RE Le Transfert automatisé protégé (TAP) du RE est un système utilisé par les grandes entreprises, notamment les fournisseurs de services de la paie, pour soumettre des RE. Changements dans la version 4.0 : Normalisation de la disposition des fichiers avec le RE Web Ajout de nouvelles règles administratives Bien que les règles de validation soient nouvelles au système RE TAP, toutes ces règles de validation du RE sont appuyées par les orientations fournies dans le guide des RE. Service Canada éliminera progressivement les versions antérieures du TAP RE le 31 décembre Les fournisseurs de services de la paie auront un délai de carence de 3 mois, c est-à-dire jusqu au 31 mars 2014, pour effectuer une mise en oeuvre complète du TAP 4.0. Contexte : Meilleures semaines variables L initiative des Meilleures semaines variables a été mise en oeuvre à l échelle nationale le 7 avril Elle remplace le projet pilote des 14 meilleures semaines. Sous cette mesure, les prestations d assurance-emploi (AE) sont calculées en utilisant les meilleures 14 à 22 semaines de rémunération dans les 52 dernières semaines. Le calcul des prestations d AE sous les meilleures semaines variables requiert des renseignements équivalents à 53 semaines de périodes de paie dans la case 15C du RE. 11

14 Meilleures semaines variables (suite) Impact sur les employeurs: Les employeurs qui remplissent des RE papier sont encouragés de remplir la case 15C pour tous les RE (même s il n y a pas de période de paie NIL) et de fournir l équivalent de 53 semaines de rémunération. La case 15C du RE papier comporte seulement assez d espace pour les renseignements de 27 périodes de paie. Les employeurs qui émettent des RE papiers avec une période de paie hebdomadaire, ou ceux qui émettent des RE électroniques de 27 semaines, doivent joindre des données supplémentaires pour les périodes de paie 28 à 53 (p. ex. un extrait des registres de paie ou une feuille de travail de période de paie de Service Canada). Meilleures semaines variables (suite) Impact sur les employeurs (suite): Les employeurs utilisant les services d un fournisseur de services de la paie qui émettent des RE papier ou des RE électroniques de 27 semaines et qui ont des périodes de paie hebdomadaires, doivent également joindre une feuille séparée afin de fournir les données de paie pour les périodes de paie 28 à 53. Au mois de décembre 2012, 15 % des RE électroniques étaient soumis dans le format de 27 semaines. Les employeurs utilisant un logiciel de paie émettant des RE électroniques de 27 semaines sont encouragés à contacter leur vendeur de logiciel afin de s informer sur le changement à la version des fichiers RE extraits de la paie de 53 semaines pour le RE Web. 12

15 Questions! Centre de services aux employeurs 13

16 Centre de services aux employeurs Contexte Service Canada administre plus de 50 offres de services aux employeurs. Ces offres de services ont toujours été offertes par des points de contact individuels, tant à l échelle locale que nationale. Exemple : Il y avait plus de 100 numéros de téléphone locaux et sans frais à Service Canada pour offrir du soutien aux employeurs concernant les RE. Les employeurs ont indiqué qu ils aimeraient obtenir des renseignements complets et exacts au sujet des programmes de Service Canada sans avoir à composer de multiples numéros de téléphone. Solution: Le Centre de services aux employeurs (CSE) améliore les services aux employeurs en livrant les offres de service les concernant au moyen d un seul point de contact accessible et national. Centre de services aux employeurs Historique Le CSE a été lancé le 27 juin Le réseau du CSE, qui comptait au départ deux emplacements, en compte maintenant trois : Bathurst (N.-B.), Sudbury (ON) et Vancouver (C.-B.). Le CSE offre un service à l échelle nationale de 7 h à 20 h (heure de l Est). Le CSE a répondu à plus de appels jusqu à maintenant. En moyenne, le CSE répond à appels quotidiennement. 14

17 Centre de services aux employeurs Premières offres de services Le CSE a été lancé avec les six offres de service suivantes : Conseils et orientations sur le RE; Soutien concernant le RE Web; Commandes de RE; Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Travail partagé; Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR); Soutien lié au portail Passerelle de données pour le Programme d avis d embauche (PAE). ESC1 Centre de services aux employeurs Avantages Le CSE est le point de contact unique pour les demandes de renseignements par téléphone des employeurs et il simplifie l accessibilité aux programmes pour les employeurs. Le CSE livre une multitude d offres de service. L intégration de ces offres permet de regrouper les services offerts aux employeurs. La consolidation des demandes de renseignements des employeurs par téléphone au CSE facilite la standardisation de la formation des employés des centres d appels et des documents de référence. Ceci permet d offrir des services uniformes et de haute qualité aux employeurs. 15

18 Slide 29 ESC1 Translation doesn't seem right Charbonneau, Eve-Sophie M [NC], 5/28/2013

19 Centre de services aux employeurs Prochaines étapes Le CSE cherche toujours à améliorer la qualité et l accessibilité des offres de service qu il livre présentement de façon à maximiser la résolution des demandes de renseignements des employeurs dès le premier appel. De plus, le CSE analyse et évalue les services qu offre Service Canada aux employeurs et intégrera ceux qui créent une synergie et qui procurent des avantages aux employeurs. La prochaine offre de service qui sera administrée par le CSE est le Programme des travailleurs étrangers temporaires. Il sera pleinement mis en œuvre pour les régions de l Ontario, de l Ouest et de l Atlantique d ici le 1 er août Le CSE continuera ensuite d évaluer son modèle de service à la clientèle, et la meilleure façon de soutenir des offres de service supplémentaires. Ceci comprend un examen de la plate-forme téléphonique actuelle du CSE. Centre de services aux employeurs Rétroaction Le CSE est une nouvelle initiative, et nous nous engageons à examiner et à améliorer le service que nous fournissons. Afin d assurer que le CSE améliore l expérience du service pour les employeurs, nous apprécions vos commentaires et votre rétroaction. Une adresse courriel vous sera fournie à la fin de la présentation. 16

20 Questions! Aide Vous pouvez consultez nos sites Web : RE Web : Remplir le RE : ou Communiquez avec le Centre de services aux employeurs Téléphone : ATS : Ouvert de 7 h à 20 h (heure de l Est) 17