Outil de Comparaison XLAB BFC. Version 3.0. Installation et Procédure d utilisation

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1 Outil de Comparaison XLAB BFC Version 3.0 Installation et Procédure d utilisation Cet outil, réalisé par la DSI en collaboration avec Madame Agnès MOREAU de la Délégation Régionale Côte d azur, compare les données issues des états historiques BFC avec les nouveaux exports Xlab disponibles depuis la version 8.0. L outil de comparaison est constitué de deux macros Excel, une faisant la comparaison des commandes d achat et l autre des commandes de mission. Dans ce manuel, vous trouverez, tout d abord la procédure d installation de cet outil suivie de la procédure à suivre pour son utilisation. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 1

2 Installation résumée en 4 étapes 1ère étape : Avant le téléchargement Créer sur votre ordinateur un dossier «Outil de comparaison + date» et à l intérieur 2 sous-dossiers un «Comparaison commandes d achat» et un autre «Comparaison commandes de mission» 2ème étape : Téléchargement : Bandeau de gauche : cliquer sur «Informations pratiques, documentation, téléchargement» Cliquer sur Xlab Bandeau de droite: cliquer sur Accès - téléchargement application Xlab/ Outil de comparaison Télécharger l outil de comparaison des commandes d achat (fichier à enregistrer dans le sous-dossier «Comparaison commandes d achat» Télécharger l outil de comparaison des commandes de mission (fichier à enregistrer dans le sous-dossier «Comparaison commandes de mission» Télécharger l installation et la procédure d utilisation de l outil de comparaison, l imprimer comme support de travail. 3ème étape : Récupération des données de la base Xlab à comparer (suivre la 1ère étape de la procédure d utilisation) Traitement/Etats Divers/Comparaison Xlab/BFC : Commandes d achat (Résultat du fichier d extraction à enregistrer dans le sousdossier «Comparaison commandes d achat») Traitement/Etats divers/comparaison Xlab/BFC : Commandes mission (Résultat de l extraction à enregistrer dans le sous-dossier «Comparaison commandes de mission») 4ème étape : Récupération des fichiers historiques laboratoire de BFC à comparer Copier le fichier HISTO-CMD_DR_Code division.csv dans le sous-dossier «Comparaison commandes d achat» Copier le fichier HISTO-MIS_DR_Code division.csv dans le sous-dossier «Comparaison commandes de mission» Vous pouvez maintenant lancer l outil de comparaison (suivre la 2ème étape de la procédure d utilisation) puis utiliser le document Conseils_rapprochement_Xlab-BFC.doc pour analyser votre résultat. P.S. : Activer les macros dans Excel Ne travailler que sur le tableau des différences obtenues Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 2

3 Procédure d utilisation Première Etape : Récupération des données de la base XLAB Faire une extraction des données de la base XLAB du laboratoire courant par les nouveaux exports disponibles depuis la version 8.0 d XLAB. 1 - Procédure d extraction pour les commandes d achat : Lancez XLAB version 8.0 ou supérieure, Allez au menu Gestion courante/traitements/etats divers, choisissez l option Comparaison Xlab-BFC : commande d achat. La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Commande d achat s ouvre. Sélectionnez l organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l export et cliquez sur le bouton <Exporter>. La fenêtre Nom du fichier d impression s affiche. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 3

4 Sélectionnez dans le champ Type la valeur «All Files (*.*)», dans le champ Nom du fichier, saisissez par exemple ACHAT_XLAB suivi du numéro du laboratoire (Code Unité XLAB) et de l année de l exercice avec comme suffixe obligatoirement.csv. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider. Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre exemple, ACHAT_XLAB_6543_2008.csv. 2 - Procédure d extraction pour les commandes de mission : Lancez XLAB version 8.0 ou supérieure, Allez au menu Gestion courante/traitements/etats divers, choisissez l option Comparaison Xlab-BFC : Mission. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 4

5 La fenêtre Comparaison Xlab-BFC : Mission s ouvre. Sélectionnez l organisme de gestion sur lequel vous désirez faire l export et cliquez sur le bouton <Exporter>. La fenêtre Nom du fichier d impression s affiche. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 5

6 Sélectionnez dans le champ Type la valeur «All Files (*.*)», dans le champ Nom du fichier, saisissez par exemple MISSION_XLAB suivi du numéro du laboratoire (Code Unité XLAB) et de l année de l exercice avec comme suffixe obligatoirement.csv. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider. Vous obtenez alors le fichier de données XLAB à comparer nommé, dans notre exemple, MISSION_XLAB_6543_2008.csv. Deuxième Etape : Utilisation de l outil de Comparaison Xlab-BFC 1 Comparaison des commandes d achat : Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_CDE_XLAB_BFC_02.xls. Si Excel vous demande d activer les macros, répondez OUI. Ce fichier contient 2 feuilles de calcul nommées BFC et XLAB. Dans la feuille nommée BFC, copiez l ensemble du contenu du fichier historique laboratoire HISTO-CMD_DR_Code division.csv dans notre exemple HISTO_CMD_0020_6543.csv. Dans la feuille nommée XLAB, copiez l ensemble du contenu du fichier de donnée XLAB dans notre exemple ACHAT_XLAB_6543_2008 à partir de la deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de colonnes. Avec une version Excel antérieure à 2007 : dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Commandes Achat. Avec la version Excel 2007 : dans la barre de menu Excel, ouvrez le menu Complément puis à l intérieur, ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Commandes Achat. Au message suivant, cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu à ce que le tableau Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 6

7 «fiche de synthèse» se crée. Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul : COMPARAISON_COMMANDES ; SYNTHESE DES DIFFERENCES. La feuille COMPARAISON COMMANDES contient uniquement les commandes d achat qui ont des différences entre XLAB et BFC. Pour chaque commande d achat, sont affichés les montants commandés, facturés, engagés ainsi que l indicateur de solde de la commande d XLAB et de BFC. Pour chaque type de montant, l écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé comme suit ECART = MontantXLAB MontantBFC. Le solde égal à 0 signifie que la commande n est pas soldée alors que la valeur 1 signifie que la commande est soldée. La feuille SYNTHESE DES DIFFERENCES totalise les écarts, par type de montant, en montant et en nombre de mouvement. Les montants et quantités figurants dans le tableau concernent uniquement les commandes présentes dans les feuilles de calcul nommées Xlab et BFC. 2 Comparaison des commandes de mission : Ouvrez le fichier Excel nommé Outil Comp_MIS_XLAB_BFC_02.xls. Si Excel vous demande d activer les macros, répondez OUI. Ce fichier contient 2 feuilles de calcul BFC et XLAB. Dans la feuille nommée BFC, copiez l ensemble du contenu du fichier historique laboratoire HISTO-MIS_DR_Code division.csv dans notre exemple HISTO_MIS_0020_6543.csv. Dans la feuille nommée XLAB, copiez l ensemble du contenu du fichier de donnée XLAB dans notre exemple MISSION_XLAB_6543_2008 à partir de la deuxième ligne de la feuille pour ne pas effacer le nom des entêtes de colonnes. Avec une version Excel antérieure à 2007 : dans la barre de menu EXCEL, Ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Mission. Avec la version Excel 2007 : dans la barre de menu Excel, ouvrez le menu Complément puis à l intérieur, ouvrez le menu Comparaison XLAB BFC et lancez la commande Comparaison Mission. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 7

8 Au message suivant, cliquez sur le bouton <Supprimer> puis patientez jusqu à ce que le tableau «fiche de synthèse» se crée. Vous obtenez en résultat deux nouvelles feuilles de calcul : COMPARAISON_MISSION ; SYNTHESE DES DIFFERENCES. La feuille COMPARAISON MISSION contient uniquement les commandes de mission qui ont des différences entre XLAB et BFC. Pour chaque commande de mission, sont affichés les montants mission et facturés. Pour chaque type de montant, l écart entre les valeurs XLAB et BFC est calculé comme suit ECART = MontantXLAB MontantBFC. La feuille SYNTHESE DES DIFFERENCES totalise les écarts, par type de montant, en montant et en nombre de mouvement. Les montants et quantités figurant dans le tableau concernent uniquement les commandes de mission présentes dans les feuilles de calcul nommées Xlab et BFC. Outil de comparaison XLAB-BFC V3.0 C.N.R.S. / D.S.I Page 8