Accord N 35 Les frais de déplacement professionnels dans le GIE AtlantiCA En date du 05 mars 2008

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1 Accord N 35 Les frais de déplacement professionnels dans le GIE AtlantiCA En date du 05 mars 2008 Les organisations syndicales signataires : CFDT, CGT, SNECA-CGC, SUD AtlantiCA TABLE DES MATIERES L ACCORD INDEX

2 TABLE DES MATIERES Préambule Article 1 - Objet Définition des frais professionnels Article 2 - Les principes généraux Article 3 - Nature des frais de déplacement pris en charge 3.1. Frais de transport SNCF 3.2. Frais kilométrique Conditions d indemnisation des kilomètres Conditions d utilisation des véhicules Indemnisation 3.3. Frais de repas et d hébergement Frais de repas Frais d hébergement 3.4. Autres frais de déplacement Article 4 - Révisions des barèmes et plafonds Article 5 - Modalités de remboursement des frais de déplacement Article 6 - Procédure d avance sur frais Article 7 - Durée et publicité BAREMES ET PLAFONDS D INDEMNISATION DISTANCES KILOMETRIQUES ALLER/RETOUR

3 Index A Autres frais de déplacement, 6 Objet, 4 O Durée, 7 Frais d hébergement, 6 Frais de repas, 6 Frais kilométrique, 5 D F P Préambule, 4 principes, 4 Procédure d avance sur frais, 7 Révisions des barèmes et plafonds, 6 R indemnisation des kilomètres, 5 I transport SNCF, 4 T M Modalités de remboursement, 7 U utilisation des véhicules, 5

4 L accord PREAMBULE Conformément aux dispositions de l article L du code du travail, l accord n 2 «Les frais de déplacements professionnels dans le GIE AtlantiCA» signé le 29 avril 2004 par trois organisations syndicales, à savoir la CFDT, la CGT et SUD AtlantiCA, pour une durée indéterminée, a fait l objet d une dénonciation notifiée aux parties et aux administrations compétentes en juin La Direction et les Organisations syndicales se sont réunies pour définir les principes régissant les règles et procédures applicables en matière de remboursement des frais de déplacements professionnels des salariés du GIE AtlantiCA. Le présent préambule a la même valeur juridique que l accord dont il fait partie intégrante. ARTICLE 1 - OBJET DEFINITION DES FRAIS PROFESSIONNELS Est un déplacement professionnel celui qui est accompli par un salarié du GIE AtlantiCA, dans le cadre de l exécution de son contrat de travail, tel le déplacement réalisé pour une mission ou une formation. ARTICLE 2 - LES PRINCIPES GENERAUX Les frais de déplacement sont pris en charge directement par l entreprise chaque fois que cela est possible. Si tel n est pas le cas, ils sont remboursés aux salariés qui en feront l avance. Ils sont remboursés sur la base des frais réels plafonnés. Toute demande de remboursement doit être accompagnée de justificatifs. ARTICLE 3 - NATURE DES FRAIS DE DEPLACEMENT PRIS EN CHARGE 3.1. FRAIS DE TRANSPORT SNCF Pour les grands déplacements, le train constitue le moyen de transport prioritaire, sauf si l accès est plus facile par la route. Les déplacements SNCF se font en 2 nde classe. Les réservations de billets se font obligatoirement au niveau de chaque secrétariat ou accueil de site. Un collaborateur ne peut pas acheter directement un billet de train.

5 3.2. FRAIS KILOMETRIQUE Conditions d indemnisation des kilomètres Les kilomètres indemnisés sont : les kilomètres, aller et retour, effectués entre le lieu d embauche habituel et le lieu de déplacement professionnel ponctuel (lieu de formation, lieu de mission ponctuel, lieu de réunion,...) Les kilomètres effectués entre le domicile et le lieu de travail ne font pas l objet de remboursement sauf : En cas d affectation temporaire au sein d un autre lieu de travail: il s agit du différentiel entre domicile lieu de travail habituel et domicile lieu de travail temporaire. Pour les formations, il s agit du différentiel entre la distance domicile lieu de travail habituel et domicile lieu de formation Conditions d utilisation des véhicules L utilisation du véhicule de service doit être privilégiée. A défaut de disponibilité de ce véhicule, le salarié utilisera un véhicule de location, pour toute distance supérieure à 200 kms par jour. A titre exceptionnel, le salarié pourra utiliser son véhicule personnel, après autorisation préalable de la Direction ou de la hiérarchie habilitée (sauf situation d urgence), pour toute distance supérieure à 100 kms par jour. Dans ce cas, cette autorisation conditionnera la mise en œuvre de l assurance «Mission Collaborateur» souscrite par le GIE AtlantiCA ainsi que le remboursement des frais. Le salarié utilisant son véhicule personnel pour une distance inférieure ou égale à 100 kms par jour, est couvert par l assurance «Mission Collaborateur» souscrite par le GIE AtlantiCA. En tout état de cause, et dans la mesure du possible, le co-voiturage doit être recherché. Le conducteur est responsable des conséquences de toute nature liées aux infractions qu il commet, lors de l utilisation d un véhicule Indemnisation a - Utilisation d un véhicule personnel Les frais kilométriques occasionnés dans les conditions prévues ci-dessus seront remboursés sur la base du barème et des distances kilométriques ci-après annexés. Les déplacements réalisés à partir du lieu d embauche habituel et les frais annexes (stationnement, péage) sont systématiquement pris en charge par le GIE AtlantiCA. Les déplacements réalisés à partir du domicile vers un lieu de déplacement ponctuel (lieu de formation, lieu de mission ponctuel, lieu de réunion,...) et retour sont pris en charge sur la base des modalités définies à l article b - Utilisation d un véhicule de service ou de location Les frais de carburant occasionnés lors d un déplacement professionnel ainsi que les frais annexes (stationnement, péage) sont systématiquement pris en charge par le GIE AtlantiCA.

6 3.3. FRAIS DE REPAS ET D HEBERGEMENT Les frais de repas et d hébergement sont remboursés dans les conditions ci-après et selon les barèmes et plafonds ci-après annexés Frais de repas Les frais de repas sont pris en charge par le GIE AtlantiCA lorsque l éloignement du déplacement le justifie. Les frais de repas sont remboursés aux frais réels sur la production de justificatifs dans la limite des plafonds figurant en annexe. En cas de déplacement sur un des sites du GIE ou des Caisses régionales du périmètre ATLANTICA disposant d un restaurant d entreprise, le salarié devra déjeuner dans ces locaux. En l absence de restaurant d entreprise ou d un accès à celui-ci, la prise en charge du repas du midi sera limitée au plafond du «tarif de proximité» figurant en annexe. En cas de déplacement sur un des sites du GIE ou des Caisses régionales du périmètre ATLANTICA disposant d un accès à un restaurant administratif ou interentreprise, il est recommandé au salarié de déjeuner dans ces locaux. A défaut, la prise en charge du repas du midi sera limitée au plafond du «tarif de proximité» figurant en annexe Frais d hébergement Les réservations sont faites par l intermédiaire des secrétariats ou des accueils des sites sur la base d une liste d hôtels référencés par le GIE AtlantiCA. En cas d indisponibilité des hôtels référencés, et si la réservation est à l initiative du secrétariat ou de l accueil du site, les dépassements de barème de la nuitée seront pris en charge par le GIE AtlantiCA. Les frais d hébergement sont remboursés aux frais réels sur la production de justificatifs, dans la limite des plafonds figurant en annexe, et à l exclusion des frais de téléphone, bar et dépenses personnelles. Si le salarié a concomitamment des frais d hôtel et des frais de repas, le remboursement sera effectué dans la limite d un plafond journalier cumulant le plafond du repas du soir et celui de la nuitée AUTRES FRAIS DE DEPLACEMENT Les déplacements se font en transports en commun (Métro, RER, bus, tramway...). Toutefois, à titre exceptionnel, le taxi peut-être utilisé. Dans ce cas, le motif devra être indiqué au moment de la demande de remboursement. ARTICLE 4 - REVISIONS DES BAREMES ET PLAFONDS Les barèmes et plafonds ci-après annexés seront examinés annuellement par la Direction. Concernant le tarif de l indemnité kilométrique, il sera révisé annuellement en fonction de l évolution moyenne du barème fiscal. La révision des barèmes et plafonds interviendra après information des délégués du personnel. Ces révisions feront l objet d une information auprès de l ensemble du personnel.

7 ARTICLE 5 - MODALITES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT Le remboursement des frais de déplacement est effectué selon une procédure qui est précisée dans une note d information à destination des salariés. Les remboursements de frais de déplacements ne sont effectués que s ils sont accompagnés de justificatifs portant le cachet du fournisseur et la date de l engagement des frais. ARTICLE 6 - PROCEDURE D AVANCE SUR FRAIS Une procédure d avance sur frais, dont les principes et les modalités sont diffusés à l ensemble des salariés, est mise en place, dans le cadre de déplacement professionnel générant des dépenses effectuées par le salarié. ARTICLE 7 - DUREE ET PUBLICITE Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans, à compter du 1 er avril 2008 jusqu au 31 mars Il cessera de produire de plein droit tout effet à cette échéance. En aucun cas et pour quelque motif que ce soit l accord ne pourra continuer à s appliquer au-delà du terme prévu. Il fera l objet d une information aux délégués du personnel Les parties conviennent de se réunir pour négocier un nouvel accord, au plus tard six mois avant l échéance du présent accord, soit au plus tard le 30 septembre Pendant sa durée d application, les organisations syndicales signataires, représentées dans le GIE AtlantiCA, et la Direction du GIE AtlantiCA pourront décider de modifier à tout moment le présent accord par avenant. Conformément à la législation, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version en support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès du service départemental de l inspection du travail, de l emploi et de la politique sociale agricoles du lieu de conclusion de l accord et en un exemplaire auprès du greffe du conseil des prud hommes du lieu de conclusion de l accord.

8 BAREMES ET PLAFONDS D INDEMNISATION Indemnité kilométrique 0,42 /km Frais de repas 1 Paris Antilles Province Tarif de proximité Hôtel (petit déjeuner inclus) 1 Paris Antilles Province Repas du soir et nuitée cumulés 1 Paris Antilles Province Remboursement des frais réels sur présentation de justificatifs. Les sommes indiquées sont des plafonds.

9 DISTANCES KILOMETRIQUES ALLER/RETOUR GRADIGNAN LIMOGES GRADIGNAN BORDEAUX GRADIGNAN NANTES GRADIGNAN AIRE SUR ADOUR GRADIGNAN AGEN GRADIGNAN QUIMPER GRADIGNAN VANNES GRADIGNAN LA ROCHE SUR YON GRADIGNAN LE MANS NANTES RENNES NANTES LE MANS NANTES ANGERS NANTES LAVAL NANTES LA ROCHE SUR YON VANNES NANTES VANNES RENNES VANNES QUIMPER VANNES SAINT BRIEUC VANNES POITIERS VANNES SAINT LO VANNES ALENCON ANGERS LAVAL LE MANS LAVAL RENNES ANGERS RENNES LE MANS LE MANS LA ROCHE SUR YON 480 kms 40 kms 740 kms 300 kms 290 kms 1230 kms 980 kms 610 kms 900 kms 220 kms 360 kms 170 kms 250 kms 160 kms 240 kms 220 kms 250 kms 220 kms 660 kms 510 kms 550 kms 160 kms 180 kms 260 kms 320 kms 460 kms