LES OPTIONS D'OUTLOOK EXPRESS...7 ORGANISER LES MESSAGES AVEC DES REGLES :...7

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1 AC.T.I.V. formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente L AVEC OUTLOOK EXPRESS...2 Présentation d'outlook Express Volet liste des dossiers...2 Envoyer des messages...3 Envoyer un message avec papier à lettre...3 Envoyer un message avec une pièce jointe...4 Expédier et recevoir des messages...4 Lire les messages entrants...4 Imprimer un message...5 Répondre à un message...5 Gérer ses messages, créer un dossier...5 Le carnet d'adresse...6 Ajout d'une adresse dans le carnet...6 Créer un nouveau contact...6 Créer un groupe d'adresses...6 LES OPTIONS D'OUTLOOK EXPRESS...7 ORGANISER LES MESSAGES AVEC DES REGLES :...7 LES FORUMS DE DISCUSSION...7 Les newsgroups...8 Les listes de discussions :...9 L IRC ( Internet relay Chat )...10 Parc des Bois de Grasse - 1, rue Louison Bobet GRASSE Tél Fax info@activ-formations.com

2 L avec Outlook express Le courrier électronique, couramment appelé , constitue une alternative moderne au courrier classique. Présentation d'outlook Express 5 Appelle votre carnet d'adresse Liste es dossiers Liste des messages contenus dans les dossiers Liste des contacts Volet de visualisation des messages Volet liste des dossiers La Boîte de réception contient la liste de tous les messages reçus. La Boîte d'envoi contient tous les messages en instance d'être envoyés sur le réseau. Le dossier Eléments envoyés contient la liste de tous les messages que vous composez. Le dossier Eléments supprimés conserve les messages que vous supprimez dans les différents dossiers. Le dossier Brouillon stocke tous les messages que vous avez réalisés mais que vous n'avez pas envoyé. En sélectionnant un dossier dans la fenêtre à gauche, vous affichez à droite la liste de tous les messages qu'il contient. Paramétrer le serveur de courrier Lancer Outlook Express Dérouler le menu Outils et cliquer sur Compte Cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner Courrier 2

3 Un assistant connexion Internet s'ouvre dans lequel vous allez paramétrer votre compte de messagerie. Taper votre Nom puis cliquer sur Suivant Indiquer : Votre adresse , puis cliquer sur Suivant Le nom du serveur entrant Le nom du serveur sortant Le nom du compte Le mot de passe Tous ces renseignements vous sont fournis par votre fournisseur d'accès lorsque vous avez pris votre abonnement à l'internet. Indiquer le type de connexion Cliquer sur Terminer Votre logiciel vous demandera sûrement d'arrêter et de redémarrer Outlook Express afin que les nouveaux paramètres soient pris en compte. Envoyer des messages Cliquer sur Composer un message ou Nouveau message Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle vous allez composer votre message. Dans la zone A: indiquer le destinataire ou les destinataires principaux Dans la zone Cc copie conforme : taper les adresses d'autres destinataires intéressés par votre message (facultatif) Dans la zone Cci : taper les adresses e- mail de personnes que vous ne voulez pas communiquer aux autres destinataires. Dans la zone Objet : rédiger le thème général du message en essayant d'être concis et explicite. Dans la zone blanche réservée à cet effet taper le texte de votre message Une fois terminé, cliquer sur Envoyer. Attention: votre message n'est pas expédié directement sur le réseau mais placé dans la boîte d'envoi (sauf si vous êtes en connexion permanente ADSL) Ceci permet de rédiger tous les messages que vous devez envoyer, de stocker ces messages dans la boîte d'envoi afin de ne faire qu'une seule connexion pour adresser tous ces messages. Envoyer un message avec papier à lettre. 3

4 Il est conseillé d envoyer la plupart de vos messages sans papier à lettre, car celui-ci allonge la transmission des messages, et tous les destinataires ne peuvent pas afficher les arrières plans ou les images. Cliquez sur la petite flèche située à droite du bouton «Nouveau message» dans la barre d outils générale. Sélectionnez un papier à lettre dans la liste affichée, ou clic sur «Sélectionner le papier à lettre» Sélectionnez votre papier à lettre : vous en verrez un échantillon dans l aperçu Clic sur OK et rédigez votre message Si aucun des papiers à lettre ne vous convient, vous pouvez le créer vous même en cliquant sur «créer» dans la fenêtre «choisir son papier à lettre». Il vous suffit de suivre l assistant. (Pour la création de votre papier à lettre, n utilisez que des images en format compressé) Envoyer un message avec une pièce jointe Composer un nouveau message en renseignant les zones A, Objet et en tapant votre texte comme un message standard Dérouler le menu Insertion Cliquer sur Pièce jointe Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, rechercher votre document (texte, tableau, photo etc) Sélectionner ce document puis cliquer sur Joindre L'icône du document vient se placer dans votre message Cliquer sur Envoyer De même si vous recevez un message contenant une pièce jointe, ouvrez ce message et double-cliquez sur l'icône représentant la pièce jointe pour ouvrir ce document. Si le document est volumineux le compresser avant de l envoyer Expédier et recevoir des messages Ou Cliquer sur le bouton Envoyer / Recevoir Dérouler le menu Outils puis cliquer sur Envoyer et Recevoir A cet instant votre logiciel entre en connexion avec votre fournisseur d'accès, expédie vos messages et rapatrie les messages que l'on vous a envoyé. A vous de déterminer la fréquence de vos connexions suivant si vous avez ou non une grosse activité de messagerie. Lire les messages entrants Cliquer sur le dossier boîte de réception (la liste des messages reçus s'affiche à droite) 4

5 Chaque message est représenté par l'icône d'une enveloppe suivie du nom de l'expéditeur, de l'objet puis de la date de réception. Cliquer sur le message à lire, son contenu s'affiche dans le volet de visualisation Ou Faire un double clic sur le message, une fenêtre s'ouvre dans laquelle s'affiche le message Lorsque vous recevez un message, l'icône "enveloppe" est fermée et le texte est en gras: Le message est non lu Lorsque vous ouvrez un message, l'icône "enveloppe" est ouverte et le texte est normal: Le message est lu Astuce: Pour marquer un message comme non lu alors que vous l'avez déjà consulté. Faire un clic avec le bouton droit sur le message concerné Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionner Marquer comme non lu L'enveloppe se referme et le texte repasse en gras Imprimer un message Ouvrir le message que vous souhaitez imprimer en effectuant un double clic sur celui ci Dérouler le menu Fichier Cliquer sur Imprimer Répondre à un message Ouvrir le message auquel vous souhaitez répondre Cliquer sur le bouton: Répondre à l'auteur pour ne répondre qu'à l'expéditeur du message Ou Répondre à tous pour répondre à toutes les personnes dont l adresse est inscrite dans le message d origine. L'adresse de l'expéditeur est automatiquement reprise dans la zone A: Le texte d'origine se décale vers le bas (précédé de la mention texte d'origine) Il ne reste plus qu'à taper votre réponse en dessus puis à envoyer votre message. Gérer ses messages, créer un dossier Afin de ranger les différents messages que vous recevez par catégories, vous avez la possibilité de créer dans les dossiers d'outlook Express, des sous dossiers. Dérouler le menu Fichier Placer le pointeur sur Nouveau Dans le sous menu cliquer sur Dossier 5

6 On obtient la boîte de dialogue suivante: Indiquer le nom du dossier et son emplacement Puis OK Il suffit maintenant, par la méthode du cliquer glisser, de ranger vos messages dans ce nouveau dossier. Cliquer sur le message dans la liste à droite, tenir appuyé Déplacer la souris, donc le message, pour le placer dans le dossier correspondant dans la fenêtre de gauche. Gérer ses adresses s, le carnet d'adresse Outlook Express met à votre disposition un répertoire que l'on affiche en cliquant sur le bouton Carnet d'adresses dans la barre d'outils ou sur A Ce carnet affiche tous vos contacts. A partir de cette liste vous pouvez rechercher un correspondant, imprimer sa fiche ou lui écrire. 1. Pour ajouter une adresse dans le carnet Le plus simple est de paramétrer Outlook Express pour qu'il enregistre de lui-même, l'adresse de toutes les personnes qui vous écrivent et auxquelles vous répondez. Outil options 2. Créer un nouveau contact Cliquer sur le bouton Carnet d'adresses Puis dans cette fenêtre cliquer sur Nouveau contact Une nouvelle boîte de dialogue s'affiche dans laquelle vous pourrez saisir tous les renseignements liés à cette personne. 3. Créer un groupe d'adresses Cliquer sur le bouton Carnet d'adresses Puis dans cette fenêtre cliquer sur Nouveau groupe Dans la boîte de dialogue qui s'affiche indiquer le nom de cette liste puis cliquer sur sélectionner les membres. Dans cette nouvelle boîte de dialogue, indiquer les contacts qui doivent faire partie de cette liste. Sélectionner à gauche le contact Cliquer sur le bouton Sélectionner pour le basculer à droite Faire idem pour tous les contacts que vous voulez intégrer à la liste. 6

7 Cliquer sur OK Fermer le carnet d'adresses. Ceci permettra de classer vos adresses par catégories afin d'organiser votre carnet. Définir les identités Vous pouvez partager un compte de messagerie avec les autres membres de votre famille en créant une identité pour chaque personne Créer une identité Menu fichier Identités Ajouter une identité Créer un compte pour cette nouvelle identité en refaisant la procédure du paragraphe «paramétrer le serveur de courrier» Définir l identité qui sera affichée par défaut à l ouverture Ouvrir une autre identité Menu Fichier Changer d identité Les options d'outlook Express Outlook Express est configuré pour envoyer et recevoir les messages avec des paramètres par défaut. Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier ces paramètres. Menu Outils Options : Définir les options proposées en fonction des différents onglets. Organiser les messages avec des règles : La fonction règles de message permet de définir une règle qui s applique à tous les messages en fonction du contenu des zones «A», «DE», «Objet». ou en fonction du compte utilisé et de la taille des messages. Menu Outils Règles de message Courrier Vous pouvez choisir plusieurs actions pour ces messages, du simple placement dans un dossier à la suppression direct sur le serveur, avant même de le télécharger ; Les forums de discussion Il existe 3 types de forums 7

8 Les newsgroups Les newsgroups sont des groupes de discussion thématiques qui traitent à peu près tous les sujets, de l'informatique à la cuisine, en passant par les sports, les petites annonces, les offres d'emploi. C'est un lieu de dialogue qui permet à des passionnés d'échanger leurs points de vue et leurs connaissances. Outre ses fonctions de messagerie électronique, Outlook Express fonctionne également comme programme d'accès aux groupes de discussion. Configurer votre logiciel Dérouler le menu Outils / Comptes Cliquer sur le bouton Ajouter puis choisir News Indiquer sous la rubrique Expéditeur (De:) votre nom ou pseudonyme Indiquer ensuite votre adresse d' si vous souhaitez recevoir des messages Indiquer le nom Internet du serveur de news (de type news.wanadoo.fr par exemple) attribué par votre fournisseur d'accès. Donnez un nom à ce nouveau compte Préciser le type de connexion que vous utilisez Sélectionner la connexion que vous utilisez pour acceder à l'internet - Terminer. Récupérer les groupes de discussions sur votre ordinateur Dérouler le menu Outils Cliquer sur Groupes de discussion Dans la boîte de dialogue cliquer sur Réinitialiser la liste l'ordinateur se connecte et rapatrie la liste de tous les groupes de discussions Permet la recherche d'un groupe par mot clé Marque indiquant votre abonnement à ce groupe Permet de marquer un groupe de discussion Permet de télécharger les nouveaux groupes Liste des groupes de discussion disponibles chez votre fournisseur d'accès Consulter un groupe de discussion Dans la liste des groupes de discussion qui s'affiche, sélectionner le groupe qui vous intéresse Cliquer sur Aller à ou Atteindre pour visualiser son contenu ou S'abonner pour marquer ce groupe de discussion comme l'un de vos groupes préférés. Un abonnement à un groupe de discussion est totalement gratuit, cette procédure permet simplement d'afficher ce groupe dans la zone prévue par Outlook Express afin d'en faciliter la lecture. 8

9 Pour consulter un groupe auquel vous êtes abonné, sélectionner le groupe que vous voulez consulter, Outlook Express établit une connexion et récupère tous les messages contenus dans ce groupe. Ainsi en effectuant un double-clic (ou simple si le volet de visualisation est présent) à droite sur l'un des messages, vous lisez son contenu. Attention: vous êtes connectés au serveur de News de votre fournisseur d'accès ainsi lorsque vous consultez ces messages vous consommez des unités téléphoniques. Liste tous les groupes de discussions auxquels vous êtes abonnés Nombre de messages constenus dans ce groupe Consulter les messages hors connexion Sélectionner le groupe qui vous intéresse Dérouler le menu Outils / Synchroniser les groupes de discussion ( ou télécharger ce groupe de discussion) Indiquer ce que vous voulez rapatrier. Une connexion Internet s'établit et votre logiciel récupère vos informations Cliquer sur OK Cliquer sur Raccrocher une fois terminé Ceci vous permet de consulter les messages ou les en-têtes hors connexion. Adresser un article à un Newsgroup) Vous souhaitez à votre tour prendre part à la discussion. Sélectionner dans la fenêtre de droite le message auquel vous voulez répondre Cliquer sur Répondre au groupe ou Répondre à l'expéditeur suivant si vous voulez respectivement informer tout le monde ou répondre seulement à l'auteur du message. Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous pourrez y taper votre message. Il est fortement conseillé d effacer le message d origine, placé dans le message, afin de ne pas surcharger le réseau Une fois le message terminé, cliquer sur Envoyer Vous désabonner d un newsgroup Les listes de diffusion: 9

10 Ce sont des groupes d échanges auxquels il est possible d adhérer. Les informations arrivent directement dans la boite à lettre électronique. En retour l adhérent, peut y ajouter ses propres contributions aux messages, qui seront diffusés auprès de tous les abonnés de la liste. Abonnement à partir d un site : Exemple : a) cliquer sur le lien Mailing-list b) saisir votre adresse Abonnement par courrier électronique : a) rechercher des listes de diffusion ( ) b) cliquer sur une liste vous convenant c) laisser votre adresse d) vous recevez en retour une confirmation de votre adhésion Dans tous les cas, imprimez votre formulaire d adhésion car il contient les renseignements nécessaires pour vous désabonner. L IRC ( Internet relay Chat ) Ce genre de forum, permet à chaque utilisateur de participer à des discussions en direct. Les sujets de discussion sont très variés, ils vont des "très sérieux" aux "très choquants". La «Netiquette» Quel que soit le type de forum utilisé, il faut respecter les règles : la Netiquette Tout nouvel arrivant doit : a) Lire l historique des questions et réponses du groupe, qui est synthétisé dans le FAQ. b) Respecter les règles de politesse et de tolérance dans les échanges c) Ne pas écrire en gras, ce qui signifie élever la voix 10