NOTE DE LANCEMENT DE PROJET

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1 Introduction : Objectifs de la note : Ce document a pour objectif d initialiser le lancement officiel du projet «Mes P@rcelles». C est la première étape de tout projet, il a pour objet de préciser toutes les informations utiles afin de permettre à chacun d avoir une vision synthétique du sujet. Les principaux responsables et leurs coordonnées, le jalonement du projet, son mode de suivi et d évaluation, les divers supports associés ainsi que les éléments relatifs à la communication Contexte et objectifs du projet : Contexte : Suite au bureau du 19 janvier 2010 où monsieur ANGELI avait présenté les objectifs du fonctionnement par projet, le Président, les vice-présidents et le directeur ont travaillé sur différentes possibilités de mettre en place un tel fonctionnement. Présentation du schéma actuel de fonctionnement de la Chambre d'agriculture réalisé par monsieur LOUP. Ce document fait apparaître les relations existant entre les services pour gérer la transversalité. Celle-ci existe, se développe, mais n est que rarement formalisée. Présentation par monsieur ANGELI des modalités de gestion de projet en 11 séquences permettant de fixer une méthode de travail commune. Présentation d une première liste de projets possibles proposée au bureau par les viceprésidents (document distribué) avec des priorités: Mes P@rcelles Captages Développement des actions technico-économiques pour les agriculteurs Expérimentation, références et innovation Après débat, le bureau décide d entreprendre la démarche compte tenu : de la volonté politique déjà exprimée d aller dans ce sens ; nécessité de décloisonner les services pour un meilleur service aux agriculteurs, nécessité d une approche plus globale des exploitations par une nouvelle offre de service aux agriculteurs. Le bureau donne son aval pour un démarrage d une telle démarche dès le mois de mars avec comme cible la mise en place des projets pour l été 2010 (4 projets). La première démarche mise en place devra être pédagogique et faire l objet de communication tant en interne qu en externe. Elle devra être suivie de près dans toutes ses phases par le bureau Sur proposition du Président, le bureau donne son accord au démarrage du projet «Mes P@rcelles», compte tenu de son importance dans l ensemble des actions menées par la Chambre d'agriculture sur les «surfaces» et de son implication pour les agriculteurs. [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 1

2 Objectif : Développer la mise en place de Mes P@rcelles sur le terrain pour les agriculteurs Mettre en place une offre de service rénovée qui met l agriculteur au cœur du projet : o Appui technico-économique o Facilitation d application de la réglementation PAC Outil structurant pour l ensemble de la Chambre d Agriculture. Il doit être pédagogique et faire l objet d une communication régulière en interne et en externe. 1/ Organisation du projet : Maîtrise d'ouvrage : Bureau de la Chambre d Agriculture de la Meuse représenté par le maître d ouvrage Nicolas Perotin sur le projet MesP@rcelles: Coordonnées téléphoniques : Adresse Mail : nico.perotin@wanadoo.fr Maîtrise d œuvre : Equipe opérationnelle de la Chambre d Agriculture de la Meuse représenté par le maître d œuvre nommé «Pilote du projet» Gilles FRENE sur le projet MesP@rcelles: Coordonnées téléphoniques : Adresse Mail : gilles.frene@meuse.chambagri.fr Le maître d ouvrage est le garant de la commande passée au maître d œuvre, il répond devant le groupe des VP et/ou le Bureau de l état d avancement du projet. Le maître d œuvre est le garant de la réalisation de la commande passée. Il répond devant le Directeur de la Chambre des ressources et des moyens mis en œuvre pour réaliser les différentes actions préconisées par le groupe projet. Il est l animateur des réunions et travaux nécessaire à la réalisation des actions, il est à l initiative du choix des actions les plus pertinentes. Le maître d œuvre et le maître d ouvrage échangent régulièrement sur les modalités de communications relatives à chaque instance. La présence du maître d ouvrage n est pas requise à chaque étape du projet, en contre partie le pilote du projet (maître d œuvre) doit s assurer que les informations nécessaires sont bien transmises à fin de permettre le contrôle et suivi des objectifs assignés. [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 2

3 Utilisateurs /ressources: Thierry Juszcak département «productions végétales» Benoît Ducret PAC, département «Hommes» Laurent Petit MAEt, plans d épandage, Natura 2000, département «Environnement» Xavier Colson département «Elevage» (Frédéric Labbée suppléant) Gilles Renaud département «Aménagement» Benoît Kirchmeyer informatique JC Aury Comptabilité, Finances Pascale Rollinger Communication Céline Andruszyzyn Qualité Certains membres sont qualifiés de membres permanents, ce qui iimplique leur présence formelle aux réunions groupe projet et aux réunions de travail avec le pilote du projet (ces réunions occasionnelles pourront avoir lieu à l initiative de l un ou l autre et peuvent ne concerner que 2 personnes) Les autres membres ressources seront sollicités en temps que de besoin pour apporter leur expertise sur des points précis. Ils pourront participer aux réunions du groupe projet, à leur demande et avec accord duu pilote de projet. [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 3

4 Organigramme fonctionnel du projet : Bureau, Groupe des VP Pilote du Projet Membres occasionnels Informatique Comptabilité Communication Membres permanents Productions Végétales Aménagement Mes P@rcelles Elevage Compétences extérieures éventuelles Hommes Environnement [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 4

5 Instances de décision et suivi : Groupe des Vices Présidents et du Directeur par délégation du Bureau Comité de pilotage Groupe des Vices Présidents et du Directeur par délégation du Bureau Comité de suivi Commission Paritaire pour information 2/ Calendrier: Phases du projet : Phase 1 : Lancement du projet, état des lieux interne et externe. Phase 2 : Redéfinition de l offre de service aux agriculteurs. Phase 3 : Déploiement de l offre Planning pilotage Phase 1 : Lancement du projet, état des lieux interne et externe. Avril 2010 Phase 2 : Redéfinition de l offre de service aux agriculteurs. Mai 2010 Phase 3 : Déploiement de l offre. Juin 2010 Planning détaillé Phase 1 : o 1ière réunion groupe projet, lancement et état des lieux interne : le 30 mars 2010 o Communication au personnel le 06 avril 2010 o Réunion pilote projet + ADH, synthèse des résultats et préparation de la note de lancement, processus de diffusion des informations et plannification : le 08 avril 2010 Etat des lieux externes Cda57, Cda54 : date à préciser Point avancement Groupe VP : 16 avril [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 5

6 3/ Suivi / reporting Méthodes de suivi / délais / charges / réalisation : Demande de pointage des temps individuels Signature d une feuille d émargement Prise en compte des coûts externes Fiche action et synthèse des actions Méthodes de suivi Coûts : Voir point précédent Méthodes de suivi Qualité Voir plan d action qualité Méthode de suivi reporting 4/ Documents associés Bibliothèque projet : voir plan action Intranet 5/ Communication Communication opérationnelle/promotionnelle : voir plan d action Communications confidentielles : voir plan d action [Mes P@arcelles 30 mars 2010] Page 6