Cadre proposé pour la phase IV du projet de la règle d imagerie Échange électronique de compensation

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1 Cadre proposé pour la phase IV du projet de la règle d imagerie Échange électronique de compensation Janvier 2013

2 SOMMAIRE 3 I. CONTEXTE ET PRÉSENTATION 4 Table des matières II. OBJET 6 III. AVANTAGES ET INCIDENCES DE LA PHASE IV 7 IV. CADRE PROPOSÉ POUR L ÉCHANGE DE COMPENSATION ÉLECTRONIQUE 9 QUESTIONS DE CONSULTATION : 13 V. PROCHAINES ÉTAPES ET MOT DE LA FIN 13 QUESTIONS ET RÉPONSES 15 QUESTIONS GÉNÉRALES 15 QUESTIONS DES INSTITUTIONS FINANCIÈRES 16 QUESTIONS DES INTERVENANTS ET DES CONSOMMATEURS 17

3 Sommaire Le projet de la règle d imagerie de l Association canadienne des paiements (ACP) est une initiative en quatre phases qui vise la création de nouvelles efficiences dans le processus de compensation des effets de paiement papier et des retours par la technologie de l imagerie. L initiative aidera les institutions financières à tirer parti des possibilités de rationaliser leurs opérations, de réduire leurs coûts et peut-être d offrir à leurs clients une plus vaste gamme de services d imagerie. Le projet en est actuellement à sa dernière phase, la phase IV. La phase IV, l Échange de compensation électronique (ECE), fait fond sur les travaux menés aux phases précédentes, dont l objet était de réaliser de nouveaux gains d efficience dans l environnement de traitement des paiements, par la mise au point d un cadre et de normes qui permettront aux membres de s échanger des effets par voie électronique, en s appuyant sur des règles et des normes de l ACP. À chaque phase du projet d imagerie, les avantages sont plus évidents. Dans la mesure du possible, pour simplifier les règles et le cadre de la phase IV et éviter la complexité qui pourrait être associée à l utilisation simultanée de deux modes d échange de compensation (papier et électronique), on a cherché à refléter l environnement de l échange des effets papier. Dans le monde de l échange des effets papier, les adhérents mettent dans des sacs de courrier les chèques qu ils ont acceptés en dépôt et les expédient à l adhérent destinataire. Dans un monde électronique, ils grouperaient leurs chèques en fichiers, qu ils transmettraient à l adhérent destinataire. Les fichiers électroniques remplacent les sacs de courrier. Les autres processus et procédures du SACR/EBUS qui entourent le règlement, les heures d échange, les délais de retour, la correction des erreurs de compensation, etc., demeurent tous les mêmes, dans la mesure du possible. Étant donné que les incidences de cette proposition se feront surtout sentir sur les institutions financières membres de l ACP, certaines parties du présent document sont de nature hautement technique et opérationnelle. L ACP invite quand même tous les intéressés à commenter le cadre proposé et/ou les questions de consultation contenues dans le présent document de consultation en adressant leurs commentaires écrits à consultation@cdnpay.ca pour le 16 mars Page 3

4 I. Contexte et présentation Le projet de la règle d imagerie est une initiative en quatre phases qui vise la création de nouvelles efficiences dans le processus de compensation des effets de paiement papier et des retours par la technologie de l imagerie. Le projet en est actuellement à sa dernière phase, la phase IV. La phase IV fait fond sur les travaux menés aux phases I, II et III, dont l objet était de réaliser de nouveaux gains d efficience dans l environnement de traitement des paiements, par la mise au point d un cadre et de normes qui permettront aux membres de s échanger des effets par voie électronique. Le projet de la règle d imagerie arrive au moment où l utilisation des chèques au Canada est en régression constante. Pourtant, les Canadiens continuent d émettre un milliard de chèques par an. Il est donc crucial que l Association canadienne des paiements (ACP) réponde aux besoins des utilisateurs du système de paiement et continue d évaluer et d instaurer de nouvelles efficiences dans le cadre existant pour la compensation des effets de paiement papier. Le projet de la règle d imagerie, combiné à d autres priorités stratégiques pour remplacer l utilisation des chèques et écarter les obstacles aux paiements électroniques, s inscrit dans le plan dynamique de l ACP pour répondre aux besoins actuels et futurs des Canadiens en matière de paiements. Phase I Règle d imagerie En décembre 2009, le Conseil d administration de l ACP a approuvé la Règle A10, Images de chèques, et la Norme 012, Norme de sécurité des images, qui sont entrées en vigueur le 1 er juin Dans le cadre de la phase I, la Règle A10 de l ACP fixait les exigences applicables à la saisie et au stockage des images de chèques en dollars canadiens et en dollars américains qui étaient créées après la compensation par un tiré ou son agent de compensation. Il s agissait de permettre aux membres d améliorer leurs services par la technologie de l imagerie et de se prévaloir des dispositions de la Loi sur les lettres de change (LLC) qui concernent l «image officielle». La LLC définit l «image officielle» comme l image (ou l imprimé) d une lettre [de change] créée par la banque ou en son nom en conformité avec les règlements administratifs, règles et normes de l ACP. Selon la LLC, l image officielle peut être utilisée à toutes les fins comme si elle constituait l original de l effet de paiement papier. Il a donc fallu établir certaines exigences et normes techniques pour la création et le stockage des images pour que les membres de l ACP puissent tirer parti de la disposition d équivalence légale que renferme la LLC. Phase II Document de remplacement d effet retourné (DRER) En décembre 2010, le Conseil d administration de l ACP a approuvé des modifications à la Règle A10, avec des modifications corrélatives aux règles du SACR, qui sont entrées en vigueur le 1 er juin Les modifications établissent un cadre qui rend possibles la création et l utilisation de documents de remplacement d effet retourné (DRER) à titre d option pour les retours. Dans la phase II, les membres de l ACP ont l option de créer et d utiliser la technologie Page 4

5 de l imagerie pour le retour de certains effets refusés, ce qui leur donne la possibilité d améliorer certains processus administratifs de leurs fonctions de traitement des effets retournés. Ainsi, la récupération d une image aux fins du retour est presque instantanée et ne nécessite plus de frais de stockage hors emplacement et de récupération. Depuis 2011, trois adhérents ont adopté le DRER pour leurs retours et ont fait état de résultats très favorables en fait de gains d efficience et de réductions de coûts. Phase III Documents de remplacement d effet de compensation (DREC) En mars 2012, le Conseil d administration de l ACP a approuvé des modifications à la Règle A10, avec des modifications corrélatives aux règles du SACR, qui sont entrées en vigueur le 1 er juin Dans une perspective stratégique, la phase III du projet de la règle d imagerie vise à accroître l efficience du système de paiement en permettant aux membres d accélérer la présentation de certains effets (comme les effets de l extérieur de la région) grâce à la transmission des images provenant des succursales/ga aux centres de traitement des données, où les effets peuvent être imprimés comme DREC et compensés comme effets papier envoyés au tiré (voir la Figure A). La phase III donne aussi la possibilité aux entreprises clientes de transmettre les données de dépôt directement à leur institution financière. En outre, le cadre de la phase III prévoit des dispositions permettant l échange d images entre membres, sous réserve d accords bilatéraux. On trouvera plus d information sur la phase III (utilisation des DREC) dans le site Web de l ACP, par le lien «Nouvelles» de la page d accueil. Figure A. Exemple d utilisation de DREC pour les images d effets saisies dans les succursales ou les GA (phase III). Page 5

6 Phase IV Échange électronique de compensation (ECE) La phase III du projet de la règle d imagerie permet déjà de transmettre électroniquement au centre de traitement de l adhérent expéditeur des images des effets reçus en dépôt par les clients, les succursales et les sous-adhérents. À la phase III, il fallait créer des documents de remplacement d effet de compensation au centre de traitement pour ces effets, puisque l échange intermembres demeure un processus à base de papier. Le principal changement qu amènera la mise en œuvre de la phase IV est que le volet «échange intermembres» du processus peut désormais être électronique (c.-à-d. entre adhérents), ce que permettront les règles et les normes de l ACP. L échange bilatéral d images était déjà permis à la phase III, mais il aurait dû reposer sur des accords bilatéraux négociés. Le cadre plus robuste de la phase IV établit des règles et des normes de l industrie pour appuyer l échange d images dans une optique d homogénéité et un cadre juridique clair. Figure B. Périmètre du cadre de la phase IV II. Objet Le présent document situe le contexte des changements proposés à la Règle A10 de l ACP et à la Norme 012 Norme de sécurité des images aux fins de la phase IV. La phase IV nécessitera aussi des modifications corrélatives à plusieurs autres règles de l ACP, et une nouvelle Norme 015 Documents d accompagnement canadiens pour la norme ANSI X , Page 6

7 Spécifications pour l acheminement et les retours. L objet de cette consultation est de recueillir la rétroaction des membres et des intervenants sur les incidences opérationnelles ou autres du nouveau cadre. La nouvelle Norme 015 renferme les spécifications canadiennes pour les divers types d enregistrements et de champs que devront remplir les institutions financières pour s échanger des fichiers. [Elle est disponible sur demande, pour les membres de l ACP seulement (prière d adresser votre demande à consultation@cdnpay.ca).] III. Avantages et incidences de la phase IV Avantages Occasions LÉchange de compensation électronique (ECE) ou la Phase IV du projet de la règle d imagerie, représentera pour les institutions financières des occasions de rationaliser leurs opérations, réduire leurs coûts et offrir à leurs clients une plus vaste gamme de services d imagerie. Elle fait fond sur les travaux menés aux phases I, II et III par la mise au point d un cadre et de normes qui permettront aux adhérents de s échanger des images d effets par voie électronique, en s appuyant sur des normes de l ACP. À chaque phase du projet d imagerie, les avantages sont plus évidents. Une des questions qui ressortent des discussions sur l échange d images est l effet qu il aura sur la capacité de l institution tirée de détecter les effets frauduleux. S il est vrai que la prise d images au point de dépôt ou au centre de traitement fera perdre certaines caractéristiques de sécurité physique, il reste que la réception de fichiers d images (surtout par comparaison avec les DREC) crée certaines occasions pour les IF de s intéresser à de nouveaux outils avancés de détection de la fraude liée à l imagerie. Souplesse La phase IV du projet de la règle d imagerie est entièrement facultative pour tous les membres. Les membres qui ne souhaitent pas y participer pourront continuer d envoyer et de recevoir des effets papier. Les membres ne sont pas non plus obligés d y participer complètement. Par exemple, ils pourraient choisir d instaurer l ECE par région, ou pour la présentation ou pour les retours seulement. Cela leur donnera beaucoup de marge de manœuvre pour gérer et individualiser leurs mises en œuvre. L agent de compensation qui optera pour l ECE mais dont certains des sous-adhérents ne voudront pas avoir un accès électronique à leurs effets pourra créer des DREC pour ces sous-adhérents, d où plus grande souplesse du modèle de la phase IV. Simplicité Le cadre de la phase IV vise à garder au minimum les changements par rapport à l environnement existant de traitement des effets papier. Ainsi, les heures limites d inclusion, les heures limites d échange régionales et les procédures de règlement sont compatibles avec ceux en place aujourd hui dans l environnement papier, et les procédures entourant la reprise après sinistre reflètent très fidèlement les procédures en place aujourd hui pour les effets de paiement de TAF et d EDI. Page 7

8 Une approche commune La phase III permettait déjà l échange bilatéral d images, mais seulement s il était appuyé par des accords bilatéraux détaillés. Le cadre plus robuste de la phase IV permettra aux membres qui décideront d y participer de compter sur des règles et des normes de l ACP, ce qui leur donnera une plus grande certitude et une plus grande uniformité pour l échange d images. Les adhérents qui choisiront d échanger des effets en mode bilatéral après la mise en œuvre de la phase IV pourront le faire en s appuyant sur un cadre structuré de l ACP, qui prévoit des exigences précises pour la participation, les tests, la création des fichiers, les procédures d échange de fichiers, les retours, la présentation, la reprise après sinistre et la sécurité. Il faut noter que, à l heure actuelle, il n y a pas d échanges d images en vertu d accords bilatéraux, ce qui peut s expliquer en partie par le fait que le cadre plus robuste de la phase IV pour l ECE pointe à l horizon. Efficacité La phase IV a donné aux membres des occasions d étendre la portée de la technologie d imagerie, et de créer ainsi de nouveaux gains d efficience et de réduire davantage l utilisation des échanges d effets papier. La création de DREC pour la compensation et le règlement est une solution efficiente pour traiter du volume plus restreint d effets qui sont acceptés en dépôt à des endroits éloignés et dont le transport jusqu au centre de traitement des adhérents expéditeurs coûte cher et est compliqué. Mais, à grande échelle, il ne serait ni pratique ni faisable de donner des capacités d imagerie à toutes les succursales ou à tous les points de service des entreprises clientes, car cela amènerait la création et l impression de plus de cinq millions de DREC chaque soir à l échelle pays. Avec l ajout de la possibilité d ECE dans le cadre, les membres pourront désormais donner des capacités d imagerie à un plus grand nombre d intervenants à leur réseau de succursales, de GA et de clients, étant donné qu ils n auront à imprimer des DREC que pour les adhérents destinataires qui ne participent pas à l ECE. Figure C. Exemple de mises en œuvre intégrées d ECE et de DREC Page 8

9 Incidences Intervenants et clients Le principal changement associé à la phase IV du projet est que les membres pourront participer électroniquement au processus d échange intermembres. Étant donné que, dans bien des cas, les intervenants et les clients reçoivent déjà des images ou des imprimés d images de leurs chèques payés, les incidences pour les intervenants et les clients sont minimes. Adhérents Pour les membres de l ACP qui ne souhaitent pas envoyer ou recevoir leurs effets par voie électronique, les incidences ne seront que nominales. L exception sera le cas des adhérents qui participent déjà à des accords de partage des services de messagerie pour le transport des effets papier entre succursales, centres de traitement et centres régionaux. À mesure qu augmentera le nombre d adhérents participant à l ECE, les adhérents qui continueront d échanger des effets papier devront supporter une proportion croissante des frais connexes de messageries et du coût unitaire pour le traitement des effets papier. On prévoit que, à mesure qu augmentera le nombre d adhérents qui opteront pour l ECE et abandonneront ainsi leur infrastructure de traitement des effets papier, l argumentaire positif pour inciter les autres membres à les imiter deviendra plus convaincant. Sous-adhérents Dans le cas où un agent de compensation commencera à échanger des effets électroniquement avec un autre adhérent, les sous-adhérents de l agent de compensation pourront opter pour recevoir leurs effets électroniquement (s ils ont la capacité requise), ou sous forme de documents de remplacement d effet de compensation. Les sous-adhérents qui s intéressent à l échange d images devraient consulter leur agent de compensation au sujet de la disponibilité des services d imagerie. On prévoit que, une fois le cadre en place, la plupart des adhérents tiendront à adopter les services d imagerie. Cependant, les sous-adhérents qui seront prêts à passer à l échange intégral d images avant leur agent de compensation pourront encore recourir aux documents de remplacement d effet de compensation pour offrir des services d imagerie à leur clientèle. Tous les membres de l ACP Pour les membres qui adopteront l échange de compensation électronique, il y aura, bien sûr, des coûts de développement de la technologie nécessaire, avec de nombreux changements à leurs processus et procédures internes. Cependant, le caractère entièrement facultatif du cadre de la phase IV permettra aux membres de gérer cette transition conformément à leur stratégie et à leur planification internes. IV. Cadre proposé pour l échange de compensation électronique Pour simplifier les règles et le cadre de la phase IV et éviter la complexité qui pourrait être associée à l utilisation simultanée des effets papier et de l Échange électronique de compensation, on a cherché à refléter l environnement de l échange des effets papier dans toute la mesure du possible. Dès le départ, le raisonnement a été le suivant : dans le monde de l échange des effets papier, les adhérents mettent dans des sacs de courrier les chèques qu ils ont acceptés en dépôt et les expédient à l adhérent destinataire. Dans un monde électronique, ils grouperaient leurs chèques en fichiers, qu ils transmettraient à l adhérent destinataire. Les fichiers électroniques remplacent les sacs de courrier. Les Page 9

10 autres processus et procédures du SACR/EBUS qui entourent le règlement, les délais de retour, la correction des erreurs de compensation, etc. demeurent tous les mêmes, dans la mesure du possible. Certains des détails du projet d échange de compensation électronique sont résumés ci-après : A. Participation (Règle A10 de l ACP, article 28) : Dans le cadre proposé, pour participer à l ECE, l adhérent doit avoir le consentement de l adhérent destinataire avec qui il désire échanger des effets. Les règles de l ACP exigeront que les adhérents informent l ACP de leur intention de commencer à échanger des fichiers d ECE avec un autre adhérent. Les membres seront aussi tenus de procéder à des tests bilatéraux de certains aspects du processus d ECE avant la mise en œuvre. B. Effets admissibles à l échange de compensation électronique (Règle A10 de l ACP, article 7) : Les effets papier en USD et en CAD qui sont admissibles en compensation en vertu des Règles A1 (Règles générales relatives aux effets admissibles en compensation) et K1 (Échange et règlement en bloc d effets papier en dollars U.S.) le seront également à l ECE. Les effets admissibles comprendront les chèques, les traites et les mandats, les débits intermembres, les obligations d épargne du Canada, les mandats du receveur général et divers autres types d effets papier. Les effets suivants ne seront pas admissibles (c est la même chose que pour la phase III du projet d imagerie) : les obligations, débentures et coupons en dollars canadiens, conformément à la Règle H5 (Remboursement, échange et règlement des obligations, débentures et coupons en dollars canadiens), les versements papier; ou les bons du Trésor du gouvernement du Canada, les obligations d épargne du Canada ancien style et leurs coupons, les obligations négociables du gouvernement du Canada ou les «blocs» d intérêts composés mentionnés dans la Règle G3 (Concernant le rachat des effets papier du gouvernement du Canada). Les mandats du receveur général et les obligations d épargne du Canada seront admissibles à l ECE, sauf que, comme pour toute entité destinataire, il faudra obtenir le consentement préalable du receveur général ou de la Banque du Canada de recevoir ces effets sous forme électronique. C. Création de fichiers d ECE (Règle A10 de l ACP, article 30) Format d image en noir et blanc : Les membres qui décideront de participer à l ECE devront obligatoirement fournir au tiré une image en noir et blanc (recto et verso) pour chaque effet qu ils échangent électroniquement. La fourniture d autres formats de segments d image comme les images en échelle de gris pourra se négocier entre les parties à l échange, en dehors du cadre des règles de l ACP. L échange obligatoire en noir et blanc présentera plusieurs avantages, dont une plus grande interopérabilité avec le marché américain et une plus grande souplesse pour ce qui a trait aux solutions de logiciels et de matériel disponibles. Norme ANSI et documents d accompagnement : Le format de fichier qui sera utilisé pour l échange des fichiers de compensation électronique sera l ANSI X , «Spécifications pour l échange électronique des données des chèques et des images». Les documents d accompagnement canadiens pour la présentation et les retours donnent des Page 10

11 indications plus précises au sujet de l utilisation de certains enregistrements et champs à l intérieur du fichier au Canada. Ligne de code seulement : Le cadre de la phase IV couvre le cas où deux membres peuvent avoir accès à une archive partagée ou à un service d archives partagées en permettant l échange d un fichier d ECE de présentation sans l image correspondante. Pour que la présentation ait lieu, l image correspondante doit quand même être mise à la disposition du tiré. Dans le cas des retours, tous les fichiers de retours doivent contenir l image correspondante. Cela couvre les cas où il y a des retours de tierces parties. Figure D Scénario d archive partagée et de retours d une tierce partie D. Échange et règlement Heures régionales d échange : À l heure actuelle, les effets papier s échangent entre adhérents dans chaque région pour une heure limite convenue par chaque association régionale de compensation (ARC). Dans la plupart des cas, cette heure limite est actuellement vers 00 h 30, heure locale, pour les effets canadiens (SACR). Certes, les échanges électroniques pourraient peut-être se faire plus rapidement (plus tôt en soirée) que l échange d effets papier, mais l heure limite régionale actuelle pour les échanges électroniques sera maintenue. Cela est nécessaire pour le cas où les plans de mise en œuvre d un membre ne prévoiraient pas la capacité d imagerie à 100 % de son réseau de succursales dans une région donnée. Il pourrait être nécessaire d attendre l arrivée de certains effets papier au centre de traitement pour la saisie des images avant l échange. Sites nationaux pour l échange régional : Avec l ECE, les membres opteront probablement pour utiliser une même zone centrale au Canada pour l envoi et la réception des fichiers. C est pourquoi on a envisagé un modèle d échange national (semblable au TAF et à l EDI). Cependant, parce que, dans une large mesure, certaines fonctions (comme le report) sont des processus régionaux étroitement liés à l heure d échange finale, il a été convenu qu il faudra séparer les fichiers d ECE par région avant l échange, même s ils sont tous transmis à un même site national. Pour plus de clarté, cela signifie qu un adhérent qui envoie des fichiers d ECE à un autre adhérent là où le site national est à Toronto doit envoyer des fichiers distincts par région. Il doit envoyer le fichier de Vancouver pour 00 h 30, heure de Vancouver, pour respecter les heures limites de report de ces effets et éviter les remises au jour suivant. Page 11

12 Réseau pour la transmission : Il y a deux options pour la transmission des fichiers d ECE entre adhérents. Il y aurait moyen d exploiter le Réseau de services de l ACP (actuellement utilisé pour les transmissions de TAF et d EDI), en attendant que l ACP évalue les besoins de bande passante et de connectivité des adhérents (l ACP a confirmé qu il n y a pas de problèmes avec la variabilité dimensionnelle du RSA, ni de restrictions avec les fournisseurs de services de réseau qui empêcheraient d utiliser le RSA pour la transmission des fichiers d ECE). De même, les adhérents pourraient utiliser une solution de réseau qui leur serait propre, pourvu qu elle réponde aux exigences minimales en matière de redondance, de disponibilité, etc., exposées dans la Règle A10. Accusés de réception et rejets de fichiers : Après l échange des fichiers d ECE, chaque adhérent destinataire sera tenu d envoyer un accusé de réception à l adhérent expéditeur. Cet accusé de réception ne confirmera pas qu il y a eu une validation formelle du fichier ou de son contenu. Cette confirmation n est pas nécessaire dans l environnement papier actuel. Cependant, elle a été vue comme avantageuse dans un monde électronique, car elle donnera à l adhérent expéditeur la possibilité de retransmettre les fichiers, et de vérifier, avant de faire une entrée dans le SACR, que le fichier a bel et bien été reçu par le destinataire. S il se trouve que l adhérent destinataire doit rejeter un fichier d ECE à cause d un problème avec le fichier (p. ex., fichier en double, fichier illisible, fichier mal acheminé), il faudra prévenir l adhérent expéditeur et la livraison SACR pourra être contestée conformément aux procédures existantes exposées dans les règles de l ACP. Règlement : Le processus de création d entrées dans le SACR ou l EBUS demeure essentiellement inchangé, sauf pour la nouvelle exigence qui oblige l adhérent expéditeur à attendre l accusé de réception avant de créer des entrées dans le SACR ou l EBUS. Il y aura des entrées distinctes dans le SACR/EBUS pour les effets électroniques et les effets papier. E. Qu est-ce qui constitue la présentation : Il s est révélé nécessaire, à la phase IV, d indiquer dans les règles de l ACP à quel point précis un effet qui est échangé électroniquement est considéré comme présenté. Cela n était pas nécessaire dans l environnement d échange des effets papier parce que la présentation pour les effets papier est définie dans la Loi sur les lettres de change. Dans un environnement électronique, un effet est présenté lorsqu il est disponible ou accessible dans l archive d un membre. F. Méthodes et échéanciers de retour : Dans la phase IV, peu importe le mode de présentation (physique ou électronique) de l effet, le délai permis pour retourner l effet après sa réception (si l effet a été présenté sur papier) ou après la présentation (si l effet a été présenté électroniquement) demeurera le même. Les méthodes de retour ci-après peuvent être utilisées : 1. Enveloppe de retour d effet contenant l effet original, un imprimé d image 1, ou un DREC) 2. Document de remplacement d effet retourné 3. Échange de compensation électronique Lorsqu un effet est présenté électroniquement, l adhérent expéditeur pourra indiquer dans le fichier même les renseignements d acheminement pour le retour. Cela éliminera le risque 1 Pour les délais de retour prolongés seulement. Page 12

13 d erreur d acheminement des retours. Si ces renseignements ne sont pas dans le fichier, les procédures existantes pour l acheminement des retours selon la Règle A4 (Effets retournés et réacheminés) continueront de s appliquer. Si un effet est retourné électroniquement, il faut inclure dans le fichier de retour une image de l effet retourné. Il importe de souligner que le délai maximal dans lequel le tiré peut enclencher un retour ne sera ni plus court ni plus long dans un environnement électronique que dans l environnement d aujourd hui. Bien que l échange d images puisse abréger le temps total qu un effet peut prendre pour revenir de la succursale de négociation au tiré pour la présentation, le temps dont le tiré dispose pour prendre la décision de payer ou de ne pas payer après la présentation et pour enclencher le retour demeure le même. G. Sécurité des images : Pour la phase IV du projet d imagerie, on a élargi la portée de la Norme de sécurité en y inscrivant des exigences applicables entre le point de saisie d une image et la réception de l image après la transmission. L objectif d ensemble était de veiller à appliquer dans un environnement protégé tous les processus que comportent l ECE pour assurer l intégrité des images pour les besoins des entreprises et les fins juridiques, sans qu ils soient trop prescriptifs et, en définitive, ne limitent les possibilités de développement de nouveaux services d imagerie (comme la saisie des images dans un environnement mobile). Questions de consultation : Les intéressés sont invités à formuler leurs réponses et leurs commentaires sur cette consultation en les articulant sur les questions suivantes : 1. Le cadre proposé répond-il à vos besoins pour l échange de compensation électronique? 2. Le cadre est-il suffisamment souple pour les membres de l Association? 3. L approche de la Phase IV qui vise à bâtir un cadre calqué sur celui développé pour les effets papier est-elle la bonne? 4. Le cadre commun proposé est-il une meilleure alternative à la négociation d accords bilatéraux? 5. Est-ce que la Phase IV permet aux membres de réaliser suffisamment de gains d efficience potentiels? 6. Certains des éléments proposés présentent-ils des problèmes ou des conséquences opérationnelles pour votre organisation? Si oui, veuillez les expliquer. V. Prochaines étapes et mot de la fin Les commentaires qui seront recueillis dans le cadre du présent processus de consultation seront soumis à l examen de l équipe du projet de la règle d imagerie. L équipe modifiera la proposition s il y a lieu Page 13

14 avant de présenter ses recommandations définitives au Conseil d administration de l ACP. Sous réserve de l approbation des recommandations définitives par le Conseil, le cadre entrera en vigueur en septembre On peut soumettre ses commentaires écrits sur ces propositions et/ou sur les questions de consultation contenues dans le présent document d ici le 16 mars 2013 à : Janet Lalonde Gestionnaire, Opérations de paiement Association canadienne des paiements , rue Elgin, Ottawa (Ontario) K2P 2K3 Courriel : consultation@cdnpay.ca Page 14

15 ANNEXE I Questions et réponses Questions générales Qu est-ce qu un fichier d ECE? Selon les Règles de l ACP, le fichier d ECE est «un fichier électronique, créé conformément à la Règle, aux fins de l échange d images entre un adhérent expéditeur et un adhérent destinataire, qui renferme des renseignements électroniques représentant des effets admissibles et qui peut contenir les images correspondantes». Un fichier d ECE est donc un fichier électronique, créé dans un format déterminé, qui renferme des données (p. ex., des renseignements tirés de la ligne de codage magnétique, des renseignements sur l acheminement pour le retour) se rattachant à un certain nombre d effets de paiement. Il peut y avoir jusqu à effets individuels par fichier. Qu est-ce que l échange de compensation électronique (ECE)? Dans les Règles de l ACP, l ECE est «le processus par lequel des effets admissibles, y compris des effets retournés, sont échangés par la transmission et la réception des renseignements électroniques représentant un effet, tels qu ils sont contenus dans un fichier d ECE, là où l image correspondante pour ces renseignements accompagne les renseignements dans le fichier d ECE ou est autrement accessible pour l expéditeur ou le destinataire». Ainsi, l échange de compensation électronique définit l ensemble du processus entourant l échange électronique des effets de paiement entre adhérents. Qui peut participer à l ECE? Les adhérents peuvent s échanger des fichiers d ECE entre eux, moyennant accord préalable, conformément aux conditions régissant la participation selon la Règle A10 de l ACP. Les sous-adhérents peuvent aussi envoyer et recevoir des fichiers d ECE, sous réserve des services d imagerie particuliers offerts par leurs agents de compensation. Quelles sont les règles régissant la destruction et la rétention du document source d origine? Les exigences établies aux phases I à III du projet d imagerie pour la destruction et la rétention des documents sources continueront de s appliquer à la phase IV. Plus particulièrement, le membre qui effectue la saisie d une image aux fins de l échange doit détruire le document source dans les 120 jours civils suivant la date de la création de l image. L avis d effet retourné arrivera-t-il plus vite dans le cadre de la phase IV? Il est possible que le temps passé en transit pour la présentation et pour le retour d effets soit moins long avec la mise en œuvre de l ECE. C est surtout le cas là où les effets sont acceptés en dépôt à des endroits éloignés et transmis électroniquement au centre de traitement de l adhérent expéditeur puis échangés électroniquement avec le centre de traitement de l adhérent destinataire. Cependant, l échéancier pour la décision (p. ex., le délai dont dispose le tiré pour prendre la décision de payer ou de ne pas payer après la présentation/réception de l effet) sera le même, peu importe que l effet soit échangé physiquement ou dans un fichier d ECE.

16 Il faut noter également que la participation à l ECE est facultative pour les institutions financières, si bien qu il pourrait ne pas être possible de savoir au moment du dépôt si un effet sera compensé sous forme de papier, à l aide d un DREC ou dans un fichier d ECE. Questions des institutions financières En tant que sous-adhérent, puis-je continuer de recevoir des effets papier si mon agent de compensation utilise l ECE avec d autres adhérents? Oui. Le cadre de la phase IV permet aux agents de compensation qui reçoivent des effets par voie électronique de la part d autres adhérents de créer des documents de remplacement d effet de compensation (DREC) pour présenter les effets aux sous-adhérents qui ne peuvent accepter un fichier électronique ou qui n ont pas accès aux effets par un service d archives offert par leur agent de compensation. Quelles sont les options du sous-adhérent qui est prêt à passer à l ECE si son agent de compensation n a pas encore adopté l ECE avec d autres adhérents? Les sous-adhérents qui voudraient passer à l échange d images devraient engager des discussions avec leur agent de compensation au sujet de la disponibilité des services d imagerie. Les sous-adhérents qui sont prêts à passer à l échange d images avant leur agent de compensation vont pouvoir utiliser les documents de remplacement d effet de compensation (DREC) pour offrir des services d imagerie à leurs clients. Les correspondants bancaires américains pourront-ils envoyer des fichiers électroniques d effets tirés au Canada et présentés pour dépôt aux États-Unis? Les Règles de l ACP ne traitent pas de la compensation transfrontalière, de sorte que ce service et les détails s y rapportant devraient faire l objet d un accord entre le membre de l ACP et la banque américaine. Cependant, sous réserve des services d imagerie particuliers offerts par une institution financière canadienne, le cadre de la phase IV permettrait au correspondant bancaire américain d envoyer à son correspondant canadien un fichier X9 renfermant des images d effets qui ont été rassemblés aux États-Unis. L institution financière canadienne pourrait utiliser l image du fichier X9 pour créer des DREC pour la compensation et le règlement ou, si le tiré est capable d accepter des fichiers d ECE, échanger électroniquement les effets (avant l échange, le fichier d ECE doit être formaté selon les spécifications canadiennes). Ce type d arrangement pourrait accélérer la présentation des effets qui sont tirés sur des institutions financières canadiennes et recueillis aux États-Unis. Les effets seront-ils présentés plus vite dans la phase IV? Il est très possible que, après la mise en œuvre de l échange de compensation électronique pour les sous-adhérents ou les succursales des adhérents qui se trouvent loin du centre régional de traitement, le délai d expédition de l effet au centre de traitement puis d échange de l effet avec l adhérent destinataire soit plus court. Y aura-t-il des incidences sur les délais de retour dans la phase IV? Il est important de souligner que le délai dans lequel le tiré doit enclencher un retour ne sera ni plus court ni plus long dans l environnement électronique que dans l environnement d aujourd hui. Bien que Page 16

17 l échange d images puisse abréger la durée globale du trajet entre la succursale de négociation et le tiré pour la présentation, le délai dont dispose le tiré pour prendre la décision de payer ou de ne pas payer après la présentation et enclencher le retour demeure le même. Questions des intervenants et des consommateurs Le cadre de la phase IV couvrira-t-il la télésaisie de dépôts d entreprise ou la saisie de dépôts mobiles? Oui. Ce cadre proposé couvre la prestation de ces types de services par votre institution financière. De fait, la télésaisie des dépôts était également possible dans le cadre pour la phase III. Pour la télésaisie des dépôts dans la phase III, les effets de dépôt saisis pour le compte d un membre par une entreprise devaient être transmis à un centre de traitement où le membre devait créer un document de remplacement d effet compensé (DREC) pour présentation à un tiré. Dans la phase IV, les effets de dépôt saisis pour le compte d un membre par une grande entreprise pourraient également être présentés au tiré par voie électronique, là où les deux adhérents auraient convenu de participer à l ECE. La phase IV changera-t-elle quelque chose à l apparence de mes effets payés? Dans la plupart des cas aujourd hui, les clients et les intervenants reçoivent, en ligne ou avec leurs relevés mensuels, soit des images, soit des imprimés d images de leurs effets payés, le cadre de la phase IV n aura pas d autres incidences. Page 17