Contrôle interne des risques

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1 Henri-Pierre MADERS Jean-Luc MASSELIN Contrôle interne des risques Préface du Docteur Jean MADER Délégué auprès de l Organisation des Nations Unies pour le Développement Industriel, 2004 ISBN :

2 PHASE 4 Le management du dispositif QUESTIONNAIRE D ÉVALUATION DE LA PHASE 4 Ce quatrième questionnaire synthétise les questions clés permettant de faire un rapide état des lieux du management du dispositif de contrôle interne d un domaine en respectant l approche par les processus. Comme pour les questionnaires des parties 1, 2 et 3, la réponse «oui» à une question constitue une force apparente du dispositif de contrôle interne ; par contre, une réponse «non» constitue une faiblesse réelle ou potentielle. Questions Oui Non Le conseil d administration est moteur dans le dispositif de contrôle interne Il existe un comité d audit Les dirigeants sont très sensibles au contrôle interne et l intègrent dans leur prise de décision au quotidien Des gestionnaires de risques sont en charge de la surveillance de certains risques spécifiques Des comités spécialisés sur les grand thèmes de risques de l entreprise se réunissent régulièrement L encadrement a à cœur de réaliser au quotidien la supervision du travail de leurs collaborateurs Les collaborateurs rendent compte spontanément des risques qu ils découvrent ou dont ils sont à l origine Les processus sont organisés dans une logique de work-flow Un reporting est réalisé à tous les niveaux de l entreprise Le comité d audit et le service d audit interne travaillent en bonne intelligence Le comité d audit et la personne en charge de la déontologie travaillent en bonne intelligence Le service d audit interne possède des moyens et ressources humaines suffisants Le service d audit peut intervenir sur tous les sujets, et parfois de sa propre initiative Le service audit réalise des missions spécifiquement sur la qualité des dispositifs de contrôle interne La diffusion des rapports de l audit interne est large et suivie d actions par le management Le suivi des recommandations de l audit interne est réalisé par l encadrement des domaines concernés Les avis des commissaires aux comptes en matière de dispositif de contrôle interne sont pris en considération et suivis d actions 171

3 CONTRÔLE INTERNE DES RISQUES ILLUSTRATION LES ENTREPRISES DE DISTRIBUTION L organisation de la fonction contrôle interne dans la distribution repose sur une structure pyramidale. 1 er niveau : le siège social Sont mis sous contrôle au siège social : Le respect de la réglementation concernant le contrôle interne, matérialisé par l existence du dossier permanent thématique. Le contrôle de l organisation. L organisation de la fonction contrôle interne est spécifique selon le degré d autonomie des unités de ventes. Ainsi, trois types d organisation peuvent cohabiter : Magasins dépendant de l autorité du siège pour les achats et approvisionnements, pour les prix de vente à appliquer et pour les horaires d ouverture ; Points de vente partiellement autonomes, dont la gestion doit s inscrire à l intérieur de budgets fixés ; Points de vente à très large autonomie de gestion dont les résultats ne sont saisis dans les comptes de l entreprise qu en fin d exercice. On y rencontre les spécificités suivantes : Une grande diversité des liens entre l entreprise et les centrales d achats ; Plusieurs modes de calcul concernant la TVA. En effet, l administration tolère que l assiette soit constituée par les sorties d entrepôts vers les magasins, chiffrées aux prix de vente ou sur les recettes ventilées en fonction de ses livraisons. Exemples d opérations suivies par l informatique : Suivi des mouvements de marchandises en amont des magasins ; Facturation et livraison aux magasins avec la particularité de la préfacturation ; Saisie des encaisses ; Ventilation du chiffre d affaires au travers des achats et des livraisons, par rayon, famille d articles, etc. ; Rotation des stocks ; Suivi de la marge ; Analyse des frais. Le contrôle des immobilisations. Le nombre important de matériels ou d agencements de faible valeur unitaire, parfois répartis en de nombreux points de vente géographiques ; 172

4 PHASE 4 Le management du dispositif Les prêts consentis aux gérants ; Le nombre et l importance des loyers ou des crédits-bails. Le contrôle des fournisseurs et notamment des achats lors de la réception et du règlement des fournisseurs. On distingue cependant divers mouvements : Les livraisons directes par les fournisseurs aux points de vente imposées par le siège ; La gestion autonome et l exécution des opérations en hypermarchés ; Les achats directs (principalement pour les denrées périssables) par des procédures locales. Le contrôle du personnel. Le contrôle des stocks. 2 e niveau : l entrepôt Le contrôle de la gestion des stocks. Le contrôle des modes d encaissement particuliers selon la nature (bons de réductions, bons cadeaux, timbres ristournes ). 3 e niveau : le magasin Supérette La réception marchandise ; Le contrôle des factures ; Le contrôle des recettes ; L inventaire. À ce niveau et pour les magasins donnés en gérance, les principaux documents de contrôle utilisés sont : Les comptes de gérance où chaque écriture est appuyée d une pièce comptable (relevé de livraison, changements de prix, retours d emballage, etc.) ; Les feuilles de caisse, hebdomadaires, décadaires, de quinzaines ou mensuelles accompagnées de pièces justificatives de paiement ; Les relevés d inventaire marchandises établis soit systématiquement (inventaire de contrôle), soit à l occasion de cessions, c est-à-dire de changement de gérance pour arrêter la situation du gérant sortant. 173

5 CONTRÔLE INTERNE DES RISQUES Supermarchés Le contrôle marchandise : la réception des marchandises fait l objet d un contrôle quantitatif et qualitatif dans certains cas. Compte tenu du volume, les bons de livraison sont remplacés par un cahier des entrées ; Le contrôle des factures : les factures arrivent souvent avec quelques semaines de retard, c est pourquoi les bons de livraison et de transport sont classés. Apparaissent donc des différences entre les quantités livrées et les quantités facturées, et entre les prix annoncés et ceux figurant sur la facture (dues aux ristournes sur factures ou aux ristournes versées par trimestre, etc.) ; Le contrôle des recettes : les ventes donnent lieu à des paiements comptant. Espèces, chèques, bons de réduction, bons de collectivité (mairie, comité d entreprise), etc. L informatique permet donc de ventiler chacun des articles enregistrés par rayon et par famille. La feuille de caisse indique par catégories de valeur les espèces reçues ainsi que les montants des chèques et autres modes de paiement. Ces informations sont confirmées par un ticket récapitulatif édité par les caisses enregistreuses ; Le contrôle des stocks (inventaire). Les spécificités des inventaires dans ce type de magasins sont : le nombre important de références (marchandises, et emballages), la participation du personnel aux opérations d inventaire, le chiffrage de l inventaire, qui peut être fait en partie ou en totalité au prix d achat. Les moyens de contrôle sont : les calendriers remis par la centrale ou les fournisseurs pour faciliter le chiffrage de la valeur par l intermédiaire du prix d achat, des documents préétablis portant la liste des produits à inventorier, des systèmes de saisies directes interprétés à distance par un ordinateur qui édite l état des stocks ; Le contrôle des budgets. Hypermarchés Achats / Fournisseurs : avec une grande autonomie, ces établissements cumulent des fonctions de siège et de magasins de vente ; Réception marchandise : les procédures sont semblables à celles des entrepôts ; Contrôle des factures : les procédures sont semblables à celles des entrepôts. Contrôle des recettes : le contrôle des recettes s effectue selon les mêmes principes que pour les supermarchés ; Inventaire : le contrôle des inventaires s effectue selon les mêmes principes que pour les supermarchés ; 174

6 PHASE 4 Le management du dispositif Ventes et prestations : la vente à crédit de la Hi-Fi, de l électroménager, font l objet de procédures particulières (grille d acceptation de crédit, respect des réglementations et contrat numéroté). La vente à paiement différé pour les hôpitaux, l armée, etc. fait également l objet de procédures particulières. Les services après vente, la location de distributeurs automatiques, la location d espace, etc., doivent être soumis à autorisation du siège et font l objet d encaissements séparés avec les autres recettes caisses ; Gestion du personnel : l embauche, la discipline et le règlement des salaires sont sous la responsabilité d un service qui détient un pouvoir de décision limité par un cadre (organigramme et grille de salaire arrêtés par le siège qui se réserve le choix des cadres) ; Le contrôle des comptes. Les comptes soumis à contrôle sont : Les provisions ; les comptes de provision sont contrôlés pour les cas de dépréciation de stocks, de hausse de prix ou pour les litiges (révision de baux, indemnité d éviction, etc.) ; Les immobilisations incorporelles : les comptes d immobilisation incorporelles sont contrôlés pour les frais d établissement, frais d études de marché, frais des procédures administratives de création, frais mobilier et immobilier, frais d emprunts, etc. Les immobilisations corporelles : les comptes d immobilisations corporelles sont contrôlés pour les frais liés aux installations techniques, matériels et d outillages (caractérisés par le nombre, la répartition géographique, la valeur unitaire), pour les agencements et aménagements pour les matériels de transport, etc. Les immobilisations financières : stocks et en-cours, compte tiers, circuit de trésorerie, compte spécial. 175