MANUEL DES OUTILS DE SECRETARIAT. DOCUMENTS TYPE ET PUBLIPOSTAGE

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1 MANUEL DES OUTILS DE SECRETARIAT. DOCUMENTS TYPE ET PUBLIPOSTAGE A. INSTALLATION DES MODELES ET DOCUMENTS TYPES. A) A PARTIR DU WEB. Depuis la page Le coin des animateurs (service exclusif): Téléchargement des applications,modèle ou Outils. Télécharger le fichier zip, l ouvrir puis extraire les fichiers vers le chemin d installation choisi (ex. : c:\albg). Le modèle normal.dot doit remplacer le fichier existant Ouvrir Install.exe ce qui équivaut à la situation du A, A) ci-dessus Installation Modèles. B. LISTE DES DIFFERENTS CARNETS UTILISABLES POUR LE PUBLIPOSTAGE. carnet_adherents.txt 1 occurrence par adhérent carnet_par_section.txt 1 occurrence par membre par section carnet_section.txt 1 occurrence par membre d une section Ils résident sur c:\mes documents\ C. PARAMETRAGE DES OPTIONS DE WORD. Menu Outils, options, onglet Dossiers par défaut : indiquer le chemin choisi lors de l installation ci-dessus. E:\Albg\manuel_secretariat.DOC

2 D. CREATION DES CARNETS D ADRESSES. Ouvrir l application Membres. Cliquer le bouton Créer carnets d adresses. L applicaton crée plusieurs carnets généraux dont celui de tous les adhérents et un pour une section à choisir. Penser à recréer le carnet d adresses voulu avant chaque publipostage afin de bénéficier de la version la plus récente d une part, et d être certain, lorsque l on travail au niveau section, que le carnet soit bien celui de la bonne section et non un avatar du publipostage précédent. L application membres peut être fermée. E. IMPRESSION D'ADRESSES EN FENETRE. Peut être utilisée par impression au verso d'une page de courrier. Disposer au préalable du carnet d adresses nécessaire. B) CREER LE DOCUMENT A IMPRIMER. Ouvrir la lettre type adresse_fenetre.doc 2/5

3 Le carnet source des données par défaut est carnet_section.txt s il convient aller à fussionner, si non, pour en changer modifier la source des données via le menu Outils, Lettres et Publipostage, Fusion et publipostage puis Sélectionner une autre liste. Choisir type de fichiers : Fichiers texte puis parcourir le chemin c:\mes documents\ C) FUSIONNER. Cliquer sur Vérifier la fusion puis, si tout est correct Fusionner vers un nouveau document. Ce nouveau document devra être imprimé sans être sauvegardé. F. IMPRESSION DES ENVELOPPES COMITE DIRECTEUR. Ne contient que les membres non branchés. Ouvrir EnveloppeCD.DOT G. IMPRESSION DU LOGO SUR ENVELOPPES VIERGES. Imprimer le document logoenveloppe.doc. 3/5

4 H. DOCUMENTS RELATIFS AUX ASSEMBLEES GENERALES. D) LISTE DES MEMBRES DU COMITE DIRECTEUR EN FIN DE MANDAT. Ouvrir base membres, vérifier que la date de l AGO est à jour, puis cliquer sur le bouton Imprimer liste de renouvellement des membres du CD. E) LISTE D EMARGEMENT. Ouvrir base membres, vérifier que la date de l AGO ou AGE est à jour, puis cliquer sur le bouton Imprimer liste émargement AGE ou Imprimer liste émargement AGO. F) ENVELOPPE D EXPEDITION DES CONVOCATIONS. Ouvrir base membres, vérifier que la date de l AGO ou AGE est à jour. S il s agit d une AGE mettre les deux dates à la date de l AGE, la date de l AGO pouvant être rétablie après l opération. Ouvrir le document enveloppeag.doc Fusionner vers un nouveau document, imprimer la première enveloppe afin de vérifier la disposition correcte des enveloppes vièrges dans le bac d alimentation, puis impimer l ensemble. I. DOCUMENTS RELATIFS AUX ADHESIONS. G) LE BULLETIN D ADHESION. Ouvrir le document BULLETIN_D_ADHESION.DOC. Attachement de la source des données (dates) Mettre à jour le bulletin (nouvelle section, section supprimée, tarif etc..) l enregistrer. Menu Outils, Lettres et Publipostages,Fusions et Publipostages : Cliquer sur Vérifier la fusion : 4/5

5 Le bulletin fusionné apparaît, vérifier les exercices, s ils ne sont pas les bons c est que la date de l AGO a été entrée avant cette opération, remettre celle de l année précédente et recommencer la vérification. Lorsque le bulletin est validé cliquer sur Fusionner vers un nouveau document. Le document définitif apparaît alors, l imprimer en PDF pour l éditer à la demande. H) LE BULLETIN DE RE-ADHESION. Ouvrir le document BULLETIN_DE_READHESION.DOC. Attachement de la source des données (dates) Mettre à jour le bulletin (nouvelle section, section supprimée, tarif etc..) l enregistrer. Menu Outils, Lettres et Publipostages,Fusions et Publipostages : Cliquer sur Vérifier la fusion : Le bulletin fusionné apparaît, vérifier les exercices, s ils ne sont pas les bons c est que la date de l AGO a été entrée avant cette opération, remettre celle de l année précédente et recommencer la vérification.. Lorsque le bulletin est validé cliquer sur Fusionner vers un nouveau document. Le document définitif apparaît alors, l imprimer en PDF pour permettre des ré-éditions de bulletins perdus ou abimés. I) LE BULLETIN DE RE-ADHESION VIERGE. Après avoir fermé le bulletin de réadhésion fusionné, cliquer à nouveau sur Fusionner vers un nouveau document. A l invite : Cliquer sur enregistrement en cours de manière à créer un seul bulletin. Remplacer tous les éléments nominatifs (état civil, adresses, date de naissance, sexe, licence ) propres à l adhérent correspondant à l enregistrement en cours, et imprimer en PDF le bulletin de ré-adhésion dit vierge. 5/5