Appel de candidature pour l organisation du CCÉM

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1 Appel de candidature pour l organisation du CCÉM Comité étudiant de la Société mathématique du Canada (Studc SMC) chair-studc@cms.math.ca Dernière mise à jour: 17 juillet 2014 Préambule Historique Le Congrès canadien des étudiants en mathématiques est un congrès unique en son genre qui est organisé année après année par et pour les étudiants du premier cycle. Au coeur du rassemblement figurent une séries d exposés donnés par les étudiants participants, le tout agrémenté de plénières de chercheurs reconnus dans différents domaines des mathématiques. Depuis sa première édition en 1994 à l Université McGill à Montréal, le congrès a été organisé dans une université différente à chaque été partout à travers le Canada. La popularité de l événement a crû de façon remarquable et le CCÉM rassemble plus de 150 étudiants de divers parcours académique. Le CCÉM est maintenant établi à titre de tradition dans la communauté mathématique canadienne et constitue le plus grand rassemblement du genre en Amérique du Nord. Buts Le CCÉM donne aux étudiants l opportunité d explorer les sciences mathématiques hors du cadre habituel de leur environnement d enseignement et permet ainsi une exposition à des champs de recherche jusque là inexplorés ou inconnus. Le congrès permet aux étudiants de présenter et discuter de leur recherche et de sujets reliés aux sciences mathématiques pour lesquels ils portent un grand intérêt, tout en les amenant à pratiquer leur talent oratoire dans un environnement amical et sans compétition. L atmosphère entourant le CCÉM est parfaite pour

2 les participants qui désirent socialiser avec leurs camarades mathématiciens et développer un réseau de contact au sein de la communauté mathématique. À titre de conférence nationale, le CCÉM est bilingue. De plus, l événement vise à promouvoir la diversité au sein des mathématiques, par le biais de plénières en mathématiques pures et appliquées. Structure organisationnelle Le CCÉM est organisé principalement par un comité local. Les étudiants engagés au sein du comité organisateur se doivent d être responsables et fiables. Le président ou la présidente se doit d être une personne dotée d un solide sens de la gestion capable de mener le comité. Le comité organisateur local est chapeauté par la Société mathématique du Canada (SMC) par l entremise de son comité étudiant (Studc). Studc est la meilleure source d information pour toutes questions reliées à l organisation et au déroulement du CCÉM. Ses membres sont non seulement familiers avec les dernières éditions du CCÉM, mais ont aussi organisé des événements d envergure. Leur expérience peut être mis à profit tout au long de l année. Studc s assure que le processus de transition entre les comités organisateurs se déroule sans accroc, en plus d organiser l appel de candidature pour l organisation du CCÉM. Par l intermédiaire de Studc, la SMC offre au CCÉM l hébergement web, une plateforme et de l aide logistique pour l inscription ainsi qu un compte de banque maintenu d année en année. Le comité organisateur local doit rapporter ses progrès dans l organisation de l événement à Studc à l occasion des rencontres semi-annuelles de la SMC (plus de rencontres peuvent être nécessaires). Studc tient à s assurer que le CCÉM est véritablement une conférence nationale. Dans le cadre de l appel d offre et de la mise en candidature pour l organisation, les candidatures provenant de certaines régions géographiques seront privilégiées, et ce sur une base régulière. Les universités situées dans le centre du Canada (spécifiquement au Québec et en Ontario) les années paires, tandis que les universités de partout ailleurs (tel que défini ci-dessus) les années impaires. Manuel de transition du CCÉM Studc a compilé un manuel de transition basé sur les commentaires et suggestions des organisateurs des conférences précédentes. Cette source inestimable d information est disponible par le biais du site web du Studc. Veuillez lire le manuel de transition avant de déposer ou de planifier votre candidature. Ce document contient toute l information nécessaire

3 à la planification et l organisation du CCÉM, et est mis à jour régulièrement pour inclure les conseils des derniers organisateurs de l événement. Organiser le CCÉM est une tâche considérable. Le manuel vous permettra de prendre conscience de l ampleur de la tâche qui vous attend et de toutes les étapes du processus organisationnel permettant au congrès d être une réussite. Assurez-vous que vous êtes pleinement conscient des réalités et des responsabilités qui vous échoient si votre candidature est retenue pour le congrès. Processus de mise en candidature Le comité organisateur local sera ultimement choisi par Studc. Cependant, les étudiants en mathématiques du Canada auront l opportunité de faire part de leurs commentaires personnels sur les candidatures: ces commentaires seront pris en compte lors de la décision finale du comité étudiant de la SMC. Format de la candidature Une application complète comprendra les trois parties suivantes: I. Partie I du formulaire de mise en candidature (à la disposition de Studc uniquement) II. Partie II du formulaire de mise en candidature (à la disposition du public) III. Une affiche faisant la promotion de votre candidature. Les questions du formulaire d application et les instructions détaillées pour la préparation de l affiche sont disponibles à l annexe de ce document. Le formulaire est aussi disponible en format PDF à remplir sur le site de Studc. À noter que la partie I de votre formulaire de mise en candidature sera distribuée uniquement aux membres du comité étudiant, tandis que la partie II sera distribuée à la communauté étudiante par le biais de notre site internet. Bien que Studc tienne à s assurer que l événement soit bilingue, nous vous demandons de remplir la partie II du formulaire de mise en candidature en anglais afin qu une majorité d étudiants puisse se prononcer. Pour faire foi de votre engagement à faire du congrès un événement bilingue, nous vous demandons de soumettre deux versions de votre affiche dans les deux langues officielles, à savoir le français et l anglais. Si cette exigence pose problème à votre comité au stade de la mise en candidature, veuillez contacter le(s) (co-)président(s) du comité étudiant à <chair-studc@cms.math.ca>.

4 Échéancier Studc sollicitera les appels de candidature pour le prochain CCÉM immédiatement après la fin du congrès. Les candidatures seront acceptées pendant les deux semaines suivant la conférence annuelle. Suite à ces deux semaines, la partie II de chaque formulaire de mise en candidature sera distribuée par le biais du site internet de Studc, par courriel et à travers les médias sociaux afin de rejoindre le plus d étudiants canadiens en mathématiques. Un formulaire sera mis sur pied pour recueillir les commentaires anonymes des étudiants. Ce formulaire sera disponible pour une période de deux semaines après que les candidatures aient été rendues publiques, à la suite de quoi Studc délibérera pour déterminer les organisateurs en prenant en compte les commentaires et l application complète. Suite à la décision finale, toutes les universités ayant déposé leur candidatures seront contactées individuellement afin de leur faire connaître le résultat de l appel de candidatures et les résultats seront dévoilés au plus tard dans les cinq semaines suivant la fin de la conférence de l année en cours. Studc rassemblera les documents du comité organisateurs précédent et transférera le dossier au comité organisateur désigné. En résumé, l échéancier pour le processus de mise en candidature va comme suit: Dernier jour du CCÉM: Studc commence à accepter le dépôt de mises en candidature. Deux semaines suivant le dernier jour du congrès: Fin de la période de mise en candidature. Les parties II et III de chaque candidature sont dévoilées sur le site du Studc. Un formulaire visant à recueillir les commentaires sur les candidatures est rendu disponible. La mise en ligne des candidatures et du formulaire de commentaires est publicisée par le biais de liste d envois et via les réseaux sociaux aux étudiant canadiens en mathématiques. Quatre semaines suivant le dernier jour du congrès: Fin de la période de rétroaction. Studc commence l évaluation des candidatures et collige les commentaires des étudiants sur ces dernières. Dans les cinq semaines suivant le dernier jour du congrès annuel: Les résultats de l appel d offre sont transmis aux soumissionnaires. Les documents de transition sont transférés des derniers organisateurs au comité suivant. Le lieu de la prochaine conférence est annoncé publiquement.

5 Toute question touchant au processus (ou au formulaire) de mise en candidature devrait être adressée au (co-)président(s) du comité étudiant à

6 Annexe Formulaire de mise en candidature pour l organisation du CCÉM Applications complètes devraient être envoyées à chair-studc@cms.math.ca. Partie I (disponible uniquement aux membres du Studc) Information de base 1. Nom de l institution d enseignement: 2. Président(e)/contact principal 3. Courriel: 4. Membres additionnels du comité organisateur 5. Courriels: 6. Avez-vous entamé des démarches avec l administration de votre département pour vous assurer de leur soutien pour l organisation du congrès? Si oui, veuillez décrire le support que votre département vous offre. 7. Avez-vous participé à une édition précédente du CCÉM? Si oui, indiquer lequel ou lesquels. 8. Avez-vous de l expérience en organisation d événements similaires au CCÉM? Si oui, veuillez élaborer.

7 Partie II (disponible au public) Information de base 1. Nom de l institution: Vision du congrès 1. Quelle est votre vision du congrès? 2. Quels aspects du CCÉM, selon vous, fonctionnent particulièrement bien et devraient être inclus dans votre édition du congrès? 3. Quels aspects du CCÉM amélioreriez-vous et pourquoi? Y a-t-il de nouvelles idées que vous aimeriez mettre en œuvre au congrès? Logistique 4. À quelles dates voulez-vous organiser le congrès et pourquoi? 5. Quels sont les aspects uniques de la localisation de votre proposition (institution d enseignement, ville), qui ajouteraient à l expérience du congrès et pourquoi? 6. Comment vous assurerez-vous d attirer autant de participants, sinon plus, que lors des éditions précédentes?

8 Partie III L affiche Veuillez joindre une affiche en format 8.5 po x 11 po (paysage) pour faire la promotion de votre candidature. Cette affiche, de même que la partie II de votre formulaire d application, sera distribuée et rendue publique sur le site du Studc afin que les étudiants canadiens en mathématiques puissent juger votre candidature. Les étudiants auront la chance de laisser leurs commentaires pour chaque candidature. Ces commentaires seront pris en compte dans la décision du comité lorsque viendra le temps de choisir le lieu du prochain congrès. Studc tient à s assurer que le CCÉM demeure un événement bilingue. Nous vous demandons de soumettre deux versions de votre affiche dans les deux langues officielles, à savoir le français et l anglais. Si cette demande pose problème au comité au stade de la mise en candidature, veuillez contacter le(s) (co-)président(s) du comité étudiant à <chair-studc@cms.math.ca>.