Opera Hôtel Edition. OPERA Versions 2 / 3 / 4 / 5. Version 1.0. TVA 7% - Procédure PMS. Novembre 2011 Version 1.0. Page 1 sur 31

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2 Contrôle de version Version Révision Auteur Date Descriptions 1.0 Fabrice GERON Version Initiale 1.0 Caroline TRAN-QUANG Décembre 2011 Validation Table des matières 1. INTRODUCTION : QUAND EFFECTUER LES ACTIONS : ETAPES ET CONFIGURATIONS PREPARATOIRES : Identification des codes «taxe» existants Création du nouveau code transaction pour la TVA 7% Création d un nouveau Type de Taxe (TAX TYPES) Dans le cas où vos types de taxe sont Taux Majoré et Taux réduit Création d un nouveau type de taxe Identification de votre configuration de TVA actuelle Description des codes transaction : CHANGEMENTS DE CONFIGURATION le 1er Janvier 2012 : TVA sur le code transaction : TVA sur le Sous groupe transaction : TVA sur le code transaction avec un pourcentage géré par un «type de taxe» Modification du code transaction de la TVA Liaison du Type de taxe avec le nouveau taux IDENTIFICATION DES DOCUMENTS A MODIFIER Page 2 sur 31

3 1. INTRODUCTION : Ce document explique les étapes nécessaires pour adapter PMS au nouveau taux de TVA qui entrera en vigueur le 1 er Janvier La personne en charge de ces tâches pour votre établissement doit avoir accès au module de configuration d'opera Le nouveau code de TVA 7% ne pourra être affiché dans le récapitulatif des taxes de vos factures clients sans une intervention de Micros-Fidelio France. Cette prestation sera soumise à devis. Nous vous prions de vous rapprocher de votre responsable commercial pour ce faire. Ne pouvant probablement pas répondre à l ensemble des demandes de modification de votre/vos facture/s personnalisées (intervention à planifier avec nos services) dans le délai imparti, nous mettons à la disposition des établissements qui le souhaitent, un modèle standardisé temporaire afin de pouvoir répondre à l affichage légal de ce nouveau taux facturé. Détails dans le document «TVA7_Factures_temporaires.pdf» 2. QUAND EFFECTUER LES ACTIONS : - Le travail préparatoire, que représentent la création d un nouveau code transaction et l identification de votre configuration actuelle, peut être effectué dès à présent. Vous rapporter au chapitre 3. - Les changements sur la configuration de chaque code de facturation ne pourront pas être effectués avant la fin du processus de clôture pour la journée du 31 Décembre La date système doit afficher le 1er Janvier Une fois la clôture du 31 Décembre terminée, les étapes ci après doivent être faites avant toute nouvelle facturation. Vous rapporter au chapitre 4. - Le document reprenant les configurations des codes transactions et servant d appui à cette procédure est disponible sous : PMS > Divers > Rapports > sélectionnez le groupe «Configuration» > Localisez le rapport «cf_trxcodes2» Page 3 sur 31

4 3. ETAPES ET CONFIGURATIONS PREPARATOIRES : 3.1. Identification des codes «taxe» existants - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. Les codes transaction de TAXE sont identifiables par un X - Vérifiez le code taxe associé au code transaction de TVA CONFIGURATION > Caisse > Codes > Codes Transaction Positionnez vous sur chaque code, éditez-le puis identifiez le code de taxe Page 4 sur 31

5 Ne modifiez pas ce code taxe, référencez le simplement de façon à ce que les équipes Micros-Fidelio aient cette information pour effectuer les modifications de factures. Il vous sera alors demandé de nous les communiquer. CODE DESCRIPTION CODE TAXE NB : Les codes taxe standards Micros Fidelio France sont TAX1 pour le 5.5% et TAX2 pour le 19.6% Les établissements affichant une TVA 0% ou ayant assigné un code taxe à la «taxe de séjour» ont généralement les codes TAX3 et TAX4 en plus. Exemple CODE DESCRIPTION CODE TAXE 9800 TVA 5.5 TAX TVA 19.6 TAX TVA 0 TAX TVA 7 TAX Taxe de Séjour TAX Création du nouveau code transaction pour la TVA 7% CONFIGURATION > Caisse > Codes > Codes Transaction > Nouveau Page 5 sur 31

6 - Renseignez le code transaction, la description et le sous groupe selon les spécificités de votre établissement ou de votre groupe (dans ce dernier cas rapprocher vous de la personne en charge de l incrémentation des codes transaction) Le type de transaction DOIT être TAX et le code taxe DOIT être TAX7 (Standard Micros Fidelio France pour la récupération de valeurs) - Cliquez sur «OK», le nouveau code est crée. Vous pouvez le vérifier sur le rapport «cf_trxcodes2» Page 6 sur 31

7 3.3. Création d un nouveau Type de Taxe (TAX TYPES) Valable uniquement pour les établissements qui utilisent ce paramètre (Si et seulement si : Application Setting > CASHIERING >PARAMETERS > TAX TYPES est Actif et utilisé) Dans le cas où vos types de taxe sont Taux Majoré et Taux réduit, il n est pas nécessaire de créer un nouveau type. Vous conservez le type Taux réduit et la différenciation se fera lors de la facturation sur le nouveau code transaction pour la TVA 7%. Page 7 sur 31

8 Création d un nouveau type de taxe si vos types de taxes actuels ont un intitulé égal au taux de TVA CONFIGURATION > Caisse > Types Taxe > Nouveau - Renseignez le type et le descriptif (exemple) - Cliquez sur «OK», le nouveau type de taxe est crée. Vous pouvez le vérifier sur le rapport «cf_taxcodes» Page 8 sur 31

9 3.4. Identification de votre configuration de TVA actuelle Cette étape sert à identifier votre mode de configuration, a savoir : Comment est effectuée la liaison avec le code de TVA généré et la façon dont est calculé le pourcentage Les actions qui seront à effectuer le 1 er Janvier 2012 après clôture du 31 Décembre 2011 dépendent de cette configuration CONFIGURATION > Caisse > Codes > Codes - Editez un code de revenue taxé - Cliquez sur «Generates» Page 9 sur 31

10 Dans ce premier cas, votre configuration attribue le pourcentage de la TVA sur le code transaction, vous reporter à la procédure 4.1 Dans ce second cas, votre configuration attribue le pourcentage de la TVA sur le Sous groupe transaction, vous reporter à la procédure 4.2 Page 10 sur 31

11 Dans ce troisième cas, votre configuration attribue la TVA sur le code transaction avec un pourcentage géré par un «type de taxe», vous reporter à la procédure Description des codes transaction : Le descriptif des codes transaction peut être modifié à n importe quel moment. Si vous avez des intitulés indiquant un taux de tva actuel, par exemple «Divers 5.5 %», pensez à l ajuster car ceux-ci apparaissent sur les factures, et optez pour un intitulé sur la nature du taux comme, par exemple «Divers Taux Réduit» 4. CHANGEMENTS DE CONFIGURATION le 1er Janvier 2012 : Utilisez la procédure relative à votre configuration identifiée en point TVA sur le code transaction : - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. afin d identifier les codes transaction à modifier Page 11 sur 31

12 - Allez dans le Menu CONFIGURATION > Caisse > Codes > Codes - Editez le code transaction - Cliquez sur «Generates» Page 12 sur 31

13 - Cliquez sur «Editer» - Cliquez sur le menu déroulant Page 13 sur 31

14 - Sélectionnez le code transaction pour la TVA 7% et cliquez «OK» - Modifiez le taux de taxe à 7 et cliquez «OK» Page 14 sur 31

15 - Vous obtenez le résultat suivant et pouvez effectuer un test - Pour tester, indiquez un montant TTC dans le champ en jaune puis appuyez sur «Calculer» Page 15 sur 31

16 Cette action est à répéter à l ensemble des codes transaction concernés par le nouveau taux. - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. pour vérifier votre configuration après le changement 4.2. TVA sur le Sous groupe transaction : Dans le cas où certains articles (codes transaction) seraient encore soumis à 5.5% après le 31 décembre 2011, veillez à créer un/des sous groupe(s) adéquat(s) afin de scinder les taux de taxes à appliquer - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. afin d identifier les codes sous groupes de transaction à modifier Page 16 sur 31

17 - Allez dans le Menu CONFIGURATION > Caisse > Codes > Ss Groupe Les sous groupes ayant un code TVA lié sont identifiables par le «X» de la colonne «Generates» Page 17 sur 31

18 - Editez le Sous groupe transaction - Cliquez sur «Generates» - Cliquez sur «Editer» Page 18 sur 31

19 - Cliquez sur le menu déroulant - Sélectionnez le code transaction pour la TVA 7% et cliquez «OK» Page 19 sur 31

20 - Modifiez le taux de taxe à 7 et cliquez «OK» - Vous obtenez le résultat suivant Dès lors, TOUS les codes transaction liés à ce sous groupe héritent de la nouvelle configuration. Cette action est à répéter à l ensemble des sous groupes concernés par le nouveau taux. Page 20 sur 31

21 - Vous pouvez vérifier la configuration en éditant un code transaction et en effectuant un test Page 21 sur 31

22 - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. pour vérifier votre configuration après le changement Page 22 sur 31

23 4.3. TVA sur le code transaction avec un pourcentage géré par un «type de taxe» - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. pour vérifier votre configuration après le changement - Allez dans le Menu CONFIGURATION > Caisse > Codes > Codes - Editez le premier code transaction actuellement taxé à 5.5% - Cliquez sur «Generates» Page 23 sur 31

24 - Cliquez sur «Editer» Modification du code transaction de la TVA - Cliquez sur le menu déroulant Page 24 sur 31

25 - Sélectionnez le code transaction pour la TVA 7% et cliquez «OK» Liaison du Type de taxe avec le nouveau taux - Cliquez sur la case à droite de «Types Taxes» Page 25 sur 31

26 - Cliquez sur «Nouveau» - Cliquez sur le menu déroulant - Sélectionnez le taux réduit ou le nouveau type de taxe et cliquez sur «OK» Page 26 sur 31

27 - Renseignez le pourcentage à 7 puis «OK» - Cliquez sur «Fermer» - Cliquez sur «OK» Page 27 sur 31

28 Pour l ensemble des codes devant être taxés à 7 % il faudra répéter l étape pour modifier code transaction de la TVA mais l étape n est pas à renouveler, la liaison entre le code transaction et le type de taxe s effectue automatiquement Exemple : - Vous pouvez vérifier la configuration en éditant un code transaction et en effectuant un test Page 28 sur 31

29 - Editez le rapport «cf_trxcodes2» comme indiqué en point 2. pour vérifier votre configuration après le changement 5. IDENTIFICATION DES DOCUMENTS A MODIFIER Ceci en vue d adapter vos documents personnalisés: CONFIGURATION > Config. > Configuration Rapports > Rapport - Placez-vous sur le groupe de rapport Folios : Page 29 sur 31

30 - Placez-vous sur le groupe de rapport Accounts Receivable Folio : La valeur sur la gauche avec l en-tête «Nom RDF/REP» ou «REP Name» correspond à la source Exemple : Les informations utiles sont à répertorier afin de les communiquer aux équipes Micros-Fidelio France HOTEL GROUPE Nom RDF/REP DESCRIPTION LANGAGE Page 30 sur 31

31 Exemple : HOTEL GROUPE Nom RDF/REP DESCRIPTION LANGAGE Folio md_mff_folio Facture FR FR Folio md_mff_folio_a5 Facture A5 FR FR Folio md_mff_folio Facture GB GB Folio md_mff_folio_a5 Facture A5 GB GB AR Folio md_mff_folio AR FOLIO FR FR AR Folio md_mff_folio AR FOLIO GB GB AR Folio sample_folio AR FOLIO Exemple GB NB : Il se peut qu il y ait plusieurs lignes MAIS avec une source identique. Les différentes lignes ne sont pas des doublons mais correspondent au «code langue» du client. Les sources Folios et AR Folios peuvent également être identiques Dans l exemple ci-dessus il y à 7 documents MAIS UNIQUEMENT 3 SOURCES : md_mff_folio, md_mff_folio_a5 et sample_folio Vérifiez également si vous avez des sources personnalisées dans les groupes suivants : Communiquez ces informations à votre contact commercial Micros-Fidelio France pour planifier l intervention de modification de vos/votre facture(s) personnalisée(s). Page 31 sur 31