Bonnes pratiques à l intention du demandeur du service

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1 Page : 1/5 Objectif : Quels sont les pratiques qui permettent un traitement plus rapide et plus efficace des demandes au service et qui minimisent les erreurs. Concernant le soumission de la demande Privilégier la soumission de la demande via le portail web du service reprographie. o Cela enregistre automatiquement la demande de l utilisateur dans l outil de gestion de production du service reprographie, o La demande est analysée plus rapidement en termes de capacité de production vis à vis de la quantité souhaitée et, en termes de disponibilité des supports ou de finitions. En cas de problème, des alternatives peuvent être proposées plus rapidement, o La gestion des urgences est facilitée, o Le demandeur peut suivre l état d avancement de son travail. Télécharger l original à reproduire en version numérique dans l outil de soumission web et l associer à la demande plutôt que transmettre l original en une version papier : o Le traitement de la demande est plus rapide, o La numérisation de l original n est pas nécessaire et donc il n y a pas de perte de qualité, o Cela n empêche pas le demandeur de transmettre un original papier qui servira de bon à tirer : une option «Bon à tirer fourni» sera disponible dans le bon de travail pour informer le service reprographie de la transmission de ce BAT. La production et le délai normal de production débute alors après la réception de l original papier. (Cette option mise en place à partir juin 2012), o Si la source du document téléchargé est Word, Excel,, le portail web générera automatiquement un document PDF exploitable par le service reprographie. Si par contre, vous téléchargez directement dans le site web, un document PDF, veillez à ne pas le protéger pour permettre son exploitation et son impression par le service reprographie, o Si vous transmettez votre original à reproduire qu une version papier ou par l intermédiaire d un support numérique différent (CD, Clé USB, messagerie, ), précisezle dans le portail web en remplissant la rubrique «Matériel hors ligne» et accompagnez votre original papier ou numérique du bon de travail imprimé depuis le portail web, 1

2 Page : 2/5 Téléchargement de plusieurs fichiers dans un même bon de travail : o Si vous téléchargez plusieurs fichiers différents dans un même bon de travail, ceux ci seront fusionnés dans l ordre de téléchargement pour ne former qu un seul fichier PDF à reproduire, o Vous pouvez modifier l ordre dans lesquels les fichiers seront fusionnés. Le nombre d exemplaires à reproduire et les finitions demandées s appliqueront à l ensemble des fichiers fusionnés, o Si vous souhaitez des quantités différentes par fichier, des tirages différenciés, des finitions ou des affectations analytiques différentes, il est nécessaire de créer autant de bon de commande dans l outil de soumission que de demandes différentes. Préciser l échéance souhaitée o Le délai minimum et donc l échéance est automatiquement fixée à 3 jours. Sans intervention de votre part, celle ci sera utilisée pour votre demande. Afin de faciliter la planification de la production et permettre au service reprographie de gérer les demandes au moment le plus adéquat, veuillez préciser la date d échéance qui correspond à la date de retrait effective du travail 1 jour, o Préciser au plus juste cette date, permet de limiter le temps de stockage des travaux finis dans les locaux destinés à la livraison des travaux dans votre établissement (salle de professeurs, local spécifique, ) et donc également leurs éventuels disparitions ou détériorations, o L heure de retrait demandé dans la fiche de travail du portail web n a pas d importance puisque les travaux sont livrés aux établissements par la navette de livraison du service reprographie à heures fixes soit entre 14h et 16h au plus tard tous les jours ouvrés. Les caractéristiques de la demande Pour des travaux simples sans options ni finitions particulières, privilégier les produits «simples» que sont : o «Copies noir simple» destinés à la reprographie de «Documents A4 ou A3 Impression noire Recto ou Recto/Verso Quelques choix de papier couleur 80g Agrafés ou non Couvertures possible» o «Copies couleur simple» destinés à la reprographie de «Documents A4 ou A3 Impression couleur Recto ou Recto/Verso Quelques choix de papier Agrafés ou non massicotage possible» Les travaux simples permettent de paramétrer votre demande pour des travaux de polycopiés courants. Ils sont accessibles directement à partir de la page d accueil du site dans la rubrique «produits en évidence» 2

3 Page : 3/5 Pour des travaux plus complexes, utiliser les produits : o «Copies N&B Complexe» destinés à la reprographie de «Document A4 ou A3, impression uniquement en noir, tirages recto ou recto verso, agrafage possible, toutes finitions possible», o «Copies Couleurs complexe» destinés à la reprographie de «Documents A4 ou A3 Impression couleur Maximum de finitions possible». Les produits complexes permettent d accéder à toutes les finitions et gammes de papier disponibles au service reprographie. Tous les produits simples et complexes permettent de définir des «pages spéciales», pages qui doivent être traitées de façon différente du reste du document (feuille de couleur ou de grammage différente, type d impression différente) Pour toute demande particulière non prévue dans les options du bon de travail, complétez la zone libre «Instructions spéciales» Pour des travaux spéciaux, utilisez les produits suivants : o «Livrets pliés agrafés» : L utilisation du mode livret permet de réduite le nombre d impressions. Le service reprographie effectuera une régularisation du nombre de pages sur base du réel constaté, o «Impression sur papier En Tête Fournie» : utilisez ce produit lorsque l impression s effectue sur papier fourni par le demandeur (papier à en tête de l établissement). Attention, le délai de réalisation débute lorsque le papier est mis à disposition effectivement au service reprographie. o «Copies impression mixte» : Ce produit permet de traiter des documents présentant un amalgame de pages imprimés en couleur et d'autres en noir et permettant des finitions variés. Ce bon de commande est conseillé pour des utilisateurs ayant une bonne maitrise du logiciel de soumission. Tous ces produits sont accessibles à la page d accueil dans la rubrique «produits en évidence». Pour toute autre demande, vous trouverez dans les catégories situées en haut à droite de la page d accueil les liens vers des bons de travail spécifiques : o Catégorie «travaux sans copie» pour toute demande de finition sur des documents déjà reprographiés (reliure par exemple), o Catégorie «Supports spéciaux» pour des demandes d impression grand format (supérieure à A3) sur bâche textile ou supports de grammage ou de qualité différente, o 3

4 Page : 4/5 Avant de valider votre panier Sélectionnez ou saisissez votre code d imputation. Si votre établissement a choisi ce mode de fonctionnement, sélectionnez votre approbateur. Dans ce cas, la demande ne sera traitée par le service reprographie que lorsque votre demande aura été validée par l approbateur désigné. Le délai minimum de 3 jours pour la production démarre après approbation. Vérifier globalement la synthèse de votre bon de travail. En cas d erreur, veillez à supprimer si nécessaire et rapidement votre demande afin que celle ci ne soit pas produite par le service reprographie. Une demande en cours qui n aurait pas été validée reste habituellement dans le panier du demandeur même après déconnexion. Lorsque vous validez votre panier, veillez donc à vérifier son contenu et à supprimer les demandes non souhaitées. Ne faites jamais une même demande à la fois dans l outil de soumission web et sur un bon de travail papier. Les deux demandes seront considérées comme différentes et produites séparément. N hésitez pas à nous appeler en cas de problème Le traitement des urgences et des demandes de volume important Bien que le service reprographie accepte régulièrement les demandes de travaux en urgence, celles ci ne peuvent pas être réalisées en priorité par rapport aux autres demandes. Les demandes qui ont été soumises par le circuit normal, avec une date d échéance et un délai minimum de 3 jours ouvrés seront prioritairement traitées afin de respecter le délai normal de production. Les urgences peuvent s intercaler entre ces demandes normales à la condition de ne pas modifier de façon significative la planification de la production et l organisation du service reprographie. En période d activité intense : rentrée universitaire notamment, les délais normaux peuvent être étendus à 4 ou 5 jours ouvrés. Les urgences seront dès lors traitées à la marge. Dans tous les cas, les demandes urgentes ne pourront pas toujours être traitées immédiatement mais selon les disponibilités du service, généralement dans la journée et en accord avec le demandeur. Le traitement des urgences sera facilitée si la demande a été effectuée au préalable dans l outil de soumission et si le document original téléchargé avec la demande dans le portail. Néanmoins, les demandes dont le volume dépasse un certain seuil ( impressions ou 400 exemplaires) et qui modifient, de par leur volume, leur complexité ou la disponibilité du papier, l organisation et la planification de la production du service reprographie devra faire l objet d une validation entre le demandeur et le service reprographie. Un ajustement en termes de délais pourra être proposé. Dans certains cas, le service reprographie pourra proposer la fragmentation de la demande en plusieurs échéances avec des livraisons partielles. 4

5 Page : 5/5 Derniers conseils Si vous souhaitez recommander un travail qui a déjà été réalisé, utilisez le menu «Etat de commande», repérez le travail à recommander et cliquez sur le bouton «commander à nouveau». Il vous sera possible de modifier les quantités, l imputation analytique ou les caractéristiques du travail. Le fichier original sera repris dans la nouvelle commande. N hésitez pas à contacter le service reprographie en cas de questions ou de remarques. Dans ce cas, munissez vous de votre n de commande DSF. Dans le menu «Mon compte», il vous est possible de modifier vos informations personnelles : o Mot de passe o Question secrète : la question qui vous sera posée pour l envoi de votre mot de passe à l adresse mail associée à votre compte. o N de téléphone : un n de téléphone mobile ou fixe nous permet de vous contacter si votre demande nécessite un supplément d information. o Si l adresse mail ne constitue pas votre login dans le site web de soumission, veuillez la vérifier et la modifier si nécessaire. o Attention, ne modifiez pas les autres informations vous concernant notamment nom, nom d utilisateur, pseudonyme. Veuillez signaler toute demande de modification au service reprographie à l adresse reprographie@icl lille.fr 5