VILLE DE MASEVAUX-NIEDERBRUCK. Cahier des charges

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1 VILLE DE MASEVAUX-NIEDERBRUCK Cahier des charges Lot 01 Réalisation des articles et des photographies (reportages) Lot 02 Création graphique, conception et mise en page du bulletin municipal Lot 03 Impression du bulletin municipal Maître d ouvrage : Ville de Masevaux-Niederbruck Remise des offres : Date limite de réception le lundi 30 mai 2016 à 17 h 00 Renseignements administratifs Aurélie CONSTANTIN Responsable de la communication mairie.niederbruck@tv-com.net Renseignements techniques Serge EHRET Adjoint au Maire chargé de la communication sergehret@estvideo.fr Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 1

2 I. SITUATION DE LA VILLE DE MASEVAUX- NIEDERBRUCK La Ville de Masevaux-Niederbruck se situe au cœur de la vallée de la Doller dans le Parc Naturel Régional des Ballons des Vosges au débouché d un réseau routier départemental. Cette situation géographique lui permet d être très proche des zones d influences économiques importantes tout en préservant un cadre de vie rural et environnemental de qualité. La Ville de Masevaux-Niederbruck est le bourg centre de la vallée de la Doller et le chef-lieu du canton de Masevaux. Elle est composée de deux communes déléguées : Masevaux et Niederbruck, et comptabilise habitants. Elle bénéficie d un ensemble de services de proximité de qualité et d une vie associative développée. Les communes déléguées sont respectivement distinguées de quatre fleurs et de la fleur d Or (label Villes et Villages Fleuris) et de deux libellules (label Commune Nature) pour Masevaux, et d une fleur et de trois libellules pour Niederbruck. II. OBJECTIFS DU PROJET La Ville de Masevaux-Niederbruck souhaite réaliser un bulletin municipal. Les deux derniers bulletins municipaux de chacune des communes déléguées sont disponibles (format.pdf) sur demande par courriel à mairie.niederbruck@tv-com.net. Le bulletin municipal est distribué en décembre (impérativement avant Noël). Il est l un des vecteurs de communication développé dans la charte de communication de la ville. III. CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES : Les 4 lots ci-dessous sont indépendants (chacune des sous parties du lot 01 est considérée comme un lot unique). Les propositions globales sont acceptées mais devront préciser le prix de chacun des lots. Le prix de chaque lot devra également être décomposé. LOT 01 : réalisation d articles et de photographies Lot 01.A : réalisation d articles (reportages) o la rédaction d articles selon demande du maître d ouvrage. Le nombre d articles à réaliser par le prestataire par numéro annuel sera de 5 maximum. Ils seront réservés prioritairement aux sujets figurant au sommaire du bulletin. Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 2

3 Lot 01.B : réalisation de photographies o la prise de photos (des photos libres de droit ne nécessitant pas d achat d art complémentaire pourront être proposées par le prestataire) ; Le nombre de reportages photographiques à réaliser par le prestataire par numéro annuel sera compris entre 20 et 30. Ils seront réservés prioritairement aux sujets figurant au sommaire du bulletin. Les photos réalisées dans le cadre de ce marché serviront de support à la rétrospective annuelle de la ville et seront strictement la propriété de celle-ci. D autres évènements peuvent s ajouter à la demande de la municipalité. En tout état de cause, le prestataire interviendra selon Bon de commande transmis par courriel ou message texte. Tous les déplacements nécessaires à la rédaction des articles et/ou à la réalisation des reportages photographiques sont inclus dans la rémunération et ne feront pas l objet de facturation complémentaire. LOT 02 : création graphique, conception et mise en page du bulletin d information Le titulaire du marché du lot 02 se limitera à la partie création et à la mise en page du bulletin municipal. o périodicité des parutions : annuelles ; o format : - taille : 21 x 29,7 cm ; - nombre de pages (couleur) : sur une base de 48 (sans la couverture) en indiquant le coût par tranche de 4 pages supplémentaires ; o proposition d une maquette ; o mise en page des textes, articles et photographies ; o les illustrations devront occuper au minimum ¼ de page (photos, dessins, plans ) ; o photogravure : traitement de l ensemble des photos du bulletin en quadrichromie ; o le prestataire acceptera le produit des prestations du lot 1 (ensemble des articles et photos mis à disposition) ; o le prestataire se chargera de demander, ainsi que de prendre à sa charge les frais liés à la commande et aux droits de reproduction et de diffusion des clichés, à la conception du document. o pour chaque numéro le prestataire s engage à fournir au minimum deux maquettes pour la couverture ; o réalisation de deux épreuves couleur sur support papier avant le bon à tirer (BAT) final, o fourniture du bulletin en version.pdf haute définition pour le téléchargement sur le site Internet ; o fourniture du fichier natif, libre de droits ; o livraison du fichier au prestataire du lot n 3 pour impression ; Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 3

4 La Ville de Masevaux-Niederbruck fournira tous les textes, visuels, fichiers sous différents formats, ainsi que tout document utile. Des réagencements complets de pages peuvent être demandés en fonction de l actualité. Le prestataire s engage à déléguer un maquettiste référent pour la mise en page afin que la Ville de Masevaux-Niederbruck ait toujours le même interlocuteur. Veuillez préciser le temps estimé de présence (en heures) de l assistant de la ville pour sa conception :. Conditions générales d'exécution Le prestataire recevra les éléments pour la conception du bulletin par le responsable de la communication, par fichiers, via une clé USB ou courriels. Le prestataire du lot 02 " Création graphique, conception et mise en page" est l'interlocuteur principal du prestataire du lot 03 " Impression " durant la phase d'impression. Le prestataire du lot 03 "Impression " devra envoyer un BAT au prestataire du lot 02 " Création graphique, conception et mise en page" et au service communication de la Ville de Masevaux-Niederbruck. Le prestataire devra scrupuleusement respecter les délais de livraison précisés au chapitre IV du présent cahier des charges. A défaut, des pénalités seront appliquées. LOT 3 : impression du bulletin d information o périodicité des parutions : annuelles o format : - taille : 21 x 29,7 cm - nombre de pages : sur une base de 48 en indiquant le coût pour 4 pages supplémentaires ; o qualité du papier : - papier 100 % recyclé, labellisation Imprim Vert et Print Environnement, 100% FSC, 60% de fibres recyclées ; - grammage : 135 g/m 2 ; o couverture : couché moderne brillant 250 g/m 2 ; o brochage : piqûre 2 points métal ou autre suggestion ; o Impression : - quadri R/V ; - tirage : exemplaires (à confirmer chaque année) ; o fichiers fournis par le titulaire du lot 2 ; o livraison : un point de livraison (les Services Techniques de la Ville de Masevaux- Niederbruck) ; o diffusion : assurée par la ville, ne faisant pas partie du présent marché. Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 4

5 IV. PLANNING PREVISIONNEL Le planning suivant devra être respecté : Numéro de décembre tous les articles seront transmis par la Ville au prestataire du lot 02 au plus tard le 30 novembre 2016 ; - remise d'un CD avec le bulletin mis en page pour impression, avec un jeu d'épreuves pour Bon à tirer (BAT), semaine 49 (lot 02) ; - livraison du bulletin municipal imprimé semaine 50 (lot 03). V. DUREE DU CONTRAT La durée du contrat est de 4 ans à effet du 1 er janvier 2016 et renouvelable tous les ans jusqu au 31 décembre 2019 par expresse reconduction (notification par courrier recommandé avec AR avant le 31 janvier). VI. MODALITE DE REPONSE La date limite de remise des offres est fixée au lundi 30 mai 2016 à 17 h 00. Les offres sont à envoyer (en lettre recommandée) ou à remettre (contre récépissé) au siège de la Mairie de Masevaux-Niederbruck, 5 rue du Maréchal de Lattre de Tassigny MASEVAUX-NIEDERBRUCK, en précisant la mention «Supports de communication» et préciser le numéro du lot. Délai maximum de validité des offres : 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. 1. Présentation des offres Les candidats fourniront les informations suivantes : Un mémoire technique précisant : - présentation de la société : métiers, stratégie, chiffre d affaires, moyens techniques et humains ; - références sur des prestations comparables à celles de l objet du présent cahier des charges : les candidats transmettront au moins deux exemples ; lettre de candidature modèle DC1 (à télécharger sur ; déclaration sur l honneur, modèle DC2 (à télécharger sur ; acte d'engagement modèle ATTRI1 (à télécharger sur ; RIB ; le candidat pourra produire tout document susceptible d éclairer le choix du maître d ouvrage ; devis avec tarifs détaillés pour chacune des prestations (montants exprimés en euros en HT et TTC) ; le présent cahier des charges daté, paraphé et signé. Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 5

6 2. Critères et sélection des offres La sélection de l offre portera à : - 50% sur le critère technique (12,50% moyens technique, 12,50% capacité professionnelle, 25% références) ; - 50% sur le critère de prix. La Ville de Masevaux-Niederbruck se réserve la possibilité d engager des négociations avec les cinq candidats ayant présenté les cinq meilleures offres pour chacun des lots. VII. MODALITES DE FACTURATION ET DE PAIEMENT Le paiement sera effectué par mandat administratif sur présentation de facture selon le délai légal de paiement à réception de la facture. Le paiement sera réalisé à la livraison de la prestation (acompte(s) possible(s), si spécifié(s) dans le devis). Les factures devront comporter : - le numéro du contrat, - le nom et l adresse du titulaire, - la date de la facture, - le numéro de son compte bancaire, - les prestations exécutées, - le montant total hors taxe, - le taux et le montant de la TVA, - le montant total toutes taxes comprises. Fait à, en 2 exemplaires originaux, le Signature du soumissionnaire précédée de la mention manuscrite "LU et APPROUVE" Cachet de la société Toutes les pages du présent document doivent être paraphées de la main du signataire. Le présent cahier des charges complètera ainsi l acte d engagement. Cahier des charges logo et charte graphique Ville de Masevaux-Niederbruck 6