Règles et procédures de modifications de projet et de révision des décisions de financement

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1 Règles et procédures de modifications de projet et de révision des décisions de financement Guide Utilisateur pour compléter le Formulaire de Modification Investir dans notre futur commun Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

2 Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

3 Sommaire A.01 - Modification de projets approuvés: principes généraux... 4 A.02 - Qui fait quoi dans le processus de traitement des demandes de modification?... 7 A.03 - Comment installer le formulaire de modification?... 9 A.04 - Le formulaire de modification : structure générale B - Le formulaire de demande de modification B.01 - Modifications d ordre administratif B.02 - Modifications informations de base et contextualisation de la demande B.03 - Modifications liees de la composition du partenariat B.04 - Modification du plan de travail B.05 - Modifications de l organisation et du fonctionnement du partenariat B.06 - Modifications du plan de communication B.07 - Modifications du budget B.08 - Modification des indicateurs de réalisation et de résultat B.09 - Modification des annexes B.10 - Autres fonctionnalités du formulaire de demande de modifications C - Dépôt de la demande de modification sur la PCC et communication de la décision C.01 - Déposer le formulaire de demande de modification à la disposition du STC C.02 - La communication de la décision concernant la demande de modification Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

4 A.01 - MODIFICATION DE PROJETS APPROUVES: PRINCIPES GENERAUX Ce guide a pour objectif de présenter les modalités/procédures de soumission des demandes de modification prévues dans l article nº 7 du contrat de subvention. PRINCIPES GENERAUX REGISSANT LES DEMANDES DE MODIFICATION DU PROJET - Les modifications sont accordées à titre exceptionnel, - Le déclenchement de la procédure est effectué via un contact préalable par courriel, adressé au STC, - Le formulaire électronique de modification, spécifique au projet et pré remplie, est ensuite mis à disposition, via la Plateforme Collaborative de Communication (PCC), dans la section spécifique au projet «Modifications de Projets» / «Formulaires Vierges», - Toutes les demandes de modifications sont effectuées via ce formulaire électronique, - Toute modification doit être autorisée, préalablement à sa mise en œuvre, par l Autorité de Gestion ou le Comité de Suivi, dans les termes définis dans la norme prévue à cet effet, - La demande de modification doit être communiquée au STC, 30 jours avant la date d une éventuelle mise en œuvre, par le Chef de File via la Plateforme Collaborative de Communication (PCC), dans la section spécifique au projet dans le répertoire «Modifications de Projets» / «Demandes de Modifications». LES TYPES DE MODIFICATIONS POSSIBLES Le tableau ci-dessous présente succinctement les types de modifications qui sont envisageables dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Modifications pouvant être Nature des modifications demandées Modifications d ordre administratif Il s agit de modifications concernant :. les coordonnées des personnes mentionnées comme représentant légal, personne de contact ou responsable financier,. les langues de travail ou de communication initialement choisies. Le changement de Responsable légal dans les organisations partenaire ou pour l organisation Chef de File devra être accompagné des pièces justificatives pertinentes. Modifications de la composition du partenariat Modifications liées au plan de travail Il s agit de modifications concernant, la suppression, la substitution voire l ajout d un partenaire. Ce type de modification a bien évidemment d autres conséquences quant à l organisation du programme de travail et la répartition budgétaire. Il s agit de modifications concernant :. les activités du plan de travail ou des actions constituant chacune des activités,. les partenaires impliqués dans les activités et le type de responsabilité,. les résultats attendus, les indicateurs de suivi ou les actions de communication liées aux activités,. le calendrier de mise en œuvre des activités,. le budget des activités qui se traduira également par une modification de la section «Budget». ATTENTION : Le Chef de File doit être vigilant à ne pas proposer de demandes de modifications du plan de travail qui changerait la nature même du projet tel qu il a été sélectionné initialement par le Comité de Suivi. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

5 A.01 - MODIFICATION DE PROJETS APPROUVES: PRINCIPES GENERAUX Modifications pouvant être demandées Modifications de l organisation et du fonctionnement du partenariat Modifications du plan de communication Modifications du budget Nature des modifications Il s agit de modifications concernant :. l organisation interne du partenariat pouvant résulter de la modification du partenariat ou d un éventuel ajustement de son organisation interne,. des informations liées aux activités cœur de métier, aux compétences, à l expérience transnationale, à la valeur ajoutée de la participation des partenaires objet de la modification. Il s agit de modifications concernant :. l organisation générale du plan de communication,. la description de certaines activités du plan de communication. Il s agit de modifications pouvant concerner l ensemble des éléments constitutifs du budget, financeurs externes, dépenses, ressources. Les transferts entre rubriques budgétaires sont soumis à certaines règles qui seront abordées dans une section spécifique de ce Guide. Les modifications demandées ne pourront :. entraîner une augmentation de la contribution communautaire,. avoir pour objectif un transfert entre rubriques budgétaires visant à compenser des dépenses ayant été l objet d une annulation liée à des irrégularités constatées. Modifications des indicateurs de réalisations et de résultats Il s agit de modifications concernant les indicateurs de réalisations et/ou de résultats. Ces modifications peuvent être consécutives à des changements du programme de travail. Modifications des annexes Il s agit ici d ajout de documents en annexe considérés comme pièces justificatives à des modifications demandées Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

6 A.01 - MODIFICATION DE PROJETS APPROUVES: PRINCIPES GENERAUX COMBIEN DE DEMANDES DE MODIFICATIONS PEUVENT ETRE SOUMISES AU COURS DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET? Le contrat de subvention signé entre l organisation chef de file et l Autorité de Gestion ne mentionne pas de limite au nombre de modifications possibles. Il est INDISPENSABLE que toute demande de modification soit introduite AVANT la mise à disposition du formulaire de rapport d exécution pour que celui-ci puisse prendre en compte les modifications demandées et acceptées. Pour éviter la multiplication des demandes de modifications, il est recommandé de ne présenter qu une demande de modification entre chaque période de rapport d exécution. Afin de conserver une vision globale de l évolution du projet, il est donc recommandé aux Chefs de File et à l ensemble des partenariats de faire un point annuellement sur les conditions de mise en œuvre du projet et de procéder à une demande de modifications globale intégrant tous les ajustements pouvant s avérer nécessaires. Néanmoins, le principe de demande PRÉALABLE doit être respecté. Si une modification doit être effectuée avant ce bilan annuel, il faut, bien entendu, effectuer la demande de modification AVANT à l éventuelle mise en œuvre de la dite modification. Note : Les modifications d ordre strictement administratif peuvent être également effectuées via le formulaire de rapport d exécution. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

7 A.02 - QUI FAIT QUOI DANS LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE MODIFICATION? Le processus de modification de projets, outre les principes définis antérieurement, suit une logique d instruction faisant intervenir une ou plusieurs structures de gestion du programme. Toutes les modifications doivent être introduites via le Formulaire de demande de modifications. Néanmoins, il est possible d introduire éventuellement un nombre limité de modifications via le formulaire de rapport d exécution notamment les informations administratives. Le Secrétariat Technique Conjoint, nonobstant, le cadre d intervention ci-après présenté se réserve la possibilité d effectuer une consultation du Comité de Suivi dans tous les cas qu il jugerait pertinent. ATTENTION SEUL le Chef de File peut introduire les demandes de modification auprès du Secrétariat Technique Conjoint. À l exception de la dénomination ou le statut légal de l organisation, les changements d ordre administratifs suivants peuvent être signalés, par le Chef de File de sa propre initiative, sans faire intervenir un processus de décision particulier de la part du STC ou du Comité de Suivi, ils feront néanmoins l objet d un enregistrement formel de la part du STC. Pour les modifications de représentant légal, l organisation concernée devra fournir les justificatifs officiels nécessaires. Une modification du calendrier de travail n ayant pas de conséquence sur la durée globale du projet, la date de fin de projet ou le budget du projet, ne sera pas l objet d un processus de décision particulier de la part du STC ou du Comité de Suivi, elle fera néanmoins l objet d un enregistrement formel de la part du STC. Type de changements La dénomination le statut légal ou la région d origine de l organisation Substitution de partenaires n ayant pas d impact sur la distribution de la participation des États membres. Substitution de partenaires ayant un impact sur la distribution de la participation des États membres. Modifications du calendrier des activités opérationnelles ayant un impact sur le budget mais sans conséquence sur la durée globale du projet ou la date de fin de projet Extension de la date de fin de projet Modifications du contenu des activités Intégration de nouvelles activités sans impact sur le calendrier de mise en œuvre Intégration de nouvelles activités impactant la date de fin du projet Réduction du programme d activités Réallocation de fonctions et de responsabilités dans la mise en œuvre des activités opérationnelles. Extension du calendrier des activités de communication Modifications du contenu, des participants et des publics cibles dans les actions de communication Prise de décision Comité STC Suivi X X X X X X X X X X X X Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

8 A.02 - QUI FAIT QUOI DANS LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE MODIFICATION? Le STC peut, dans toutes les situations de demande de modification, saisir le Comité de Suivi, néanmoins, en fonction du niveau de modification il dispose d une délégation de décision, pour les aspects budgétaires, schématiquement, le dispositif est le suivant : Situations de modification Redistribution des dépenses, pour le budget d un bénéficiaire donné, entre ligne budgétaire pour une variation inférieure ou égale à 10% Redistribution budgétaire, entre bénéficiaires, impliquant pour chacun d entre eux, une variation inférieure ou égale à 10% Pour les situations où la modification est supérieure à 10%, le STC en lien avec le Comité de Suivi, assure le suivi de la demande pour la prise de décision. Prise de décision STC Information préalable de la part du Chef de File Information préalable de la part du Chef de File X CS Modalité de la demande Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

9 A.03 - COMMENT INSTALLER LE FORMULAIRE DE MODIFICATION? Mise à disposition du formulaire de Modification sur la Plateforme Collaborative de Communication (PCC) Le Chef de File informe le Secrétariat Technique Conjoint de son souhait d effectuer une demande de modification, par courriel. Le Secrétariat Technique Conjoint, met à la disposition du Chef de File le formulaire électronique de demande de modification dans le domaine spécifique du projet sur la PCC. Le formulaire se trouve dans la section «Modifications du projet» / «Formulaires vierges». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

10 A.03 - COMMENT INSTALLER LE FORMULAIRE DE MODIFICATION? Vous devez charger ce fichier de modification et le sauvegarde sur votre disque dur. Le formulaire est dans un fichier zippé exécutable, la structure du nom est : AA_«Acronyme du projet»_rev_«nº».exe Cliquez sur le fichier zippé et sélectionner «Extraire». Vous obtenez le fichier du formulaire de rapport d exécution du projet / opération. Le nom du fichier est structuré de la manière suivante : AA_«Acronyme du projet»_rev_«n».accdr Note : Les formulaires de modification sont conçus via Microsoft Access Si vous ne disposez pas sur votre PC de Microsoft Access 2007, vous pouvez charger un outil en libre accès conçu par Microsoft et que vous pouvez télécharger à l adresse suivante : Une fois installé le runtime Access 2007, vous pourrez utiliser le type de formulaire électronique adopté par le Programme Espace Atlantique sans avoir besoin de la version complète d Access Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

11 A.04 - LE FORMULAIRE DE MODIFICATION : STRUCTURE GENERALE Présentation de la structure générale du formulaire concernant l opération / le projet dans sa globalité Le formulaire de modification est subdivisé en 8 sections vous permettant, de demander des modifications sur certains éléments du projet tel qu approuvé lors de la signature du contrat ou des éventuelles modifications approuvées. Quelques règles de fonctionnement du formulaire: Pour QUITTER le formulaire, retourner TOUJOURS à la page d'accueil puis cliquez sur Quitter Pour ACCÉDER à une section, cliquez sur le numéro de la section correspondante Pour SORTIR d une section, cliquez sur la croix en haut a droite de l écran Les données saisies dans une section sont automatiquement sauvegardées lorsque vous sortez de la page En fonction de la (les) langue(s) de travail choisie(s), la (les) zone(s) de texte à saisir dans cette (ces) langue(s) est (sont) accessible(s) Pour ANNULER une information saisie, faite ESC. A chaque page une AIDE est disponible. Cette aide vous permet de disposer en permanence des conseils relatifs à ce qui doit être compléter pour les différents champs apparaissant dans la page à l écran. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

12 A.04 - LE FORMULAIRE DE MODIFICATION : STRUCTURE GENERALE Chaque écran du formulaire est organisé de manière à présenter, pour mémoire, les données initiales approuvées lors de la signature du contrat ou des éventuelles modifications approuvées, le cumulé correspond au total des mises à jour antérieures. Lorsque vous cochez la case «Modifications», le champ «Révisé» devient actif. Ci-dessous l exemple de la modification d indicateurs. Exemple d écran lors de la modification du budget Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

13 B - LE FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATION Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

14 B.01 - MODIFICATIONS D ORDRE ADMINISTRATIF La section 1 permet de présenter les modifications liées à essentiellement à des informations administratives et à joindre la version PDF du document signé par le Chef de File introduisant cette demande de modification. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

15 B.01 - MODIFICATIONS D ORDRE ADMINISTRATIF Vous devez, dans un premier temps, stipuler la nature des modifications qui sont présentées, en cochant les domaines qui font l objet de la modification. Les champs correspondant dans le formulaire deviennent actifs (blancs) et sont alors accessibles pour que les données modifiées puissent être saisies. ATTENTION Toute demande de modification doit faire l objet d une explication et d une argumentation. Vous devez donc fournir toutes les explications nécessaires dans le champ «Contextualisation et explication de la demande de modification». Vous indiquerez la date de la demande dans le champ correspondant. Vous préciserez si la demande est présentée : - à l initiative du Chef de File ou, - sur demande de l Autorité de Gestion / Secrétariat Technique Conjoint, - sur demande du Comité de Suivi. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

16 B.02 - MODIFICATIONS INFORMATIONS DE BASE ET CONTEXTUALISATION DE LA DEMANDE Modification des dates de début et de fin du projet ATTENTION La modification des dates de fin de projet peuvent avoir des conséquences sur la durée globale du projet et parfois le basculement de montants financiers d une année budgétaire à la suivante. Cette modification de date a donc dans la plupart des cas comme corollaire une modification du plan de travail et du budget. Modification du résumé budgétaire Il s agit ici de reporter une modification qui a été effectuée dans le budget de l opération et dont le détail des modifications doit être présenté dans la section 6 «Budget». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

17 B.02 - MODIFICATIONS INFORMATIONS DE BASE ET CONTEXTUALISATION DE LA DEMANDE Cadre synthétique de présentation du partenariat Ce cadre présente les modifications pouvant intervenir dans le partenariat. Il illustre de manière synthétique les modifications qui sont détaillées dans la Section 2 «Composition du Partenariat». Déclaration du Chef de File concernant la présente demande de modification Le Chef de File, doit imprimer le document d accompagnement de la demande de modification. Il est disponible via la fonction «Imprimer proposition de modification» / «Imprimer demande de modification». Ce document doit être signée par la personne en capacité d engager l organisation Chef de File ou ayant sous sa responsabilité la gestion du projet. Le document signé doit être scanné et annexé en version PDF dans cette section 1 du formulaire de demande de modification. Si le signataire dispose d une signature digitale celle-ci peut également être utilisée. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

18 B.02 - MODIFICATIONS INFORMATIONS DE BASE ET CONTEXTUALISATION DE LA DEMANDE Comment procéder pour joindre un document? - faire un double clic dans «Annexe», une boite de dialogue apparait, cliquez sur «Ajouter» pour avoir accès à vos documents et choisir le document à joindre - choisir le document et faire «OK». Recommandations relatives à la digitalisation des documents: Afin d optimiser le processus de transfert de données, la digitalisation de documents doit se faire sur la base des paramètres suivants : - Format PDF ; - Niveau de résolution le plus bas possible ; - Digitalisation en noir et blanc. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

19 B.03 - MODIFICATIONS LIEES DE LA COMPOSITION DU PARTENARIAT Vous pouvez ici signaler les modifications liées aux organisations qui composent le partenariat : - modifications des informations administratives (téléphone, adresse, ) ; - changement de la personne représentant légal. Dans ce cas vous devez fournir toutes les pièces justificatives démontrant cette situation et les joindre dans la section 8 «Annexes» en version PDF ; - changement de la personne de contact ou du responsable financier. Dans ce cas vous devez fournir toutes les pièces justificatives démontrant cette situation et les joindre dans la section 8 «Annexes» en version PDF ; Suppression d un partenaire. Il s agit là d un changement majeur du projet, qui aura fait l objet de contacts préalables avec les STC ainsi qu avec le Correspondant National. La formalisation de cette suppression se fait en cliquant sur «Supprimer le partenaire». La trace de cette suppression sera visible dans tous les documents, notamment dans les rapports d exécution suivant comme partenaire «supprimé». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

20 B.03 - MODIFICATIONS LIEES DE LA COMPOSITION DU PARTENARIAT Substitution d un partenaire. Il s agit là d un changement majeur du projet, qui aura fait l objet de contacts préalables avec les STC et le Correspondant National. Comment procéder pour ajouter un nouveau partenaire?. Aller en dernière position dans la liste des partenaires. Cliquer sur «Ajouter un nouveau partenaire» Un écran de saisie apparaît pour permettre l inserttion des informations relatives à ce nouveau partenaire. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

21 B.04 - MODIFICATION DU PLAN DE TRAVAIL Le formulaire de modification suit la même structure que la candidature c'est-à-dire une organisation par activité et subdivisée en actions. Par défaut, les informations initiales (telles que présentées dans la candidature, ou dans les modifications approuvés ultérieures) sont présentées. Les modifications du plan de travail sont des éléments importants du projet, des contacts préalables avec le STC sont fortement conseillés avant l introduction d une demande de modification. Comment formaliser la modification du plan de travail? Vous devez choisir l activité que vous souhaitez modifier et cliquer sur «Modifier l activité», puis choisir la ou les actions de cette activités qui doivent être également modifiées et cliquer sur «Modifier l action». Puis vous introduisez le texte et les informations relatives aux éléments qui sont modifiés dans l activité ou l action. Pour la suppression d une activité ou action, là encore, des contacts préalables avec le STC sont fortement conseillés avant l introduction d une demande de modification. Vous devez choisir l activité que vous souhaitez modifier et cliquer sur «Supprimer l activité», puis choisir la ou les actions de cette activités qui doivent être également modifiées et cliquer sur «Supprimer l action». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

22 B.05 - MODIFICATIONS DE L ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT DU PARTENARIAT Concernant cet aspect du projet deux éléments peuvent faire l objet d une modification : - L organisation du partenariat de manière générale - Les informations spécifiques à un ou plusieurs des partenaires ou bien dans le cas de l ajout d un nouveau partenaire de la description de celui-ci en complétant toutes les rubriques proposées. Modification de l organisation du partenariat Cliquer sur «Révision de l organisation du partenariat». Puis vous introduisez le texte et les informations relatives aux éléments qui sont modifiés. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

23 B.05 - MODIFICATIONS DE L ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT DU PARTENARIAT Modification de la description d un ou plusieurs partenaires Choisir le partenaire concernés par les modifications, puis cliquer «Modifier les donnés de description du partenaire», procédez aux modifications. Si vous avez ajouté un nouveau partenaire dans la section 2 «Composition du Partenariat» vous devez compléter toutes les rubriques. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

24 B.06 - MODIFICATIONS DU PLAN DE COMMUNICATION L organisation est la même que celle proposée lors de la candidature, c'est-à-dire une organisation par activité et subdivisée en actions. Par défaut, les informations initiales (telles que présentées dans la candidature, ou dans les modifications approuvés ultérieures) sont présentées. Les modifications peuvent concerner : - La description générale du plan de communication et de dissémination des résultats ; - Les informations spécifiques à un ou plusieurs des activités de communication. Modification La description générale du plan de communication et de dissémination des résultats Cliquer sur «Modification du plan de communication». Puis vous introduisez le texte et les informations relatives aux éléments qui sont modifiés. Modifications des informations spécifiques à un ou plusieurs des activités de communication Choisir l activité concernée par les modifications, puis cliquer «Modifier l activité de communication», puis procédez aux modifications. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

25 B.07 - MODIFICATIONS DU BUDGET Les modifications du budget peuvent être la conséquence : - de modifications liées au programme de travail, comme du partenariat, - de modifications des coûts (augmentation / diminution), - de répartition des dépenses dans le temps ayant une éventuelle influence sur la répartition annuelle de celles-ci. ATTENTION Il est impossible d enregistrer et donc de certifier dans un rapport d exécution des dépenses qui n était pas initialement prévues. Par conséquent, vous devez effectuer la modification AVANT de pouvoir engager la dite dépense (voir principe section A.01 de ce Guide sur les principes généraux régissant les demandes de modification du projet. Les modifications budgétaires peuvent concerner : - les financeurs externes (disparition / ajout d un financeur) - les ressources du projet - les dépenses Modification des financeurs externes - Supprimer un financeur, cliquer sur «Supprimer un financeur», vous devrez ajuster ensuite la section «Ressources financières» en conséquence, pour matérialiser la disparition du cofinancement qui était apporté par ce financeur externe. - Ajout d un nouveau financeur, cliquer sur «Ajout d un nouveau financeur». Vous devez avoir préalablement défini ce financeur dans la section 2 «Composition du partenariat» en considérant ce financeur comme un partenaire associé. Vous devrez ajuster ensuite la section «Ressources financières» en conséquence, pour matérialiser le nouveau cofinancement qu il apporte au profit d un ou plusieurs partenaires. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

26 B.07 - MODIFICATIONS DU BUDGET Modification des dépenses du projet Les dépenses sont présentées de la même manière que dans la candidature approuvée. Par partenaire, par année, activité et poste budgétaire. La colonne «Approuvé» correspond aux montants approuvés au stade de la contractualisation ou lors de la dernière modification approuvée. La colonne «Cumulé» correspond aux montants déclarés lors de rapports d exécution antérieurs La colonne «Révisé» vous permet de saisir les nouveaux montants objets de la demande de modification La colonne «Variation» correspond à la différence entre le montant révisé et le montant approuvé. Vous pouvez visualiser, au fil de l avancée du projet, les variations cumulées des postes budgétaires par partenaires et ligne budgétaire. Ces variations cumulées sont calculées en comparaison aux informations budgétaires approuvées lors de la signature du contrat au tout début du projet. Ce tableau sera présenté plus loin. Cliquer sur «Modification des dépenses budgétaires», la colonne «Révisé» devient active. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

27 B.07 - MODIFICATIONS DU BUDGET Insérer les montants modifiés pour chacun des partenaires, année, activité et ligne budgétaire concernée, dans la colonne «Révisé». Dans la colonne «Variation» la différence entre le montant approuvé et le montant révisé apparaît. En cliquant sur le bouton le cumul des variations pour le partenaire concerné apparaît. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

28 B.07 - MODIFICATIONS DU BUDGET Comment contrôler le niveau des variations budgétaires durant la vie du projet? Les modifications budgétaires sont des aspects sensibles du projet. En fonction du niveau de la modification le processus de décision peut requérir l intervention du Comité de Suivi qui est saisi par l Autorité de Gestion par procédure écrite. Le pourcentage de variation est TOUJOURS mesuré par rapport à la situation du projet lors de son approbation initiale au moment de la contractualisation. La mesure des variations est CUMULATIVE au fil des modifications intervenant durant la vie du projet, ceci afin d éviter une dérive et une transformation graduelle du projet, modifiant significativement sa nature par rapport à l approbation initiale. Le STC peut, dans toutes les situations de demande de modification, saisir le Comité de Suivi. Néanmoins, en fonction du niveau de modification il dispose d une délégation de décision. Schématiquement, le dispositif est le suivant : Situations de modification Redistribution des dépenses, pour le budget d un bénéficiaire donné, entre ligne budgétaire pour une variation inférieure ou égale à 10% Redistribution budgétaire, entre bénéficiaires, impliquant pour chacun d entre eux, une variation inférieure ou égale à 10% Pour les situations où la modification est supérieure à 10%, le STC en lien avec le Comité de Suivi, assure le suivi de la demande pour la prise de décision. STC : Secrétariat technique Conjoint CS : Comité de Suivi Prise de décision STC Information préalable de la part du Chef de File Information préalable de la part du Chef de File X CS Modalité de la demande Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification Formulaire électronique de demande de modification ATTENTION Pour les variations inférieures à 10%, pour lesquelles le Chef de File dispose d une marge de manœuvre, il doit néanmoins en informer le STC préalablement afin que celui-ci mette à sa disposition, sur la PCC, le formulaire de modification. Pour les cas où les modifications sont supérieures à 10%, le processus peut faire intervenir d autres instances de décision et requérir plus de temps. Explication «Déviation Absolue» : Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

29 B.07 - MODIFICATIONS DU BUDGET Vous pouvez identifier les variations liés à chacun des partenaires pour lesquels une modification budgétaire a été effectuée, ainsi que les variations liées au projet dans la première ligne «Total». Vous pouvez également identifier l impact des modifications effectuées sur les dotations annuelles. La partie haute indique les variations à l échelle du projet, en dessous se trouve le détail par partenaire et année budgétaire. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

30 B.08 - MODIFICATION DES INDICATEURS DE REALISATION ET DE RESULTAT La modification des indicateurs peut intervenir dans le cadre de la mise en œuvre du projet. Cliquer sur «Modification des cibles des indicateurs». Puis vous introduisez le texte et les informations relatives aux éléments qui sont modifiés. En cas de modification, la colonne «Variation» matérialise la différence entre la valeur révisée et la valeur approuvée initialement ou à l occasion de modifications antérieures approuvées. La colonne «Cumulé» correspond au total des mises à jour antérieures. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

31 B.09 - MODIFICATION DES ANNEXES Le formulaire de modification permet d annexer des pièces pouvant être nécessaires à la justification de certaines modifications demandées. Par exemple des documents officiels concernant des changements de noms ou bien de représentant légal, etc. Cliquer sur «Inclusion de nouvelles annexes de projet», les champs permettant d insérer du texte et le fichier PDF du document d information ou de justification deviennent alors actifs. Cliquer sur «Ajouter nouvelle annexe» pour créer une nouvelle ligne. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

32 B.10 - AUTRES FONCTIONNALITES DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATIONS Le formulaire dispose d autres fonctionnalités permettant d imprimer un certain nombre de documents de synthèse concernant la demande de modifications. Extraction de fichiers annexés L extraction crée de manière automatique les répertoires des fichiers de documents annexés à la demande de modification. Détection d erreurs Le système signale si des erreurs ont été détectées et permet de les éditer afin d y remédier. ATTENTION : Avant d envoyer votre formulaire au STC vous devez vous efforcer de supprimer toutes les erreurs mentionnées. Seules les «Alertes» peuvent subsister. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

33 B.10 - AUTRES FONCTIONNALITES DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATIONS Imprimer la proposition de modification Vous pouvez choisir la langue dans laquelle les impressions peuvent être faites Vous pouvez imprimer la demande de modification Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

34 B.10 - AUTRES FONCTIONNALITES DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATIONS Précisez le nom de la personne signataire de la demande de modification Précisez la fonction de la personne signataire de la demande de modification Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

35 B.10 - AUTRES FONCTIONNALITES DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATIONS Un document type vous est proposé, vous pouvez l imprimer ou le sauvegarder sous différent format avant de la faire signer. En faisant un clic droit sur la souris, il est possible de choisir «Sauvegarder en PDF» Cette fonction peut ne pas fonctionner. Dans ce cas, l utilisateur doit installer un supplément de programme téléchargeable gratuitement via le lien suivant. 63B07BA5F2E5&displaylang=en ATTENTION Une fois signé, vous devez insérer une version PDF dans la section 1 «Information de base et contextualisation de la demande». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

36 B.10 - AUTRES FONCTIONNALITES DU FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATIONS Résumé de la proposition de révision du projet Cette fonction permet de visualiser l ensemble des sections sur lesquelles des modifications ont été demandées. Le document peut également être imprimé en totalité ou bien par section. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

37 C - DEPOT DE LA DEMANDE DE MODIFICATION SUR LA PCC ET COMMUNICATION DE LA DECISION Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

38 C.01 - DEPOSER LE FORMULAIRE DE DEMANDE DE MODIFICATION A LA DISPOSITION DU STC Une fois complétée la demande de modification, le Chef de File doit la mettre à disposition du STC pour examen et communication de la décision. Le dépôt se fait sur la PCC dans la section «Projet» / «Modification du projet». Dans la partie «Demandes de Modification». ATTENTION Dans la partie «Demandes de Modification» afin de mieux identifier les demandes de modifications au fil de la vie du projet. Vous devez créer un dossier intitulé «Demande Modification» suivi de la date. Vous insérez ensuite le fichier du formulaire de demande de modification dans ce dossier. CONSEIL Il est indispensable, pour la rapidité du téléchargement, de zipper les fichiers qui sont déposés sur la PCC Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

39 C.02 - LA COMMUNICATION DE LA DECISION CONCERNANT LA DEMANDE DE MODIFICATION Une fois que la décision est prise concernant la demande de modification, celle-ci est communiquée au Chef de File Le STC notifie au Chef de File la décision concernant la modification. Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

40 C.02 - LA COMMUNICATION DE LA DECISION CONCERNANT LA DEMANDE DE MODIFICATION Cette notification est accompagnée d un document détaillé qui spécifie les modifications qui ont été acceptées Ces documents sont déposés dans la PCC, section demandes de modifications Le STC procède ensuite à l édition d un nouveau formulaire de candidature modifié intégrant les modifications acceptées, ce formulaire est déposée dans le domaine du projet dans la section «Candidature Approuvée». Guide Utilisateur Formulaire de Modification. STC Décembre

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