Le Sphinx Les enquêtes via Internet

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1 Le Sphinx Les enquêtes via Internet Le Sphinx Développement Parc Altaïs Chavanod Tel. : contact@lesphinx-developpement.fr Avec le Sphinx, mettez sans effort vos enquêtes sur le web. L'enquête est installée sur un ordinateur relié à l'internet et les répondants y accèdent en cliquant sur un lien dans le navigateur Internet ou tout logiciel affichant des liens hypertexte (logiciel de mail, logiciels bureautiques, Lotus Notes,...). Le questionnaire peut être un simple vote avec deux ou trois questions fermées ou bien un questionnaire de satisfaction d'une dizaine de questions ou bien encore l'interrogation d'un panel, nominatif ou non, avec plusieurs dizaines, voire centaines de questions ou bien encore un test d'auto évaluation. L'enquête sera installé dans votre environnement informatique ou bien vous utiliserez notre environnement en publiant vos enquêtes sur SphinxOnline. 1. Quelques applications Voici, à titre d'exemple, quelques enquêtes réalisées entièrement via Internet. Aucune n'aurait pu être administrée par les méthodes classiques. Le ministère de l'éducation Nationale mène une enquête auprès des enseignants dans une filière BTS : un long questionnaire de plus de 30 pages est soumis à 1000 enseignants concernés pour connaître leurs pratiques d'enseignement et leurs suggestions pour la rénovation des programmes de la filière. Aux 500 cadres supérieurs d'une multinationale, la direction des ressources humaines demande en 20 questions un avis rapide sur une décision de restructuration. Sur son site Internet, une marque de vêtement met un questionnaire permanent pour connaître les opinions des internautes sur sa boutique électronique. Dans le cadre d'une opération d'éducation civique, 1000 élèves sont invités à écrire une carte postale contre le racisme, carte qu'ils enverront aussi par courrier postal à un inconnu. L'analyse du contenu de ces textes sera très intéressante. Une société de conseil et formation en management d'entreprise propose des tests de personnalité "Etes-vous un bon manager?", et des tests de connaissances "Prêts pour l'euro" en préalable à des actions de conseil. Un code d'accès (payant) est requis pour passer les tests et obtenir son profil. Un laboratoire pharmaceutique fait des études transcontinentales d'évaluation de besoins et envoie à cet effet des centaines de milliers d' s avec un lien vers un questionnaire. Le comité d entreprise d une société de services interroge ponctuellement les 3000 collaborateurs sur leur satisfaction en ce qui concerne l agence de voyages interne. 2. Essayez avec la version d'évaluation La publication d'une enquête est l'affaire de quelques instants. Si vous avez installé la version d'évaluation du logiciel, voici une séquence qui vous permettra de publier une des enquêtes fournie en exemple. Lancez le Sphinx et sélectionnez l'enquête Automobiles et cliquez sur le bouton Reprendre. Au stade de l'élaboration du questionnaire, cliquez sur le bouton Formulaires multimédia. Plusieurs formulaires ont déjà été préparés. Si ce n'est pas le cas sélectionnez (double-clic) le Formulaire Internet dans la liste des formulaires. Vous pouvez modifier la disposition ou l'aspect des questions (faites un double-clic sur la question à modifier). Vous pouvez même construire un nouveau formulaire si vous le souhaitez. Choisissez l'article Publier l'enquête sur Internet du menu Fichier. Cochez la case Ignorer les options avancées et cliquez sur Suivant. Conservez les options par défaut SphinxOnline et Accès gratuit. Donnez à l'étude un nom qui vous est propre et cliquez sur Suivant. C'est la dernière étape, cliquez sur Terminer (bien entendu, vous devez avoir un accès Internet).

2 L'enquête est alors publiée sur notre serveur. Votre navigateur Internet se lance et vous montre une page html qui vient d'être créée sur votre disque dur et qui contient notamment le lien vers le questionnaire. Cliquez sur ce premier lien "...questionnaire.htm" pour lancer la saisie. 3. Les programmes nécessaires Les enquêtes sont préparées avec Le Sphinx sur le poste du chargé d'études. Deux solutions sont proposées pour piloter les enquêtes via Internet, le Script d'enregistrement et le Serveur d'enquêtes. Serveur d'enquêtes Le Serveur d'enquêtes est un programme, un serveur http complet et autonome qui non seulement permet la saisie interactive des réponses mais aussi propose des fonctionnalités très puissantes : Analyse de données en ligne : le chargé d'études, mais aussi toute autre personne concernée (client, répondant, commanditaire, collègues,...), pourra consulter, en ligne et en temps réel dans le navigateur Internet, des tableaux de bord actualisés en permanence. Contrôle d accès : Personnaliser au mieux la communication en identifiant les répondants, pour limiter les accès ou offrir à chacun la possibilité de revoir ses réponses. Interactivité : Gestion de la navigation, liens internes ou externes, messages conditionnels, renvois, rotation des modalités de réponses, pour créer des scénarios de collectes rigoureux et attractifs. Multimédia : Mobiliser sans contraintes toutes les capacités d expression du multimédia. (image, graphisme, mise en scène ). Vous pourrez installer un Serveur d'enquêtes dans votre environnement informatique ou bien vous utiliserez notre serveur SphinxOnline en souscrivant un abonnement. Vous serez amené à opter pour votre propre Serveur d'enquêtes dans les cas suivants : Vos enquêtes sont des enquêtes internes qui ne doivent être visibles que à l'intérieur de l'intranet de l'entrprise. Vous souhaitez assurer la sécurité et la confidentialité des données de vos enquêtes. Vous souhaitez assurer une qualité optimale de fonctionnement et ne pas dépendre de la charge globale induite par l'ensemble des abonnés. Le volume annuel de vos enquêtes est supérieur au maximum autorisé sur SphinxOnline. Vous ne souhaitez pas que le nom de domaine SphinxOnline apparaisse dans les URL que vous communiquez à vos répondants. Script d'enregistrement Il est possible de mettre un formulaire sur son propre serveur Web, c'est à dire sans acquérir le serveur d'enquêtes ni s'abonner à SphinxOnline. On placera pour cela sur le serveur, avec les fichiers de l'enquête, un programme minimal, le script d'enregistrement. Ce script fonctionne sur les systèmes d'exploitation Windows, Linux ou Unix (après recompilation) et permet l'enregistrement des réponses dans un fichier ASCII qui sera ensuite importé dans le Sphinx. Le programme est fourni avec le logiciel et n'est assujetti à aucune licence d'utilisation. Sa mise en oeuvre requiert de bonnes connaissances informatiques ou tout du moins un forte collaboration avec l'administrateur du serveur. Il permet uniquement l'enregistrement des formulaires. La visualisation des résultats en temps réel, le contrôle d'accès, la restitution de variables calculées, la modification des réponses, certaines fonctions d'interactivité du serveur d'enquêtes ne sont pas possibles (renvois, disposition aléatoire des modalités, scoring,...). Tous les fichiers nécessaires seront copiés dans un répertoire sur le disque dur. Le chargé détudes communiquera ce répertoire à l'administrateur du serveur web. L'administrateur placera les fichiers du répertoire sur le serveur en donnant les droits nécessaires d'exécution et d'écriture. L'administrateur indiquera au chargé d'études l'url complète du fichier Questionnaire.htm. C'est cette URL (adresse Internet) qui sera communiquée aux répondants. 2

3 4. SphinxOnline Le serveur d'enquêtes permet donc d'installer toutes les études (internes ou externes) de l'entreprise. Mais pour cela il faut disposer d'une liaison permanente, d'un ordinateur dédié, des dispositifs de sécurité (proxy, pare-feu,...). Nous avons donc mis en service un serveur dédié à l'hébergement des enquêtes de nos clients. Ce service, SphinxOnline, est extrêmement simple à utiliser puisque tous les paramétrages sont effectués sur nos ordinateurs. Ce serveur a deux accès, un accès gratuit et un accès par abonnement. Accès gratuit D'un seul clic vous publiez votre enquête sur cet espace. Toutes les fonctionnalités de saisie et de consultation de résultats sont disponibles. Mais les fichiers d'enquêtes ne sont conservés qu'une semaine. Utiliser cet espace pour une petite enquête ponctuelle ou pour faire des essais. Le serveur vous indique en retour les URL du formulaire et des tableaux de bord. Vous communiquerez ces URL aux répondants ou bien au Webmaster pour établir sur votre site Web un lien vers le questionnaire. Abonnement Par téléphone ou directement sur notre site, vous avez ouvert un compte et vous l'avez alimenté avec un forfait de unités ou plus (une unité = une réponse à une question). D'un simple clic, vous publiez l'enquête sur votre compte en lui donnant le nom que vous désirez. Les fichiers sont copiés et le programme vous indique en retour les URL du formulaire et des tableaux de bord. A votre tour vous communiquerez ces URL (par mail, par un lien sur votre site) aux personnes concernées. Vous gérez vos enquêtes en accédant à votre compte par le navigateur pour : Suivre le déroulement de la saisie (nombre de réponses, date et heure de la dernière réponse) Accéder à un panneau de commande regroupant toutes les requêtes Supprimer, Réinitialiser, Sauvegarder les fichiers d'une enquête Télécharger les fichiers de l'enquête sur votre poste Pour accéder à votre compte, taper puis cliquer sur le lien Administrer son compte. 5. Les différentes tâches Élaborer le questionnaire Le questionnaire est préparé dans le Sphinx avec des questions fermées et des questions ouvertes en utilisant toutes les ressources du logiciel de conception (bibliothèque, contrôles, groupes, structuration en parties,...). Mettre en forme le formulaire Cette liste de questions est ensuite mise en forme dans un formulaire de une ou plusieurs pages avec de très nombreuses options de mise en page et de graphisme. Le chargé d'études va préparer ce formulaire de manière à le rendre aussi convivial et ergonomique que possible et par exemple : Suivre la charte graphique de l'entreprise Choisir les modes opératoires les plus adaptés (un écran ou plusieurs écrans, menus déroulants ou cases à cocher ou échelles graduées, rotation aléatoire des modalités,...) Contrôler le déroulement (plage de valeurs, réponses obligatoires, renvois,...) Ajouter des textes et des images illustratifs ou explicatifs. Préparer les tableaux de bord Cette phase consiste à préparer les tableaux de bord (tableaux à plat, tableaux croisés, tests statistiques, graphiques et cartes factorielles,...) qui synthétiseront les réponses. Bien sûr ces tableaux sont tous à zéro à ce moment mais ils seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure de la saisie. Il ne sera donc pas nécessaire de télécharger les réponses pour voir les résultats de l'enquête. 3

4 Publier l'enquête D'une manière très simple (un assistant vous guide en quelques étapes), l'enquête va être copiée sur un ordinateur équipé de votre serveur d'enquêtes. C'est ce serveur d'enquêtes qui va piloter le déroulement de la saisie, l'enregistrement des réponses et l'actualisation des tableaux de bord. SphinxOnline est un serveur dédié à l'hébergement de vos enquêtes. Vous n'êtes donc pas obligé d'équiper un ordinateur avec le serveur d'enquêtes. Lorsqu'il a été placé sur cet ordinateur muni du serveur d'enquêtes, le questionnaire possède une URL (une adresse unique) qui identifie l'ordinateur sur lequel il se trouve et le répertoire dans lequel il a été copié. Diffuser l'url du questionnaire a) Mettre un lien sur son site Web L'administrateur du site placera un lien vers le questionnaire sur le site Web de l'organisme. Selon la nature de l'enquête ce lien sera plus ou moins mis en évidence. Le questionnaire remplacera la page courante ou bien apparaîtra dans une nouvelle fenêtre ou bien encore sera présenté sous forme de mini-fenêtre "pop-up" sans titre ni menu. b) Envoyer un mail Le chargé d'études pourra aussi envoyer un message électronique aux personnes à interroger. Bien entendu cela implique de connaître ces personnes. On peut également combiner les deux méthodes et atteindre les personnes connues par et les personnes qui viendront sur le site d'elles-mêmes. Saisir via le navigateur La saisie se fait sur tout ordinateur équipé d'une connexion Internet et d'un navigateur (NetScape, Internet Explorer,...). L'ordinateur de l'internaute peut être un PC, un Macintosh ou une station de travail. L'environnement de saisie est simple et sans surprise. Durant la phase de préparation du formulaire, le chargé d'études aura pris soin de choisir le design du formulaire, les légendes, la disposition des questions, leur répartition sur plusieurs pages pour faciliter la tâche du répondant et améliorer d'autant la qualité des réponses. Les contrôles de saisie sont un atout supplémentaire pour assurer la fiabilité de la saisie. Analyser en ligne Analyser en ligne, c'est consulter à tout moment le ou les tableaux de bord préparés au préalable. Le chargé d'études pourra mettre un accès restreint à la consultation de certains résultats. Voici quelques exemples de situations pour lesquelles la consultation des résultats en ligne est intéressante : Le protocole de l'étude conduit à renvoyer immédiatement des résultats au répondant, par exemple après qu'il a voté, on renvoie le tableau avec les pourcentages des divers choix. L'enquête est en fait un test individuel ; après la saisie on renvoie au répondant les bonnes réponses, le score qu'il a obtenu, le différentiel avec une note idéale, la moyenne des autres répondants et plus généralement toute information calculée sur les réponses de la personne et sur l'ensemble des personnes ayant répondu. On veut donner aux répondants la possibilité, après avoir répondu, de consulter les réponses des autres personnes de savoir quelles ont été les suggestions ou les commentaires de l'ensemble des répondants. Le chargé d'études suit le déroulement de la saisie : le protocole d'étude nécessite que des quotas (pourcentages pour telle ou telle catégorie de répondants) soient atteints. Inutile de télécharger les réponses avant qu'ils soient atteints. Le commanditaire de l'étude souhaite obtenir des résultats partiels le plus rapidement possible. L'enquête est perpétuelle : des réponses sont constamment ajoutées. La consultation des résultats se fait exclusivement en ligne, le tableau de bord est constamment mis à jour. Inutile d'imprimer ou de diffuser un baromètre hebdomadaire, il est disponible à tout moment. 4

5 Télécharger les réponses Une fois l'enquête terminée, les réponses sont téléchargées sur le poste du chargé d'études pour poursuivre l'analyse. Toutes les fonctions de Sphinx (recodages, analyse des textes, typologies, classification, datamining,...) sont alors disponibles pour aller plus loin dans l'analyse des données. 6. Scénarios Le scénario L'organigramme ci-dessous décrit les différentes phases d'une enquête via Internet. A gauche, Internet n'est utilisé que pour la saisie. A droite, Internet est utilisé pour la saisie et pour l'analyse en ligne Uniquement l'enregistrement des réponses Créer le questionnaire Préparer le formulaire Publier sur le serveur Diffuser l'accès Attendre Télécharger les réponses Avec en plus l'analyse de données en ligne Créer le questionnaire Préparer le formulaire Préparer le tableau de bord Publier sur le serveur Diffuser l'accès Analyser en direct Dépouiller et analyser Publier les résultats Le mécanisme Dans une enquête via Internet, plusieurs ordinateurs conversent : L'ordinateur du chargé d'études sur lequel le questionnaire est élaboré. L'ordinateur de l'internaute qui répond au questionnaire. Le serveur Web sur lequel les fichiers de l'enquête sont installés. L'ordinateur du commanditaire de l'étude et autres personnes susceptibles de consulter les résultats en ligne. Les flux d'informations - questionnaire Chargé d'études Publication 1 4 Téléchargement Serveur d'enquêtes 2 Questionnaire Réponses 3 Répondant Internaute 5

6 Deux écrans Ecran de saisie Tableau de bord 7. Interactivité et multimédia Dans cette section, on répertorie les diverses fonctions qui permettent d'assurer une interactivité optimale et de donner un aspect le plus attrayant possible au formulaire. Les modes opératoires pour la mise en œuvre de ces fonctionnalités sont décrits par ailleurs, dans les sections Élaboration du formulaire (p 183) ou Assistant de publication (p 238). Formulaires multimédias a) Mise en forme personnalisée Le formulaire est construit comme un diaporama en répartissant les questions sur plusieurs écrans. Les questions sont placées sur l'écran automatiquement ou une par une par manipulation directe. La présentation graphique des questions se change très facilement (cases rondes ou carrées, couleurs de chaque zone, police de caractères,...). Des images, des logos, des consignes, des titres, des commentaires sont insérés à loisir sur les différentes pages du formulaire. Voir la section Élaboration des formulaires (p 183). b) Charte graphique Le formulaire est donc élaboré en respectant les chartes de l'organisme : couleurs, polices, utilisation de l'espace. Ce formulaire est alors proposé dans une page HTML vide ou bien dans une page modèle qui reprend la charte du site de l'organisme : fond d'écran, bandeau supérieur, cadres,... Formulaires interactifs a) Déroulement de la saisie Les questions fermées sont présentées de diverses manières : Menu déroulant Boutons radio Cases à cocher Liste avec ascenseur Échelle graduée avec curseur Les questions ouvertes sont présentées dans des boites de texte que l'on dimensionne en hauteur et en largeur selon la nature de la réponse attendue. Le passage à l'écran suivant et l'enregistrement se font par des boutons dans une barre de navigation standard, en haut ou en bas du questionnaire ou bien encore dans une barre de navigation personnalisée (boutons images, disposition quelconque,...) 6

7 b) Contrôle de validité des réponses Des plages de valeurs autorisées peuvent être définies pour chaque question numérique ainsi que des formats pour les codes (par exemple on imposera 5 caractères pour un code postal). Bien sûr ces contrôles limitent les erreurs de saisie mais ne les éliminent pas complètement. Le nombre maximum de réponses est indiqué pour les questions à réponses multiples. Par exemple à la question "Quels sont les trois films que vous préférez dans la liste suivante?", on ne donnera la possibilité de cocher que trois cases au maximum. Des questions obligatoires peuvent avoir été définies. Le passage à l'écran suivant sera interdit tant qu'une réponse n'est pas fournie. c) Renvois d'un écran à l'autre Le questionnaire peut comporter des parties qui ne sont à remplir que par les personnes concernées : si je n'utilise pas tel service, je ne vais pas m'exprimer sur ses qualités. Des renvois sont installés dans le questionnaire pour que le passage d'un écran à l'autre soit gouverné par les réponses. On évitera ainsi les écrans inutiles. d) Barre de navigation personnalisée Pour passer d'un écran à l'autre, puis à la fin de la saisie pour enregistrer, le répondant utilise les boutons flèches et le bouton Enregistrer de la barre de navigation standard. Cette barre peut être disposée en haut ou en bas du formulaire mais peut aussi être ignorée si on prend soin de placer des légendes ou des images en les associant avec les actions Aller à la page suivante, Aller à la page précédente, Terminer. On peut interdire le retour en arrière en omettant le bouton d'action Aller à la page précédente. En mettant le formulaire dans une fenêtre pop-up, on empêchera également le répondant d'utiliser les boutons du navigateur. e) Rappel des réponses Les réponses données en début de questionnaire pourront être rappelées sur les écrans suivants. Par exemple le nom du répondant pourra apparaître en haut de tous les écrans. Dans une dernière page, avant d'enregistrer définitivement sa réponse, l'internaute pourra relire toutes les réponses dans un format plus concis (des menus déroulants par exemple). Selon le choix effectué par le chargé d'études, le répondant pourra alors corriger ou non ses réponses. f) Rotation des modalités Les résultats obtenus à une question fermée peuvent être perturbés par l'ordre que l'on donne aux modalités dans le questionnaire. Les modalités citées en premier ou en dernier ne seront pas perçues de la même manière. Pour éviter ce biais, le chargé d'études pourra demander pour une ou plusieurs questions, que les modalités soient présentées dans un ordre aléatoire pour chaque répondant. g) Variables automatiques Des variables automatiques peuvent être définies dans le questionnaire par exemple pour calculer un score ou un profil. Ces variables seront évaluées à chaque changement d'écran. h) Questions et légendes conditionnelles Les questions et les légendes peuvent être affichées uniquement si les réponses aux questions précédentes remplissent une condition. Ces questions et légendes conditionnelles seront prises en compte au changement d'écran. i) Formulaires pré remplis Il est possible que chaque répondant remplisse un formulaire personnalisé : son nom, ses caractéristiques pourront apparaître en haut de chaque écran par exemple. Ou bien une légende pourra décrire son profil particulier. Par exemple, on trouvera en début de formulaire : "M. Smith, vous êtes client depuis maintenant 8 mois. Nous vous proposons de répondre à ce questionnaire..." Les informations sur chaque répondant seront inscrites dans le fichier des identificateurs. 7

8 j) Action après enregistrement Le chargé d'études décide de l'action à mener après que l'internaute a enregistré sa réponse. Ce pourra être une simple confirmation de l'enregistrement ou bien l'affichage d'une page de remerciements rédigée spécialement ou bien encore l'internaute sera automatiquement redirigé vers une autre partie du site. On peut aussi renvoyer à l'internaute des résultats individuels et des résultats statistiques : le score qu'il a obtenu selon une grille de calcul préétablie ou bien les réponses les plus citées par l'ensemble des internautes ou bien encore les bonnes réponses (s'il y 'en a!). Enfin on peut vouloir effectuer un traitement sur les réponses pour rediriger l'internaute vers telle ou telle suite selon sa réponse. On écrira alors un Script spécifique (CGI, PHP, ASP,...) pour cette opération. k) Une enquête, plusieurs formulaires On pourra prévoir plusieurs formulaires pour une même enquête. Pour chaque formulaire on aura un lien d'accès différent. On utilisera cette possibilité par exemple dans les cas suivants : Les répondants s'expriment dans plusieurs langues. Les questions sont personnalisées pour chaque catégorie de répondants. On proposera une version Java et une version HTML du formulaire. Contrôler l'accès Il est possible de contrôler l'accès des répondants au questionnaire et aux résultats. a) Raccourcis d'accès Pour accéder aux différentes fonctions : saisie, consultation des tables, modification d'une réponse, voir les résultats,..., on utilise un langage de requête. Dans l'étape Raccourcis de l'assistant de publication, on définira (en choisissant les paramètres dans des listes déroulantes) des raccourcis vers les requêtes à rendre publiques. Ce sont ces raccourcis qui seront communiqués aux personnes concernées ou bien installées sur le site Web. b) Liste de répondants autorisés On publiera une liste d identificateurs. Le répondant sera invité à donner son identificateur pour avoir accès au questionnaire. Cet identificateur pourra être son nom, son numéro de client, son matricule, Cet identificateur pourra être conservé dans la réponse. c) s personnalisés On pourra, grâce à un outil d ing, générer automatiquement des s personnalisés dans lequel l identificateur est inclus. En cliquant sur ce lien personnalisé, le répondant sera automatiquement identifié dans le fichier des réponses, sans qu il ait à le faire explicitement. d) Accès restreint aux résultats L'accès aux résultats peut être limité de différentes manières : Un mot de passe sera demandé pour voir les tableaux de résultats. Il y aura plusieurs liens qui ne permettront chacun de ne voir que certains résultats. e) Modifier / Compléter les réponses Il est possible d'enregistrer avec chaque réponse une variable contenant un code unique. Cette clé pourra être communiquée au répondant (dans la confirmation de l'enregistrement par exemple). Le répondant pourra utiliser cette clé pour revoir et éventuellement modifier sa réponse. Notamment, pour les questionnaires longs ou pour les questionnaires en plusieurs parties, le répondant pourra interrompre sa tâche et remplir le formulaire en plusieurs fois s'il le désire. 8