Printmachine La solution logicielle pour l automatisation de vos processus de gestion des Editions de documents et de traitement du courrier

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1 Printmachine La solution logicielle pour l automatisation de vos processus de gestion des Editions de documents et de traitement du courrier WE VALUE YOUR MAIL

2 Sommaire AUTOMATE Optimisez la procedure de realisation de vos documents: sur support papier ou Electronique CREATE Composez vos formulaires en toute simplicite et flexibilite PRINT Utilisez les fonctions et les performances de l imprimante DISTRIBUTE Choisissez la methode de communication optimale MAIL Profitez du traitement automatique du courrier ARCHIVE Simplifiez l archivage Electronique

3 Quels sont les avantages d une gestion des Editions de documents et de traitement du courrier? La communication directe avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs sont vitaux pour chaque entreprise. Soucieux de leur réussite, les partenaires commerciaux posent des exigences de plus en plus élevées en matière de qualité et de personnalisation de l information. A l avenir, le monde de la technologie de l information devra tenir compte de cette tendance. Les entreprises modernes reconnaissent que les factures, les extraits de compte, les polices d assurance, les documents de production, les décomptes de salaires et autres pièces, sont des supports d informations de première importance. Ils permettent d adresser des informations pertinentes et exactes en toute sécurité à vos interlocuteurs. Il n existe pas ou peu de moyens de communication plus adaptés pour attirer toute l attention voulue d une personne ou d un groupe cible. Faites profiter les partenaires commerciaux ainsi que votre entreprise des avantages offerts par des supports d informations de premier ordre et personnalisés selon les besoins. PrintMachine, le logiciel suisse pour la gestion des éditions de documents, utilisé dans une technologie de l information moderne, prépare et met en forme les documents et formulaires issus de vos applications commerciales. Grâce à ce formatage d un genre nouveau, ces documents ne passeront plus inaperçus auprès de vos clients et partenaires commerciaux. Simultanément, la production, la distribution, l envoi et l archivage de ceux-ci se déroulent de manière totalement automatique, de même que l optimisation des envois postaux et l affranchissement électronique. Et cela avec la qualité voulue, une excellente lisibilité et au moment opportun. Les relations avec vos clients et vos partenaires sont trop importantes! Ne laissez donc pas vos applications commerciales gérer ce processus stratégique. En résumé: soyez plus proches de vos clients et partenaires commerciaux par le biais de PrintMachine. La qualité de vos documents parlera pour vous et vous permettra d établir avec eux une relation privilégiée et conviviale. VOS AVANTAGES Substentielle économie de coûts Satisfaction élevée des clients Efficacité accrue sur le plan opérationnel et logistique Automatisation et unification des processus de documentation et d expédition Utilisation conviviale Utile pour le marketing

4 AUTOMATE Optimisez la procedure de realisation de vos documents: sur support papier ou Electronique Un ElEment fondamental dans la reussite de la communication Le serveur PrintMachine reçoit des données brutes en provenance de multiples environnements systèmes ouverts ou propriétaires et les transforme en documents commerciaux tels que factures, extraits de compte, polices d assurance, documents de production, étiquettes, formulaires pour publipostage. Print- Machine analyse les données brutes et enclenche la procédure de composition et de traitement. Le système commande l impression et/ou la distribution numérique des documents formatés de manière totalement automatique et prépare ces derniers pour l archivage électronique. Il attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents, et ce, afin de piloter les installations de mise sous pli. La maintenance et l utilisation de la configuration du système et des documents sont aisées grâce à l interface utilisateur et au système «pointer-cliquer». Votre application commerciale prend de plus en plus de valeur! L objectif de PrintMachine est, à partir de la transformation de l impression des données brutes de vos applications, d établir une communication efficace avec vos partenaires commerciaux et vos collaborateurs, c est-à-dire une communication précise, flexible et personnalisée! IntEgration simple du systeme A quelques exceptions près, PrintMachine peut être intégré dans tous les environnements système et les processus, sans adaptation particulière de vos applications actuelles. VOS AVANTAGES Système centralisé pour le traitement, la production et la distribution de tous vos documents commerciaux Economie significative de coûts grâce à des processus de sortie unifiés et automatisés pour toutes les applications commerciales existantes Meilleure identité de l entreprise grâce à une présentation unifiée de tous les documents commerciaux Grande convivialité pour l opérateur et l administrateur grâce à une standardisation cohérente de la forme et du contenu des documents Support de toutes les fonctions de vos systèmes d impression laser monochromes et couleur

5 Swiss Quality Software PrintMachine, en tant que solution de gestion des sorties de documents au sein de l entreprise, optimise vos processus, et ce dans votre environnement système. Vous serez étonné de constater la rapidité de gain de la qualité et de l efficacité des documents de votre application commerciale. Environnement systèms UNIX, AS/400, Windows 2000/XP, IBM MVS, Linux, autres BTA PrintMachine Données brutes Texte ASCII pour imprimante ligne/matrice, XML, fichiers plats, SAP-RDI, CSV, autres Transformer des documents de qualité genre «prêt-à-courrier» Données préformatées PCL, PDF, Windows, AFP, autres Enrichir avec codes-barres, fonds de page, marquage OMR, textes supplémentaires, autres Assemblage, tri et groupement électroniques Fax Boîte aux lettres électronique avec panneau de commande pour l optimisation des envois du courrier Office RTF Web Affranchissement électronique Imprimantes Prise en charge totale des gestionnaires d imprimante (drivers) Systèmes d archivage Electroniques PDF, TIFF, autres EBPP Machines de mise sous pli Concept de pilotage

6 CREATE Composez vos formulaires en toute simplicite et flexibilite Formulaires rediges en differentes langues et adaptes aux succursales Cette option présente un avantage considérable pour les entreprises ayant des succursales ou des filiales, car les formulaires sont souvent identiques pour l ensemble du groupe alors que les logos et les adresses doivent être adaptés. L édition, en fonction de la langue, de textes, logos, éléments de texte et textes supplémentaires est possible. Polices de caracteres speciales Des polices de caractères spéciales comme OCR-A, OCR-B, CMC-7 ou autres peuvent être rajoutées aux polices standards. Dans ce cas de figure, PrintMachine Basic peut effectuer la calculation des chiffres de vérification, le regroupement des lignes significatives ou d autres fonctions. Textes supplementaires pour un marketing cible Un outil apprécié du service de marketing: les documents commerciaux peuvent servir de support publicitaire ou contenir des messages personnalisés. Marquage OMR PrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise sous pli et leurs fonctions seront pilotés de manière entièrement automatique. Codes-barres PrintMachine imprime des codes-barres et peut calculer et déplacer les chiffres de vérification. Les codes-barres usuels (linéaires et 2D) sont possibles. Formulaires et copies Les imprimantes laser peuvent maintenant être utilisées de manière optimale (avec adaptation individuelle de chaque copie), le papier carbone et les copies chimiques appartiennent au passé. La préparation préalable des copies par votre application commerciale n est pas nécessaire. ElEments de texte PrintMachine rédige des documents à partir d éléments textes individuels en tenant compte du client, de la langue ainsi que d autres données. IntEgration dynamique de graphiques Des éléments tels que photos, graphiques, signatures peuvent être intégrés de manière dynamique aux documents. Structure modulaire des formulaires Afin de simplifier la configuration et l entretien de PrintMachine, il est possible de procéder à des mises en forme avec des éléments modulaires, textes supplémentaires, fonds de page, codes-barres et règles d archivage similaires. Les redondances sont supprimées. Couleurs PrintMachine permet l impression couleur dans la mise en forme et la composition des formulaires. «Pointer-cliquer» La nouvelle référence en matière de configuration visuelle! Par rapport au système traditionnel «glisser-déposer», le système «pointer-cliquer» permet la représentation authentique des documents, logos, cadres, données variables ainsi que des photos et graphiques ajoutés de manière dynamique. Publipostage PrintMachine dispose d une fonction publipostage très rapide en connexion directe avec votre application commerciale. Cette fonction convient également pour les gros volumes de production. Graphiques PrintMachine calcule différents types de graphiques «à la volée» et les intègre aux pages existantes ou crée de nouvelles pages. VOS AVANTAGES Editeur convivial WYSIWYG pour la composition et la mise en forme simple et rapide de vos documents Meilleure compréhension du contenu des documents pour les destinataires grâce à une personnalisation appropriée (par ex. selon le client ou le groupe de produits) Mise en œuvre rapide de critères «Corporate Design» par le biais de bibliothèques d éléments graphiques et de modèles Introduction simplifiée de code-barres linéaires et 2D Satisfaction élevée des clients grâce à la mise en évidence du contenu des documents (par graphiques, illustrations et diagrammes personnalisés)

7 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Création et gestion flexibles de documents et d ensembles de documents: le logiciel PrintMachine montre ce dont il est capable. Vos données sont traitées et transformées en documents prêts à être envoyés, d une qualité irréprochable et absolument conformes à vos souhaits. Invoice No P.O. No Account No Sales Manager Assistant Anne Miller Date 20th February VAT No Please ask for our large volume prices! Mr. John Smith Formulaires adaptés aux succursales Polices de caractères spéciales Textes supplémentaires pour le marketing 1:1 Marquage OMR Codes-barres (2D) Codes-barres (linéaires) Invoice Item Description Quantity Unit Price Discount Total XYT 8822 Cellular Phone % XYT 9933 Cellular Phone % incl. Chatboard Formulaires en différentes langues Formulaires et copies Eléments de texte Intégration dynamique de graphiques XYT 3955 Cellular Phone % Payment Terms 15 days net Thank you for your order. Total La structure modulaire des formulaires s adapte à votre société, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Printed by BTA PrintMachine Printed by BTA PrintMachine Printed by BTA PrintMachine Couleurs Formulaires adaptés aux succursales Codes-barres (linéaires), Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Statement of Account Invoice Credit «Pointer-cliquer» Publipostage Graphiques

8 PRINT Utilisez les fonctions et les performances de l imprimante Editions triees et groupees L édition des documents peut être effectuée selon différents critères de tri et de regroupement (par exemple adresse identique, code succursale ou représentant identique). Impression parallele ultraperformante Plusieurs imprimantes peuvent être raccordées ensemble pour former un tout. Ceci permet de répartir les impressions sur deux ou plusieurs imprimantes. Il est donc possible de traiter, avec des appareils peu onéreux, de gros volumes en peu de temps. Prise en charge totale par le pilote d imprimante PrintMachine peut activer les différents bacs d entrée et de sortie en fonction des formulaires ou selon d autres critères. Cette fonction trouve son application dans le cas de documents composés de types de papier différents. De plus, toutes les fonctions mises à disposition par le pilote d imprimante (par exemple les différents types de médias, l agrafage, le pliage, la perforation) peuvent être exécutées. Impression recto/verso intelligente PrintMachine imprime des documents sur une seule face ou recto/verso. Toutes les fonctions de PrintMachine sont valables pour le recto comme pour le verso. Le verso est souvent réservé à l impression des Conditions générales ou à des impressions similaires. Impression d Etiquettes PrintMachine peut être utilisé pour des applications de logistique, d étiquetage ou autres grâce à sa fonction codes-barres et au support d imprimantes laser/code-barre. REimpressions La fonction de restauration permet de réimprimer des documents déjà édités. Les différentes pages d impression peuvent être sélectionnées grâce à des lignes enregistrées ou à la recherche en texte intégral. Taches d impression commandees en fonction du temps ou lancees manuellement PrintMachine peut commander l édition de documents selon des critères de temps ou de priorité. Ainsi, des documents destinés à des personnes ou groupes cibles définis peuvent être édités à un moment précis de la semaine ou du mois (moment pouvant être défini) ou par simple «pression d un bouton». Impression repartie au sein du reseau LAN/WAN L impression et la répartition de documents au sein du groupe nécessitent le soutien des technologies réseau. PrintMachine est basé sur ce principe et est donc en mesure de proposer des services optimaux. Panneau de commande Le panneau de commande permet de contrôler en permanence les documents imprimés, les documents prêts à être imprimés ainsi que les tâches d impression. Si cela s avère nécessaire, un simple clic de la souris suffit pour envoyer une tâche d impression vers une autre imprimante. Le déclenchement manuel des tâches d impression et la répétition d impression peuvent également être effectués en toute simplicité à partir du panneau de commande. VOS AVANTAGES Toutes les fonctions de vos systèmes d impression sont utilisables (par ex. agrafage, perforation, pliage, création de brochures) Supporte la sélection des bacs et types d imprimés Réduction du travail manuel grâce au tri électronique préalable des documents (par ex. pour archives papier et distribution des documents) Importante économie de coûts et satisfaction accrue des clients par regroupement automatique de documents à partir d une ou de plusieurs applications pour former des jeux complets (par ex. compilation d une offre avec lettre d accompagnement, conditions commerciales générale et annexes, ou pour l archivage d une opération commerciale complète) Absence d erreurs grâce au tri électronique préalable remplaçant l assemblage manuel Economie de frais de port et meilleure qualité des envois

9 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Please ask for our, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Mr. John Smith Item Description Quantity Unit Price Discount Total XYT 8822 XYT 9933 XYT 3955 Cellular Phone Cellular Phone incl. Chatboard Cellular Phone % % % Payment T e rms 1 5 days net Thank you for your order. Total Les imprimantes sont de plus en plus performantes et leurs fonctions de plus en plus diversifiées. PrintMachine vous permet d exploiter ce potentiel et d améliorer la disponibilité de votre application. L impression ultraperformante, l impression répartie et l impression spéciale sont d autres thèmes intéressants pour vous. Impression parallèle ultraperformante Prise en charge totale par le pilote d imprimante Editions triées et groupées Invoice large volume prices! The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in order to control inserting systems. The graphic user surface guarantees a user-friendly system and document configuration as well as easy maintenance. BTA PrintMachine can be integrated into virtually any system environment and into every process sequence and usually, there is no need to adapt your applications at all. The BTA PrintMachine Server receives raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, insurance policies, production paperwork, labels or mail-merge letters. BTA PrintMachine analyses the raw data and activates the design and processing procedures. The system ensures fully automatic control of print output and digital distribution of the formatted documents, and Statement of Account Invoice Credit Impression recto/ verso intelligente Impression d étiquettes Réimpressions Impression répartie au sein du réseau LAN/WAN Panneau de commande Tâches d impression commandées en fonction du temps ou lancées manuellement

10 DISTRIBUTE Choisissez la methode de communication optimale Serveur Web Le document fini en format graphique souhaité est chargé sur le serveur Web de l expéditeur avec les attributs de document. Les attributs peuvent être destinés à l autorisation et au groupement. Courrier Electronique avec hotlink Hotlink renvoie au document mémorisé sur le serveur Web de l expéditeur. La connexion permet l ouverture du document. Courrier Electronique avec fichier joint Les documents avec une adresse sont envoyés en format graphique souhaité par PrintMachine. Fax Les documents peuvent être faxés directement au destinataire à la place d être imprimés et envoyés. La mise en forme et l arrièreplan du formulaire de la version faxée correspondent à ceux de la version imprimée. Sortie-Ecran Une représentation tel-tel des documents peut être affichée à l écran du responsable s il le souhaite. REpartition dans le reseau WAN Les données peuvent être acheminées dans le réseau WAN et éditées à l adresse de destination souhaitée. VOS AVANTAGES Importante économie de frais de papier, d emballage et de frais de port Communications accélérées avec vos clients Suppression des travaux manuels routiniers (comme la mise sous pli du courrier) Décharge des réseaux informatiques grâce à l émission échelonnée des documents durant la nuit Disponibilité à bien plaire 24 h/7 j de vos documents pour la visualisation ou l impression locale par les destinataires

11 La conception de documents est une chose. Mais les acheminer jusqu au destinataire voulu via différentes voies en est une autre. PrintMachine vous ouvre, à vous et à vos applications, de nouveaux réseaux et voies de communication pour la distribution de vos documents. Répartition dans le réseau WAN www Serveur Web Sortie-écran www Courrier électronique avec hotlink Fax Courrier électronique avec fichier joint

12 MAIL Profitez du traitement automatique du courrier Groupage PrintMachine peut rassembler et trier plusieurs documents (documents provenant d applications et d environnements système différents par exemple) pour un même destinataire. Ainsi, vos clients ne reçoivent plus qu une seule enveloppe, ce qui vous permet de réduire considérablement les frais de port et d emballage. Il est possible de déterminer l ordre des documents contenus dans une enveloppe. SEcuritE Un contrôle de séquence vérifié par le système de mise sous pli est fourni pour garantir la sécurité lors de la mise sous pli automatique. ContrOle automatique PrintMachine reconnaît les documents ne devant pas être mis sous pli (ceux destinés aux collaborateurs par exemple) et, au niveau de l installation de mise sous enveloppe, les dirige sur une sortie dédiée. Commande selective des pieces jointes PrintMachine attribue aux documents des codes spéciaux en se basant sur la langue des documents ou sur d autres critères, permettant ainsi l activation de la station de pièces jointes voulue. Emballage parfait PrintMachine attribue des codes OMR ou des codes-barres intelligents aux documents grâce auxquels les systèmes de mise sous enveloppe peuvent emballer les documents. Optimisation du port et des envois, affranchissement Electronique Des options spécifiques aux différents pays sont disponibles. Elles permettent un traitement rationnel et économique du courrier par la poste. Des économies des frais de port substantielles peuvent ainsi être réalisées en fonction des destinations. VOS AVANTAGES Mise en application aisée et avantageuse dans tout environnement grâce aux pilotes standard pour les systèmes de mise sous pli Support de l encartage sélectif d annexes (par ex. en différentes langues), service de courrier domestique automatisable Contrôle à 100% de la réussite de l impression et de la mise sous pli par numérisation des informations d expédition Mise à profit des tarifs postaux préférentiels pour envois groupés Calcul des frais et impression automatisée du bordereau postal Economie de frais de port et satisfaction accrue des clients par assemblage, regroupement et tri de différents documents commerciaux destinés au même destinataire (1 enveloppe par jour et par adresse)

13 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Mr. John Smith Ruti, 20th February 2004 Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith Mr. John Smith The BTA PrintMachine Server Chicago, receives IL raw data from a variety of open and proprietary system environments and transforms them into business documents such as invoices, account statements, prepares them for electronic Ruti, archiving. 20th February It also 2004 adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in Dear Mr. Smith The BTA PrintMachine Server receives analyses raw data the raw from data a variety and activates of open and the design proprietary and processing system procedures. The system ensures environments and transforms them fully into business automatic documents control of such print as output invoices, and digital account distribution statements, of the formatted documents, and insurance policies, production paperwork, prepares labels them for mail-merge electronic archiving. letters. BTA It PrintMachine also adds intelligent OMR marks to the documents in analyses the raw data and activates order the design to control and inserting processing systems. procedures. The graphic The system user surface ensures guarantees a user-friendly system fully automatic control of print output and and document digital distribution configuration of as the well formatted as easy documents, maintenance. and prepares them for electronic archiving. It also adds intelligent OMR marks to the documents in prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system prepares them for electronic archiving., It also Joweid adds intelligent Zentrum, P OMR.O. Box marks 255, to CH-8630 the documents Ruti-Zurich, in Switzerland order to control inserting systems. The Phone graphic +41 (0)55 user surface 00, guarantees Fax +41 (0)55 a user-friendly , Internet system Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland, Joweid Zentrum, P.O. Box 255, CH-8630 Ruti-Zurich, Switzerland Les quantités de papier échangées augmentent, les installations de mise sous enveloppe sont de moins en moins chères. Profitez de cette situation et du potentiel de PrintMachine et optez pour une automatisation flexible, économique et sûre du traitement de votre courrier. Mettez à profit toutes les options proposées par l installation de mise sous enveloppe. Optimisation du port et des envois, affranchissement électronique Statement of Account Invoice Credit Groupement Emballage parfait Contrôle automatique Commande sélective des pièces jointes Sécurité

14 ARCHIVE Simplifiez l archivage Electronique Interface modulable Dans le flux de données, PrintMachine reconnaît automatiquement les documents devant être archivés. Ils sont alors traités et transmis au système d archivage électronique. Cette opération engendre la création de fichiers impressions, fichiers graphiques et fichiers textes ainsi que d une table d index avec des indices pouvant être définis au choix. CrEation automatique d un index Parallèlement au traitement du document graphique et identique à l impression, PrintMachine crée automatiquement un index. Ceci permettra par la suite de retrouver et de reproduire facilement des documents. Index texte integral En plus des différents indices, l intégralité du texte peut être mémorisée sous forme d index. Ceci permet une recherche en texte intégral dans les documents graphiques. Format graphique ou texte PrintMachine dispose d un large choix de formats graphiques. Les formats d impression comme PDF, Postscript ou PCL sont également possibles pour les documents d archive. Reproduction exacte du document et revision facile Grâce à l archivage de l intégralité du document (avec le fond de page), cette procédure permet une révision facile et est fidèle au document. VOS AVANTAGES Archivage des documents commerciaux et Office de style d impression identique en un format quelconque (par ex. PDF ou TIFF) Indexation automatique des documents de manière unifiée et structurée Archivage en un format unifié (par ex. PDF) de tous les documents commerciaux et de bureautique, indépendamment du format d entrée Traitement des documents graphiques et fichiers d index assurant leur lisibilité tout système d archivage Classement des documents complètement automatisé et en tout temps (par exemple durant la nuit) dans le système électronique d archivage ou GED. Structure des fichiers d index facilement adaptables et de manière flexible

15 Des copies numériques sont créées lors de l impression ou à la suite de l impression pour votre archivage électronique. Reproduction exacte de l impression et révision facile. De plus, PrintMachine génère les indices souhaités, facilitant ainsi considérablement la recherche de vos documents archivés. Création automatique d un index Interface modulable Index texte intégral Création automatique d un index Index texte intégral Please ask for our large volume prices! Format graphique ou texte Invoice No P.O. No Account No Sales Manager Assistant Anne Miller Date 20th February VAT No Mr. John Smith Invoice Item Description Quantity Unit Price Discount Total Reproduction exacte du document et révision facile XYT 8822 Cellular Phone % XYT 9933 Cellular Phone incl. Chatboard % XYT 9933 Cellular Phone % Total

16 Contact: Neopost AG Hertistrasse 25 CH-8304 Wallisellen Tel. +41 (0) Fax +41 (0) Neopost AG ZI En Budron H8C CH-1052 Le Mont-sur-Lausanne Tél. +41 (0) Fax +41 (0) , Neopost. All rights reserved Being ISO 9001 and certified, Neopost will serve you in accordance with the highest process, quality and environmental standards.