Réception et livraison de marchandise

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1 SERVICE DES FINANCES Équipe de formation Réception et livraison de marchandise PeopleSoft version 8.9 Juillet 2009

2 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION... 1 LES INTERVENANTS... 1 RECEPTION D UNE MARCHANDISE... 2 ACCEDER AU FORMULAIRE... 2 SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITE... 2 SELECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE... 3 Champ de recherche de la page «Sélection bon de commande»... 3 Résultat de la recherche... 4 SELECTION DES ARTICLES REÇUS... 6 Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage... 7 Saisie des quantités reçues, acceptées... 9 Saisie des quantités rejetées Les autres liens de la page LIVRAISON D UNE MARCHANDISE SAISIR UNE RECEPTION DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE ACCEDER AU FORMULAIRE SAISIE OU VALIDATION DE L ENTITE SELECTION DES LIGNES DU BON DE COMMANDE SELECTION DES ARTICLES REÇUS Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage Saisie des quantités reçues, acceptées et rejetées SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE ACCEDER AU FORMULAIRE RECEPTION PARTIELLE D UNE MARCHANDISE RÉCEPTION DE LA QUANTITE RESIDUELLE D UNE COMMANDE CONSULTATION DE LA RECEPTION D UNE MARCHANDISE CONSULTATION DE LA LIVRAISON ANNULATION D UN DOCUMENT DE RECEPTION ANNULATION D UNE LIGNE DE RECEPTION PARTICULARITÉS RECEPTION D UNE COMMANDE OUVERTE RETOUR DE MARCHANDISES ANNEXE 1 - L AIDE-MÉMOIRE RECEPTION ET LIVRAISON D UNE MARCHANDISE Réception et livraison de marchandise i

3 INTRODUCTION Le module «Réception des marchandises» de PeopleSoft est actuellement utilisé à l Université Laval uniquement pour les opérations suivantes : enregistrer la réception partielle ou complète d un bon de commande; enregistrer la livraison de la marchandise reçue; annuler la réception partielle ou complète d un bon de commande; consulter la réception et la livraison d un bon de commande. LES INTERVENANTS Les informations saisies dans le processus de réception proviennent de plusieurs intervenants : l utilisateur du système qui saisit la demande d achat pour le demandeur; l acheteur qui en fait un bon de commande; le fournisseur qui expédie, facture et parfois transporte la marchandise commandée; s il y a lieu, le transporteur avec lequel le fournisseur fait affaire; le receveur qui enregistre la réception de la marchandise et la livre au demandeur; le payeur qui achemine au fournisseur le paiement de la commande. Pour que l ensemble du processus se fasse harmonieusement, les données saisies lors de la réception doivent être adéquates. Réception et livraison de marchandise 1

4 RECEPTION D UNE MARCHANDISE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire, cliquez sur le lien Saisie réception sur la page «Accueil utilisateur» ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisie ou validation de l entité Par défaut, nous obtenons la page permettant d accéder à un formulaire vierge de réception. Si la marchandise commandée est pour l entité UL, il suffit de cliquer sur le bouton. Si le numéro du bon de commande commence par 9000, il s agit de marchandises destinées à l entité AU. Remplacer alors UL par AU et faites. Réception et livraison de marchandise 2

5 Sélection des lignes du bon de commande La page «Sélection bon commande» s affiche. Cette page vous permet de rechercher les lignes d un bon de commande selon plusieurs critères. Dans la plupart des cas, nous avons en main le numéro du bon de commande qui est inscrit sur le bon d emballage que le fournisseur a joint à l envoi. C est ce qu il faut inscrire dans le champ «Code». Assurez-vous que les champs «Destin et Date» sont à blanc, puis lancer la recherche à l aide du bouton. Notez que par défaut, les cases «Extraire échéanciers BC ouv» et «Qté commandée» sont cochées. Champ de recherche de la page «Sélection bon de commande» Pour une raison quelconque il se peut que vous ayez à effectuer une recherche sans pouvoir utiliser le numéro du bon de commande, par exemple en cas d erreur sur celui-ci. Utilisez les champs conjointement avec d autres critères pour élargir ou limiter la recherche. Entité GAPP : Code : Auj.+ / - : Destin. : correspond à l entité UL ou AU. champ de saisie du no. de bon de commande qui apparaît sur le bon d emballage. permet de préciser, comme critère de recherche, un nombre de jours avant et après la date de réception (date du jour); ce critère est utilisé conjointement avec d autres critères pour rechercher les bons de commande dont la date se situe à l intérieur d une période donnée. permet de limiter la recherche à une réception de marchandise donnée (ex : réception du pavillon Vachon). Réception et livraison de marchandise 3

6 Article UL : Fournisseur : Art. fournisseur : permet d effectuer la recherche en fonction d un article inscrit au catalogue UL. permet d effectuer la recherche à partir d un numéro de fournisseur. permet de faire la recherche à partir du numéro d un article dans le catalogue du fournisseur. Extraire échéanciers BC ouv. : limite l affichage aux lignes de commande non reçues entièrement. S il faut décocher cet élément pour faire afficher la ligne, on peut supposer qu il s agit d une double expédition. Auc. qté comm. : Qté commandée : non utilisé. lorsque cette case est activée, on obtient la quantité commandée sans tenir compte des livraisons précédentes. Quantité résiduelle BC : lorsqu activée, cette case nous permet de voir la quantité à venir en tenant compte des livraisons précédentes. Les champs No. ligne, Ordre exéc, Art. fabr., Mode expédition et Fabricant ne sont pas utilisés. Résultat de la recherche Les lignes du bon de commande qui n ont pas encore été reçues en entier sont listées au bas de la page, sous la rubrique «Enregistrements extraits». Utiliser le lien Afficher tout pour voir toutes les lignes. Réception et livraison de marchandise 4

7 Dans cet exemple, le bon de commande contient 14 lignes. Le lien «Afficher tout» permet de voir l ensemble des lignes du bon de commande. Suite de l écran Si vous cliquez sur un des liens de la colonne «Description» vous obtiendrez la description de l article saisie sur la demande d achat. Cliquer sur le bouton commande». pour retourner à l écran «Sélection bon Réception et livraison de marchandise 5

8 Pour accéder à l ensemble de l information disponible sur une ligne d un bon de commande, soit vous cliquez tour à tour sur chacun des trois onglets «Enregistrements sélectionnés», «Expédition reliée» ou «Données détaillées», soit vous faites afficher toute l information sur une seule longue ligne en cliquant sur le bouton, «affichage toutes colonnes». Sélection des articles reçus Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien Sélectionner tout pour tout sélectionner. Vous utiliserez le bon d emballage qui accompagne la marchandise pour savoir quels articles sélectionner. Réception et livraison de marchandise 6

9 Notez que le lien Supprimer tout permet d annuler toute sélection faite précédemment. Cliquer sur le bouton pour mettre à jour l écran puis sur pour poursuivre la saisie des informations. Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage Nous obtenons la page principale de saisie, la page «Réception». Cette page nous permettra d inscrire les informations concernant le connaissement et le bon d emballage grâce au lien Détails en-tête. Cette page nous donne aussi accès à l information suivante : commentaires d en-tête et de lignes du bon de commande qui sont destinés à la réception ; différents onglets permettent d avoir accès à des données supplémentaires sur le bon de commande ; lien «Ajout commentaires» qui permet d ajouter un commentaire lors de la réception; l icône «Détail» pour obtenir les détails sur l état de la réception. Sélectionner le lien Détails en-tête afin de saisir l information contenue sur le connaissement et sur le bon d emballage. Réception et livraison de marchandise 7

10 Suite de l écran Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour, laquelle s affiche par défaut. Saisir le numéro du connaissement s il y a lieu. Saisir le numéro du bon d emballage (bon de livraison). Les numéros du bon d emballage et du connaissement saisis dans l en-tête sont copiés sur toutes les lignes faisant l objet de la réception. Les autres champs ne sont pas utilisés pour l instant. Note : Le connaissement est le document que le transporteur nous fait signer ou qu il a apposé sur le colis. Cliquer pour revenir à la page de saisie des lignes de réception. Réception et livraison de marchandise 8

11 Remarque : le code de l utilisateur qui fait venir à l écran le formulaire de réception de marchandise, apparaîtra dans le coin supérieur droit de la page. Saisie des quantités reçues, acceptées Par défaut, les champs «Qté reçue» et «Qté acceptée» affichent les mêmes valeurs que la quantité commandée. Vous devez ajuster la quantité selon ce que vous recevez. Saisir la quantité reçue si elle est différente de la quantité commandée, voir exemple ci-dessous. Mettre à jour le champ «Qté acceptée» en cliquant sur le bouton. Si l unité de mesure provenant du bon de commande est CO, corrigez-la en indiquant UCO. Voir la section «Particularités Réception d une commande ouverte» pour de plus amples informations. Exemple : supposons que nous n avons reçu qu un caisson au lieu de trois. Réception et livraison de marchandise 9

12 Saisie des quantités rejetées Si une partie de la marchandise doit être retournée, il faudra l indiquer dans l onglet «Données détaillées»; la quantité acceptée sera alors automatiquement réajustée. Par exemple, si 2 des 3 boîtes reçues sont endommagées et qu on doive les retourner pour remplacement, il faudra saisir l information dans la page «Données détaillées». La quantité reçue s ajustera automatiquement à 1. La saisie de la réception est maintenant complète. Utiliser le bouton afin d obtenir un numéro de réception. Vous remarquez que le statut du document est maintenant «Reçue», un numéro de réception a été attribué et chacune des lignes a le statut «R». Réception et livraison de marchandise 10

13 Sous l icône «Détails» vous trouverez les détails de l état de la réception concernant la ligne ciblée. Cliquer sur l icône Cliquer sur le lien «Développer tout» Suite de l écran Réception et livraison de marchandise 11

14 Suite de l écran Réception et livraison de marchandise 12

15 Les autres onglets de la page Onglet «Liens/statuts» En plus de l information sous chacune des colonnes, les deux icônes suivants donnent l information sur les répartitions comptables et les commentaires de ligne lorsqu il y en a de disponible, selon ce que l usager aura indiqué lors de la saisie de la demande d achat. Icône «Répartition» Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône «Détail répartition BC» Vous obtiendrez de l information sur le demandeur, sur l acheteur et sur le numéro de la demande d achat. Cliquer sur le bouton Réception et livraison de marchandise 13

16 Icône «Interrogation rattachement» Cet icône n est pas utilisé. Sous l onglet «Données champs structure» vous obtiendrez la combinaison comptable utilisée pour chacune des lignes de la demande. Cliquer sur le bouton Icône «Commentaires ligne réception». Cliquer sur l icône Utilisez cette boîte de commentaires si vous désirez ajouter un commentaire de réception.. Onglet «Articles/données fabr.» Sous cet onglet vous trouverez le numéro d article du fournisseur indiqué lors de la saisie de la demande d achat. Onglet «Entrée facultative» Vous obtiendrez de l information sur l utilisateur qui a saisi la réception de la marchandise, le numéro de connaissement et le bon de livraison. Réception et livraison de marchandise 14

17 Onglet «Données source» Vous obtiendrez de l information sur le numéro et le montant du BC. Cliquer sur l icône «Commentaire BC» afin de vérifier si des commentaires d en-tête ou de ligne ont été saisis sur le document source (demande d achat) et transmis soit au fournisseur ou à la réception des marchandises. Si le message suivant apparaît, c est qu il n y a aucun commentaire d en-tête de disponible. Note : en tout temps vous pouvez cliquer sur le bouton colonnes» pour l affichage de tous les onglets. «affichage toutes Les autres liens de la page Sélection BC : Statut document : Activités : cliquer sur ce lien pour retourner à la page «Sélection bon de commande». permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande d achat ou sur le bon de commande. Ce lien sera documenté en vue de la formation sur le «Le suivi des transactions». ce lien n est pas utilisé. Réception et livraison de marchandise 15

18 LIVRAISON D UNE MARCHANDISE Sans quitter le groupe d onglets de saisie de la réception, vous pouvez obtenir le document de saisie de la livraison d une marchandise en accédant au menu, en cliquant sur le lien «Mise à jour données livraison». Gestion approvisionnements Réceptions -Mise à jour données livraison Les actions à faire dans cette page Sélectionner pour voir tous les articles à livrer. Cocher la case «Livré» pour chaque article reçu. Indiquer la date de livraison, champ «Date». Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ «Livré à». Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception. Cliquer sur. Réception et livraison de marchandise 16

19 Enregistrez la livraison à l aide du bouton. Les onglets «Commentaires emplacement» et «Commentaires expédition» ne sont pas utilisés actuellement. Si vous avez quitté le formulaire de réception de marchandise, accédez au menu de la livraison, de la façon suivante : Gestion approvisionnements Réceptions -Mise à jour données livraison Inscrire le numéro de réception dans le champ «N o réception» ou faire la recherche à partir du bon de commande. Réception et livraison de marchandise 17

20 Cliquez sur. Compléter ensuite la livraison comme précédemment. Réception et livraison de marchandise 18

21 SAISIR UNE RECEPTION DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire, cliquez sur le lien Saisie réception de la page «Accueil utilisateur» ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisie ou validation de l entité Les actions à faire dans cette page Valider ou changer la valeur de l entité. Lancer la recherche à l aide du bouton. Réception et livraison de marchandise 19

22 Sélection des lignes du bon de commande La page «Sélection bon commande» s affiche. Les actions à faire dans cette page Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage que le fournisseur a joint à l envoi. Vérifier que les champs «Destin.» et «Date» sont à blanc. Lancer la recherche à l aide du bouton. Réception et livraison de marchandise 20

23 Sélection des articles reçus Les actions à faire dans cette page Cocher la case correspondant à chacun des articles à recevoir ou utiliser le lien «Sélectionner tout». Cliquer sur le bouton. Puis sur. Réception et livraison de marchandise 21

24 Saisie des numéros du connaissement et du bon d emballage Les actions à faire dans cette page Sélectionner le lien Détails en-tête. Les actions à faire dans cette page Saisir la date de la réception si elle est différente de la date du jour. Saisir le numéro du connaissement s il y a lieu. Saisir le numéro du bon d emballage (bon de livraison). Réception et livraison de marchandise 22

25 Cliquer sur. Saisie des quantités reçues, acceptées et rejetées Les actions à faire dans cette page Saisir la quantité reçue. Mettre à jour le champ «Qté acceptée» en cliquant sur le bouton. Si l unité de mesure provenant du bon de commande est CO, corrigez-la en indiquant UCO. Voir la section «Particularités Réception d une commande ouverte» pour de plus amples informations. Réception et livraison de marchandise 23

26 SAISIR UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE, ETAPE PAR ETAPE Accéder au formulaire Pour accéder au formulaire de livraison, cliquez sur le lien Livraison de la page «Accueil utilisateur», ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions -Mise à jour données livraison Les actions à faire dans cette page Sélectionner pour voir tous les articles à livrer. Cocher la case «Livré» pour chaque article reçu. Indiquer la date de livraison, champ «Date». Saisir le nom de la personne à qui on a remis la marchandise, champ «Livré à». Effectuer la saisie pour chacune des lignes du document de réception. Cliquer sur. Réception et livraison de marchandise 24

27 RECEPTION PARTIELLE D UNE MARCHANDISE Accéder au menu de saisie d une réception et effectuer les étapes suivantes : Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage. Sélectionner les lignes du bon de commande apparaissant sur le bon d emballage. Dans la page «Détails en-tête», saisir la date de réception, le numéro du connaissement et le numéro du bon d emballage. Inscrire les quantités reçues (ici, une boîte de chaque article). Mettre à jour l information à l aide du bouton. Enregistrer la réception à l aide du bouton. Faire la saisie de la livraison. Réception et livraison de marchandise 25

28 RÉCEPTION DE LA QUANTITE RESIDUELLE D UNE COMMANDE Accéder au menu de saisie d une réception et effectuer les étapes suivantes : Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage. Sélectionner la case «Qté résiduelle BC». Cocher la ou les lignes à recevoir. Mettre l écran à jour, à l aide du bouton et cliquer sur. Compléter la réception et la livraison comme précédemment. Réception et livraison de marchandise 26

29 CONSULTATION DE LA RECEPTION D UNE MARCHANDISE La consultation du document de réception de marchandise et de sa livraison est un élément important du suivi d un achat par bon de commande. Pour accéder à l écran de consultation, cliquer sur le lien Consultation réception de la page «Accueil utilisateur», ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions Consultation données réception - Réceptions Demander votre dossier en utilisant le numéro de bon de commande ou le numéro de réception que vous désirez consulter. Note : Vous pouvez effectuer votre recherche en combinant de nombreux critères : no. de réception, no. de connaissement, no. de bon de commande, lieu de destination de marchandise, fournisseur et date de réception. Le choix de ces critères déterminera l étendue de la recherche d information. Réception et livraison de marchandise 27

30 Lancer la recherche à l aide du bouton. Vous obtenez la liste de toutes les lignes de réception qui ont été saisies pour ce bon de commande. Suite Pour afficher l information détaillée d une réception particulière, il suffit de la sélectionner dans la liste; l exemple ci-dessous utilise le document de réception no L information est répartie sur trois onglets qu on peut consulter à tour de rôle: «Lignes réception», «Données détaillées ligne» et «Entrée facultative». Il peut s avérer plus commode de faire afficher toute l information sur une seule page en utilisant le bouton «Afficher toutes les colonnes». Voir l exemple qui suit. Réception et livraison de marchandise 28

31 Suite des lignes Le lien Détails en-tête affiche certaines informations provenant du bon de commande (fournisseur et destination); l information saisie par le commis receveur lors de la réception de la marchandise (date de la réception, bon de livraison et connaissement), ainsi que l IDUL de l utilisateur qui a reçu ou annulé la marchandise. Cliquer sur pour retourner à la page «Réceptions». D autres liens permettent d obtenir un supplément d information sur chacune des lignes; pour que ces liens soient actifs, il suffit de cocher la ligne à consulter. Ici, nous allons cocher la ligne 2. Réception et livraison de marchandise 29

32 Le lien Statut document permet de consulter les informations inscrites soit sur la demande d achat ou sur le bon de commande. Ce lien sera documenté en vue de la formation sur «Le suivi des transactions». Trois liens peuvent présenter un intérêt : ce sont les liens Détails ligne, Statut ligne et Répartition. Les liens Commentaires en-tête et Commentaires ligne ne sont pas accessibles. C est qu aucun commentaire d en-tête ou de ligne n a été indiqué pour la deuxième ligne, ligne sélectionnée, lors de la réception de marchandise.. Réception et livraison de marchandise 30

33 Détails ligne Réception et livraison de marchandise 31

34 Statut ligne Répartition Pour afficher toute l information sur une seule page, utiliser le bouton. Le lien Détails répartition BC devient actif lorsque la «Ligne compte» est cochée. On y trouve le numéro du bon de commande et le numéro de la demande d achat. Réception et livraison de marchandise 32

35 Réception et livraison de marchandise 33

36 CONSULTATION DE LA LIVRAISON Sans quitter l écran de consultation de la réception, ciblez le menu : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison L information concernant la livraison est présentée sur trois onglets ou pages. Les pages «Commentaire emplacement» et «Commentaire expédition» ne contiennent de l information que si un commentaire standard a été défini pour cette destination ou cet emplacement. La page principale «Emplacement» nous indique quand et à qui a été remis la marchandise. Pour obtenir cette information pour toutes les lignes reçues, cliquez sur Afficher tout du tableau «Lignes réception». Réception et livraison de marchandise 34

37 Toutes les lignes du document de réception s affichent. Vous pouvez alors vous déplacer dans le document à l aide de la barre verticale de défilement. Réception et livraison de marchandise 35

38 ANNULATION D UN DOCUMENT DE RECEPTION Il est possible d annuler une réception complète. Vous devez accéder au document de réception en ciblant le menu suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions - Recherche valeurs Demander votre dossier en inscrivant le numéro de réception ou le numéro de bon de commande dans le champ approprié. Lancer la recherche avec le bouton. Réception et livraison de marchandise 36

39 Cliquer sur l icône à l en-tête de la demande. Vous obtiendrez le message suivant : Répondre «oui» au message; le statut de réception passera de «Reçue» à «Annulée» et le statut pour chacune des lignes passera de «R» pour reçue à «X» pour annulée. Le document sera automatiquement annulé et enregistré. Remarque : L annulation de la réception d une commande ouvre à nouveau les échéanciers du bon de commande lesquels deviennent disponibles pour une réception ultérieure. Réception et livraison de marchandise 37

40 ANNULATION D UNE LIGNE DE RECEPTION Il est aussi possible d annuler une ou des lignes d une réception. Pour ce faire, vous devez accéder au document de réception en utilisant le menu hiérarchique suivant. Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions - Recherche valeurs Faire la recherche soit en inscrivant le numéro de réception, soit à partir du numéro de bon de commande ou du numéro de réception. Lancer la recherche à l aide du bouton. La réception de la commande comporte 12 lignes. Nous allons annuler la deuxième ligne. Réception et livraison de marchandise 38

41 Cliquer sur l icône vis-à-vis la deuxième ligne. Vous obtiendrez le message suivant : Répondre «oui» au message; le statut de réception de la ligne sélectionnée passera de «R» pour «Reçue» à «X» pour «Annulée» et certains champs de la ligne ne seront plus actifs. Enregistrer l action en cliquant sur. Procéder de la même façon pour annuler une autre ligne. Remarque : L annulation de la ligne de la réception ouvre à nouveau l échéancier correspondant du bon de commande le rendant disponible pour une réception ultérieure. Réception et livraison de marchandise 39

42 PARTICULARITÉS Réception d une commande ouverte Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions Saisir ou valider l entité. Saisir le numéro du bon de commande inscrit sur le bon d emballage ; les champs «Destin» et «Date» doivent être à blanc. Lancer la recherche, cliquer sur le bouton. Cocher la ligne à recevoir et faire. Réception et livraison de marchandise 40

43 Remplacer la valeur «CO» du champ «UDM réc.» par la valeur «UCO». Sélectionner le lien Détails en-tête. Saisir la date de réception, le numéro du bon d emballage et le numéro du connaissement (s il y en a un). Cliquer le bouton OK. Enregistrer. Sans quitter l écran de saisie «Réception», accéder au menu pour la saisie de la livraison : Réception et livraison de marchandise 41

44 Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Réception et livraison de marchandise 42

45 Retour de marchandises Lorsque la marchandise a été livrée au demandeur, si ce dernier doit la retourner, il doit d abord contacter le fournisseur afin d obtenir de celui-ci un numéro d autorisation de retour de marchandise. Le demandeur complète ensuite le formulaire SA-8 «Retour de marchandises» en indiquant la raison du retour. Les copies 2 et 3 doivent être retournées au Service des finances, division des approvisionnements. Sur le colis, on doit indiquer le numéro d autorisation du fournisseur. Pour l instant, vous n avez pas d action à poser dans le module de réception des marchandises de PeopleSoft lorsque vous effectuez des retours de marchandises. Réception et livraison de marchandise 43

46 ANNEXE 1 - L AIDE-MÉMOIRE Réception et livraison d une marchandise SAISIE D UNE RÉCEPTION DE MARCHANDISE Cliquez sur le lien Saisie réception à la page d accueil «Accueil utilisateur» ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Ajout/màj réceptions 1. Saisie ou validation de l ENTITÉ 2. Sélection du bon de commande Saisir le no du bon de commande Vérifier que les champs «Destination et Date» sont à blanc Faire afficher les lignes du bon de commande à l aide du bouton Sélectionner les lignes à recevoir puis faites Vérifier les quantités reçues et les modifier si nécessaire Vérifier la valeur de l UDM et la modifier si nécessaire 3. Détails en-tête Saisir la date de réception Saisir le numéro du connaissement Saisir le numéro du bon d emballage (Bon de livraison) 4. Enregistrer la réception SAISIE D UNE LIVRAISON DE MARCHANDISE Cliquez sur le lien Livraison à la page d accueil «Accueil utilisateur» ou ciblez le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Réceptions - Mise à jour données livraison Faire afficher toutes les lignes de la réception «Afficher tout» Dans la 1 ère ligne, cocher la case «Livré» Saisir la date de livraison dans le champs «Date» Saisir le nom de la personne à qui on remet le colis dans le champ «Livré à» Effectuer la même opération sur toutes les lignes Enregistrer Réception et livraison de marchandise 44

47 INDEX A accéder au formulaire, comment... 2 acheteur, information sur l afficher les lignes du BC... 5 B bon de livraison... 8 bon d'emballage, définition... 7 C champ code dans "sélection BC"... 3 commentaire indiqué sur le BC, consultation du commentaire ligne réception, consultation du.. 14 connaissement, définition de... 7 consultation à partir des liens D demandeur, information sur le E entité AU, bon de commande dans l'... 2 I intervenants dans le processus de réception... 1 N numéro de l'article, consultation du P page «Sélection bon de commande», définition des champs... 3 personne qui a saisi la réception, IDUL de la... 9 processus, informations saisies dans le... 1 Q quantité résiduelle, utilisation de l'option R retour de marchandise, formulaire de S sélection du bon de commande... 3 U unité de mesure, commande ouverte Réception et livraison de marchandise 45